POLITEKNIK MUADZAM SHAH

Transkripsi

1 POLITEKNIK MUADZAM SHAH JABATAN PENDIDIKAN POLITEKNIK KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI PMS- PK-PS-04 DISEDIAKAN OLEH DILULUSKAN OLEH NAMA MOHD FIRDAUZ BIN NORHADI DR SHAMSURI BIN ABDULLAH JAWATAN KETUA JURUAUDIT DALAMAN PENGARAH POLITEKNIK MUADZAM SHAH TARIKH 16 NOVEMBER NOVEMBER

2 1.0 OBJEKTIF Audit Dalaman hendaklah dikendalikan sekurang-kurangnya dua kali dalam tempoh setahun mengikut jadual yang ditetapkan sebelum Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan dijalankan. 2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai oleh pihak Politeknik Muadzam Shah (PMS) dan juruaudit bagi mengendalikan audit dalaman ke atas aktiviti-aktiviti berikut: 2.1 Pengurusan dan Sokongan (PS) 2.2 Pemberian Perkhidmatan Pendidikan (PPP) Ini bagi memastikan semua aktiviti-aktiviti tersebut telah dilaksanakan seperti yang telah dirancang, menilai keberkesanannya dan memberi peluang kepada tindakan pembetulan dan penambahbaikan dilaksanakan secara sistematik dan berterusan. Audit dalaman juga dikendalikan mengikut keperluan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) dan Standard MS ISO 9001: RUJUKAN 3.1 Manual Kualiti 9.2 Audit Dalaman 3.2 PMS-PK-PS-01 Kajian Semula Pengurusan 3.3 PMS-PK-PS-05 Pengurusan Risiko dan Peluang 3.5 PMS-PK-PPP-01 Perancangan Aktiviti Tahunan 2

3 4.0 DEFINISI Dalaman (KJAD) Seorang pegawai yang telah mendapat latihan audit dalaman serta bebas daripada proses yang diaudit dan dilantik oleh Pengarah/ Wakil Pengurusan PMS. Penolong Dalaman (PKJAD) Seorang pegawai yang telah mendapat latihan audit dalaman serta bebas daripada proses yang diaudit dan dilantik oleh Pengarah/ Wakil Pengurusan PMS. Ketua Pasukan Audit Dalaman (KPAD) Ketua yang dipilih oleh Dalaman untuk mengetuai proses pengauditan yang juga merupakan pegawai-pegawai yang telah mendapat latihan audit dalaman dan bebas daripada proses yang diaudit dan dilantik oleh Pengarah/ Wakil Pengurusan PMS untuk menjalankan kerja-kerja audit dalaman. Juruaudit Dalaman (JAD) Adalah terdiri daripada pegawai-pegawai yang telah mendapat latihan audit dalaman dan bebas daripada proses yang diaudit dan dilantik oleh Pengarah / Wakil Pengurusan PMS untuk menjalankan kerja-kerja audit dalaman. Setiausaha (SU) Setiausaha ialah pegawai yang dilantik oleh Pengarah/ Wakil Pengurusan PMS untuk membantu dalam proses audit dalaman. 3

4 Ketakakuran Tidak mematuhi keperluan SPK dan/atau MS ISO 9001: Sesuatu ketakakuran perlu disokong oleh bukti objektif dan tindakan pembetulan perlu diambil apabila ia dilaporkan. Ketakakuran Major Ketakakuran memberi kesan yang serius ke atas SPK dan/atau MS ISO 9001: Ia menunjukkan sebahagian daripada sistem tidak dilaksanakan secara efektif dan kelulusan tidak boleh dilakukan sekiranya ketakakuran ini ditemui. Ketakakuran Minor Ketakakuran tidak memberi kesan yang serius ke atas SPK dan/atau MS ISO 9001:2015. Ia menunjukkan sistem dilaksanakan seperti yang dikehendaki tetapi terdapat kesilapan kecil dalam pelaksanaannya. Namun, sekiranya terdapat banyak ketakakuran minor, ketakakuran ini boleh menjadi ketakakuran major. Pemerhatian Dilaporkan apabila keberkesanan sistem kualiti mungkin atau akan terjejas jika tindakan pembetulan tidak diambil. 4

5 Cadangan Dikemukakan oleh juruaudit apabila dianggap terdapat ruang untuk penambahbaikan sistem kualiti. Tindakan akan diambil di bawah budi bicara Wakil Pengurusan (WP) atau Pengarah PMS. Auditee Pegawai yang diaudit. PPT Pemberi Pendidikan Tinggi ialah satu pertubuhan perbadanan, organisasi atau kumpulan yang mengendalikan program pendidikan tinggi atau latihan termasuk program latihan kemahiran yang membawa kepada penganugerahan kelayakan pendidikan tinggi, termasuklah Pemberi Pendidikan Tinggi Awam atau Swasta, badan peperiksaan atau pensijilan atau wakil cawangannya. 5

6 5.0 PROSEDUR KERJA Tanggungjawab Tindakan Pengarah 1. Mengarahkan Dalaman menyediakan Jadual Tahunan Audit Dalaman pada awal tahun. Dalaman 2. Menyediakan Jadual Tahunan Audit Dalaman dengan mengenalpasti: a. Kekerapan audit dan cadangan tempoh audit. b. Proses -proses yang perlu diaudit mengikut keutamaan dan kepentingan proses. 3. Mengemukakan Jadual Tahunan Audit Dalaman kepada Pengarah untuk kelulusan. Pengarah 4. Menyemak Jadual Tahunan Audit Dalaman untuk memastikan semua proses di dalam jadual (bilangan dan kekerapannya) ditentukan mengikut keutamaan kepentingan proses-proses berkenaan. Sekiranya terdapat pindaan, Pengarah PMS mengarahkan Ketua Juruaudit membuat pindaan dan jika tidak, jadual akan diluluskan. Dalaman 5. Menghantar Jadual Tahunan Audit Dalaman kepada Pengarah. Pengarah/ Wakil Pengurusan 6. Mengarah Dalaman menjalankan pengauditan mengikut Jadual Tahunan Audit Dalaman. 6

7 Tanggungjawab Tindakan 7. Menjalankan pengauditan A. Persediaan Sebelum Audit Dalaman / Penolong Dalaman / Setiausaha 8. Mengadakan mesyuarat pasukan audit untuk membincangkan tindakan - tindakan yang perlu dilakukan sebelum, semasa dan selepas melaksanakan audit. Ini termasuk perbincangan tentang penemuan audit yang lepas. 9. Mengedarkan senarai semak (Lampiran 2) berasaskan manual kualiti. 10. Dalaman memastikan pasukan audit memahami skop, objektif audit, proses dan prosedur yang akan diaudit. 11. Memaklumkan Jadual Pengauditan (Lampiran 1) kepada Ketua Jabatan / Unit yang diaudit. B. Pelaksanaan Audit Dalaman / Penolong Dalaman /Juruaudit Dalaman/ Setiausaha 12. Memulakan proses pengendalian audit dalaman dengan mengadakan mesyuarat pembukaan. Ahli mesyuarat dimaklumkan perkara-perkara berikut: a. Jadual audit, skop dan objektif audit b. Keperluan auditor c. Tarikh mesyuarat penutup b. Lain-lain hal ( jika perlu ) 7

8 Tanggungjawab Tindakan Ketua Pasukan Audit Dalaman / Juruaudit Dalaman / Setiausaha 13. Melaksanakan audit dan merekod perkara-perkara berikut: ( jika ada ) a. Senarai semak audit dalaman (Lampiran 2) / kaji keberkesanan tindakan pembetulan b. Temubual bersama: i) Ketua Jabatan / Ketua Unit / Ketua Program / Ketua Kursus. ii) Staf akademik / staf sokongan akademik c. Laporan pemerhatian (Lampiran 4) d. Laporan ketakakuran (Lampiran 3)(jika berkaitan) e. Cadangan penambahbaikan Ketua Pasukan Audit Dalaman 14. Menyerahkan rekod-rekod lengkap seperti (Tindakan 13) kepada Setiausaha. Setiausaha 15. Setiausaha mengumpul dan menyerahkan rekod-rekod lengkap seperti (Tindakan 13) kepada Dalaman. C. Pelaporan Audit Dalaman / Penolong Dalaman / Setiausaha 16. Menyediakan Laporan Audit Dalaman (Lampiran 5). 17. Melaporkan dan membincangkan hasil penemuan audit serta membuat keputusan pembetulan dan penambahbaikan dalam Mesyuarat Penutup. 18. Menghantar Laporan Audit Dalaman dan Analisis Audit Dalaman (lampiran 7) kepada Pegawai Kualiti. 8

9 Tanggungjawab Tindakan Dalaman / Penolong Dalaman/ Ketua Pasukan Audit /Juruaudit 19. Membuat audit susulan (jika perlu) (Lampiran 6) yang telah dipersetujui bersama dengan pihak yang diaudit. Jabatan /Unit berkaitan 20. Melaksanakan tindakan pembetulan dan mengisi Borang Laporan Ketakakuran(Lampiran 3) dalam tempoh 14 hari (waktu bekerja) selepas Mesyuarat Penutup. Dalaman / Penolong Dalaman / Setiausaha 21. Menyediakan laporan keseluruhan hasil penemuan audit dalaman Laporan Analisis Audit Dalaman. 22. Membentang laporan penemuan keseluruhan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan. Pengarah/Wakil Pengurusan 23. Mengarahkan pegawai yang berkenaan untuk mengambil tindakan pembetulan dan penambahbaikan supaya ketakakuran yang dilaporkan dalam audit dalaman tidak berulang. 24. Memastikan semua tindakan pembetulan dan penambahbaikan telah dilaksanakan. 9

10 6.0 REKOD KUALITI Bil. Jenis Rekod Tempoh Simpanan Lokasi No. Identifikasi Lampiran 1. Salinan surat Perlantikan Ketua dan ahli-ahli Pasukan Audit Dalaman Sepanjang tempoh perlantikan Bilik Kualiti Rekod-rekod latihan dan salinan sijil-sijil Sepanjang tempoh perlantikan Bilik Kualiti Jadual Kerja Pengauditan Terperinci 2 tahun Bilik Kualiti PS-04(01)( ) 1 4. Senarai Semak Audit Dalaman 2 tahun Bilik Kualiti PS-04(02)( ) 2 5. Laporan Ketakakuran 2 tahun 6. Laporan Penambahbaikan 2 tahun Bilik Kualiti Bilik Kualiti PS-04(02)( ) 3 PS-04(04)( ) 4 7. Laporan Audit Dalaman 2 tahun Bilik Kualiti PS-04(05)( ) 5 8. Laporan Audit Susulan 2 tahun 9. Analisis Audit Dalaman 2 tahun Bilik Kualiti Bilik Kualiti PS-04(06)( ) 6 PS-04(07)( ) LAMPIRAN a. Lampiran A: Carta Alir Persediaan Sebelum Audit b. Lampiran B: Carta Alir Pelaksanaan Audit c. Lampiran C: Carta Alir Pelaporan Audi 10

11 LAMPIRAN A CARTA ALIR: PERSEDIAAN SEBELUM AUDIT MULA KJAD/PKJAD/SU Mengadakan mesyuarat pasukan audit KJAD/PKJAD/SU Mengedarkan senarai semak (Lampiran 2) berasaskan manual kualiti. KJAD/PKJAD Memastikan pasukan audit memahami skop, objektif audit, proses dan prosedur yang akan diaudit KJAD/PKJAD/SU Memaklumkan Jadual Pengauditan (Lampiran 1) kepada Ketua Jabatan / Unit yang diaudit TAMAT 11

12 LAMPIRAN B CARTA ALIR : PELAKSANAAN AUDIT MULA KJAD/PKJAD/JAD/SU Memulakan proses pengendalian audit dalaman dengan mengadakan mesyuarat pembukaan KPAD/JAD/SU Melaksanakan audit KPAD Menyerahkan rekod-rekod lengkap seperti (Tindakan 13) kepada Setiausaha. SU mengumpul dan menyerahkan rekodrekod lengkap seperti (Tindakan 13) kepada Dalaman TAMAT 12

13 LAMPIRAN C CARTA ALIR : PELAPORAN AUDIT MULA KJAD/PKJAD/SU KJAD/PKJAD/SU KJAD/PKJAD/SU Menyediakan Laporan Audit Dalaman (Lampiran 5) Melaporkan dan membincangkan hasil penemuan audit serta membuat keputusan pembetulan dan penambahbaikan dalam Mesyuarat Penutup Menghantar Laporan Audit Dalaman dan Analisis Audit Dalaman (lampiran 7) kepada Pegawai Kualiti pembetulan dan penambahbaikan dalam Mesyuarat Penutup Kepatuhan Tidak KJAD/PKJAD/K PJAD/JAD Jabatan /Unit berkaitan Ya Membuat audit susulan (jika perlu) (Lampiran 6) yang telah dipersetujui bersama dengan pihak yang diaudit. Melaksanakan tindakan pembetulan dan mengisi Borang Laporan Ketakakuran (Lampiran 3) dalam tempoh 14 hari (waktu bekerja) selepas Mesyuarat Penutup. Selesai Tidak Ya KJAD/PKJAD/SU KJAD/PKJAD/SU Menyediakan laporan keseluruhan hasil penemuan audit dalaman Laporan Analisis Audit Dalaman Membentang laporan penemuan keseluruhan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Pengarah/ WP Mengarahkan pegawai yang berkenaan untuk mengambil tindakan pembetulan dan penambahbaikan Pengarah/ WP Memastikan semua tindakan pembetulan dan penambahbaikan telah dilaksanakan TAMAT 13

14 PMS-PK-PS-04 POLITEKNIK MUADZAM SHAH JADUAL PENGAUDITAN LAMPIRAN 1 TARIKH AUDIT : PASUKAN AUDIT : MESYUARAT PEMBUKAAN: MESYUARAT PENUTUP: JADUAL KERJA PENGAUDITAN TERPERINCI BIL AUDITEE JURUAUDIT TARIKH MASA CATATAN Disediakan oleh: Nama: Jawatan: PS-04(01)( ) 14

15 PMS-PK-PS-04 POLITEKNIK MUADZAM Pindaan SHAH 00 Bil. Audit : LAMPIRAN 2 SENARAI SEMAK AUDIT : No. Helaian : Auditor : Proses/Bahagian : Tarikh : Bil. Rujukan Soalan Auditee Respon/Penemuan Bukti INPUT PLAN DO OUTPUT CHECK & ACTION 15 PS-04(02)( )

16 POLITEKNIK MUADZAM SHAH LAMPIRAN 3 LAPORAN KETAKAKURAN No. Rujukan : Jabatan/Bahagian/Unit : Tarikh Audit : Seksyen 1 : Diisi oleh Juruaudit Prosedur Rujukan : Seksyen ISO/MK/Prosedur : Kategori ketakakuran : Major : ( ) Minor : ( ) Butiran Ketakakuran : a) Kehendak standard/prosedur : b) Keterangan Ketakakuran : M.S drpd c) Bukti Objektif (No. rujukan fail dll) : Juruaudit : (tandatangan dan nama) Tarikh : Punca Ketakakuran : Diterima oleh : (tandatangan dan nama auditee/wakil auditee) Jawatan : Tarikh : Seksyen 2 : Diisi oleh Auditee Tindakan Pembetulan : Tarikh tindakan pembetulan selesai : Auditee : (tandatangan) Nama : Jawatan : Tarikh : Audit susulan : Wakil Auditee : (tandatangan) Nama : Jawatan : Tarikh : Diterima oleh : (tandatangan) Nama juruaudit : Tarikh : Seksyen 3 : Diisi oleh Juruaudit Tarikh ketakakuran ditutup : Tandatangan dan Nama Juruaudit : ( ) Nota : Laporan ketakakuran ini perlu dijawab dalam tempoh 14 hari bekerja dari tarikh ketakakuran diterima oleh pihak auditee. PS-04(03)( ) 16

17 POLITEKNIK MUADZAM SHAH AUDIT DALAMAN MS ISO 9001: 2015 LAMPIRAN 4 Tarikh Audit :. Jabatan/ Bahagian/ Unit :.. LAPORAN PENAMBAHBAIKAN Bil. Butiran Isu Komen Auditee Prosedur Kualiti /klausa: Nama Juruaudit :.. Tandatangan PS-04(04)( ) 17

18 POLITEKNIK MUADZAM SHAH POLITEKNIK MUADZAM SHAH LAPORAN AUDIT DALAMAN LAMPIRAN 5 LAMPIRAN 5 No. Laporan../ Tarikh Audit.. JABATAN/UNIT YANG DI AUDIT: PERKARA DIAUDIT: PASUKAN AUDIT: PENEMUAN AUDIT: A. Tempoh Pengauditan : B. Skop dan Objektif: : C. Disclaimer : D. Tumpuan semakan : PS-04(05)( ) 18

19 E. Keterangan Perkara Ketakakuran Kekerapan Ketakakuran SEKSYEN ISO / MK / PROSEDUR Keterangan Ketakakuran Punca-punca Ketakakuran No. Rujukan Borang Laporan Ketakakuran Berulang (Sila tanda jika berulang; X jika tidak) * Sesi Audit: Sesi Audit: (*Nyatakan samada ketakakuran Major / Minor berlaku pada dua sesi audit yang lepas) F. Cadangan (Jika ada): G. Rumusan Keseluruhan Penemuan Audit: Kekuatan dan Kelemahan Sistem Kualiti Organisasi H. Lampiran: 1. Analisis Audit Dalaman 2. Laporan Pemerhatian Disediakan oleh : Tarikh :. Ketua Pasukan Audit : Tandatangan : Nama : PS-04(05)( ) 19

20 POLITEKNIK MUADZAM SHAH LAMPIRAN 6 LAPORAN AUDIT SUSULAN No. Laporan Audit Susulan / No. Laporan Audit Awal yang berkaitan..../.. Tarikh Audit Susulan... Tarikh Audit. JABATAN/UNIT YANG DI AUDIT: PERKARA DIAUDIT: PASUKAN AUDIT: RINGKASAN: Skop dan Objektif: Tumpuan semakan: Tahap Kepatuhan : LAMPIRAN: 1. Borang Laporan Ketakakuran yang lengkap. Disediakan oleh : Tarikh :. Juruaudit : (Nama & Tandatangan) PS-04(06)( ) 20

21 POLITEKNIK MUADZAM SHAH LAMPIRAN 7 ANALISIS AUDIT DALAMAN BIL. UNIT KLAUSA TAHAP KETAKAKURAN Major Minor PEMERHATIAN CATATAN JUMLAH PS-04(07)( ) 21