UNIVERSITAS INDONESIA. LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER DI APOTEK KIMIA FARMA NO. 7 Jl. H. JUANDA NO. 30 BOGOR PERIODE 2 APRIL 11 MEI 2012

Transkripsi

1 UNIVERSITAS INDONESIA LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER DI APOTEK KIMIA FARMA NO. 7 Jl. H. JUANDA NO. 30 BOGOR PERIODE 2 APRIL 11 MEI 2012 LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER GINARTI EKAWATI, S.Farm ANGKATAN LXXIII FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM PROGRAM PROFESI APOTEKER DEPARTEMEN FARMASI DEPOK JUNI 2012

2 UNIVERSITAS INDONESIA LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER DI APOTEK KIMIA FARMA NO. 7 Jl. H. JUANDA NO. 30 BOGOR PERIODE 2 APRIL 11 MEI 2012 LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Apoteker GINARTI EKAWATI, S.Farm ANGKATAN LXXIII FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM PROGRAM PROFESI APOTEKER DEPARTEMEN FARMASI DEPOK JUNI 2012 ii

3 iii

4 KATA PENGANTAR Puji syukur atas segala rahmat Allah SWT sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker di Apotek Kimia Farma No. 7, Bogor yang merupakan salah satu syarat yang harus dipenuhi oleh mahasiswa tingkat profesi pada Program Profesi Apoteker Departemen Farmasi FMIPA untuk menyelesaikan masa studi dan memperoleh gelar apoteker. Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) di Apotek Kimia Farma No. 7 berlangsung selama periode 2 April 11 Mei Pada kesempatan ini perkenankanlah penulis menyampaikan penghargaan dan terima kasih tak terhingga kepada: 1. Segenap Direksi PT. Kimia Farma Apotek yang telah memberikan kesempatan untuk melaksanakan Praktek Kerja Profesi Apoteker 2. Bapak Drs. Priyanggo Artadji, Apt., selaku Pembimbing dan Manager Bisnis Wilayah Bogor yang telah memberikan kesempatan, bimbingan dan pengarahan selama PKPA dan penyusunan laporan PKPA. 3. Ibu Dra. Azizahwati, MS., Apt selaku pembimbing yang telah memberikan masukan dalam penyusunan laporan ini. 4. Ibu Prof. Dr. Yahdiana Harahap, MS., Apt., selaku Ketua Departemen Farmasi FMIPA UI. 5. Bapak Dr. Harmita, Apt., selaku Ketua Program Profesi Apoteker Departemen Farmasi FMIPA UI. 6. Seluruh staf dan karyawan Apotek Kimia Farma No. 7 Bogor yang telah memberikan bantuan, kerjasama yang baik, saran dan kesempatan selama masa PKPA. 7. Keluarga yang telah memberikan dukungan moril dan materiil sehingga pelaksanaan PKPA dan penyelesaian laporan dapat berjalan lancar. 8. Seluruh teman-teman Apoteker angkatan 73 serta semua pihak yang telah memberikan bantuan dan semangat kepada penulis selama pelaksanaan PKPA ini. iv

5 Semoga Allah SWT memberikan balasan atas segala kebaikan dan jerih payah yang telah dicurahkan. Penulis menyadari bahwa dalam pembuatan laporan ini masih terdapat banyak kekurangan dan kesalahan. Oleh karena itu, penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun. Semoga pengetahuan dan pengalaman yang penulis peroleh selama menjalani Praktek Kerja Profesi Apoteker ini dapat memberikan manfaat bagi rekan-rekan sejawat dan semua pihak yang membutuhkan. Depok, 2012 Penulis, v

6 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... ii HALAMAN PENGESAHAN... iii KATA PENGANTAR... iv DAFTAR ISI... vi DAFTAR GAMBAR... vii DAFTAR LAMPIRAN... viii BAB 1. PENDAHULUAN Latar Belakang Tujuan... 2 BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA Pengertian Apotek Landasan Hukum Apotek Tugas dan Fungsi Apotek Persyaratan Apotek Pengelolaan Sumber Daya Tata Cara Perizinan Apotek Pengelolaan Apotek Pelayanan Apotek Pencabutan Surat Izin Apotek Sediaan Farmasi BAB 3. TINJAUAN UMUM Sejarah PT. Kimia Farma Apotek Visi dan Misi Logo PT. Kimia Farma Apotek Struktur Organisasi. 27 BAB 4. TINJAUAN KHUSUS Bisnis Manajer Wilayah Bogor Apotek Kimia Farma No. 7 Bogor BAB 5. PEMBAHASAN BAB 6. KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Saran DAFTAR ACUAN vi

7 DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1. Penandaan obat bebas Gambar 2.2. Penandaan obat bebas terbatas Gambar 2.3. Tanda peringatan pada obat bebas terbatas (P1-P6) Gambar 2.4. Penandaan obat keras Gambar 2.5. Penandaan obat narkotika vii

8 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1. Denah Apotek Kimia Farma No. 7 Bogor Lampiran 2. Struktur Organisasi PT. Kimia Farma Apotek Lampiran 3. Etiket Obat Lampiran 4. Kemasan Obat Lampiran 5. Label Lampiran 6. Bon Permintaan Barang Apotek Lampiran 7. Copy Resep Lampiran 8. Kartu Stok Lampiran 9. Surat Pemesanan Narkotika Lampiran 10. Surat Pemesanan Psikotropik Lampiran 11 Alur Pelayanan Penerimaan Resep viii

9 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1.Latar Belakang Upaya pembangunan kesehatan dengan menjamin tersedianya pelayanan kesehatan yang bermutu memerlukan perubahan dalam sistem pelayanan kesehatan termasuk di dalam sistem pelayanan kefarmasian yaitu dengan mengubah paradigma pelayanan dari product oriented menjadi patient oriented yang mengacu kepada Pharmaceutical Care. Pelayanan yang diberikan bukan hanya bertujuan pada pengelolaan obat sebagai komoditi, namun juga pelayanan yang bertujuan meningkatkan kualitas hidup pasien. Melalui Pharmaceutical Care diharapkan masyarakat dapat lebih mengetahui dan mengerti bagaimana pengelolaan suatu penyakit dan pengobatannya (Keputusan Kementrian Kesehatan, 2004). Pekerjaaan kefarmasian yang dilaksanakan di apotek menjadi tanggung jawab Apoteker. Seorang Apoteker memiliki peranan yang besar dalam mengelola apotek agar dapat berjalan sesuai dengan fungsinya dalam menunjang terwujudnya kesehatan yang optimal bagi masyarakat. Untuk dapat meningkatkan mutu apotek serta memberi jaminan keefektifan dan keamanan obat yang diberikan kepada pasien, maka seorang Apoteker harus mempunyai kemampuan dan pengetahuan di bidang teknis kefarmasian serta memiliki kemampuan dalam mengelola apotek (Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian, 2009). Apoteker dituntut untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan dan perilaku agar dapat melaksanakan interaksi langsung dengan pasien. Bentuk interaksi tersebut antara lain adalah melaksanakan pemberian informasi, monitoring penggunaan obat untuk mengetahui tujuan akhirnya sesuai harapan dan terdokumerotasi dengan baik. PT. Kimia Farma Apotek bergerak dibidang retail apotek yang memiliki 390 cabang yang tersebar di seluruh Indonesia. Dengan menggunakan sistem jaringan dengan skala nasional, apotek Kimia Farma dalam memberikan 1

10 2 pelayanan kefarmasian memiliki standar yang baik dalam fasilitas dan manajemen. Hal ini merupakan salah satu keunggulan dari apotek Kimia Farma dibandingkan kompetitornya. Apotek selain memberikan pelayanan kepada masyarakat, dapat juga sebagai tempat pendidikan bagi calon apoteker dalam memahami kegiatan kefarmasian di apotek, baik dalam segi manajemen maupun dalam hal pelayanan kepada masyarakat. Seorang apoteker dituntut untuk memberikan pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan ilmu yang dimilikinya. Untuk itu Departemen Farmasi FMIPA UI bekerja sama dengan PT. Kimia Farma Apotek menyelenggarakan Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) bagi calon apoteker. Dengan PKPA ini diharapkan para calon apoteker memiliki suatu wawasan dan tambahan pengetahuan seputar apotek serta melatih memecahkan permasalahan yang terjadi di apotek baik dari segi pelayanan maupun manajerial Tujuan Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) yang diselenggarakan oleh Program Studi Apoteker Departemen Farmasi FMIPA yang bekerjasama dengan PT. Kimia Farma Apotek bertujuan untuk : 1. Memberikan pemahaman akan fungsi dan peranan apoteker dalam mengelola apotek secara profesional. 2. Menambah dan memperluas pengetahuan agar dapat mengaplikasikan teori yang telah didapat dengan mengamati secara langsung kegiatan rutin, organisasi, manajemen dan pelayanan kesehatan di apotek.

11 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Apotek Menurut PP No. 51 Tahun 2009, apotek adalah sarana pelayanan kefarmasian tempat dilakukan praktek kefarmasian oleh apoteker. Pelayanan kefarmasian adalah suatu pelayanan langsung dan bertanggung jawab kepada pasien yang berkaitan dengan sediaan farmasi dengan maksud mencapai hasil yang pasti untuk meningkatkan mutu kehidupan pasien. Pekerjaan kefarmasian yang dilakukan meliputi pembuatan termasuk pengendalian mutu sediaan farmasi, pengamanan, pengadaan, penyimpanan, dan pendistribusian atau penyaluran obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat, serta pengembangan obat, bahan dan obat tradisional. Apotek sebagai salah satu sarana pelayanan kesehatan, maka dalam pelayanannya apotek harus mengutamakan kepentingan masyarakat yaitu menyediakan, menyimpan dan menyerahkan perbekalan farmasi yang bermutu baik. Apotek harus dikelola oleh apoteker yang telah mengucapkan sumpah jabatan apoteker. 2.2 Landasan Hukum Apotek Peraturan perundang-undangan yang mengatur tentang apotek dan kegiatannya adalah : a. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 51 tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian. b. Undang-undang Republik Indonesia No.35 tahun 2009 tentang Narkotika. c. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.1027/MENKES/SK/IX/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek. d. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.1332/MENKES/ SK/X/2002 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Kesehatan 3

12 4 No.922/MENKES/PER/X/1993 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek. e. Undang-undang Republik Indonesia No.5 tahun 1997 tentang Psikotropika. f. Peraturan Menteri Kesehatan No.688/MENKES/PER/VII/1997 tentang Psikotropika. g. Peraturan Pemerintah Nomor 25 tahun 1980 tanggal 14 Juli 1980 sebagai Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 26 tahun 1965 tentang Apotek. h. Peraturan Menteri Kesehatan No.28/MENKES/PER/I/1978 tentang Penyimpanan Narkotika. 2.3 Tugas dan Fungsi Apotek Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 25 tahun 1980 pasal 2, apotek mempunyai tugas dan fungsi sebagai berikut : a. Tempat pengabdian profesi seorang apoteker yang telah mengucapkan sumpah jabatan. b. Sarana farmasi yang melaksanakan peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran dan penyerahan obat atau bahan obat. c. Sarana penyalur perbekalan farmasi yang harus menyebarkan obat yang diperlukan masyarakat secara meluas dan merata. 2.4 Persyaratan Apotek Apotek baru yang akan beroperasi harus mempunyai Surat Izin Apotek (SIA) yaitu surat izin yang diberikan oleh Menteri Kesehatan Republik Indonesia kepada apoteker atau apoteker yang bekerjasama dengan pemilik sarana untuk menyelenggarakan apotek di suatu tempat tertentu. Izin apotek berlaku untuk seterusnya selama apotek yang bersangkutan masih aktif melakukan kegiatan dan Apoteker Pengelola Apotek dapat melaksanakan pekerjaannya dan masih memenuhi persyaratan (Keputusan Menteri Kesehatan No ) Persyaratan pendirian sebuah apotek menurut Peraturan Menteri Kesehatan No.922/MENKES/PER/X/1993 Tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek yaitu :

13 5 a. Untuk mendapatkan izin apotek, apoteker atau apoteker yang bekerjasama dengan pemilik sarana yang telah memenuhi persyaratan harus siap dengan tempat, perlengkapan termasuk sediaan farmasi dan perbekalan lainnya yang merupakan milik sendiri atau milik pihak lain. b. Sarana apotek dapat didirikan pada lokasi yang sama dengan kegiatan pelayanan komoditi lainnya di luar sediaan farmasi. c. Apotek dapat melakukan kegiatan pelayanan komoditi lainnya di luar sediaan farmasi. Apoteker Pengelola Apotek adalah apoteker yang telah diberi Surat Izin Apotek (SIA). Untuk menjadi Apoteker Pengelola Apotek, harus memenuhi persyaratan sebagai berikut (Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 922/MENKES/PER/X/1993 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek, 1993) : a. Ijazahnya telah terdaftar pada Departemen Kesehatan. b. Telah mengucapkan sumpah/janji sebagai apoteker. c. Memiliki Surat Izin Kerja dari Menteri d. Memenuhi syarat-syarat kesehatan fisik dan mental untuk melaksanakan tugasnya sebagai apoteker. e. Tidak bekerja di suatu perusahaan farmasi dan tidak menjadi Apoteker Pengelola Apotek di apotek lain. Sertifikat kompetensi profesi surat tanda pengakuan terhadap kompetensi seorang apoteker untuk dapat menjalankan pekerjaan/praktik profesinya di seluruh Indonesia setelah lulus uji kompetensi. Sertifikat ini dikeluarkan oleh organisasi profesi yang berlaku selama 5 tahun dan dapat dilakukan uji kompetensi kembali setelah habis masa berlakunya. Apoteker yang baru lulus dari perguruan tinggi dianggap telah lulus uji kompetensi dan dapat memperoleh sertifikat tersebut yang diajukan oleh perguruan tinggi secara kolektif satu bulan sebelum pelantikan dan sumpah apoteker. Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.889/MENKES/PER/V/2011 tentang Registrasi, Izin Praktek, dan Izin Kerja Tenaga Kefarmasian, apoteker yang akan menjalankan pekerjaan kefarmasian

14 6 wajib memiliki Surat Tanda Registrasi Apoteker (STRA). Persyaratan untuk memperoleh STRA yaitu: a. Memiliki ijazah apoteker; b. Memiliki sertifikat kompetensi profesi; c. Memiliki surat pernyataan telah mengucapkan sumpah/janji apoteker; d. Memiliki surat keterangan sehat fisik dan mental dari dokter yang memiliki surat izin praktik; dan e. Membuat pernyataan akan mematuhi dan melaksanakan ketentuan etika profesi. Apoteker yang telah memenuhi syarat untuk memperoleh STRA, selanjutnya dapat mengajukan permohonan kepada KFN (Komite Farmasi Nasional) dengan membuat surat permohonan STRA yang harus melampirkan (Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.889/MENKES/PER/ V/2011 tentang Registrasi, Izin Praktik, dan Izin Kerja Tenaga Kefarmasian, 2011) : 1. Fotokopi ijazah apoteker; 2. Fotokopi surat sumpah/janji apoteker; 3. Fotokopi sertifikat kompetensi profesi yang masih berlaku; 4. Surat keterangan sehat fisik dan mental dari dokter yang memiliki surat izin praktik; 5. Surat pernyataan akan mematuhi dan melaksanakan ketentuan etika profesi; 6. Pas foto terbaru berwarna ukuran 4 x 6 cm sebanyak 2 (dua) lembar dan ukuran 2 x 3 cm sebanyak 2 (dua) lembar. Apoteker yang baru lulus pendidikan dapat memperoleh STRA secara langsung yang diajukan oleh perguruan tinggi secara kolektif setelah memperoleh sertifikat kompetensi 2 minggu sebelum pelantikan dan pengucapan sumpah apoteker baru. Setiap tenaga kefarmasian yang akan menjalankan pekerjaan kefarmasian wajib memiliki surat izin sesuai tempat tenaga kefarmasian bekerja. Surat izin sebagaimana dimaksud berupa SIPA (Surat Izin Praktek Apoteker) bagi apoteker penanggung jawab dan apoteker pendamping di fasilitas pelayanan kefarmasian. SIPA bagi apoteker penanggung jawab di fasilitas pelayanan kefarmasian hanya

15 7 diberikan untuk 1 (satu) tempat fasilitas kefarmasian.; sedangkan SIPA bagi Apoteker pendamping dapat diberikan untuk paling banyak 3 (tiga) tempat fasilitas pelayanan kefarmasian. SIPA dikeluarkan oleh Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota tempat pekerjaan kefarmasian tersebut dilakukan. Untuk memperoleh SIPA, Apoteker mengajukan permohonan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota tempat pekerjaan kefarmasian dilaksanakan. Permohonan SIPA harus melampirkan: a. Fotokopi STRA yang dilegalisir oleh KFN; b. Surat pernyataan mempunyai tempat praktik profesi atau surat keterangan dari pimpinan fasilitas pelayanan kefarmasian atau dari pimpinan fasilitas produksi atau distribusi/penyaluran; c. Surat rekomendasi dari organisasi profesi; dan d. Pas foto berwarna ukuran 4 x 6 sebanyak 2 (dua) lembar dan 3 x 4 sebanyak 2 (dua) lembar; 2.5 Pengelolaan Sumber Daya (Keputusan Kementrian Kesehatan, 2004) Sumber Daya Manusia Sesuai ketentuan perundangan yang berlaku apotek harus dikelola oleh seorang apoteker yang profesional. Dalam pengelolaan apotek, apoteker senantiasa harus memiliki kemampuan menyediakan dan memberikan pelayanan yang baik, mengambil keputusan yang tepat, mampu berkomunikasi antar profesi, menempatkan diri sebagai pimpinan dalam situasi multidisipliner, kemampuan mengelola SDM secara efektif, selalu belajar sepanjang karier dan membantu memberi pendidikan dan member peluang untuk meningkatkan pengetahuan Sarana dan Prasarana Apotek berlokasi pada daerah yang dengan mudah dikenali oleh masyarakat. Pada halaman terdapat papan petunjuk yang dengan jelas tertulis kata apotek. Pelayanan produk kefarmasian diberikan pada tempat yang terpisah dari aktivitas pelayanan dan penjualan produk lainnya, hal ini berguna untuk

16 8 menunjukkan integritas dan kualitas produk serta mengurangi resiko kesalahan penyerahan. Apotek harus memiliki sara sebagai berikut: 1. Ruang tunggu yang nyaman bagi pasien. 2. Tempat untuk memberikan informasi bagi pasien, termasuk penempatan brosur/materi informasi. 3. Ruangan tertutup untuk konseling bagi pasien yang dilengkapi dengan meja dan kursi serta lemari untuk menyimpan catatan medikasi pasien. 4. Ruang racikan. 5. Tempat pencucian alat. Lingkungan apotek harus dijaga kebersihannya agar terhindar dari hewan pengerat dan serangga. Apotek memiliki suplai listrik yang konstan, terutama untuk lemari pendingin. Selain itu, peralatan tersedia harus tertata rapi, lengkap dengan rak-rak penyimpanan obat dan barang-barang lain yang tersusun dengan rapi, terlindung dari debu,kelembaban dan cahaya yang berlebihan serta diletakkan pada kondisi ruangan dengan temperatur yang telah ditetapkan Sediaan Farmasi dan Perbekalan Kesehatan Pengelolaan persediaan farmasi dan perbekalan kesehatan lainnya dilakukan sesuai ketentuan perundangan yang berlaku meliputi: perencanaan, pengadaan, penyimpanan dan pelayanan. Pengeluaran obat memakai sistem FIFO (first in first out) dan FEFO (first expire first out) Perencanaan pengadaan sediaan farmasi perlu memperhatikan pola penyakit; kemampuan dan budaya masyarakat. Untuk menjamin kualitas pelayanan kefarmasian maka pengadaan sediaan farmasi harus melalui jalur resmi sesuai peraturan perundangundangan yang berlaku. Obat/bahan obat disimpan dalam wadah asli dari pabrik. Dalam hal pengecualian atau darurat dimana isi dipindahkan pada wadah lain, maka harus dicegah terjadinya kontaminasi dan harus ditulis informasi yang jelas pada wadah baru, wadah sekurangkurangnya memuat nama obat, nomor batch dan tanggal kadaluarsa, dan semua bahan obat harus disimpan pada kondisi yang sesuai, layak dan menjamin kestabilan bahan.

17 9 2.6 Tata Cara Perizinan Apotek (Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.1332, 2002) Izin apotek diberikan oleh Menteri Kesehatan yang wewenangnya kemudian dilimpahkan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota wajib melaporkan pelaksanaan pemberian izin, pencairan izin dan pencabutan izin apotek sekali setahun kepada Menteri dan tembusan disampaikan kepada Kepala Dinas Kesehatan Propinsi. Tata cara pengurusan izin apotek adalah : a. Permohonan izin apotek diajukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-1. b. Dengan menggunakan Formulir APT-2 Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota selambat-lambatnya 6 (enam) hari kerja setelah menerima permohonan dapat meminta bantuan teknis kepada Kepala Balai POM untuk melakukan pemeriksaan setempat terhadap kesiapan apotek untuk melakukan kegiatan. c. Tim Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota atau Kepala Balai POM selambatlambatnya 6 (enam) hari kerja setelah permintaan bantuan teknis dari Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota melaporkan hasil pemeriksaan setempat dengan menggunakan contoh Formulir APT-3. d. Dalam hal pemeriksaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dan (3) tidak dilaksanakan, Apoteker Pemohon dapat membuat surat pernyataan siap melakukan kegiatan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat dengan tembusan kepada Kepala Dinas Kesehatan Propinsi dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-4. e. Dalam jangka waktu 12 (dua belas) hari kerja setelah diterima laporan hasil pemeriksaan sebagaimana dimaksud ayat (3), atau pernyataan dimaksud ayat (4), Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat mengeluarkan Surat Izin Apotek dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-5. f. Dalam hal hasil pemeriksaan Tim Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota atau Kepala Balai POM dimaksud ayat (3) masih belum memenuhi syarat Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat dalam waktu 12 (dua

18 10 belas) hari kerja mengeluarkan Surat Penundaan dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-6. g. Terhadap Surat Penundaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (6), Apoteker diberi kesempatan untuk melengkapi persyaratan yang belum dipenuhi selambat-lambatnya dalam jangka waktu 1 (satu) bulan sejak tanggal Surat Penundaan. h. Jika permohonan izin apotek tidak memenuhi persyaratan atau lokasi apotek tidak sesuai dengan permohonan, maka Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat dalam jangka waktu selambat-lambatnya 12 (dua belas) hari kerja wajib mengeluarkan Surat Penolakan disertai dengan alasan-alasannya dengan menggunakan contoh Formulir Model APT Pengelolaan Apotek (Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.1332, 2002). Pengelolaan apotek merupakan segala upaya dan kegiatan yang dilakukan oleh seorang apoteker dalam rangka memenuhi tugas dan fungsi apotek. Pengelolaan apotek sepenuhnya berada ditangan apoteker. Pengelolaan tersebut meliputi : a. Pembuatan, pengolahan, peracikan, pengubahan bentuk pencampuran, penyimpanan dan penyerahan obat atau bahan obat. b. Pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan penyerahan perbekalan farmasi lainnya. c. Pelayanan informasi mengenai perbekalan farmasi, yang meliputi pelayanan informasi tentang obat dan perbekalan farmasi lainnya yang diberikan, baik kepada dokter dan tenaga kesehatan lainnya maupun kepada masyarakat serta pengamatan dan pelaporan informasi mengenai khasiat keamanan, bahaya dan atau mutu obat dan perbekalan farmasi lainnya. Dalam mengelola apotek, seorang apoteker wajib menyediakan, meyimpan dan menyerahkan perbekalan farmasi yang bermutu baik dan yang keabsahannya terjamin. Obat dan perbekalan farmasi lainnya yang karena sesuatu hal tidak dapat digunakan lagi atau dilarang digunakan, maka harus dimusnahkan dengan cara dibakar atau ditanam atau dengan cara lain yang ditetapkan oleh

19 11 Menteri. Pemusnahan dilakukan oleh Apoteker yang dibantu oleh sekurangkurangnya seorang karyawan apotek. Pada saat pemusnahan, dibuat Berita Acara Pemusnahan dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-8. Dalam pengelolaan apotek, Apoteker Pengelola Apotek (APA) dapat dibantu oleh Asisten Apoteker di bawah pengawasan apoteker. Tanggung jawab pengelolaan apotek dapat dialihkan oleh APA dengan ketentuan sebagai berikut: 1. Apabila APA berhalangan melakukan tugasnya pada jam buka Apotek, APA menunjuk Apoteker pendamping. Apoteker Pendamping adalah apoteker yang bekerja di Apotek di samping APA dan/atau menggantikannya pada jam-jam tertentu pada hari buka Apotek. 2. Apabila APA dan Apoteker Pendamping karena hal-hal tertentu berhalangan melakukan tugasnya, APA menunjuk Apoteker Pengganti. Apoteker Pengganti adalah apoteker yang menggantikan APA, selama APA tidak berada ditempat lebih dari 3 (tiga) bulan secara terus-menerus, telah memiliki Surat Ijin Kerja dan tidak bertindak sebagai APA di Apotek lain. Penunjukan tersebut harus dilaporkan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan tembusan Kepada Kepala Dinas Kesehatan Propinsi setempat dengan menggunakan contoh Formulir Model APT Apabila APA berhalangan melakukan tugasnya lebih dari 2 (dua) tahun secara terus menerus, Surat Izin Apotek atas nama Apoteker bersangkutan dicabut. Apabila APA meninggal dunia, dalam jangka waktu dua kali dua puluh empat jam, ahli waris APA wajib melaporkan kejadian tersebut secara tertulis kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Apabila di Apotek tersebut tidak terdapat Apoteker pendamping, pada pelaporan wajib disertai penyerahan resep, narkotika, psikotropika, obat keras dan kunci tempat penyimpanan narkotika dan psikotropika. Pada saat penyerahan dibuat Berita Acara Serah Terima kepada Kepala Kantor Wilayah atau petugas yang diberi wewenang selaku pihak yang menerima dengan menggunakan contoh Formulir Model APT Pelayanan Apotek Dalam Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 922/MENKES/PER/X/1993 disebutkan mengenai beberapa ketentuan umum dalam pelayanan apotek, antara lain : a. Apotek wajib melayani resep dokter, dokter gigi dan dokter hewan yang

20 12 sepenuhnya berada dalam tanggung jawab Apoteker Pengelola Apotek. b. Apoteker wajib melayani resep sesuai dengan tanggung jawab dan keahlian profesinya yang dilandasi pada kepentingan masyarakat. c. Apoteker tidak diizinkan untuk mengganti obat generik yang tertulis di dalam resep dengan obat paten. d. Dalam hal pasien tidak mampu menebus obat yang tertulis di dalam resep, Apoteker wajib berkonsultasi dengan dokter untuk pemilihan obat yang lebih tepat. e. Apoteker wajib memberikan informasi yang berkaitan dengan penggunaan obat yang diserahkan kepada pasien dan mengenai penggunaan obat secara tepat, aman, rasional atas permintaan masyarakat. Apabila apoteker menganggap bahwa dalam resep terdapat kekeliruan atau penulisan resep yang tidak tepat, maka apoteker harus memberitahukan kepada dokter yang menulis resep tersebut. Apabila dokter tetap dengan pendiriannya, dokter wajib menyatakan secara tertulis atau membubuhkan tanda tangan di atas resep. f. Salinan resep harus ditandatangani oleh apoteker. g. Resep harus dirahasiakan dan disimpan di apotek dengan baik dalam jangka waktu 3 (tiga) tahun. h. Resep atau salinan resep hanya boleh diperlihatkan kepada Dokter penulis resep atau yang merawat penderita, penderita yang bersangkutan, petugas kesehatan atau petugas lain yang berwenang menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku. i. Apoteker Pengelola Apotek, Apoteker Pendamping atau Apoteker Pengganti diizinkan untuk menjual obat keras yang dinyatakan sebagai Daftar Obat Wajib Apotek tanpa resep yang telah ditetapkan oleh Menteri Kesehatan. Pelayanan yang dilakukan di apotek harus menerapkan pelayanan kefarmasian (pharmaceutical care) yaitu bentuk pelayanan dan tanggung jawab langsung profesi apoteker dalam pekerjaan kefarmasian untuk meningkatkan kualitas hidup pasien. Untuk mewujudkan pelayanan kefarmasian, apoteker harus menerapkan standar pelayanan yang baik dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan, yang meliputi pelayanan resep, promosi dan edukasi,

21 13 pelayanan residensial (Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1027/MENKES/SK/IX/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek, 2004) Pelayanan Resep (Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1027/MENKES/SK/IX/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek, 2004). Skrining resep meliputi persyaratan administratif (nama, SIP dan alamat dokter; tanggal penulisan resep; tanda tangan/paraf dokter penulis resep; nama, alamat, umur, jenis kelamin dan berat badan pasien; nama obat, potensi, dosis, jumlah obat yang diminta; cara pemakaian yang jelas serta informasi lainnya yang diperlukan), kesesuaian farmasetik (bentuk sediaan, dosis, potensi, stabilitas, inkompatibilitas, cara dan lama pemberian), dan pertimbangan klinis (adanya alergi, efek samping, interaksi, kesesuaian dosis, durasi, jumlah obat dan lain-lain). Penyiapan obat meliputi peracikan (menyiapkan, menimbang, mencampur, mengemas dan memberikan etiket pada wadah), penulisan etiket harus jelas dan dapat dibaca, kemasan obat harus cocok dan rapi sehingga terjaga kualitasnya. Sebelum obat diserahkan kepada pasien, dilakukan pemeriksaan akhir terhadap kesesuaian antara obat dan resep. Penyerahan obat dilakukan oleh apoteker disertai pemberian informasi mengenai obat dan konseling kepada pasien. Informasi obat yang diberikan kepada pasien harus benar, jelas, mudah dimengerti, akurat, tidak bias, etis, bijaksana dan terkini. Informasi ini sekurang-kurangnya meliputi cara pemakaian obat, cara penyimpanan obat, jangka waktu pengobatan, aktivitas serta makanan dan minuman yang harus dihindari selama terapi. Setelah penyerahan obat kepada pasien, apoteker harus melaksanakan monitoring penggunaan obat, terutama untuk pasien kardiovaskular, diabetes, tuberkulosis, asma dan penyakit kronis lainnya. Konseling didefinisikan sebagai proses komunikasi dua arah yang sistematik antara apoteker dan pasien untuk mengidentifikasi dan memecahkan masalah yang berkaitan dengan obat dan pengobatan. Apoteker harus

22 14 memberikan konseling mengenai sediaan farmasi, pengobatan dan perbekalan kesehatan lainnya sehingga dapat memperbaiki kualitas hidup pasien atau yang bersangkutan terhindar dari bahaya penyalahgunaan atau penggunaan salah sediaan farmasi atau perbekalan kesehatan lainnya Promosi dan Edukasi (Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1027/MENKES/SK/IX/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek, 2004) Dalam rangka pemberdayaan masyarakat, apoteker harus berpartisipasi secara aktif dalam promosi dan edukasi kepada pasien. Apoteker ikut membantu penyebaran informasi antara lain dengan penyebaran leaflet/brosur, poster, penyuluhan dan lainnya Pelayanan Residensial (Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1027/MENKES/SK/IX/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek, 2004) Pelayanan residensial adalah pelayanan apoteker sebagai care giver dalam pelayanan kefarmasian di rumah-rumah khususnya untuk kelompok lansia dan pasien dengan pengobatan penyakit kronis lainnya. Untuk itu apoteker harus membuat catatan pengobatan pasien (medication record). 2.9 Pencabutan Izin Apotek (Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.1332/MENKES/SK/X/2002 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Kesehatan No.922/MENKES/PER/X/1993 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek, Kriteria Pencabutan Izin Apotek Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota melakukan pencabutan Surat Izin Apotek (SIA) apabila : a. Apoteker sudah tidak lagi memenuhi ketentuan yang tercantum dalam persyaratan sebagai Apoteker Pengelola Apotek. b. Apoteker tidak memenuhi kewajiban sebagai Apoteker Pengelola Apotek.

23 15 c. Apoteker Pengelola Apotek tidak melakukan tugasnya lebih dari 2 (dua) tahun secara terus menerus. d. Terjadi pelanggaran terhadap ketentuan perundang-undangan yang berhubungan dengan kegiatan di apotek. e. Surat Izin Kerja Apoteker Pengelola Apotek dicabut. f. Pemilik sarana apotek terbukti terlibat dalam pelanggaran perundangundangan di bidang obat. g. Apotek tidak lagi memenuhi persyaratan, baik dalam hal tempat atau lokasi, perlengkapan, serta kegiatan pelayanan di apotek Ketentuan Pencabutan Izin Apotek Ketentuan mengenai pencabutan izin apotek berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 1322/MENKES/SK/X/2002 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek adalah : a. Pelaksanaan pencabutan izin apotek dilakukan setelah dikeluarkan peringatan secara tertulis kepada Apoteker Pengelola Apotek sebanyak 3 (tiga) kali berturut-turut dengan tenggang waktu masing-masing 2 (dua) bulan dengan menggunakan Formulir Model APT-12 dan pembekuan izin apotek untuk jangka waktu selama-lamanya 6 (enam) bulan sejak dikeluarkannya penetapan pembekuan kegiatan apotek dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-13. b. Pembekuan izin apotek dapat dicairkan apabila apotek telah membuktikan memenuhi seluruh persyaratan sesuai dengan ketentuan dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-14. c. Pencairan izin apotek dilakukan setelah menerima laporan pemeriksaan dari Tim Pemeriksaan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat. d. Keputusan pencabutan Surat Izin Apotek oleh Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota disampaikan langsung kepada apotek yang bersangkutan dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-15 dan tembusan kepada Menteri Kesehatan dan Kepala Dinas Kesehatan Propinsi setempat serta Kepala Balai Pengawas Obat dan Makanan setempat.

24 Kewajiban APA setelah Pencabutan Surat Izin Apotek Apabila Surat Izin Apotek dicabut, Apoteker Pengelola Apotek atau Apoteker Pengganti wajib mengamankan perbekalan farmasi sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pengamanan dilakukan dengan mengikuti tata cara sebagai berikut (Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.1332/MENKES/SK/X/2002 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Kesehatan No.922/MENKES/PER/X/1993 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek, 2002) : a. Dilakukan inventarisasi terhadap seluruh persediaan narkotika, obat keras tertentu dan obat lainnya serta seluruh resep yang tersedia di apotek. b. Narkotika, psikotropika dan resep harus dimasukkan dalam tempat yang tertutup dan terkunci. c. Apoteker Pengelola Apotek wajib melaporkan secara tertulis kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota tentang penghentian kegiatan disertai laporan inventarisasi seluruh perbekalan farmasi di apotek Sediaan Farmasi (Departemen Kesehatan RI, 2006) Sediaan farmasi adalah obat, bahan obat, obat tradisional dan kosmetik. Untuk menjaga keamanan penggunaan obat oleh masyarakat, maka pemerintah menggolongkan obat menjadi : Obat Bebas Obat golongan ini adalah obat yang dapat dibeli tanpa resep dokter. Pada kemasan ditandai dengan lingkaran hitam, mengelilingi bulatan warna hijau disertai brosur yang berisi nama obat, nama dan isi zat berkhasiat, indikasi, dosis, atau aturan pemakaiannya, nomor bets, nomor registrasi, nama pabrik, dan alamat serta cara penyimpanannya. Gambar 2.1. Penandaan obat bebas

25 Obat Bebas Terbatas Obat golongan ini adalah obat keras yang diberi batas pada setiap takaran dan kemasan yang digunakan untuk mengobati penyakit ringan yang dapat dikenali oleh penderita sendiri. Obat ini dapat dibeli tanpa resep dokter. Obat bebas terbatas ditandai dengan lingkaran hitam, mengelilingi bulatan warna biru yang ditulis pada etiket dan bungkus luar. Gambar 2.2. Penandaan obat bebas terbatas Di samping itu ada tanda peringatan P.No.1 sampai dengan P.No.6, dan penandaan pada etiket atau brosur terdapat nama obat yang bersangkutan, daftar bahan khasiat serta jumlah yang digunakan, nomor bets, dan tanggal kadaluarsa, nomor registrasi, nama dan alamat produsen, petunjuk penggunaan (indikasi), dan cara pemakaian, peringatan, serta kontraindikasi. Tanda peringatan pada kemasan dibuat dengan dasar hitam, tulisan putih. Gambar 2.3. Tanda peringatan pada obat bebas terbatas (P1-P6) Obat Keras Obat golongan ini adalah obat-obatan yang mempunyai khasiat mengobati, menguatkan, mendesinfeksi dan lain-lain pada tubuh manusia, baik dalam bungkusan atau tidak yang ditetapkan oleh Menteri Kesehatan. Tanda khusus

26 18 lingkaran merah dengan garis tepi hitam dan huruf K didalamnya menyentuh garis tepi. Psikotropika termasuk dalam golongan obat keras. Gambar 2.4. Penandaan obat keras Narkotika (Undang-Undang Nomor 35 tahun 2009 tentang Narkotika, 2009) Narkotika adalah zat atau obat yang berasal dari tanaman atau bukan tanaman, baik sintesis maupun semisintesis, yang dapat menyebabkan penurunan atau perubahan kesadaran, hilangnya rasa, mengurangi sampai menghilangkan rasa nyeri dan dapat menimbulkan ketergantungan. Tanda khusus narkotika adalah lingkaran putih dengan garis tepi berwarna merah dan palang medali berwarna merah di dalamnya. Gambar 2.5. Penandaan obat narkotika Narkotika dibedakan ke dalam tiga golongan yaitu: a. Narkotika golongan I, yang dapat digunakan untuk kepentingan dan pengembangan ilmu pengetahuan dan dilarang digunakan untuk kepentingan lainnya, serta mempunyai potensi yang sangat tinggi untuk menimbulkan ketergantungan. Contohnya tanaman Papaver somniferum (kecuali biji), Erythroxylon coca, Cannabis sativa. b. Narkotika golongan II, yang berkhasiat pengobatan dan banyak digunakan sebagai pilihan terakhir dalam terapi dan/atau untuk tujuan pengembangan ilmu pengetahuan serta mempunyai potensi tinggi untuk menimbulkan ketergantungan. Contohnya adalah morfin dan petidin. c. Narkotika golongan III, yang berkhasiat pengobatan dan banyak digunakan dalam terapi dan atau untuk tujuan pengembangan ilmu pengetahuan serta mempunyai potensi ringan untuk menimbulkan ketergantungan, contohnya yaitu Codein.

27 19 Kegiatan pengelolaan narkotika yang dilakukan di apotek meliput pemesanan narkotika, penyimpanan narkotika, pelayanan resep yang mengandung narkotika, pelaporan narkotika dan pemusnahan narkotika Pemesanan Narkotika (Undang-Undang Nomor 35 tahun 2009 tentang Narkotika, 2009) Pengadaan narkotika di apotek dilakukan dengan pemesanan tertulis melalui Surat Pesanan (SP) narkotika kepada Pedagang Besar Farmasi (PBF) PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. Surat Pesanan narkotika harus ditandatangani oleh Apoteker Penanggung Jawab Apotek dengan mencantumkan nama jelas, nomor SIK, SIA dan stempel apotek. Surat pesanan terdiri dari rangkap empat, warna putih, kuning, dan biru diserahkan kepada PBF, sedangkan satu lembar salinan berwarna merah disimpan sebagai arsip apotek. Satu surat pesanan hanya dapat digunakan untuk memesan satu jenis obat narkotika Penyimpanan Narkotika (Peraturan Narkotika Menteri Kesehatan No.28/MENKES/PER/I/1978 tentang Penyimpanan Narkotika, 1978). Penyimpanan narkotika perlu diamankan dari kemungkinan terjadinya pencurian, penyelewengan, pembongkaran atau perampokan. Apotek harus memiliki tempat khusus untuk penyimpanan narkotika. Lemari khusus yang digunakan untuk menyimpan narkotika tidak boleh digunakan untuk menyimpan barang lain selain narkotika dan anak kunci lemari khusus harus dipegang oleh penanggung jawab atau pegawai lain yang ditunjuk. Lemari khusus harus ditempatkan di tempat yang aman dan tidak terlihat oleh umum. Persyaratan untuk lemari atau tempat khusus penyimpanan narkotika harus memenuhi ketentuan sebagai berikut : a. Harus dibuat seluruhnya dari kayu atau bahan lain yang kuat. b. Harus mempunyai kunci yang kuat. c. Dibagi dua, masing-masing dengan kunci yang berlainan. Bagian pertama digunakan untuk penyimpanan morfin, petidin, dan garam-garamnya, serta persediaan narkotika. Bagian kedua digunakan untuk menyimpan narkotika yang digunakan sehari-hari.

28 20 d. Apabila tempat khusus tersebut berupa lemari berukuran kurang dari 40 x 80 x 100 cm, maka lemari tersebut harus dibaut pada tembok atau lantai Pelayanan Resep yang Mengandung Narkotika Narkotika hanya digunakan untuk kepentingan pengobatan dan atau ilmu pengetahuan serta dapat digunakan untuk kepentingan pengobatan hanya berdasarkan resep dokter. Penyerahan narkotika dari apotek kepada pasien hanya dapat dilakukan berdasarkan resep dari dokter (Undang-Undang No. 35 Tahun 2009 tentang Narkotika, 2009). Apotek dilarang melayani salinan resep yang mengandung narkotika. Untuk resep narkotika yang baru dilayani sebagian, apotek boleh membuat salinan resep, tetapi salinan resep tersebut hanya boleh dilayani di apotek yang menyimpan resep asli. Salinan resep narkotika dengan tulisan iter tidak boleh dilayani sama sekali. Oleh karena itu, dokter tidak boleh menambah tulisan iter pada resep yang mengandung narkotika Pelaporan Narkotika Apotek berkewajiban menyusun dan mengirimkan laporan narkotika setiap bulan mengenai pembelian/pemasukan dan penjualan/pengeluaran narkotika dan ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek. Pelaporan tersebut dilakukan paling lambat tanggal 10 pada bulan berikutnya. Laporan narkotika ditujukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat dengan tembusan kepada Kepala Balai Besar POM setempat, dan arsip apotek. Laporan penggunaan narkotika terdiri dari laporan pemakaian bahan baku narkotika dan penggunaan sediaan jadi narkotika. SIPNAP adalah sistem yang mengatur pelaporan penggunaan Narkotika dan Psikotropika dari Unit Layanan (Puskesmas, RS dan Apotek) ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan menggunakan pelaporan elektronik selanjutnya Kab/Kota melaporkan ke tingkat yang lebih tinggi (Dinkes Provinsi dan Diten Binfar dan Alkes) melalui mekanisme pelaporan online yang menggunakan fasilitas internet. Tujuan kegiatan ini adalah terinventarisirnya kendala/permasalahan dalam

29 21 penggunaan Sistem Pelaporan baik tingkat Unit Pelayanan, Kabupaten/Kota maupun Provinsi untuk SIPNAP. Unit pelayanan yang terdaftar melakukan pelaporan penggunaan narkotika dan psikotropika melalui formulir khusus yang diberikan oleh dinas kabupatan/kota. Formulir ini diisi setiap bulannya kemudian dikirimkan kembali ke dinas kesehatan kabupaten/kota dalam bentuk maupun print out. Dinas kabupaten/kota bertanggung jawab dalam merekapitulasi laporan tersebut kemudian meneruskan pelaporan ke dinas propinsi dan pusat melalui web server Pemusnahan Narkotika Pemusnahan narkotika dilakukan terhadap narkotika yang rusak, kadaluarsa, dan tidak memenuhi syarat lagi. Pemusnahan tersebut harus disaksikan oleh petugas dari Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Apoteker Pengelola Apotek membuat berita acara pemusnahan paling sedikit rangkap 3(tiga) yang memuat : a. Hari, tanggal, bulan dan tahun pemusnahan. b. Nama pemegang izin khusus, Apoteker Pengelola Apotek. c. Nama seorang saksi dari pemerintah dan seorang saksi lain dari apotek tersebut. d. Nama dan jumlah narkotika yang dimusnahkan. e. Cara pemusnahan. f. Tanda tangan penanggung jawab apotek/pemegang izin khusus dan saksisaksi. Berita acara pemusnahan narkotika harus dikirimkan kepada Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan tembusan kepada Dinas Kesehatan Propinsi Kepala Balai Besar POM setempat, dan untuk arsip apotek Psikotropika Berdasarkan Undang-undang No.5 tahun 1997 tentang Psikotropika, psikotropika adalah zat atau obat, baik alamiah maupun sintesis bukan narkotika yang berkhasiat psikoaktif melalui pengaruh selektif pada susunan saraf pusat yang menyebabkan perubahan khas pada aktifitas mental dan

30 22 prilaku. Psikotropika dibagi menjadi beberapa golongan : a. Psikotropika golongan I adalah psikotropika yang hanya dapat digunakan untuk tujuan ilmu pengetahuan dan tidak digunakan dalam terapi, serta mempunyai potensi amat kuat mengakibatkan sindrom ketergantungan. Contohnya adalah ekstasi. b. Psikotropika golongan II adalah psikotropika yang berkhasiat pengobatan digunakan dalam terapi, dan/atau atau untuk tujuan ilmu pengetahuan serta mempunyai potensi kuat mengakibatkan sindroma ketergantungan. Contohnya adalah amfetamin. c. Psikotropika golongan III adalah psikotropika yang berkhasiat pengobatan dan banyak digunakan dalam terapi, dan/atau atau untuk tujuan ilmu pengetahuan serta mempunyai potensi sedang mengakibatkan sindroma ketergantungan. Contohnya adalah fenobarbital. d. Psikotropika golongan IV adalah psikotropika yang berkhasiat pengobatan dan sangat luas digunakan dalam terapi, dan/atau atau untuk tujuan ilmu pengetahuan serta mempunyai potensi ringan mengakibatkan sindrom ketergantungan. Contohnya adalah diazepam, nitrazepam. Ruang lingkup pengaturan psikotropika dalam Undang-Undang No. 5 tahun 1997 adalah segala hal yang berhubungan dengan psikotropika yang mengakibatkan ketergantungan. Tujuan pengaturan psikotropika yaitu untuk menjamin ketersediaan psikotropika guna kepentingan pelayanan kesehatan dan ilmu pengetahuan, mencegah terjadinya penyalahgunaan psikotropika, dan memberantas peredaran gelap psikotropika Pemesanan Psikotropika Pemesanan psikotropika dilakukan dengan menggunakan Surat Pesanan Psikotropika yang ditandatangani oleh APA dengan mencantumkan nomor SIA, SIK dan stempel apotek. Surat Pesanan terdiri dari tiga rangkap, dua lembar diserahkan ke pihak distributor, sementara satu lembar disimpan oleh pihak apotek sebagai arsip.

31 Penyimpanan Psikotropika Penyimpanan obat psikotropika sampai dengan saat ini belum diatur dengan peraturan perundang-undangan. Namun untuk mencegah penyalahgunaan obat-obat psikotropika, maka sebaiknya obat-obat tersebut disimpan di dalam rak atau lemari yang terpisah dengan obat lain Penyerahan Psikotropika Penyerahan psikotropika dari apotek kepada apotek lainnya diberikan berdasarkan surat permintaan tertulis yang ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek. a. Penyerahan psikotropika dari apotek kepada rumah sakit diberikan berdasarkan surat permintaan tertulis yang ditandatangani oleh direktur rumah sakit. b. Penyerahan psikotropika dari apotek kepada puskesmas diberikan berdasarkan surat permintaan tertulis dari kepala puskesmas. c. Penyerahan psikotropika dari apotek kepada balai pengobatan diberikan berdasarkan surat permintaan tertulis dari dokter penanggung jawab balai pengobatan. d. Penyerahan psikotropika dari apotek kepada dokter diberikan berdasarkan resep dokter. e. Penyerahan psikotropika dari apotek kepada pasien diberikan berdasarkan resep dokter Pelaporan Psikotropika Penggunaan obat-obat psikotropika dilaporkan secara berkala setiap bulan kepada Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan tembusan kepada Kepala Balai POM setempat dan arsip. Sistem pelaporan dengan program SIPNAP sama seperti pelaporan narkotika Pemusnahan Psikotropika Pemusnahan psikotropika dilakukan dengan membuat berita acara dan disaksikan oleh pejabat yang ditunjuk. Pemusnahan psikotropika tersebut

32 24 dilakukan apabila kadaluarsa, tidak memenuhi syarat untuk digunakan pada pelayanan kesehatan dan atau pengembangan ilmu pengetahuan, atau berkaitan dengan tindak pidana.

33 BAB 3 TINJAUAN UMUM 3.1. Sejarah PT. Kimia Farma Apotek Perkembangan jumlah apotek yang pesat dapat dilihat mulai tahun 1985 sampai September 2011 ini terdapat sekitar 390 unit outlet apotek. Kegiatan yang dilakukan di apotek Kimia Farma tidak hanya melayani resep dokter namun juga dilengkapi dengan Counter swalayan farmasi yang berisi obat-obat bebas dan bahan-bahan kebutuhan sehari-hari; tempat praktek dokter, laboratorium klinik dan optic untuk mendekatkan pelayanan kepada pasien. Paket Deregulasi 23 Oktober 1993 memberikan dampak munculnya apotek-apotek baru yang mengakibatkan persaingan apotek yang semakin ketat. Untuk menghadapi tantangan tersebut, maka Kimia Farma memunculkan gagasan grouping antar Apotek Kimia Farma agar lebih efisien dalam pekerjaan pelayanan dan ekonomis serta untuk meningkatkan daya saing dengan apotek swasta lainnya yang lebih dulu melakukan grouping dalam menjalankan usahanya. Dalam melaksanakan grouping ini maka Apotek Kimia Farma secara umum dibagi menjadi 2 jenis kegiatan apotek yaitu apotek Bisnis Manajer dan apotek pelayanan. Pada apotek Bisnis Manajer dilakukan kegiatan administrasi yang mengkoordinasikan aktivitas administrasi beberapa apotek pelayanan dalam suatu group daerah, disamping melaksanakan fungsi pelayanan apotek secara umum, sedangkan apotek pelayanan hanya melaksanakan fungsi pelayanan. Pada apotek Bisnis Manajer dilakukan pengadaan dan penyimpanan barang, serta pendistribusian barang dan juga pengumpulan data kegiatan untuk semua apotek dalam group daerahnya. Dengan adanya apotek Bisnis Manajer ini maka dapat ditingkatkan efisiensi modal kerja, pengadaan dan kelengkapan barang serta pengumpulan data apotek pelayanan secara terpadu. Pada apotek pelayanan tidak dilakukan pengadaan dan penyimpanan barang sendiri, namun barang diperoleh dari apotek Bisnis Manajer sehingga kegiatannya terfokus pada pelayanan. Saat ini terdapat 33 Bisnis Unit di seluruh Indonesia. 25

34 Visi dan Misi Visi Menjadi perusahaan jaringan layanan kesehatan terkemuka yang mampu memberikan solusi kesehatan masyarakat di Indonesia Misi a. Jaringan layanan kesehatan yang terintegrasi meliputi jaringan apotek, klinik, laboratorium klinik dan pelayanan kesehatan lainnya. b. Saluran distribusi utama dari produk sendiri dan produk principal. c. Pengembangan bisnis waralaba dan peningkatan pendapatan lainnya (Fee- Based Income). 3.3 Logo PT Kimia Farma Apotek Gambar 1. Logo PT. Kimia Farma a. Simbol Matahari Paradigma baru Optimis Komitmen : Matahari terbit adalah tanda memasuki babak baru kehidupan yang lebih baik. : Matahari memiliki cahaya sebagai sumber energi, cahaya tersebut adalah penggambaran optimisme kimia farma dalam menjalankan bisnisnya. : Matahari selalu terbit dari timur dan tenggelam dari arah barat secara teratur dan terus-menerus memiliki makna adanya komitmen dan konsistensi dalam menjalankan segala tugas yang diemban oleh kimia farma dalam bidang farmasi dan kesehatan.

35 27 Sumber energi : Matahari sumber energi bagi kehidupan, dan kimia farma baru memposisikan dirinya sebagai sumber energi bagi kesehatan masyarakat. Semangat yang abadi : Warna orange berarti semangat, warna biru adalah keabadian. Harmonisasi antara kedua warna tersebut menjadi satu makna yaitu semangat yang abadi. b. Jenis Huruf Dirancang khusus untuk kebutuhan Kimia Farma yang disesuaikan dengan nilai dan image yang telah menjadi energi bagi Kimia Farma, karena prinsip sebuah identitas harus berbeda dengan identitas yang telah ada. c. Sifat Huruf Kokoh Dinamis Bersahabat : Memperlihatkan Kimia Farma sebagai perusahaan terbesar dalam bidang farmasi yang memiliki bisnis dari hulu ke hilir, dan merupakan perusahaan farmasi pertama yang dimiliki Indonesia. : Dengan jenis huruf italic memperlihatkan kedinamisan dan optimisme Kimia Farma dalam menjalankan bisnis kesehatan. : Dengan jenis huruf kecil dan lengkung, memperlihatkan keramahan Kimia Farma dalam melayani konsumennya. 3.4 Struktur Organisasi PT. Kimia Farma Apotek dipimpin oleh seorang direktur (Direktur Utama). Direktur Utama membawahi 3 direktur (Direktur Keuangan, Direktur SDM/Umum, dan Direktur Operasional). Direktur keuangan membawahi Manajer Keuangan; Direktur SDM/Umum membawahi Manajer SDM; dan Direktur Operasional membawahi Manajer Operasional dan Manajer Bisnis (Lampiran 1). Organisasi Kimia Farma Apotek terdiri dari Bisnis Manager (BM) dan Apotek Pelayanan. Bisnis Manager membawahi beberapa Apotek Pelayanan yang berada dalam suatu wilayah. Bisnis Manager bertugas menangani pengadaan,

36 28 penyimpanan barang dan administrasi apotek pelayanan yang berada di bawahnya. Sedangkan apotek pelayanan hanya melaksanakan fungsi pelayanan. Dengan adanya konsep BM diharapkan pengelolaan aset dan keuangan dari apotek dalam satu area menjadi lebih efektif dan efisien, demikian juga kemudahan dalam pengambilan keputusan-keputusan yang menyangkut antisipasi dan penyelesaian masalah. Secara umum keuntungan yang diperoleh melalui konsep BM adalah : a. Koordinasi modal kerja menjadi lebih mudah. b. Apotek pelayanan akan lebih fokus pada kualitas pelayanan, sehingga mutu pelayanan akan meningkat yang diharapkan akan berdampak pada peningkatan penjualan. c. Merasionalkan jumlah SDM terutama tenaga administrasi yang diharapkan berimbas pada efisiensi biaya administrasi. d. Meningkatkan bargaining dengan pemasok untuk memperoleh sumber barang dagangan yang lebih murah, dengan maksud agar dapat memperbesar range margin atau HPP rendah. PT.Kimia Farma Apotek membawahi 34 wilayah Unit Bisnis yang mengelola sebanyak 406 Apotek yang tersebar di seluruh Indonesia. Untuk wilayah Jabodetabek dibagi menjadi lima Unit Bisnis, yaitu: a. Bisnis Manager Jaya I, membawahi wilayah Jakarta Selatan dan Jakarta Barat dengan BM (Bisinis Manajer) di Apotek Kimia Farma No. 42, Kebayoran Baru. b. Bisnis Manager Jaya II, membawahi wilayah Jakarta Pusat, Jakarta Timur, Jakarta Utara dan Bekasi, dengan BM di Apotek Kimia Farma No.48, di Matraman. c. Bisnis Manager Bogor, membawahi wilayah Bogor, Depok, dan Sukabumi dengan BM di Apotek Kimia Farma No.7, Bogor. d. Bisnis Manager Tangerang membawahi wilayah Provinsi Banten dengan BM di Apotek Kimia Farma No. 78, Tangerang. e. Bisnis Manager Rumah Sakit di Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo (RSCM), Karawang, Cibubur.

37 BAB 4 TINJAUAN KHUSUS 4.1. Bisnis Manajer Wilayah Bogor Bisnis Manajer wilayah Bogor membawahi 20 apotek pelayanan di wilayah Bogor, Depok, Sukabumi dan Cianjur. Bisnis Manajer wilayah Bogor bertempat di Apotek Kimia Farma No.7, Jl. H. Ir. Juanda No.30, Bogor. Bisnis Manajer bertanggung jawab terhadap kegiatan pengadaan dan administrasi dari apotek-apotek pelayanan yang berada di bawah pengelolaannya. Struktur organisasi Bisnis Manajer terdiri dari seorang Manajer Bisnis yang membawahi supervisor pelayanan, supervisor pengadaan dan supervisor administrasi dan keuangan Manajer Bisnis Tugas dari seorang manajer bisnis adalah mengarahkan, mengelola, dan mengawasi kegiatan operasional beberapa apotek di wilayahnya dari bidang penjualan dan pelayanan, untuk memastikan pencapaian target operasional yang telah ditentukan baik dari segi penjualan, keuntungan, dan lainnya. Adapun tanggung jawab utama dari manajer bisnis adalah: a. Merencanakan, mengelola, mengkoordinasikan dan mengawasi kegiatan bisnis dan operasional unit bisnis sesuai dengan kebijakan yang digariskan PT Kimia Farma Apotek. b. Merencanakan dan menyusun rencana kerja serta anggaran perusahaan unit bisnisnya. c. Mengendalikan dan mengawasi penggunaan anggaran operasional. d. Merencanakan, mengkoordinasikan, melaksanakan, dan menganalisis pengembangan usaha di daerahnya berkoordinasi dengan manajer pelayanan dan pengembangan usaha. e. Mengevaluasi dan meningkatkan standar pelayanan yang ada di unitnya. 29

38 Bagian Pengadaan Dipimpin oleh supervisor pengadaan yang bertanggung jawab langsung pada Bisnis Manajer. Dalam melaksanakan tugasnya, bagian pembelian haruslah merencanakan semua perbekalan farmasi yang akan dibeli secara cermat dan sesuai dengan kebutuhan apotek-apotek pelayanan yang berada di bawah pengelolaannya. Tanggung jawab utama bagi supervisor pengadaan adalah: a. Melaksanakan pengecekan dan validasi BPBA (Bon Permintaan Barang Apotek) dari apotek pelayanan untuk memastikan pemesanan barang/obatobatan kepada distributor/pbf (Pedagang Besar Farmasi) yang dibutuhkan apotek pelayanan sesuai dengan rencana dan ketentuan serta prosedur yang berlaku. b. Membuat perencanaan dan pengadaan barang untuk seluruh unit bisnis apotek berdasarkan pareto penjualan apotek. c. Melakukan pemeriksaan terhadap ketersediaan barang di gudang, sebelum dilakukan pemesanan barang kepada distributor untuk memastikan ketepatan dalam pemenuhan ketersediaan barang. d. Membuat SPB (Surat Pesanan Barang) sebagai bukti pemesanan barang/obatobatan kepada distributor/pbf dan permintaan pengiriman barang/obat-obatan secara langsung dari distributor/pbf kepada apotek pelayanan, untuk memastikan bahwa distributor/pbf memberikan dan mengirimkan barang/obat-obatan yang sesuai dengan pesanan kepada apotek pelayanan. e. Melakukan pemesanan barang/obat-obatan sekaligus melakukan negosiasi diskon harga (waktu kegiatan dan waktu pembayaran) dan bonus dengan distributor/pbf untuk mendapatkan harga yang kompetitif. f. Melakukan verifikasi faktur dan BPBA dari seluruh apotek pelayanan g. Memberikan faktur untuk verifikasi lebih lanjut terhadap barang yang sudah dicek kepada administrasi pembelian/hutang dagang, memastikan pengarsipan faktur dan memperlancar proses pembayaran hutang kepada distributor/pbf. h. Melaksanakan rekapitulasi koreksi harga dan penambahan barang/obat-obatan. i. Melaksanakan pemilihan distributor/pbf.

39 Bagian Keuangan Bagian keuangan dijalankan oleh petugas kasir besar yang bertanggung jawab kepada Bisnis Manajer. Tugas kasir besar adalah: a. Menyiapkan uang sebagai modal awal untuk diserahkan ke kasir apotek. b. Menerima setoran penjualan tunai berdasarkan bukti setoran kasir dari apotek pelayanan. c. Menerima hasil penagihan piutang dagang berupa uang tunai, cek atau giro dari bagian penagihan. d. Mengeluarkan uang untuk keperluan rutin dengan sepengetahuan/perintah unit BM seperti: uang transpor, gaji pegawai, pembayaran hutang dagang yang telah jatuh tempo, dan lain-lain. e. Membuat laporan mingguan saldo kas/bank. Tanggung jawab kasir besar adalah: a. Menerima dan mengeluarkan uang (surat berharga) sesuai dengan bukti-bukti dokumen yang sah dan disetujui oleh APA. b. Menjaga dan memelihara keamanan dari risiko kehilangan dan kerusakan uang (surat berharga). c. Bertanggung jawab terhadap keuangan perusahaan Bagian Administrasi/Ketatausahaan Fungsi bagian administrasi/ketatausahaan adalah sebagai pelaksana pembuatan laporan akuntansi keuangan dan sebagai pengawas kesesuaian proses pelaksanaan pengumpulan data, pencatatan, penyajian laporan dan pengarsipan data dari seluruh fungsi kegiatan yang ada di apotek terhadap sistem yang berlaku di apotek. Bagian ini dipimpin oleh seorang supervisor administrasi dan keuangan yang bertanggung jawab kepada Bisnis Manajer. Supervisor administrasi dan keuangan bertugas mengkoordinir semua kegiatan administrasi di apotek yang ada dibawahnya, meliputi administrasi hutang dagang, administrasi piutang dagang, administrasi kas bank, administrasi pajak, administrasi inkaso dan administrasi umum.

40 32 a. Administrasi hutang dagang Bagian ini melaksanakan semua kegiatan administrasi pembelian barang di apotek, yaitu: 1. Mencatat seluruh faktur pembelian di kartu hutang masing-masing distributor sebagai hutang dagang. 2. Menerima kontrabon dari distributor (faktur asli, pajak dan surat pesanan) dan membuat tanda terima faktur untuk distributor seminggu sebelum jatuh tempo pembayaran. 3. Mencocokkan salinan faktur dengan yang asli dan menyimpannya sampai jatuh tempo. 4. Menyerahkan struk hutang dagang ke bagian keuangan untuk dibuatkan bukti pengeluaran kas. 5. Melengkapi berkas-berkas seperti faktur asli, salinan faktur, SP barang dan bukti pengeluaran kas untuk diserahkan ke kasir besar. 6. Membuat laporan hutang dagang. 7. Membuat laporan saldo mutasi hutang dagang. b. Administrasi piutang dagang Bagian ini melaksanakan semua kegiatan administrasi penjualan kredit di apotek, kegiatannya meliputi: 1. Mengumpulkan faktur-faktur resep kredit setiap hari disertai faktur penjualan, copy resep dan kuitansi dan mengelompokkannya berdasarkan masing-masing debitur. 2. Membuat rekap tagihan perbulan untuk masing-masing debitur. 3. Membuat kuitansi penagihan perbulan untuk masing-masing debitur (dibuat 5 rangkap yaitu 1 untuk bagian administrasi inkaso, 1 lembar untuk bagian administrasi piutang dagang dan 3 lembar untuk ditagihkan kepada debitur). 4. Mencocokkan resep/faktur penjualan kredit dengan data yang ada di komputer. 5. Mencatat piutang dagang dalam kartu piutang dagang. 6. Membuat laporan piutang dagang setiap bulan.

41 33 c. Administrasi pajak Bagian administrasi pajak bertugas untuk mengurus seluruh administrasi pajak yang ada di Bisnis Manajer wilayah Bogor. 1. Membuat laporan pajak setiap bulan untuk PPN (Pajak Pertambahan Nilai). 2. Membuat laporan pajak setiap bulan untuk PPH pasal Membuat laporan pajak setiap bulan untuk PPH pasal Membuat laporan pajak setiap bulan untuk PPH pasal 23. d. Administrasi inkaso Kegiatan bagian administrasi inkaso meliputi : 1. Bertanggung jawab menyimpan dan menerbitkan alat-alat tagih (dibuat oleh bagian administrasi piutang dagang) yang terdiri dari rekap tagihan, kuitansi penagihan dan bukti fotokopi resep kredit. 2. Setiap bulan, menerbitkan tagihan ke masing-masing debitur, kemudian dibuat tanda terima kuitansi dari debitur. 3. Tanda terima kuitansi kemudian disimpan di map tunggu sampai jatuh tempo pelunasan piutang tiba. 4. Setelah jatuh tempo, tanda terima kuitansi ditagihkan ke debitur oleh bagian penagihan untuk dilunasi oleh debitur, hasil pelunasan diserahkan ke bagian kasir besar. 5. Setelah dilunasi, bagian administrasi inkaso akan menerbitkan nota inkaso sebagai bukti pelunasan piutang. 6. Setiap bulan dilakukan stok kuitansi untuk melihat apakah terdapat debitur yang belum melunasi piutangnya. e. Administrasi kas bank Bagian ini bertugas untuk mencatat seluruh penerimaan dan pengeluaran melalui kas atau bank. Kegiatannya adalah membuat laporan saldo kas/bank berdasarkan dokumen penjualan tunai dan penerimaan piutang, pembayaran hutang dan dokumen biaya variabel dan biaya tetap.

42 34 f. Administrasi Umum Administrasi terbagi menjadi dua bagian yaitu bagian umum dan bagian sumber daya manusia/kepegawaian. Setiap bagian tersebut mempunyai tugas tersendiri, adapun tugas dari bagian-bagian tersebut adalah sebagai berikut : a) Tugas bagian umum: 1. Menyiapkan bahan-bahan rapat. 2. Melakukan kegiatan surat menyurat. 3. Bertanggung jawab terhadap seluruh barang inventaris perusahaan. b) Tugas bagian SDM/kepegawaian: 1. Membuat daftar gaji pegawai, IP (Iuran Pensiun), ISP (Iuran Sosial Pensiun), Iuran Jamsostek. 2. Mengajukan kenaikan pangkat dan membuat surat usulan kenaikan pangkat bagi pegawai. c) Tugas Bagian Teknologi Informasi Bagian Teknologi informasi (IT) bertanggung jawab atas kelancaran sistem yang digunakan di Bisnis Manajer wilayah Bogor baik software maupun hardware Apotek Kimia Farma No. 7 Bogor Lokasi dan Tata Ruang a. Lokasi Apotek Apotek Kimia Farma No.7 terletak dikawasan yang sangat strategis di pusat kota Bogor yang berada di tepi jalan besar dua arah dengan halaman yang luas serta tempat parkir yang luas, dilewati oleh mobil pribadi, kendaraan umum, dekat dengan kebun raya Bogor dan disekitarnya merupakan daerah perkantoran. Apotek juga mempunyai fasilitas yang dilengkapi dengan praktek dokter, laoratorium dan juga optik. b. Tata Ruang Apotek Bangunan apotek terdiri dari 3 lantai, dimana lantai 1 digunakan untuk kegiatan apotek pelayanan resep umum, lantai 2 digunakan untuk kegiatan apotek pelayanan resep asuransi kesehatan (askes) dan sebagai tempat beberapa praktek

43 35 dokter, sedangkan lantai 3 digunakan untuk kegiatan Bisnis Manajer untuk wilayah Bogor. Ruang di Apotek KF No.7 diatur sedemikian rupa sehingga memudahkan dalam pelaksanaan aktivitas pelayanan apotek, memberikan suasana nyaman bagi pasien dan pegawai apotek. Adapun pembagian ruang atau tempat yang terdapat di dalam apotek antara lain : 1. Ruang tunggu Ruang ini dilengkapi dengan pendingin ruangan dan televisi sehingga dapat memberikan kenyamanan bagi pasien yang menunggu. 2. Tempat penyerahan resep dan pengambilan obat Tempat ini berupa counter yang tingginya kurang lebih 1 meter untuk kegiatan penyerahan dan pengambilan obat. 3. Swalayan farmasi Ruangan ini berada di sebelah kanan dari pintu masuk apotek dan mudah terlihat dari ruang tunggu pasien. Barang-barang yang dijual di swalayan farmasi adalah obat-obat bebas, produk-produk susu, minyak angin, bedak tabur, alat kesehatan, dan lain sebagainya. 4. Tempat peracikan Ruangan ini terletak di bagian samping tempat penyerahan resep. Di ruangan ini dilakukan peracikan obat-obat yang dilayani berdasarkan resep dokter. Ruangan ini dilengkapi fasilitas untuk peracikan Struktur Organisasi Apotek KF No.7 dipimpin oleh seorang Apoteker Pengelola Apotek (APA) yang bertanggung jawab terhadap keseluruhan kegiatan apotek serta membawahi secara langsung supervisor yang terdapat di apotek tersebut. Di bawah supervisor terdapat pelaksana-pelaksana yang masing-masing memiliki tanggung jawab lain selain menyiapkan obat dan memberikan obat kepada pasien, seperti Asisten Apoteker (AA) yang bertanggung jawab mengurusi penjualan resep kredit ataupun tender dengan perusahaan atau instansi. Masing-masing Asisten Apoteker (AA) juga bertanggung jawab pada rak-rak obat tertentu mengenai persediaan obat.

44 Tugas dan Fungsi Tenaga Kerja Apotek a. Apoteker Pengelola Apotek Pimpinan Apotek Kimia Farma No.7 adalah seorang Apoteker Pengelola Apotek (APA) bertindak sebagai manajer apotek pelayanan yang memiliki kemampuan untuk merencanakan, mengorganisasikan, memimpin, dan mengawasi jalannya apotek. APA yang membawahi BM bertanggung jawab terhadap: 1. Melakukan pengembangan pasar dengan pencarian pelanggan tetap baru melalui pembuatan penawaran proposal, untuk mendukung target penjualan. 2. Menyusun rencana kerja dan anggaran perusahaan meliputi anggaran penjualan, laba dan biaya yang seefisisen mungkin. 3. Mengontrol biaya operasional apotek. 4. Merencanakan, mengelola dan mengawasi pengadaan dan tingkat persediaan barang di apotek. b. Apoteker Pendamping Apoteker pendamping adalah seorang apoteker yang bertugas memberi pelayanan farmasi ketika apoteker pengelola apotek tidak berada ditempat. Apotek Kimia Farma No. 7 mempunyai seorang Apoteker Pendamping yang melaksanakan pekerjaan kefarmasiannya sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan. c. Supervisor Supervisor adalah seorang asisten apoteker senior yang bertanggung jawab langsung kepada pimpinan apotek. Tugas Supervisor adalah sebagai berikut: 1. Membantu Apoteker Pengelola Apotek melakukan pengontrolan dan pengawasan pelayanan kepada pasien. 2. Membantu Apoteker Pengelola Apotek melakukan pengontrolan dan mengawasi kelancaran arus barang yang masuk dan keluar, serta pengadaan barang untuk apotek, kelancaran resep, penjualan bebas, dan penjualan alat kesehatan.

45 37 3. Mengatur jadwal masuk kerja serta pergantian jadwal masuk kerja para petugas apotek. d. Asisten Apoteker Asisten apoteker bertanggung jawab langsung kepada supervisor pelayanan. Tugas asisten apoteker adalah sebagai berikut: 1. Mengatur, mengontrol dan menyusun penyimpanan obat dan perbekalan farmasi lainnya sesuai dengan bentuk dan jenis barang yang disusun secara alfabetis. 2. Menerima resep dan memeriksa keabsahan dan kelengkapan resep sesuai dengan peraturan kefarmasian. 3. Memeriksa ketersediaan obat dan perbekalan farmasi lainnya berdasarkan resep yang diterima. 4. Memberikan harga pada setiap resep dokter yang masuk. 5. Mencatat masuk dan keluarnya obat pada kartu stok barang. e. Juru Resep Juru resep bertugas membantu Asisten Apoteker dalam menyiapkan obat dan perbekalan farmasi lainnya di bawah pengawasan asisten apoteker. Tugas Juru resep adalah sebagai berikut: 1. Membantu Asisten Apoteker dalam menyiapkan obat, mengerjakan obatobatan racikan yang telah disiapkan oleh asisten apoteker sesuai dengan sediaan yang diminta. 2. Membuat obat-obat racikan standar (anmaak) di bawah pengawasan asisten apoteker. 3. Menjaga kebersihan ruangan apotek Kegiatan Apotek Kegiatan utama yang dilakukan apotek Kimia Farma No.7 meliputi kegiatan teknis kefarmasian maupun kegiatan non teknis kefarmasian. A. Kegiatan Teknis Kefarmasian

46 38 Kegiatan teknis kefarmasian yang dilakukan di apotek meliputi pengadaan, penyimpanan, peracikan, penjualan obat dan perbekalan farmasi lainnya serta pengelolaan psikotropika dan narkotika. 1. Pengadaan barang Pengadaan barang di Apotek Kimia Farma No.7 dilakukan melalui Bisnis Manajer dengan sistem Distribution Center (DC) melalui sistem online. Dengan sistem DC ini kita dapat mengetahui kebutuhan apotek, sehingga pengiriman barang berdasarkan kebutuhan apotek. Pemesanan ditujukan kepada Pedagang Besar Farmasi (PBF) dan barang yang dipesan dikirim ke gudang pusat kemudian didistribusikan ke masing-masing apotek berdasarkan dengan kebutuhan apotek tersebut. Apotek pelayanan dapat melakukan permintaan mendesak (by pass) jika obat atau perbekalan farmasi lainnya dibutuhkan segera tetapi tidak ada persediaan, permintaan dilakukan menggunakan Bon Pemesanan Barang Apotek (BPBA) yang ditujukan kepada PBF. Khusus untuk pengadaan narkotika, pengadaan dilakukan oleh masing-masing apotek pelayanan melalui surat pesanan khusus dan diantar langsung ke apotek pelayanan. Pembelian obat dan perbekalan farmasi lainnya tidak saja berasal dari PBF Kimia Farma tetapi juga dari PBF atau distributor resmi/berizin lainnya. Adapun dasar pemilihan PBF atau distributor adalah sebagai berikut : a) Ketersediaan barang. b) Kualitas barang yang dikirim dapat dipertanggungjawabkan. c) Besarnya potongan harga (diskon) yang diberikan. d) Kecepatan pengiriman barang yang tepat waktu. e) Cara pembayaran. 2. Penyimpanan barang Apotek Kimia Farma No.7 melakukan penyimpanan barang di ruang peracikan dan di tempat penjualan bebas. Obat-obat yang dapat dibeli bebas diletakkan di swalayan farmasi ataupun ruang tunggu yang dapat langsung dilihat oleh pembeli.

47 39 a) Penyimpanan di ruang peracikan Setiap AA bertanggungjawab terhadap lemari penyimpanan obat yang telah ditetapkan. Penyimpanan obat atau perbekalan farmasi di ruang peracikan dilakukan oleh AA. Setiap pemasukan dan penggunaan obat/barang harus di input kedalam komputer dan untuk ketelitian dicatat pada kartu stok yang meliputi tanggal pengisian/pengambilan, nomor dokumennya, jumlah barang yang diisi/diambil, sisa barang dan paraf petugas yang melakukan pengisian/pengambilan barang. Kartu stok ini diletakkan di masing-masing obat/barang. Setiap AA bertanggung jawab terhadap stok barang yang ada di lemari. Penyimpanan barang disusun berdasarkan kegunaan farmakologisnya, jenis sediaan, bentuk sediaan dan alfabetis. Penyimpanan obat/barang di ruang peracikan disusun sebagai berikut: 1) Lemari penyimpanan obat ethical/prescription drugs. 2) Lemari penyimpanan obat psikotropika. 3) Lemari penyimpanan obat narkotika. 4) Lemari penyimpanan bahan baku. 5) Lemari penyimpanan sediaan sirup atau suspensi. 6) Lemari penyimpanan obat tetes/drops dan obat salep dan tetes mata. 7) Lemari penyimpanan ampul, syringe dan infus. 8) Lemari pendingin untuk penyimpanan obat yang termolabil seperti suppositoria, serum dan vaksin. b). Penyimpanan obat atau barang yang dapat dibeli bebas Obata tau barang yang dapat dibeli secara bebas disimpan di rak-rak penjualan obat bebas swalayan farmasi disamping ruang tunggu pasien dan ruang racik apotek. Pengaturan penyimpanannya didasarkan pada bentuk dan jenis sediaan serta kegunaannya agar memudahkan pembeli untuk melihat dan memudahkan petugas dalam mengambil obat/barang yang diinginkan oleh pembeli.

48 40 3. Penjualan Penjualan yang dilakukan oleh Apotek KF No.7 meliputi : a) Penjualan tunai obat dengan resep dokter Penjualan tunai obat dengan resep dilakukan terhadap pelanggan yang langsung datang ke apotek untuk menebus obat yang dibutuhkan dan dibayar secara tunai. Prosedur penjualan tunai obat dengan resep dokter adalah sebagai berikut : 1) Asisten apoteker pada bagian penerimaan resep menerima resep dari pasien, lalu memeriksa kelengkapan dan keabsahan resep tersebut. 2) Asisten apoteker akan memeriksa ada atau tidaknya obat dalam persediaan. Bila obat yang dibutuhkan tersedia, kemudian dilakukan pemberian harga dan memberitahukannya kepada pasien. 3) Setelah pasien setuju segera dilakukan pembayaran atas obat pada bagian kasir dan dilakukan pula input nama, alamat serta nomor telepon pasien. Kasir kemudian akan memberikan struk pembayaran yang tercantum nomor resep dan struk tersebut juga berfungsi sebagai nomor antrian pengambilan obat. 4) Bila obat hanya diambil sebagian maka petugas membuat salinan resep untuk pengambilan sisanya. Bagi pasien yang memerlukan kuitansi dapat pula dibuatkan kuitansi. 5) Obat disiapkan oleh asisten apoteker, kemudian obat diberi etiket dan dikemas. 6) Dilakukan kembali pemeriksaan sebelum obat diberikan yang meliputi nomor resep, nama pasien, kebenaran obat, jumlah dan etiketnya juga dilakukan pemeriksaan salinan resep serta kebenaran kuitansi. 7) Obat diserahkan kepada pasien sesuai dengan nomor resep yang disertai dengan informasi tentang cara pemakaian obat dan informasi lain yang diperlukan pasien. 8) Lembaran resep asli dikumpulkan menurut nomor urut dan tanggal resep dan disimpan sekurang-kurangnya tiga tahun.

49 41 b) Penjualan dengan cara kredit obat dengan resep dokter Penjualan obat dengan resep berdasarkan perjanjian kerjasama yang telah disepakati oleh suatu perusahaan/instansi dengan apotek yang pembayarannya dilakukan secara kredit melalui penagihan kepada perusahaan secara berkala. Prosedur pelayanan resep kredit pada dasarnya sama dengan pelayanan resep tunai, hanya saja pada pelayanan resep kredit terdapat beberapa perbedaan seperti: 1) Setelah resep dokter diterima dan diperiksa kelengkapannya maka dilakukan penetapan harga namun tidak dilakukan pembayaran oleh pasien tetapi langsung dikerjakan oleh petugas apotek. 2) Harga resep kredit ditetapkan berdasarkan perjanjian kerjasama oleh intansi/perusahaan dengan Apotek Kimia Farma, sehingga harganya berbeda dengan pembelian resep tunai. 3) Penomoran resep dokter yang dibeli secara kredit dibedakan dengan resep yang dibeli secara tunai. 4) Resep disusun dan disimpan terpisah dari resep yang dibeli secara tunai kemudian dikumpulkan dan dijumlahkan nilai rupiahnya berdasarkan masing-masing instansi atau perusahaan untuk dilakukan penagihan pada saat jatuh tempo pembayaran yang telah disepakati bersama. c) Pelayanan Upaya Pengobatan Diri Sendiri (UPDS) Pelayanan UPDS yang dimaksud adalah penjualan obat bebas atau perbekalan farmasi yang dapat dibeli tanpa resep dari dokter seperti OTC (over the counter) baik obat bebas dan obat bebas terbatas. Prosedur pelayanan UPDS yang dilakukan adalah sebagai berikut: 1) Petugas menerima permintaan barang dari pasien dan langsung menginformasikan ketersediaan obat. 2) Setelah disetujui oleh pembeli, pembeli langsung membayar ke kasir. 3) Bagian kasir menerima uang pembayaran dan membuat bukti penyerahan nota penjualan bebas.

50 42 4) Barang beserta bukti pembayaran penjualan bebas diserahkan kepada pasien. B. Kegiatan Non Teknis Kefarmasian Kegiatan non teknis kefarmasian yang dilakukan oleh Apotek Kimia Farma No.7 berupa administrasi harian dalam bentuk pembuatan laporan harian baik penjualan (LIPH) tunai maupun kredit, serta memasukkan data resep tunai dan resep kredit. Kegiatan pencatatan dilakukan oleh bagian administrasi dan keuangan di Bisnis Manajer. Kegiatan pencatatan yang dilakukan meliputi kegiatan administrasi dan keuangan. Kegiatan administrasi ditangani oleh beberapa staf adiministrasi dan keuangan yang bertanggungjawab kepada supervisor administrasi dan keuangan, sedangkan kegiatan keuangan ditangani oleh Kasir Besar. Supervisor administrasi dan keuangan serta Kasir Besar bertanggungjawab langsung kepada pimpinan apotek BM Pengelolaan Narkotik dan Psikotropika Pengelolaan Narkotika Pengelolaan narkotika diatur secara khusus mulai dari pengadaan sampai pemusnahan untuk menghindari terjadinya kemungkinan penyalahgunaan obat tersebut. Pelaksanaan pengelolaan narkotika di Apotek Kimia Farma No.7 meliputi pemesanan, penerimaan, penyimpanan dan pelayanan resep narkotika. Pemesanan sediaan narkotika dilakukan secara tertulis sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Surat pesanan narkotika yang sudah ditandatangani oleh apoteker penanggung jawab apotek dikirim ke BM. Pemesanan dilakukan ke PBF KF selaku distributor tunggal dengan membuat surat pesanan khusus narkotika yang dibuat rangkap empat, yang masing-masing diserahkan kepada PBF yang bersangkutan (SP asli dan 2 Lembar kopi SP), dan satu lembar sebagai arsip di apotek. Penerimaan Narkotika dari PBF harus diterima oleh Apoteker Pengelola Apotek. Apoteker akan menandatangani faktur tersebut setelah melihat kesesuaian

51 43 dengan surat pesanan. Pada saat diterima dilakukan pemeriksaan yang meliputi jenis dan jumlah narkotika yang dipesan. Obat-obat yang termasuk golongan narkotika di Apotek Kimia Farma No.7 disimpan dalam lemari khusus yang terkunci. Kunci lemari tersebut di pegang oleh senior supervisor. Apotek Kimia Farma No.7 hanya melayani resep narkotika dari resep asli atau salinan resep yang dibuat oleh Apotek Kimia Farma No.7 sendiri yang belum diambil sama sekali atau baru diambil sebagian. Apotek tidak melayani pembelian obat narkotika tanpa resep atau pengulangan resep yang ditulis oleh apotek lain. Pelaporan penggunaan narkotika di Apotek Kimia Farma No.7 dibuat setiap bulan yang meliputi laporan penggunaan sediaan jadi narkotika dan laporan penggunaan bahan baku narkotika. Laporan dibuat rangkap lima dan ditandatangani oleh APA dengan mencantumkan nama jelas, alamat apotek, dan stempel apotek yang kemudian dikirimkan kepada Suku Dinas Pelayanan Kesehatan Kota Bogor, dengan tembusan kepada Kepala Balai Besar POM Propinsi Jawa Barat, Penanggung Jawab Obat Narkotika PT. Kimia Farma Tbk., Dinas Kesehatan Kota/Kabupaten, dan Arsip apotek. Prosedur pemusnahan narkotika dilakukan sebagai berikut : a) Apoteker pengelola apotek membuat dan menandatangani surat permohonan untuk pemusnahan narkotika yang berisi antara lain jenis dan jumlah narkotika yang rusak dan atau tidak memenuhi syarat. b) Surat permohonan yag telah ditandatangani oleh APA dikirimkan ke Balai POM Jawa Barat. Balai POM akan menetapkan waktu dan tempat pemusnahan. c) Kemudian dibentuk panitia pemusnahan yang terdiri dari Apoteker Pengelola Apotek, Asisten Apoteker, Petugas Balai POM, dan Kepala Kantor Dinkes Kota Bogor. d) Bila pemusnahan narkotika telah dilaksanakan, dibuat Berita Acara Pemusnahan yang berisi: 1) Hari, tanggal, bulan, tahun dan tempat dilakukannya pemusnahan. 2) Nama, jenis dan jumlah narkotika yang dimusnahkan. 3) Cara pemusnahan.

52 44 4) Petugas yang melakukan pemusnahan. 5) Nama dan tanda tangan Apoteker Pengelola Apotek. Berita acara tersebut dikirimkan kepada Badan Pengawas Obat dan Makanan (POM), Kepala dinas kesehatan Propinsi, dan Arsip apotek Pengelolaan Psikotropika Pengelolaan psikotropika di Apotek Kimia Farma No.7 meliputi pemesanan, penyimpananpsikotropika Pemesanan obat psikotropika dilakukan dengan menggunakan Surat Pesanan Psikotropika yang boleh berisi lebih dari satu jenis psikotropika. Surat pemesanan dibuat rangkap 3, yang masing-masing diserahkan ke PBF yang bersangkutan (asli dan salinan) dan 1 lembar sebagai arsip di apotek. Penyimpanan obat Psikotropika dilakukan di lemari khusus yang terpisah dari sediaan yang lain. Apotek KF No.7 hanya melayani resep psikotropika dari resep dokter. Laporan penggunaan Psikotropika dikirimkan kepada Kepala Dinas Kesehatan setiap 1 bulan. Laporan psikotropika memuat nama apotek, nama obat, nama distibutor, jumlah penerimaan, jumlah pengeluaran, tujuan pemakaian, dan stok akhir. Laporan ditandatangani oleh APA, dilengkapi dengan nama dan nomor SIK, serta stempel apotek dengan tembusan kepada Kepala Balai Besar POM Propinsi, Dinas Kesehatan Propinsi, dan Arsip apotek. Tata cara pemusnahan psikotropika sama dengan tata cara pemusnahan narkotika. Dalam pelaksanaannya pemusnahan Psikotropika dapat dilakukan bersamaan dengan pemusnahan narkotika.

53 BAB 5 PEMBAHASAN Apotek Kimia Farma No. 7 dipimpin oleh seorang Apoteker Pengelola Apotek (APA) yang sekaligus menjabat sebagai Manajer Bisnis (BM) untuk wilayah Bogor. Apotek ini merupakan apotek pelayanan yang berada satu gedung dengan Bisnis Manajer wilayah Bogor sehingga kendala dalam operasional tidak banyak ditemui. Oleh karena itu, lokasi Apotek Kimia Farma No. 7 sangat strategis, serta terletak di pusat kota Bogor dengan penduduk yang cukup padat, Apotek beroperasi selama 24 jam dan 7 hari dalam seminggu tidak terkecuali di hari besar. Hal ini dilakukan dalam upaya untuk menunjukkan dedikasi yang besar dalam memberikan pelayanan yang optimal kepada pelanggan. Apotek ini ditunjang dengan sarana dan prasarana yang baik serta praktek dokter yang cukup memadai dalam melayani kebutuhan pengobatan dengan harapan masyarakat menaruh kepercayaan yang tinggi. Kegiatan operasional apotek dalam kegiatan pengadaan barang apotek dilakukan secara terpusat yang dilakukan oleh bagian pembelian di Bisnis Manajer. Keuntungan secara terpusat tersebut yaitu pembelian dalam jumlah besar sehingga potongan harga yang diperoleh lebih besar; efisiensi modal kerja terutama untuk Apotek Kimia Farma lainnya yang ada di wilayah bisnis Bogor; serta pembelian dilakukan setiap minggu, berdasarkan daftar obat ethical yang ada di sistem komputer. Dengan menggunakan sistem yang terdapat di komputer dapat diketahui daftar pareto ABC, stok cadangan (buffer stock), serta waktu tunggu (lead time) untuk masing-masing apotek. Sehingga pemesanan obat lebih efektif dan efisien. Namun, masih terdapat kendala dalam sistem pengadaan barang yang diatur dengan sistem Distribution Center (DC). Pengendalian yang kurang baik pada sistem ini juga dapat menimbulkan permasalahan pada koordinasi stok yang berakibat seringnya terjadi kekosongan stok di BM. Kekurangan lain dari sistem ini adalah kekosongan stok yang tejadi di outlet tidak bisa terbaca bila stok di BM juga kosong, sehingga dapat terjadi kekosongan stok dalam periode waktu yang lama karena harus menunggu pengadaan di BM 45

54 46 terlebih dahulu. Hal ini dapat mengurangi kepuasan pelanggan dalam hal pelayanan obat karena pelanggan akan menunggu lebih lama untuk mendapatkan obat yang dibutuhkannya. Stok cadangan kurang berjalan dengan baik di apotek, karena kurangnya disiplin dari petugas dalam menjaga stok obat dilemari penyimpanan. Hal ini dapat terlihat dari seringnya pengambilan barang CITO langsung ke gudang. Bagian pembelian di Bisnis Manajer belum dapat menyesuaikan kinerjanya dengan sistem DC sehingga terkadang menyebabkan adanya stok barang yang berlebih di apotek. Desain interior apotek berkonsep minimalis yang tersususn dengan rapi yang dilengkapi dengan swalayan farmasi yang cukup menarik perhatian pelanggan untuk membeli atau hanya sekedar melihat dan mencari informasi obat yang mereka butuhkan. Pencahayaan yang cukup baik dengan didominasi warna putih yang menunjang kesan bersih dan luas dari apotek itu sendiri. Fasilitas pendukung yang tersedia di apotek berperan penting dalam menunjang kinerja apotek secara optimal dalam memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan. Apotek tidak menggunakan sistem gudang yang memungkinkan penyimpanan barang dalam jumlah besar dengan tujuan meminimalisir kehilangan barang. Obat-obatan yang datang langsung diletakkan di lemari-lemari obat yang ada di ruang peracikan dan swalayan. Penyusunan dilakukan berdasarkan abjad dan dikelompokkan berdasarkan farmakologi, obat generik, obat khusus untuk Askes, obat yang di produksi PT. Kimia Farma, obat suntik, sediaan parenteral, obat yang termasuk pareto, obat-obat suspensi oral atau sirup, dan obat-obat tetes mata, telinga, hidung. Obat golongan narkotik disimpan sesuai peraturan undangundang yang berlaku dan obat golongan psikotropik di simpan di lemari terpisah untuk menghindari penyalahgunaan. Pada bagian obat OTC dan swalayan pelanggan dapat memilih dan mengambil sendiri obat yang diperlukan, hal ini akan mempermudah pegawai apotek dan dengan tempatnya yang luas memberikan kenyamanan terhadap pelanggan meningkatkan kenyamanan pelanggan karena pelanggan dapat dengan leluasa melihat dan menentukan obatnya sendiri.

55 47 Petugas mempunyai tanggung jawab untuk mengontrol stok obat-obatan dan kebersihan yang ada di lemari. Setiap petugas apotek diberikan tugas untuk bertanggung jawab terhadap barang yang ada pada setiap rak. Hal ini dilakukan untuk meminimalisasi ketidaksesuaian stok, memeriksa tanggal kadaluarsa, serta untuk mengetahui obat-obat yang slow moving maupun fast moving. Pengelolaan barang tersebut belum berjalan dengan baik karena masih ditemukannya barang yang melewati batas kadaluarsa dan dalam membersihkan lemari perlu diperhatikan, karena ditemukan debu yang pada barang yang slow moving atau tidak laku banyak misalnya pada lemari injeksi penataannya belum tersusun dengan rapi karena lemarinya tidak memadai terhadap barang yang tersedia serta perlunya diperhatikan kebersihan barang dan lemarinya. Setiap item obat yang masuk maupun keluar dicatat secara akurat. Hal ini penting untuk menjaga agar stok obat terkontrol dengan baik serta sesuai antara jumlah fisik obat dengan jumlah pada kartu stok. Namun hal ini sering dilupakan terutama pada jam-jam sibuk apotek, dikarenakan kedisiplinan petugas yang masih kurang, ataupun karena tercecernya obat menyebabkan pada saat stock opname dilakukan, banyak ditemui ketidakcocokan antara jumlah fisik barang dan jumlah pada kartu stok. Penjualan di apotek, dilaksanakan dengan 2 kasir untuk pelayanan resep, 1 kasir untuk swalayan, 1 kasir untuk pelayanan askes. Selain itu, ada pula pelayanan farmasi di tempat praktek dokter di gedung lama. Gedung lama ini letaknya bersebelahan dengan apotek. Petugas kasir sebaiknya selalu berada di depan agar pelanggan dilayani dengan cepat, hal ini merupakan salah satu upaya dalam meningkatkan kepercayaan pelanggan terhadap apotek. Petugas apotek bekerja melayani pelanggan dengan ramah, biasanya dimulai dengan sapaan dan tawaran bantuan serta diakhiri dengan ucapan terima kasih sebagai penutup. Pelayanan informasi obat untuk konsumen diberikan oleh Apoteker dan pada saat Apoteker tidak ada di apotek, pelayanan informasi obat dilakukan oleh Asisten Apoteker. Apotek Kimia Farma No. 7 Bogor dalam menjalankan pengelolaan apotek, memiliki satu orang orang apoteker penanggung jawab apotek yang bertugas mengelola sistem menejerial apotek dan dibantu oleh dua orang apoteker pendamping yang bertugas dalam memberikan informasi

56 48 kepada pelanggan hal ini sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 51 tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian, dimana dalam menjalankan praktek kefarmasianapa dapat dibantu apoteker pendamping dan/ atau tenaga teknis kefarmasian. Penolakan resep di apotek jarang terjadi, hal ini karena tersedianya obat dalam jumlah yang cukup dalam melayani kebutuhan pelanggan. Apabila ada obat yang diminta tidak tersedia, pihak apotek menawarkan obat lain dengan komposisi yang sama berdasarkan persetujuan dokter ataupun pelanggan. Pencatatan terhadap resep yang ditolak dapat mempersiapkan persediaan obat untuk mengurangi penolakan resep di masa mendatang. Untuk obat yang persediaannya habis, diantisipasi dengan melakukan aktivitas pengantaran obat, segera setelah obat tersebut tiba. Apotek melayani pelanggan rawat jalan peserta ASKES, JAMSOSTEK dan Rekanan Perusahaan yang menyediakan anggaran kesehatan bagi para karyawannya serta pelanggan dokter praktek. Waktu tunggu pelayanan sekitar 15 menit untuk obat non racikan dan 30 menit untuk obat racikan merupakan hal yang diharapkan dilakukan oleh karyawan apotek dalam melayani pelanggan, namun pada pelaksanaannya ketentuan tersebut belum tepat dilaksanakan hal ini terjadi karena adanya karyawan yang kurang bertanggung jawab dalam menjalankan tugasnya sehingga pelanggan merasa tidak puas terhadap pelayanan yang dilakukan terlalu lama. Apoteker dalam menjalankan fungsinya sebagai seorang manajer memiliki tanggung jawab dalam hal pengelolaan bisnis meliputi pengelolaan modal, sarana, administrasi, keuangan, karyawan dan pemasaran. Namun keseluruhan fungsi tersebut telah diambil alih oleh Bisnis Manajer. Diharapkan dengan menggunakan sistem ini terjadi efisiensi didalam kinerja apotek. Bisnis Manajer terdiri dari supervisor administrasi dan keuangan yang membawahi bagian administrasi piutang dagang, bagian administrasi hutang dagang, bagian administrasi kas bank, bagian administrasi inkaso dan bagian umum. Struktur organisasi tersebut telah mampu menangani seluruh kegiatan yang diperlukan walaupun masih terdapat perangkapan di berbagai fungsi seperti administrasi pajak dirangkap oleh bagian administrasi piutang dagang.

57 49 Perangkapan fungsi yang ada bertujuan untuk efisiensi tenaga kerja, karena pekerjaan-pekerjaan tersebut masih bisa dijalankan oleh satu orang tidak membutuhkan waktu yang lama untuk pengerjaannya. Namun untuk fungsi-fungsi yang dapat menimbulkan adanya peluang terjadinya penyimpangan tetap dipisahkan. Misalnya bagian juru tagih berada dibawah administrasi inkaso dan dilaksanakan oleh orang yang berbeda. Fungsi keuangan diselenggarakan oleh kasir besar yang bertanggung jawab langsung kepada Bisnis Manajer. Keberadaan apotek di lokasi yang sama dengan BM membuat arus uang menjadi lebih mudah dan cepat. Petugas kasir kecil dapat menyetorkan uang hasil penjualan setiap shift-nya dengan menyertakan bukti setoran kasir. Bukti setoran kasir ini akan dicocokkan terlebih dahulu jumlahnya dengan Laporan Ikhtisar Penjualan Harian (LIPH) oleh supervisor peracikan sebelum diserahkan kepada kasir besar. Jumlah fisik uang dengan jumlah penjualan yang ada di LIPH harus sama, jika terjadi ketidakcocokan maka harus dicari penyebabnya apakah ada transaksi yang belum dientri atau ada penyebab lainnya. Kasir kecil tidak bisa membuka LIPH, maka tidak ada kemungkinan terjadinya penyimpangan uang. LIPH hanya dapat dibuka oleh petugas-petugas tertentu seperti supervisor dan petugas administrasi kas bank sehingga mekanisme pengontrolan uang dapat dilakukan dengan baik untuk mencegah kehilangan uang. Fungsi keuangan ini dilakukan oleh satu orang yaitu kasir besar dengan tujuan untuk menghindari adanya penyimpangan akibat adanya saling lempar tanggung jawab jika fungsi keuangan ini dilakukan oleh lebih dari satu orang. Secara umum fungsi keuangan di apotek ini telah berjalan dengan baik sesuai dengan standar prosedur operasional yang ditetapkan. Praktek Kerja Profesi Apoteker di Apotek Kimia Farma No. 7 Bogor yang dilaksanakan 6 minggu telah memberikan gambaran kepada calon apoteker tentang bagaimana mengelola kegiatan kefarmasian dari segi pelayanan dan manajerial secara komprehensif di suatu apotek. Dengan demikian, calon apoteker diharapkan pada saat memasuki dunia kerja dapat menerapkan dan mengembangkan hal-hal yang dianggap prinsip dan penting dalam melakukan pekerjaan dan pelayanan kefarmasian.

58 BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN 6.1 Kesimpulan 1. Apoteker Pengelola Apotek Kimia Farma No. 7 Bogor berperan dalam menentukan kebijakan pengelolaan apotek serta melaksanakan fungsinya dalam pengawasan dan pengendalian terhadap semua komponen yang ada di apotek. 2. Pengelolaan Apotek mencakup administrasi, manajemen pengadaan, penyimpanan, penjualan dan pelayanan diterapkan berdasarkan peraturan, dan etika yang berlaku dalam sistem pelayanan kesehatan masyarakat. 6.2 Saran 1. Kebersihan lemari dan obat perlu terus diperhatikan dengan melakukan pembersihan secara periodik untuk menghindari kerusakan barang atau pemandangan yang tidak menyenangkan yang dapat mengurangi kepercayaan pelanggan. 2. Kebersihan alat peracikan perlu diperhatikan guna menjamin efektifitas obat. Untuk obat racikan yang mengandung beta laktam sebaiknya mempunyai alat racik sendiri. 3. Perlunya dilakukan pengawasan terhadap expired date untuk menghindari terjadinya efek yang merugikan terhadap pasien dan apotek. 4. Apoteker lebih berperan aktif dalam kepuasan pelanggan terkait dengan pelayanan informasi obat selama jam kerja. 5. Obat yang telah disiapkan sebaiknya segera diserahkan kepada pasien agar tidak menunggu lebih lama dan untuk menciptakan kepuasan pelanggan. 50

59 DAFTAR ACUAN Departemen Kesehatan Republik Indonesia Keputusan Menteri Kesehatan No. 1322/Menkes/SK/X/2002 Tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 922/MENKES/PER/X/1993 Tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Departemen Kesehatan Republik Indonesia Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1027/MENKES/ SK/IX/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Departemen Kesehatan Republik Indonesia Peraturan Menteri Kesehatan No. 28/Menkes/Per/I/1978 tentang Penyimpanan Narkotika. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Departemen Kesehatan Republik Indonesia Peraturan Menteri Kesehatan No. 922 Tahun 1993 Tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Departemen Kesehatan Republik Indonesia Undang-Undang No. 5 tahun 1997 tentang Psikotropika. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Departemen Kesehatan Republik Indonesia Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 tentang Narkotika. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Kementerian Kesehatan Republik Indonesia Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 889/MENKES/PER/V/2011 Tentang Registrasi, Izin Praktik, dan Izin Kerja Tenaga Kefarmasian. Jakarta: Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. Pemerintah Republik Indonesia Undang-Undang No. 36 tahun 2009 Tentang Kesehatan. Jakarta: Pemerintah Republik Indonesia. 52

60 53 Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian. Jakarta: Peraturan Pemerintah Republik Indonesia. diakses pada tanggal 25 April 2012 jam WIB.

61 54 Lampiran 1. Denah Apotek Kimia Farma No. 7 Bogor Lantai 1 Lantai 2

62 55 Lampiran 2. Struktur Organisasi Kimia Farma Apotek *) Ket : APIM = Apoteker Pendamping

63 56 Lampiran 3. Etiket Obat

64 57 Lampiran 4. Kemasan Obat