UNIVERSITAS INDONESIA LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER DI APOTEK KIMIA FARMA NO. 50 JL. MERDEKA NO. 24 BOGOR PERIODE 2 APRIL 11 MEI 2012

Transkripsi

1 UNIVERSITAS INDONESIA LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER DI APOTEK KIMIA FARMA NO. 50 JL. MERDEKA NO. 24 BOGOR PERIODE 2 APRIL 11 MEI 2012 LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER ANNISA RAHMA HENDARSULA, S.Farm ANGKATAN LXXIV FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM PROGRAM PROFESI APOTEKER DEPARTEMEN FARMASI DEPOK JUNI 2012

2 UNIVERSITAS INDONESIA LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER DI APOTEK KIMIA FARMA NO. 50 JL. MERDEKA NO. 24 BOGOR PERIODE 2 APRIL 11 MEI 2012 LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Apoteker ANNISA RAHMA HENDARSULA, S.Farm ANGKATAN LXXIV FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM PROGRAM PROFESI APOTEKER DEPARTEMEN FARMASI DEPOK JUNI 2012 ii

3 iii

4 KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan rahmat-nya, penulis dapat menyelesaikan laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) yang diselenggarakan pada tanggal 2 April 11 Mei 2012 di Apotek Kimia Farma No.50 Bogor Penulis menyadari tanpa bimbingan, arahan, bantuan, dan dukungan dari berbagai pihak penulisan laporan ini sangatlah sulit. Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan terima kasih kepada: (1) Prof. Dr. Yahdiana Harahap, MS, Apt., selaku Ketua Departemen Farmasi FMIPA. (2) Dr. Harmita Apt., selaku Ketua Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi (3) Drs. Dadang Griyana, Apt., selaku pembimbing I dan Apoteker Pengelola Apotek di Apotek Kimia Farma No. 50 Bogor yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk melaksanakan PKPA dan memberikan ilmu dan bimbingan kepada penulis selama PKPA dan penyusunan laporan PKPA ini. (4) Nadia Farhanah Syafhan S. Farm, M.Si., selaku pembimbing II yang telah memberikan bimbingan dan arahan kepada penulis selama penulisan Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker. (5) Seluruh karyawan Apotek Kimia Farma No.50 yang telah memberikan bantuan dan kerja sama yang baik selama penulis melaksanankan PKPA. (6) Seluruh dosen Departemen Farmasi FMIPA atas segala ilmu pengetahuan dan didikannya selama ini. Akhir kata, penulis berharap semoga pengetahuan dan pengalaman yang penulis peroleh selama menjalani Praktek Kerja Profesi Apoteker ini dapat memberikan manfaat bagi rekan-rekan sejawat dan semua pihak yang membutuhkan. Penulis iv

5 DAFTAR ISI Juni 2012 Halaman HALAMAN JUDUL... ii HALAMAN PENGESAHAN... iii KATA PENGANTAR... iv DAFTAR ISI... vi DAFTAR GAMBAR vii DAFTAR LAMPIRAN viii BAB 1. PENDAHULUAN Latar Belakang Tujuan Penelitian... 2 BAB 2. TINJAUAN UMUM Definisi Apotek Landasan Hukum Apotek Tugas dan Fungsi Apotek Tata Cara Pemberian Izin Apotek Kelengkapan Apotek Tenaga Kerja Apotek Apoteker Pengelola Apotek Pengalihan Tanggung Jawab Apoteker Pencabutan Surat Izin Apotek Sediaan Farmasi Pelayanan Kefarmasian di Apotek Pengelolaan Narkotika Pengelolaan Psikotropika Pengadaan Persediaan Apotek Pengendalian Persediaan Apotek Strategi Pemasaran Apotek BAB 3. TINJAUAN UMUM PT KIMIA FARMA (PERSERO), Tbk PT. Kimia Farma (Persero), Tbk PT Kimia Farma Apotek Apotek Kimia Farma No.50 Bogor BAB 4. PEMBAHASAN BAB 5. KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Saran DAFTAR ACUAN v

6 LAMPIRAN DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1 Penandaan obat bebas Gambar 2.2 Penandaan obat bebas terbatas Gambar 2.3 Penandaan obat keras Gambar 2.4 Penandaan obat narkotika Gambar 2.5 Diagram model pengendalian persediaan Gambar 2.6 Matriks analisa VEN-ABC vi

7 DAFTAR LAMPIRAN Halaman Lampiran 1. Contoh Formulir APT Lampiran 2. Contoh Formulir APT Lampiran 3. Contoh Formulir APT Lampiran 4. Contoh Formulir APT Lampiran 5. Contoh Formulir APT Lampiran 6. Contoh Formulir APT Lampiran 7. Contoh Formulir APT Lampiran 8. Struktur Organisasi PT Kimia Farma Apotek Lampiran 9. Struktur Organisasi Apotek Kimia Farma Lampiran 10. Lembar Copy Resep Lampiran 11. Bon/Janji Obat Lampiran 12. Formulir Upaya Pengobatan Diri Sendiri (UPDS) Lampiran 13. Formulir Layanan Informasi Obat untuk Pasien dengan Resep Dokter Lampiran 14. Formulir Layanan Informasi Obat Untuk Pasien Swamedikasi 80 Lampiran 15. Formulir Informasi Pasien Tentang Apoteker Lampiran 16. Surat Pesanan Narkotika Lampiran 17. Surat Pesanan Psikotropik Lampiran 18. Laporan Penggunaan Narkotika Lampiran 19. Laporan Penggunaan Psikotropika Lampiran 20. Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA) Lampiran 21. Kartu Stok Apotek Kimia Farma No Lampiran 22. Penomoran Resep dan Tanda Terima Resep Kredit vii

8 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pembangunan bidang kesehatan pada dasarnya ditujukan untuk meningkatkan kesadaran, kemauan, dan kemampuan hidup sehat bagi setiap orang untuk mewujudkan derajat kesehatan yang optimal sebagai salah satu unsur kesejahteraan. Upaya untuk meningkatkan derajat kesehatan yang setinggi-tingginya pada mulanya berupa upaya penyembuhan penyakit, kemudian secara berangsur-angsur berkembang ke arah keterpaduan upaya kesehatan untuk seluruh masyarakat dengan mengikutsertakan masyarakat secara luas yang mencakup upaya promotif, preventif, kuratif dan rehabilitative yang bersifat menyeluruh terpadu dan berkesinambungan (Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2009). Tenaga kefarmasian sebagai salah satu tenaga kesehatan pemberi pelayanan kesehatan kepada masyarakat mempunyai peranan penting karena terkait langsung dengan pemberian pelayanan, khususnya pelayanan kefarmasian (Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2009). Apotek sebagai salah satu sarana yang digunakan untuk menyelenggarakan pelayanan kefarmasian, merupakan suatu tempat untuk melakukan pekerjaan kefarmasian, penyaluran sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat. Apotek berfungsi sebagai tempat pengabdian apoteker, dan sebagai sarana untuk melakukan peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran, dan penyerahan obat dan sarana penyaluran perbekalan farmasi yang diperlukan masyarakat secara meluas dan merata (Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2008). Sejalan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi di bidang kefarmasian telah terjadi pergeseran orientasi pelayanan kefarmasian dari pengelolaan obat sebagai komoditi kepada pelayanan yang komprehensif (Pharmaceutical Care) dalam pengertian tidak hanya sebagai pengelola obat namun dalam pengertian yang lebih luas yaitu pelayanan yang komprehensif berbasis pasien 1

9 2 dengan tujuan meningkatkan kualitas hidup pasien. Sebagai konsekuensi perubahan orientasi tersebut, apoteker dituntut untuk meningkatkan pengetahuan, ketrampilan dan perilaku agar dapat melaksanakan interaksi langsung dengan pasien. Bentuk interaksi tersebut antara lain melaksanakan pelayanan resep, pelayanan obat bebas, obat bebas terbatas, obat wajib apotek dan perbekalan kesehatan lainnya, juga pelayanan informasi obat dan monitoring penggunaan obat agar tujuan pengobatan sesuai harapan dan terdokumentasi dengan baik (Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2008). Salah satu upaya yang dilakukan untuk mempersiapkan apoteker yang profesional dan berkompeten adalah dengan menyelenggarakan Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA). Program Pendidikan Profesi Apoteker Departemen Farmasi FMIPA bekerja sama dengan PT. Kimia Farma Apotek dalam menyelenggarakan PKPA di Apotek Kimia Farma yang dilaksanakan pada tanggal 2 April 2012 sampai 11 Mei Dengan dilaksanakannya PKPA ini, maka diharapkan calon apoteker dapat memahami peran dan tanggung jawab seorang apoteker dalam mengelola apotek dan memberikan pelayanan kepada masyarakat.

10 3 1.2 Tujuan Tujuan dilakukannya Praktek Kerja Profesi Apoteker di apotek adalah: 1. Mengetahui dan memahami peran dan tanggung jawab apoteker sebagai pengelola apotek. 2. Memperoleh gambaran yang sesungguhnya mengenai kegiatan-kegiatan yang dilakukan di apotek.

11 BAB 2 TINJAUAN UMUM 2.1 Definisi Apotek Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 1027/Menkes/SK/IX/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek, apotek adalah tempat dilakukannya pekerjaan kefarmasian dan penyaluran sediaan farmasi, serta perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat. Sediaan farmasi adalah obat, bahan obat, obat tradisional dan kosmetika, sedangkan perbekalan kesehatan adalah semua bahan selain obat dan peralatan yang diperlukan untuk menyelenggarakan upaya kesehatan. Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian Pasal 1, apotek adalah sarana pelayanan kefarmasian tempat dilakukan praktek kefarmasian oleh Apoteker. Pekerjaan kefarmasian adalah pembuatan termasuk pengendalian mutu sediaan farmasi, pengamanan, pengadaan, penyimpanan dan pendistribusian obat atau penyaluran obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat, serta pengembangan obat, bahan obat, dan obat tradisional. Pelayanan kefarmasian merupakan suatu pelayanan langsung dan bertanggung jawab kepada pasien yang berkaitan dengan sediaan farmasi dengan tujuan untuk meningkatkan mutu kehidupan pasien. Sediaan farmasi adalah obat, bahan obat, obat tradisional dan kosmetika. 2.2 Landasan Hukum Apotek Apotek memiliki landasan hukum yang diatur dalam : a. Peraturan Pemerintah No. 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian. b. Keputusan Pemerintah Kesehatan RI No. 1027/MENKES/SK/X/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek. c. Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 1332/MENKES/SK/X/2003 tentang perubahan atas Peraturan Menteri Kesehatan RI No.922/MENKES/PER/X/1993 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek. 3

12 4 d. Undang-Undang No. 5 Tahun 1997 tentang Psikotropika. e. Undang-Undang No. 35 Tahun 2009 tentang Narkotika. f. Peraturan Menteri Kesehatan No. 922/MENKES/PER/X/1993 tentang Kententuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek. g. Undang-Undang Kesehatan RI No.39 tahun 2009 tentang Kesehatan. h. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 889/MENKES/PER/V/2011 tentang Registrasi, Izin Praktik, dan Izin Kerja Tenaga Kefarmasian. i. Peraturan Pemerintah No. 25 Tahun 1980 tentang perubahan atas PP No.26 Tahun 1965 tentang Apotek. 2.3 Tugas dan Fungsi Apotek Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 25 tahun 1980, tugas dan fungsi apotek adalah sebagai berikut: a. Tempat pengabdian profesi seorang Apoteker yang telah mengucapkan sumpah jabatan. b. Sarana farmasi yang melaksanakan peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran, dan penyerahan obat atau bahan obat. c. Sarana penyaluran perbekalan farmasi yang harus menyebarkan obat yang diperlukan masyarakat secara luas dan merata. 2.4 Tata Cara Pemberian Izin Apotek Sesuai dengan Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 1332/Menkes/SK/X/2002 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 922/MENKES/PER/X/1993, Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek adalah sebagai berikut : a. Permohonan izin apotek diajukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-1 (Lampiran 1). b. Dengan menggunakan Formulir APT-2 (Lampiran 2) Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota selambat-lambatnya 6 (enam) hari kerja setelah menerima

13 5 permohonan dapat meminta bantuan teknis kepada Kepala Balai POM untuk melakukan pemeriksaan terhadap kesiapan apotek melakukan kegiatan. c. Tim Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota atau Kepala Balai POM selambatlambatnya 6 (enam) hari kerja setelah permintaan bantuan teknis dari Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota melaporkan hasil pemeriksaan setempat dengan menggunakan contoh Formulir APT-3 (Lampiran 3). d. Dalam hal pemeriksaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dan (3) tidak dilaksanakan, Apoteker Pemohon dapat membuat surat pernyataan siap melakukan kegiatan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat dengan tembusan kepada Kepala Dinas Propinsi dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-4 (Lampiran 4). e. Dalam jangka waktu 12 (dua belas) hari kerja setelah diterima laporan pemeriksaan sebagaimana dimaksud ayat (3) atau pernyataan ayat (4) Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat mengeluarkan SIA dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-5 (Lampiran 5). f. Dalam hal hasil pemeriksaan Tim Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota atau Kepala Balai POM dimaksud ayat (3) masih belum memenuhi syarat, Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat dalam waktu 12 (dua belas) hari kerja mengeluarkan Surat Penundaan dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-6 (Lampiran 6). g. Terhadap surat penundaan, Apoteker diberi kesempatan untuk melengkapi persyaratan yang belum dipenuhi selambat-lambatnya dalam jangka waktu 1 (satu) bulan sejak tanggal surat penundaan. h. Terhadap permohonan izin apotek yang ternyata tidak memenuhi persyaratan, atau lokasi yang tidak sesuai dengan permohonan, maka Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dalam jangka waktu selambat-lambatnya 12 (dua belas) hari kerja wajib mengeluarkan surat penolakan disertai dengan alasannya dengan menggunakan formulir model APT-7 (Lampiran 7). Bila Apoteker menggunakan sarana milik pihak lain dalam pendirian apotek, dengan mengadakan kerja sama dengan Pemilik Sarana Apotek, maka harus memenuhi ketentuan sebagai berikut:

14 6 a. Penggunaan sarana apotek yang dimaksud, wajib didasarkan atas perjanjian kerja sama antara Apoteker dan pemilik sarana. b. Pemilik sarana yang dimaksud harus memenuhi persyaratan tidak pernah terlibat dalam pelanggaran peraturan perudang-undangan di bidang obat sebagaimana dinyatakan dalam surat pernyataan yang bersangkutan. 2.5 Kelengkapan Apotek Untuk mendapatkan izin apotek, seorang apoteker atau apoteker yang bekerja sama dengan pemilik sarana yang telah memenuhi persyaratan, harus siap dengan tempat, perlengkapan termasuk sediaan farmasi dan perbekalan farmasi yang lain yang merupakan milik sendiri atau milik pihak lain. Beberapa kelengkapan yang harus diperhatikan dalam pendirian sebuah apotek adalah tempat atau lokasi, bangunan, perlengkapan apotek, tenaga kerja apotek, dan perbekalan farmasi (Umar, 2011) Lokasi Apotek dapat didirikan pada lokasi yang sama dengan kegiatan pelayanan komoditi lainnya di luar sediaan farmasi. Persyaratan jarak minimum antar apotek tidak dipermasalahkan lagi, akan tetapi ketentuan ini dapat berbeda, sesuai dengan kebijakan/peraturan daerah masing-masing. Lokasi apotek dapat dipilih dengan mempertimbangkan segi pemerataan dan pelayanan kesehatan, jumlah penduduk, jumlah praktek dokter, sarana dan pelayanan kesehatan lain, sanitasi dan faktorfaktor lainnya Bangunan Suatu apotek harus mempunyai luas bangunan yang cukup sehingga dapat menjamin kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi apotek. Bangunan apotek yang baik hendaknya memiliki ruang tunggu pasien, ruang peracikan dan penyerahan obat, ruang administrasi, ruang kerja apoteker, tempat pencucian alat dan kamar kecil. Bangunan apotek sebaiknya juga memiliki sumber air yang memenuhi syarat kesehatan, sumber penerangan yang dapat memberikan penerangan yang memadai, alat pemadam kebakaran, serta ventilasi dan sanitasi

15 7 yang baik. Papan nama apotek dipasang di depan bangunan dengan ketentuan memenuhi ukuran minimal panjang 60 cm, lebar 40 cm dengan tulisan hitam diatas dasar putih, tinggi huruf minimal 5 cm, umumnya terbuat dari papan seng yang pada bagian mukanya memuat nama apotek, nama APA, nomor SIA, alamat apotek, nomor telepon Peralatan Apotek Suatu apotek baru yang ingin beroperasi harus memiliki peralatan apotek yang memadai agar dapat mendukung pelayanan kefarmasiannya. Peralatan apotek yang harus dimiliki antara lain : a. Peralatan pembuatan, pengolahan dan peracikan seperti timbangan, lumpang, alu,gelas ukur, dan lain-lain. b. Peralatan dan tempat penyimpanan alat perbekalan farmasi seperti lemari obat, lemari pendingin (kulkas), dan lemari khusus untuk narkotika dan psikotropika. Lemari narkotik harus memenuhi persyaratan yang ada dalam Undang-Undang Narkotika Nomor 35 Tahun c. Wadah pengemas dan pembungkus. d. Perlengkapan administrasi seperti blanko pesanan, salinan resep, buku catatan penjualan, buku catatan pembelian, kartu stok obat, dan kuitansi. e. Buku-buku dan literatur standar yang diwajibkan, serta kumpulan perundangundangan yang berhubungan dengan kegiatan apotek. 2.6 Tenaga Kerja Apotek Berdasarkan Permenkes RI No. 1322/MENKES/SK/X/2002 pasal 1, tenaga kerja yang terlibat dalam kegiatan operasional apotek terdiri dari : a. Satu orang Apoteker Pengelola Apotek (APA), yaitu apoteker yang telah diberi Surat Izin Apotek (SIA). b. Apoteker Pendamping, yaitu apoteker yang bekerja di apotek di samping Apoteker Pengelola Apotek (APA) dan/atau menggantikan pada jam-jam tertentu pada hari buka apotek. c. Apoteker Pengganti, yaitu apoteker yang menggantikan Apoteker Pengelola Apotek selama Apoteker Pengelola Apotek tersebut tidak berada di tempat

16 8 lebih dari 3 (tiga) bulan secara terus-menerus, telah memiliki Surat Izin Kerja dan tidak bertindak sebagai Apoteker Pengelola Apotek di apotek lain. d. Asisten Apoteker adalah mereka yang berdasarkan peraturan perundangundangan berhak melakukan pekerjaan kefarmasian sebagai Asisten Apoteker. Sedangkan tenaga lainnya yang diperlukan untuk mendukung kegiatan di apotek terdiri dari : a. Juru resep adalah petugas yang membantu pekerjaan Asisten Apoteker. b. Kasir adalah petugas yang bertugas menerima uang dan mencatat pemasukan serta pengeluaran uang. c. Pegawai tata usaha adalah petugas yang melaksanakan administrasi apotek dan membuat laporan pembelian, penjualan, penyimpanan dan keuangan apotek. 2.7 Apoteker Pengelola Apotek Permenkes RI No. 1322/MENKES/SK/X/2002 menjelaskan Apoteker adalah sarjana farmasi yang telah lulus dan telah mengucapkan sumpah jabatan Apoteker. Apoteker Pengelola Apotek (APA) adalah Apoteker yang telah diberi surat Izin Apotek (SIA). Sebelum melaksanakan kegiatannya, seorang APA wajib memiliki Surat Izin Apotek (SIA) yang berlaku untuk seterusnya selama apotek masih aktif melakukan kegiatan dan APA dapat melakukan pekerjaannya serta masih memenuhi persyaratan. Seorang APA bertanggung jawab akan kelangsungan hidup apotek yang dipimpinnya, dan juga bertanggung jawab kepada pemilik modal apabila bekerja sama dengan pemilik sarana apotek (PSA). Apoteker yang akan menjalankan pekerjaan kefarmasian harus memenuhi persyaratan-persyaratan sebagai berikut (Peraturan Pemerintah No. 51 Tahun 2009 Pasal 35,37,52,54) : a. Memiliki keahlian dan kewenangan. b. Menerapkan Standar Profesi. c. Didasarkan pada Standar Kefarmasian dan Standar Operasional d. Memiliki sertifikat kompetensi profesi e. Memiliki Surat Tanda Registrasi Apoteker (STRA)

17 9 f. Wajib memiliki Surat Izin Praktek Apoteker (SIPA) bagi Apoteker Pengelola Apotek (APA) dan Apoteker Pendamping di Apotek. g. Apoteker Pengelola Apotek (APA) hanya dapat melaksanakan praktek di satu apotek sedangkan Apoteker Pendamping hanya dapat melaksanakan praktek paling banyak di tiga Apotek. Surat Tanda Registrasi (STRA) merupakan bukti tertulis yang diberikan oleh Menteri kepada Apoteker yang telah diregistrasi. STRA berlaku 5 (lima) tahun dan dapat diperpanjang untuk jangka waktu lima tahun selama masih memenuhi persyaratan. Untuk memperoleh STRA, Apoteker harus memenuhi persyaratan (Peraturan Pemerintah No. 51 Tahun 2009 Pasal 40): a. Memiliki ijazah Apoteker b. Memiliki sertifikat kompetensi profesi c. Mempunyai surat pernyataan telah mengucapkan sumpah/janji Apoteker d. Mempunyai surat keterangan sehat fisik dan mental dari dokter yang memiliki surat izin praktek e. Membuat pernyataan akan mematuhi dan melaksanakan ketentuan etika profesi Surat Izin Praktek Apoteker (SIPA) adalah surat izin yang diberikan kepada Apoteker dan Apoteker Pendamping untuk dapat melaksanakan pekerjaan kefarmasian pada Apotek atau Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS). SIPA dikeluarkan oleh Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota tempat pekerjaan kefarmasian dilakukan. SIPA dapat dibatalkan demi hukum apabila pekerjaan kefarmasian dilakukan pada tempat yang tidak sesuai dengan yang tercantum dalam surat izin. Untuk mendapatkan SIPA, Apoteker harus memiliki (Peraturan Pemerintah No. 51 Tahun 2009 Pasal 55) : a. Surat Tanda Registrasi Apoteker (STRA) b. Tempat atau ada tempat untuk melakukan pekerjaan kefarmasian atau fasilitas kesehatan yang memiliki izin c. Rekomendasi dari organisasi profesi

18 10 Tugas dan kewajiban apoteker di apotek adalah sebagai berikut : a. Memimpin seluruh kegiatan apotek, baik kegiatan teknis maupun non teknis kefarmasian sesuai dengan ketentuan maupun perundangan yang berlaku b. Mengatur, melaksanakan, dan mengawasi administrasi c. Mengusahakan agar apotek yang dipimpinnya dapat memberikan hasil yang optimal sesuai dengan rencana kerja dengan cara meningkatkan omset, mengadakan pembelian yang sah dan penekanan biaya serendah mungkin d. Melakukan pengembangan usaha apotek Wewenang dan tanggung jawab APA meliputi (Umar, 2011): a. Menentukan arah terhadap seluruh kegiatan b. Menentukan sistem (peraturan) terhadap seluruh kegiatan c. Mengawasi pelaksanaan seluruh kegiatan d. Bertanggung jawab terhadap kinerja yang dicapai. 2.8 Pengalihan Tanggung Jawab Apoteker Pengalihan tanggung jawab apoteker diatur dalam Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 1332/MenKes/SK/X/2002 (Pasal 19 dan 24) yaitu : a. Apabila Apoteker Pengelola Apotek (APA) berhalangan melakukan tugasnya pada jam buka apotek, APA harus menunjuk apoteker pendamping. b. Apabila APA dan Apoteker pendamping karena hal-hal tertentu berhalangan melakukan tugasnya, APA menunjuk apoteker pengganti. c. Apabila APA meninggal dunia, dalam jangka waktu dua kali dua puluh empat jam, ahli waris APA wajib melaporkan kejadian tersebut secara tertulis kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. d. Apabila pada apotek tersebut tidak terdapat Apoteker pendamping, pelaporan oleh ahli waris wajib disertai penyerahan resep, narkotika, psikotropika, obat keras, dan kunci tempat penyimpanan narkotika dan psikotropika. e. Pada penyerahan resep, narkotika, psikotropika dan obat keras serta kunci tersebut, dibuat berita acara serah terima dengan Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat.

19 11 Penunjukkan Apoteker Pendamping dan Apoteker Pengganti harus dilaporkan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan tembusan kepada Kepala Dinas Kesehatan Propinsi setempat. Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan No. 922/MENKES/PER/X/1993 menjelaskan jika pengalihan tanggung jawab pengelolaan kefarmasian yang disebabkan karena penggantian Apoteker Pengelola Apotik kepada Apotek Pengganti, wajib dilakukan serah terima resep, narkotika, obat dan perbekalan farmasi lainnya serta kunci-kunci tempat penyimpanan narkotika dan psikotropika. Serah terima tersebut dibuat Berita Acara Serah Terima yang dibuat rangkap empat dan ditandatangani kedua belah pihak yang melakukan serah terima. 2.9 Pencabutan Surat Izin Apotek Menurut Keputusan Menteri Kesehatan RI No.1332/Menkes/SK/X/2002 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek, Kepala Suku Dinas Kesehatan Kota/Kabupaten dapat mencabut Surat Izin Apotek apabila: a. Apoteker tidak lagi memenuhi kewajibannya untuk menyediakan, menyimpan dan menyerahkan sediaan farmasi yang bermutu baik dan keabsahannya terjamin. b. Apoteker Pengelola Apotek berhalangan melakukan tugasnya lebih dari dua tahun secara terus menerus. c. Terjadi pelanggaran terhadap Undang-Undang tentang Narkotika, Undang- Undang Obat Keras, dan Undang-Undang tentang Kesehatan. d. Surat Izin Praktek Apoteker Pengelola Apotek dicabut. e. Apotek tidak dapat lagi memenuhi persyaratan mengenai kesiapan tempat pendirian apotek, serta kelengkapan sediaan farmasi dan perbekalan lainnya baik merupakan milik sendiri atau pihak lain.

20 12 Pelaksanaan pencabutan surat izin apotek dilaksanakan setelah dikeluarkan : a. Peringatan secara tertulis kepada APA sebanyak 3 (tiga) kali berturut-turut dengan tenggang waktu masing-masing 2(dua) bulan dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-12. b. Pembekuan izin apotek untuk jangka waktu selama-lamanya 6 (enam) bulan sejak dikeluarkannya penetapan pembekuan kegiatan Apotek dengan menggunakan Formulir Model APT-13. Pembekuan Izin Apotek sebagaimana dimaksud dalam huruf (b) di atas, dapat dicairkan kembali apabila apotek telah membuktikan memenuhi seluruh persyaratan sesuai dengan ketentuan dalam Peraturan ini dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-14. Pencairan Izin Apotek yang dimaksud dilakukan setelah menerima laporan pemeriksaan dari Tim Pemeriksaan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat. Apabila Surat Izin Apotek dicabut, Apoteker Pengelola Apotek atau Apoteker Pengganti wajib mengamankan perbekalan farmasi sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pengamanan yang dimaksud wajib mengikuti tata cara sebagai berikut : a. Dilakukan inventarisasi terhadap seluruh persediaan narkotika, obat keras tertentu, dan obat lain serta seluruh resep yang tersedia di apotek. b. Narkotika, psikotropika dan resep harus dimasukkan dalam tempat yang tertutup dan terkunci. c. Apoteker Pengelola Apotek wajib melaporkan secara tertulis kepada Kepala Wilayah Kantor Kementeriaan Kesehatan atau petugas yang diberi wewenang olehnya, tentang penghentian kegiatan disertai laporan inventarisasi yang dimaksud dalam huruf (a) Sediaan Farmasi Sediaan farmasi adalah obat, bahan obat, obat tradisional dan kosmetik. Untuk menjaga keamanan penggunaan obat oleh masyarakat, maka pemerintah menggolongkan obat menjadi obat bebas, obat bebas terbatas, obat keras, serta narkotik dan psikotropik.

21 Obat bebas (Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor : 2380/A/SK/VI/83) Obat bebas adalah obat tanpa peringatan, yang dapat diperoleh tanpa resep dokter. Tanda khusus yang terdapat pada obat bebas adalah lingkaran bulat berwarna hijau dengan garis tepi hitam. Gambar 2.1 Penandaan obat bebas Obat bebas terbatas (Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor : 2380/A/SK/VI/83) Obat bebas terbatas adalah obat dengan peringatan, yang dapat diperoleh tanpa resep dokter. Tanda khusus yang terdapat obat bebas terbatas adalah lingkaran bulat berwarna biru dengan garis tepi hitam. Gambar 2.2 Penandaan obat bebas terbatas Obat keras daftar G (Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor: 2396/A/SK/VII/86) Obat keras adalah obat yang dapat diperoleh dengan resep dokter. Tanda pada obat keras berupa lingkaran bulat berwarna bulat merah dengan garis tepi hitam dengan huruf K yang menyentuh garis tepi dan harus mencantumkan kalimat Harus dengan resep dokter. Gambar 2.3 Penandaan obat keras

22 Narkotika (Undang-undang nomor 35 Tahun 2009) Narkotika adalah zat atau obat yang berasal dari tanaman atau bukan tanaman, baik sintetis maupun semisintetis, yang dapat menyebabkan penurunan atau perubahan kesadaran, hilangnya rasa, mengurangi sampai menghilangkan rasa nyeri, dan dapat menimbulkan ketergantungan. Gambar 2.4 Penandaan obat narkotika Narkotika dibagi ke dalam tiga golongan yaitu : a. Narkotika Golongan I Narkotika Golongan I dilarang digunakan untuk kepentingan pelayanan kesehatan. Narkotika golongan I dalam jumlah terbatas hanya digunakan untuk kepentingan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi untuk reagensia diagnostik dan reagensia laboratorium setelah mendapatkan persetujuan Menteri atas rekomendasi dari Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan. Contoh : Tanaman Papaver somniferum, opium, kokain, heroin, psilosibin, amfetamin. b. Narkotika Golongan II Contoh : Difenoksilat, metadon, morfin, petidin. c. Narkotika Golongan III Contoh : Kodein, dihidrokodein, norkodein. Menurut Undang-undang nomor 5 Tahun 1997, psikotropika adalah zat atau obat, baik alamiah maupun sintetis bukan narkotika, yang berkhasiat psikoaktif melalui pengaruh selektif pada susunan saraf pusat yang menyebabkan perubahan khas pada aktivitas mental dan perilaku. Psikotropika digolongkan menjadi empat golongan. a. Psikotropika golongan I, contohnya psilosibin, dan lisergida; b. Psikotropika golongan II, contohnya amfetamin, deksamfetamin, metamfetamin, dan sekobarbital;

23 15 c. Psikotropika golongan III, contohnya amobarbital, pentazosin, pentobarbital, dan siklobarbital; d. Psikotropika golongan IV, contohnya alobarbital, alprazolam, barbital, diazepam, dan fenobarbital Pelayanan Kefarmasian di Apotek Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 1027/MENKES/SK/IX/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek, Pelayanan Kefarmasian (Pharmaceutical care) adalah bentuk pelayanan dan tanggung jawab langsung profesi apoteker dalam pekerjaan kefarmasian untuk meningkatkan kualitas hidup pasien. Pelayanan kefarmasian pada saat ini telah bergeser orientasinya dari obat ke pasien yang mengacu kepada pelayanan kefarmasian (pharmaceutical care). Kegiatan pelayanan kefarmasian yang semula hanya berfokus pada pengelolaan obat sebagai komoditi, sekarang menjadi pelayanan yang komprehensif dengan tujuan untuk meningkatkan kualitas hidup dari pasien. Pelayanan kefarmasian di dalam Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 1027/MENKES/SK/IX/2004, terdiri dari pelayanan resep, pemberian informasi obat, konseling, pemantauan penggunaan obat, promosi dan edukasi, serta Pelayanan Residensial (Home Care) Pelayanan Resep a. Skrining resep Apoteker melakukan skrining resep meliputi persyaratan administratif (nama,sip dan alamat dokter, tanggal penulisan resep, tanda tangan/paraf dokter penulis resep, nama, alamat, umur, jenis kelamin, dan berat badan pasien), kesesuaian farmasetik (bentuk sediaan, dosis, potensi, stabilitas, inkompatibilitas, cara dan lama pemberian), pertimbangan klinis (adanya alergi, efek samping, interaksi, kesesuaian dosis, durasi, jumlah obat dan lain-lain). b. Penyiapan obat Penyiapan obat terdiri dari peracikan, penulisan etiket, pengemasan, serta penyerahan obat. Peracikan merupakan kegiatan menyiapkan, menimbang,

24 16 mencampur, mengemas dan memberikan etiket pada wadah. Dalam melaksanakan peracikan obat harus dibuat suatu prosedur tetap dengan memperhatikan dosis, jenis dan jumlah obat serta penulisan etiket yang benar. Penulisan etiket harus jelas dan dapat dibaca. Obat hendaknya dikemas dengan rapi dalam kemasan yang cocok sehingga terjaga kualitasnya. Sebelum obat diserahkan pada pasien, harus dilakukan pemeriksaan akhir terhadap kesesuaian antara obat dengan resep. Penyerahan obat dilakukan oleh apoteker disertai pemberian informasi obat dan konseling kepada pasien Pemberian Informasi Obat Apoteker harus memberikan informasi yang benar, jelas dan mudah dimengerti, akurat, tidak bias, etis, bijaksana, dan terkini. Informasi obat pada pasien sekurang-kurangnya meliputi cara pemakaian obat, cara penyimpanan obat, jangka waktu pengobatan, aktivitas serta makanan dan minuman yang harus dihindari selama terapi Konseling Konseling adalah suatu proses komunikasi dua arah yang sistematik antara apoteker dan pasien untuk mengidentifikasi dan memecahkan masalah yang berkaitan dengan obat dan pengobatan. Apoteker harus memberikan konseling, mengenai sediaan farmasi, pengobatan dan perbekalan kesehatan lainnya, sehingga dapat memperbaiki kualitas hidup pasien atau yang bersangkutan terhindar dari bahaya penyalahgunaan atau penggunaan salah sediaan farmasi atau perbekalan kesehatan lainnya. Untuk penderita penyakit tertentu seperti kardiovaskular, diabetes, TBC, asthma, dan penyakit kronis lainnya, apoteker harus memberikan konseling secara berkelanjutan Pemantauan Penggunaan Obat Setelah penyerahan obat kepada pasien, apoteker harus melaksanakan pemantauan penggunaan obat, terutama untuk pasien tertentu seperti cardiovascular, diabetes, TBC, asma, dan penyakit kronis lainnya. Pemantauan

25 17 dilakukan terhadap khasiat obat serta efek samping yang kemungkinan dapat terjadi Promosi dan Edukasi Dalam rangka pemberdayaan masyarakat, apoteker harus berpartisipasi secara aktif dalam promosi dan edukasi. Apoteker ikut membantu diseminasi informasi, antara lain dengan penyebaran leaflet / brosur, poster, penyuluhan, dan lain-lainnya Pelayanan Residensial (Home Care) Pelayanan residensial (Home care) adalah pelayanan apoteker sebagai care giver dalam pelayanan kefarmasian di rumah-rumah khususnya untuk kelompok lansia dan pasien dengan pengobatan terapi kronis lainnya. Apoteker sebagai care giver diharapkan juga dapat melakukan pelayanan kefarmasian yang bersifat kunjungan rumah, khususnya untuk kelompok lansia dan pasien dengan pengobatan penyakit kronis lainnya. Untuk aktivitas ini apoteker harus membuat catatan berupa catatan pengobatan (medication record) Pengelolaan Narkotika Narkotika hanya dapat bertujuan untuk kepentingan pelayanan kesehatan dan/atau pengembangan ilmu pengetahuan. Menurut Undang-undang Nomor 22 tahun 1997 tentang Narkotika, pengaturan narkotika bertujuan untuk menjamin ketersediaan narkotika untuk kepentingan pelayanan kesehatan dan/atau perkembangan ilmu pengetahuan, mencegah terjadinya penyalahgunaan narkotika, serta memberantas peredaran gelap narkotika. Apotek merupakan salah satu sarana kesehatan yang dapat melakukan penyerahan narkotika. Apotek dapat menyerahkan narkotika kepada rumah sakit, puskesmas, apotek lainnya, balai pengobatan, dokter dan pasien. Apotek hanya dapat menyerahkan narkotika kepada pasien berdasarkan resep dokter. Pengelolaan narkotika di apotek meliputi pemesanan, penyimpanan, pelayanan/penyerahan, pemusnahan, pencatatan dan pelaporan serta dokumentasi.

26 Pengadaan/Pemesanan Narkotika Apoteker hanya dapat memesan narkotika melalui Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang telah ditunjuk khusus oleh Menteri, yaitu PT. Kimia Farma dengan tujuan untuk memudahkan pengawasan peredaran narkotika. Pemesanan narkotika dilakukan dengan membuat surat pesanan narkotika asli yang ditandatangani oleh Apoteker Penanggungjawab Apotek di Apotek yang dilengkapi dengan nama, nomor Surat Izin Praktek Apoteker (SIPA) di apotek, tanggal dan nomor surat, alamat lengkap dan stempel apotek. Satu surat pesanan hanya untuk satu jenis narkotika Penyimpanan Narkotika (Departemen Kesehatan, 1978) Bedasarkan Permenkes Nomor 28/MENKES/PER/V/1978 tentang penyimpanan narkotika, apotek harus memiliki tempat khusus untuk penyimpanan narkotika yang memenuhi persyaratan sebagai berikut : a. Harus dibuat seluruhnya dari kayu atau bahan lain yang kuat b. Harus mempunyai kunci yang kuat c. Dibagi dua masing-masing dengan kunci yang berlainan; bagian pertama dipergunakan untuk menyimpan morfina, petidina, dan garam-garamnya serta persediaan narrkotika lainnya yang dipakai sehari-hari d. Apabila tempat khusus tersebut berupa lemari berukuran kurang dari 40 x 80 x 100 cm, maka lemari tersebut harus dibaut pada tembok atau lantai. e. Lemari harus dikunci dengan baik. f. Lemari khusus tidak boleh dipergunakan untuk menyimpan barang lain selain narkotika. g. Anak kunci lemari khusus harus dikuasai oleh penanggung jawab atau pegawai lain yang dikuasakan. h. Lemari khusus harus ditaruh di tempat yang aman dan tidak terlihat oleh umum Pelayanan/ penyerahan Narkotika Menurut Undang-undang nomor 35 tahun 2009 pasal 43, Apotek hanya dapat melakukan penyerahan narkotika kepada rumah sakit, pusat kesehatan

27 19 masyarakat, apotek lainnya, balai pengobatan, dokter, dan pasien. Apotek hanya dapat menyerahkan narkotika kepada pasien berdasarkan resep dari dokter. Apotek dilarang mengulangi menyerahkan narkotika atas dasar resep yang sama dari seorang dokter atau atas dasar salinan resep dokter (Undang-Undang Nomor 9 tahun 1976 Pasal 7). Pada resep narkotika yang baru dilayani sebagian, apotek boleh membuat salinan resep tetapi salinan resep tersebut hanya boleh dilayani di apotek yang menyimpan resep asli Pemusnahan Narkotika Tujuan dilakukannya pemusnahan narkotika adalah untuk menghapus pertanggungjawaban apoteker terhadap pengelolaan narkotika, menjamin narkotika yang sudah tidak memenuhi persyaratan dikelola sesuai dengan standar yang berlaku, dan mencegah penyalahgunaan bahan narkotika serta mengurangi resiko terjadinya penggunaan obat yang substandar (Departemen Kesehatan RI, 2008). Berdasarkan Undang-undang nomor 22 tahun 1997 tentang Narkotika Pasal 60, pemusnahan narkotika dilakukan dalam hal diproduksi tanpa memenuhi standar dan persyaratan yang berlaku dan/atau tidak dapat digunakan dalam proses produksi, kadaluarsa, tidak memenuhi syarat untuk digunakan pada pelayanan kesehatan dan/atau berkaitan untuk pengembangan ilmu pengetahua,; atau berkaitan dengan tindak pidana. Pemusnahan yang dilakukan oleh apotek dengan membuat berita acara pemusnahan narkotika dan dilaporkan kepada pihka-pihak yang terkait. Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.28/MENKES/PER/I/1978 Tentang Penyimpanan Narkotika dan Undang- Undang nomor 22 tahun 1997 tentang Narkotika, berita acara pemusnahan memuat : a. Keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun pemusnahan b. Nama pemegang izin khusus, apoteker pimpinan apotek dan dokter pemilik narkotika; c. Nama seorang saksi dari pemerintah dan seorang saksi dari perusahaan atau badan tersebut.

28 20 d. Nama dan jumlah narkotika yang dimusnahkan. e. Cara pemusnahan. f. Tanda tangan penanggung jawab apotek/ pemegang izin khusus, dokter pemilik narkotika dan saksi-saksi. Berita acara pemusnahan tersebut dikirimkan kepada dibuat rangkap empat untuk ditujukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, Kepala Dinas Kesehatan Propinsi, Kepala Balai Pengawasan Obat dan Makanan, dan satu disimpan sebagai arsip di apotek Pencatatan dan Pelaporan Narkotika Berdasarkan Undang-Undang Nomor 35 tahun 2009 tentang Narkotika, apotek wajib membuat, menyampaikan, dan menyimpan laporan berkala mengenai pemasukan dan/atau pengeluaran narkotika yang berada dalam penguasaannya. Pelaporan penggunaan narkotika telah dikembangkan dalam bentuk perangkat lunak atau program Sistem Pelaporan Narkotika dan Psikotropika (SIPNAP) sejak tahun 2006 oleh Kementerian Kesehatan. Sistem Pelaporan Narkotika dan Psikotropika (SIPNAP) adalah sistem yang mengatur pelaporan penggunaan Narkotika dan Psikotropika dari Unit Layanan (Puskesmas, Rumah Sakit dan Apotek) ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan menggunakan pelaporan elektronik selanjutnya Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota melaporkan ke tingkat yang lebih tinggi (Dinkes Provinsi dan Ditjen Binfar dan Alkes) melalui mekanisme pelaporan online yang menggunakan fasilitas internet Pengelolaan Psikotropika Menurut Undang-undang No. 5 tahun 1997 psikotropika adalah zat atau obat, baik alamiah maupun sintetis bukan narkotika yang berkhasiat psikoaktif melalui pengaruh selektif pada susunan saraf pusat yang menyebabkan perubahan khas pada aktivitas mental dan perilaku. Psikotropika hanya dapat digunakan untuk kepentingan pelayanan kesehatan dan atau ilmu pengetahuan. Tujuan pengaturan di bidang psikotropika adalah untuk menjamin ketersediaan psikotropika guna kepentingan pelayanan kesehatan dan ilmu

29 21 pengetahuan, mencegah terjadinya penyalahgunaan psikotropika, serta memberantas peredaran gelap psikotropika Pemesanan Psikotropika Pemesanan psikotropika dilakukan dengan menggunakan Surat Pesanan Psikotropika yang ditandatangani oleh APA dengan mencantumkan nomor SIK (Lampiran 10). Surat pesanan tersebut dibuat rangkap tiga dan setiap surat dapat digunakan untuk memesan beberapa jenis psikotropika Penyimpanan Psikotropika Penyimpanan psikotropika belum diatur di dalam perundang-undangan atau peraturan lainnya. Untuk mencegah terjadinya penyalahgunaan psikotropika maka sebaiknya obat golongan psikotropika disimpan pada rak atau lemari khusus Penyerahan Psikotropika Penyerahan psikotropika oleh apotek hanya dapat dilakukan kepada apotek lain, rumah sakit, puskesmas, balai pengobatan, dokter dan pasien. Penyerahan psikotropika oleh apotek dilaksanakan berdasarkan resep dokter Pemusnahan Psikotropika Pada Undang-undang No. 5 tahun 1997 pasal 53disebutkan bahwa pemusnahan psikotropika dilaksanakan dalam hal berhubungan dengan tindak pidana, diproduksi tanpa memenuhi standar dan persyaratan yang berlaku dan/atau tidak dapat digunakan dalam proses produksi psikotropika, kadaluwarsa, dan tidak memenuhi syarat untuk digunakan pada pelayanan kesehatan dan/atau untuk kepentingan ilmu pengetahuan. Setiap pemusnahan psikotropika, wajib dibuatkan berita acara Pelaporan Psikotropika Apotek berkewajiban menyusun dan mengirimkan laporan bulanan melalui perangkat lunak atau program Sistem Pelaporan Narkotika dan

30 22 Psikotropika (SIPNAP). Mekanisme pelaporan psikotropika sama dengan pelaporan narkotika Pengadaan Persediaan Apotek Pengadaan persediaan farmasi merupakan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan perbekalan farmasi berdasarkan fungsi perencanaan dan penganggaran. Tujuan pengadaan adalah memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan dalam jumlah yang cukup dengan kualitas harga yang dapat dipertanggungjawabkan dalam waktu dan tempat tertentu secara efektif dan efisien menurut tata cara dan ketentuan yang berlaku (Quick, 1997). Pengadaan harus memenuhi beberapa syarat, yaitu (Seto, Yunita&Lily, 2004) : a. Doematig, artinya sesuai tujuan/sesuai rencana. Pengadaan harus sesuai kebutuhan yang sudah direncanakam sebelumnya. b. Rechtmatig, artinya sesuai hak/sesuai kemampuan. c. Wetmatig, artinya sistem/cara pengadaannya harus sesuai dengan ketentuanketentuan yang berlaku. Secara umum, jenis pengadaan berdasarkan waktu terdiri dari (Quick, 1997) : a. Annual purchasing, yaitu pemesanan dilakukan satu kali dalam satu tahun. b. Scheduled purchasing, yaitu pemesanan dilakukan secara periodik dalam waktu tertentu misalnya mingguan, bulanan, dan sebagainya. c. Perpetual purchasing, yaitu pemesanan dilakukan setiap kali tingkat persediaan rendah. d. Kombinasi antara annual purchasing, scheduled purchasing, dan perpetual purchasing. Pengadaan dengan pemesanan yang bervariasi waktunya seperti cara ini dapat diterapkan tergantung dari jenis obat yang dipesan. Misalnya, obat impor dari suatu negara dimana devaluasi mata uang menjadi masalah utama, atau obat berharga murah yang jarang digunakan cukup dipesan sekali dalam setahun saja. Obat-obatan yang relatif slow moving tetapi digunakan secara reguler dapat dipesan secara periodik setiap tahun (scheduled

31 23 purchasing), dan obat-obatan yang banyak diminati dan obat-obatan yang harganya sangat mahal maka pemesanan dilakukan secara perpetual purchasing. Setelah menentukan jenis pengadaan yang akan diterapkan berdasarkan frekuensi dan waktu pemesanan, maka pengadaan barang di apotek dapat dilakukan dengan berbagai cara, yaitu (Seto, Yunita&Lily, 2004) : a. Pembelian kontan Dalam pembelian kontan, pihak apotek langsung membayar harga obat yang dibeli dari distributor. Biasanya dilakukan oleh apotek yang baru dibuka karena untuk melakukan pembayaran kredit apotek harus menunjukkan kemampuannya dalam menjual. b. Pembelian kredit Pembelian kredit adalah pembelian yang pembayarannya dilakukan pada waktu jatuh tempo yang telah ditetapkan, misalnya 30 hari setelah obat diterima apotek. c. Pembelian konsinyasi (titipan obat) Pembelian konsinyasi adalah titipan barang dari pemilik kepada apotek, dimana apotek bertindak sebagai agen komisioner yang menerima komisi bila barang tersebut terjual. Bila barang tersebut tidak terjual sampai batas waktu kadaluarsa atau waktu yang telah disepakati maka barang tersebut dapat dikembalikan pada pemiliknya Pengendalian Persediaan Apotek Pengendalian persediaan berhubungan dengan aktivitas dalam pengaturan persediaan obat di apotek untuk menjamin kelancaran pelayanan pasien secara efektif dan efisien. Unsur dari pengendalian persediaan mencakup penentuan cara pemesanan atau pengadaan hingga jumlah persediaan yang optimum dan yang harus ada di apotek untuk menghindari kekosongan persediaan. Parameter parameter dalam pengendalian persediaan adalah konsumsi rata-rata, lead time, safety stock, persediaan minimum, persediaan maksimum, dan perputaran persediaan.

32 24 a. Konsumsi rata-rata Konsumsi rata-rata sering juga disebut permintaan (demand). Permintaan yang diharapkan pada pemesanan selanjutnya merupakan variabel kunci yang menentukan berapa banyak stok barang yang harus dipesan (Quick, 1997). b. Lead Time (Waktu Tunggu) Lead time merupakan waktu tenggang yang dibutuhkan mulai dari pemesanan sampai dengan penerimaan barang dari suplier yang telah ditentukan. Lead time ini berbeda-beda untuk setiap suplier. Faktor-faktor yang dapat berpengaruh pada lead time adalah jarak antara suplier dengan apotek, jumlah pesanan, dan kondisi suplier (Quick, 1997). c. Safety stock (Persediaan Pengaman) Safety stock merupakan persediaan yang dicadangkan untuk kebutuhan selama menunggu barang datang untuk mengantisipasi keterlambatan barang pesanan atau untuk menghadapi suatu keadaan tertentu yang diakibatkan karena perubahan pada permintaan misalnya karena adanya permintaan barang yang meningkat secara tiba-tiba (karena adanya wabah penyakit) (Quick, 1997). Safety stock dapat dihitung dengan rumus (Quick, 1997): SS = LT x CA Keterangan : SS= Safety stock LT = Lead Time CA = konsumsi rata-rata d. Persediaan minimum Persediaan minimum merupakan jumlah persediaan terendah yang masih tersedia. Apabila penjualan telah mencapai nilai persediaan minimum ini maka pemesanan harus langsung dilakukan agar kontinuitas usaha dapat berlanjut. Jika barang yang tersedia jumlahnya sudah kurang dari jumlah persediaan minimum maka dapat terjadi stok kosong (Quick, 1997).

33 25 e. Persediaan maksimum Persediaan maksimum merupakan jumlah persediaan terbesar yang telah tersedia. Jika jumlah persediaan telah mencapai jumlah maksimum maka tidak perlu lagi melakukan pemesanan untuk menghindari terjadinya stok mati yang dapat menyebabkan kerugian (Quick, 1997). Rumus perhitungan persediaan maksimum adalah (Quick, 1997): S max = S min + (PP x CA) Keterangan : S max S min PP CA = Persediaan maksimum = Persediaan minimum = Periode pengadaan = Konsumsi rata-rata f. Perputaran persediaan Perputaran persediaan menggambarkan jumlah siklus yang dialami barang dari mulai pembelian hingga penjualan kembali. Jika suatu barang memiliki angka perputaran persediaan yang besar maka barang tersebut dikategorikan sebagai barang fast moving. Sebaliknya, jika angka perputaran persediaan suatu barang terbilang kecil maka barang tersebut termasuk slow moving (Quick, 1997). Perputaran persediaan dihitung dengan cara : Perputaran persediaan = So+P-Sn Sr Keterangan : So = Persediaan awal P = Jumlah pembelian Sn = Persediaan Akhir Sr = Persediaan rata-rata

34 26 g. Jumlah pesanan (Economic Order Quantity / Economic Lot Size) Di apotek, jumlah persediaan yang harus ada adalah persediaan untuk jangka waktu tertentu dan disesuaikan dengan kebijakan pada pola kebutuhan. Persediaan dirancang agar setiap saat harus tersedia dan sekaligus untuk mengantisipasi permintaan yang tidak menentu, kemampuan suplier yang terbatas, waktu tenggang pesanan yang tidak menentu, ongkos kirim mahal, dan sebagainya. Faktor yang dipertimbangkan untuk membangun persediaan berkaitan dengan biaya dan resiko penyimpanan, biaya pemesanan, dan biaya pemeliharaan (Quick, 1997). Merancang jumlah persediaan dapat dilakukan dengan perhitungan jumlah pesanan yang ekonomis atau dikenal dengan rumus Economic Order Quality (EOQ) (Quick, 1997) : EOQ = Keterangan : R = Jumlah kebutuhan dalam setahun P = Harga barang / unit S = Biaya memesan tiap kali pemesanan I = % Harga persediaan rata-rata h. ReOrder Point (ROP / Titik pemesanan) Titik pemesanan merupakan saat dimana harus diadakan pemesanan kembali sedemikian rupa sehingga kedatangan atau penerimaan barang yang dipesan adalah tepat waktu, dimana persediaan di atas persediaan pengaman (safety stock) sama dengan nol atau saat mencapai nilai persediaan minimum. Pada keadaan khusus (mendesak), dapat dilakukan pemesanan langsung tanpa harus menunggu hari pembelian yang telah ditentukan bersama antar apotek dan suplier (Quick, 1997).

35 27 Rumus perhitungan ROP adalah (Quick, 1997) : ROP = SS + LT Keterangan : ROP = Recoder point SS = Safety stock LT = Lead time Gambar 2.5 Diagram Model Pengendalian Persediaan (Quick, 1997) Penentuan Prioritas Pengadaan Dalam melakukan pengadaan dibutuhkan penentuan prioritas barang yang akan dipesan. Pemilihan prioritas pengadaan dapat dilakukan dengan berbagai metode. Penyusunan prioritas dapat dilakukan dengan menggunakan metode sebagai berikut (Quick, 1997):

36 28 a. Analisa VEN (Vital, Esensial, Non-esensial) Metode ini mengelompokan obat berdasarkan nilai kepentingan dan vitalitas obat terhadap pelayanan kesehatan untuk melayani permintaan untuk pengobatan. 1) V (Vital) Obat yang tergolong dalam kategori vital adalah obat untuk menyelamatkan hidup manusia atau untuk pengobatan karena penyakit yang mengakibatkan kematian. Pengadaan obat golongan ini diprioritaskan. 2) E (Esensial) Kategori esensial digunakan untuk obat-obat yang banyak diminta untuk digunakan dalam tindakan atau pengobatan penyakit terbanyak di masyarakat. Dengan kata lain, obat-obat golongan ini adalah obat yang fast-moving. 3) N (Non-esensial) Kategori non-esensial untuk obat-obat pelengkap yang sifatnya tidak esensial, tidak digunakan untuk penyelamatan hidup maupun pengobatan penyakit terbanyak, contohnya suplemen vitamin. b. Analisa Pareto (ABC) Analisa pareto disusun berdasarkan penggolongan persediaan yang mempunyai nilai harga yang paling tinggi. Pareto membagi persediaan berdasarkan atas nilai rupiah (volume persediaan yang dibutuhkan dalam satu periode dikalikan harga per unit). Kriteria kelas dalam klasifikasi ABC adalah: 1) Kelas A Persediaan yang memiliki volume rupiah yang tinggi. Kelas ini mewakili sekitar 70 % dari total nilai persediaan, meskipun jumlahnya hanya sekitar 20% dari seluruh item. Kelas A memiliki dampak biaya yang tinggi terhadap biaya pengadaan. Pengendalian khusus dilakukan secara intensif (Seto, Yunita&Lily, 2004). 2) Kelas B Persediaan yang memiliki volume rupiah yang menengah. Kelas ini mewakili sekitar 20 % dari total nilai persediaan, meskipun jumlahnya hanya sekitar 30 % dari seluruh item (Seto, Yunita&Lily, 2004).

37 29 3) Kelas C Persediaan yang memiliki volume rupiah yang rendah. Kelas ini mewakili sekitar 10% dari total nilai persediaan, tapi terdiri sekitar 50% dari seluruh item (Seto, Yunita&Lily, 2004). Analisis pareto dilakukan dengan menghitung nilai investasi dari tiap sediaan obat dengan cara : 1) Menghitung total investasi tiap jenis obat. 2) Pengelompokan obat berdasarkan nilai investasi dan diurutkan mulai dari nilai investasi terbesar hingga terkecil. 3) Syarat pengelompokan adalah sebagai berikut: Kelompok A dengan nilai investasi 70% dari total investasi obat keseluruhan; Kelompok B dengan nilai investasi 20% dari total investasi obat keseluruhan; Kelompok C dengan nilai investasi 10% dari total investasi obat keseluruhan. c. Analisa VEN-ABC Metode analisa ini mengkombinasi kedua metode sebelumnya. Dalam metode ini pengelompokan barang berdasarkan volume dan nilai penggunaannya selama periode waktu tertentu. Analisa VEN-ABC menggabungkan analisa pareto dan VEN dalam suatu matriks sehingga analisa menjadi lebih tajam (Quick, 1997). Matriks dapat dibuat sebagai berikut : V E N A VA EA NA B VB EB NB C VC EC NC Gambar 2.6. Matriks analisa VEN-ABC

38 30 Matriks tersebut dapat dijadikan dasar dalam menetapkan prioritas untuk menyesuaikan anggaran atau perhatian dalam pengelolaan persediaan. Semua obat vital dan esensial dalam kelompok A, B, dan C harus tersedia. Tetapi kuantitasnya disesuaikan dengan kebutuhan konsumen apotek. Untuk obat nonesensial dalam kelompok A tidak diprioritaskan, sedangkan kelompok B dan C pengadaannya disesuaikan dengan kebutuhan (Quick, 1997) Strategi Pemasaran Apotek Strategi pemasaran yang umumnya dilakukan oleh apotek adalah analisis AIDA (Attention, Interest, Desire, Action). Analisis AIDA merupakan suatu rangkaian proses dimulai dari menarik perhatian calon pembeli hingga pembeli memutuskan untuk membeli di apotek Attention Strategi ini merupakan upaya apotek untuk dapat menarik perhatian pengunjung/konsumen, yang dapat dilakukan dengan: a. Membuat desain eksterior apotek semenarik mungkin, seperti membuat papan nama yang besar dan memasang neon box agar mudah terlihat oleh orang yang lewat. b. Mendesain bangunan agar terlihat menarik dan juga memperhatikan kondisi ekonomi di lingkungan tempat pendirian apotek. Misalnya, jika apotek berada di lingkungan daerah menengah ke atas, maka desainnya dapat dibuat lebih mewah agar tampak meyakinkan pengunjung di lingkungan tersebut bahwa obat yang dijual lengkap dan berkualiatas. Namun sebaliknya, apabila apotek didirikan di lingkungan menengah ke bawah, maka desain yang dipilih tidak perlu mewah agar tidak membuat pengunjung merasa enggan atau ragu untuk datang karena memiliki sugesti obat yang dijual di apotek tersebut mahal. c. Menggunakan kaca transparan pada sisi depan apotek agar desain interior apotek dapat terlihat dari luar.

39 Interest Strategi ini bertujuan untuk menimbulkan keinginan pengunjung untuk masuk ke dalam apotek, yang dapat dilakukan dengan cara menyusun obat fast moving yang dipajang di ruang tunggu agar menarik untuk pembeli sehingga dapat langsung terlihat oleh pengunjung saat memasuki apotek. Selain itu, obat dapat disusun dengan menarik yaitu dengan memperhatikan warna kemasan dan disusun berdasarkan efek farmakologis Desire Langkah selanjutnya setelah pengunjung masuk ke dalam apotek adalah menimbulkan keinginan mereka untuk membeli obat. Upaya yang dapat dilakukan adalah melayani pengunjung dengan ramah, cepat tanggap dengan keinginan pelanggan, meningkatkan kelengkapan obat, dan memberikan harga yang bersaing Action Setelah melalui beberapa tahap diatas, akhirnya pengunjung apotek tersebut memutuskan mengambil sikap untuk menjadi pembeli obat di apotek. Pada tahap ini pembeli akan merasakan sendiri pelayanan yang diberikan apotek. Pelayanan yang dapat diberikan antara lain dengan menunjukkan kecepatan pelayanan dan pemberian informasi yang diperlukan.

40 BAB 3 TINJAUAN KHUSUS PT. Kimia Farma (Persero), Tbk Sejarah Singkat PT. Kimia Farma terbentuk sejak dikeluarkannya Undang-Undang No.74/ 1957 yang menyebutkan bahwa para penguasa perang dapat mengambil alih dan menguasai semua perusahaan Belanda yang beroperasi di seluruh wilayah Republik Indosnesia. Semenjak ditetapkannya Undang-Undang tersebut, pada tahun 1958 perusahaan-perusahaan swasta milik Belanda yang berada di Republik Indonesia mengalami proses nasionalisasi dan dibentuk menjadi Bapphar (Badan Pusat Penguasaan Perusahaan Farmasi Belanda. Berdasarkan UU no. 19/ Prp/ tahun 1960 tentang Perusahaan Negara (PN) dan PP No.69 Tahun 1961, Departemen Kesehatan mengubah Bapphar menjadi Badan Perusahaan Umum (BPU) Farmasi Negara dan membentuk beberapa Perusahaan Negara Farmasi (PNF) yaitu; Radja Farma (Jakarta), Nurani Farma (Jakarta), Nakula Farma (Jakarta), Bhineka Kina Farma (Bandung), Bio Farma (Bandung), Sari Husada (Jogyakarta) dan Kasa Husada (Jawa Timur). Pada perkembangan selanjutnya, melalui PP No. 3 Tahun 1969 tanggal 23 Januari 1969, PNF Radja Farma, PNF Nakula Farma, PNF Sari Husada dan PNF Bhineka Kimia Farma digabungkan dan dilebur menjadi perusahaan Farmasi dan Alat Kesehatan Bhineka Kimia Farma. Pada tanggal 19 Maret 1971 pemerintah melalui Peraturan Pemerintah No. 16 tahun 1971, mengalihkan bentuk PN Farmasi Kimia Farma menjadi Perusahaan Perseroan (Persero). Pada tahun 1997 PT. Kimia Farma menjadi sebuah perusahaan terbuka (Tbk.) sehingga masyarakat ikut serta dalam kepemilikan saham di PT. Kimia Farma. Pada tanggal 4 Januari 2002 didirikan 2 anak perusahaan yaitu PT. Kimia Farma Apotek dan PT. Kimia Farma Trading and Distribution untuk dapat mengelola perusahaan lebih terarah dan berkembang dengan cepat. PT. Kimia Farma Apotek saat ini, memiliki 34 unit Bisnis Manager (Business Manager BM) dan 390 Apotek yang tersebar di seluruh Indonesia, sedangkan PT. Kimia Farma Trading and Distribution memiliki 2 wilayah pasar dan 34 cabang PBF (Pedagang Besar Farmasi). 32

41 Visi dan Misi Visi Komitmen pada peningkatan kualitas kehidupan, kesehatan dan lingkungan Misi a. Mengembangkan industri kimia dan farmasi dengan melakukan penelitian dan pengembangan produk yang inovatif. b. Mengembangkan bisnis pelayanan kesehatan terpadu (health care provider) yang berbasis jaringan distribusi dan jaringan apotek. c. Meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia dan mengembangkan sistem informasi perusahaan Struktur Organisasi PT Kimia Farma (Persero) Tbk, dipimpin oleh seorang Direktur Utama yang membawahi empat Direktorat, yaitu Direktorat Pemasaran, Direktorat Produksi, Direktorat Keuangan, Direktorat Umum dan Personalia. Struktur Organisasi PT Kimia Farma Tbk, dapat dilihat pada Lampiran 2. PT Kimia Farma (Persero) Tbk. mempunyai 2 anak perusahaan, yaitu PT Kimia Farma Trading & Distribution dan PT Kimia Farma Apotek yang masingmasing berperan dalam penyaluran sediaan farmasi, baik distribusi melalui PBF maupun pelayanan kefarmasian melalui apotek. Dalam upaya perluasan, penyebaran, pemerataan, dan pendekatan pelayanan kefarmasian pada masyarakat, PT Kimia Farma Tbk. telah membentuk jaringan distribusi yang terorganisir, yaitu PT. Kimia Farma Trading & Distribution (T&D) yang membawahi PBF yang tersebar di seluruh Indonesia. Wilayah usaha PT Kimia Farma T & D dibagi menjadi dua wilayah pasar yang keseluruhannya membawahi 35 Cabang PBF di seluruh Indonesia. PBF mendistribusikan produk-produk baik berasal dari PT Kimia Farma (Persero) Tbk., maupun dari produsen-produsen yang lain ke apotek-apotek, toko obat dan institusi pemerintahan maupun swasta.

42 34 Sampai dengan Agustus 2011, PT Kimia Farma Apotek mempunyai 397 apotek yang terkoordinasi dalam 34 Bisnis Manager, sehingga sangat memungkinkan terwujudnya penyebaran dan pemerataan obat-obatan baik untuk sektor swasta maupun pemerintah. Upaya peningkatan pelayanan di apotek dilakukan dengan cara menciptakan suasana aman dan nyaman, personil yang terampil dan ramah tamah, harga yang bersaing, dan kecepatan pelayanan dan kelengkapan resep PT Kimia Farma Apotek PT. Kimia Farma Apotek merupakan anak perusahaan dari PT Kimia Farma (Persero) Tbk, yang bergerak di bidang retail farmasi. PT. Kimia Farma Apotek didirikan pada 4 Januari 2002, hingga sekarang PT. Kimia Farma Apotek membawahi Apotek Kimia Farma dan wilayah usahanya terbagi menjadi 34 Unit Bisnis dan sekitar 42 pedagang Besar farmasi (PBF) yang menaungi kurang lebih 361 unit apotek yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia. Tiap-tiap Unit Bisnis (Bisnis Manager/ BM) membawahi apotek pelayanan yang berada di wilayah usahanya. Struktur organisasi bisnis manager dapat dilihat pada lampiran Visi dan Misi Visi Menjadi perusahaan jaringan layanan Farmasi yang terkemuka di Indonesia Misi a. Memberikan jasa layanan prima atas ritel farmasi dan jasa terkait serta memberikan solusi jasa layanan kefarmasian bagi pelanggan. b. Meningkatkan nilai perusahaan untuk pemegang saham dan pihak-pihak yang berkepentingan dengan berdasarkan prinsip GCG (Good Corporate Governance). c. Mengembangkan kompetensi dan komitmen SDM yang lebih profesional untuk meningkatkan nilai perusahaan dan kesejahteraan SDM.

43 Logo PT Kimia Farma Apotek Gambar 1. Logo PT. Kimia Farma a. Simbol Matahari Paradigma baru : Matahari terbit adalah tanda memasuki babak baru kehidupan yang lebih baik. Optimis : Matahari memiliki cahaya sebagai sumber energi, cahaya tersebut adalah penggambaran optimisme kimia farma dalam menjalankan bisnisnya. Komitmen : Matahari selalu terbit dari timur dan tenggelam dari arah barat secara teratur dan terus-menerus memiliki makna adanya komitmen dan konsistensi dalam menjalankan segala tugas yang diemban oleh kimia farma dalam bidang farmasi dan kesehatan. Sumber energi : Matahari sumber energi bagi kehidupan, dan kimia farma baru memposisikan dirinya sebagai sumber energi bagi kesehatan masyarakat. Semangat yang abadi : Warna orange berarti semangat, warna biru adalah keabadian. Harmonisasi antara kedua warna tersebut menjadi satu makna yaitu semangat yang abadi. b. Jenis Huruf Dirancang khusus untuk kebutuhan Kimia Farma yang disesuaikan dengan nilai dan image yang telah menjadi energi bagi Kimia Farma, karena prinsip sebuah identitas harus berbeda dengan identitas yang telah ada. c. Sifat Huruf

44 36 Kokoh Dinamis Bersahabat : Memperlihatkan Kimia Farma sebagai perusahaan terbesar dalam bidang farmasi yang memiliki bisnis dari hulu ke hilir, dan merupakan perusahaan farmasi pertama yang dimiliki Indonesia. : Dengan jenis huruf italic memperlihatkan kedinamisan dan optimisme Kimia Farma dalam menjalankan bisnis kesehatan. : Dengan jenis huruf kecil dan lengkung, memperlihatkan keramahan Kimia Farma dalam melayani konsumennya Struktur Organisasi PT. Kimia Farma Apotek dipimpin oleh seorang direktur (Direktur Utama). Direktur Utama membawahi 2 direktur (Direktur Operasional dan Direktur Pengembangan), serta membawahi langsung 3 manager (Manager SDM dan Umum, Manager Akuntansi dan Keuangan, serta Manager Teknologi Informasi). Direktur Operasional sendiri membawahi : Manager Operasional, Manager Marchandising dan Logistik dan Manager Bisnis. Direktur Pengembangan membawahi : Manager Pengembangan Pasar, Manager Pengembangan Franchise, Manager Pengembangan Clinic. Untuk lebih jelasnya, struktur organisasi PT Kimia Farma Apotek dapat dilihat pada Lampiran 1. Organisasi Kimia Farma Apotek terdiri dari Bisnis Manager (BM) dan Apotek Pelayanan. Bisnis Manager membawahi beberapa Apotek Pelayanan yang berada dalam suatu wilayah. Bisnis Manager bertugas menangani pengadaan, penyimpanan barang dan administrasi apotek pelayanan yang berada di bawahnya. Sedangkan apotek pelayanan hanya melaksanakan fungsi pelayanan. Dengan adanya konsep BM diharapkan pengelolaan aset dan keuangan dari apotek dalam satu area menjadi lebih efektif dan efisien, demikian juga kemudahan dalam pengambilan keputusan-keputusan yang menyangkut antisipasi dan penyelesaian masalah. Secara umum keuntungan yang diperoleh melalui konsep BM adalah : a. Koordinasi modal kerja menjadi lebih mudah.

45 37 b. Apotek pelayanan akan lebih fokus pada kualitas pelayanan, sehingga mutu pelayanan akan meningkat yang diharapkan akan berdampak pada peningkatan penjualan. c. Merasionalkan jumlah SDM terutama tenaga administrasi yang diharapkan berimbas pada efisiensi biaya administrasi. d. Meningkatkan bargaining dengan pemasok untuk memperoleh sumber barang dagangan yang lebih murah, dengan maksud agar dapat memperbesar range margin atau HPP rendah. PT.Kimia Farma Apotek membawahi 34 wilayah Unit Bisnis yang mengelola sebanyak 350 Apotek yang tersebar di seluruh Indonesia. Untuk wilayah Jabodetabek dibagi menjadi lima Unit Bisnis, yaitu: a. Bisnis Manager Jaya I, membawahi wilayah Jakarta Selatan dan Jakarta Barat dengan BM (Bisinis Manajer) di Apotek Kimia Farma No. 42, Kebayoran Baru. b. Bisnis Manager Jaya II, membawahi wilayah Jakarta Pusat, Jakarta Timur, Jakarta Utara dan Bekasi, dengan BM di Apotek Kimia Farma No.48, di Matraman. c. Bisnis Manager Bogor, membawahi wilayah Bogor, Depok, dan Sukabumi dengan BM di Apotek Kimia Farma No.7, Bogor. d. Bisnis Manager Tangerang membawahi wilayah Provinsi Banten dengan BM di Apotek Kimia Farma No. 78, Tangerang. e. Bisnis Manager Rumah Sakit di Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo (RSCM). Bisnis Manager secara struktur organisasi langsung membawahi para manager apotek pelayanan dan membawahi supervisor akuntasi dan keuangan serta supervisor inventory. Masing-masing dari bagian tersebut terdiri dari fungsifungsi yang menjalankan perannya masing-masing. 3.3 Apotek Kimia Farma No. 50 Bogor Apotek Kimia Farma No.50 Bogor merupakan salah satu apotek pelayanan (APP) dari Bisnis Manajer (BM) wilayah Bogor. APP melakukan kegiatan penjualan dan pelayanan keprofesian sedangkan kegiatan administrasinya

46 38 dilakukan oleh BM yang berada di dekat Jl. Ir. H. Juanda. BM mengelola administrasi, pengadaan/ pembelian, piutang dagang, hutang dagang, pajak, kas, personalia, dan kasir besar untuk kepentingan seluruh APP yang berada di bawah BM wilayah Bogor meliputi APP daerah Bogor, Depok, dan Sukabumi Lokasi Apotek Kimia Farma No.50 Bogor Apotek berlokasi di di jalan Merdeka No. 24 Bogor. Apotek ini berada dalam satu bangunan dengan klinik Kimia Farma yang menjadi sumber utama resep yang diterima oleh apotek. Apotek terletak di tepi jalan raya yang dilalui oleh kendaraan umum sehingga mudah dijangkau oleh pasien. Meskipun apotek berada di jalan satu arah, namun lokasinya cukup strategis karena berada dekat dengan tempat-tempat umum seperti pusat perbelanjaan, pertokoan, pemukiman dan dekat dengan rumah sakit Desain dan Tata Ruang Apotek Kimia Farma No.50 Bogor Penataan ruang apotek bertujuan untuk memberikan kemudahan dan kenyamanan bagi pelanggan dan karyawan apotek. Adapun pembagian ruangan yang terdapat di apotek antara lain ruang tunggu, tempat penyerahan resep dan pengambilan obat, swalayan farmasi, ruang peracikan, ruang administrasi, ruang praktek dokter, laboratorium klinik, optik dan ruang penunjang lain. Apotek mempunyai halaman parkir yang luas berada di samping apotek. Juga terdapat mushola yang nyaman yang terletak di samping apotek Ruang Tunggu Terdapat pendingin ruangan untuk memberikan kenyamanan pada pelanggan yang sedang menunggu penyiapan obat. Dilengkapi juga dengan televisi sebagai hiburan bagi pelanggan maupun karyawan apotek. Pada ruang ini terdapat counter tempat penyerahan resep dan pengambilan obat yang berupa meja dengan tinggi kurang lebih 1 m. Tempat ini membatasi ruang dalam apotek dengan ruang tunggu.

47 Tempat penyerahan resep dan pengambilan obat Tempat penyerahan resep dan pengambilan obat berbatasan dengan ruang tunggu. Pelanggan menyerahkan resep di counter penyerahan/ bagian kasir yang akan langsung melakukan pengecekan ketersediaan obat. Pada tempat pengambilan obat terdapat meja dan kursi bagi pelanggan dan karyawan sehingga pelayanan informasi obat yang diberikan dapat berjalan dengan baik dan nyaman Swalayan Farmasi Swalayan farmasi berada di ruang tunggu pasien di sebelah kiri dari pintu masuk apotek. Tata letak swalayan farmasi diatur sedemikian rupa agar memudahkan pelanggan untuk melihat dan membeli obat dan produk kesehatan lainnya. Swalayan farmasi digunakan untuk meletakkan obat bebas, obat bebas terbatas, suplemen kesehatan, alat kesehatan, kosmetika, dan susu Ruang Peracikan Ruangan peracikan terletak di bagian dalam. Di ruangan ini terdapat alatalat untuk peracikan seperi timbangan, lumpang dan alu, bahan baku, cangkang kapsul, kertas puyer berlogo, kertas perkamen, plasticspoon, mesin press, dan mesin penggerus. Di dalam ruang peracikan juga terdapat rak obat topikal, rak obat tablet satuan dalam wadah besar, dan lemari narkotika yang menempel di dinding. Di ruangan ini juga terdapat lemari pendingin untuk menyimpan sediaan yang membutuhkan suhu penyimpanan khusus seperti suppositoria, ovula, insulin, dan sebagainya Ruang Administrasi Ruangan ini digunakan untuk kegiatan administrasi apotek khususnya Apotek Kimia Farma No.50 Bogor Ruang Praktek Dokter Ruang praktek dokter berada di bagian belakang apotek yang berada di sebelah ruang optik. Terdapat praktek dokter umum dan dokter spesialis. Dokter spesialis antara lain, spesialis penyakit dalam (internis), penyakit paru dan pernapasan, kulit dan kelamin, THT, mata, saraf (neurologi), anak, kebidanan dan kandungan, dan spesialis jantung.

48 Laboratorium Klinik Laboratorium klinik terletak di dekat ruang tunggu pasien dan di sebelah kanan dari pintu masuk samping apotek Optik Ruang optik berada di sebelah kiri ruang tunggu dan dekat dengan ruang praktek dokter Struktur Organisasi dan Personalia Apotek Kimia Farma No.50 Bogor Apotek dipimpin oleh seorang Manajer Apotek Pelayanan (MAP) yang bertindak sebagai Apoteker Pengelola Apotek (APA). APA bertanggung jawab terhadap keseluruhan kegiatan apotek dan memimpin tenaga teknis kefarmasian. Struktur organisasi Apotek Kimia Farma No. 50 dapat dilihat pada Lampiran 3. Personalia di apotek terdiri dari Apoteker Pengelola Apotek (APA), apoteker pendamping, asisten apoteker (AA), juru resep, administrasi keuangan, kasir, dan pekarya. Masing-masing personalia apotek mempunyai tugas dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan Manager Apotek Pelayanan (MAP) atau Apoteker Pengelola Apotek (APA) Tugas dan Tanggung jawab MAP/ APA adalah: a. Memimpin, menentukan kebijaksanaan, dan melaksanakan pengawasan dan pengendalian Apotek sesuai dengan undang-undang yang berlaku. b. Menyusun program kerja karyawan untuk mencapai sasaran yang ditetapkan. c. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) sesuai dengan pedoman yang telah ditentukan oleh perusahaan antara lain menentukan target yang akan dicapai, kebutuhan sarana, personalia, dan anggaran dana yang dibutuhkan. d. Menguasai dan melaksanakan peraturan perundang-undangan farmasi yang berlaku, seperti pelaporan bulanan narkotika. e. Memberikan pelayanan informasi obat dan perbekalan farmasi kepada pasien, dokter, dan tenaga kesehatan lainnya.

49 41 f. Memberikan laporan berkala secara keseluruhan tentang kegiatan apotek kepada kantor pusat. g. Melaksanakan kegiatan-kegiatan yang bertujuan untuk pengembangan apotek Apoteker Pendamping Apoteker Pendamping merupakan apoteker yang bertugas melakukan pelayanan farmasi ketika APA tidak berada di apotek. Apotek Kimia Farma No.50 mempunyai seorang apoteker pendamping yang melaksanakan pekerjaan kefarmasiannya mulai sore hingga malam hari Asisten Apoteker Tugas dan tanggung jawab asisten apoteker adalah sebagai berikut: a. Menyiapkan (menimbang), meracik, mengubah bentuk, mengemas, dan memberi etiket sesuai dengan permintaan resep di bawah pengawasan apoteker. b. Memeriksa kesesuaian obat dengan resep sebelum diserahkan kepada pasien. c. Membuat salinan resep untuk obat yang perlu diulang, obat yang yang baru diserahkan sebagian, obat yang belum diserahkan. d. Mengontrol persediaan obat di ruang peracikan. e. Mencatat/ menghitung harga resep-resep kredit. f. Mengisi bon permintaan barang yang dibutuhkan di ruang peracikan. g. Memberikan bimbingan kepada juru racik dalam melaksanakan tugasnya. h. Turut berpartisipasi dalam melaksanakan pemeliharaan sanitasi/ kebersihan di ruang peracikan Juru Resep Juru resep mempunyai tugas sebagai berikut: a. Membantu tugas Asisten Apoteker untuk menyiapkan obat, yaitu dengan mengerjakan obat-obat racikan yang bahannya telah disiapkan oleh Asisten Apoteker sesuai dengan bentuk sediaan yang diminta. b. Membuat obat-obat Anmaak dibawah pengawasan Asisten Apoteker. c. Menjaga kebersihan di lingkungan Apotek, melaporkan sediaan obat yang sudah jadi kepada Asisten Apoteker.

50 Kasir Tugas dan tanggung jawab kasir adalah sebagai berikut: a. Menerima uang pembayaran atas hasil penjualan tunai, yaitu resep tunai, penjualan bebas dan penjualan alat-alat kesehatan. b. Mencatat semua hasil penjualan tunai setiap harian pada laporan penjualan harian. c. Menghitung dan menyetorkan semua hasil penjualan tunai harian selam bertugas pada kasir besar melalui supervisor peracikan sebagai penanggungjawab Pekarya Pekarya bertanggung jawab langsung kepada Apoteker Pengelola Apotek. Bertugas menjaga kebersihan dan kenyamanan setiap ruang dan fasilitas lain yang ada di Apotek Kegiatan Apotek Kimia Farma No.50 Bogor Kegiatan di Apotek dimulai dari pukul hingga pukul 22.00, dari hari Senin hingga Minggu yang berdasarkan shift-shift yang telah dibagi, yaitu shift pagi hingga sore (pukul ) dan shift sore hingga malam (pukul ). Kegiatan yang dilakukan di Apotek dibagi menjadi 2 bagian, yaitu kegiatan teknis kefarmasian dan kegiatan non-teknis kefarmasian Kegitan Teknis Kefarmasian Kegiatan teknis kefarmasian meliputi pengadaan atau pembelian perbekalan farmasi, penyimpanan barang, pembuatan obat racikan, dan penjualan Pengadaan Apotek Kimia Farma No.50 merupakan salah satu apotek pelayanan yang berdasarkan wilayahnya berada dibawah koordinasi dari BM Bogor. Pengadaan barang (selain narkotika dan psikotropika) dilakukan secara terpusat di BM dengan menggunakan sistem pembelian sentralisasi (pooling sistem). Terdapat dua sistem pengadaan barang yaitu sistem DC (Distribution Center) dan BPBA (Bon Permintaan Barang Apotek). Sistem DC dilakukan secara komputerisasi,

51 43 dimana BM melihat secara langsung jumlah/ stok barang, penjualan, serta data history penjualan melalui komputer BM dengan sistem informasi yang terhubung dengan apotek. BM dapat mengetahui buffer stok dari masing masing barang di apotek melalui sistem ini. Barang dikirim dari BM ke apotek sesuai dengan jumlah barang yang kurang setiap minggu. Sistem pengadaan kedua adalah BPBA. Meskipun telah diterapkan sistem DC, BPBA tetap diperlukan untuk menutupi kekurangan sistem DC yaitu jumlah barang yang tidak terbaca dengan sesuai dalam DC. Selain itu, perlu juga dilakukan pengecekan secara aktif jumlah barang untuk selanjutnya dibuat defekta/ permintaan dalam bentuk BPBA. Permintaan barang dilakukan dengan mentransfer Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA) melalui sistem informasi Kimia Farma ke BM Bogor. Bagian pengadaan/ pembelian di BM Bogor akan membuat Surat Pesanan (SP) sesuai BPBA ke distributor. Khusus untuk pengadaan narkotika dan psikotropika, pemesanan dilakukan oleh masing-masing apotek pelayanan melalui surat pemesanan (SP) yang telah ditandatangani oleh apoteker pengelola apotek. Selain sistem DC dan BPBA, apotek dapat melakukan permintaan cito kepada BM. Permintaan cito yaitu permintaan mendesak (cito) jika obat atau perbekalan farmasi lainnya dibutuhkan segera tetapi tidak ada persediaan. Hal ini bertujuan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan agar pelanggan tidak kecewa akibat persediaan yang kosong Penerimaan Barang yang datang dari BM diterima dan dilakukan pemeriksaan yang meliputi nama, kemasan, jumlah, tanggal kadaluarsa dan kondisi barang. Jika terdapat ketidak sesuaian dengan BPBA, maka akan dilakukan pencatatan dan selanjutnya dikonfirmasi ke BM. Khusus untuk narkotika yang dipesan sendiri oleh apotek, maka akan dikirim langsung oleh distributor ke apotek tanpa melalui BM. Pada saat penerimaan juga dilakukan proses pemeriksaan. Pemeriksaan yang dilakukan antara lain pemeriksaan nama, kemasan, jumlah, tanggal kadaluarsa, dan kondisi barang serta dilakukan pencocokan antara faktur dan salinan faktur dengan surat pesanan. Kemudian faktur ditandatangani dan diberi stempel apotek. Faktur asli diserahkan kembali kepada petugas pengantar barang atau distributor

52 44 untuk kelengkapan syarat dalam proses pembayaran hutang dagang. Penerimaan narkotik dilakukan oleh apoteker atau petugas lain yang diberi kuasa Penyimpanan a. Penyimpanan Obat ethical Sistem yang digunakan dalam penyimpanan barang adalah sistem FIFO (First In First Out) dan sistem FEFO (Fist Expired Fist Out). Penyimpanan obat disusun secara alfabetis dan dikelompokkan sesuai dengan efek farmakologis (antibiotik, jantung dan hipertensi, antidiabetik, analgetik-antiinflamasi, susunan saraf pusat, pencernaan, antialergi, hormon, psikotropika, vitamin dan suplemen) dan bentuk sediaan obat (padat, semisolid, cairan, dan obat tetes mata) dan tempat khusus lemari pendingin untuk menyimpan obat yang harus disimpan pada suhu rendah seperti suppositoria, ovula dan insulin. Selain itu penyimpanan obat juga dibedakan atas obat generik, narkotika, psikotropika, dan obat asuransi kesehatan (askes). Sediaan oral dalam bentuk larutan diletakkan pada rak tersendiri yang berada di bawah rak obat sediaan padat. Obat tetes, sediaan semisolid dan sediaan injeksi juga diletakkan di tempat yang terpisah. Obat tetes dan semisolid terletak di rak di ruang peracikan. Obat-obat dalam bentuk bahan baku diletakkan di rak tersendiri di dekat timbangan. Setiap pengeluaran dan pemasukan barang dicatat dalam kartu stok. Kartu stok tersebut diletakkan di dalam kotak masing-masing obat. Untuk mencegah obat expired yang tidak terkontrol, selain diterapkan sistem FEFO, di apotek Kimia Farma No.50 juga dibuat stiker kertas berwarna yang menandakan tahun kadaluarsa obat Penyimpanan di Swalayan Farmasi Produk-produk seperti alat kesehatan, vitamin, obat bebas, obat bebas terbatas, produk bayi, kosmetik, dan produk rumah tangga disusun pada rak swalayan farmasi. Rak disusun sejajar dengan kemiringan sekitar 30 agar mudah dilihat dan tampak menarik oleh konsumen. Rak-rak tersebut dikelompokkan menjadi produk perawatan kecantikan, perawatan bayi dan anak, tablet, sirup, vitamin dan mineral, serta produk topikal.

53 Penjualan Kegiatan penjualan yang dilakukan di Apotek Kimia Farma No.50 meliputi pelayanan resep, penjualan obat bebas dan alat kesehatan. Pelayanan resep dokter terdiri dari resep tunai dan resep kredit. a. Penjualan Resep Tunai Resep tunai adalah resep permintaan obat tertulis dari dokter untuk pasien dan dibayar secara tunai oleh pasien. b. Penjualan Resep Kredit Untuk resep kredit, pembayaran menggunakan jasa perusahaan asuransi yang pembayarannya secara berjangka berdasarkan perjanjian yang telah disetujui bersama dan tagihan ditujukan kepada perusahaan yang bersangkutan. Apotek Kimia Farma No.50 mengadakan kerjasama dengan Bank Mandiri, PLN, Yayasan Aneka Tambang, Ensefal, dan Asuransi Kesehatan Inhealth. 4 Penjualan swalayan farmasi Penjualan swalayan farmasi adalah barang yang dibeli tanpa resep dokter seperti obat bebas dan obat bebas terbatas, obat tradisional, kosmetika, perlengkapan bayi, dan alat kesehatan. Apotek Kimia Farma No.50 menyediakan alat-alat kesehatan seperti kursi roda, termometer digital, tongkat penyangga dll. Pelayanan penjualan alat-alat kesehatan diberikan penjelasan tentang cara penggunaan alat-alat kesehatan tersebut oleh apoteker atau asisten apoteker. 5 Penjualan Obat Wajib Apotik (OWA) Pasien yang membeli OWA digolongkan sebagai pasien Upaya Pengobatan Diri Sendiri (UPDS). Prosedur OWA adalah sebagai berikut: 1) Pasien menyebutkan OWA yang diinginkan. 2) Asisten Apoteker memeriksa apakah obat yg diminta pasien termasuk dalam Daftar Obat Wajib Apotik (DOWA) atau tidak. 3) Pasien membayar harga obat dikasir, kemudian asisten apoteker memberikan obat disertai dengan informasi tentang obat tersebut. 4) Asisten apoteker mencatat nama, nomor telepon, alamat pasien di kartu UPDS. 5) Setiap penjualan dicatat dalam laporan penjualan harian.

54 Kegiatan Non Teknis Kefarmasian Kegiatan non teknis kefarmasian mencakup kegiatan yang dilakukan bagian keuangan dan bagian administrasi seperti pencatatan atau administrasi harian dalam bentuk pembuatan laporan harian yang biasa disebut LIPH (Laporan Ikhtisar Penjualan Harian) baik penjualan tunai dan kredit.

55 BAB 4 PEMBAHASAN Apotek merupakan sarana pelayanan kefarmasian tempat dilakukan praktek kefarmasian oleh apoteker. Praktek kefarmasian yang dilakukan oleh seorang apoteker meliputi pembuatan termasuk pengendalian mutu Sediaan Farmasi, pengamanan, pengadaan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyaluran obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat, serta pengembangan obat, bahan obat dan obat tradisional. Selain sebagai sarana untuk melakukan pekerjaan kefarmasian, apotek merupakan suatu jenis bisnis retail yang harus dikelola dengan baik. Untuk mengelola apotek, seorang apoteker tidak cukup dengan berbekal ilmu teknis kefarmasian, namun dibutuhkan juga kemampuan manajerial. Secara umum peran seorang apoteker dalam apotek meliputi peran profesional, peran manager, dan peran retail. Oleh karena itu dalam mengelola suatu apotek, seorang apoteker harus dapat menjalankan ketiga peran tersebut dengan sebaik-baiknya. 4.1 Lokasi dan Tata Ruang Apotek Apotek Kimia Farma No. 50 Bogor terletak di Jalan Merdeka No. 24 Bogor, dan merupakan salah satu Apotek Pelayanan (APP) dari Bisnis Manajer (BM) wilayah Bogor. Apotek Kimia Farma No. 50 memiliki seorang apoteker sebagai Manajer Apotek Pelayanan selaku Apoteker Pengelola Apotek (APA) dan seorang apoteker pendamping. Serta Asisten Apoteker (AA), petugas administrasi, petugas pengadaan, juru resep, kasir, dan pekarya. Ditinjau dari letaknya Apotek Kimia Farma No. 50 memiliki lokasi yang cukup strategis pada daerah yang mudah dikenali oleh masyarakat. Selain daerahnya yang cukup ramai dan mudah diakses oleh masyarakat, disekitar apotek ini juga terdapat banyak usaha lain seperti pertokoan, tempat perbelanjaan, dan klinik. Selain apotek, pada bangunan Apotek Kimia Farma No. 50 juga dilengkapi fasilitas lain seperti laboratorium klinik, rontgen, fisioterapi, optik serta adanya tempat praktek 47

56 48 dokter seperti dokter umum, dokter spesialis anak, dokter spesialis kandungan, dokter spesialis kulit dan kelamin, dokter spesialis jantung, dokter spesialis mata, dokter spesialis paru, dokter spesialis penyakit dalam, dokter spesialis syaraf, dan dokter spesialis THT. Pada bagian depan gedung terdapat papan nama apotek yang terlihat jelas, bertuliskan logo Kimia Farma berwarna orange dengan latar belakang biru yang merupakan logo khas Kimia Farma sehingga keberadaan apotek mudah untuk dikenali. Desain eksterior dan interior apotek dibuat semenarik mungkin dengan tetap memperhatikan kenyamanan dan keamanan pengunjung. Dinding depan gedung berupa kaca tembus pandang sehingga dapat menarik perhatian karena terlihat dari luar. Desain interior memberikan kesan yang bersih dan rapi. Pada bagian dalam terdapat ruang tunggu yang bersih dengan cahaya yang cukup serta pendingin udara sehingga dapat memberikan kenyamanan bagi pengunjung. Ruang tunggu dilengkapi dengan tempat duduk, televisi, bacaan dan tempat untuk mendisplai informasi bagi pasien seperti brosur, leaflet serta majalah kesehatan. Disebelah kiri pintu masuk terdapat swalayan farmasi yang terdiri dari gondola dan lemari kaca untuk mendisplai obat-obat OTC, alat kesehatan, kosmetika, dan susu. Susunan tata letak dan ruang Apotek Kimia Farma No. 50 terbagi menjadi ruang tunggu, ruang administrasi, ruang peracikan, ruang penyimpanan obat, ruang kerja apoteker, ruang konseling, ruang praktek dokter, mushola, toilet, serta halaman parkir Pengelolaan Barang Apotek Siklus kegiatan pengelolaan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan Apotek Kimia Farma No. 50 dimulai dari perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, dan penyerahan. Dengan pengelolaan yang baik, maka perbekalan farmasi yang bermutu baik dari segi jenis dan jumlahnya dapat tersedia pada waktu yang tepat.

57 Perencanaan dan pengadaan Tujuan perencanaan dan pengadaan obat adalah mendapatkan jenis dan jumlah sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan yang sesuai kebutuhan, serta menghindari terjadinya kekosongan obat atau penumpukan obat. Oleh karena itu, perlu memperhatikan pola penggunaan obat periode sebelumnya, pola penyakit, buffer stock, lead time. Pengadaan barang di Apotek Kimia Farma No. 50 dilakukan secara terpusat dengan menggunakan sistem distribution center (DC) dan non DC melalui Bisnis Manager (BM) wilayah Bogor. Barang-barang yang pengadaannya menggunakan sistem DC umumnya adalah pareto A dan B, sedangkan yang menggunakan sistem non DC umumnya adalah barang pareto C. Pada sistem DC, barang yang akan atau sudah habis persediannya akan terbaca di kantor DC melalui KIS (Kimia Farma Information Sistem). Tahap selanjutnya kantor DC atau BM akan membuat Surat Pesanan (SP) permintaan barang yang ditujukan kepada Pedagang Besar Farmasi (PBF). Barang akan diterima oleh kantor DC dan akan didistribusikan ke masingmasing apotek pelayanan. Sedangkan untuk sistem non DC, pengadaan barang dilakukan dengan menggunakan sistem lama yaitu Bon Pemesanan Barang Apotek (BPBA). Pemesanan dimulai dengan mencatat jenis dan jumlah barang yang akan atau habis persediaannya pada buku defekta. Tahap selanjutnya petugas akan melakukan rekapitulasi jumlah dan jenis barang yang tercatat dalam buku dan memasukan data tersebut ke dalam komputer sebagai BPBA melalui KIS untuk disampaikan ke BM. Pendistribusian barang untuk apotek kimia farma no. 50 dilakukan setiap hari senin dan kamis. Apabila terdapat persediaan yang mendekati jumlah minimal maka dapat dilakukan permintaan CITO atau pemesanan langsung ke DC. Khusus untuk pengadaan narkotika dan psikotropika pemesanan dilakukan oleh masing-masing apotek pelayanan melalui SP yang ditandatangani oleh APA dan barang akan diantar langsung oleh PBF ke apotek tanpa melalui DC. Surat pesanan (SP) narkotika dibuat empat rangkap, dimana dua rangkap termasuk SP asli akan diberikan kepada distributor, dua rangkap lainnya sebagai arsip apoteker dan Balai

58 50 POM setempat apabila dilakukan inspeksi. Surat pesanan (SP) psikotropik dibuat dua rangkap, SP asli untuk distributor dan rangkap lainnya sebagai arsip apotek Penerimaan Barang yang telah didistribusikan oleh BM akan diterima oleh apotek tanpa disertai dengan faktur, namun akan menerima formulir serah terima barang DC. Apotek hanya akan mengecek kesesuaian jenis dan jumlah barang yang datang dengan print out yang bertuliskan Droping ke Apotek KF 50, print out ini berisikan nama obat, jumlah barang, harga satuan, dan harga diskon yang berfungsi untuk menyesuaikan jumlah barang yang diminta dengan fisik barang yang didatangkan. Barang yang diterima langsung dari distributor, dilakukan pemeriksaan antara lain kesesuaian antara faktur, salinan faktur dengan surat pesanan yang meliputi nama, kemasan, jumlah, harga barang serta nama distributor. Pemeriksaan seperti nama, kemasan, jumlah, tanggal kadaluarsa dan kondisi fisik barang juga perlu dilakukan sebelum faktur ditandatangani dan diberi stempel apotek. Faktur asli diserahkan kembali kepada distributor untuk kelengkapan syarat dalam proses pembayaran hutang dagang. Sedangkan lembar yang lain disimpan oleh apotek untuk kepentingan administrasi dan pembayaran hutang dagang Penyimpanan Barang yang telah diterima kemudian disimpan dalam lemari di ruang peracikan untuk obat ethical atau di gondola dan lemari kaca untuk penjualan bebas. Penyimpanan obat di ruang peracikan disusun berdasarkan jenis sediaan, bentuk sediaan, farmakologi, suhu, generik non-generik, antibiotik yang semuanya tersusun secara alfabetis. Sedangkan narkotik dan psikotropik disimpan secara terpisah. Obat narkotik disimpan di lemari khusus yang menempel pada dinding dan dilengkapi dengan kunci ganda. Setiap pemasukan dan pengeluaran obat atau barang, langsung diinput ke dalam komputer dan dicatat pada kartu stok yang terletak pada masingmasing obat, mulai dari tanggal, nomor resep, jumlah barang yang diisi atau diambil, sisa barang dan paraf petugas. Pencatatan di kartu stok berfungsi untuk mengetahui

59 51 tingkat persediaan barang dan menghindari kehilangan barang. Untuk memastikan kesesuaian jumlah fisik barang dengan stok yang ada pada komputer dilakukan stock opname. Stock opname dilakukan satu bulan sekali setiap akhir bulan sehingga persediaan barang dan obat di apotek bisa terkontrol. Selain itu dapat diketahui obat yang slow moving maupun yang mendekati expired date. Pengeluaran barang menggunakan sistem FIFO (First In First Out) dan FEFO (First Expired First Out). Apotek KF 50 juga melakukan penandaan kadaluarsa obat di setiap rak obat untuk berdasarkan warnanya dan dituliskan angka bulannya Pelayanan resep Pelayanan resep pada Apotek Kimia Farma No. 50 terdiri dari resep tunai dan kredit. Prosedur pelayanan resep tunai dimulai dengan pasien datang membawa resep yang akan diterima oleh asisten apoteker (AA) di kasir penerimaan resep untuk dicek keabsahannya. Kemudian AA akan mengecek ketersediaan obat di komputer dan memberikan harga untuk resep tersebut. AA akan menginformasikan total harga yang harus dibayar, kemudian jika pasien menyetujui maka AA akan memasukan data pasien meliputi nama, alamat, nomor telepon, nama dokter atau instansi penjamin pasien sebagai patient medical record. Print out bukti pembayaran akan diberikan kepada pasien sebagai nomor urut pengambilan obat, sedangkan yang lain dilampirkan pada resep asli. Resep kemudian disiapkan pada petugas di bagian peracikan, dengan membuat etiket, menghitung jumlah obat untuk resep racikan dan mengemasnya. Jika terdapat resep racikan, juru resep akan membuat resep tersebut setelah AA menghitung, menimbang, menyiapkan obat, dan memberi etiket untuk resep racikan. Obat yang telah disiapkan akan diperiksa kembali oleh AA kesesuaian obat dengan resep baik nama obat, bentuk sediaan, kekuatan sediaan, jumlah maupun etiketnya. Apabila pasien hanya menebus sebagian dari total jumlah obat yang diresepkan maka AA akan membuat salinan resep untuk pengambilan sisanya. Salinan resep juga dapat diberikan apabila pasien meminta dibuat salinan resep, sedangkan untuk pasien yang memerlukan kwitansi, AA akan membuatkan kwitansi dan salinan resep dibelakang kwitansi tersebut. Pada keadaan apotek tidak dapat

60 52 menyediakan obat sesuai jumlah yang diminta, maka apotek akan membuat Bon/ Janji obat dimana apabila sisa obat yang dibutuhkan telah tersedia di apotek, pihak apotek akan menghubungi pasien sehingga pasien dapat mengambil sisa obat tersebut. Prosedur pelayanan resep kredit hampir sama dengan resep tunai, yaitu pasien datang dengan membawa resep kemudiaan oleh AA akan dicek keabsahan dan kelengkapan administrasi seperti seperti surat rujukan, foto kopi kartu pegawai dan lain-lain sesuai dengan ketentuan instansi terkait. Kemudian AA akan memeriksa apakah semua obat yang diresepkan masuk dalam formularium masing-masing instansi. Setelah semua persyaratan terpenuhi, AA akan memberikan nomor urut kepada pasien untuk mengambil obat, dan nomor urut yang lain akan dilampirkan pada resep asli. Jika terdapat obat yang tidak masuk dalam formularium instansi tersebut maka AA akan memberikan pilihan pada pasien untuk membeli secara tunai atau mengganti obat dengan kandungan sama yang masuk dalam daftar obat formularium tersebut. Obat kemudian disiapkan dan diperiksa kembali sebelum diserahkan kepada pasien. Pembayaran resep kredit akan ditanggung instansi atau perusahaan dengan persyaratan atau perjanjian yang telah disepakati. Pada saat penyerahan obat, apoteker atau asisten apoteker akan melakukan pemeriksaan akhir kesesuaian antara penulisan etiket dengan resep, kemudian apoteker akan memanggil nama pasien dan memastikan identitas pasien. Obat diserahkan kepada pasien dengan menyertai pemberian informasi obat meliputi nama obat, tujuan pengobatan atau indikasi, cara pakai, lamanya pengobatan, efek samping dan interaksi yang kemungkinan akan timbul, serta hal-hal lan yang harus dilakukan maupun yang harus dihindari oleh pasien dalam menunjang pengobatan. Untuk resep kredit, apoteker atau asisten apoteker akan meminta tanda tangan pasien sebagai bukti penerimaan obat. Pada saat apoteker melakukan penyerahan obat pasien akan diminta untuk mengisi Formulir Informasi Pasien tentang Apoteker, yang berisi pertanyaan apakah apoteker memberikan informasi mengenaicara pakai dan interval pemakaian obat, kegunaan obat, cara penyimpanan, interaksi obat, apakah informasi yang didapat sudah memenuhi harapan, serta saran dari pasien. Apoteker kemudian akan

61 53 menulis kembali formulir dari pasien tersebut ke dalam Formulir Layanan Informasi Obat Untuk Pasien Dengan R/ Dokter atau Formulir Layanan Informasi Obat Untuk Pasien Swamedikasi untuk pasien swamedikasi. Selain pelayanan resep, Apotek Kimia Farma No. 50 juga menerima pelayanan obat tanpa resep dokter seperti penjualan obat bebas dan melayani permintaan swamedikasi atau Upaya Pengobatan Diri Sendiri (UPDS). Pelayanan ini dikenal sebagai pelayanan Hand Verkoop (HV). Untuk pelayanan UPDS, asisten akan mencatat nama, nomor telepon, dan alamat pasien di kartu UPDS. 4.3 Pelaporan Pelaporan yang dilakukan antara lain pelaporan narkotika dan psikotropika, analisa penjualan, formulir produktivitas dokter in house, laporan praktek pharmacutical care, service level BM ke apotek, service level apotek ke pelanggan, waktu layanan apotek, dan uji petik. Pelaporan narkotika dan psikotropika dilakukan setiap bulan sebelum tanggal 10. Laporan ini ditujukan ke Dinas Kesehatan Kota Bogor dengan tembusan ke Balai POM provinsi Jawa Barat, PT Kimia Farma, dan sebagai arsip. Pelaporan psikotropika dan narkotika di KF 50 dilakukan dengan mengirimkannya melalui pos, tidak menggunakan Pelaporan Narkotika dan Psikotropika (SIPNAP). Sistem Pelaporan Narkotika dan Psikotropika (SIPNAP) adalah sistem yang mengatur pelaporan penggunaan narkotika dan psikotropika dari unit layanan (puskesmas, rumah sakit dan apotek) ke dinas kesehatan kabupaten/ kota dengan menggunakan pelaporan elektronik selanjutnya dinas kesehatan kabupaten/ kota melaporkan ke tingkat yang lebih tinggi (Dinkes Provinsi dan Ditjen Binfar dan Alkes) melalui mekanisme pelaporan online yang menggunakan fasilitas internet. Hal ini dikarenakan Dinkes Kota Bogor belum terbiasa menggunakan sistem ini sehingga menyarankan apotek untuk tetap menggunakan pos dalam pengirimannya. Dalam pengirimannya dilampirkan tabel penggunaan obat-obat narkotika dan psikotropika, tabel tersebut terdiri dari jenis obatnya, satuan, saldo awal, pemasukan (dari dan jumlahnya), penggunaan (untuk dan jumlahnya), dan saldo akhir.

62 54 Laporan produktivitas dokter in house bertujuan untuk melihat jumlah pasien setiap dokter, jumlah resep yang dikeluarkan, persentase resep yang bisa dilayani, dan omzet resep. Laporan ini bertujuan untuk mengevaluasi banyaknya lembar resep dokter praktek yang dapat terlayani dan lebih memperhatikan penyediaan obat yang diresepkan oleh dokter praktek terutama yang memberikan pendapatan terbesar untuk apotek. Laporan praktek pharmaceutical care berisi jumlah pasien, jumlah hari praktek, jumlah lembar resep, feedback pasien kembali dan telepon dari pasien, dan pemakaian baju praktek apoteker. Laporan ini untuk mengevaluasi kegiatan pharmaceutical care yang sudah dilakukan. Laporan monitoring service level BM ke apotek untuk melihat kesesuaian jumlah permintaan barang oleh apotek dengan yang dikirmkan oleh BM, selain itu untuk mengevaluasi rerata lead time pengiriman barang apotek dari BM. Laporan monitoring waktu layanan apotek bertujuan untuk mengevaluasi jumlah resep yang diterima dan divalidasi, rerata waktu layanan, melihat jumlah resep yang dapat dilayani lebih dari 15 menit dan kurang dari 15 menit, serta jumlah voucher discount. Laporan ini untuk mengevaluasi tingkat kecepatan pelayanan obat di apotek. Laporan monitoring service level apotek ke pelanggan untuk mengevaluasi jumlah lembar resep yang diterima dan ditolak, semakin banyak jumlah resep yang ditolak maka manandakan perencanaan dan pengadaan obat di apotek berjalan kurang baik. Laporan monitoring uji petik adalah laporan yang bertujuan untuk melihat kesesuaian jumlah stok barang di komputer dengan fisiknya yang ada di apotek, apabila terdapat ketidaksesuaiaan maka harus diteliti mengapa terdapat ketidaksesuaian. Laporan-laporan ini dilaporkan setiap bulan sebelum tanggal 5 untuk dipresentasikan ke BM. Hal yang perlu diperhatikan untuk dipertimbangkan dalam meningkatkan mutu pelayanan adalah standar Good Pharmacy Practice (GPP). GPP merupakan salah satu cara untuk menerapkan asuhan kefarmasian atau pharmaceutical care. Untuk itu apotek perlu memenuhi beberapa persyaratan agar kualitas pelayanan dikatakan telah memenuhi standar GPP. Beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain, tidak terdapatnya termometer pada lemari pendingin untuk meyimpan sediaan termolabil. Dengan adanya thermometer maka suhu lemari pendingin dapat dimonitor

63 55 sehingga dapat menjaga stabilitas sediaan termolabil. Kurangnya kesadaran akan kesehatan dan keselamatan kerja. Misalnya, juru resep tidak selalu menggunakan masker pada saat peracikan, apabila pada saat peracikan tidak menggunakan masker maka partikel halus atau serbuk hasil racikan dapat terhirup sehingga dapat mengganggu kesehatan. Perlu ditingkatkannya kebersihan dalam proses peracikan, misalnya blender yang telah dipakai tidak hanya dibersihkan dengan kuas karena perlakuan ini dapat menyebabkan interaksi obat. Akan lebih baik bila blender dibersihkan dengan air terlebih dahulu, kemudian dikeringkan dengan alkohol atau hair dryer. Namun, karena keterbatasan jumlah blender serta penggunaan mortar dan stamper yang cenderung lama pengerjaannya maka terkadang hal tersebut sulit dilakukan. Untuk menangani hal tersebut dapat dilakukan dengan menyediakan tambahan blender dan hair dryer, yang dapat digunakan sebagai pengganti blender yang baru saja dicuci.

64 BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan a. Sebagai pengelola apotek, seorang apoteker memegang peran professional, manager dan retailer. Peran profesi seorang apoteker di apotek adalah melaksanakan kegiatan pharmaceutical care. Sebagai seorang manager, apoteker pengelola apotek harus dapat mengelola resources yang dimiliki, dan sebagai retailer, apoteker menjual perbekalan farmasi yang bermutu dan terjamin. b. Kegiatan yang dilakukan di apotek terdiri dari kegiatan teknis kefarmasian dan kegiatan non teknis kefarmasian. 5.2 Saran a. Ketersediaan thermometer pada lemari pendingin diperlukan untuk memonitor suhu lemari pendingin, sehingga stabilitas suhu sediaan termolabil dapat terjaga. b. Untuk menjamin kesehatan dan keselamatan kerja, diperlukan edukasi kepada petugas peracikan akan pentingnya menjaga kesehatan selama dalam waktu bekerja misalnya selama proses peracikan hendaknya petugas menggunakan masker. c. Untuk meningkatkan kebersihan pada ruang peracikan dan mencegah kemungkinan interaksi obat akan lebih baik bila blender dibersihkan dengan air terlebih dahulu, kemudian dikeringkan dengan alkohol atau hair dryer. Untuk menangani hal tersebut dapat dilakukan dengan menyediakan tambahan blender dan hair dryer, yang dapat digunakan sebagai pengganti blender yang baru saja dicuci. d. Untuk meningkatkan kenyamanan dan kepuasan pelanggan serta menjaga privasi pasien saat konseling, sebaiknya ruang konseling dibuat terpisah. 56

65 57 DAFTAR ACUAN Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2008). Petunjuk Teknis Pelaksanaan Standar Pelayanan Kefarmasian Di Apotek (SK NOMOR 1027/MENKES/SK/IX/2004). Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2009). Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (1993). Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 922/Menkes/Per/X/1993 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2004). Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 1027/Menkes/SK/IX/2004 Tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2002). Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 1332/MenKes/SK/X/2002 Tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.922/MenKes/Per/X/1993 Tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2008). Pedoman Pengelolaan Perbekalan Farmasi di Rumah Sakit. Jakarta: Direktorat Jenderal Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2006). Pedoman Penggunaan Obat Bebas dan Bebas Terbatas. Jakarta: Direktorat Bina Farmasi Komunitas dan Klinik Direktorat Jenderal Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (1980). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 1980 Tentang Perubahan Atas PP No.26 Tahun 1965 Tentang Apotek. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia. 57

66 58 Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (1980). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 1980 Tentang Perubahan Atas PP No.26 Tahun 1965 Tentang Apotek. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2009). Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 51 Tahun 2009 Tentang Pekerjaan Kefarmasian. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (1997). Undang Undang Nomor 5 Tahun 1997 Tentang Psikotropika. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2009). Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 tentang Narkotika. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2009). Undang-Undang No.39 Tahun 2009 tentang Kesehatan. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Timur. (2010). Buku Pedoman Pengelolaan Narkotika dan Psikotropika di Apotek. Jawa Timur: Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Timur. Direktorat Jendral Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. (2010). Review Penerapan Sistem Pelaporan Narkotika dan Psikotropika (SIPNAP) dan Sistem Pelaporan Dinamika Obat PBF Regional I, II dan III Tahun Direktorat Jendral Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan Kementerian Kesehatan RI 4 Maret Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. (2011). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 889/MENKES/PER/V/2011 tentang Registrasi, Izin Praktik, dan Izin Kerja Tenaga Kefarmasian. Jakarta: Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. 57

67 59 Quick, J. (1997). Managing Drug Supply, The selection, Procurement, Distribution, and Use of Pharmaceuticals, 2nd ed. Revised and Expanded. Kumarian Press. Seto, S., Yunita, N., & T, L. (2004). Manajemen Farmasi. Jakarta: Airlangga University Press. Umar, M. (2011). Manajemen Apotek Farmasi. Jakarta : Wira Putra Kencana. 57

68 LAMPIRAN 59

69 60 Lampiran 1. Contoh Formulir APT-1

70 61 Lampiran 1. Contoh Formulir APT-1 (Lanjutan)

71 62 Lampiran 2. Contoh Formulir APT-2

72 63 Lampiran 3. Contoh Formulir APT-3

73 64 Lampiran 3. Contoh Formulir APT-3 (Lanjutan)

74 65 Lampiran 3. Contoh Formulir APT-3 (Lanjutan)

75 66 Lampiran 3. Contoh Formulir APT-3 (Lanjutan)

76 67 Lampiran 3. Contoh Formulir APT-3 (Lanjutan)

77 68 Lampiran 3. Contoh Formulir APT-3 (Lanjutan)

78 69 Lampiran 4. Contoh Formulir APT-4

79 70 Lampiran 5. Contoh Formulir APT-5

80 71 Lampiran 5. Contoh Formulir APT-5 (Lanjutan)

81 72 Lampiran 5. Contoh Formulir APT-5 (Lanjutan)

82 73 Lampiran 6. Contoh Formulir APT-6

83 74 Lampiran 7. Contoh Formulir APT-7

84 64 Lampiran 8. Struktur Organisasi PT Kimia Farma Apotek Direktur Utama Direktorat Operasional dan Pengembangan Direktorat SDM dan Keuangan Pengembangan pasar Pengembangan Pelayanan dan Logistik Binabang SDM & Umum Keuangan dan Akuntansi Unit Bisnis Evaluasi Operasional 75

85 65 Lampiran 9. Struktur Organisasi Apotek Kimia Farma 50 APA/Pimpinan Apotek Layanan Famasi Swalayan Farmasi AA Admin Kasir Juru Resep Kebersi han Kasir Petugas Swalayan/HV 76

86 77 Lampiran 10. Lembar Copy Resep

87 78 Lampiran 11. Bon/Janji Obat

88 79 Lampiran 12. Formulir Upaya Pengobatan Diri Sendiri (UPDS)

89 80 Lampiran 13. Formulir Layanan Informasi Obat untuk Pasien dengan Resep Dokter Lampiran 14. Formulir Layanan Informasi Obat Untuk Pasien Swamedikasi

90 81 Lampiran 15. Formulir Informasi Pasien Tentang Apoteker Lampiran 16. Surat Pesanan Narkotika

91 82 Lampiran 17. Surat Pesanan Psikotropik

92 83 Lampiran 18. Laporan Penggunaan Narkotika Rekapitulasi Laporan Narkotika Apotek Kimia Farma No. 50 Bogor Kab/Kota: Bogor Propinsi: Jawa Barat Bulan: Tahun : No Nama Satuan Saldo Pemasukan Penggunaan Saldo Barang Sediaan Awal Dari Jumlah Untuk Jumlah Akhir

93 84 Lampiran 19. Laporan Penggunaan Psikotropika Rekapitulasi Laporan Psikotropika Apotek Kimia Farma No. 50 Bogor Kab/Kota: Bogor Propinsi: Jawa Barat Bulan: Tahun : No Nama Satuan Saldo Pemasukan Penggunaan Saldo Barang Sediaan Awal Dari Jumlah Untuk Jumlah Akhir

94 85 Lampiran 20. Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA)

95 86 Lampiran 21. Kartu Stok Apotek Kimia Farma No. 50

96 87 Lampiran 22. Penomoran Resep dan Tanda Terima Resep Kredit

97 UNIVERSITAS INDONESIA ANALISA 5 (LIMA) RESEP PENGOBATAN TUBERKULOSIS PADA PASIEN ANAK DI APOTEK KIMIA FARMA NO. 50 BOGOR TUGAS KHUSUS PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER ANNISA RAHMA HENDARSULA, S. Farm ANGKATAN LXXIV FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM PROGRAM PROFESI APOTEKER - DEPARTEMEN FARMASI DEPOK JUNI 2012