UNIVERSITAS INDONESIA

Transkripsi

1 UNIVERSITAS INDONESIA LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER DI APOTEK KIMIA FARMA NO. 55 JALAN KEBAYORAN LAMA NO. 50 JAKARTA BARAT PERIODE 2 APRIL 12 MEI 2012 LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER AGATHA DWI SETIASTUTI, S.Farm ANGKATAN LXXIV FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM PROGRAM PROFESI APOTEKER DEPARTEMEN FARMASI DEPOK JUNI 2012

2 UNIVERSITAS INDONESIA LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER DI APOTEK KIMIA FARMA NO. 55 JALAN KEBAYORAN LAMA NO. 50 JAKARTA BARAT PERIODE 2 APRIL 12 MEI 2012 LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Apoteker AGATHA DWI SETIASTUTI, S.Farm ANGKATAN LXXIV FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM PROGRAM PROFESI APOTEKER DEPARTEMEN FARMASI DEPOK JUNI 2012 ii

3 iii

4 KATA PENGANTAR Puji dan syukur kepada Tuhan Yesus Kristus untuk segala berkat dan penyertaan-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) di Apotek Kimia Farma No. 55, Jalan Kebayoran Lama No. 50 Jakarta Barat. Pada kesempatan ini, penulis hendak mengucapkan terima kasih kepada : 1. Bapak Wahyu Dwi Purnomo, S.Farm., Apt. selaku Manajer Apotek Pelayanan sekaligus pembimbing yang telah membantu dalam pelaksanaan dan penyusunan Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker di Apotek Kimia Farma No Prof. Dr. Yahdiana Harahap, MS., Apt. selaku Ketua Departemen Farmasi FMIPA UI. 3. Bapak Dr. Harmita, Apt. selaku ketua Program Profesi Apoteker Departemen Farmasi FMIPA atas segala ilmu, nasihat, dan dukungan yang telah diberikan. 4. Ibu Nadia Farhanah Syafhan, S.Farm., M.Si, Apt. selaku pembimbing dari Departemen Farmasi FMIPA UI, yang telah memberikan bimbingan dalam penyusunan laporan ini. 5. Seluruh pimpinan dan staf PT. Kimia Farma Apotek, khususnya staf Apotek Kimia Farma No. 55 yang telah memberikan ilmu, pengalaman serta bimbingan dan meluangkan waktunya untuk mengarahkan penulis selama PKPA ini berlangsung. 6. Keluarga tercinta yang telah memberikan bantuan, dukungan, dan doa selama masa Praktek Kerja Profesi Apoteker berlangsung. 7. Teman-teman Apoteker angkatan 74 yang telah berjuang bersama, serta sahabat tercinta, Veto, untuk dukungan dan doa yang diberikan kepada penulis, dan seluruh pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu, yang telah memberikan bantuan dan dukungannya kepada penulis. iv

5 Penulis menyadari bahwa dalam penulisan laporan ini masih banyak terdapat kekurangan dan kesalahan. Penulis berharap semoga pengetahuan dan pengalaman yang diperoleh selama menjalani Praktek Kerja Profesi Apoteker ini dapat memberikan manfaat bagi rekan-rekan sejawat dan semua pihak yang membutuhkan. Depok, Juni 2012 Penulis v

6 DAFTAR ISI HALAMAN SAMPUL... i HALAMAN JUDUL...ii HALAMAN PENGESAHAN... iii KATA PENGANTAR... iv DAFTAR ISI... vi DAFTAR GAMBAR...vii DAFTAR RUMUS... viii DAFTAR LAMPIRAN... ix BAB 1. PENDAHULUAN Latar Belakang Tujuan... 3 BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA Definisi Apotek Landasan Hukum Apotek Tugas dan Fungsi Apotek Tata Cara Pemberian Izin Apotek Kelengkapan Apotek Tenaga Kerja Apotek Apoteker Pengelola Apotek Pengalihan Tanggung Jawab Apoteker Pencabutan Surat Izin Apotek Sediaan Farmasi Pelayanan Kefarmasian di Apotek Pengelolaan Narkotika Pengelolaan Psikotropika Pengadaan Persediaan Apotek Pengendalian Persediaan Apotek Strategi Pemasaran Apotek BAB 3. TINJAUAN KHUSUS APOTEK KIMIA FARMA PT. Kimia Farma (Persero) Tbk PT. Kimia Farma Apotek Bisnis Manajer Jaya I Apotek Kimia Farma No. 55, Kebayoran Lama BAB 4. PEMBAHASAN BAB 5. KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Saran DAFTAR ACUAN vi

7 DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1. Penandaan obat bebas 14 Gambar 2.2. Penandaan obat bebas terbatas Gambar 2.3. Penandaan obat keras. 14 Gambar 2.4. Penandaan obat narkotika Gambar 2.5. Diagram model pengendalian persediaan.. 28 Gambar 2.6. Matriks analisa VEN-ABC. 30 Gambar 3.1. Logo PT. Kimia Farma Apotek vii

8 DAFTAR RUMUS Rumus 2.1. Rumus perhitungan safety stock Rumus 2.2. Rumus perhitungan persediaan maksimum. 26 Rumus 2.3. Rumus perhitungan perputaran persediaan Rumus 2.4. Rumus perhitungan jumlah pesanan yang ekonomis Rumus 2.5. Rumus perhitungan ROP (Reorder Point) viii

9 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1. Contoh formulir APT Lampiran 2. Contoh formulir APT Lampiran 3. Contoh formulir APT Lampiran 4. Contoh formulir APT Lampiran 5. Contoh formulir APT-5 89 Lampiran 6. Contoh formulir APT-6 92 Lampiran 7. Contoh formulir APT Lampiran 8. Peta lokasi Apotek Kimia Farma No. 55 Kebayoran Lampiran 9. Lama Denah Apotek Kimia Farma No.55 Kebayoran Lama Lampiran 10. Surat pesanan psikotropika.. 97 Lampiran 11. Contoh laporan penggunaan psikotropika Lampiran 12. Surat pesanan narkotika.. 99 Lampiran 13. Contoh laporan penggunaan narkotika 100 Lampiran 14. Contoh Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA) Lampiran 15. Contoh form dropping antar Apotek Kimia Farma. 101 Lampiran 16. Alur pelayanan penerimaan resep 102 Lampiran 17. Contoh kuitansi pembayaran tunai Lampiran 18. Lembar pemeriksaan proses resep Lampiran 19. Etiket obat dalam Apotek Kimia Farma No Lampiran 20. Etiket obat luar Apotek Kimia Farma No Lampiran 21. Contoh label. 105 Lampiran 22. Kertas pembungkus puyer Lampiran 23. Contoh kartu stok Lampiran 24. Lembar salinan resep ix

10 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Menurut Undang-Undang Dasar Republik Indonesia tahun 1945, kesehatan merupakan hak setiap warga Negara Indonesia. Kesehatan adalah keadaan sehat, baik secara fisik, mental, spiritual, maupun sosial yang memungkinkan setiap orang untuk hidup produktif secara sosial dan ekonomis (Undang-Undang No. 36 Tahun 2009). Kesehatan merupakan bagian penting dalam menciptakan sumber daya manusia yang berkualitas untuk menunjang pembangunan nasional. Salah satu wujud pembangunan nasional adalah pembangunan kesehatan yang bertujuan untuk memajukan kesejahteraan umum dan mencerdaskan kehidupan bangsa sehingga tercapai kesadaran, kemauan, dan kemampuan masyarakat untuk hidup sehat. Pembangunan kesehatan pada dasarnya menyangkut semua segi kehidupan, baik fisik, mental, maupun sosial ekonomi. Untuk mencapai pembangunan kesehatan yang optimal dibutuhkan dukungan sumber daya kesehatan, sarana kesehatan, dan sistem pelayanan kesehatan yang optimal. Salah satu sarana penunjang kesehatan yang berperan dalam mewujudkan peningkatan derajat kesehatan bagi masyarakat adalah apotek, termasuk di dalamnya pekerjaan kefarmasian yang dilakukan oleh Apoteker dan tenaga teknis kefarmasian. Apotek sebagai ujung tombak pelayanan kesehatan masyarakat memiliki peranan penting sebagai sarana distribusi terakhir dari sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan. Apotek merupakan penyalur sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan kepada masyarakat. Apotek mempunyai dua ruang gerak yaitu pengabdian kepada masyarakat (non profit oriented) dan bisnis (profit oriented). Kedua fungsi tersebut harus berjalan secara seimbang. Berkenaan dengan fungsi yang pertama, apotek berperan dalam menyediakan obat-obatan dan perbekalan farmasi lainnya, serta memberikan informasi, konsultasi, dan evaluasi mengenai obat yang dibutuhkan oleh masyarakat sehingga tujuan pembangunan kesehatan dapat tercapai. Fungsi yang kedua menyangkut 1

11 2 pengelolaan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan di apotek sebagai suatu komoditas usaha yang dapat mendatangkan keuntungan material bagi apotek sehingga apotek tetap dapat bertahan hidup dan berkembang. Di samping berfungsi sebagai sarana pelayanan kesehatan dan unit bisnis, apotek juga merupakan salah satu tempat pengabdian dan praktek profesi Apoteker dalam melakukan pekerjaan kefarmasian. Pekerjaan kefarmasian yang dilakukan mencakup pengadaan, penyimpanan, dan pendistribusian atau penyaluran obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, dan pelayanan informasi obat. Dalam mengelola apotek, Apoteker harus mampu melaksanakan peran profesinya sebagai anggota tim kesehatan yang mengabdikan ilmu dan pengetahuannya dalam memberikan pelayanan kefarmasian yang terbaik untuk mendukung kesehatan masyarakat. Perubahan paradigma pelayanan kefarmasian dari drug oriented menjadi patient oriented mengharuskan Apoteker untuk meningkatkan kemampuan berinteraksi dengan pasien maupun tenaga kesehatan lainnya. Selain itu, seorang Apoteker juga harus mampu menjalankan peran manajerial di apotek, yang meliputi keterampilan Apoteker dalam mengelola apoteknya secara efektif, seperti pengelolaan keuangan, perbekalan farmasi, dan sumber daya manusia. Mengingat pentingnya peran Apoteker dalam menyelenggarakan apotek, kesiapan institusi pendidikan dalam menyediakan sumber daya manusia calon Apoteker yang berkualitas menjadi faktor penentu. Oleh karena itu, Program Profesi Apoteker Departemen Farmasi bekerja sama dengan PT. Kimia Farma Apotek menyelenggarakan Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) di Apotek Kimia Farma yang berlangsung dari tanggal 2 April - 12 Mei Kegiatan PKPA tersebut bertujuan agar calon Apoteker dapat memahami secara langsung mengenai peranan Apoteker di apotek, sebagai sarana pelatihan untuk menerapkan ilmu yang telah didapatkan, serta mempelajari segala kegiatan dan permasalahan yang ada dalam pelaksanaan suatu apotek.

12 Tujuan Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) yang diselenggarakan oleh Departemen Farmasi yang bekerja sama dengan PT. Kimia Farma Apotek bertujuan: a. Mempelajari fungsi, tugas, dan peranan Apoteker di apotek dalam pengelolaannya sesuai dengan peraturan dan etika yang berlaku dalam sistem pelayanan kesehatan masyarakat. b. Mempelajari dan memahami pengelolaan apotek sesuai dengan peraturan dan etika yang berlaku dalam sistem pelayanan kesehatan, meliputi kegiatan administrasi, pengadaan, penyimpanan, pelayanan, dan manajemen di Kimia Farma Apotek.

13 BAB 2 TINJAUAN UMUM 2.1 Definisi Apotek Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 1027/MENKES/SK/IX/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek, apotek adalah tempat dilakukannya pekerjaan kefarmasian dan penyaluran sediaan farmasi, serta perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat. Sediaan farmasi adalah obat, bahan obat, obat tradisional dan kosmetika, sedangkan perbekalan kesehatan adalah semua bahan selain obat dan peralatan yang diperlukan untuk menyelenggarakan upaya kesehatan. Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian Pasal 1, apotek adalah sarana pelayanan kefarmasian tempat dilakukan praktek kefarmasian oleh Apoteker. Pekerjaan kefarmasian adalah pembuatan termasuk pengendalian mutu sediaan farmasi, pengamanan, pengadaan, penyimpanan dan pendistribusian obat atau penyaluran obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat, serta pengembangan obat, bahan obat, dan obat tradisional. Pelayanan kefarmasian merupakan suatu pelayanan langsung dan bertanggung jawab kepada pasien yang berkaitan dengan sediaan farmasi dengan tujuan untuk meningkatkan mutu kehidupan pasien. Sediaan farmasi adalah obat, bahan obat, obat tradisional dan kosmetika. 2.2 Landasan Hukum Apotek Apotek memiliki landasan hukum yang diatur dalam : a. Peraturan Pemerintah No. 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian. b. Keputusan Pemertintah Kesehatan RI No. 1027/MENKES/SK/X/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek. c. Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 1332/MENKES/SK/X/2003 tentang perubahan atas Peraturan Menteri Kesehatan RI No.922/MENKES/PER/X/1993 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek. 4

14 5 d. Undang-Undang No. 5 Tahun 1997 tentang Psikotropika. e. Undang-Undang No. 35 Tahun 2009 tentang Narkotika. f. Peraturan Menteri Kesehatan No. 922/MENKES/PER/X/1993 tentang Kententuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek. g. Undang-Undang Kesehatan RI No.39 tahun 2009 tentang Kesehatan. h. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 889/MENKES/PER/V/2011 tentang Registrasi, Izin Praktik, dan Izin Kerja Tenaga Kefarmasian. i. Peraturan Pemerintah No. 25 Tahun 1980 tentang perubahan atas PP No.26 Tahun 1965 tentang Apotek. 2.3 Tugas dan Fungsi Apotek Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 25 tahun 1980, tugas dan fungsi apotek adalah sebagai berikut: a. Tempat pengabdian profesi seorang Apoteker yang telah mengucapkan sumpah jabatan. b. Sarana farmasi yang melaksanakan peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran, dan penyerahan obat atau bahan obat. c. Sarana penyaluran perbekalan farmasi yang harus menyebarkan obat yang diperlukan masyarakat secara luas dan merata. 2.4 Tata Cara Pemberian Izin Apotek Sesuai dengan Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 1332/MENKES/SK/X/2002 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 922/MENKES/PER/X/1993, Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek adalah sebagai berikut : a. Permohonan izin apotek diajukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-1 (Lampiran 1). b. Dengan menggunakan Formulir APT-2 (Lampiran 2) Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota selambat-lambatnya 6 (enam) hari kerja setelah menerima

15 6 permohonan dapat meminta bantuan teknis kepada Kepala Balai POM untuk melakukan pemeriksaan terhadap kesiapan apotek melakukan kegiatan. c. Tim Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota atau Kepala Balai POM selambatlambatnya 6 (enam) hari kerja setelah permintaan bantuan teknis dari Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota melaporkan hasil pemeriksaan setempat dengan menggunakan contoh Formulir APT-3 (Lampiran 3). d. Dalam hal pemeriksaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dan (3) tidak dilaksanakan, Apoteker Pemohon dapat membuat surat pernyataan siap melakukan kegiatan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat dengan tembusan kepada Kepala Dinas Propinsi dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-4 (Lampiran 4). e. Dalam jangka waktu 12 (dua belas) hari kerja setelah diterima laporan pemeriksaan sebagaimana dimaksud ayat (3) atau pernyataan ayat (4) Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat mengeluarkan SIA dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-5 (Lampiran 5). f. Dalam hal hasil pemeriksaan Tim Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota atau Kepala Balai POM dimaksud ayat (3) masih belum memenuhi syarat, Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat dalam waktu 12 (dua belas) hari kerja mengeluarkan Surat Penundaan dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-6 (Lampiran 6). g. Terhadap surat penundaan, Apoteker diberi kesempatan untuk melengkapi persyaratan yang belum dipenuhi selambat-lambatnya dalam jangka waktu 1 (satu) bulan sejak tanggal surat penundaan. h. Terhadap permohonan izin apotek yang ternyata tidak memenuhi persyaratan, atau lokasi yang tidak sesuai dengan permohonan, maka Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dalam jangka waktu selambat-lambatnya 12 (dua belas) hari kerja wajib mengeluarkan surat penolakan disertai dengan alasannya dengan menggunakan formulir model APT-7 (Lampiran 7). Bila Apoteker menggunakan sarana milik pihak lain dalam pendirian apotek, dengan mengadakan kerja sama dengan Pemilik Sarana Apotek, maka harus memenuhi ketentuan sebagai berikut:

16 7 a. Penggunaan sarana apotek yang dimaksud, wajib didasarkan atas perjanjian kerja sama antara Apoteker dan pemilik sarana. b. Pemilik sarana yang dimaksud harus memenuhi persyaratan tidak pernah terlibat dalam pelanggaran peraturan perudang-undangan di bidang obat sebagaimana dinyatakan dalam surat pernyataan yang bersangkutan. 2.5 Kelengkapan Apotek Untuk mendapatkan izin apotek, seorang apoteker atau apoteker yang bekerja sama dengan pemilik sarana yang telah memenuhi persyaratan, harus siap dengan tempat, perlengkapan termasuk sediaan farmasi dan perbekalan farmasi yang lain yang merupakan milik sendiri atau milik pihak lain. Beberapa kelengkapan yang harus diperhatikan dalam pendirian sebuah apotek adalah tempat atau lokasi, bangunan, perlengkapan apotek, tenaga kerja apotek, dan perbekalan farmasi (Umar, 2011) Lokasi Apotek dapat didirikan pada lokasi yang sama dengan kegiatan pelayanan komoditi lainnya di luar sediaan farmasi. Persyaratan jarak minimum antar apotek tidak dipermasalahkan lagi, akan tetapi ketentuan ini dapat berbeda, sesuai dengan kebijakan/peraturan daerah masing-masing. Lokasi apotek dapat dipilih dengan mempertimbangkan segi pemerataan dan pelayanan kesehatan, jumlah penduduk, jumlah praktek dokter, sarana dan pelayanan kesehatan lain, sanitasi dan faktorfaktor lainnya Bangunan Suatu apotek harus mempunyai luas bangunan yang cukup sehingga dapat menjamin kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi apotek. Bangunan apotek yang baik hendaknya memiliki ruang tunggu pasien, ruang peracikan dan penyerahan obat, ruang administrasi, ruang kerja apoteker, tempat pencucian alat dan kamar kecil. Bangunan apotek sebaiknya juga memiliki sumber air yang memenuhi syarat kesehatan, sumber penerangan yang dapat memberikan penerangan yang memadai, alat pemadam kebakaran, serta ventilasi dan sanitasi

17 8 yang baik. Papan nama apotek dipasang di depan bangunan dengan ketentuan memenuhi ukuran minimal panjang 60 cm, lebar 40 cm dengan tulisan hitam diatas dasar putih, tinggi huruf minimal 5 cm, umumnya terbuat dari papan seng yang pada bagian mukanya memuat nama apotek, nama APA, nomor SIA, alamat apotek, nomor telepon Peralatan Apotek Suatu apotek baru yang ingin beroperasi harus memiliki peralatan apotek yang memadai agar dapat mendukung pelayanan kefarmasiannya. Peralatan apotek yang harus dimiliki antara lain : a. Peralatan pembuatan, pengolahan dan peracikan seperti timbangan, lumpang, alu,gelas ukur, dan lain-lain. b. Peralatan dan tempat penyimpanan alat perbekalan farmasi seperti lemari obat, lemari pendingin (kulkas), dan lemari khusus untuk narkotika dan psikotropika. Lemari narkotik harus memenuhi persyaratan yang ada dalam Undang-Undang Narkotika Nomor 35 Tahun c. Wadah pengemas dan pembungkus. d. Perlengkapan administrasi seperti blanko pesanan, salinan resep, buku catatan penjualan, buku catatan pembelian, kartu stok obat, dan kuitansi. e. Buku-buku dan literatur standar yang diwajibkan, serta kumpulan perundangundangan yang berhubungan dengan kegiatan apotek. 2.6 Tenaga Kerja Apotek Berdasarkan Permenkes RI No. 1322/MENKES/SK/X/2002 pasal 1, tenaga kerja yang terlibat dalam kegiatan operasional apotek terdiri dari : a. Satu orang Apoteker Pengelola Apotek (APA), yaitu apoteker yang telah diberi Surat Izin Apotek (SIA). b. Apoteker Pendamping, yaitu apoteker yang bekerja di apotek di samping Apoteker Pengelola Apotek (APA) dan/atau menggantikan pada jam-jam tertentu pada hari buka apotek. c. Apoteker Pengganti, yaitu apoteker yang menggantikan Apoteker Pengelola Apotek selama Apoteker Pengelola Apotek tersebut tidak berada di tempat

18 9 lebih dari 3 (tiga) bulan secara terus-menerus, telah memiliki Surat Izin Kerja dan tidak bertindak sebagai Apoteker Pengelola Apotek di apotek lain. d. Asisten Apoteker adalah mereka yang berdasarkan peraturan perundangundangan berhak melakukan pekerjaan kefarmasian sebagai Asisten Apoteker. Sedangkan tenaga lainnya yang diperlukan untuk mendukung kegiatan di apotek terdiri dari : a. Juru resep adalah petugas yang membantu pekerjaan Asisten Apoteker. b. Kasir adalah petugas yang bertugas menerima uang dan mencatat pemasukan serta pengeluaran uang. c. Pegawai tata usaha adalah petugas yang melaksanakan administrasi apotek dan membuat laporan pembelian, penjualan, penyimpanan dan keuangan apotek. 2.7 Apoteker Pengelola Apotek Permenkes RI No. 1322/MENKES/SK/X/2002 menjelaskan Apoteker adalah sarjana farmasi yang telah lulus dan telah mengucapkan sumpah jabatan Apoteker. Apoteker Pengelola Apotek (APA) adalah Apoteker yang telah diberi surat Izin Apotek (SIA). Sebelum melaksanakan kegiatannya, seorang APA wajib memiliki Surat Izin Apotek (SIA) yang berlaku untuk seterusnya selama apotek masih aktif melakukan kegiatan dan APA dapat melakukan pekerjaannya serta masih memenuhi persyaratan. Seorang APA bertanggung jawab akan kelangsungan hidup apotek yang dipimpinnya, dan juga bertanggung jawab kepada pemilik modal apabila bekerja sama dengan pemilik sarana apotek (PSA). Apoteker yang akan menjalankan pekerjaan kefarmasian harus memenuhi persyaratan-persyaratan sebagai berikut (Peraturan Pemerintah No. 51 Tahun 2009 Pasal 35,37,52,54) : a. Memiliki keahlian dan kewenangan. b. Menerapkan Standar Profesi. c. Didasarkan pada Standar Kefarmasian dan Standar Operasional d. Memiliki sertifikat kompetensi profesi e. Memiliki Surat Tanda Registrasi Apoteker (STRA)

19 10 f. Wajib memiliki Surat Izin Praktek Apoteker (SIPA) bagi Apoteker Pengelola Apotek (APA) dan Apoteker Pendamping di Apotek. g. Apoteker Pengelola Apotek (APA) hanya dapat melaksanakan praktek di satu apotek sedangkan Apoteker Pendamping hanya dapat melaksanakan praktek paling banyak di tiga Apotek. Surat Tanda Registrasi (STRA) merupakan bukti tertulis yang diberikan oleh Menteri kepada Apoteker yang telah diregistrasi. STRA berlaku 5 (lima) tahun dan dapat diperpanjang untuk jangka waktu lima tahun selama masih memenuhi persyaratan. Untuk memperoleh STRA, Apoteker harus memenuhi persyaratan (Peraturan Pemerintah No. 51 Tahun 2009 Pasal 40): a. Memiliki ijazah Apoteker b. Memiliki sertifikat kompetensi profesi c. Mempunyai surat pernyataan telah mengucapkan sumpah/janji Apoteker d. Mempunyai surat keterangan sehat fisik dan mental dari dokter yang memiliki surat izin praktek e. Membuat pernyataan akan mematuhi dan melaksanakan ketentuan etika profesi Surat Izin Praktek Apoteker (SIPA) adalah surat izin yang diberikan kepada Apoteker dan Apoteker Pendamping untuk dapat melaksanakan pekerjaan kefarmasian pada Apotek atau Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS). SIPA dikeluarkan oleh Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota tempat pekerjaan kefarmasian dilakukan. SIPA dapat dibatalkan demi hukum apabila pekerjaan kefarmasian dilakukan pada tempat yang tidak sesuai dengan yang tercantum dalam surat izin. Untuk mendapatkan SIPA, Apoteker harus memiliki (Peraturan Pemerintah No. 51 Tahun 2009 Pasal 55) : a. Surat Tanda Registrasi Apoteker (STRA) b. Tempat atau ada tempat untuk melakukan pekerjaan kefarmasian atau fasilitas kesehatan yang memiliki izin c. Rekomendasi dari organisasi profesi

20 11 Tugas dan kewajiban apoteker di apotek adalah sebagai berikut : a. Memimpin seluruh kegiatan apotek, baik kegiatan teknis maupun non teknis kefarmasian sesuai dengan ketentuan maupun perundangan yang berlaku b. Mengatur, melaksanakan, dan mengawasi administrasi c. Mengusahakan agar apotek yang dipimpinnya dapat memberikan hasil yang optimal sesuai dengan rencana kerja dengan cara meningkatkan omset, mengadakan pembelian yang sah dan penekanan biaya serendah mungkin d. Melakukan pengembangan usaha apotek Wewenang dan tanggung jawab APA meliputi (Umar, 2011): a. Menentukan arah terhadap seluruh kegiatan b. Menentukan sistem (peraturan) terhadap seluruh kegiatan c. Mengawasi pelaksanaan seluruh kegiatan d. Bertanggung jawab terhadap kinerja yang dicapai. 2.8 Pengalihan Tanggung Jawab Apoteker Pengalihan tanggung jawab apoteker diatur dalam Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 1332/MENKES/SK/X/2002 (Pasal 19 dan 24) yaitu : a. Apabila Apoteker Pengelola Apotek (APA) berhalangan melakukan tugasnya pada jam buka apotek, APA harus menunjuk apoteker pendamping. b. Apabila APA dan Apoteker pendamping karena hal-hal tertentu berhalangan melakukan tugasnya, APA menunjuk apoteker pengganti. c. Apabila APA meninggal dunia, dalam jangka waktu dua kali dua puluh empat jam, ahli waris APA wajib melaporkan kejadian tersebut secara tertulis kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. d. Apabila pada apotek tersebut tidak terdapat Apoteker pendamping, pelaporan oleh ahli waris wajib disertai penyerahan resep, narkotika, psikotropika, obat keras, dan kunci tempat penyimpanan narkotika dan psikotropika. e. Pada penyerahan resep, narkotika, psikotropika dan obat keras serta kunci tersebut, dibuat berita acara serah terima dengan Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat.

21 12 Penunjukkan Apoteker Pendamping dan Apoteker Pengganti harus dilaporkan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan tembusan kepada Kepala Dinas Kesehatan Propinsi setempat. Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan No. 922/MENKES/PER/X/1993 menjelaskan jika pengalihan tanggung jawab pengelolaan kefarmasian yang disebabkan karena penggantian Apoteker Pengelola Apotik kepada Apotek Pengganti, wajib dilakukan serah terima resep, narkotika, obat dan perbekalan farmasi lainnya serta kunci-kunci tempat penyimpanan narkotika dan psikotropika. Serah terima tersebut dibuat Berita Acara Serah Terima yang dibuat rangkap empat dan ditandatangani kedua belah pihak yang melakukan serah terima. 2.9 Pencabutan Surat Izin Apotek Menurut Keputusan Menteri Kesehatan RI No.1332/MENKES/SK/X/2002 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek, Kepala Suku Dinas Kesehatan Kota/Kabupaten dapat mencabut Surat Izin Apotek apabila: a. Apoteker tidak lagi memenuhi kewajibannya untuk menyediakan, menyimpan dan menyerahkan sediaan farmasi yang bermutu baik dan keabsahannya terjamin. b. Apoteker Pengelola Apotek berhalangan melakukan tugasnya lebih dari dua tahun secara terus menerus. c. Terjadi pelanggaran terhadap Undang-Undang tentang Narkotika, Undang- Undang Obat Keras, dan Undang-Undang tentang Kesehatan. d. Surat Izin Praktek Apoteker Pengelola Apotek dicabut. e. Apotek tidak dapat lagi memenuhi persyaratan mengenai kesiapan tempat pendirian apotek, serta kelengkapan sediaan farmasi dan perbekalan lainnya baik merupakan milik sendiri atau pihak lain. dikeluarkan : Pelaksanaan pencabutan surat izin apotek dilaksanakan setelah

22 13 a. Peringatan secara tertulis kepada APA sebanyak 3 (tiga) kali berturut-turut dengan tenggang waktu masing-masing 2(dua) bulan dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-12. b. Pembekuan izin apotek untuk jangka waktu selama-lamanya 6 (enam) bulan sejak dikeluarkannya penetapan pembekuan kegiatan Apotek dengan menggunakan Formulir Model APT-13. Pembekuan Izin Apotek sebagaimana dimaksud dalam huruf (b) di atas, dapat dicairkan kembali apabila apotek telah membuktikan memenuhi seluruh persyaratan sesuai dengan ketentuan dalam Peraturan ini dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-14. Pencairan Izin Apotek yang dimaksud dilakukan setelah menerima laporan pemeriksaan dari Tim Pemeriksaan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat. Apabila Surat Izin Apotek dicabut, Apoteker Pengelola Apotek atau Apoteker Pengganti wajib mengamankan perbekalan farmasi sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pengamanan yang dimaksud wajib mengikuti tata cara sebagai berikut : a. Dilakukan inventarisasi terhadap seluruh persediaan narkotika, obat keras tertentu, dan obat lain serta seluruh resep yang tersedia di apotek. b. Narkotika, psikotropika dan resep harus dimasukkan dalam tempat yang tertutup dan terkunci. c. Apoteker Pengelola Apotek wajib melaporkan secara tertulis kepada Kepala Wilayah Kantor Kementeriaan Kesehatan atau petugas yang diberi wewenang olehnya, tentang penghentian kegiatan disertai laporan inventarisasi yang dimaksud dalam huruf (a) Sediaan Farmasi Sediaan farmasi adalah obat, bahan obat, obat tradisional dan kosmetik. Untuk menjaga keamanan penggunaan obat oleh masyarakat, maka pemerintah menggolongkan obat menjadi obat bebas, obat bebas terbatas, obat keras, serta narkotik dan psikotropik.

23 Obat bebas (Departemen Kesehatan RI, 2006) Obat bebas adalah obat tanpa peringatan, yang dapat diperoleh tanpa resep dokter. Tanda khusus yang terdapat pada obat bebas adalah lingkaran bulat berwarna hijau dengan garis tepi hitam seperti dapat dilihat pada Gambar 2.1. Gambar 2.1 Penandaan obat bebas Obat bebas terbatas (Departemen Kesehatan RI, 2006) Obat bebas terbatas adalah obat dengan peringatan, yang dapat diperoleh tanpa resep dokter. Tanda khusus yang terdapat obat bebas terbatas adalah lingkaran bulat berwarna biru dengan garis tepi hitam seperti dapat dilihat pada Gambar 2.2. Gambar 2.2 Penandaan obat bebas terbatas Obat keras daftar G (Departemen Kesehatan RI, 2006) Obat keras adalah obat yang dapat diperoleh dengan resep dokter. Tanda pada obat keras berupa lingkaran bulat berwarna merah dengan garis tepi hitam dengan huruf K yang menyentuh garis tepi, seperti dapat dilihat pada Gambar 2.3., dan harus mencantumkan kalimat Harus dengan resep dokter. Gambar 2.3 Penandaan obat keras Narkotika (Undang-undang nomor 35 Tahun 2009) Narkotika adalah zat atau obat yang berasal dari tanaman atau bukan tanaman, baik sintetis maupun semisintetis, yang dapat menyebabkan penurunan atau perubahan kesadaran, hilangnya rasa, mengurangi sampai menghilangkan

24 15 rasa nyeri, dan dapat menimbulkan ketergantungan. Penandaan obat narkotika dapat dilihat pada Gambar 2.4. Gambar 2.4 Penandaan obat narkotika Narkotika dibagi ke dalam tiga golongan yaitu : a. Narkotika Golongan I Narkotika Golongan I dilarang digunakan untuk kepentingan pelayanan kesehatan. Narkotika golongan I dalam jumlah terbatas hanya digunakan untuk kepentingan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi untuk reagensia diagnostik dan reagensia laboratorium setelah mendapatkan persetujuan Menteri atas rekomendasi dari Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan. Contoh : Tanaman Papaver somniferum, opium, kokain, heroin, psilosibin, amfetamin. b. Narkotika Golongan II Contoh : Difenoksilat, metadon, morfin, petidin. c. Narkotika Golongan III Contoh : Kodein, dihidrokodein, norkodein. Menurut Undang-undang nomor 5 Tahun 1997, psikotropika adalah zat atau obat, baik alamiah maupun sintetis bukan narkotika, yang berkhasiat psikoaktif melalui pengaruh selektif pada susunan saraf pusat yang menyebabkan perubahan khas pada aktivitas mental dan perilaku. Psikotropika digolongkan menjadi empat golongan. a. Psikotropika golongan I, contohnya psilosibin, dan lisergida; b. Psikotropika golongan II, contohnya amfetamin, deksamfetamin, metamfetamin, dan sekobarbital; c. Psikotropika golongan III, contohnya amobarbital, pentazosin, pentobarbital, dan siklobarbital; d. Psikotropika golongan IV, contohnya alobarbital, alprazolam, barbital, diazepam, dan fenobarbital.

25 Pelayanan Kefarmasian di Apotek Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 1027/MENKES/SK/IX/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek, Pelayanan Kefarmasian (Pharmaceutical care) adalah bentuk pelayanan dan tanggung jawab langsung profesi apoteker dalam pekerjaan kefarmasian untuk meningkatkan kualitas hidup pasien. Pelayanan kefarmasian pada saat ini telah bergeser orientasinya dari obat ke pasien yang mengacu kepada pelayanan kefarmasian (pharmaceutical care). Kegiatan pelayanan kefarmasian yang semula hanya berfokus pada pengelolaan obat sebagai komoditi, sekarang menjadi pelayanan yang komprehensif dengan tujuan untuk meningkatkan kualitas hidup dari pasien. Pelayanan kefarmasian di dalam Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 1027/MENKES/SK/IX/2004, terdiri dari pelayanan resep, pemberian informasi obat, konseling, pemantauan penggunaan obat, promosi dan edukasi, serta Pelayanan Residensial (Home Care) Pelayanan Resep a. Skrining resep Apoteker melakukan skrining resep meliputi persyaratan administratif (nama,sip dan alamat dokter, tanggal penulisan resep, tanda tangan/paraf dokter penulis resep, nama, alamat, umur, jenis kelamin, dan berat badan pasien), kesesuaian farmasetik (bentuk sediaan, dosis, potensi, stabilitas, inkompatibilitas, cara dan lama pemberian), pertimbangan klinis (adanya alergi, efek samping, interaksi, kesesuaian dosis, durasi, jumlah obat dan lain-lain). b. Penyiapan obat Penyiapan obat terdiri dari peracikan, penulisan etiket, pengemasan, serta penyerahan obat. Peracikan merupakan kegiatan menyiapkan, menimbang, mencampur, mengemas dan memberikan etiket pada wadah. Dalam melaksanakan peracikan obat harus dibuat suatu prosedur tetap dengan memperhatikan dosis, jenis dan jumlah obat serta penulisan etiket yang benar. Penulisan etiket harus jelas dan dapat dibaca. Obat hendaknya dikemas dengan rapi dalam kemasan yang cocok sehingga terjaga kualitasnya. Sebelum obat

26 17 diserahkan pada pasien, harus dilakukan pemeriksaan akhir terhadap kesesuaian antara obat dengan resep. Penyerahan obat dilakukan oleh apoteker disertai pemberian informasi obat dan konseling kepada pasien Pemberian Informasi Obat Apoteker harus memberikan informasi yang benar, jelas dan mudah dimengerti, akurat, tidak bias, etis, bijaksana, dan terkini. Informasi obat pada pasien sekurang-kurangnya meliputi cara pemakaian obat, cara penyimpanan obat, jangka waktu pengobatan, aktivitas serta makanan dan minuman yang harus dihindari selama terapi Konseling Konseling adalah suatu proses komunikasi dua arah yang sistematik antara apoteker dan pasien untuk mengidentifikasi dan memecahkan masalah yang berkaitan dengan obat dan pengobatan. Apoteker harus memberikan konseling, mengenai sediaan farmasi, pengobatan dan perbekalan kesehatan lainnya, sehingga dapat memperbaiki kualitas hidup pasien atau yang bersangkutan terhindar dari bahaya penyalahgunaan atau penggunaan salah sediaan farmasi atau perbekalan kesehatan lainnya. Untuk penderita penyakit tertentu seperti kardiovaskular, diabetes, TBC, asthma, dan penyakit kronis lainnya, apoteker harus memberikan konseling secara berkelanjutan Pemantauan Penggunaan Obat Setelah penyerahan obat kepada pasien, apoteker harus melaksanakan pemantauan penggunaan obat, terutama untuk pasien tertentu seperti cardiovascular, diabetes, TBC, asma, dan penyakit kronis lainnya. Pemantauan dilakukan terhadap khasiat obat serta efek samping yang kemungkinan dapat terjadi Promosi dan Edukasi Dalam rangka pemberdayaan masyarakat, apoteker harus berpartisipasi secara aktif dalam promosi dan edukasi. Apoteker ikut membantu diseminasi

27 18 informasi, antara lain dengan penyebaran leaflet / brosur, poster, penyuluhan, dan lain-lainnya Pelayanan Residensial (Home Care) Pelayanan residensial (Home care) adalah pelayanan apoteker sebagai care giver dalam pelayanan kefarmasian di rumah-rumah khususnya untuk kelompok lansia dan pasien dengan pengobatan terapi kronis lainnya. Apoteker sebagai care giver diharapkan juga dapat melakukan pelayanan kefarmasian yang bersifat kunjungan rumah, khususnya untuk kelompok lansia dan pasien dengan pengobatan penyakit kronis lainnya. Untuk aktivitas ini apoteker harus membuat catatan berupa catatan pengobatan (medication record) Pengelolaan Narkotika Narkotika hanya dapat bertujuan untuk kepentingan pelayanan kesehatan dan/atau pengembangan ilmu pengetahuan. Menurut Undang-undang Nomor 22 tahun 1997 tentang Narkotika, pengaturan narkotika bertujuan untuk menjamin ketersediaan narkotika untuk kepentingan pelayanan kesehatan dan/atau perkembangan ilmu pengetahuan, mencegah terjadinya penyalahgunaan narkotika, serta memberantas peredaran gelap narkotika. Apotek merupakan salah satu sarana kesehatan yang dapat melakukan penyerahan narkotika. Apotek dapat menyerahkan narkotika kepada rumah sakit, puskesmas, apotek lainnya, balai pengobatan, dokter dan pasien. Apotek hanya dapat menyerahkan narkotika kepada pasien berdasarkan resep dokter. Pengelolaan narkotika di apotek meliputi pemesanan, penyimpanan, pelayanan/penyerahan, pemusnahan, pencatatan dan pelaporan serta dokumentasi Pengadaan/Pemesanan Narkotika Apoteker hanya dapat memesan narkotika melalui Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang telah ditunjuk khusus oleh Menteri, yaitu PT. Kimia Farma dengan tujuan untuk memudahkan pengawasan peredaran narkotika. Pemesanan narkotika dilakukan dengan membuat surat pesanan narkotika asli yang ditandatangani oleh Apoteker Penanggungjawab Apotek di Apotek yang

28 19 dilengkapi dengan nama, nomor Surat Izin Praktek Apoteker (SIPA) di apotek, tanggal dan nomor surat, alamat lengkap dan stempel apotek. Satu surat pesanan hanya untuk satu jenis narkotika. Contoh surat pesanan narkotika dapat dilihat pada Lampiran Penyimpanan Narkotika (Departemen Kesehatan, 1978) Bedasarkan Permenkes Nomor 28/MENKES/PER/V/1978 tentang penyimpanan narkotika, apotek harus memiliki tempat khusus untuk penyimpanan narkotika yang memenuhi persyaratan sebagai berikut : a. Harus dibuat seluruhnya dari kayu atau bahan lain yang kuat b. Harus mempunyai kunci yang kuat c. Dibagi dua masing-masing dengan kunci yang berlainan; bagian pertama dipergunakan untuk menyimpan morfina, petidina, dan garam-garamnya serta persediaan narrkotika lainnya yang dipakai sehari-hari d. Apabila tempat khusus tersebut berupa lemari berukuran kurang dari 40 x 80 x 100 cm, maka lemari tersebut harus dibaut pada tembok atau lantai. e. Lemari harus dikunci dengan baik. f. Lemari khusus tidak boleh dipergunakan untuk menyimpan barang lain selain narkotika. g. Anak kunci lemari khusus harus dikuasai oleh penanggung jawab atau pegawai lain yang dikuasakan. h. Lemari khusus harus ditaruh di tempat yang aman dan tidak terlihat oleh umum Pelayanan/ penyerahan Narkotika Menurut Undang-undang nomor 35 tahun 2009 pasal 43, Apotek hanya dapat melakukan penyerahan narkotika kepada rumah sakit, pusat kesehatan masyarakat, apotek lainnya, balai pengobatan, dokter, dan pasien. Apotek hanya dapat menyerahkan narkotika kepada pasien berdasarkan resep dari dokter. Apotek dilarang mengulangi menyerahkan narkotika atas dasar resep yang sama dari seorang dokter atau atas dasar salinan resep dokter (Undang-Undang Nomor 9 tahun 1976 Pasal 7). Pada resep narkotika yang baru dilayani sebagian, apotek

29 20 boleh membuat salinan resep tetapi salinan resep tersebut hanya boleh dilayani di apotek yang menyimpan resep asli Pemusnahan Narkotika Tujuan dilakukannya pemusnahan narkotika adalah untuk menghapus pertanggungjawaban apoteker terhadap pengelolaan narkotika, menjamin narkotika yang sudah tidak memenuhi persyaratan dikelola sesuai dengan standar yang berlaku, dan mencegah penyalahgunaan bahan narkotika serta mengurangi resiko terjadinya penggunaan obat yang substandar (Departemen Kesehatan RI, 2008). Berdasarkan Undang-undang nomor 22 tahun 1997 tentang Narkotika Pasal 60, pemusnahan narkotika dilakukan dalam hal diproduksi tanpa memenuhi standar dan persyaratan yang berlaku dan/atau tidak dapat digunakan dalam proses produksi, kadaluarsa, tidak memenuhi syarat untuk digunakan pada pelayanan kesehatan dan/atau berkaitan untuk pengembangan ilmu pengetahua,; atau berkaitan dengan tindak pidana. Pemusnahan yang dilakukan oleh apotek dengan membuat berita acara pemusnahan narkotika dan dilaporkan kepada pihka-pihak yang terkait. Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.28/MENKES/PER/I/1978 Tentang Penyimpanan Narkotika dan Undang- Undang nomor 22 tahun 1997 tentang Narkotika, berita acara pemusnahan memuat : a. Keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun pemusnahan b. Nama pemegang izin khusus, apoteker pimpinan apotek dan dokter pemilik narkotika; c. Nama seorang saksi dari pemerintah dan seorang saksi dari perusahaan atau badan tersebut. d. Nama dan jumlah narkotika yang dimusnahkan. e. Cara pemusnahan. f. Tanda tangan penanggung jawab apotek/ pemegang izin khusus, dokter pemilik narkotika dan saksi-saksi.

30 21 Berita acara pemusnahan tersebut dikirimkan kepada dibuat rangkap empat untuk ditujukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, Kepala Dinas Kesehatan Propinsi, Kepala Balai Pengawasan Obat dan Makanan, dan satu disimpan sebagai arsip di apotek Pencatatan dan Pelaporan Narkotika Berdasarkan Undang-Undang Nomor 35 tahun 2009 tentang Narkotika, apotek wajib membuat, menyampaikan, dan menyimpan laporan berkala mengenai pemasukan dan/atau pengeluaran narkotika yang berada dalam penguasaannya. Pelaporan penggunaan narkotika telah dikembangkan dalam bentuk perangkat lunak atau program Sistem Pelaporan Narkotika dan Psikotropika (SIPNAP) sejak tahun 2006 oleh Kementerian Kesehatan. Sistem Pelaporan Narkotika dan Psikotropika (SIPNAP) adalah sistem yang mengatur pelaporan penggunaan Narkotika dan Psikotropika dari Unit Layanan (Puskesmas, Rumah Sakit dan Apotek) ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan menggunakan pelaporan elektronik selanjutnya Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota melaporkan ke tingkat yang lebih tinggi (Dinkes Provinsi dan Ditjen Binfar dan Alkes) melalui mekanisme pelaporan online yang menggunakan fasilitas internet. Contoh form laporan penggunaan narkotika dapat dilihat pada Lampiran Pengelolaan Psikotropika Menurut Undang-undang No. 5 tahun 1997 psikotropika adalah zat atau obat, baik alamiah maupun sintetis bukan narkotika yang berkhasiat psikoaktif melalui pengaruh selektif pada susunan saraf pusat yang menyebabkan perubahan khas pada aktivitas mental dan perilaku. Psikotropika hanya dapat digunakan untuk kepentingan pelayanan kesehatan dan atau ilmu pengetahuan. Tujuan pengaturan di bidang psikotropika adalah untuk menjamin ketersediaan psikotropika guna kepentingan pelayanan kesehatan dan ilmu pengetahuan, mencegah terjadinya penyalahgunaan psikotropika, serta memberantas peredaran gelap psikotropika.

31 Pemesanan Psikotropika Pemesanan psikotropika dilakukan dengan menggunakan Surat Pesanan Psikotropika yang ditandatangani oleh APA dengan mencantumkan nomor SIK (Lampiran 10). Surat pesanan tersebut dibuat rangkap tiga dan setiap surat dapat digunakan untuk memesan beberapa jenis psikotropika Penyimpanan Psikotropika Penyimpanan psikotropika belum diatur di dalam perundang-undangan atau peraturan lainnya. Untuk mencegah terjadinya penyalahgunaan psikotropika maka sebaiknya obat golongan psikotropika disimpan pada rak atau lemari khusus Penyerahan Psikotropika Penyerahan psikotropika oleh apotek hanya dapat dilakukan kepada apotek lain, rumah sakit, puskesmas, balai pengobatan, dokter dan pasien. Penyerahan psikotropika oleh apotek dilaksanakan berdasarkan resep dokter Pemusnahan Psikotropika Pada Undang-undang No. 5 tahun 1997 pasal 53disebutkan bahwa pemusnahan psikotropika dilaksanakan dalam hal berhubungan dengan tindak pidana, diproduksi tanpa memenuhi standar dan persyaratan yang berlaku dan/atau tidak dapat digunakan dalam proses produksi psikotropika, kadaluwarsa, dan tidak memenuhi syarat untuk digunakan pada pelayanan kesehatan dan/atau untuk kepentingan ilmu pengetahuan. Setiap pemusnahan psikotropika, wajib dibuatkan berita acara Pelaporan Psikotropika Apotek berkewajiban menyusun dan mengirimkan laporan bulanan melalui perangkat lunak atau program Sistem Pelaporan Narkotika dan Psikotropika (SIPNAP). Mekanisme pelaporan psikotropika sama dengan pelaporan narkotika. Contoh form laporan penggunaan psikotropika dapat dilihat pada Lampiran 11.

32 Pengadaan Persediaan Apotek Pengadaan persediaan farmasi merupakan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan perbekalan farmasi berdasarkan fungsi perencanaan dan penganggaran. Tujuan pengadaan adalah memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan dalam jumlah yang cukup dengan kualitas harga yang dapat dipertanggungjawabkan dalam waktu dan tempat tertentu secara efektif dan efisien menurut tata cara dan ketentuan yang berlaku (Quick, 1997). Pengadaan harus memenuhi beberapa syarat, yaitu (Seto, Yunita&Lily, 2004) : a. Doematig, artinya sesuai tujuan/sesuai rencana. Pengadaan harus sesuai kebutuhan yang sudah direncanakam sebelumnya. b. Rechtmatig, artinya sesuai hak/sesuai kemampuan. c. Wetmatig, artinya sistem/cara pengadaannya harus sesuai dengan ketentuanketentuan yang berlaku. Secara umum, jenis pengadaan berdasarkan waktu terdiri dari (Quick, 1997) : a. Annual purchasing, yaitu pemesanan dilakukan satu kali dalam satu tahun. b. Scheduled purchasing, yaitu pemesanan dilakukan secara periodik dalam waktu tertentu misalnya mingguan, bulanan, dan sebagainya. c. Perpetual purchasing, yaitu pemesanan dilakukan setiap kali tingkat persediaan rendah. d. Kombinasi antara annual purchasing, scheduled purchasing, dan perpetual purchasing. Pengadaan dengan pemesanan yang bervariasi waktunya seperti cara ini dapat diterapkan tergantung dari jenis obat yang dipesan. Misalnya, obat impor dari suatu negara dimana devaluasi mata uang menjadi masalah utama, atau obat berharga murah yang jarang digunakan cukup dipesan sekali dalam setahun saja. Obat-obatan yang relatif slow moving tetapi digunakan secara reguler dapat dipesan secara periodik setiap tahun (scheduled purchasing), dan obat-obatan yang banyak diminati dan obat-obatan yang harganya sangat mahal maka pemesanan dilakukan secara perpetual purchasing.

33 24 Setelah menentukan jenis pengadaan yang akan diterapkan berdasarkan frekuensi dan waktu pemesanan, maka pengadaan barang di apotek dapat dilakukan dengan berbagai cara, yaitu (Seto, Yunita&Lily, 2004) : a. Pembelian kontan Dalam pembelian kontan, pihak apotek langsung membayar harga obat yang dibeli dari distributor. Biasanya dilakukan oleh apotek yang baru dibuka karena untuk melakukan pembayaran kredit apotek harus menunjukkan kemampuannya dalam menjual. b. Pembelian kredit Pembelian kredit adalah pembelian yang pembayarannya dilakukan pada waktu jatuh tempo yang telah ditetapkan, misalnya 30 hari setelah obat diterima apotek. c. Pembelian konsinyasi (titip jual) Pembelian konsinyasi adalah titipan barang dari pemilik kepada apotek, dimana apotek bertindak sebagai agen komisioner yang menerima komisi bila barang tersebut terjual. Bila barang tersebut tidak terjual sampai batas waktu kadaluarsa atau waktu yang telah disepakati maka barang tersebut dapat dikembalikan pada pemiliknya Pengendalian Persediaan Apotek Pengendalian persediaan berhubungan dengan aktivitas dalam pengaturan persediaan obat di apotek untuk menjamin kelancaran pelayanan pasien secara efektif dan efisien. Unsur dari pengendalian persediaan mencakup penentuan cara pemesanan atau pengadaan hingga jumlah persediaan yang optimum dan yang harus ada di apotek untuk menghindari kekosongan persediaan. Parameter parameter dalam pengendalian persediaan adalah konsumsi rata-rata, lead time, safety stock, persediaan minimum, persediaan maksimum, dan perputaran persediaan. Diagram model pengendalian persediaan dapat dilihat pada Gambar 2.5.

34 25 a. Konsumsi rata-rata Konsumsi rata-rata sering juga disebut permintaan (demand). Permintaan yang diharapkan pada pemesanan selanjutnya merupakan variabel kunci yang menentukan berapa banyak stok barang yang harus dipesan (Quick, 1997). b. Lead Time (Waktu Tunggu) Lead time merupakan waktu tenggang yang dibutuhkan mulai dari pemesanan sampai dengan penerimaan barang dari suplier yang telah ditentukan. Lead time ini berbeda-beda untuk setiap suplier. Faktor-faktor yang dapat berpengaruh pada lead time adalah jarak antara suplier dengan apotek, jumlah pesanan, dan kondisi suplier (Quick, 1997). c. Safety stock (Persediaan Pengaman) Safety stock merupakan persediaan yang dicadangkan untuk kebutuhan selama menunggu barang datang untuk mengantisipasi keterlambatan barang pesanan atau untuk menghadapi suatu keadaan tertentu yang diakibatkan karena perubahan pada permintaan misalnya karena adanya permintaan barang yang meningkat secara tiba-tiba (karena adanya wabah penyakit) (Quick, 1997). Safety stock dapat dihitung dengan rumus (Quick, 1997): SS = LT x CA (2.1.) Keterangan : SS= Safety stock LT = Lead Time CA = konsumsi rata-rata d. Persediaan minimum Persediaan minimum merupakan jumlah persediaan terendah yang masih tersedia. Apabila penjualan telah mencapai nilai persediaan minimum ini maka pemesanan harus langsung dilakukan agar kontinuitas usaha dapat berlanjut. Jika barang yang tersedia jumlahnya sudah kurang dari jumlah persediaan minimum maka dapat terjadi stok kosong (Quick, 1997).

35 26 e. Persediaan maksimum Persediaan maksimum merupakan jumlah persediaan terbesar yang telah tersedia. Jika jumlah persediaan telah mencapai jumlah maksimum maka tidak perlu lagi melakukan pemesanan untuk menghindari terjadinya stok mati yang dapat menyebabkan kerugian (Quick, 1997). Rumus perhitungan persediaan maksimum adalah (Quick, 1997): S max = S min + (PP x CA) (2.2.) Keterangan : S max S min PP CA = Persediaan maksimum = Persediaan minimum = Periode pengadaan = Konsumsi rata-rata f. Perputaran persediaan Perputaran persediaan menggambarkan jumlah siklus yang dialami barang dari mulai pembelian hingga penjualan kembali. Jika suatu barang memiliki angka perputaran persediaan yang besar maka barang tersebut dikategorikan sebagai barang fast moving. Sebaliknya, jika angka perputaran persediaan suatu barang terbilang kecil maka barang tersebut termasuk slow moving (Quick, 1997). Perputaran persediaan dihitung dengan cara : Perputaran persediaan = So+P-Sn (2.3.) Sr Keterangan : So = Persediaan awal P = Jumlah pembelian Sr = Persediaan rata-rata Sn = Persediaan Akhir g. Jumlah pesanan (Economic Order Quantity / Economic Lot Size) Di apotek, jumlah persediaan yang harus ada adalah persediaan untuk jangka waktu tertentu dan disesuaikan dengan kebijakan pada pola kebutuhan.

36 27 Persediaan dirancang agar setiap saat harus tersedia dan sekaligus untuk mengantisipasi permintaan yang tidak menentu, kemampuan suplier yang terbatas, waktu tenggang pesanan yang tidak menentu, ongkos kirim mahal, dan sebagainya. Faktor yang dipertimbangkan untuk membangun persediaan berkaitan dengan biaya dan resiko penyimpanan, biaya pemesanan, dan biaya pemeliharaan (Quick, 1997). Merancang jumlah persediaan dapat dilakukan dengan perhitungan jumlah pesanan yang ekonomis atau dikenal dengan rumus Economic Order Quality (EOQ) (Quick, 1997) : EOQ = (2.4.) Keterangan : R = Jumlah kebutuhan dalam setahun P = Harga barang / unit S = Biaya memesan tiap kali pemesanan I = % Harga persediaan rata-rata h. ReOrder Point (ROP / Titik pemesanan) Titik pemesanan merupakan saat dimana harus diadakan pemesanan kembali sedemikian rupa sehingga kedatangan atau penerimaan barang yang dipesan adalah tepat waktu, dimana persediaan di atas persediaan pengaman (safety stock) sama dengan nol atau saat mencapai nilai persediaan minimum. Pada keadaan khusus (mendesak), dapat dilakukan pemesanan langsung tanpa harus menunggu hari pembelian yang telah ditentukan bersama antar apotek dan suplier (Quick, 1997). Rumus perhitungan ROP adalah (Quick, 1997) : ROP = SS + LT (2.5.) Keterangan : ROP = Recoder point SS = Safety stock LT = Lead time

37 28 Gambar 2.5. Diagram model pengendalian persediaan [Sumber : Quick, 1997] Penentuan Prioritas Pengadaan Dalam melakukan pengadaan dibutuhkan penentuan prioritas barang yang akan dipesan. Pemilihan prioritas pengadaan dapat dilakukan dengan berbagai metode. Penyusunan prioritas dapat dilakukan dengan menggunakan metode sebagai berikut (Quick, 1997): a. Analisa VEN (Vital, Esensial, Non-esensial) Metode ini mengelompokan obat berdasarkan nilai kepentingan dan vitalitas obat terhadap pelayanan kesehatan untuk melayani permintaan untuk pengobatan. 1) V (Vital) Obat yang tergolong dalam kategori vital adalah obat untuk menyelamatkan hidup manusia atau untuk pengobatan karena penyakit yang mengakibatkan kematian. Pengadaan obat golongan ini diprioritaskan.

38 29 2) E (Esensial) Kategori esensial digunakan untuk obat-obat yang banyak diminta untuk digunakan dalam tindakan atau pengobatan penyakit terbanyak di masyarakat. Dengan kata lain, obat-obat golongan ini adalah obat yang fast-moving. 3) N (Non-esensial) Kategori non-esensial untuk obat-obat pelengkap yang sifatnya tidak esensial, tidak digunakan untuk penyelamatan hidup maupun pengobatan penyakit terbanyak, contohnya suplemen vitamin. b. Analisa Pareto (ABC) Analisa pareto disusun berdasarkan penggolongan persediaan yang mempunyai nilai harga yang paling tinggi. Pareto membagi persediaan berdasarkan atas nilai rupiah (volume persediaan yang dibutuhkan dalam satu periode dikalikan harga per unit). Kriteria kelas dalam klasifikasi ABC adalah: 1) Kelas A Persediaan yang memiliki volume rupiah yang tinggi. Kelas ini mewakili sekitar 70 % dari total nilai persediaan, meskipun jumlahnya hanya sekitar 20% dari seluruh item. Kelas A memiliki dampak biaya yang tinggi terhadap biaya pengadaan. Pengendalian khusus dilakukan secara intensif (Seto, Yunita&Lily, 2004). 2) Kelas B Persediaan yang memiliki volume rupiah yang menengah. Kelas ini mewakili sekitar 20 % dari total nilai persediaan, meskipun jumlahnya hanya sekitar 30 % dari seluruh item (Seto, Yunita&Lily, 2004). 3) Kelas C Persediaan yang memiliki volume rupiah yang rendah. Kelas ini mewakili sekitar 10% dari total nilai persediaan, tapi terdiri sekitar 50% dari seluruh item (Seto, Yunita&Lily, 2004). Analisis pareto dilakukan dengan menghitung nilai investasi dari tiap sediaan obat dengan cara : 1) Menghitung total investasi tiap jenis obat.

39 30 2) Pengelompokan obat berdasarkan nilai investasi dan diurutkan mulai dari nilai investasi terbesar hingga terkecil. 3) Syarat pengelompokan adalah sebagai berikut: Kelompok A dengan nilai investasi 70% dari total investasi obat keseluruhan; Kelompok B dengan nilai investasi 20% dari total investasi obat keseluruhan; Kelompok C dengan nilai investasi 10% dari total investasi obat keseluruhan. c. Analisa VEN-ABC Metode analisa ini mengkombinasi kedua metode sebelumnya. Dalam metode ini pengelompokan barang berdasarkan volume dan nilai penggunaannya selama periode waktu tertentu. Analisa VEN-ABC menggabungkan analisa pareto dan VEN dalam suatu matriks sehingga analisa menjadi lebih tajam (Quick, 1997). Matriks dapat dibuat sebagai berikut : V E N A VA EA NA B VB EB NB C VC EC NC Gambar 2.6. Matriks analisa VEN-ABC Matriks tersebut dapat dijadikan dasar dalam menetapkan prioritas untuk menyesuaikan anggaran atau perhatian dalam pengelolaan persediaan. Semua obat vital dan esensial dalam kelompok A, B, dan C harus tersedia. Tetapi kuantitasnya disesuaikan dengan kebutuhan konsumen apotek. Untuk obat nonesensial dalam kelompok A tidak diprioritaskan, sedangkan kelompok B dan C pengadaannya disesuaikan dengan kebutuhan (Quick, 1997).

40 Strategi Pemasaran Apotek Strategi pemasaran yang umumnya dilakukan oleh apotek adalah analisis AIDA (Attention, Interest, Desire, Action). Analisis AIDA merupakan suatu rangkaian proses dimulai dari menarik perhatian calon pembeli hingga pembeli memutuskan untuk membeli di apotek Attention Strategi ini merupakan upaya apotek untuk dapat menarik perhatian pengunjung/konsumen, yang dapat dilakukan dengan: a. Membuat desain eksterior apotek semenarik mungkin, seperti membuat papan nama yang besar dan memasang neon box agar mudah terlihat oleh orang yang lewat. b. Mendesain bangunan agar terlihat menarik dan juga memperhatikan kondisi ekonomi di lingkungan tempat pendirian apotek. Misalnya, jika apotek berada di lingkungan daerah menengah ke atas, maka desainnya dapat dibuat lebih mewah agar tampak meyakinkan pengunjung di lingkungan tersebut bahwa obat yang dijual lengkap dan berkualiatas. Namun sebaliknya, apabila apotek didirikan di lingkungan menengah ke bawah, maka desain yang dipilih tidak perlu mewah agar tidak membuat pengunjung merasa enggan atau ragu untuk datang karena memiliki sugesti obat yang dijual di apotek tersebut mahal. c. Menggunakan kaca transparan pada sisi depan apotek agar desain interior apotek dapat terlihat dari luar Interest Strategi ini bertujuan untuk menimbulkan keinginan pengunjung untuk masuk ke dalam apotek, yang dapat dilakukan dengan cara menyusun obat fast moving yang dipajang di ruang tunggu agar menarik untuk pembeli sehingga dapat langsung terlihat oleh pengunjung saat memasuki apotek. Selain itu, obat dapat disusun dengan menarik yaitu dengan memperhatikan warna kemasan dan disusun berdasarkan efek farmakologis.

41 Desire Langkah selanjutnya setelah pengunjung masuk ke dalam apotek adalah menimbulkan keinginan mereka untuk membeli obat. Upaya yang dapat dilakukan adalah melayani pengunjung dengan ramah, cepat tanggap dengan keinginan pelanggan, meningkatkan kelengkapan obat, dan memberikan harga yang bersaing Action Setelah melalui beberapa tahap diatas, akhirnya pengunjung apotek tersebut memutuskan mengambil sikap untuk menjadi pembeli obat di apotek. Pada tahap ini pembeli akan merasakan sendiri pelayanan yang diberikan apotek. Pelayanan yang dapat diberikan antara lain dengan menunjukkan kecepatan pelayanan dan pemberian informasi yang diperlukan.

42 BAB 3 TINJAUAN KHUSUS APOTEK KIMIA FARMA 3.1 PT. Kimia Farma (Persero) Tbk Sejarah PT. Kimia Farma (Persero), Tbk. Kimia Farma termasuk perintis di bidang industri farmasi di Indonesia. Jumlah saham Kimia Farma yang terbesar dimiliki oleh Pemerintah (90%) dan sisanya (10%) telah dilepas kepada masyarakat. Menurut sejarah perkembangan industri farmasi di Indonesia, perusahaan kimia farma berasal dari nasionalisasi perusahaan farmasi Belanda oleh Penguasa Perang Pusat berdasarkan Undang- Undang No.74/ 1957 yang baru dilaksanakan pada tahun Setelah nasionalisasi perusahaan-perusahaan swasta milik Belanda dapat terlaksana, Penguasa Perang Pusat menyerahkan perusahaan-perusahaan swasta milik Belanda kepada departemen-departemen sesuai dengan bidang usahanya masing-masing. Berdasarkan SK Penguasa Perang Pusat No. Kpts/Peperpu/0348/1958 dan SK Menkes No.58041/Kab/1958 dibentuk Bapphar (Badan Pusat Penguasa Perusahaan Farmasi Belanda ). Berdasarkan Undang-undang No. 19/Prp/tahun 1960 tentang Perusahaan Negara (PN) dan PP No.69 tahun 1961, Departemen Kesehatan Republik Indonesia mengganti Bapphar menjadi Badan Pimpinan Umum (BPU) Farmasi Negara dan membentuk beberapa PN Farmasi, yaitu PN Farmasi dan alat kesehatan Radja Farma (Jakarta), PN Farmasi dan alat kesehatan Nurani Farma (Jakarta), PN Farmasi dan alat kesehatan Nakula Farma (Jakarta), PN Bio Farma, PN Farmasi dan alat kesehatan Bhineka Kina Farma (Bandung) dan PNF Sari Husada (Yogyakarta), dan PN Farmasi dan alat kesehatan Kasa Husada (Surabaya). Pada tahun 1967 sesuai dengan Instruksi Presiden No. 17 yang dituangkan dalam Peraturan Pemerintah No. 3 tahun 1969, bahwa PNF Nurani Farma, PNF Bio Farma, PNF Radja Farma, PN Sari Husada, PN Bhineka Kina Farma, dan PNF Nakula Farma dilebur menjadi PN Farmasi dan Alat Kesehatan Bhineka Kimia Farma. 33

43 34 Pada tanggal 16 Agustus 1971, Perusahaan Negara Farmasi Kimia Farma mengalami peralihan bentuk hukum menjadi Badan Usaha Milik Negara dengan status sebagai Perseroan Terbatas, sehingga selanjutnya disebut PT Kimia Farma (Persero). Berdasarkan Surat Menteri Negara Penanaman Modal dan Pembinaan BUMN No. S-59/M-PM. BUMN/2000 tanggal 7 Maret 2000, PT. Kimia Farma diprivatisasi. Sejak tanggal 4 Juli 2000, PT. Kimia Farma resmi terdaftar di Bursa Efek Jakarta (BEJ) sebagai perusahaan publik dengan nama PT Kimia Farma (Persero) Tbk. Untuk dapat mengelola perusahaan lebih terarah dan berkembang dengan cepat, maka pada tanggal 4 januari 2002 Direksi PT. Kimia Farma (Persero) Tbk mendirikan 2 (dua) anak perusahaannya yaitu PT. Kimia Farma Apotek yang bergerak dibidang ritel farmasi dan PT. Kimia Farma Trading & Distribution. PT. Kimia Farma Apotek sampai saat ini telah memiliki 34 bisnis manajer dan 394 apotek yang tersebar di seluruh Indonesia. Sedangkan PT. Kimia Farma Trading & Distribution saat ini memiliki 3 wilayah pasar (Sumatra, DKI & Jawa Tengah, dan Jawa Timur & Indonesia Wilayah Timur), dan 43 kantor cabang yang tersebar diseluruh wilayah Indonesia Visi dan Misi Visi Komitmen pada peningkatan kualitas kehidupan, kesehatan dan lingkungan Misi 1. Mengembangkan industri kimia dan farmasi dengan melakukan penelitian dan pengembangan produk yang inovatif. 2. Mengembangkan bisnis pelayanan kesehatan terpadu (health care provider) yang berbasis jaringan distribusi dan jaringan apotek. 3. Meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia dan mengembangkan sistem informasi perusahaan

44 PT. Kimia Farma Apotek PT Kimia Farma Apotek merupakan anak perusahaan yang dibentuk oleh PT Kimia Farma Tbk., untuk mengelola apotek-apotek milik perusahaan yang ada. PT. Kimia Farma Apotek yang dahulu terkoordinasi dalam Unit Apotek Daerah (UAD) sejak bulan Juli tahun 2004 dibuat dalam orientasi Bisnis Manajer (BM) dan Apotek Pelayanan sebagai hasil restrukturisasi organisasi yang dilakukan. Manajemen PT. Kimia Farma Apotek melakukan perubahan struktur (restrukturisasi) organisasi dan sistem pengelolaan SDM dengan pendekatan efisiensi, produktifitas, kompetensi dan komitmen dalam rangka mengantisipasi perubahan yang ada. Dalam upaya meningkatkan kontribusi penjualan untuk memperbesar penjualan maka PT Kimia Farma Apotek hingga tahun 2012 telah mengelola sebanyak 394 apotek yang tersebar diseluruh tanah air yang memimpin pasar dibidang perapotekan dengan penguasaan pasar sebesar 19 % dari total penjualan apotek dari seluruh Indonesia. Penambahan jumlah apotek yang terus dikembangkan merupakan bagian dari strategi perusahaan dalam memanfaatkan momentum pasar bebas, dimana pihak yang memiliki jaringan luas seperti Kimia Farma akan diuntungkan. Apotek Kimia Farma melayani beberapa jenis pelayanan, yaitu penjualan langsung, pelayanan resep dokter, penyediaan, pelayanan praktek dokter, optik, dan pelayanan swalayan farmasi, serta pusat pelayanan informasi obat. Salah satu perubahan yang dilakukan adalah dengan mengubah persepsi dan citra lama tentang Kimia Farma. Dengan konsep baru bahwa setiap apotek Kimia Farma bukan lagi terbatas sebagai gerai untuk jual obat, tetapi menjadi pusat pelayanan kesehatan yang didukung oleh berbagai aktivitas penunjang seperti laboratorium klinik, optik, praktek dokter, dan gerai untuk obat-obatan tradisional Indonesia. Perubahan yang dilakukan secara fisik antara lain dengan memperbaharui penampilan eksterior dan interior dari Apotek Kimia Farma yang tersebar di seluruh Indonesia. Bersamaan itu diciptakan pula budaya baru di lingkungan setiap apotek untuk lebih berorientasi kepada pelayanan konsumen, dimana setiap Apotek Kimia Farma haruslah mampu memberikan servis yang

45 36 baik, penyediaan obat yang baik dan lengkap, berikut pelayanan yang cepat dan terasa nyaman. Pada saat ini, unit Bisnis Manajer (BM) dan Apotek Pelayanan, merupakan garda terdepan dari PT. Kimia Farma Apotek dalam melayani kebutuhan obat kepada masyarakat. Unit BM membawahi beberapa Apotek Pelayanan yang berada dalam suatu wilayah tertentu, dengan tugas menangani administrasi permintaan barang dari apotek pelayanan yang berada di bawahnya, administrasi pembelian/ pemesanan barang, administrasi piutang dagang, administrasi hutang dagang dan administrasi perpajakan. Fokus dari Apotek Pelayanan adalah pelayanan perbekalan farmasi dan informasi obat pasien, sehingga layanan apotek yang berkualitas dan berdaya saing mendukung dalam pencapaian laba melalui penjualan setinggi-tingginya Logo PT. Kimia Farma Apotek Logo PT. Kimia Farma Apotek sama dengan PT. Kimia Farma (Persero) Tbk, yaitu matahari dengan jenis huruf italic seperti dapat dilihat pada Gambar 3.1. Gambar 3.1. Logo PT. Kimia Farma Apotek Pengertian Maksud dari simbol matahari tersebut adalah: a. Paradigma baru Matahari terbit adalah tanda memasuki babak baru kehidupan yang lebih baik b. Optimis Matahari memiliki cahaya sebagai sumber energi, cahaya tersebut adalah penggambaran optimisme Kimia Farma dalam menjalankan bisnisnya. c. Komitmen Matahari selalu terbit dari timur dan tenggelam dari arah barat secara teratur dan terus menerus memiliki makna adanya komitmen dan konsistensi dalam

46 37 menjalankan segala tugas yang diemban oleh Kimia Farma dalam bidang farmasi dan kesehatan. d. Sumber energi Matahari sumber energi bagi kehidupan dan Kimia Farma baru memposisikan dirinya sebagai sumber energi bagi kesehatan masyarakat. e. Semangat yang abadi Warna orange berarti semangat, warna biru berarti keabadian. Harmonisasi antara kedua warna tersebut menjadi satu makna yaitu semangat yang abadi Jenis huruf Dirancang khusus untuk kebutuhan Kimia Farma disesuaikan dengan nilai dan citra yang telah menjadi energi bagi Kimia Farma, karena prinsip sebuah identitas harus berbeda dengan identitas yang telah ada Sifat huruf a. Kokoh Memperlihatkan Kimia Farma sebagai perusahaan terbesar dalam bidang farmasi yang memiliki bisnis hulu hilir dan merupakan perusahaan farmasi pertama yang dimiliki Indonesia. b. Dinamis Dengan jenis huruf italic, memperlihatkan kedinamisan dan optimisme c. Bersahabat Dengan jenis huruf kecil dan lengkung, memperlihatkan keramahan Kimia Farma dalam melayani konsumennya dalam konsep apotek jaringan. Konsep apotek jaringan sendiri telah dicanangkan pada tahun 1998 yang artinya sudah kurang lebih 14 tahun kebijakan itu diberlakukan untuk menjadikan beberapa apotek bergabung ke dalam grup yang pada akhirnya diharapkan menjadi suatu jaringan apotek yang kuat Struktur Organisasi PT. Kimia Farma Apotek PT Kimia Farma Apotek dikepalai oleh seorang Direktur Utama yang membawahi dua direktur yaitu Direktur Operasional dan Direktur Pengembangan, serta membawahi langsung tiga manajer yaitu Manajer SDM dan Umum, Manajer Keuangan dan Akuntansi, serta Manajer IT. Direktur Operasional sendiri

47 38 membawahi tiga manajer, yaitu Manajer Operasional, Manajer Layanan dan Logistik, dan Manajer Bisnis, sedangkan Direktur Pengembangan membawahi Manajer Pengembangan Pasar. Terdapat dua jenis apotek Kimia Farma, yaitu Apotek Administrator yang sekarang disebut Bisnis Manajer (BM) dan Apotek Pelayanan. Bisnis Manajer membawahi beberapa Apotek Pelayanan yang berada dalam suatu wilayah. Bisnis Manajer bertugas menangani pembelian, penyimpanan barang dan administrasi apotek pelayanan yang berada dibawahnya. Dengan adanya konsep BM diharapkan pengelolaan aset dan keuangan dari apotek dalam satu area menjadi lebih efektif dan efisien, demikian juga kemudahan dalam pengambilan keputusan-keputusan yang menyangkut antisipasi dan penyelesaian masalah. Secara umum keuntungan yang diperoleh melalui konsep BM adalah koordinasi modal kerja menjadi lebih mudah, apotek pelayanan akan lebih fokus pada kualitas pelayanan sehingga mutu pelayanan akan meningkat yang diharapkan akan berdampak pada peningkatan penjualan, merasionalkan jumlah SDM terutama tenaga administrasi yang diharapkan berimbas pada efisiensi biaya administrasi, serta meningkatkan penawaran dengan pemasok untuk memperoleh sumber barang dagangan yang lebih murah. Saat ini terdapat 34 Bisnis Unit yang membawahi 394 Apotek Kimia Farma di seluruh Indonesia. Tiap-tiap Bisnis Manajer membawahi sejumlah Apotek pelayanan yang berada di wilayah usahanya. Untuk Unit Bisnis Jabodetabek terdapat lima Bisnis Manajer (BM) yaitu: 1. BM Jaya I, membawahi wilayah Jakarta Selatan dan Jakarta Barat dengan BM di Apotek Kimia Farma No. 42, Kebayoran Baru, Jakarta Selatan 2. BM Jaya II, membawahi wilayah Jakarta Timur, Jakarta Pusat, Jakarta Utara, dan Bekasi dengan BM di Apotek Kimia Farma No. 48, Matraman. 3. BM Bogor, membawahi wilayah Bogor, Depok, dan Sukabumi dengan BM di Apotek Kimia Farma No. 7, Bogor. 4. BM Tangerang, membawahi wilayah Provinsi Banten dengan BM di Apotek Kimia Farma No. 78, Tangerang. 5. BM Rumah Sakit di Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo.

48 39 Tiap-tiap Bisnis Manajer secara struktur organisasi langsung membawahi para manajer apotek pelayanan. Selain itu Bisnis Manajer juga membawahi supervisor akuntasi dan keuangan serta supervisor inventory. Masing-masing dari bagian tersebut terdiri dari fungsi-fungsi yang menjalankan perannya masingmasing. 3.3 Bisnis Manajer Jaya I Bisnis Manajer Jaya I membawahi 14 (empat belas) apotek pelayanan di wilayah Jakarta Selatan (Apotek Kimia Farma Radio Dalam, Apotek Kimia Farma Pasar Minggu, Apotek Kimia Farma St. Hasanudin Kebayoran Baru, Apotek Kimia Farma Bintaro Jaya, Apotek Kimia Farma Kemang Utara, Apotek Kimia Farma Wolter Monginsidi, dan Apotek Kimia Farma Situgintung), di wilayah Jakarta Barat (Apotek Kimia Farma Kebayoran Lama, Apotek Kimia Farma D. Tondano Pejompongan, Apotek Kimia Farma S. Parman, Apotek Kimia Farma K.S. Tubun, Apotek Kimia Farma Pos Pengumben, Apotek Kimia Farma Tanjung Duren), dan di wilayah Depok (Apotek Kimia Farma Margonda Raya). Bisnis Manajer Jaya I tersebut bertempat di Apotek Kimia Farma No.42, di Jalan St. Hasanudin No.1 Kebayoran Baru, Jakarta Selatan. Bisnis Manajer bertanggung jawab terhadap kegiatan pengadaan dan administrasi atau ketatausahaan dari apotek-apotek pelayanan yang berada di bawah pengelolaannya. Struktur organisasi Bisnis Manajer terdiri dari seorang Manajer Bisnis yang membawahi supervisor pelayanan dan supervisor administrasi dan keuangan. Tugas dan fungsi dari masing-masing bagian yang ada dalam Bisnis manajer adalah sebagai berikut Manajer Bisnis 1. Memimpin bisnis apotek di daerahnya yang menjadi tanggung jawabnya untuk mencapai kinerja (hasil usaha) secara efektif dan efisien, sesuai dengan sasaran dan kebijakan yang digariskan Direksi PT. Kimia Farma Apotek. 2. Mengkoordinir, merencanakan, membina, serta mengendalikan pengelolaan apotek pelayanan dalam groupnya, untuk mencapai kinerja masing-masing apotek, secara efektif dan efisien.

49 40 3. Melaksanakan pengembangan usaha di daerahnya berkoordinasi dengan manajer pelayanan dan pengembangan usaha Bagian Pengadaan/ Pembelian Dipimpin oleh supervisor pengadaan yang bertanggung jawab langsung pada Bisnis Manajer. Dalam melaksanakan tugasnya, bagian pembelian haruslah merencanakan semua perbekalan farmasi yang akan dibeli secara cermat dan sesuai dengan kebutuhan apotek-apotek pelayanan yang berada di bawah pengelolaannya Tugas dan Fungsi Bagian Pembelian 1. Mendata kebutuhan barang berdasarkan Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA) yang dibuat oleh masing-masing apotek pelayanan dan mengelompokkan berdasarkan distributornya. 2. Merencanakan dan membuat surat pesanan barang ke distributor yang bersangkutan sesuai dengan BPBA yang diajukan oleh apotek pelayanan. 3. Memilih distributor yang telah memiliki izin dari Kementerian Kesehatan, serta memperhatikan mutu barang, pelayanan tepat waktu, harga bersaing dan pembayaran lunak. 4. Menentukan dan melakukan negosiasi harga beli barang dan masa pembayaran dengan distributor. 5. Memeriksa kembali harga dan diskon yang telah disepakati dengan distributor. 6. Mengkonfirmasikan kembali ke distributor apabila barang yang dipesan belum datang Tanggung Jawab Bagian Pembelian 1. Menentukan keputusan pembelian terhadap permintaan BPBA yang diajukan oleh Apotek Pelayanan, dengan memperhatikan anggaran, harga barang dan jenis barang yang diminta (fast moving/ slow moving). 2. Bertanggung jawab terhadap perolehan harga beli. 3. Bertanggung jawab terhadap kelengkapan barang.

50 Bagian Keuangan Bagian keuangan dijalankan oleh petugas kasir besar yang bertanggung jawab kepada Bisnis Manajer Tugas kasir besar 1. Menyiapkan uang kecil untuk diserahkan ke kasir kecil. 2. Menerima setoran penjualan tunai berdasarkan bukti setoran kasir dari Apotek Pelayanan. 3. Menerima hasil penagihan piutang dagang berupa uang tunai, cek atau giro dari bagian penagihan. 4. Mengeluarkan uang untuk keperluan rutin dengan sepengetahuan/ perintah unit BM seperti: uang transpor, gaji pegawai, pembayaran hutang dagang yang telah jatuh tempo, dan lain-lain. 5. Membuat laporan mingguan saldo kas/ bank Tanggung jawab kasir besar 1. Menerima dan mengeluarkan uang (surat berharga) sesuai dengan bukti-bukti dokumen yang sah dan disetujui oleh APA. 2. Menjaga dan memelihara keamanan dari risiko kehilangan dan kerusakan uang (surat berharga). 3. Bertanggung jawab terhadap keuangan perusahaan Bagian Administrasi/ Ketatausahaan Fungsi bagian administrasi/ ketatausahaan adalah sebagai pelaksana pembuatan laporan akuntansi keuangan dan sebagai pengawas kesesuaian proses pelaksanaan pengumpulan data, pencatatan, penyajian laporan dan pengarsipan data dari seluruh fungsi kegiatan yang ada di apotek terhadap sistem yang berlaku di apotek. Bagian ini dipimpin oleh seorang supervisor administrasi dan keuangan yang bertanggung jawab kepada Bisnis Manajer. Supervisor administrasi dan keuangan bertugas mengkoordinir semua kegiatan administrasi di apotek yang ada dibawahnya, meliputi administrasi hutang dagang, administrasi piutang dagang, administrasi kas bank, administrasi pajak, administrasi inkaso, dan administrasi umum.

51 Administrasi hutang dagang Bagian ini melaksanakan semua kegiatan administrasi pembelian barang di apotek, yaitu: 1. Mencatat seluruh faktur pembelian di kartu hutang masing-masing distributor sebagai hutang dagang. 2. Menerima kontrabon dari distributor (faktur asli, pajak, dan surat pesanan) dan membuat tanda terima faktur untuk distributor seminggu sebelum jatuh tempo pembayaran. 3. Mencocokkan salinan faktur dengan yang asli dan menyimpannya sampai jatuh tempo. 4. Menyerahkan struk hutang dagang ke bagian keuangan untuk dibuatkan bukti pengeluaran kas. 5. Melengkapi berkas-berkas seperti faktur asli, salinan faktur, SP barang, dan bukti pengeluaran kas untuk diserahkan ke kasir besar. 6. Membuat laporan hutang dagang 7. Membuat laporan saldo mutasi hutang dagang Administrasi piutang dagang Bagian ini melaksanakan semua kegiatan administrasi penjualan kredit di apotek, kegiatannya meliputi: 1. Mengumpulkan faktur-faktur resep kredit setiap hari disertai faktur penjualan, copy resep dan kuitansi dan mengelompokkannya berdasarkan masing-masing debitur. 2. Membuat rekap tagihan perbulan untuk masing-masing debitur. 3. Membuat kuitansi penagihan perbulan untuk masing-masing debitur (dibuat 5 rangkap yaitu 1 untuk bagian administrsi Inkaso, 1 lembar untuk bagian administrasi piutang dagang dan 3 lembar untuk ditagihkan kepada debitur). 4. Mencocokkan resep/ faktur penjualan kredit dengan data yang ada di komputer. 5. Mencatat piutang dagang dalam kartu piutang dagang. 6. Membuat laporan piutang dagang setiap bulan.

52 Administrasi Pajak Bagian administrasi pajak bertugas untuk mengurus seluruh administrasi pajak yang ada di wilayah Bisnis Manajer Jaya I, meliputi pembuatan laporan pajak setiap bulan untuk PPN (Pajak Pertambahan Nilai) dan laporan pajak setiap bulan untuk PPH Administrasi Inkaso Kegiatan bagian administrasi inkaso meliputi: 1. Bertanggung jawab menyimpan dan menerbitkan alat-alat tagih (dibuat oleh bagian administrasi piutang dagang) yang terdiri dari rekap tagihan, kuitansi penagihan dan bukti fotokopi resep kredit. 2. Setiap bulan, menerbitkan tagihan ke masing-masing debitur, kemudian dibuat tanda terima kuitansi dari debitur. 3. Tanda terima kuitansi kemudian disimpan di map tunggu sampai jatuh tempo pelunasan piutang tiba. 4. Setelah jatuh tempo, tanda terima kuitansi ditagihkan ke debitur oleh bagian penagihan untuk dilunasi oleh debitur, hasil pelunasan diserahkan ke bagian kasir besar. 5. Setelah dilunasi, bagian administrasi inkaso akan menerbitkan nota inkaso sebagi bukti pelunasan piutang. 6. Setiap bulan dilakukan stok kuitansi untuk melihat apakah terdapat debitur yang belum melunasi piutangnya Administrasi Kas Bank Bagian ini bertugas untuk mencatat seluruh penerimaan dan pengeluaran melalui kas atau bank. Kegiatannya adalah membuat laporan saldo kas/ bank berdasarkan dokumen penjualan tunai dan penerimaan piutang, pembayaran hutang dan dokumen biaya variabel dan biaya tetap Administrasi Umum a. Umum Bertugas menyiapkan bahan-bahan rapat, melakukan kegiatan surat menyurat, serta bertanggung jawab terhadap seluruh barang inventaris perusahaan.

53 44 b. SDM/ Kepegawaian Bertugas membuat daftar gaji pegawai, IP (Iuran Pensiun), ISP (Iuran Sosial Pensiun), Iuran Jamsostek, mengajukan kenaikan pangkat dan membuat surat usulan kenaikan pangkat bagi pegawai. c. IT (teknologi informasi) bertanggung jawab atas kelancaran sistem yang digunakan di Bisnis Manajer Jaya I baik software maupun hardware. 3.4 Apotek Kimia Farma No. 55, Kebayoran Lama Lokasi Apotek Apotek Kimia Farma No. 55 merupakan salah satu apotek pelayanan dari PT. Kimia Farma Apotek yang terletak di Jalan Kebayoran Lama No. 50, Jakarta Barat. Apotek ini termasuk dalam unit administrasi Bisnis Manajer Jaya I (BM Jaya I). Peta lokasi Apotek Kimia Farma No.55 dapat dilihat pada Lampiran 8. Lokasi merupakan salah satu unsur penting yang harus diperhatikan dalam pembuatan apotek. Apotek sebaiknya terletak pada daerah yang strategis dan terjangkau oleh akses transportasi yang mudah. Apotek Kimia Farma No. 55 memiliki lokasi yang strategis dan mudah dijangkau karena terletak di tepi jalan raya yang dilalui kendaraan dua arah, banyak dilalui oleh angkutan umum, berdekatan dengan pemukiman penduduk, bank, klinik praktik dokter, laboratorium klinik, pusat perbelanjaan, bengkel, sekolah, dan rumah makan. Apotek Kimia Farma No. 55 terletak tepat di sisi perputaran jalan sehingga memudahkan kendaraan untuk berputar arah dan singgah di apotek. Selain itu, di apotek ini terdapat 7 (tujuh) praktik dokter yaitu praktik dokter umum, dokter spesialis anak, dokter spesialis THT, dokter spesialis mata, dokter spesialis kandungan, dokter spesialis kecantikan, dan dokter spesialis penyakit dalam (internis) Tata Ruang Apotek Tata ruang merupakan unsur penting selain lokasi yang harus diperhatikan dalam pembuatan apotek. Apotek Kimia Farma No. 55 mempunyai penataan ruangan yang sedemikian rupa untuk memberikan kemudahan dan kenyamanan bagi pelanggan dan karyawan apotek. Apotek Kimia Farma No. 55 memiliki area

54 45 parkir yang cukup luas. Bangunan apotek terdiri dari dua lantai, yaitu lantai dasar yang digunakan untuk pelaksanaan teknis dan non teknis kefarmasian, termasuk tersedia ruangan praktik dokter. Lantai dua merupakan ruangan Apoteker Pengelola Apotek (APA). Namun, ruangan di lantai dua tersebut tidak terlalu berfungsi secara maksimal sehingga kemungkinan akan dialihfungsikan untuk kebutuhan lain. Denah Apotek Kimia Farma No.55 ditampilkan pada Lampiran 9. Adapun pembagian ruang yang terdapat di dalam apotek antara lain: Swalayan Farmasi Swalayan farmasi berada di dekat ruang tunggu, ditata serapi dan semenarik mungkin sehingga pasien tertarik untuk melihat-lihat produk atau bahkan membeli barang-barang yang disajikan (obat-obat OTC, perbekalan kesehatan rumah tangga seperti alat-alat mandi, kosmetik, sediaan herbal, perlengkapan bayi, alat kesehatan, susu, suplemen makanan, dan minuman dalam kemasan). Produk-produk yang diletakkan di swalayan farmasi dikelompokkan berdasarkan kegunaan produk tersebut, misalnya obat batuk, obat penurun demam, vitamin, suplemen makanan, kosmetika, alat kesehatan, sediaan untuk mulut dan gigi, dan lain-lain. Selanjutnya, produk dari masing-masing kelompok disusun menurut abjad atau diatur sedemikian rupa dengan gradasi warna tertentu agar tampak menarik Ruang Tunggu Ruang tunggu terdapat pada bagian depan, dilengkapi dengan tempat duduk yang cukup banyak, pendingin ruangan, dan televisi sehingga dapat memberikan kenyamanan bagi pasien yang menunggu resep. Ruang tunggu untuk praktik dokter juga dilengkapi dengan fasilitas bermain untuk anak-anak karena di Apotek Kimia Farma No. 55 terdapat praktik dokter spesialis anak Loket Loket merupakan pembatas antara ruang tunggu dengan ruang penyiapan obat, fungsi utamanya adalah sebagai tempat penerimaan resep, pembayaran (kasir), dan penyerahan obat. Di samping itu, pada loket juga terdapat komputer server yang digunakan untuk kepentingan administrasi apotek dan loket untuk pelayanan informasi obat.

55 Ruang Penyiapan Resep, Ruang Peracikan, dan Rak Obat Ruang penyiapan resep obat jadi dapat dilihat secara langsung oleh pasien, tujuannya supaya pasien dapat secara langsung melihat pengerjaan resep dan dapat mengerti bahwa pengerjaan suatu resep racikan membutuhkan waktu. Pada ruang penyiapan resep terdapat meja segi empat yang digunakan untuk membaca resep, menuliskan etiket, menulis kuitansi maupun copy resep, dan pemeriksaan obat beserta etiket. Bagian bawah meja digunakan untuk meletakkan obat-obat ethical yang berbentuk semi solid seperti salep dan krim, serta suplemen berbentuk tablet effervescent. Di ruang penyiapan resep juga terdapat meja peracikan, rak-rak obat ethical, lemari es, dan lemari narkotika yang menempel pada dinding sebelah atas dan terkunci. Meja peracikan digunakan untuk penggerusan dan pencampuran obat-obat pulvis, kapsul racikan, salep, krim, dan sirup. Di sini terdapat alat-alat yang dibutuhkan dalam proses peracikan, antara lain lumpang dan alu, gelas ukur, timbangan dan anak timbangan, spatel logam, blender, ayakan, alat perekat bungkus pulvis, dan lain-lain. Kertas pembungkus pulvis yang digunakan di Apotek Kimia Farma dapat dilihat pada Lampiran 22. Pada bagian bawah meja peracikan terdapat rak dan laci yang berisi bahan-bahan yang sering digunakan dalam peracikan obat. Di samping kiri meja peracikan terdapat wastafel sehingga memudahkan karyawan apotek untuk mencuci tangan sebelum dan sesudah menyiapkan obat-obat, terutama untuk obat racikan. Di samping kanan meja peracikan terdapat lemari narkotika yang menempel pada dinding sebelah atas dan terdapat lemari es di bawah lemari narkotika tersebut. Lemari es digunakan untuk menyimpan sediaan-sediaan yang membutuhkan suhu penyimpanan antara 2 8 C, antara lain suppositoria, tablet vaginal, ovula, dan sebagainya. Lemari narkotika terbuat dari kayu dengan ukuran 40x80x100 cm dan terdiri dari dua pintu menyamping. Masing-masing bagian lemari memiliki pintu rangkap dua. Masing-masing pintu memiliki kunci yang berbeda. Dalam lemari tersebut terdapat sediaan narkotika, seperti tablet codein, sirup codein, dan tablet yang mengandung morfin. Rak-rak penyimpanan obat ethical dipisahkan sesuai dengan indikasi farmakologis, disusun secara alfabetis, dan dipisahkan sesuai dengan bentuk dan

56 47 kekuatan sediaan. Di ruangan ini juga terdapat rak khusus obat generik, obat ASKES, dan obat dari Kimia Farma. Sediaan psikotropika diletakkan pada rak tersendiri dan disusun secara alfabetis Ruang Apoteker Pengelola Apotek (APA) Ruangan ini merupakan tempat Apoteker Pengelola Apotek melakukan tugasnya, baik tugas administratif maupun manajerial. Ruangan APA terletak pada lantai dua bangunan apotek, tetapi ruangan tersebut tidak berfungsi secara maksimal Ruang Praktik Dokter Ruang praktik dokter terletak pada bagian belakang bangunan apotek. Ruang praktik dokter spesialis kandungan berada paling dekat dengan ruang tunggu apotek. Ruang praktik dokter lainnya, yaitu ruang praktik dokter umum, dokter spesialis anak, dokter spesialis kecantikan, dokter spesialis mata, dokter spesialis THT, dokter spesialis kandungan, dan dokter spesialis penyakit dalam terletak melingkar dengan ruang tunggu pada bagian tengahnya. Di ruang tunggu tersebut terdapat fasilitas bermain untuk anak-anak Gudang Gudang digunakan sebagai tempat penyimpanan obat yang berasal dari gudang Bisnis Manajer Jaya I, Kebayoran Baru. Ruang gudang apotek terdapat di antara ruang praktik dokter dan laboratorium klinik Ruang Penunjang Ruang penunjang terdiri dari ruang tempat ibadah, dapur, toilet karyawan, dan toilet pengunjung Ruang Laboratorium Klinik Apotek Kimia Farma No. 55, Kebayoran Lama dilengkapi dengan fasilitas laboratorium klinik yang dapat melayani pemeriksaan klinik untuk pasien, seperti pemeriksaan darah, pemeriksaan gula darah, pemeriksaan kolesterol, pemeriksaan urin, dan lain-lain. Ruang laboratorium klinik terletak di sisi kanan ruang tunggu apotek.

57 Struktur Organisasi Struktur organisasi yang baik, serta pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang jelas diperlukan agar kegiatan apotek dapat berjalan dengan lancar sehingga memudahkan pengawasan. Apotek Kimia Farma No. 55 dipimpin oleh seorang apoteker sebagai Apoteker Pengelola Apotek (APA) yang bertanggung jawab terhadap keseluruhan kegiatan apotek. APA dibantu oleh dua orang apoteker pendamping, beberapa asisten apoteker, beberapa juru resep, dan karyawan apotek lain. Masing-masing Apoteker Pendamping dan Asisten Apoteker bertanggung jawab pada rak-rak obat tertentu dalam rangka perencanaan persediaan obat di apotek. Sumber daya manusia yang terdapat di Apotek Kimia Farma No. 55 berjumlah 16 orang yang terdiri dari: a. Apoteker Pengelola Apotek b. Dua orang Apoteker Pendamping c. Asisten Apoteker d. Juru Resep e. Kasir f. Petugas kebersihan dan keamanan Selain sumber daya manusia yang telah disebutkan di atas, terdapat 6 orang SPG (sales promotion girls) yang bertugas membantu penjualan obat pada swalayan farmasi Tugas dan Tanggung Jawab Tenaga Kerja Apotek Pembagian tugas dilakukan berdasarkan tanggung jawab yang disesuaikan dengan keahlian dan kemampuan masing-masing tenaga kerja apotek. Untuk dapat memberikan pelayanan yang baik dan terarah, diperlukan pembagian tugas dan tanggung jawab yang jelas untuk setiap karyawan apotek. Personalia di apotek terdiri dari: Apoteker Pengelola Apotek (APA) Apoteker Pengelola Apotek (APA) adalah Manajer Apotek Pelayanan (MAP) yang memimpin sebuah apotek. Jabatan tersebut dipegang oleh seorang apoteker yang telah mengucapkan sumpah apoteker, mempunyai Surat Izin

58 49 Praktek Apoteker (SIPA), dan Surat Izin Apotek (SIA). Seorang APA memiliki wewenang dalam perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan operasional apotek. Tugas dan tanggung jawab utama Apoteker Pengelola Apotek adalah sebagai berikut: 1. Memimpin seluruh kegiatan di apotek sesuai dengan ketentuan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku 2. Membuat laporan pertanggungjawaban keuangan mengenai perkembangan apotek kepada Manajer Unit Bisnis Jaya I secara berkala 3. Membuat rencana, kebijakan, dan strategi apotek, termasuk program kerja dan anggaran belanja 4. Mengawasi dan berusaha meningkatkan pelayanan resep, mutu obat yang dijual, dan pelaksanaan administrasi di apotek 5. Mengusahakan agar apotek yang dipimpinnya dapat memberi hasil yang optimal dengan mutu yang baik 6. Memberikan tambahan pengetahuan dan pelatihan kepada karyawan apotek dalam rangka meningkatkan kemampuan dan wawasan karyawan 7. Mengkoordinasikan pelaksanaan fungsi profesi kefarmasian di apotek dengan memberikan bimbingan bagi seluruh sumber daya sesuai dengan profesinya, untuk memastikan bahwa Apoteker Pengelola Apotek dapat bekerja mengelola apotek sesuai dengan profesinya sebagai Apoteker 8. Mengelola dan mengawasi kegiatan operasional pelayanan farmasi di apotek untuk memastikan pencapaian kinerja apotek dalam hal pelayanan (tidak ada kesalahan obat dan keluhan pelanggan) 9. Memberikan pengarahan dan mengidentifikasi potensi seluruh Sumber Daya Manusia (SDM) dalam kegiatan operasional apotek pelayanan di bawah tanggung jawabnya untuk memastikan seluruh karyawan dapat bekerja secara optimal sesuai dengan potensi dan tugasnya masing-masing sehingga target apotek pelayanan dapat tercapai 10. Melakukan dan mengawasi pelaksanaan pemberian layanan swamedikasi sesuai dengan profesinya untuk mempertahankan citra baik perusahaan dan loyalitas pelanggan

59 Melakukan validasi penjualan dan stok opname untuk memastikan sistem informasi berjalan dengan baik 12. Melakukan pemesanan narkotika dan psikotropika Apoteker Pendamping Dalam melakukan tugasnya, seorang APA dibantu oleh apoteker pendamping. Apoteker pendamping diberikan wewenang dan tanggung jawab atas pelaksanaan tugas pelayanan kefarmasian selama menggantikan APA yang berhalangan hadir dalam melakukan tugasnya pada jam buka apotek. Berikut adalah tugas dan tanggung jawab apoteker pendamping: 1. Menggantikan peran APA dalam mengawasi secara langsung pelayanan dan teknis farmasi sesuai dengan kapasitas yang telah diberikan 2. Mengadakan pengawasan terhadap pelaksanaan peraturan pada setiap fungsi kegiatan di apotek, seperti pengelolaan resep yang dilayani terutama narkotika 3. Membantu APA dalam mengatur dan mengawasi administrasi keuangan 4. Memberikan saran demi peningkatan pelayanan apotek 5. Memberikan informasi obat kepada pasien, dokter, dan tenaga kesehatan lainnya Asisten Apoteker Asisten apoteker berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku berhak melakukan pekerjaan kefarmasian. Tugas dan tanggung jawab asisten apoteker, yaitu: 1. Menerima resep dan memeriksa kelengkapan serta keabsahan resep sesuai dengan peraturan kefarmasian 2. Memberikan harga pada setiap resep yang telah diperiksa 3. Menghitung dosis obat, melayani resep obat jadi, dan resep racikan 4. Menyiapkan dan mengemas obat, serta memberikan etiket 5. Memeriksa kebenaran obat yang akan diserahkan kepada pasien, meliputi bentuk sediaan, jumlah obat, dan etiket yang mencantumkan nama pasien dan obat, nomor resep, tanggal resep, dan cara pemakaian obat

60 51 6. Memberikan informasi tentang obat yang diserahkan, meliputi informasi tentang cara penggunaan obat, aturan pakai, indikasi, kontra indikasi, dan cara penyimpanan obat 7. Membuat salinan resep apabila resep hanya diambil sebagian atau atas permintaan pasien untuk dokumentasi kesehatannya 8. Bertanggung jawab terhadap mutu obat dan pelayanan di apotek 9. Mengawasi dan bertanggung jawab terhadap pengadaan barang, meliputi mencatat masuk dan keluarnya obat, menyusun serta menyimpan obat dan perbekalan farmasi lainnya sesuai ketentuan yang berlaku di apotek 10. Mengisi Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA) yang dilakukan sekali dalam seminggu untuk diserahkan kepada Manajer Bisnis Jaya I Juru Resep Tugas dan tanggung jawab juru resep, antara lain: 1. Membantu asisten apoteker dalam pengambilan dan pengerjaan resep racikan yang telah disiapkan oleh asisten apoteker sesuai dengan sediaan yang diminta 2. Membuat obat-obat produksi sendiri sesuai buku standar atas petunjuk atau di bawah pengawasan asisten apoteker atau apoteker, seperti pembuatan larutan hidrogen peroksida 3% dan larutan karbogliserin 3. Bertanggung jawab atas keamanan obat/barang yang ada di ruang racik 4. Memelihara kebersihan peralatan dan ruang di apotek, terutama ruang peracikan Kasir Tugas dan tanggung jawab seorang kasir di apotek yaitu: 1. Menerima pembayaran tunai kegiatan penjualan apotek serta menyimpan hasil tersebut untuk selanjutnya diserahkan ke Manajer Bisnis Jaya I setelah disetujui oleh Apoteker Pengelola Apotek 2. Membantu dalam menghargai resep apabila apotek dalam keadaan ramai dengan persetujuan apoteker pendamping atau asisten apoteker 3. Membuat laporan ikhtisar penjualan harian (LIPH) mengenai seluruh transaksi penjualan

61 52 4. Memelihara dan menjaga keamanan dari risiko kehilangan dan kerusakan uang 5. Memeriksa kesiapan mesin penjualan, roll struk, tinta, uang receh, dan mesin kartu kredit setiap mulai kerja regu, untuk memastikan bahwa peralatan yang akan digunakan dalam kondisi siap pakai 6. Melakukan komunikasi awal dengan pasien untuk memberikan informasi mengenai resep dokter (nama dan jenis obat, jumlah, dan harga), serta ketersediaan obat, untuk memberikan pelayanan yang maksimal kepada pelanggan 7. Menginformasikan harga resep yang telah disetujui dengan memasukkan data tersebut ke komputer dan menginformasikan jumlah uang yang harus dibayarkan oleh pasien 8. Mencetak dan memberikan struk harga sebagai tanda bukti pembayaran dan pengambilan obat serta menginformasikan waktu penyiapan obat untuk menjamin ketepatan proses pembayaran, pengambilan, dan penyiapan obat 9. Menerima pembayaran dari pasien serta menghitung dan memeriksa keaslian uang yang diterima 10. Memberikan resep yang sudah dibayar pasien ke Asisten Apoteker untuk dilakukan proses selanjutnya 11. Menyusun laporan penjualan sebelum disetorkan ke pemegang kas 12. Menyediakan uang kembalian dalam jumlah yang cukup untuk memastikan kelancaran penjualan di apotek Petugas Swalayan Farmasi Petugas swalayan farmasi bertugas dalam: 1. Memberikan pelayanan kepada pelanggan dalam hal pemberian informasi dan saran mengenai obat dan letak obat di swalayan 2. Melaksanakan kegiatan penataan dan pengelompokkan barang sesuai dengan jenis dan tata letak yang telah ditentukan untuk memudahkan pelanggan dalam mencari barang yang dibutuhkannya

62 53 3. Melakukan pengecekan persediaan barang di swalayan dan pembukuan persediaan barang yang ada berdasarkan abjad ke komputer dan buku stok opname untuk mengetahui tingkat ketersediaan barang 4. Melakukan rekapitulasi penjualan yang terjadi dalam sehari untuk mendukung penyediaan informasi mengenai kinerja penjualan pada hari yang bersangkutan 5. Mempertanggungjawabkan hasil penjualan setiap selesai shift kerja 6. Mencatat daftar persediaan obat bebas pada kartu stok untuk memudahkan pelaksanaan pemesanan barang di swalayan Kegiatan Apotek Kegiatan Apotek Kimia Farma No. 55 dapat dikelompokkan menjadi 2, yaitu di bidang teknis kefarmasian dan non teknis kefarmasian Kegiatan Teknis Kefarmasian Apotek melaksanakan kegiatan teknis kefarmasian yang meliputi pengadaan, penyimpanan, peracikan, penjualan obat dan perbekalan farmasi lainnya, pelayanan informasi obat, serta pengelolaan narkotika dan psikotropika Pengadaan/ Pembelian barang Pengadaan barang dilakukan oleh bagian pembelian (bagian fakturis) dengan persetujuan dan pengawasan APA. Pembelian barang-barang Apotek Kimia Farma No. 55 dilakukan melalui Manajer Bisnis Jaya I (BM Jaya I), kecuali untuk pembelian obat narkotika yang dilakukan langsung ke Pedagang Besar Farmasi (PBF) Kimia Farma. Pengadaan dilakukan dengan cara mengumpulkan data barang-barang yang akan dipesan. Pemesanan barang diprioritaskan berdasarkan sistem pareto dengan meninjau data historis penjualan suatu produk. Permintaan barang dilakukan dengan cara mentransfer Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA) melalui program Sistem Informasi Manajemen dan Keuangan Apotek (SIMKA) yang akan melanjutkan proses pemesanan. Contoh Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA) disajikan pada Lampiran 14. Pemesanan barang ke distributor dilakukan oleh bagian pembelian BM dengan memperhatikan terlebih dahulu mengenai harga yang ditawarkan, besarnya potongan, sistem pembayaran yang

63 54 ringan dengan jangka waktu yang lama, serta pelayanan yang baik, cepat, dan tepat waktu. Prosedur pembelian barang yang dilakukan di Apotek Kimia Farma No. 55 adalah sebagai berikut: 1. Petugas pengadaan di apotek pelayanan memesan barang dengan membuat daftar kebutuhan barang dalam Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA) berdasarkan data dari buku defekta dan daftar penolakan resep. 2. BPBA yang dibuat sekali seminggu setiap hari Senin dikirim ke bagian pembelian Manajer Bisnis Jaya I (BM Jaya I). 3. Pembelian BM Jaya I akan mengirimkan BPBA ke bagian pergudangan untuk melakukan pengecekan ketersediaan barang. Apabila barang yang dipesan tersedia di gudang BM, selanjutnya barang tersebut akan di dropping ke apotek pengirim BPBA. Jika barang tidak tersedia di gudang BM Jaya I, bagian pembelian akan membuat surat pesanan (SP) yang ditandatangani oleh bagian pembelian BM Jaya I untuk kemudian dikirim kepada distributor. Distributor akan mengirimkan barang yang dipesan beserta fakturnya ke masing-masing apotek pelayanan yang memesan barang tersebut. 4. Bagian pembelian membuat Surat Pesanan yang telah ditandatangani oleh BM dan dibuat tiga rangkap. Lembar pertama (putih) diserahkan ke distributor sebagai tanda bukti pemesanan barang. Lembar kedua (merah) diserahkan pada petugas untuk mencocokkan bila barang pesanan datang, yang setelah selesai dapat disimpan sebagai arsip seksi pembelian untuk mengontrol barang yang dipesan. Lembar ketiga diserahkan kepada bagian tata usaha untuk dibukukan ke hutang dagang. 5. Penerima barang di apotek mencocokkan dan memeriksa barang yang diterima dengan faktur dan salinan surat pesanan mengenai jenis, jumlah, spesifikasi, keadaan fisik, dan tanggal kadaluarsa barang yang dipesan. Bila barang yang datang sesuai dengan permintaan maka penanggung jawab pelaksana apotek pelayanan menandatangani, memberi tanggal penerimaan, nomor urut penerimaan barang pada kolom yang tersedia, dan stempel apotek pada faktur asli dan salinan faktur. Jika terdapat ketidaksesuaian antara faktur dengan barang yang diterima atau jika terdapat kecacatan fisik, barang dapat diretur.

64 55 6. Apotek pelayanan memasukkan data pembelian ke komputer sesuai dengan salinan faktur dari PBF (dua rangkap). Rangkap pertama faktur disimpan sebagai arsip dan rangkap kedua diserahkan ke BM untuk keperluan administrasi hutang dagang. Faktur asli dikembalikan kepada distributor untuk penagihan di bagian pembayaran BM Jaya I. Salinan faktur disimpan oleh penanggung jawab apotek. 7. Bila barang dibayar tunai, setelah faktur asli diserahkan ke distributor, maka distributor langsung menagih ke kasir. 8. Petugas pembelian mencocokkan kesesuaian harga pada faktur barang yang dipesan, bila sesuai maka dicatat dalam buku pembelian. 9. Barang yang telah diperiksa tersebut dicatat ke dalam kartu stok dan data penerimaan barang dimasukkan ke dalam program komputer, kemudian hasilnya dicetak untuk diserahkan ke BM Jaya I sebagai bukti penerimaan barang. Apotek pelayanan dapat melakukan pembelian mendesak ke apotek lain jika obat atau perbekalan farmasi lainnya dibutuhkan segera tetapi tidak ada persediaan. Akan tetapi hal ini tetap harus dilaporkan ke bagian pembelian di BM. Contoh form dropping antar apotek Kimia Farma dapat dilihat pada Lampiran 15. Khusus untuk pengadaan narkotika, pengadaan dilakukan oleh masing-masing apotek pelayanan melalui surat pesanan. Surat pesanan tersebut ditujukan kepada PBF Kimia Farma melalui Bisnis Manajer (BM). PBF Kimia Farma kemudian mengirimkan narkotika dan faktur kepada apotek pemesan Penyimpanan Barang Penyimpanan perbekalan farmasi di Apotek Kimia Farma No.55 dibedakan menjadi tiga, yaitu: 1. Penyimpanan barang di ruang peracikan Penyimpanan barang dan perbekalan farmasi di ruang peracikan merupakan penyimpanan obat yang tidak dapat dibeli bebas. Perbekalan farmasi tersebut disusun secara alfabetis dan dikelompokkan sesuai dengan efek farmakologisnya (antibiotik, analgetik, antiinflamasi, obat susunan saraf pusat, obat saluran pencernaan, antialergi, obat kolesterol, hormon, obat saluran

65 56 pernafasan, antidiabetes, obat jantung dan hipertensi, vitamin dan mineral, obat saluran kemih, dan psikotropika). Selain itu, beberapa perbekalan farmasi dikelompokkan berdasarkan bentuk sediaannya (sediaan padat, yaitu tablet dan kapsul; sediaan semi padat, yaitu krim, salep, dan gel; serta sediaan cair, yaitu sirup, suspensi, dan obat tetes). Terdapat juga tempat khusus lemari pendingin untuk menyimpan obat yang harus disimpan pada suhu rendah seperti suppositoria. Di samping itu, terdapat rak penyimpanan obat yang khusus diperuntukkan bagi obat generik, obat asuransi kesehatan (ASKES), dan produk Kimia Farma. Narkotika disimpan secara terpisah dalam suatu lemari berkunci ganda yang menempel pada dinding. Obat-obat yang sering digunakan untuk resep racikan diletakkan pada rak tersendiri. Sistem penyimpanan barang dilakukan berdasarkan sistem FEFO (First Expired First Out) atau FIFO (First In First Out). Setiap pengeluaran dan pemasukan barang dicatat dalam kartu stok yang meliputi tanggal pengisian atau pengambilan barang, nomor dokumen, jumlah barang yang diisi atau diambil, sisa barang, dan paraf petugas yang melakukan pengisian atau pengambilan barang. Kartu stok diletakkan di dalam masing-masing kotak atau wadah tempat obat. 2. Penyimpanan barang di swalayan farmasi Barang-barang yang diletakkan di swalayan farmasi merupakan barangbarang yang dapat dibeli bebas tanpa resep dokter. Produk swalayan farmasi terdiri dari produk Over The Counter (OTC), alat kesehatan, suplemen, dan kosmetika. Produk swalayan farmasi disusun dalam etalase, rak, dan gondola agar mudah dilihat dan tampak menarik oleh konsumen. Produk-produk tersebut disusun berdasarkan kegunaannya, seperti alat kesehatan, vitamin dan suplemen makanan, obat batuk dan pilek, obat demam, obat saluran pencernaan, produk kosmetika, produk keperluan bayi, dan lain-lain. Gudang untuk produk swalayan farmasi diletakkan pada rak khusus dan dikelompokkan berdasarkan bentuk sediaan, yaitu gudang sediaan cair dan padat. 3. Penyimpanan barang di gudang Produk yang disimpan di gudang apotek meliputi produk-produk Kimia Farma dan obat generik. Produk-produk tersebut disusun secara alfabetis untuk mempermudah pencarian barang.

66 Pelayanan Kefarmasian Pelayanan kefarmasian di Apotek Kimia Farma No.55 Kebayoran Lama meliputi pelayanan dengan resep dokter baik tunai maupun kredit, penjualan obat wajib apotek, dan penjualan obat bebas. Alur penerimaan resep secara umum ditunjukkan pada Lampiran 16. Dalam melaksanakan kegiatan pelayanan, Apotek Kimia Farma No.55 Kebayoran Lama buka selama 24 jam dengan tiga regu kerja, yaitu regu pertama mulai pukul WIB, regu kedua pukul , dan regu ketiga pukul Pelayanan dengan resep dokter Pelayanan resep dokter yang dilakukan di Apotek Kimia Farma No. 55 berupa resep tunai dan resep kredit. Resep tunai merupakan resep langsung dari dokter yang pembayarannya dilakukan secara tunai saat obat ditebus dengan alur yang dapat dilihat pada Lampiran 16. Resep kredit merupakan resep yang pembayarannya dilakukan secara kredit oleh instansi atau perusahaan yang mengadakan kerja sama dengan apotek. Resep dokter dibayar tunai merupakan permintaan obat tertulis dari dokter untuk pasien yang dibayar secara tunai oleh pasien yang bersangkutan. Resep yang dibayar melalui bank (dengan kartu kredit) juga termasuk dalam resep tunai karena waktu yang dibutuhkan untuk mencairkan piutang kurang dari 10 hari. Prosedur pelayanan resep tunai adalah sebagai berikut: a. Penerimaan dan pemeriksaan kelengkapan resep oleh bagian penerimaan resep, kemudian dilihat ada atau tidaknya obat dalam persediaan. Kasir akan memberi harga dan menginformasikannya kepada pasien. b. Kasir memasukkan data pasien yang meliputi nama, alamat, dan nomor resep. Pasien diberi nomor urut tunggu untuk mengambil obat (sesuai dengan nomor urut resep). Selanjutnya, resep tersebut diserahkan kepada bagian penyiapan dan peracikan. c. Asisten apoteker mengerjakan resep tersebut dibantu oleh juru resep. Obat disiapkan, diberi etiket, serta dikemas dalam kantong plastik, kemudian kebenaran obat yang diberikan, jumlah, dan etiket diperiksa oleh asisten apoteker atau apoteker.

67 58 d. Apabila pasien memerlukan kuitansi, maka kuitansi dibuat oleh asisten apoteker dan ditulis salinan resep di belakang kuitansi. Contoh kuitansi pembayaran tunai yang digunakan di Apotek Kimia Farma No. 55 dapat dilihat pada Lampiran 17. Salinan resep dibuat bila resep tersebut perlu diulang (iter), ditebus sebagian, obat belum diberikan sebagian karena kekurangan stok barang, atau atas permintaan pasien (kecuali untuk resep narkotika dan psikotropika harus dengan resep asli). Lembar salinan resep yang digunakan di Apotek Kimia Farma No. 55 disajikan pada Lampiran 24. e. Setelah diperiksa, obat diserahkan kepada pasien sesuai dengan nomor resep disertai dengan informasi tentang cara pemakaian dan informasi lain yang diperlukan oleh apoteker. f. Setiap petugas yang melakukan tahapan pengerjaan resep memberi paraf pada lembaran kontrol pengerjaan resep. g. Lembaran resep asli disimpan sekurang-kurangnya tiga tahun menurut nomor urut dan tanggal resep. Resep dokter dibayar kredit merupakan permintaan obat yang ditulis oleh dokter untuk pasien dari instansi atau perusahaan tertentu, dimana pembayaran dilakukan dalam jangka waktu tertentu oleh perusahaan yang bersangkutan sesuai perjanjian dengan pihak apotek. Pada dasarnya, prosedur pelayanan resep dokter dibayar kredit dan tunai tidak berbeda, kecuali pada pemberian harga dan cara pembayarannya. Pasien tidak membayar secara langsung tetapi cukup menunjukkan kartu identitas kepegawaian kepada petugas apotek dan memenuhi persyaratan administrasi yang dibutuhkan. Pada saat menerima resep kredit, tiap resep diberi nomor urut untuk memudahkan dalam proses penyiapan resep dan pemberian obat kepada pasien. Lembar pemeriksaan proses resep yang digunakan dalam pelayanan resep kredit dapat dilihat pada Lampiran 18. Setelah diberi harga, resep kredit diberikan kepada petugas tata usaha untuk dijumlahkan berdasarkan masing-masing instansi yang bersangkutan agar selanjutnya dapat dilakukan penagihan piutang dagang pada saat jatuh tempo pembayaran yang telah disepakati. Pelayanan resep kredit di Apotek Kimia Farma No.55 terlaksana melalui adanya kerja sama dengan beberapa instansi, seperti Perusahaan Listrik Negara

68 59 (PLN) unit Jatet dan Udiklat, Jaminan Sosial dan Tenaga Kerja (Jamsostek), Kompas-Gramedia Group, PT. Tirta Investama (Aqua), dan Asuransi Kesehatan In-Health. Prosedur pelayanan resep tersebut diawali dengan pengiriman resep ke apotek, memberikan nomor urut dan harga pada tiap resep, dilanjutkan penyiapan dan penyerahan obat. Pengiriman resep kredit kepada apotek dapat dilakukan secara individu oleh pasien yang bersangkutan, diambil secara kolektif oleh petugas apotek, atau dikirimkan ke apotek secara kolektif melalui faksimile. Penyerahan obat dapat dilakukan dengan pemberian langsung kepada pasien yang datang ke apotek maupun melalui pengiriman obat dengan sistem antar ke instansi terkait. Untuk penyerahan obat, baik resep tunai maupun kredit yang diambil langsung, Pelayanan Informasi Obat (PIO) selalu diberikan oleh karyawan yang kompeten yaitu apoteker pendamping atau asisten apoteker dimana obat-obat yang akan diberikan dicek terlebih dahulu kebenarannya. 2. Penjualan swalayan farmasi Produk-produk yang dapat dibeli secara bebas di Apotek Kimia Farma No. 55 dijual pada swalayan farmasi, dimana setiap konsumen dapat langsung melihat, memilih, dan mengambil sendiri setiap produk yang diperlukan. Swalayan farmasi melayani penjualan bebas yang meliputi penjualan obat bebas, obat bebas terbatas, perlengkapan bayi, kosmetik, alat kesehatan, perbekalan kesehatan, sediaan herbal, dan suplemen kesehatan. Setiap transaksi penjualan bebas disimpan dalam komputer dan dicatat untuk dibuat Laporan Ikhtisar Penjualan Harian (LIPH). Prosedur penjualan obat bebas adalah sebagai berikut: a. Petugas apotek (biasanya SPG) menanyakan produk yang dibutuhkan oleh konsumen, kemudian memperlihatkan barang yang dikehendaki konsumen dan menginformasikan harga barang yang sudah terdaftar dalam komputer. Petugas apotek juga dapat memberikan informasi kepada konsumen mengenai produk yang dibutuhkannya, misalnya informasi mengenai alternatif pilihan produk untuk indikasi yang diharapkan. b. Konsumen kemudian membayar barang yang dikehendaki di kasir. Struk bukti pembayaran kemudian dicetak rangkap dua dimana satu rangkap diberikan kepada konsumen sebagai bukti harga dan pembayaran, sisanya disimpan oleh petugas apotek sebagai arsip.

69 60 3. Penjualan obat UPDS (Upaya Pengobatan Diri Sendiri) Penjualan obat wajib apotek merupakan penjualan atau penyerahan obat keras yang dapat diserahkan tanpa resep dokter oleh Apoteker di apotek. Daftar OWA yang sudah dikeluarkan terdiri dari tiga daftar, yaitu meliputi produk oral kontrasepsi, obat saluran pernapasan, obat saluran pencernaan, obat yang mempengaruhi sistem neuromuscular (analgetik-antipiretik), obat kulit topikal, antiparasit, obat mulut dan tenggorokan, serta antiinfeksi umum (obat TBC) (BPOM, 2004). Penjualan obat jenis ini dilakukan atas permintaan dari pasien sendiri tanpa menggunakan resep dokter. Pada saat penyerahan obat, harus disertai dengan informasi mengenai nama obat yang diberikan, indikasi, cara pakai, aturan pakai, dan efek samping obat. 4. Peracikan obat Pada bagian peracikan diperlukan ketepatan, ketelitian, dan kecepatan untuk melayani resep dengan baik. Dalam pelaksanaannya, asisten apoteker dibantu oleh juru resep bertugas menyiapkan obat atau membuat racikan. Setiap resep yang diterima akan dikerjakan sesuai dengan nomor urut, kecuali resep yang diberi tanda cito akan dikerjakan terlebih dahulu. Untuk obat jadi dapat diambil langsung pada rak obat, sedangkan untuk obat racikan disiapkan dalam satu wadah untuk selanjutnya diracik sesuai dengan resep. Pengerjaan resep racikan diawali dengan menghitung dosis dan jumlah obat yang dibutuhkan, kemudian mengambil obat-obat yang akan diracik. Setiap pengambilan obat harus dicatat pada kartu stok barang yang tersedia pada masing-masing tempat penyimpanan obat. Asisten apoteker atau apoteker yang bertugas memeriksa kesesuaian obat yang diambil dengan resep. Setelah sesuai, obat racikan dibuat oleh asisten apoteker atau juru resep. Obat yang telah selesai disiapkan, diberi etiket dan dikemas. Seorang apoteker maupun asisten apoteker bertugas memeriksa ulang kesesuaian setiap obat yang telah disiapkan beserta jumlahnya, serta kebenaran pemberian etiket dan label sebelum obat diserahkan kepada pasien. Contoh etiket dan label Apotek Kimia Farma No. 55 dapat dilihat pada Lampiran 19, 20, dan 21. Bagian peracikan juga menyiapkan obat racikan standar (anmaak), yaitu obat-obat yang dibuat sendiri oleh apotek sesuai dengan resep standar dari buku resmi maupun obat atau bahan obat yang dikemas ulang dalam takaran yang lebih

70 61 kecil, seperti larutan H 2 O 2 3% dan karbogliserin. Pembuatan anmaak dilakukan oleh juru resep yang diawasi oleh asisten apoteker. Setiap resep yang diterima oleh Apotek Kimia Farma No. 55 diurutkan sesuai tanggal dan disimpan selama tiga tahun. Penyimpanan resep disusun berdasarkan tanggal dan nomor resep untuk mempermudah penelusuran resep apabila diperlukan, baik untuk kepentingan pasien maupun pemeriksaan oleh pihak yang berwenang. Resep asuransi kesehatan dipisahkan dari resep lainnya. Begitu juga dengan resep yang mengandung obat narkotik dan psikotropik. Setelah tiga tahun, resep dapat dimusnahkan dan dibuat berita acara pemusnahan empat rangkap kemudian dikirimkan ke Balai POM, Kepala Dinas Kesehatan Kota Administrasi Jakarta Barat, Balai Besar POM, dan sebagai arsip apotek Pelayanan Informasi Obat (PIO) Tujuan diselenggarakannya PIO di apotek adalah demi tercapainya penggunaan obat yang rasional, yaitu tepat indikasi, tepat pasien, tepat regimen (dosis, cara, saat, dan lama pemberian), tepat obat, dan waspada efek samping. PIO dapat diberikan oleh Apoteker maupun Asisten Apoteker, baik di swalayan farmasi, pada saat penyerahan resep dan penyerahan obat, maupun melalui telepon Stok opname Kegiatan stok opname merupakan suatu kegiatan pemeriksaan terhadap persediaan barang sebagai salah satu bentuk pengawasan apotek yang dilakukan untuk mengetahui kesesuaian jumlah barang yang tersedia secara fisik dengan jumlah barang yang tercatat. Stok opname dilakukan oleh Asisten Apoteker dibantu oleh petugas apotek yang lain, dimana seluruh kegiatannya berada di bawah tanggung jawab APA. Contoh kartu stok yang terdapat di Apotek Kimia Farma No.55 dapat dilihat pada Lampiran 23. Tujuan dari stok opname adalah: 1. Menghitung jumlah fisik barang yang ada di stok untuk dicocokkan dengan data transaksi pada komputer. Hal ini berguna untuk mendeteksi secara dini adanya kebocoran atau kehilangan barang. 2. Mendata barang-barang yang kadaluarsa atau mendekati waktu kadaluarsa. Untuk barang-barang yang kadaluarsa dipisahkan dengan barang lain kemudian dibuat laporannya tersendiri.

71 62 3. Mendeteksi barang-barang slow moving dan fast moving serta mencari upaya yang sebaiknya dilakukan. Data stok opname dilaporkan kepada Manajer Apotek Pelayanan (MAP) untuk memberikan informasi kepada MAP mengenai kondisi dan nilai barang dalam stok. MAP sebagai pimpinan apotek akan melakukan validasi data. Data yang telah divalidasi selanjutnya dikirimkan ke BM Jaya I. Adapun cara melakukan stok opname di Apotek Kimia Farma No. 55 adalah sebagai berikut: 1. Membuat daftar seluruh penjualan barang yang ada di apotek. 2. Menghitung jumlah fisik setiap jenis obat yang tersedia di apotek dan memeriksa tanggal kadaluarsa dari setiap barang yang ada. 3. Jumlah persediaan barang secara fisik dicocokkan dengan kartu stok dan data pada komputer Pengelolaan obat narkotika Untuk menghindari terjadinya kemungkinan penyalahgunaan narkotika, diperlukan pengelolaan yang diatur secara khusus mulai dari pengadaan sampai pemusnahan. Pelaksanaan pengelolaan narkotika di Apotek Kimia Farma No.55 meliputi: 1. Pemesanan narkotika APA membuat pemesanan melalui Surat Pemesanan (SP) narkotika (model N.9 rangkap 4). Satu rangkap SP narkotika hanya berlaku untuk satu item obat narkotika. Pemesanan ditujukan melalui BM Jaya I kepada Pedagang Besar Farmasi (PBF) Kimia Farma selaku distributor tunggal, yang telah ditentukan oleh Menteri Kesehatan. Berdasarkan surat pemesanan tersebut, PBF mengirimkan narkotika beserta faktur ke apotek. SP yang berwarna putih, kuning, dan biru (SP asli dan dua lembar salinan SP) diserahkan kepada PBF yang bersangkutan, sedangkan satu lembar salinan SP yang berwarna merah muda disimpan sebagai arsip apotek. 2. Penerimaan narkotika Penerimaan narkotika dari PBF wajib dilakukan oleh Apoteker Pengelola Apotek (APA). APA akan menandatangani faktur tersebut setelah dilakukan pemeriksaan kesesuaian dengan surat pesanan, yang meliputi jenis dan jumlah

72 63 narkotika yang dipesan. Pada faktur dibubuhkan tanda tangan dan SIK APA, beserta stempel apotek yang bersangkutan. 3. Penyimpanan narkotika Obat-obat yang termasuk golongan narkotika disimpan dalam lemari khusus yang terkunci dengan baik. Lemari khusus yang digunakan terbuat dari bahan dasar kayu. Lemari khusus tersebut menempel pada dinding apotek, berukuran 40x80x100 cm, terdiri dari dua pintu dengan kunci ganda. Lemari khusus ditempatkan di tempat yang aman dan tidak digunakan untuk menyimpan sediaan lain selain narkotika. 4. Pelayanan resep narkotika Pelayanan resep yang berisi sediaan narkotika harus dilakukan secara seksama. Kelengkapan resep, yang meliputi nama dokter, nomor izin praktik dokter, alamat dokter, tanggal pembuatan resep, dan paraf dokter harus diperiksa dengan cermat. Resep harus asli (tidak iter). Obat narkotika pada resep digaris merah dan pengeluaran narkotika dicatat dalam buku harian narkotika untuk mempermudah pelaporan. 5. Pelaporan narkotika Pelaporan penggunaan narkotika dibuat setiap bulan. Laporan narkotika memuat nama apotek, nama obat, nama distributor, jumlah penerimaan, jumlah pengeluaran, dan stok akhir. Laporan ditandatangani oleh APA, dilengkapi dengan nama dan nomor SIK, serta stempel apotek. Laporan dikirim selambatlambatnya pada tanggal 10 bulan berikutnya ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan tembusan ke Dinas Kesehatan Provinsi, Balai Besar POM, PBF PT. Kimia Farma, dan arsip. Laporan penggunaan narkotika untuk golongan II (morfin, petidine) harus dilengkapi dengan lampiran yang memuat keterangan penggunaan narkotika tersebut. 6. Pemusnahan narkotika Pemusnahan narkotika dilakukan dengan disaksikan oleh perwakilan dari apotek dan dari Dinas Kesehatan Kota/Kabupaten, kemudian berita acara pemusnahan narkotika dilaporkan kepada BPOM dan Dinas Kesehatan Kota/Kabupaten setempat.

73 Pengelolaan psikotropika Pengelolaan psikotropika di Apotek Kimia Farma No.55 Kebayoran Lama meliputi: 1. Pemesanan psikotropika Obat golongan psikotropika dipesan melalui BPBA (Bon Penerimaan Barang Apotek) yang dikirimkan ke BM disertai dengan SP psikotropika yang ditandatangani oleh APA. Satu SP boleh digunakan untuk memesan beberapa jenis psikotropika dari distributor yang sama. SP dibuat dua rangkap, SP asli diserahkan kepada PBF yang bersangkutan, sedangkan salinan SP disimpan sebagai arsip di apotek. PBF mengirimkan psikotropika dan faktur ke apotek. 2. Penyimpanan psikotropika Obat golongan psikotropika disimpan pada rak khusus yang terpisah dari sediaan lain. 3. Pelaporan psikotropika Tata cara pelaporan penggunaan psikotropika sama dengan tata cara pelaporan narkotika, namun pelaporannya dilakukan setiap tiga bulan sekali Kegiatan Non Teknis Kefarmasian Apotek Kimia Farma No. 55 melakukan kegiatan non teknis kefarmasian yang meliputi kegiatan administrasi apotek yang dilakukan oleh bagian tata usaha dan kasir besar dengan tujuan untuk menunjang kelancaran tugas teknis kefarmasian dan berfungsi sebagai alat kontrol. Kegiatan administrasi harian yang dilakukan oleh Apotek Kimia Farma No. 55 berupa pembuatan Laporan Akuntansi Keuangan. Data ini diperlukan untuk pengambilan keputusan yang bersifat mendadak maupun untuk menyusun rencana jangka panjang. Secara berkala, Apotek Kimia Farma No. 55 mempunyai kewajiban untuk melaporkan: 1. Laporan Ikhtisar Penjualan Harian (LIPH) 2. Bukti setoran kasir 3. Bukti transfer bank atas penerimaan piutang 4. Bon pengeluaran 5. Kuitansi penagihan kredit 6. Stok barang dagangan

74 65 Fungsi dari laporan akuntansi keuangan bagi manajemen apotek adalah untuk mengetahui kondisi keuangan, barang, umur piutang, umur hutang, dan efisiensi penggunaan biaya melalui parameter-parameter yang terdapat pada laporan analisis rasio keuangan. Dengan demikian, manajer mampu mengambil keputusan untuk pengembangan apotek di masa yang akan datang. Seluruh laporan akuntansi keuangan selanjutnya dilaporkan kepada Manajer Bisnis (BM) Jaya I.

75 BAB 4 PEMBAHASAN PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. merupakan salah satu perusahaan farmasi yang ada di Indonesia. Salah satu anak perusahaan yang dimilikinya adalah PT. Kimia Farma Apotek. Manajemen PT. Kimia Farma Apotek terdiri dari beberapa unit Bisnis Manajer (BM). Masing-masing BM mengelola pengadaan, pelayanan, dan administrasi keuangan dari apotek-apotek pelayanan yang berada dalam wilayahnya. Salah satu keuntungan dari sistem pengelolaan tersebut yaitu adanya kesatuan manajemen dalam mengelola persediaan barang, baik penyimpanan maupun pembelian kepada distributor, sehingga meningkatkan efisiensi, efektivitas, serta produktivitas kerjanya. Kerugian dari sistem tersebut adalah meningkatnya lead time dalam pengadaan barang. Hal ini terjadi karena pemesanan dari apotek-apotek pelayanan kepada distributor dilakukan secara kolektif dalam suatu waktu melalui BM. Barang kebutuhan apotek yang tersedia di gudang BM akan langsung didropping oleh BM kepada apotek yang membutuhkannya. Barang kebutuhan apotek pelayanan yang tidak tersedia di gudang BM akan dipesan kepada distributor, untuk selanjutnya dikirimkan kepada apotek yang bersangkutan beserta fakturnya. Pemesanan obat narkotika dilakukan langsung oleh apotek-apotek pelayanan dengan mengirimkan Surat Pemesanan (SP) khusus rangkap 4 kepada distributor tunggal yakni Pedagang Besar Farmasi (PBF) Kimia Farma melalui BM. Unit Bisnis Manajer (BM) juga berperan dalam melaksanakan studi kelayakan terhadap apotek yang akan dikembangkan di wilayahnya. Salah satu faktor yang menentukan keberhasilan dalam mengembangkan apotek adalah lokasi. Lokasi apotek yang strategis dapat meningkatkan jumlah pelanggan yang datang ke apotek sehingga penjualan apotek tersebut akan meningkat. Apotek Kimia Farma No. 55 merupakan apotek pelayanan dari BM Jaya I yang memiliki lokasi strategis. Apotek tersebut berlokasi di Jalan Kebayoran Lama No. 50, Jakarta Barat. Apotek berada di tepi jalan raya dua arah antara Kebayoran Lama dan Tanah Abang sehingga ramai dilalui oleh kendaraan. Letaknya dikatakan strategis karena berada di tepi jalan raya utama yang mudah dijangkau, tidak 66

76 67 hanya dengan kendaraan pribadi, tetapi juga dengan adanya kendaraan umum seperti mikrolet 09 dan 09A. Kemudahan akses menuju apotek merupakan faktor penting sehingga pelanggan tidak enggan untuk datang ke apotek. Tidak hanya strategis dari segi letaknya yang berada di tepi jalan raya, Apotek Kimia Farma No. 55 juga dinilai strategis karena dikelilingi oleh daerah pemukiman penduduk, klinik/praktik dokter, sekolah, serta pusat perbelanjaan. Apotek Kimia Farma No. 55 terletak tepat di jalur perputaran kendaraan sehingga memudahkan kendaraan dari arah seberang apotek untuk berputar dan singgah di apotek. Apotek Kimia Farma No. 55 juga dilengkapi dengan klinik dokter. Hal tersebut dapat menambah pendapatan apotek dari sektor obat ethical. Faktor lain yang mempengaruhi perkembangan apotek adalah desain bangunan apotek. Bangunan Apotek Kimia Farma No. 55 telah memenuhi rancang bangun yang distandardisasi. Bentuk standar tersebut memiliki ciri khusus yaitu adanya tiang logo Kimia Farma Apotek di bagian depan, disertai dengan papan nama yang diperuntukkan bagi praktik dokter yang melakukan kerja sama dengan pihak apotek. Adanya papan nama yang jelas penting untuk mengidentifikasi keberadaan Apotek Kimia Farma karena menjadikan apotek mudah dikenali dan menarik pasien khususnya yang telah mengenal reputasi atau menjadi pelanggan. Secara umum, sarana yang terdapat di Apotek Kimia Farma No. 55 sudah sesuai dengan Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 1027/MENKES/IX/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek. Desain interior di Apotek Kimia Farma No. 55 terbagi menjadi ruang laboratorium klinik, ruang tunggu apotek, swalayan farmasi, loket penyerahan resep, loket penyerahan obat, ruang penyiapan dan peracikan obat, ruang praktik dokter, ruang tunggu praktik dokter, dan sarana penunjang seperti toilet, dapur untuk karyawan, dan mushola. Apotek Kimia Farma No. 55 memiliki ruang tunggu yang nyaman. Ruang tunggu di Apotek Kimia Farma No.55 dilengkapi dengan fasilitas pendingin ruangan, tempat duduk dengan jumlah yang memadai, televisi, majalah tentang kesehatan yang dapat dibaca oleh konsumen selama menunggu pengerjaan resep, tempat brosur/materi informasi, dan keranjang sampah. Apotek Kimia Farma No. 55 memiliki halaman parkir yang cukup luas. Sarana yang belum dimiliki oleh

77 68 Apotek Kimia Farma No. 55 yaitu ruangan khusus untuk kegiatan konseling oleh Apoteker bagi pasien. Ruangan konseling merupakan sarana yang diperlukan untuk menunjang pelayanan kefarmasian yang optimal. Sumber daya manusia yang ada di Apotek Kimia Farma No. 55 juga telah memenuhi Peraturan Pemerintah RI Nomor 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian. Dalam menjalankan pekerjaan kefarmasian di Apotek Kimia Farma No.55, APA dibantu oleh dua orang apoteker pendamping, delapan orang tenaga teknis kefarmasian (asisten apoteker), tiga orang juru resep, dan dua orang tenaga administrasi. Apotek Kimia Farma No. 55 buka selama 24 jam setiap harinya, dari hari Senin-Minggu. Sumber daya manusia di apotek dibagi dalam tiga shift jam kerja, yaitu shift I pada jam , shift II pada jam , dan shift III pada jam Namun, terkadang dalam satu hari, terdapat shift yang tidak didampingi apoteker yang bertugas (biasanya shift III). Oleh karena itu, perlu dipertimbangkan untuk melakukan koordinasi jam kerja antara APA dan apoteker pendamping sehingga pada setiap shift kerja selalu terdapat apoteker yang dapat melaksanakan pelayanan kefarmasian. Selain ketersediaan sarana dan prasarana serta tenaga kerja yang profesional, ketersediaan perbekalan farmasi di apotek merupakan faktor penting lain untuk memberikan pelayanan yang optimal kepada pasien. Ketersediaan perbekalan farmasi dapat dicapai dengan pengelolaan, yang meliputi perencanaan, pengadaan, penyimpanan, dan pendistribusian obat yang baik. Pengelolaan persediaan di Apotek Kimia Farma No. 55 diawali dengan proses perencanaan. Perencanaan bertujuan untuk menentukan jenis, jumlah, dan waktu pemesanan sehingga mencegah terjadinya kekosongan, kekurangan, atau kelebihan persediaan farmasi. Hal-hal yang diperhatikan dalam melakukan perencanaan persediaan farmasi di Apotek Kimia Farma No. 55 meliputi persediaan barang atau stok, harga barang, pola konsumsi masyarakat, pola penyakit, sistem pareto, kondisi cuaca, dan pola penulisan resep oleh dokter. Data-data historis tersebut dapat dirujuk berdasarkan data penjualan setiap produk pada bulan sebelumnya. Persediaan farmasi yang sudah atau akan habis diperiksa tiap minggunya dan dicatat dalam buku defekta untuk kemudian diproses dan segera dilakukan pengadaan. Pengadaan barang di apotek mengikuti sistem yang telah ditetapkan

78 69 oleh PT. Kimia Farma Apotek melalui Bisnis Manajer (BM). Pemesanan barang untuk Apotek Kimia Farma No. 55 dilakukan melalui BM Jaya I. BM berfungsi untuk melaksanakan pengadaan, penyimpanan, dan pendistribusian barang untuk outlet-outlet yang berada di wilayahnya. Sistem tersebut akan meningkatkan efisiensi dalam hal pengadaan barang dan dapat memberikan keuntungan dari potongan harga yang diperoleh dari distributor karena pengambilan barang dalam jumlah besar. Selain itu, sistem pemesanan secara kolektif tersebut juga dapat menghindari pemesanan barang yang tidak dibutuhkan akibat tidak cukup faktur. Barang-barang yang dibutuhkan oleh apotek dicatat dalam Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA). Bagian gudang BM Jaya I akan memeriksa persediaan barang. Jika barang yang dipesan oleh apotek pelayanan tersedia di gudang BM, akan dilakukan dropping barang tersebut oleh BM ke apotek yang bersangkutan. Jika barang yang dibutuhkan oleh apotek pelayanan tidak tersedia di gudang, bagian pembelian BM akan melakukan pemesanan ke distributor. Pemesanan barang di Apotek Kimia Farma No.55 dilakukan dua kali dalam seminggu, yaitu pada hari Senin untuk pemesanan makro dan hari Kamis untuk pemesanan yang bersifat mendesak (cito). Apabila terdapat kebutuhan barang dalam jumlah kecil dan bersifat mendesak, apotek dapat meminta atau meminjam barang tersebut dari Apotek Pelayanan Kimia Farma lainnya melalui media telepon atau faksimile. Dengan adanya koordinasi antara Apotek Pelayanan Kimia Farma, maka jumlah penolakan resep pasien karena tidak tersedianya obat dapat diminimalkan. Untuk pengadaan narkotika, Apotek Kimia Farma No. 55 melakukan pemesanan melalui BM yang ditujukan kepada PBF Kimia Farma dengan menggunakan surat pemesanan khusus narkotika yang ditandatangani oleh APA. Setelah dilakukan pemesanan barang, persediaan farmasi akan dikirim oleh Bisnis Manajer Jaya I atau distributor ke apotek yang bersangkutan disertai dengan faktur. Barang yang datang diperiksa terlebih dahulu untuk menjamin kesesuaian antara barang yang dikirimkan dengan yang dipesan. Pengecekan yang dilakukan terhadap barang yang datang meliputi kesesuaian barang dengan yang tertulis di BPBA, lembar dropping (jika barang dikirim dari BM Jaya I), atau faktur pembelian (jika barang dikirim langsung oleh distributor). Pengecekan

79 70 yang dilakukan meliputi jenis barang, merek, ukuran sediaan, bentuk sediaan, kekuatan sediaan, jumlah barang, harga, kondisi fisik barang, nomor bets, dan tanggal kadaluarsa. Jika ada persediaan farmasi yang tidak sesuai dengan faktur, terdapat kecacatan fisik barang, atau barang mendekati tanggal daluarsa, dilakukan retur atau pengembalian untuk digantikan dengan barang yang sesuai. Jika sudah sesuai, faktur ditandatangani oleh petugas apotek yang menerima barang dan diberi stempel. Kemudian, sediaan farmasi tersebut akan dicatat pada kartu stok serta disimpan dalam masing-masing kotak penyimpanan obat yang telah disediakan. Manajemen pendistribusian barang dilaksanakan dengan pencatatan pada kartu stok untuk setiap pemasukan dan pengeluaran barang. Setiap lemari penyimpanan obat dan gudang memiliki satu orang penanggung jawab yang akan memantau ketersediaan obat agar tidak terjadi kekosongan stok, dan juga bertugas memantau kesesuaian obat yang tersedia secara fisik dengan data stok dalam sistem komputer. Setiap data mengenai keluar masuknya obat idealnya harus dicatat pada kartu stok, namun karena tingkat kesibukan yang tinggi, sesekali pencatatan tersebut terlupakan. Hal ini menyebabkan data yang tercantum pada kartu stok tidak sesuai dengan jumlah barang secara fisik sehingga mempersulit pengawasan terhadap ketersediaan barang. Akibat dari hal tersebut, pengecekan barang saat stok opname hanya berdasarkan kesesuaian data dari komputer dengan jumlah fisik barang. Data ini seringkali tidak sesuai, kemungkinan disebabkan oleh kesalahan input data, kesalahan pengambilan barang, ataupun adanya kehilangan barang. Pencatatan pada kartu stok bermanfaat untuk mengoreksi kesesuaian antara pencatatan pada sistem komputer dengan jumlah barang secara fisik, serta sebagai fungsi pengawasan terhadap ketersediaan barang. Kartu stok yang dicatat dengan baik dapat dijadikan media penelusuran bila terjadi ketidaksesuaian data stok barang. Penyimpanan perbekalan farmasi di Apotek Kimia Farma No. 55 dibedakan menjadi 3, yaitu penyimpanan barang di gudang, di ruang penyiapan dan peracikan obat, dan di ruang penjualan bebas (swalayan farmasi). Pada dasarnya, penyimpanan perbekalan farmasi di Apotek Kimia Farma No. 55 disusun secara alfabetis dan dipisahkan berdasarkan kelompok farmakologis,

80 71 bentuk sediaan, dan kekuatan sediaan. Sistem penyimpanan barang dilakukan berdasarkan sistem FEFO (First Expired First Out) atau FIFO (First In First Out) untuk mencegah barang kadaluarsa sebelum terjual. Apotek Kimia Farma No. 55 melakukan pengontrolan terhadap tanggal kadaluarsa obat dengan menempelkan stiker berwarna sesuai dengan tahun kadaluarsa pada kotak penyimpanan obat sehingga mempermudah pengontrolan terhadap obat yang telah mendekati tanggal kadaluarsa. Obat yang telah mendekati tanggal kadaluarsa diberi stiker berwarna merah, sedangkan obat yang tanggal kadaluarsanya masih jauh diberi stiker yang berwarna lebih terang, seperti kuning. Pelayanan kefarmasian yang dilakukan di apotek tidak hanya berupa pengelolaan persedian farmasi. Pekerjaan kefarmasian lainnya yang dilakukan oleh Apotek Kimia Farma No. 55 adalah pelayanan atas resep dokter. Proses pelayanan resep dilakukan sesuai dengan standar operasional yang telah ditetapkan oleh PT. Kimia Farma Apotek dan terdiri dari enam langkah, yaitu penerimaan, perjanjian pembayaran, penyiapan dan peracikan, pemeriksaan akhir, penyerahan obat, dan pemberian informasi. Idealnya 6 langkah pelayanan resep tersebut dilakukan oleh petugas yang berbeda, dengan tujuan untuk mengontrol dan menghindari terjadinya kesalahan. Bagian penerimaan resep akan memeriksa kelengkapan resep dan menerjemahkan obat-obat yang diresepkan. Resep kemudian diberi harga oleh kasir dan dibayar oleh pasien. Selanjutnya, dilakukan penyiapan obat-obat sesuai dengan resep, jika perlu dilakukan peracikan obat sesuai resep. Metode peracikan yang dilakukan sangat berpengaruh terhadap ketepatan dosis dan efek farmakologis yang akan dihasilkan oleh obat yang diberikan pada pasien. Penggunaan alat penggerus pada peracikan puyer atau kapsul yang tidak tepat dapat mengurangi jumlah serbuk obat yang diracik. Apabila persentase obat yang hilang karena beterbangan saat diracik atau tertinggal pada alat penggerus tinggi, ketepatan dosis dari sediaan obat racikan tersebut akan berkurang sehingga akan menurunkan efektivitas obat. Kesalahan tersebut dapat diminimalisir dengan pemilihan alat penggerus yang sesuai. Jika sediaan puyer atau kapsul yang diracik dalam jumlah yang sedikit dan memiliki kandungan zat aktif yang kecil, sebaiknya digunakan mortir berukuran kecil, namun, untuk sediaan puyer atau

81 72 kapsul yang diracik dalam jumlah besar dan memiliki kandungan zat aktif besar, dapat digunakan blender untuk mempermudah proses peracikan. Seorang apoteker maupun asisten apoteker memiliki tugas untuk memeriksa ulang kesesuaian setiap obat yang telah diracik beserta jumlah, etiket, dan label dengan resep yang tertulis sebelum obat diserahkan kepada pasien. Seringkali pada resep tertulis perintah dari dokter untuk membuat sediaan racikan dari obat-obat yang berupa sediaan salut, baik salut gula maupun salut selaput. Hal tersebut kurang tepat karena akan menyia-nyiakan fungsi dari proses penyalutan. Solusi yang seharusnya dilakukan yaitu menghubungi dokter penulis resep untuk merekomendasikan penggantian bentuk sediaan obat dalam resep menjadi sediaan konvensional. Obat yang telah disiapkan kemudian diberi etiket. Sebelum obat diserahkan kepada pasien, dilakukan pemeriksaan akhir untuk menjamin kesesuaian obat yang telah disiapkan dengan resep. Pada saat penyerahan obat kepada pasien, apoteker maupun asisten apoteker di Apotek Kimia Farma No. 55 telah melaksanakan Pelayanan Informasi Obat (PIO) dengan baik, yaitu dengan memberikan informasi yang jelas mengenai nama obat, indikasi/kegunaan obat, dosis dan aturan pakai obat, lama pemakaian, serta efek samping yang mungkin ditimbulkan oleh obat yang digunakan. PIO dilakukan untuk mengurangi penyalahgunaan dan salah penggunaan obat, meningkatkan kepatuhan pasien, dan meningkatkan keberhasilan terapi. Apotek Kimia Farma No. 55 juga memberikan pelayanan pembelian obat tanpa resep sebagai pelayanan pengobatan swamedikasi melalui UPDS (Upaya Pengobatan Diri Sendiri) sesuai dengan Keputusan Menteri Kesehatan No. 1176/MENKES/SK/X/1999 tentang Daftar Obat Wajib Apotek No.3. Pengobatan sendiri adalah suatu perawatan sendiri oleh masyarakat terhadap penyakit yang umum diderita, dengan menggunakan obat-obatan yang dijual bebas di pasaran, obat bebas terbatas, atau obat keras yang bisa didapat tanpa resep dokter dan diserahkan oleh Apoteker di apotek (Obat Wajib Apotek). Obat Wajib Apotek meliputi sediaan kontrasepsi oral, obat saluran pencernaan, obat saluran pernapasan, obat mulut dan tenggorokan, antiparasit, obat yang mempengaruhi

82 73 sistem neuromuskular, antiinflamasi dan antimikroba topikal, dan antiinfeksi umum (obat TBC). Pelayanan kefarmasian di Apotek Kimia Farma No. 55 selalu mengutamakan kecepatan dan keramahan karyawan. Pelayanan yang ramah dan cepat merupakan salah satu faktor penting untuk kemajuan suatu apotek. Karyawan apotek sebaiknya menginformasikan kepada pasien tentang pelayanan resep yang agak lama jika terdapat racikan pada resep. Hal tersebut memungkinkan pasien untuk memutuskan akan menunggu atau meninggalkan obat tersebut untuk mengambilnya setelah obat selesai disiapkan. Layanan antar obat juga diberikan oleh Apotek Kimia Farma No. 55, yaitu kepada pasien resep kredit secara kolektif dan pasien yang merupakan pelanggan loyal. Fasilitas tersebut akan memudahkan pasien dalam memperoleh obat sehingga dapat meningkatkan kepuasan pelanggan yang pada akhirnya akan berdampak pada peningkatan pendapatan apotek. Sebagai sebuah bisnis pelayanan, pelanggan merupakan salah satu faktor penting yang harus dijaga oleh apotek. Kenyamanan pelanggan harus diperhatikan. Untuk meningkatkan pelayanan kepada pelanggan, desain Apotek Kimia Farma No. 55 dibagi menjadi dua bagian yaitu swalayan farmasi untuk obat over trade counter (OTC) di bagian depan dan ruang untuk obat ethical di bagian dalam. Pada swalayan farmasi, pasien dapat memilih dan mengambil sendiri obat yang diperlukan. Hal tersebut akan meningkatkan kenyamanan pasien karena pasien dapat dengan leluasa melihat dan menentukan obatnya sendiri. Produk pada swalayan farmasi disusun berdasarkan kelompok-kelompok tertentu agar pasien lebih mudah dalam menemukan obat yang dibutuhkan, yaitu berdasarkan bentuk sediaan, kegunaan, dan disusun secara alfabetis. Produk-produk yang dijual di swalayan farmasi dapat berupa perbekalan farmasi maupun non farmasi. Perbekalan farmasi yang disediakan antara lain obat-obat saluran pencernaan (obat maag, obat mual, obat diare, dan laksan yang dapat dijual bebas), penekan sistem saraf pusat (analgetik dan antipiretik yang dapat dijual bebas), obat topikal (betadine, kasa, dan sediaan semi solid untuk antijamur dan untuk pegal-pegal), obat batuk-pilek (antitusif dan ekspektoran), serta suplemen. Barang non farmasi yang dijual di Apotek Kimia Farma No. 55 misalnya kosmetika, produk

83 74 kebersihan, makanan, minuman, serta kebutuhan bayi. Keberadaan swalayan farmasi menjadi salah satu keunggulan Kimia Farma Apotek karena pelanggan dapat memilih kebutuhannya sendiri tanpa harus melalui petugas yang ada di loket. Swalayan farmasi juga memiliki nilai positif untuk Kimia Farma Apotek yaitu meningkatkan pendapatan apotek di luar pelayanan obat ethical. Namun, swalayan farmasi juga memiliki sisi negatif yaitu memerlukan ruang yang cukup luas dan sangat rentan terhadap pencurian. Oleh karena itu, tata letak swalayan farmasi di Apotek Kimia Farma No. 55 dirancang sedemikian rupa sehingga memudahkan karyawan apotek untuk memantau para pembeli, selain adanya CCTV yang berfungsi mengawasi kegiatan yang ada di swalayan. Selain itu, produk-produk yang memiliki harga relatif tinggi disimpan dalam lemari yang dikunci. Program Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) di Apotek Kimia Farma No. 55 yang dilaksanakan selama 6 minggu telah banyak memberikan gambaran kepada calon apoteker tentang bagaimana tugas dan fungsi seorang Apoteker di apotek. Apoteker di apotek tidak hanya berperan sebagai penanggung jawab teknis kefarmasian, melainkan juga berperan dalam pengelolaan apotek. Seorang Apoteker di apotek memiliki peranan sebagai tenaga kesehatan yang harus mendukung peningkatan kualitas hidup pasien dan juga sebagai pelaksana manajerial di apotek yang bertanggung jawab dalam menjamin kelangsungan hidup bisnis apotek. Calon apoteker juga mendapatkan informasi mengenai kegiatan yang dilakukan di apotek, baik kegiatan pelayanan kefarmasian maupun non teknis kefarmasian dalam rangka meningkatkan kepuasan pelanggan dan menjamin kelangsungan hidup apotek sebagai suatu unit bisnis.

84 BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan Berdasarkan Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) yang dilaksanakan di Apotek Kimia Farma No. 55, dapat disimpulkan hal-hal sebagai berikut: 1. Apoteker Pengelola Apotek (APA) memiliki peran yang penting dalam pengelolaan apotek, baik dalam fungsi manajerial maupun sebagai tenaga kesehatan yang menjalankan fungsi profesi. Dalam bidang manajerial, APA berperan dalam menentukan kebijakan pengelolaan apotek serta melaksanakan fungsi pengawasan dan pengendalian terhadap semua komponen yang ada di apotek. Di samping itu, APA juga melaksanakan fungsi sebagai seorang apoteker dengan menjamin penggunaan obat yang efektif, aman, dan rasional melalui konseling dan pelayanan informasi obat. 2. Proses pengelolaan apotek meliputi pengelolaan manajerial dan pelayanan kefarmasian. Pengelolaan manajerial meliputi pengelolaan modal dan sarana apotek, administrasi dan keuangan, serta pengelolaan sumber daya manusia. Pengelolaan di bidang pelayanan kefarmasian meliputi perencanaan kebutuhan obat, pengadaan obat, penyimpanan obat, pendistribusian obat, serta pelayanan informasi obat. 5.2 Saran Saran yang dapat diberikan berdasarkan Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) di Apotek Kimia Farma No. 55 yaitu: 1. Perlunya peningkatan pelayanan yang cepat dan ramah untuk mencapai tingkat kepuasan pelanggan yang optimal. 2. Perlunya pelatihan mengenai Good Pharmacy Practice (GPP) bagi seluruh petugas apotek agar setiap petugas mengetahui tentang pentingnya pelaksanaan GPP di apotek. 3. Sebaiknya disediakan kasir khusus swalayan farmasi agar konsumen tidak perlu mengantri bersama dengan pasien yang hendak membayar resep dan memudahkan konsumen untuk mengetahui harga produk yang diletakkan pada 75

85 76 swalayan farmasi sebagai upaya dalam peningkatan pelayanan. Jika memungkinkan, dapat diletakkan harga dari tiap produk pada gondola peletakkannya. Hal tersebut akan membantu konsumen dalam memutuskan alternatif produk yang akan dipilih berdasarkan perbandingan harga dan manfaat produk. Sebaiknya kasir khusus swalayan farmasi dijaga oleh petugas teknis kefarmasian (seperti asisten apoteker) agar dapat sekaligus berfungsi sebagai tempat pemberian informasi mengenai produk swalayan farmasi kepada konsumen. 4. Sistem penyimpanan obat sebaiknya disesuaikan dengan kondisi penyimpanan yang dianjurkan bagi masing-masing produk untuk mempertahankan kualitas obat. Contohnya, sediaan Lacto-B sebaiknya disimpan pada suhu 2-8 C (pada lemari pendingin) untuk mempertahankan stabilitas prebiotik yang terkandung di dalamnya. Di samping itu, gudang penyimpanan obat sebaiknya dilengkapi dengan pendingin ruangan dan ventilasi yang baik. 5. Sebaiknya petugas peracikan obat dihimbau untuk mengenakan alat pelindung diri (masker) ketika melaksanakan tugasnya untuk meningkatkan keselamatan kerja pegawai apotek. 6. Sebaiknya disediakan suatu ruangan khusus untuk konseling obat oleh apoteker kepada pasien untuk meningkatkan kualitas pelayanan kefarmasian di apotek.

86 DAFTAR ACUAN Badan POM RI. (2004). Pengobatan Sendiri. Jakarta : Info POM Vol. 5, No. 6, November 2004, ISSN Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (1978). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 28/MENKES/PER/1978 Tentang Penyimpanan Narkotika. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (1980). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 1980 Tentang Perubahan Atas PP No.26 Tahun 1965 Tentang Apotek. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (1993). Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 922/MENKES/PER/X/1993 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (1997). Undang Undang Nomor 5 Tahun 1997 Tentang Psikotropika. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (1999). Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 1176/MENKES/SK/X/1999 Tentang Daftar Obat Wajib Apotek No. 3. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2002). Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 1332/MENKES/SK/X/2002 Tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.922/MENKES/PER/X/1993 Tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2004). Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 1027/MENKES/SK/IX/2004 Tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia. 77

87 78 Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2006). Pedoman Penggunaan Obat Bebas dan Bebas Terbatas. Jakarta: Direktorat Bina Farmasi Komunitas dan Klinik Direktorat Jenderal Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2008). Pedoman Pengelolaan Perbekalan Farmasi di Rumah Sakit. Jakarta: Direktorat Jenderal Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2009). Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 51 Tahun 2009 Tentang Pekerjaan Kefarmasian. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2009). Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 tentang Narkotika. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2009). Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Direktorat Jendral Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. (2010). Review Penerapan Sistem Pelaporan Narkotika dan Psikotropika (SIPNAP) dan Sistem Pelaporan Dinamika Obat PBF Regional I, II dan III Tahun Direktorat Jendral Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan Kementerian Kesehatan RI 4 Maret Quick, J. (1997). Managing Drug Supply, The selection, Procurement, Distribution, and Use of Pharmaceuticals, 2nd ed. Revised and Expanded. Kumarian Press. Seto, S., Yunita, N., & T, L. (2004). Manajemen Farmasi. Jakarta: Airlangga University Press. Tim Penyelenggara dan Instruktur PKPA PT. Kimia Farma Apotek. (2012). Materi Praktek Kerja Profesi Apoteker. Jakarta: PT. Kimia Farma Apotek. Umar, M. (2011). Manajemen Apotek Farmasi. Jakarta : Wira Putra Kencana.

88 LAMPIRAN

89 79 Lampiran 1. Contoh formulir APT-1

90 80 Lampiran 1. Contoh formulir APT-1 (lanjutan)

91 81 Lampiran 2. Contoh formulir APT-2

92 82 Lampiran 3. Contoh formulir APT-3

93 83 Lampiran 3. Contoh formulir APT-3 (lanjutan)

94 84 Lampiran 3. Contoh formulir APT-3 (lanjutan)

95 85 Lampiran 3. Contoh formulir APT-3 (lanjutan)

96 86 Lampiran 3. Contoh formulir APT-3 (lanjutan)

97 87 Lampiran 3. Contoh formulir APT-3 (lanjutan)

98 88 Lampiran 4. Contoh formulir APT-4

99 89 Lampiran 5. Contoh formulir APT-5

100 90 Lampiran 5. Contoh formulir APT-5 (lanjutan)

101 91 Lampiran 5. Contoh formulir APT-5 (lanjutan)

102 92 Lampiran 6. Contoh formulir APT-6

103 93 Lampiran 7. Contoh formulir APT-7

104 94 Lampiran 8. Peta lokasi Apotek Kimia Farma No. 55 Kebayoran Lama

105 95 Lampiran 9. Denah Apotek Kimia Farma No.55 Kebayoran Lama Ruang praktik internis Ruang praktik dokter kulit Ruang praktik dokter THT Ruang praktik dokter mata Ruang tunggu dokter Ruang praktik dokter anak Ruang praktik dokter umum Tempat bermain anak Ruang perawatan kecantikan Ruang obat ethical Gudang Mushola Swalayan farmasi Dapur karyawan Ruang praktik dokter kandungan Laboratorium klinik Ruang tunggu apotek $ Keterangan : 1. Rak obat Kimia Farma, obat saluran pernapasan, obat alergi 2. Rak obat yang mempengaruhi sistem saraf pusat 3. Rak obat vitamin

106 96 Lampiran 9. Denah Apotek Kimia Farma No.55 Kebayoran Lama (lanjutan) 4. Meja peracikan (atas) ; rak obat yang biasa digunakan dalam resep racikan (bawah) 5. Lemari narkotika 6. Lemari es 7. Rak obat psikotropika (atas) ; rak obat generik (bawah) 8. Rak antibiotika (atas) ; rak obat ASKES (bawah) 9. Rak obat kardiovaskular dan hematologi 10. Rak obat saluran cerna 11. Rak obat saluran kemih, endokrin, dan hormon 12. Rak obat tetes mata 13. Rak obat tetes telinga, inhaler, oral drops 14. Loket penerimaan resep 15. Loket penyerahan obat 16. Meja kerja penyiapan obat (atas) ; rak tablet effervescent (bawah kiri) ; rak salep, krim, dan gel (bawah kanan)

107 97 Lampiran 10. Surat pesanan psikotropika

108 Lampiran 11. Contoh laporan penggunaan psikotropika LAPORAN PENGGUNAAN PSIKOTROPIKA APOTEK KIMIA FARMA NO. 55 NO. SIA : 721/03/03/YANKES/10.06 ALAMAT& No. Telp : Jalan Kebayoran Lama No. 50 / Kabupaten/Kodya : Jakarta Barat BULAN: NO KODE NAMA STOK PENERIMAAN PENGGUNAAN STOK SATUAN SEDIAAN AWAL DARI JUMLAH UNTUK JUMLAH AKHIR Jakarta,... Apoteker Pengelola Apotek Wahyu Dwi Purnomo, S.Farm., Apt. No. STRA :

109 99 Lampiran 12. Surat pesanan narkotika

110 Lampiran 13. Contoh laporan penggunaan narkotika LAPORAN PENGGUNAAN NARKOTIKA APOTEK KIMIA FARMA NO. 55 NO. SIA : 721/03/03/YANKES/10.06 ALAMAT& No. Telp : Jalan Kebayoran Lama No. 50 / Kabupaten/Kodya : Jakarta Barat BULAN: NO KODE NAMA STOK PENERIMAAN PENGGUNAAN STOK SATUAN SEDIAAN AWAL DARI JUMLAH UNTUK JUMLAH AKHIR Jakarta,... Apoteker Pengelola Apotek Wahyu Dwi Purnomo, S.Farm., Apt. No. STRA :

111 101 Lampiran 14. Contoh Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA) Lampiran 15. Contoh form dropping antar Apotek Kimia Farma

112 102 Lampiran 16. Alur pelayanan penerimaan resep Penerimaan Resep Resep Kredit Resep Tunai Pemeriksaan kelengkapan administrasi Pemberian harga Pemberian nomor urut Pemeriksaan kelengkapan administrasi Pemberian harga Pasien membayar di kasir dan diberi nomor resep Bagian Penyiapan obat Obat Jadi Obat Racikan Pemberian etiket Pemeriksaan kesesuaian obat Penyerahan obat disertai pelayanan informasi obat Obat diterima oleh pasien Resep disimpan petugas

113 103 Lampiran 17. Contoh kuitansi pembayaran tunai Lampiran 18. Lembar pemeriksaan proses resep

114 104 Lampiran 19. Etiket obat dalam Apotek Kimia Farma No.55 Lampiran 20. Etiket obat luar Apotek Kimia Farma No. 55

115 105 Lampiran 21. Contoh label Lampiran 22. Kertas pembungkus puyer

116 106 Lampiran 23. Contoh kartu stok

117 107 Lampiran 24. Lembar salinan resep

118 UNIVERSITAS INDONESIA TUGAS KHUSUS PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER DI APOTEK KIMIA FARMA NO. 55 JALAN KEBAYORAN LAMA NO. 50 JAKARTA BARAT PERIODE 2 APRIL 12 MEI 2012 PENGELOLAAN SWALAYAN FARMASI DI APOTEK KIMIA FARMA NO. 55 AGATHA DWI SETIASTUTI, S. Farm ANGKATAN LXXIV FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM PROGRAM PROFESI APOTEKER - DEPARTEMEN FARMASI DEPOK JUNI 2012

119 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... i DAFTAR ISI... ii DAFTAR GAMBAR... iii DAFTAR RUMUS... iv DAFTAR LAMPIRAN... v BAB 1. PENDAHULUAN Latar belakang Tujuan... 2 BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA Pengadaan Persediaan Apotek Pengendalian Persediaan Apotek Penentuan Prioritas Pengadaan Penataan Perbekalan Farmasi di Swalayan Apotek Merchandising Produk OTC (Over The Counter) Strategi Pemasaran Swalayan Farmasi BAB 3. METODOLOGI PENELITIAN Waktu dan Tempat Penelitian Cara Kerja/Metode BAB 4. HASIL DAN PEMBAHASAN Perencanaan dan Pengadaan Swalayan Farmasi Penataan Swalayan Farmasi Pemasaran Produk-produk Swalayan Farmasi Pelayanan Kefarmasian di Swalayan Farmasi Apotek Kimia Farma No BAB 5. KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Saran DAFTAR ACUAN ii

120 DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1. Diagram model pengendalian persediaan. 8 Gambar 2.2. Matriks analisa VEN-ABC Gambar 2.3. Rak obat untuk OTC counter. 12 Gambar 2.4. End cap display Gambar 2.5. Floor stand display 13 Gambar 2.6. Tanda obat bebas Gambar 2.7. Tanda obat bebas terbatas 18 Gambar 2.8. Tanda peringatan pada kemasan obat bebas terbatas. 18 iii

121 DAFTAR RUMUS Rumus 2.1. Rumus perhitungan safety stock... 5 Rumus 2.2. Rumus perhitungan persediaan maksimum... 6 Rumus 2.3. Rumus perhitungan perputaran persediaan... 6 Rumus 2.4. Rumus perhitungan jumlah pesanan yang ekonomis... 7 Rumus 2.5. Rumus perhitungan ROP (Reorder Point)... 7 iv

122 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1. Alur proses pengadaan produk swalayan farmasi di Apotek Kimia Farma No Lampiran 2. Denah swalayan farmasi Apotek Kimia Farma No v

123 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Sarana kesehatan merupakan salah satu sumber daya kesehatan yang diperlukan untuk mendukung penyelenggaraan upaya kesehatan. Apotek, sebagai salah satu sarana pelayanan kesehatan, harus mengutamakan kepentingan masyarakat dan berkewajiban menyediakan, menyimpan, dan menyerahkan perbekalan farmasi yang bermutu baik. Perbekalan farmasi yang disediakan oleh apotek tidak terbatas pada obat-obat yang diberikan dengan resep dokter. Perbekalan farmasi seperti obat bebas, obat bebas terbatas, suplemen, alat kesehatan, dan kosmetika dapat diperoleh di apotek secara bebas (tanpa resep dokter). Produk-produk tersebut banyak dibutuhkan oleh masyarakat sehingga beredar luas di pasaran. Hal tersebut terbukti dengan adanya ratusan merek dagang untuk suatu produk perbekalan farmasi dengan kegunaan yang sama. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu sistem pengelolaan perbekalan farmasi yang baik agar masyarakat (konsumen) dapat memperoleh produk yang dibutuhkannya secara tepat dan rasional. Sistem pengelolaan perbekalan farmasi yang berupa produk over trade counter (OTC) meliputi perencanaan, pengadaan, penataan, pemasaran, dan pemilihan obat yang sesuai. Produk-produk OTC dapat diletakkan di bagian swalayan farmasi sehingga memudahkan konsumen dalam memilih produk yang dibutuhkannya. Sungguhpun demikian, konsumen berhak untuk mendapatkan informasi yang memadai mengenai produk yang dibutuhkannya dari tenaga kesehatan di apotek. Keberadaan swalayan farmasi di apotek merupakan suatu kesempatan sekaligus tantangan tersendiri bagi seorang Apoteker. Dari segi bisnis, swalayan farmasi dapat menjadi salah satu sumber pendapatan apotek di samping pelayanan resep (obat ethical). Selain itu, pengelolaan swalayan farmasi yang terintegrasi dengan baik dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan membentuk mutu hidup masyarakat menjadi lebih baik. 1

124 2 Pada Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) ini, calon Apoteker memperoleh kesempatan untuk melakukan pengamatan terhadap sistem pengelolaan swalayan farmasi di Apotek Kimia Farma No. 55. Tugas khusus tersebut bertujuan untuk meningkatkan pemahaman calon Apoteker mengenai pengelolaan swalayan farmasi di Apotek Kimia Farma No. 55, yang meliputi sistem perencanaan, pengadaan, penataan, pemasaran, dan pemilihan obat yang sesuai. 1.2 Tujuan Tugas khusus ini bertujuan untuk menganalisis pengelolaan swalayan farmasi di Apotek Kimia Farma No. 55, yang meliputi sistem perencanaan, pengadaan, penataan, pemasaran, dan pemilihan obat yang sesuai.

125 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Pengadaan Persediaan Apotek Pengadaan persediaan farmasi merupakan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan perbekalan farmasi berdasarkan fungsi perencanaan dan penganggaran. Tujuan pengadaan adalah memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan dalam jumlah yang cukup dengan kualitas harga yang dapat dipertanggungjawabkan dalam waktu dan tempat tertentu secara efektif dan efisien menurut tata cara dan ketentuan yang berlaku (Quick, 1997). Pengadaan harus memenuhi beberapa syarat, yaitu (Seto, Yunita&Lily, 2004) : 1. Doematig, artinya sesuai tujuan/sesuai rencana. Pengadaan harus sesuai kebutuhan yang sudah direncanakam sebelumnya 2. Rechtmatig, artinya sesuai hak/sesuai kemampuan 3. Wetmatig, artinya sistem/cara pengadaannya harus sesuai dengan ketentuanketentuan yang berlaku Secara umum, jenis pengadaan berdasarkan waktu terdiri dari (Quick, 1997) : 1. Annual purchasing, yaitu pemesanan dilakukan satu kali dalam satu tahun. 2. Scheduled purchasing, yaitu pemesanan dilakukan secara periodik dalam waktu tertentu misalnya mingguan, bulanan, dan sebagainya. 3. Perpetual purchasing, yaitu pemesanan dilakukan setiap kali tingkat persediaan rendah. 4. Kombinasi antara annual purchasing, scheduled purchasing, dan perpetual purchasing. Pengadaan dengan pemesanan yang bervariasi waktunya seperti cara ini dapat diterapkan tergantung dari jenis obat yang dipesan. Misalnya, obat impor dari suatu negara dimana devaluasi mata uang menjadi masalah utama, atau obat berharga murah yang jarang digunakan cukup dipesan sekali dalam setahun saja. Obat-obatan yang relatif slow moving tetapi digunakan secara reguler dapat dipesan secara periodik setiap tahun (scheduled purchasing), dan obat-obatan yang banyak diminati dan obat-obatan yang 3

126 4 harganya sangat mahal maka pemesanan dilakukan secara perpetual purchasing. Setelah menentukan jenis pengadaan yang akan diterapkan berdasarkan frekuensi dan waktu pemesanan, maka pengadaan barang di apotek dapat dilakukan dengan berbagai cara, yaitu (Seto, Yunita&Lily, 2004) : 1. Pembelian kontan Dalam pembelian kontan, pihak apotek langsung membayar harga obat yang dibeli dari distributor. Biasanya dilakukan oleh apotek yang baru dibuka karena untuk melakukan pembayaran kredit apotek harus menunjukkan kemampuannya dalam menjual. 2. Pembelian kredit Pembelian kredit adalah pembelian yang pembayarannya dilakukan pada waktu jatuh tempo yang telah ditetapkan, misalnya 30 hari setelah obat diterima apotek. 3. Pembelian konsinyasi (titip jual) Pembelian konsinyasi adalah titipan barang dari pemilik kepada apotek, dimana apotek bertindak sebagai agen komisioner yang menerima komisi bila barang tersebut terjual. Bila barang tersebut tidak terjual sampai batas waktu kadaluarsa atau waktu yang telah disepakati maka barang tersebut dapat dikembalikan pada pemiliknya Pengendalian Persediaan Apotek Pengendalian persediaan berhubungan dengan aktivitas dalam pengaturan persediaan obat di apotek untuk menjamin kelancaran pelayanan pasien secara efektif dan efisien. Unsur dari pengendalian persediaan mencakup penentuan cara pemesanan atau pengadaan hingga jumlah persediaan yang optimum dan yang harus ada di apotek untuk menghindari kekosongan persediaan. Parameter parameter dalam pengendalian persediaan adalah konsumsi rata-rata, lead time, safety stock, persediaan minimum, persediaan maksimum, dan perputaran persediaan.

127 5 1. Konsumsi rata-rata Konsumsi rata-rata sering juga disebut permintaan (demand). Permintaan yang diharapkan pada pemesanan selanjutnya merupakan variabel kunci yang menentukan berapa banyak stok barang yang harus dipesan (Quick, 1997). 2. Lead Time (Waktu Tunggu) Lead time merupakan waktu tenggang yang dibutuhkan mulai dari pemesanan sampai dengan penerimaan barang dari suplier yang telah ditentukan. Lead time ini berbeda-beda untuk setiap suplier. Faktor-faktor yang dapat berpengaruh pada lead time adalah jarak antara suplier dengan apotek, jumlah pesanan, dan kondisi suplier (Quick, 1997). 3. Safety stock (Persediaan Pengaman) Safety stock merupakan persediaan yang dicadangkan untuk kebutuhan selama menunggu barang datang untuk mengantisipasi keterlambatan barang pesanan atau untuk menghadapi suatu keadaan tertentu yang diakibatkan karena perubahan pada permintaan misalnya karena adanya permintaan barang yang meningkat secara tiba-tiba (karena adanya wabah penyakit) (Quick, 1997). Safety stock dapat dihitung dengan rumus (Quick, 1997): SS = LT x CA (2.1.) Keterangan : SS= Safety stock LT = Lead Time CA = konsumsi rata-rata 4. Persediaan minimum Persediaan minimum merupakan jumlah persediaan terendah yang masih tersedia. Apabila penjualan telah mencapai nilai persediaan minimum ini maka pemesanan harus langsung dilakukan agar kontinuitas usaha dapat berlanjut. Jika barang yang tersedia jumlahnya sudah kurang dari jumlah persediaan minimum maka dapat terjadi stok kosong (Quick, 1997).

128 6 5. Persediaan maksimum Persediaan maksimum merupakan jumlah persediaan terbesar yang telah tersedia. Jika jumlah persediaan telah mencapai jumlah maksimum maka tidak perlu lagi melakukan pemesanan untuk menghindari terjadinya stok mati yang dapat menyebabkan kerugian (Quick, 1997). Rumus perhitungan persediaan maksimum adalah (Quick, 1997): S max = S min + (PP x CA) (2.2.) Keterangan : S max S min PP CA = Persediaan maksimum = Persediaan minimum = Periode pengadaan = Konsumsi rata-rata 6. Perputaran persediaan Perputaran persediaan menggambarkan jumlah siklus yang dialami barang dari mulai pembelian hingga penjualan kembali. Jika suatu barang memiliki angka perputaran persediaan yang besar maka barang tersebut dikategorikan sebagai barang fast moving. Sebaliknya, jika angka perputaran persediaan suatu barang terbilang kecil maka barang tersebut termasuk slow moving (Quick, 1997). Perputaran persediaan dihitung dengan cara : Perputaran persediaan = (2.3.) Keterangan : So = Persediaan awal Sr = Persediaan rata-rata P = Jumlah pembelian Sn = Persediaan Akhir

129 7 7. Jumlah pesanan (Economic Order Quantity / Economic Lot Size) Di apotek, jumlah persediaan yang harus ada adalah persediaan untuk jangka waktu tertentu dan disesuaikan dengan kebijakan pada pola kebutuhan. Persediaan dirancang agar setiap saat harus tersedia dan sekaligus untuk mengantisipasi permintaan yang tidak menentu, kemampuan suplier yang terbatas, waktu tenggang pesanan yang tidak menentu, ongkos kirim mahal, dan sebagainya. Faktor yang dipertimbangkan untuk membangun persediaan berkaitan dengan biaya dan resiko penyimpanan, biaya pemesanan, dan biaya pemeliharaan (Quick, 1997). Merancang jumlah persediaan dapat dilakukan dengan perhitungan jumlah pesanan yang ekonomis atau dikenal dengan rumus Economic Order Quality (EOQ) (Quick, 1997) : EOQ = (2.4.) Keterangan : R = Jumlah kebutuhan dalam setahun P = Harga barang / unit S = Biaya tiap kali pemesanan I = % Harga persediaan rata-rata (biaya penyimpanan) 8. ReOrder Point (ROP / Titik pemesanan) Titik pemesanan merupakan saat dimana harus diadakan pemesanan kembali sedemikian rupa sehingga kedatangan atau penerimaan barang yang dipesan adalah tepat waktu, dimana persediaan di atas persediaan pengaman (safety stock) sama dengan nol atau saat mencapai nilai persediaan minimum. Pada keadaan khusus (mendesak), dapat dilakukan pemesanan langsung tanpa harus menunggu hari pembelian yang telah ditentukan bersama antar apotek dan suplier (Quick, 1997). Rumus perhitungan ROP adalah (Quick, 1997) : ROP = SS + LT (2.5.)

130 8 Keterangan : ROP = Recoder point SS = Safety stock LT = Lead time Gambar 2.1. Diagram model pengendalian persediaan (Quick, 1997) 2.3. Penentuan Prioritas Pengadaan Dalam melakukan pengadaan dibutuhkan penentuan prioritas barang yang akan dipesan. Pemilihan prioritas pengadaan dapat dilakukan dengan berbagai metode. Penyusunan prioritas dapat dilakukan dengan menggunakan metode sebagai berikut (Quick, 1997): 1. Analisa VEN (Vital, Esensial, Non-esensial) Metode ini mengelompokan obat berdasarkan nilai kepentingan dan vitalitas obat terhadap pelayanan kesehatan untuk melayani permintaan untuk pengobatan. a. V (Vital) Obat yang tergolong dalam kategori vital adalah obat untuk menyelamatkan hidup manusia atau untuk pengobatan karena penyakit yang mengakibatkan kematian. Pengadaan obat golongan ini diprioritaskan.

131 9 b. E (Esensial) Kategori esensial digunakan untuk obat-obat yang banyak diminta untuk digunakan dalam tindakan atau pengobatan penyakit terbanyak di masyarakat. Dengan kata lain, obat-obat golongan ini adalah obat yang fast-moving. c. N (Non-esensial) Kategori non-esensial untuk obat-obat pelengkap yang sifatnya tidak esensial, tidak digunakan untuk penyelamatan hidup maupun pengobatan penyakit terbanyak, contohnya suplemen vitamin. 2. Analisa Pareto (ABC) Analisa pareto disusun berdasarkan penggolongan persediaan yang mempunyai nilai harga yang paling tinggi. Pareto membagi persediaan berdasarkan atas nilai rupiah (volume persediaan yang dibutuhkan dalam satu periode dikalikan harga per unit). Kriteria kelas dalam klasifikasi ABC adalah: a. Kelas A Persediaan yang memiliki volume rupiah yang tinggi. Kelas ini mewakili sekitar 70 % dari total nilai persediaan, meskipun jumlahnya hanya sekitar 20% dari seluruh item. Kelas A memiliki dampak biaya yang tinggi terhadap biaya pengadaan. Pengendalian khusus dilakukan secara intensif (Seto, Yunita&Lily, 2004). b. Kelas B Persediaan yang memiliki volume rupiah yang menengah. Kelas ini mewakili sekitar 20 % dari total nilai persediaan, meskipun jumlahnya hanya sekitar 30 % dari seluruh item (Seto, Yunita&Lily, 2004). c. Kelas C Persediaan yang memiliki volume rupiah yang rendah. Kelas ini mewakili sekitar 10% dari total nilai persediaan, tapi terdiri sekitar 50% dari seluruh item (Seto, Yunita&Lily, 2004). Analisis pareto dilakukan dengan menghitung nilai investasi dari tiap sediaan obat dengan cara : 1. Menghitung total investasi tiap jenis obat.

132 10 2. Pengelompokan obat berdasarkan nilai investasi dan diurutkan mulai dari nilai investasi terbesar hingga terkecil. 3. Syarat pengelompokan adalah sebagai berikut: a. Kelompok A dengan nilai investasi 70% dari total investasi obat keseluruhan; b. Kelompok B dengan nilai investasi 20% dari total investasi obat keseluruhan; c. Kelompok C dengan nilai investasi 10% dari total investasi obat keseluruhan. 3. Analisa VEN-ABC Metode analisa ini mengkombinasi kedua metode sebelumnya. Dalam metode ini pengelompokan barang berdasarkan volume dan nilai penggunaannya selama periode waktu tertentu. Analisa VEN-ABC menggabungkan analisa pareto dan VEN dalam suatu matriks sehingga analisa menjadi lebih tajam (Quick, 1997). Matriks dapat dibuat sebagai berikut : V E N A VA EA NA B VB EB NB C VC EC NC Gambar 2.2. Matriks analisa VEN-ABC Matriks tersebut dapat dijadikan dasar dalam menetapkan prioritas untuk menyesuaikan anggaran atau perhatian dalam pengelolaan persediaan. Semua obat vital dan esensial dalam kelompok A, B, dan C harus tersedia. Tetapi kuantitasnya disesuaikan dengan kebutuhan konsumen apotek. Untuk obat nonesensial dalam kelompok A tidak diprioritaskan, sedangkan kelompok B dan C pengadaannya disesuaikan dengan kebutuhan (Quick, 1997).

133 Penataan Perbekalan Farmasi di Swalayan Apotek Tata cara penataan perbekalan farmasi di apotek dapat dikelompokkan menjadi 2 bagian, yaitu (Umar, 2011) : 1. Penataan di ruang peracikan dan penyiapan obat (ethical counter) Penataan perbekalan farmasi pada ethical counter perlu memperhatikan beberapa hal, seperti : a. Peraturan, terutama yang mengatur tentang obat narkotika, psikotropika, dan obat keras b. Lay out, yaitu penataan letak dan susunan lemari atau rak obat agar dapat memberikan kemudahan dan kecepatan pada petugas apotek dalam menyiapkan obat yang dibutuhkan konsumen, dengan tetap memperhatikan aspek kebersihan dan keamanan c. Bentuk dan tanda lemari (rak) obat Bentuk lemari obat yang biasa digunakan menyerupai sarang tawon, di mana setiap lemari obat harus memiliki penandaan yang menginformasikan jenis perbekalan farmasi yang tersimpan di dalamnya 2. Penataan di swalayan farmasi (OTC counter) Hal-hal yang menjadi dasar pertimbangan dalam menata perbekalan farmasi di OTC counter adalah : a. Estetika, yaitu keindahan dalam menata dan mendesain rak atau lemari obat bebas dan obat bebas terbatas agar dapat menimbulkan rasa ingin tahu dan ingin membeli (impuls buying) bagi setiap konsumen yang datang ke apotek. Di samping itu, penataan swalayan farmasi harus menimbulkan kesan bersih, indah, dan menyenangkan. b. Lay out, yaitu tata letak dan susunan barang yang dapat memberikan kenyamanan dan kemudahan (alur keluar masuk) bagi konsumen dalam memperoleh obat yang dibutuhkan. c. Tanda berupa tulisan sebagai petunjuk mengenai tempat-tempat golongan fungsi obat yang ditempel di setiap lemari/rak obat. Contoh rak obat untuk OTC counter dapat dilihat pada Gambar 2.3.

134 12 Gambar 2.3. Rak obat untuk OTC counter Beberapa macam desain display atau cara memajang obat-obat OTC, antara lain (Desselle dan Zgarrick, 2009) : 1. Display karton, yaitu suatu boks yang dirancang untuk dipasang pada rak yang berisi produk tanpa memindahkan kemasan produk yang sudah ada. Hal tersebut akan membawa pengaruh yang kuat secara visual dan membutuhkan tempat lebih banyak sehingga dapat menarik perhatian dan memberikan informasi kepada pelanggan. 2. End cap display, yaitu desain yang cocok untuk produk-produk baru, produk berukuran besar, dan barang-barang berharga khusus. Caranya dengan menempatkan produk pada akhir rak. Contoh End cap display dapat dilihat pada Gambar 2.4. Gambar 2.4. End cap display

135 13 3. Floor stand display, yaitu desain yang cocok untuk meletakkan produk secara efektif dalam jumlah besar. Produk diletakkan pada rak dorong yang tidak terlalu tinggi dan mudah diraih, serta dilengkapi dengan brosur yang berisikan keterangan-keterangan mengenai produk sehingga konsumen lebih tertarik untuk membeli produk-produk tersebut. Contoh Floor stand display dapat dilihat pada Gambar 2.5. Gambar 2.5. Floor stand display 4. Dum display, yaitu desain yang sama dengan floor stand display, hanya saja produk-produk yang dipajang tidak diatur secara khusus melainkan disusun secara acak. 5. Floor stack display, merupakan display yang paling sederhana dan mudah. Dalam penempatan produk pada display, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain : 1. Penyusunan kotak kemasan pada rak Kotak kemasan produk OTC mempunyai enam sisi yang dapat diperlihatkan kepada pelanggan. Setiap kotak kemasan didesain oleh pabrik dengan tampilan yang semenarik mungin, terutama pada bagian depan dan atas. 2. Penempatan produk yang tidak efektif

136 14 Beberapa hal yang membuat produk menjadi tidak efektif antara lain lemari yang tidak teratur, lemari berisi terlalu banyak produk, penataan produk yang tidak menarik pelanggan, dan pengaturan yang berantakan. 3. Produk di muka (Product facing) Product facing merupakan penyusunan rak produk secara melebar di bagian depan. Jika produk disusun tiga pak di baris depan dan enam pak di belakang masing-masing baris, penyusunan tersebut dinamakan three facing, six deep. Penelitian membuktikan bahwa penjualan akan mengalami peningkatan sebanyak 36% ketika penempatan di muka ditingkatkan dari dua baris menjadi empat baris. Sebaliknya, terjadi penurunan penjualan sebanyak 50% ketika dilakukan pengurangan jumlah penempatan di muka dari tiga baris menjadi satu baris. 4. Hot-spot cross Posisi terbaik suatu produk dalam suatu departemen adalah pada bagian tengah. Oleh karena itu, pada bagian tengah rak diletakkan produk fast moving. Hal tersebut disebabkan kebiasaan pembeli untuk berdiri di tengahtengah suatu bagian ketika sedang memilih. Hot-spot cross memungkinkan suatu produk lebih mudah terlihat Merchandising Merchandising merupakan kombinasi beberapa teknik untuk menentukan posisi, mengatur, dan mempromosikan produk sehingga konsumen termotivasi untuk membeli barang tersebut. Data-data berikut dapat menjadi alasan pentingnya merchandising produk OTC : 1. 90% penjualan terjadi tanpa adanya intervensi farmasis atau karyawan apotek 2. 40% keputusan pembelian dibuat di apotek 3. 28% pembelian produk pertama kali disebabkan oleh tampilan produk Salah satu prinsip utama dalam merchandising adalah membuat konsumen bergerak seleluasa mungkin dalam apotek. Semakin banyak produk terlihat oleh konsumen, semakin besar peluang produk-produk tersebut terjual. Layout dan desain apotek merupakan hal yang penting dalam mengefektifkan merchandising. Keuntungan dari merchandising yang efektif meliputi peningkatan volume

137 15 penjualan baik dari segi jumlah maupun nilai uang yang didapat, peningkatan turnover, peningkatan keuntungan, dan peningkatan kepuasan pelanggan. Ada 5 faktor yang mempengaruhi efektivitas merchandising, yaitu : 1. Waktu Pemilihan waktu yang tepat untuk menjual suatu produk merupakan hal yang sangat penting. Produk-produk yang bersifat musiman biasanya ditampilkan sebelum atau selama periode di mana produk tersebut sangat besar kemungkinannya untuk digunakan. Contohnya, apotek di negara subtropis akan menjual produk sunscreen sebelum dan selama musim panas, bukan pada saat musim dingin. 2. Harga Harga merupakan aspek penting dalam pengambilan keputusan oleh konsumen. Oleh karena itu, harus dilakukan berbagai cara untuk membantu konsumen mengembangkan persepsi bahwa harga yang ditawarkan oleh apotek masuk akal atau bersaing. Namun, terkadang konsumen menghubungkan harga suatu produk dengan mutu dari produk tersebut, terutama untuk produk-produk yang kurang mereka ketahui. Beberapa cara yang dapat dilakukan untuk menarik minat beli konsumen antara lain : a. Program diskon untuk produk-produk atau kelompok konsumen tertentu b. Penggunaan psikologi harga dalam menetapkan harga suatu produk. Sebagian besar konsumen hanya memperhatikan digit pertama dari harga suatu produk. c. Program promosi, seperti kupon berhadiah dan strategi beli 2, gratis 1 3. Pemilihan produk Karakteristik demografi konsumen merupakan hal yang penting ketika menentukan produk yang akan dijual. Produk OTC harus dipilih berdasarkan keinginan dan kebutuhan kelompok konsumen yang dilayani oleh apotek. Sebagai contoh, sangat tidak bijaksana jika apotek menjadikan alat tes kehamilan sebagai produk OTC ketika sebagian besar pelanggan apotek berusia 50 tahun ke atas. Faktor-faktor demografi konsumen yang harus diperhatikan, meliputi umur, latar belakang sosial budaya, masalah kesehatan, tingkat pendidikan, dan pendapatan. Hal lain yang harus dipertimbangkan

138 16 ketika menentukan produk OTC antara lain jumlah produk, ukuran produk, jenis produk (generik atau paten), pengaruh iklan, dan keuntungan suatu produk dibandingkan dengan produk lainnya. 4. Peletakan produk Ahli merchandising berpendapat bahwa posisi yang terbaik adalah di tengah-tengah kelompok dan pada posisi sejajar mata. Hal tersebut disebabkan oleh kebiasaan manusia untuk berdiri di tengah ketika mengambil keputusan. Oleh karena itu, produk lebih mudah terlihat jika diletakkan dalam posisi tersebut. Peletakan produk dapat dilakukan dengan 2 cara, yaitu secara vertikal dan horizontal. Pada penempatan vertikal, produk yang sama dengan ukuran yang berbeda diletakkan pada rak yang berbeda. Produk fast moving diletakkan di tengah. Cara tersebut lebih efektif karena produk dapat lebih mudah terlihat. Namun, cara tersebut membutuhkan lebih banyak tempat dibandingkan dengan penempatan secara horizontal. Pada penempatan horizontal, produk yang sama dengan ukuran yang berbeda diletakkan bersebelahan pada rak yang sama. Cara tersebut menggunakan sedikit tempat dan lebih mudah untuk ditata. Namun, produk kurang terlihat oleh konsumen dibandingkan dengan cara vertikal. Pada penempatan secara horizontal, urutan peletakan produk berdasarkan ukurannya, yaitu produk dengan ukuran lebih besar diletakkan di sebelah kanan produk yang berukuran lebih kecil. Hal tersebut disebabkan oleh mata manusia cenderung untuk melihat dari kiri ke kanan sehingga pikiran cenderung untuk memilih produk yang dilihat terakhir kali. Di samping itu, sebagian besar orang menggunakan tangan kanan untuk mengambil sesuatu sehingga konsumen cenderung mengambil produk yang terdekat dengan tangan kanan mereka. Berdasarkan analisis tersebut, produk yang berukuran lebih besar akan lebih banyak dipilih oleh konsumen. 5. Penggunaan point of purchase materials Bahan-bahan yang digunakan oleh apotek untuk membuat konsumen menyadari adanya suatu produk dan tertarik untuk membeli produk tersebut, yaitu:

139 17 a. Header cards, umumnya digunakan pada display stand, dump stand, dan floor-stack display. b. Banners, diletakkan menggantung atau ditempel di kaca untuk menarik perhatian terhadap suatu produk melalui pesan promosi singkat. c. Price signs, yaitu memberikan harga pada produk. Harga produk dapat pula ditampilkan dengan membandingkan harga jual spesial dengan harga jual normal produk. d. Shelf extender, merupakan papan kecil yang melekat pada rak utama untuk menarik perhatian dan mempermudah konsumen dalam mengambil produk. e. Shelf-talkers, kartu yang berisi pesan promosi untuk menarik perhatian yang diletakkan pada rak, di bawah produk. Contoh : beli 2 gratis Produk OTC (Over The Counter) Menurut Surat Keputusan Menteri Kesehatan No. 1332/MENKES/KEP/X/2002, sediaan farmasi meliputi obat, bahan obat, obat asli Indonesia, alat kesehatan, dan kosmetika. Obat-obat yang beredar di Indonesia digolongkan oleh Badan Pengawas Obat dan Makanan dalam 5 (lima) kategori, yaitu obat bebas, obat bebas terbatas, obat keras, obat golongan psikotropika, dan obat golongan narkotika. Penggolongan tersebut bertujuan untuk memudahkan pengawasan terhadap peredaran dan pemakaian obat-obat tersebut. Pelayanan di apotek meliputi pelayanan produk OTC (Over The Counter) dan obat ethical. Obat-obat yang dapat diperoleh tanpa resep dokter termasuk produk OTC. Produk OTC terdiri dari obat bebas dan obat bebas terbatas. Obat ethical adalah obat yang dapat diperoleh dengan resep dokter, termasuk di dalamnya obat keras, obat golongan psikotropika, dan obat golongan narkotika Obat bebas (Departemen Kesehatan RI, 2006) Obat bebas adalah obat yang dijual bebas di pasaran dan dapat dibeli tanpa resep dokter. Tanda khusus pada kemasan dan etiket obat bebas adalah lingkaran hijau dengan garis tepi berwarna hitam. Tanda obat bebas dapat dilihat pada Gambar 2.6. Contoh obat bebas adalah parasetamol.

140 18 Gambar 2.6. Tanda obat bebas Obat bebas terbatas (Departemen Kesehatan RI, 2006) Obat bebas terbatas adalah obat yang sebenarnya termasuk obat keras, tetapi masih dapat dibeli bebas tanpa resep dokter dan disertai dengan tanda peringatan. Tanda khusus pada kemasan dan etiket obat bebas terbatas adalah lingkaran biru dengan garis tepi berwarna hitam, seperti dapat dilihat pada Gambar 2.7. Contoh obat bebas terbatas adalah CTM. Wadah atau kemasan obat bebas terbatas perlu mencantumkan tanda peringatan (P No.1-P No.6) dan penyerahannya harus dalam bungkus aslinya. Tanda peringatan tersebut berwarna hitam dengan ukuran panjang 5 cm dan lebar 2 cm (atau disesuaikan dengan ukuran kemasan) dan diberi tulisan peringatan penggunaannya dengan huruf berwarna putih. Contoh tanda peringatan dapat dilihat pada Gambar 2.8. Gambar 2.7. Tanda obat bebas terbatas Contoh tanda peringatan

141 19 Gambar 2.8. Tanda peringatan pada kemasan obat bebas terbatas 2.7. Strategi Pemasaran Swalayan Farmasi Strategi pemasaran yang umum dilakukan oleh apotek adalah analisis AIDA (Attention, Interest, Desire, Action). Analisis AIDA merupakan suatu rangkaian proses, dimulai dari menarik perhatian calon pembeli hingga pembeli memutuskan untuk membeli di apotek Attention, merupakan upaya apotek untuk menarik perhatian konsumen, dapat dilakukan dengan : 1. Mengadakan program promosi untuk produk-produk swalayan farmasi tertentu, seperti program diskon, kupon berhadiah, dan program beli 2 gratis Mendesain swalayan farmasi dengan display yang menarik dan terpisah dari bagian pelayanan obat ethical, serta memberikan ruang yang cukup untuk swalayan farmasi sehingga memberikan kemudahan dan kenyamanan bagi alur konsumen Interest, bertujuan menimbulkan keinginan pelanggan untuk masuk ke dalam swalayan farmasi, yang dapat dilakukan dengan cara menyusun obat fast moving pada posisi yang mudah terlihat oleh pelanggan. Selain itu, penyusunan produk OTC dilakukan semenarik mungkin, yaitu dengan memperhatikan warna kemasan dan disusun berdasarkan penggolongan tertentu, seperti menurut efek farmakologis, agar memudahkan pelanggan dalam mencari produk yang dibutuhkannya Desire Setelah pelanggan masuk ke area swalayan farmasi, langkah selanjutnya adalah menimbulkan keinginan pelanggan untuk membeli produk yang ditawarkan. Upaya yang dapat dilakukan antara lain melayani pelanggan