UNIT DATA APLIKASI PENGKALAN DATA MURID (APDM) 1.0 PENDAHULUAN Fokus utama perancangan stretagik Data dan Maklumat sekolah adalah untuk memastikan pengurusan data dan maklumat murid yang lebih cekap, telus dan sahih dapat diperolehi. Terdapat tiga jenis sistem data dan maklumat murid iaitu Sistem Aplikasi Pengkalan Data Murid (APDM), Sistem Pengurusan Sekolah (SPS) dan Sistem Maklumat Murid (SMM). APDM dan SPS yang dikendalikan secara Online, manakala SMM pula dikendalikan secara Offline. Pelbagai aktiviti dan program telah dirancang untuk memastikan objektif unit ini dapat dicapai. 2.0 OBJEKTIF 2.1 Data APDM sentiasa berada dalam keadaan kemaskini dan lengkap. 2.2 Data kehadiran di APDM sentiasa berada dalam keadaan kemaskini dan terkini. 2.3 Menyedari kepentingan sistem ini sebagai sumber rujukan utama kakitangan di bawah Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM) 3.0 SENARAI AHLI JAWATANKUASA Pengerusi : Tn.Hj.Abdul Aziz Mohamed Zain (Pengetua Cemerlang) Timbalan Pengerusi : En.Durahman Ramlee Ag Wahap (Penolong Kanan HEM) Penyelaras : En.Edward Jack AJK : En.Edward Jack (SPS) :En.Charles Shim Tzu Yee (APDM) :Cik Noorzamzila Mohd.Yaakob (EMIS) :En.Mohd.Arman Hj.Ag.Damit (SSDM) :Pn.Saniah Yacob (ASRAMA) 600
4.0 CARTA ORGANISASI PENASIHAT Tn. Hj. Abdul Aziz Mohamad Zain ( Pengetua Cemerlang ) PENGERUSI En. Durahman Ramlee Ag Wahab (PK Hal Ehwal Murid) ) PENYELARAS En.Edward Jack PENYELARAS En.Edward Jack EMIS Cik Noorzamzila Mohd Yaakob ASRAMA Pn.Saniah Yacob APDM En.Charles Shim Tzu Yee SSDM En.Mohd.Arman Hj.Ag.Damit 601
5.0 PENCAPAIAN SEMASA (TOV) TOV Perkara 2011 2012 2013 2014 2015 Maklumat dalam APDM tidak lengkap 60% 65% 70% 75% 80% Catatan Kehadiran harian pelajar tidak dapat dikemaskini pada masa 55% 60% 65% 70% 75% yang ditetapkan 6.0 PELUNJURAN (ETR) ETR Perkara 2016 2017 2018 2019 2020 Maklumat dalam APDM tidak lengkap 80% 85% 90% 95% 100% Catatan Kehadiran harian pelajar tidak dapat dikemaskini pada masa 75% 80% 85% 90% 100% yang ditetapkan 602
7.0 ANALISIS SWOT 7.1 KEKUATAN[ S ] 7.1.1 Guru mencukupi 100% terlatih. 7.1.2 100% guru mempunyai kemahiran asas dalam ICT. 7.1.3 Terdapat lebih daripada 50% guru mempunyai kemahiran ICT. 7.1.4 Ada kemudahan Bilik Komputer, Bilik Akses, Makmal Sains, Bilik Bahasa, dan Pusat Sumber. 7.1.5 Ada kemudahan MBMMBI. 7.2 KELEMAHAN[ W ] 7.2.1 50% staf sokongan kurang kemahiran ICT. 7.2.2 Kemudahan peralatan ICT sering dirosakkan oleh pelajar. 7.2.3 Ada guru yang kurang menggunakan ICT. 7.2.4 Peralatan MBMMBI sering rosak. 7.2.5 Kemudahan bilik makmal komputer sering rosak dan sering lewat diselenggara oleh pihak kontraktor (vendor) 7.3 PELUANG[ O ] 7.3.1 Pengurusan APDM yang baik dapat membantu peningkatan pengurusan HEM. 7.3.2 Memudahkan guru kelas dalam mengumpul maklumat dan menyimpan maklumat pelajar. 7.3.3 Mengurangkan penggunaan fail dalam pengurusan kelas. 7.3.4 Mempunyai juruteknik yang berkemahiran. 7.3.5 Kerjasama dengan unit ICT PPD 7.4 CABARAN[ T ] 7.4.1 Sistem APDM yang tidak stabil menyebabkan data susah untuk disimpan. 7.4.2 Masalah talian sesak menyebabkan kerja memasukkan data secara talian terus tidak dapat dilakukan. 7.4.3 Pelajar tidak memberi kerjasama dalam pemberian maklumat ibu bapa. 7.4.4 Kurang pendedahan sistem APDM dalam kalangan ibu bapa. 603
8.0 ISU-ISU BIL ISU ISU 1 ISU 2 Maklumat dalam APDM tidak lengkap Kehadiran harian pelajar tidak dapat dikemaskini pada masa yang ditetapkan. 604
9.0 PELAN STRATEGIK DAN PELAN TINDAKAN Model PDCA 2016 2020 9.1.1 PELAN STRATEGIK ISU 1 ISU STRATEGIK OBJEKTIF KPI TOV (2015) SASARAN (ETR) 2016 2017 2018 2019 2020 ISU 1 Maklumat dalam APDM tidak lengkap INTERVENSI S1 O1 Data APDM Data APDM 80% 85% 90% 95% 100% Mengadakan bengkel 3 kali Data APDM sentiasa berada berada dalam setahun unutk melengkapkan sentiasa berada dalam keadaan keadaan 80% data dalam APDM dari masa dalam keadaan kemaskini dan kemaskini. ke masa. kemaskini dan lengkap S2 Memantau dan memberi info kepada guru kelas bahagian yang tidak lengkap dalam data APDM dari masa ke masa. lengkap. menjelang tahun 2020. 1. Semua guru akan dberi info status data APDM dari masa ke masa supaya data sentiasa dapat dikemaskini. 2. Guru data APDM membantu guru kelas dalam pengisian data APDM 3. Membuat bengkel pengisian dan pemantapan data APDM. PPPM 2013-2025 1. Aspirasi Murid : Identiti Nasional,Etika dan Kerohanian,Pengetahuan. 2. Anjakan 11: Meningkatkan ketelusan untuk akauntabiliti awam secara langsung. 605
9.1.2 PELAN TINDAKAN Model PDCA 2016 2020 ISU 1 OBJEKTIF INTERVENSI 1 INTERVENSI 2 INTERVENSI 3 Maklumat dalam APDM tidak lengkap Data APDM sentiasa berada dalam keadaan kemaskini dan lengkap. Semua guru akan dberi info status data APDM dari masa ke masa supaya data sentiasa dapat dikemaskini. Guru data APDM membantu guru kelas dalam pengisian data APDM Membuat bengkel pengisian dan pemantapan data APDM. TEMPOH PEMANTAUAN DAN TINDAKAN PELAKSANAAN KOS & SUMBER LOKASI PENAMBAHBAIKAN KPI Plan Do Check and Action Guru APDM membuat Data pelajar dan ibu Guru data APDM Intervensi itu pemantauan dari masa ke bapa dilengkapkan dari berkerjasama dengan guru dilaksanakan dalam masa dan berkerjasama masa ke masa. kelas dan mengadakan tempoh 2016 2020 Makmal Komputer dengan guru kelas untuk bengkel pemantapan data sebanyak 2 kali memastikan data APDM APDM. setahun bagi dilengkapkan. 606
9.2.1 PELAN STRATEGIK ISU 2 ISU STRATEGIK OBJEKTIF KPI TOV (2015) SASARAN (ETR) 2016 2017 2018 2019 2020 ISU 2 Kehadiran harian pelajar tidak dapat dikemaskini pada masa yang ditetapkan. INTERVENSI PPPM 2013-2025 S1 O1 Data kehadiran Penyelaras APDM sering di APDM memantau dan membantu kerani yang bertanggung jawab dalam sentiasa berada dalam keadaan pengemaskinian e-hadir. kemaskini dan S2 Penyelaras APDM berkerjasama terkini. dengan guru kelas untuk mengemaskini E-hadir untuk memastikan kehadiran di E-hadir sentiasa dikemaskini pada tarikh semasa. Data kehadiran APDM sentiasa Data kehadiran 75% 80% 85% 90% 100% berada dalam keadaan kemaskini dan lengkap menjelang tahun 2020. APDM berada dalam keadaan 70% kemaskini. 1. Guru kelas memberi peringatan kepada pelajar supaya menghantar kehadiran setiap hari sebelum jam 9.00 pagi. 2. Pelajar tingkatan 1 diberi perhatian yang lebih. 3. Ketua kelas dan penolong ketua kelas diberi taklimat khas tentang penghantaran kehadiran ke pejabat setiap hari. 1. Aspirasi Murid : Identiti Nasional,Etika dan Kerohanian,Pengetahuan. 2. Anjakan 11: Meningkatkan ketelusan untuk akauntabiliti awam secara langsung. 607
9.2.2 PELAN TINDAKAN Model PDCA 2016 2020 ISU 2 OBJEKTIF INTERVENSI 1 INTERVENSI 2 INTERVENSI 3 Kehadiran harian pelajar tidak dapat dikemaskini pada masa yang ditetapkan. Data kehadiran di APDM sentiasa berada dalam keadaan kemaskini dan terkini. Guru kelas memberi peringatan kepada pelajar supaya menghantar kehadiran setiap hari sebelum jam 9.00 pagi. Pelajar tingkatan 1 diberi perhatian yang lebih. Ketua kelas dan penolong ketua kelas diberi taklimat khas tentang penghantaran kehadiran ke pejabat setiap hari. TINDAKAN TEMPOH PEMANTAUAN Plan PELAKSANAAN Do KOS & SUMBER LOKASI DAN PENAMBAHBAIKAN KPI Check and Action Guru kelas dan guru data memberi taklimat kepada pelajar tingkatan 1 tentang penghantaran kehadiran ke pejabat. Intervensi itu dilaksanakan dalam tempoh 2016 2020 sebanyak 2 kali setahun bagi memastikan pelajar menghantar kehadiran pada waktu yang ditetapkan. Makmal Komputer Guru APDM membuat pemantauan dari masa ke masa dan berkerjasama dengan guru kelas untuk memastikan kehadiran e-hadir dikemaskini pada waktu yang ditetapkan. Kehadiran pelajar dalam e-hadir dapat dilengkapkan dari masa ke masa. 608
10.0 PENUTUP Secara keseluruhannya, berdasarkan pelan strategik dan pelan tindakan ini akan menjadi garis panduan tepat mengatasi masalah pengurusan APDM yang akan datang. Kedua-dua pelan ini juga diharap memberi impak yang positif terhadap pengurusan yang lebih efisien. 609