Pelan Perancangan Strategik: Bidang Pentadbiran

Transkripsi

1 UNIT KEWANGAN 1.0 PENDAHULUAN Bidang kewangan merupakan salah satu bidang pengurusan yang penting di sesebuah organisasi seperti sekolah.terdapat 4 jenis kumpulan kewangan yang diurus oleh pihak sekolah iaitu Kumpulan Kewangan Kerajaan,Kumpulan Wang Awam,Kumpulan Wang Asrama dan Kumpulan Kewangan yang diurus melalui espkb dibawah terletak dibawah seliaan Jabatan Akauntant Negara Malaysia. Kesemua kumpulan kewangan ini perlu diurus dengan efektif bagi memastikan setiap sen peruntukan yang diterima sama ada dari pihak kerajaan atau dari komuniti dibelanja dan diurus mengikut arahan perbendaharaan yang ditetapkan dan pekeliling kewangan yang sedang berkuatkuasa. Kecekapan dalam pengurusan kewangan ini merupakan intipati utama PPPM Juteru, adalah menjadi KPI utama pihak pengurusan sekolah untuk mencapai pengurusan berstatus cemerlang dalam pengurusan kewangan untuk keempat kumpulan kewangan tersebut Bagi mencapai hasrat dan impian itu semua pihak di sekolah ini perlu memahami dan menghayati KPI itu dan seterusnya menyusun strategi yang sesuai bagi mencapai impian tersebut. 2.0 OBJEKTIF 2.1 Memastikan Pembantu Tadbir yang dilantik untuk mengurus kumpulan kewangan sekolah dapat mengurus kewangan dengan cemerlang dan mematuhi prosedur kewangan yang telah ditetapkan oleh pihak Perbendaharaan. 2.2 Memastikan Ketua Panitia dan Ketua Unit yang mempunyai peruntukan sendiri mengurus kewangan mengikut prosedur kewangan yang sedang dikuatkuasakan. 2.3 Mencapai taraf Sijil Pengurusan Kewangan Cemerlang untuk ke empat- empat kumpulan pengurusan kewangan sekolah. 2.4 Memastikan pengurusan Aset Alih dan Aset Tak Alih kerajaan dapat diurus dengan sempurna mengikut prosedur yang ditetapkan oleh pihak kerajaan. 2.5 Dapat menjadi benchmark kepada sekolah-sekolah lain dalam pengurusan kewangan sekolah.. 38

2 3.0 SENARAI AJK 3.1 Pengerusi : Tn. Abdul Aziz Mohamed Zain - Pengetua 3.2 Tim Pengerusi : En. Anuar Sidek - PK Pentadbiran 3.3 Setiausaha : Pn. Dayang Zubaidah - Pembantu Tadbir 3.4 AJK : En. Duraman Ramlee -PK HEM : Sapri Mahrup - PK KOKUM : Dg. Nismah Awang Addul Rahman - PK Tingkatan 6 : Japrin Kulit Kum. Kewangan espkb - Ketua Pembantu Tadbir : Rasinam Hj Marman Kum. Kew. Kerajaan -Pembantu Tadbir : Dayang Zubaidah (Kum Wang SUWA & PWR) -Pembantu Tadbir : Saniah Yakcub (Kumpulan Wang Asrama) - Penyelia Aasrama :Ketua Bidang :Ketua Unit :Ketua Panitia Mata Pelajaran :Pegawai Aset 39

3 4.0 CARTA ORGANISASI UNIT KEWANGAN PENGERUSI Hj. Abdul Aziz bin Mohamed Zain Pengetua Cemerlang DG54 TIMBALAN PENGERUSI Anuar bin Sidek Penolong Kanan Pentadbiran DG48 SETIAUSAHA Dg. Zubaidah Pg. Ampuan Ibrahim Pembantu Operasi N11 PENOLONG KANAN HEM Anuar bin Sidek DG48 PENOLONG KANAN Ko-KUM Sapri bin Marup DG48 PENOLONG KANAN PENTADBIRAN Anuar bin Sidek DG48 PENOLONG KANAN TINGKATAN 6 Dg. Nismah binti Abdul Rahman PK T6 DG48 JURU AUDIT DALAMAN (Asrama) Dg. Irme Hafziany binti Ag. Yusof Guru DG41 JURU AUDIT DALAMAN (KWS) Lenny Kuan Guru DG41 JURU AUDIT DALAMAN (KWK) Amanda Wong Li Ling Guru DG44 JURU AUDIT DALAMAN (e-spkb) Edward Jack Guru DG48 KUMPULAN WANG ASRAMA Saniah binti Yacob Penyelia Asrama N22 KUMPULAN WANG SUWA/PWR Dg. Zubaidah binti Pg Ampuan Ibrahim Pembantu Operasi N11 KUMPULAN WANG KERAJAAN Rasinam binti Marman Pembantu Tadbir N22 PENYEDIA e-spkb Japrin Chin bin Kulit Ketua Pembantu Tadbir N22 JAWATANKUASA SEBUTHARGA PEGAWAI ASET KERAJAAN Mohd. Yamin bin Siki -Guru DG44 KETUA PANITIA MATA PELAJARAN Ketua Unit PERAKU I Anuar bin Sidek - PKI DG48 Durahman bin Wahap - PK HEM DG48 PEGAWAI PEMERIKSA 40 PEGAWAI PELUPUSAN JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET KERAJAAN PERAKU II Hj. Abdul Aziz bin Mohamed Zain Pengetua Cemerlang DG54

4 5.0 PENCAPAIAN SEMASA- (TOV) BIL TAHUN SIJIL AUDIT Tanpa Teguran - Memuaskan Tanpa Teguran- Memuaskan Tanpa Teguran - Memuaskan Tanpa Teguran - Memuaskan Tanpa Teguran -Baik 6.0 PELUNJURAN (ETR) BIL TAHUN SIJIL AUDIT Tanpa Teguran - Cemerlang Tanpa Teguran- Cemerlang Tanpa Teguran - Cemerlang Tanpa Teguran - Cemerlang Tanpa Teguran Cemerlang Anugerah Pengurusan Kewangan Cemerlang 7.0 ANALISIS SWOT 7.1 KEKUATAN Bilangan Pembantu Tadbir yang cukup Pegawai Aset yang berdedikasi Pembantu Tadbir yang mengurus gaji staf berdedikasi dan berpengalaman Kemudahan 7.2 KELEMAHAN Terdapat Pembantu Tadbir dan penyelia Asrama kurang cekap dan kurang pengalaman dalam pengurusan kewangan sekolah Terdapat sesetengan Pembantu Tadnir atau Penyelia Asrama yang berkira dari segi kerja Sikap kerja bertangguh dan kurang teliti serta tidak mahu dengar nasihat Terdapat pembantu Tadbir dan Penyelia Asrama yang lebih cenderung kepada urusan peribadi peribadi 41

5 7.3 PELUANG Terdapat Ketua Pembantu Tadbir di sekolah jiran yang berpengalaman yang boleh membantu memberi bimbingan dan tunjuk ajar Audit Dalam Bahagian Beaufort sentiasa bersedia memberi bimbingan dan khidmat nasihat kepada pihak sekolah Pihak PPD papar sentiasa memberi kursus dan bangkel untuk membantu membetulkan pengurusan kewangan sekolah 7.4 ANCAMAN Urusan peribadi Pembantu Tadbir dan Penyelia Asrama yang mengganggu penupuan kepada pengurusan kewangan sekolah 8.0 ISU-ISU BIL ISU UTAMA 1. Ketua Pembantu Tadbir,Pembantu Tadbir dan Penyelia Asrama kurang pengalaman dalam pengurusan kewangan sekolah. 2. Sikap kerja bertangguh dan Tidak fokus kepada kerja hakiki dalam kalangan Ketua Panitia,ketua Unit dan Pembantu Tadbir 3. Ahli Jawatankuasa Pengurusan Akaun dan Kewangan sekolah, Juru Audit Dalam dan Ahli Jawatankuasa Pengurusan Aset Sekolah tidak berfungsi sepertimana yang diharapkan 4. Rekod Kewangan dan Aset kerajaan tidak diselenggara dengan baik oleh Pembantu Tadbir,Ketua Panitia dan Ketua Unit. 42

6 9.0 PELAN STRATEGIK DAN PELAN TINDAKAN 9.1.Isu: Ketua Pembantu Tadbir,Pembantu Tadbir dan Penyelia Asrama kurang pengalaman dalam pengurusan kewangan sekolah. ISU STRATEGIK OBJEKTIF KPI TOV (2015) SASARAN (ETR) ISU 1 S1 O1 Ketua Pembantu Tadbir,Pembantu Tadbir dan Penyelia Asrama kurang pengalaman dalam pengurusan kewangan sekolah. Meningkatkan kemahiran pengurusan kewangan untuk pembantu Tadbir yang mengurus kewangan sekolah Meningkatkan kemahiran dalam pengurusan kewangan sewangan sekolah Peratus teguran audit keatas pengurusan kewangan sekolah dapat dikurangkan Sebanyak 20 % kesalahan dalam pengurusan kewangan sekolah 15 % 10% 5% 0% 0% INTERVENSI 1. Menghantar Ketua Pembantu Tadbir dan Pembantu Tadbir menghadiri kursus kewangan di peringkat daerah dan negeri 2. Audit Dalam perlu kerap membuat semakan keatas pengurusan kewangan sekolah 3. Pentadbir sekolah perlu memantau dengan teliti dokumen perakaunan dalam pengurusan kewangan sekolah PPPM Anjakan ke 5 : Memastikan Pemimpin sekolah berprestasi Tinggi ditempatkan di sekolah Anjakan ke 10 : Memaksimumkan keberhasilan murid bagi setiap ringgit 43

7 Pelan Tindakan Model PDCA ISU 1 OBJEKTIF INTERVENSI 1 INTERVENSI 2 INTERVENSI 3 Ketua Pembantu Tadbir,Pembantu Tadbir dan Penyelia Asrama kurang pengalaman dalam pengurusan kewangan sekolah. Meningkatkan kemahiran pengurusan kewangan dalam kalangan Pembantu Tadbir dalam mengurus kewangan sekolah Menghantar kursus pengurusan kewangan untuk Pembantu Tadbir di peringkat daerah dan negeri Mengadakan kursus audit dalam di peringkat daerah Pentadbir sekolah membuat pemantauan keatas dokumen kewangan TINDAKAN TEMPOH PELAKSANAAN KOS & SUMBER LOKASI PEMANTAUAN DAN PENAMBAHBAIKAN KPI Plan Do Check and Action Pengetua mengenalpasti Pembantu Tadbir yang kurang berpengalaman dan berbincang dengan pihak PPD untuk memberi kursus yang sesuai untuk mereka. Intervensi ini dilaksanakan sebanyak 3 kali setahun bagi tempoh pelaksanaan Pelan Perancangan Strategik Tiada kos yang diperlukan kerana kos kurus dibawah tanggungan PPD. Kos tuntutan perjalanan perlu ditanggung oleh sekolah dibawah. OS21000 : RM 20x 4 Orang =RM80 untuk sekali kursus. RM80 x 3 kali kursus setahun =RM240 setahun. Manakala intervensi lain tidak memerlukan kos kerana ia melibatkan tugas harian. Bilik Gerakan PPD dan pejabat sekolah Juru Audit dan Pentadbir sekolah membuat semakan dokumen dan membuat pembetulan keatas ketidak akuran pengurusan kewangan sekolah. Peratus kesalahan dalam pengurusan kewangan sekolah dapat dikurangkan dari pada 20% ke 15%,10%,5% dan 0% kesalahan sepertimana yang ditetapkan dalam KPI pengurusan kewangan sekolah. 44

8 9.2. Isu 2: Sikap kerja bertangguh dan Tidak fokus kepada kerja hakiki dalam kalangan Ketua Panitia,ketua Unit dan Pembantu Tadbir ISU STRATEGIK OBJEKTIF KPI TOV (2015) SASARAN (ETR) ISU 2 S1 O1 Sikap kerja bertangguh dan Tidak fokus kepada kerja hakiki dalam kalangan Ketua Panitia,ketua Unit dan Pembantu Tadbir Meningkatkan kesedaran Pembantu Tadbir supaya lebih fokus kepada kerja. Meningkatkan kesedaran Pembantu Tadbir yang mengurus kewangan supaya lebih fokus kepada kerja. Kerja dapat dapat disiapkan mengikut tarikh yang ditetapkan pada setiap hujung bulan. Sebanyak 40% kerja tidak dapat disiapkan mengikut masa yang ditetapkan 30 % 20% 10% 0% 0% INTERVENSI 1. Mengadakan Kursus Intergiriti kepada semua Anggota kumpulan Pelaksana 2. Memberi ingatan dan nasihat dalam mesyuarat pengurusan kewangan 3. Pentadbir perlu memanggil Pembantu Tadbir yang bermasalah untuk diberi nasihat. PPPM Anjakan ke 5 : Memastikan Pemimpin sekolah berprestasi Tinggi ditempatkan di sekolah Anjakan ke 10 : Memaksimumkan keberhasilan murid bagi setiap ringgit 45

9 Pelan Tindakan Model PDCA ISU 2 OBJEKTIF INTERVENSI 1 INTERVENSI 2 INTERVENSI 3 Sikap kerja bertangguh dan Tidak fokus kepada kerja hakiki dalam kalangan Ketua Panitia,ketua Unit dan Pembantu Tadbir Meningkatkan kesedaran Pembantu Tadbir yang mengurus kewangan supaya lebih fokus kepada kerja. Mengadakan Kursus Intergiriti kepada semua Anggota kumpulan Pelaksana Memberi ingatan dan nasihat dalam mesyuarat pengurusan kewangan Pentadbir perlu memanggil Pembantu Tadbir yang bermasalah untuk diberi nasihat dan menghantar kursus pengurusan kewangan TINDAKAN TEMPOH PELAKSANAAN KOS & SUMBER LOKASI PEMANTAUAN DAN PENAMBAHBAIKAN KPI Plan Do Check and Action Pengetua berbincang dengan Ketua Pembantu Tadbir dan Penyelaras LDP sekolah untuk merancang kertas kerja dan melaksanakan kursus intergriti kepada AKP Intervensi ini dilaksanakan sebanyak 2 kali setahun bagi tempoh pelaksanaan Pelan Perancangan Strategik Kos Kursus LDP RM100 X 2 kali kursus=rm200. Peruntukan dibawah OS29000 Bilik Gerakan Sekolah Ketua Pembantu Tadbir akan membuat pemantauan untuk melihat keberkesanan kursus Peratus ketidakcepatan menyiapkan laporan kewangan dapat dikurangkan dapada 40% kepada 30%,20%,10% dan 0% sepertimana yang ditetapkan dalam KPI. 46

10 9.3.Isu 3: Ahli Jawatankuasa Pengurusan Akaun dan Kewangan sekolah, Juru Audit Dalam dan Ahli Jawatankuasa Pengurusan Aset Sekolah tidak berfungsi sepertimana yang diharapkan. ISU STRATEGIK OBJEKTIF KPI TOV (2015) SASARAN (ETR) ISU 3 S1 O1 Ahli Jawatankuasa Pengurusan Akaun dan Kewangan sekolah, Juru Audit Dalam dan Ahli Jawatankuasa Pengurusan Aset Sekolah tidak berfungsi sepertimana yang diharapkan. Meningkatkan kemahiran Juru Audit Dalam dan AJK Pengurusan Aset Sekolah Kemahiran Juru Audit Dalam dan AJK Pengurusan Aset Sekolah dapat ditingkatkan. Tahap kecekapan pegawai yang terlibat dapat ditingkatkan Tahap Sederhana Cekap Cekap Cekap Ceme rlang Ceme rlang INTERVENSI 1. Kursus dalam Perkhidmatan oleh PPD 2. Bengkel Penguditan dan perekodan Aset (Alih dan Tetap Kerajaan) PPPM Anjakan ke 5 : Memastikan Pemimpin sekolah berprestasi Tinggi ditempatkan di sekolah Anjakan ke 10 : Memaksimumkan keberhasilan murid bagi setiap ringgit 47

11 Pelan Tindakan Model PDCA ISU 3 OBJEKTIF INTERVENSI 1 INTERVENSI 2 Ahli Jawatankuasa Pengurusan Akaun dan Kewangan sekolah, Juru Audit Dalam dan Ahli Jawatankuasa Pengurusan Aset Sekolah tidak berfungsi sepertimana yang diharapkan. Kemahiran Juru Audit Dalam dan AJK Pengurusan Aset Sekolah dapat ditingkatkan Kursus dalam Perkhidmatan oleh PPD Bengkel Penguditan dan perekodan Aset (Alih dan Tetap Kerajaan) TINDAKAN Plan TEMPOH PELAKSANAAN Do KOS & SUMBER LOKASI PEMANTAUAN DAN PENAMBAHBAIKAN Check and Action KPI Ketua Pembantu Tadbir berbincang dengan PPD untuk mangadakan kursus kepada juru Audit Dalam dan AJK Pgurusan Aet Sekolah. Ketua Pembantu Tadbir bersama Penyelaras LDP untuk mengadakan Bengkel pengurusan Aset Kepada AJK Aset Sekolah dan KP Mata pelajaran dan Ketua Unit Intervensi ini dilaksanakan sebanyak 2 kali setahun bagi tempoh pelaksanaan Pelan Perancangan Strategik Tiada kos yang diperlukan kerana kos kurus dibawah tanggungan PPD. Kos tuntutan perjalanan perlu ditanggung oleh sekolah dibawah. OS21000 : RM 20x 4 Orang =RM80 untuk sekali kursus. RM80 x 2 kali kursus setahun =RM160 setahun. Manakala intervensi ke 2 RM 100 x2 kali kursus setahun =RM200.Peruntukan dibawah OS Bilik Gerakan PPD Bilik Gerakan sekolah Ketua Pembantu Tadbir akan memantau pelaksanaan kursus dan Bengkel Pengurusan Aset tersebut untuk melihat keberkesanananya dan membuat penambahbaikan berterusan Tahap kecekapan pegawai yang terlibat dapat ditingkatkan dari tahap sederhana ke tahap Cekap dan cemerlang seperti yang telah ditetapkan dalam KPI sekolah. 48

12 9.4.Isu 4: Rekod Kewangan dan Aset kerajaan tidak diselenggara dengan baik dan kemaskini oleh Pembantu Tadbir Kewangan, Ketua Panitia dan Ketua Unit. ISU STRATEGIK OBJEKTIF KPI TOV (2015) SASARAN (ETR) ISU 4 S1 O1 Rekod Kewangan dan Aset kerajaan tidak diselenggara dengan baik dan kemaskini oleh Pembantu Tadbir Kewangan, Ketua Panitia dan Ketua Unit Memastikan rekod kewangan diselenggara dengan betul dan kemaskini Meningkatkan kemahiran dan kecekapan pegawai yang mengurus kewaangan sekolah. Peratus penyelenggaran rekod kewangan yang kemaskini dan tepat dapat ditingkatkan Tahap penyelenggara n rekod kewangan ditahap 60 % 70 % 80% 905% 100% 100% INTERVENSI 1.Bengkel Pengurusan Aset Sekolah 2.Pemeriksaan oleh Juru Audit dan Pemeriksa Aset PPPM Anjakan ke 5 : Memastikan Pemimpin sekolah berprestasi Tinggi ditempatkan di sekolah Anjakan ke 10 : Memaksimumkan keberhasilan murid bagi setiap ringgit 49

13 Pelan Tindakan Model PDCA ISU 4 OBJEKTIF INTERVENSI 1 INTERVENSI 2 Rekod Kewangan dan Aset kerajaan tidak diselenggara dengan baik dan kemaskini oleh Pembantu Tadbir Kewangan, Ketua Panitia dan Ketua Unit Meningkatkan kemahiran dan kecekapan pegawai yang mengurus kewaangan sekolah Bengkel Pengurusan Aset Sekolah Pemeriksaan oleh Juru Audit Dalam dan Pemeriksa Aset TINDAKAN Plan TEMPOH PELAKSANAAN Do KOS & SUMBER LOKASI PEMANTAUAN DAN PENAMBAHBAIKAN Check and Action KPI Ketua Pembantu Tadbir dan Penyelaras LDP berbincang untuk mengadakan Bengkel Pengurusan Aset kepada Pegawai yang terlibat. Intervensi ini dilaksanakan sebanyak 2 kali setahun bagi tempoh pelaksanaan Pelan Perancangan Strategik Kos Bengkel RM 150 x 2 kali setahun = RM 300. Sumber kewangan dari peruntukan sekolah di bawah OS29000 Bilik Gerakan sekolah Ketua Pembantu Tadbir dan pengetua memantau pelaksanan kursus dan pelaksanaan pengurusan aset sekolah. Peratus penyelenggaran rekod kewangan yang baik dan kemaskini dapat ditingkatkan dari 60% kepada 70%,80$,90% dan 100% seperti yang dinyatakan dalam KPI sekolah. 50

14 10.0 PENUTUP Pengurusan kewangan yang cemerlang merupakan harapan kepimpinan sekolah. Oleh itu, semua pihak yang terlibat secara langsung dengan pengurusan kewangan sekolah perlu menjiwai impian dan harapan tersebut. Diantara pihak yang terlibat secara langsung dengan pengurusan kewangan ini adalah bermula dari Pengetua, Penolong Kanan, Ketua Bidang, Ketua Unit, Ketua Panitia Mata Pelajaran, Pembantu Tadbir Kewangan dan seterusnya Pegawai Aset sekolah perlu melaksanakan tugas masing-masing mengikut prosedur dan peraturan kewangan yang sedang dikuatkuasakan. Tanpa komitmen dan kesungguhan dalam melaksanakan tugas tersebut agak sukar untuk mencapai tahap pengurusan kewangan cemerlang yang diimpikan itu. 51