LAMPIRAN. T : Usaha dan cara apa yang telah dilakukan dalam mengatasi hal tersebut? J : Belum ada cara untuk mengatasi masalah tersebut.

Transkripsi

1 LAMPIRAN WAWANCARA Berikut ini merupakan hasil wawancara kami dengan Bapak Eryanto selaku Kepala Subbagian Persuratan dan Arsip di BMG. Yang dilaksanakan pada tanggal 15 April 2008 bertempat di ruangan Kepala Subbagian Persuratan dan Arsip. T : Bagaimana sistem yang dijalankan selama ini? Apakah masih secara manual atau sudah terkomputerisasi? Sistem yang dilakukan sejauh ini masih secara manual, bahkan dalam penyimpanan data pun masih dilakukan dengan pencatatan biasa, yaitu berupa buku agenda pencatatatan. T : Apakah ada kendala dalam sistem manual ini? Ada, terkadang surat yang masuk terlalu banyak, sehingga di agendakan/ dicatat dalam buku agenda keesokan harinya, dalam mencari data pun tidak cepat, serta sering terjadinya penumpukan data yang berserakan dimana-mana, dalam pembuatan laporan juga lama karena masih dibuat secara manual. T : Usaha dan cara apa yang telah dilakukan dalam mengatasi hal tersebut? Belum ada cara untuk mengatasi masalah tersebut. T : Jika kami mengusulkan suatu sistem basis data dalam divisi, apakah Bapak bersedia? Ya, saya sangat mengharapkan sekali ada yang membuat suatu sistem yang bisa lebih mempercepat kinerja karyawan pada divisi ini. Apalagi jika ada sistem penomoran surat secara langsung, jadi orang yang meminta nomor surat tidak harus ke divisi ini. T : Terima kasih Pak untuk waktu dan tempatnya. Selamat siang Sama-sama. Selamat siang. Berikut ini merupakan hasil wawancara kami dengan Asisten Kepala Subbagian Persuratan dan Arsip. Yang dilaksanakan di ruangan karyawan divisi Persurtan dan Arsip. T : Bagaimana sistem kerja yang dilakukan selama ini? Selama ini terbagi menjadi beberapa staff bagian, yaitu ada bagian administrasi surat-menyurat, pengiriman dan distribusi surat dan dokumen, serta pencetakan dokumen. T : Ada berapa karyawan atau staff yang ada disini? Disini hanya terdapat 18 karyawan. Bagian Pencetakan terdiri dari 6 staff, pengiriman 1 staff, surat Takah(Tata naskah) 1 staff, persuratan 5 staff, pendistribusian dan pengiriman 1 satff, pencetakan 5 satff. L1

2 T : Ada berapa proses yang terjadi di divisi ini? Ada 5 proses, yaitu pencatatan surat masuk, pencatatan dan arsip surat keluar, permintaan nomor surat, pencatatan dokumen yang dicetak, serta pengiriman dan distribusi surat. T : Ada berapa surat yang masuk, keluar, serta dokumen yang dicatak setiap bulannya? Ada sekitar 6000 surat.masuk, 2000 surat keluar, serta dokumen yang dicetak sekitar 500 dokumen setiap bulannya. T : Bagaimana proses pengerjaan surat masuk? Surat masuk terbagi menjadi 3 jenis surat, yaitu surat Dinas, Takah(Tata Naskah), dan Pribadi. Pertama-tama surat disortir di bagian persuratan. Setelah di sortir, surat takah langsung diberikan kepada staff bagian takah, sementara surat dinas dan pribadi di olah oleh staff lainnya. Surat pribadi tanpa dibuka langsung dicatat dan diantar langsung ke orang yang bersangkutan, sementara surat dinas, dibuka terlebih dahulu kemudian diberikan kode klasifikasi lalu di berikan ke tujuan yang ada di instansi BMG. Surat takah yaitu surat yang khusus ditujukan ke Kepala Badan Meteorologi dan Geofisika(KBMG). Surat masukkan kedalam map yang sudah dicatat sebelumnya kemudian didistribusikan ke KBMG dan disposisi ke bawahnya. Jika surat masuk yang didistribusikan salah maka akan dikembalikan ke divisi ini. T : Bagaimana proses surat keluar? Setiap staff dari divisi yang ada di BMG memeinta nomor surat ke arsip dengan mendatangi langsung kedivisi arsip. Setelah itu surat asli dan foto copy-nya di berikan ke divisi ini dan di stempel. Kemudian surat yang asli di masukkan ke amplop lalu diberikan ke bagian pengiriman. Sementara surat copy-annya di arsip serta dicatat. T : Bagaimana proses penomoran surat? Penomoran surat pada awalnya di lihat perihal surat, kemudian diberikan kode klasifikasi perihal, lalu diberi nomor surat yang keberapa, diberikan kode tujuan surat, dank ode tahun. Maka jadilah satu nomor surat keluar. T : Bagaimana proses pengiriman surat? Surat yang akan dikirim dicatat asal, tujuan, serta nomor suratnya. Kemudian dibuat suatu laporan untuk bukti ke pos surat yang direkap untuk diarsip di divisi ini. Di laporan itu juga terdapat nomor surat, tujuan, pengirim, berat dan biaya. Biaya dan berat ditulis persurat. Surat ditimbang terlebih dahulu lalu dicatat. Setelah selesai maka surat akan dikirim sebulan dua kali. T : Bagaimana proses pencetakan? Dokumen yang akan dicetak dari divisi lain diantar ke divisi ini dengan memberikan softcopy-nya. Kemudian diberikan kebagian pencetakan, yang sebelumnya telah disetujui oleh KaSubBag Arsip. Setelah dicetak maka dokumen L2

3 dicatat dan diarsip. Kemudian didistribusikan ke orang/divisi yang bersangkutan. Terkadang dokumen juga dikirm ke luar negeri untuk laporan penelitian. T : Bagaimana proses pengarsipan surat atau dokumen yang ada? Proses surat masuk hanya di catat saja berdasarkan bawil (Badan Wilayah) yang terdiri dari lima bawil dan diarsip didivisi masing-masing. Sementara surat keluar diarsip berdasarkan perihal surat. Dan surat Takah diarsip berdasarkan kode arsip. Serta dokumen diarsip berdasarkan kode arsip dokumen. T : Berapa kali dalam setahun membuat laporan dan Apakah laporan yang berkala itu dibutuhkan? Laporan dibuat ketika dibutuhkan saja, jadi selama ini tidak ada laporan setiap bulan atau tahunnya. T : Apakah laporan yang berkala itu dibutuhkan? J: Sebenarnya dibutuhkan untuk mengetahui data-data yang ada, akan tetapi sekarang ini tidak berjalan karena membutuhkan waktu yang lama untuk membuatnya. T : Terima kasih Pak untuk waktu dan tempatnya. Selamat siang. Sama-sama. Selamat siang. L3

4 WAWANCARA EVALUASI Berikut ini merupakan hasil wawancara kami yang dilaksanakan pada tanggal 05 Juni 2008 dengan Kepala, Wakil, dan Staff Subbagian Persuratan dan Arsip di BMG. Keterangan : A : Bapak Eryamto (Kepala Subbagian Persuratan dan Arsip) B : Bapak Tri Iswanto (Wakil Subbagian Persuratan dan Arsip) C : Ibu Rina Susanti (Staff Subbagian Persuratan dan Arsip) T : Apakah sistem yang telah dirancang sudah memenuhi kebutuhan pada Subbagian Persuratan dan Arsip? A : Menurut saya sistem ini sudah cukup mengatasi permasalahan pada Subbagian Persuratan dan Arsip dan dapat mempercepat kinerja staff. B : Menurut saya sudah memenuhi kebutuhan karena sistem yang lama membutuhkan waktu yang cukup lama dalam pengerjaannya sedangkan sistem yang baru lebih cepat. C : Oh, pastinya sangat mendukung sekali karena pekerjaan menjadi lebih mudah. T : Apakah sistem mudah untuk digunakan? A : Ya, karena sistem ini memang mudah digunakan sehingga bagi pemula-pun dapat dengan cepat mengerti. B : Ya, bagi saya sistem ini mudah digunakan dan tidak membingungkan dalam pengoperasiannya.

5 C : Saya merasa sistem ini mudah digunakan walaupun saya belum mengerti komputer secara keseluruhan. T : Apakah mudah untuk mengakses datanya? A : Oh, ya sangat mudah dibandingkan dengan sistem manual yang membutuhkan waktu lama dalam pengaksesan data. B : Mmm, ya karena saya merasa lebih cepat dalam mengakses data. C : Pasti, karena waktu yang dibutuhkan lebih cepat. T : Apakah dengan menggunakan jaringan LAN, proses penomoran surat lebih efektif? A : Ya, sesuai dengan harapan saya untuk meminta nomor surat tidak perlu datang langsung ke Subbagian Persuratan dan Arsip. B : Ya, karena pengerjaanya bisa lebih cepat. C : Ya, karena proses penomoran surat harus bolak-balik, sementara yang sekarang langsung terkirim.