BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Transkripsi

1 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Kualitas (Mutu) Kualitas adalah standar mutu untuk suatu produk yang dihasilkan dari suatu proses produksi yang berada dalam batas-batas toleransi yang diperbolehkan atau dijinkan agar sesuai dengan tuntutan konsumen. Menurut Goetsch dan Davis (1994) bahwa Kualitas merupakan suatu kondisi dinamis yang berhubungan dengan produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungan yang memenuhi atau melebihi harapan. Mutu produk dan jasa dapat didefinisikan sebagai keseluruhan gabungan karakteristik produk dan jasa dari pemasaran, rekayasa, pembikinan, dan pemeliharaan yang membuat produk dan jasa yang digunakan memenuhi harapan-harapan pelanggan. Dalam arti yang luas, mutu adalah sesuatu yang dapat disempurnakan. Mutu bukan saja dihubungkan dengan produk dan jasa tetapi juga dengan cara kerja operator, cara menjalankan mesin, dan cara sistem yang dilaksanakan.aa aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa 9

2 Pengendalian Kualitas (Quality Control) Pengendalian Kualitas adalah prosedur untuk mencapai kualitas yang diinginkan, dengan tujuan memperbaiki kualitas produk dan menurunkan ongkos kualitas secara keseluruhan. Dengan adanya pengendalian kualitas diharapkan penyimpangan dapat dikurangi dan proses diarahkan pada tujuan. Inti dari pengendalian kualitas adalah mengendalikan kualitas produk selama dalam proses pembuatan sampai produk jadi, yang dimaksud adalah untuk mencegah adanya produk yang tidak memenuhi kualitas yang diterapkan dan bukan untuk memperbaiki kualitas produk selesai proses. Pengendalian kualitas adalah sangat penting karena dengan pengendalian kualitas yang dilakukan dengan benar maka perusahaan akan dapat mempertahankan posisinya di pasar dan dapat menghadapi persaingan dari perusahaan lain. Menurut AV. Feigenbaum, Pengendalian kualitas adalah : Suatu sistem yang terdiri atas pengujian, analisis, dan tindakan yang harus diambil dengan menggunakan kombinasi seluruh peralatan dan teknik-teknik yang berguna untuk mengendalikan kualitas suatu produk dengan biaya minimal sesuai dengan keinginan konsumen. Pengendalian kualitas dibagi dalam 4 (empat) langkah, yaitu : 1. Penentuan standar yang meliputi standar ongkos, hasil, dan keandalan. 2. Menilai kesesuaian sifat-sifat produk yang berdasarkan standar baku yang telah ditentukan.

3 11 3. Mengambil tindakan korektif apabila diperlukan. 4. Merencanakan perbaikan standar untuk usaha pengembangan produk, meliputi standar ongkos, hasil, dan keandalan. Selain itu pengendalian kualitas dilakukan untuk tindakan preventif dan represif, seperti pencegahan kerusakan bahan baku atau produk yang bukan akibat dari proses produksi melainkan cara penyimpangan atau pergudangannya Pengendalian Kualitas Terpadu (Total Quality Control) Tujuan dari industri yang bersaing, sejauh menyangkut kualitas produk dapat dinyatakan dengan jelas sebgai berikut: menyediakan suatu produk dan jasa yang bermutu untuk dirancang, dibuat, dipasarkan, dan dipelihara dengan biaya yang sangat ekonomis agar pelanggan mendapatkan kepuasan. Menurut definisinya, pengendalian kualitas terpadu adalah suatu sistem yang efektif untuk memadukan pengembangan kualitas, pemeliharaan kualitas, dan upaya perbaikan kualitas berbagai kelompok dalam sebuah organisasi agar pemasaran, kerekayasaan, produksi dan jasa dapat berada pada tingkatan yang paling ekonomis agar pelanggan mendapatkan kepuasan. Pengendalian kualitas terpadu merupakan dasar untuk usaha pengendalian kualitas secara menyeluruh sehingga perusahaan dapat meminimumkan timbulnya produk cacat dan biaya yang dikeluarkan antara lain : a. Biaya kegagalan, termasuk didalamnya biaya scrapt, rework, dan pengembalian dari hasil penjualan. b. Biaya penilaian, termasuk didalamnya biaya pemeriksaan, pengujian di laboratorium dan pengendalian kualitas.

4 12 Melalui pengendalian kualitas terpadu, manajemen perusahaan akan mampu menyelenggarakan usaha dagang berdasarkan kekuatan dan keyakinan atas kualitas produk dan jasa mereka untuk bergerak maju dalam volume pasar dan perluasan bauran produk dengan derajat penerimaan pelanggan yang tinggi, stabilitas keuntungan, dan pertumbuhan perusahaan. 2.3 Metode Pemecahan dan Pencegahan Timbulnya Masalah Setiap organisasi (perusahaan) pasti menghadapi suatu masalah, sedangkan yang dimaksud dengan masalah adalah setiap situasi dimana apa yang terjadi tidak sesuai dengan apa yang diharapkan. Pemecahan masalah dalam konteks TQM tidak seperti memadamkan api saat terjadi kebakaran, bila kita hanya berusaha memadamkan api maka permasalahan sebenarnya tetap ada (penyebab kebakaran tersebut) dan sewaktuwaktu dapat terjadi lagi. Tetapi bila kita mengatasi penyebab kebakaran tersebut (misalnya kabel semrawut), maka kemungkinan terjadinya kebakaran lagi dapat dicegah. Disini TQM lebih menekankan perbaikan berkesinambungan di lingkungan kerja sehingga dapat mencegah timbulnya permasalahan. Di bawah ini adalah model untuk pemecahan masalah yang sekaligus mengarah pada perbaikan berkesinambungan, model yang dimaksud adalah siklus Deming Siklus Deming Siklus (roda) Deming adalah model perbaikan berkesinambungan yang dikembangkan oleh seorang pionir TQM, yaitu Dr. W. Edwards Deming. Siklus ini terdiri atas 4 komponen utama, yaitu masing-masing dibagi menjadi berbagai langkah. Salah seorang murid Deming, yaitu William W. Scherkenbach menjelaskan model tersebut sebagai berikut (Fandy Tjiptono dan Anastasia Diana, h.188):

5 13 Gambar 2.1 Siklus Deming 1. Mengembangkan rencana untuk perbaikan (plan) Meskipun belum terjadi masalah, sebaiknya dibuat rencana perbaikan, terutama yang berkaitan dengan proses. Kemudian bila muncul masalah, masalah tersebut dapat ditangani dengan menggunakan model perbaikan berkelanjutan deming. Rencana perbaikan ini meliputi empat langkah berikut: a. Identifikasi peluang dilakukannya perbaikan. b. Dokumentasi proses yang ada saat ini. c. Menciptakan visi proses yang diperbaiki. d. Menentukan jangkauan (scope) usaha perbaikan. 2. Melaksanakan rencana yang dibuat (do) Rencana yang telah disusun diimplementasikan secara bertahap, mulai dari skala kecil selama periode waktu tertentu. Langkah ini sama dengan pengembangan dan pengujian prototype suatu rancangan sebelum diproduksi secara penuh. 3. Memeriksa hasil yang dicapai (check) Hasil implementasi rencana diperiksa dan dicatat. Hasil yang telah dicatat ini akan dijadikan dasar bagi langkah penyesuaian dan perbaikan.

6 14 4. Melakukan penyesuaian bila diperlukan (action) Penyesuaian dilakukan bila dirasa perlu dan didasarkan pada komponen pemerikasaan di atas. Langkah selanjutnya adalah dengan kembali pada komponen pertama (plan) dari model deming. Sejak tahun 80-an, teknik pemecahan masalah dengan proses plan, do, action sudah mulai dikenal oleh berbagai kelompok peningkatan mutu di perusahaanperusahaan atau organisasi bahkan intansi di Indonesia, terutama yang menjalin hubungan kerjasama dengan perusahaan Jepang. Pada mulanya Jepang memperkenalkan teknik pemecahan masalah bagi kalangan karyawan pelaksana, dengan proses: delapan langkah PDCA, yaitu proses kegiatan continous improvement yang dilakukan oleh QCC (GKM), dan merupakan bagian tidak terpisahkan dari sistem manajemen Total Quality Control (TQC). Tetapi dalam perkembangan selanjutnya, terjadi perubahan konsep berpikir para pakar manajemen mutu, menyebabkan TQC harus mengalami transformasi lebih lanjut, dan dalam perkembangannya kini dikenal dengan nama Total Quality Management (TQM). Perubahan tersebut dimaksudkan agar sistem manajemen mutu lebih luwes di dalam menghadapi kecepatan perubahan dunia usaha yang sangat tinggi, sebagai dampak meningkatnya tuntutan pelanggan akan mutu yang mendekati sempurna. Seiring dengan perubahan tersebut, diperkenalkan pula teknik pemecahan masalah dengan proses yang lebih praktis, yakni: tujuh langkah PDCA, sehingga dengan ini diharapkan akan mempermudah kelompok-kelompok peningkatan mutu untuk memutar roda kegiatan continous improvementnya. Seperti halnya, teknik pemecahan masalah delapan langkah, maka teknik tujuh langkah PDCA ini pun sangat bermanfaat untuk perbaikan-perbaikan pada

7 15 proses atau hasil kerja yang berkesinambungan, yakni proses di mana persoalan yang sama dapat berulang, contohnya jenis pekerjaan operator mesin, pembuatan laporan keuangan bulanan, kesekretariatan, operator telepon, teller, costumer service, dan lain-lain. Bila kemungkinan berulangnya persoalan yang sama sangat kecil, maka teknik ini tidak akan memberikan manfaat yang optimal meskipun mungkin saja persoalan dapat diselesaikan. Di samping itu, kendala utama yang dihadapi bila teknik ini diterapkan pada proses kerja yang tidak berkesinambungan adalah kesulitan untuk mengumpulkan data yang akurat. 2.4 Quality Control Circle (QCC) atau Gugus Kendali Mutu (GKM) Pengertian Quality Control Circle (QCC) atau Gugus Kendali Mutu (GKM) Quality control circle atau gugus kendali mutu adalah kelompok kecil karyawan dari lingkup kerja yang sama, yang dengan sukarela melakukan kegiatan pengendalian dan perbaikan secara berkesinambungan dengan menggunakan teknik quality control Anggota GKM Idealnya anggota GKM sebaiknya terdiri dari pekerja yang sama agar masalah yang mereka pilih telah dikenal. Anggota GKM berkisar antara tiga hingga sepuluh orang yang penting setiap anggota mempunyai kesempatan untuk berpartisipasi untuk menyumbangkan saran dalam setiap pertemuan Tujuan GKM Tujuan GKM antara lain: Mengurangi kesalahan-kesalahan dan meningkatkan kualitas.

8 16 Menggalang kerjasama tim yang lebih efektif. Meningkatkan motivasi karyawan. Meningkatkan keterlibatan dalam pekerjaan. Meningkatkan kemampuan memecahkan masalah. Menanamkan kesadaran akan pencegahan masalah. Meningkatkan komunikasi dalam kelompok organisasi. Menciptakan hubungan atasan bawahan lebih harmonis. Meningkatkan anggota dan mengembangkan kepemimpinan. Menciptakan kesadaran akan keselamatan kerja. Meningkatkan cost reduction (efisiensi biaya) Organisasi GKM Program gugus kendali mutu merupakan sistem yang terintegrasi terdiri atas beberapa bagian: Anggota gugus kendali mutu itu sendiri. Ketua gugus kendali mutu Ketua gugus umumnya juga merangkap sebagai supervisor dalam organisasi, karea mereka telah mampu menjabat sebagai leader dalam tugas sehari-hari. Fasilitator Fasilitator bertanggung jawab untuk melakukan koordinasi dan mengarahkan aktivitas gugus kendali mutu dalam organisasi.

9 17 Biasanya gugus kendali mutu diadakan sekali dalam satu minggu selama satu jam, namun ada kalanya diadakan sekali selama satu sampai dua jam. Biasanya pada gugus pertama dalam oragnisasi, supervisior merupakan juga ketua dari gugus tersebut dan bila semua anggota sudah dapat berdiri sendiri, maka jabatan ketua dapat diserahkan kepada salah satu anggota Langkah Proses GKM Perubahan yang mendasar dari delapan langkah PDCA menjadi tujuh langkah PDCA terletak pada langkah penyusunan rencana dan pelaksanaan perbaikan, yang semula merupakan dua langkah yang terpisah, menjadi satu langkah yang terpadu. Perubahan ini didasari oleh kenyataan bahwa proses kegiatan menyusun rencana tidak dapat dipisahkan dari kegiatan uji coba sebagai upaya mendapatkan alternatif perbaikan yang paling tepat dan maksimal, sehingga target yang ditetapkan pun dapat lebih realistis dan mempunyai landasan yang kuat. Sejalan dengan perubahan itu, maka proses kegiatan di langkah satu, yakni dalam menentukan tema dan judul perlu melakukan analisa yang lebih tajam, agar dapat diperoleh perkiraan sasaran (target) yang ingin dicapai di akhir kegiatan ini. Untuk lebih jelasnya, di bawah ini akan digunakan langkah demi langkah, seluruh proses tujuh langkah PDCA: 1. Langkah I : Menentukan Tema dan Judul A. Penentuan Tema Proses penentuan tema perbaikan, selalu diawali dengan terlebih dulu menelusuri latar belakang permasalahan yang timbul dalam pekerjaan, melalui pengamatan terhadap : 1. Pelaksanaan standar operasi ayng telah ditetapkan sebelumnya.

10 18 2. Pencapaian sasaran departemen atau bagian 3. Keluhan pelanggan 4. Kelanjutan dari kegiatan perbaikan sebelumnya Sudah barang tentu, permasalahan tersebut haruslah yang berada dalam jangkauan kendali GKM yang bersangkutan. Adapun tahapan penentuan tema sebagai berikut : a. Pertama-tama kumpulkanlah data yang sudah tersedia, atau melalui pengamatan di lapangan kemudian buatlah pemilahan agar data mudah untuk diolah atau dianalisa lebih lanjut. b. Lakukanlah analisa terhadap data yang telah dikumpulkan, dengan menggunakan alat bantu yang tepat dan cara pembandingan yang berimbang, sehingga dapat diperoleh prioritas masalah yang harus segera diselesaikan. c. Berikan penjelasan yang menggambarkan alasan pemilahan prioritas masalah tersebut. Sebagai pedoman, dibawah ini adalah hal-hal yang mempengaruhipenentuan prioritas masalah, antara lain : Tingkat kesulitan untuk penanggulangan Berhubungan dengan target atau rencana perusahaan Waktu penyelesaian Hasil yang diharapkan Tingkat pemahaman dan pengetahuan Tingkat kepentingan Kebijakan baru manajemen perusahaan

11 19 d. Bila prioritas masalah sudah diperoleh, maka tema perbaikan sudah dapat ditentukan. Tema perbaikan ini biasanya berupa pernyataan yang menunjuk pada tujuan akhir yang ingin dicapai. Oleh sebab itu, tema biasanya diawali dengan kata kerja. B. Penentuan Judul Pada umumnya, sebuah tema perbaikan mempunyai cakupan yang cukup luas, sehingga agak sulit untuk diambil tindakan lebih lanjut terhadap masalah yang diprioritaskan tersebut, contohnya : tema berbunyi Menurunkan Afkir Label Pada Produk Keterolac 30 Mg di Mesin Axus, bagaimana akan mengambil tindakan apabila kita tidak tahu berapa jumlah dan jenis cacatnya. Oleh sebab itu diperlukan pemilahan lebih lanjut dari prioritas masalah tersebut, agar diperoleh persoalan yang spesifik yang harus diperbaiki, dan tidak perlu direpotkan oleh berbagai hal yang sebetulnya tidak perlu diperbaiki. Melalui pemilahan terhadap prioritas masalah inilah akan ditemukan persoalan spesifik yang benar-benar harus ditangani segera, dengan suatu sasaran atau target perbaikan yang ingin dicapai. Sasaran atau target inilah yang disebut dengan judul. Yakni kalimat tertulis yang mengungkapkan upaya untuk mengurangi, menekan, meniadakan penyimpangan yang terjadi. Oleh sebab itu, judul haruslah mengadung dua unsur pokok yang akan menentukan arah perbaikan, yakni: Hasil yang direncanakan untuk dicapai Batas waktu yang diperlukan untuk keseluruhan proses perbaikan.

12 20 2. Langkah II : Menganalisa Penyebab Kegitan pada langkah ini adalah mencari faktor-faktor yang diduga dapat menjadi penyebab timbulnya persoalan, sesuai dengan judul yang telah ditetapkan di langkah pertama sebelumya, penelusuran penyebab biasanya menggunakan alat bantu fishbone diagram, tujuan digunakan fishbone adalah dapat memperoleh gambaran yang menyeluruh dari suatu susunan hubungan sebab akibat. Meskipun demikian, bila hubungan antara sebab dan akibat cukup kompleks dan satu sama lain berkaitan sangat erat, maka dimungkinkan untuk menggunakan salah satu alat bantu dari seven tools, yaitu relation diagram. Penggunaan alat-alat bantu tersebut akan memberikan manfaat yang maksimal bila didukung oleh sarana yang memadai yakni adanya dinamika brainstorming (sumbang saran). Dalam hal ini, keterlibatan aktif semua anggota kelompok (GKM) dalam proses ber-sumbang saran akan menghasilkan banyak ide-ide penyebab, sehingga mampu mempertajam analisa dan mengungkap penyebab yang sebenarnya. Teknik brainstorming memang sangat efektif untuk mengumpulkan dan mengembangkan ide sebanyak-banyaknya, sehingga sangat bermanfaat untuk memaksimalkan alat bantu fishbone diagram maupun relation diagram. Meski demikian hal ini belumlah cukup, karena dalam praktek ber-sumbang saran, seringkali tidak terhindari adanya anggota kelompok yang dominan di dalam menyampaikan ide, sementara anggota yang lain mungkin sangat pasif, bahkan mungkin ada juga yang menentang ide orang lain, dan sebagainya. Di samping itu, bila kita melihat lagi tujuan semula melakukan proses sumbang saran adalah untuk mencari penyebab-penyebab yang menyebabkan permasalahan ada.. Itulah sebabnya agar

13 21 kegiatan kelompok di langkah dua ini berhasil dengan baik, maka GKM harus dapat memaksimalkan keterlibatan dan kreatifitas semua anggota kelompok dalam menjalankan brainstorming, serta memudahkan untuk memperoleh kesimpulan bersama. 3. Langkah III : Menentukan Penyebab Dominan Setelah beberapa sebab yang mengakibatkan permasalahan itu diketemukan, maka anggota kelompok GKM menentukan penyebab yang pada akhirnya akan menghasilkan suatu kesimpulan berupa hipotesa yang disepakati bersama, yakni dipilihnya beberapa penyebab yang dianggap dominan dengan menggunakan diagram pareto maupun diagram sebab akibat. 4. Langkah IV : Membuat Rencana dan Melaksanakan Perbaikan Dari penyebab-penyebab dominan yang telah diketahui, maka kegiatan GKM selanjutnya adalah menentukan alternatif-alternatif rencana tindakan perbaikan. Setelah alternatif-alternatif rencana tindakan perbaikan dibuat, maka tindakan perbaikan itu akan dicoba untuk diimplementasikan. 5. Langkah V : Meneliti Hasil Pada langkah ini, kita berusaha mengetahui sejauh mana pelaksanaan perbaikan ini memberikan hasil? Atau tercapaikah tujuan akhirnya? Satu hal yang membedakannya dengan kegiatan pengamatan hasil uji coba pada langkah sebelumnya, ialah dalam hal tenggang waktu. Hal ini dibutuhkan waktu yang relatif lebih panjang di langkah lima ini, hal itu secara logika dapat diterima, karena memang berfungsi sebagai penelitian (suatu usaha pemastian yang signifikan). Untuk itu, salah satu syarat utama adalah perlu melihat kembali

14 22 kondisi sebelum ada perbaiakan dan membandingkannya dengan kondisi saat ini (setelah perbaikan). Syarat kedua adalah penggunaan beberapa macam alat bantu untuk memberikan gambaran yang dapat memperjelas perbedaan kondisi tersebut, antara lain dengan menggunakan diagram pareto, diagram balok atau bahkan peta kendali. Di samping itu, setelah meneliti hasil yang diperoleh biasanya juga ditemukan adanya dampak positif yang mungkin tidak diketahui sebelumny, sehingga manfaat yang diperoleh dari perbaikan ini memang menjadi terasa maksimal. Contoh dampak positif misalnya menurunnya biaya perbaikan, karena dilakukannya penurunan frekuensi kerusakan. Contoh yang lain adalh ditemukannya kenyataan bahwa dengan dilakukannya putaran PDCA ini, anggota GKM menjadi lebih terampil dalam menggunakan alat bantu kendali mutu dan lebih berani tampil untuk menyuarakan pendapat. 6. Langkah VI : Membuat Standar Baru Suatu hasil kerja (perbaikan) yang sebagus dan sehebat apa pun akan capat dilupakan orang dan lenyap tanpa bekas, bila tidak dicatat dan dibakukan. Itulah sebabnya, pada akhir suatu perbaikan haruslah diikuti dengan proses pembakuan terhadap hasil yang dicapai. Yang biasa kita sebut dengan membuat standar baru, yang terdiri dari dua hal yaitu: Standar prosedur, yaitu penjabaran prosedur pelaksanaan kerja yang harus diikuti untuk mencegah timbulnya persoalan yang sama. Standar hasil, yaitu unjuk kerja yang dapat dicapai, bila prosedur pelaksanaan tersebut di atas (standar prosedur) dijalankan dengan benar. Pada langkah inilah berlaku istilah pendokumentasian, yaitu pengesahan dan pencatatan tertulis standar baru tersebut,sebagai acuan bagi pekerjaan yang sama

15 23 atau sejenis, dengan demikian standar tersebut bukan lagi milik kelompok atau GKM yang bersangkutan, tetapi bisa diberlakukan dalam lingkup yang lebih luas baik di perusahaan atau instansi lain, di sinilah keterlibatan manajemen diperlukan, karena pengesahan terhadap standar baru akan memiliki kekuatan yang mengikat bila dilakukan oleh jajaran manajemen yang bersangkutan, sehingga standar yang telah tertulis dengan jelas dan sah akan menjadikan: Setiap orang yang berkepentingan, termotivasi untuk mematuhi standar. Setiap orang yang terlibat harus mengerti tujuan serta menyetujui standar. Standar menjadi mudah dipahami dan dipantau. Standar terbuka untuk ditingkatkan. Ada tolok ukur terhadap penyimpangan yang terjadi. Apabila mengacu pada tahapan PDCA, maka pembuatan standar baru merupakan bagian akhir dari suatu rangkaian proyek peningkatan mutu, di lain pihak standar juga berfungsi sebagai langkah awal untuk memasuki dunia baru, karena sejak pengakuan dan pembakuan standar maka pertanda bahwa satu episode cerita sedih telah dilewati dengan happy ending. 7. Langkah VII : Mengumpulkan Data Baru dan Menentukan Rencana Berikutnya Salah satu karakteristik kegiatan GKM yang membedakannya dari kegiatan kelompok-kelompok peningakatan mutu yang lain adalah sifat perbaikannya yang berkelanjutan atau berkesinambungan. Jadi, bila suatu perbaikan telah berhasil dilaksanakan dan membuahkan standar baru, maka pada akhir perbaikan selalu diikuti dengan peninjauan kembali terhadap persoalan-persoalan yang mungkin masih tersisa atau persoalan-persoalan baru yang timbul dan harus segera diatasi.

16 24 Setelah suatu perbaikan dilaksanakan, sudah barang tentu kondisi proses kerja mengalami perubahan. Di samping itu, perubahan bisa saja terjadi disebabkan oleh hal-hal yang lain, seperti misalnya kebijakan baru perusahaan, tuntutan pelanggan, dan lain sebagainya. Perubahan-perubahan tersebut adalah hal yang logis, karena perjalan waktu memang memungkinkan dengan segala sesuatu di atas bumi ini tidak selalu tetap adanya. Oleh sebab itu, sangatlah perlu untuk terlebih dulu memusatkan perhatian pada fakta yang ada, sebelum merencanakan perbaikan lebih lanjut. Dengan demikian, awal kegiatan langkah tujuh ini adalah mengumpulkan data yang menggambarkan fakta yang ada saat ini, barulah berlanjut dengan menetapkan rencana berikutnya. Penetapan langkah tujuh ini sering disebut janji GKM pada manajemen untuk melaksanakan continous improvement. Oleh sebab itu, janji yang baik hendaknya memperlihatkan adanya: Tujuan baru yang ingin dicapai, dalam hal ini berbentuk tema berikutnya. Alokasi sumber daya, yang meliputi: jadwal rencana kegiatan dan SDM yang terlibat. Dengan demikian, SDM yang terlibat dalam rencana tersebut akan terpanggil untuk memenuhi komitmen bersama tersebut, dalam waktu yang tidak terlalu lama. Di samping semua hal tersebut di atas, ada satu hal yang tidak boleh dilupakan adalah kesetiaan untuk secara kontinyu memantau hasil perbaikan yang telah dilaksanakan, dan menjaga agar tidak terjadi penyimpangan atas standar prosedur yang telah ditetapkan pada langkah enam sebelumnya.

17 Management Presentation (Presentasi Manajemen) Pada presentasi manajemen, ketua dan anggota menjelaskan kepada atasannya tentang proyek atau tema gugus kendali mutu, langkah-langkah pemecahan masalah yang digunakan, dan usulan tindakan perbaikan. Mereka mempergunakan grafik yang telah dipersiapkan, pada presentasi ini merupakan partisipasi, komunikasi, dan pengakuan bagi semuanya. Presentasi manajemen disampaikan bila: Proyek atau tema telah diselesaikan. Telah dibuat suatu rekomendasi. Menentukan status pada proyek jangka panjang. Umumnya presentasi manajemen disampaikan setiap tiga bulan, ketua melatih anggotanya pada setiap pertemuan gugus selama beberapa minggu pertama, selanjutnya pelatihan tambahan diberikan sesuai kebutuhan atau sebagai penyegaran Sasaran GKM Sasaran dalam gugus kendali mutu adalah: Menyumbang perbaikan dan pengembangan perusahaan. Menghormati orang sebagai sesama manusia, serta membangun suatu tempat kerja yang aman, nyaman, dan menyenangkan, yang cukup berarti untuk bekerja didalamnya. Memberikan kesempatan seluas-luasnya kepada karyawan untuk menunjukkan dan menerapkan kemampuannya.

18 Tujuh Alat Bantu Pengendalian Kualitas (Seven Tools) Tujuh alat bantu pengendalian kualitas merupakan tujuh alat yang dipakai untuk membantu menganalisis suatu permasalahan. Manfaat tujuh alat pengendalian kualitas adalah untuk mengetahui akar dari suatu permasalahan dan meningkatkan kemampuan perbaikan proses, sehingga diperoleh: a. Peningkatan kemampuan berkompetisi. b. Penurunan cost of quality dan peningkatan fleksibilitas harga. c. Meningkatakan produktivitas sumber daya. Kegunaan dari ketujuh dalam seven tools adalah sebagai berikut: Mengetahui permasalahannya. Mempersempit ruang lingkup permasalahannya. Mencari faktor yang menjadi penyebabnya. Mencegah kesalahan akibatkurang hati-hati. Melihat akibat perbaikan. Mengetahui hasil yang menyimpang atau terpisah dari hasil lainnya. Di bawah ini akan diuraikan tentang ketujuh alat dalam seven tools.

19 Lembar Periksa (Check Sheet) Gambar 2.2 Check Sheet (Sumber :Meriliyn Natasha,2012) Mentalitas yang mendasari TQM antara lain menyebutkan bahwa upaya untuk mengambil tindakan perbaikan/ peningkatan haruslah berlandaskan pada fakta, dan hendaknya berbicara dengan data. Tanpa data yang akurat dan ketidakjelasan fakta hanya akan melahirkan keraguan dan ketidakpastian yang biasanya tercermindalam kata-kata: mungkin...! atau menurut saya...! atau bahkan kira-kira...!, dan seterusnya, sehingga tindakan atau keputusan yang diambil tidak bisa dipertanggungjawabkan validitasnya. Jika pengendalian bergantung pada data maka data tersebut haruslah benar, dan bila kita melihat pada pembahasan tentang mengumpulkan data, dikatakan data bisa dimanfaatkan semaksimal mungkin untuk berbagai tujuan, tetapi terlebih dahulu haruslah memenuhi beberapa persyaratan yang antara lain adalah keharusan data berasal dari fakta dan hendaknya data dikumpulkan dan dicatat dalam sistem tertentu yang memudahkan penggunanya.

20 28 Salah satu alat bantu yang sangat efektif dan efisien untuk pengumpulan data adalah lembar periksa data atau biasa disebut check sheet, yaitu alat bantu yang praktis untuk mengumpulkan dan menyusun data secara otomatis agar data tersebut menjadi sumber informasi bagi tindakan atau pengambilan keputusan lebih lanjut, dan bentuk maupun isinya disesuaikan dengan kebutuhan maupun dengan kondisi kerja yang ada, tetapi harus jelas dan dapat diisi dengan cepat dan mudah, inilah kenapa banyak lembaran pemeriksaan digunakan dalam perusahaan manufaktur maupun jasa Pemisahan Masalah (Stratifikasi) Stratifikasi atau pemilahan adalah suatu upaya mengurai atau memilahmilah sejumlah unsur ke dalam kelompok atau golongan yang lebih kecil atau menjadi unsur-unsur dari persoalan. Tujuannya adalah untuk melihat masalah dan mempersempit ruang lingkup masalah, sehingga dapat ditinjau dari satu segi saja, misalanya dari segi penyebab, waktu, lokasi, bahan baku, organisasi, dan sebagainya. Dasar pengelompokan pada stratifikasi sangat bergantung pada permasalahan yang dihadapi. Demikian pula halnya dengan quality qontrol circle (QCC) atau sering disebut gugus kendali mutu yang sedang berusaha memecahkan suatu permasalahan, haruslah mengawali upayanya dengan memilah terlebih dahulu permasalahan yang ada, agar mudah untuk membuat prioritas masalah yang dipilih untuk diatasi, memilah-milah penyebab yang berpengaruh agar bisa menemukan penyebab sesungguhnya dan seterusnya.

21 29 Dalam praktek sehari-hari, bila pemilahan sekelompok dimaksudkan untuk melakukan analisa lebih lanjut, biasanya stratifikasi digunakan bersama dengan alat-alat bantu lainnya, seperti contohnya: pada saat sekelompok GKM sedang mencoba menelusuri penyebab suatu masalah, maka stratifikasi digunakan secara bersamaan dengan alat bantu fishbone diagram Diagram Pareto Diagram pareto menunjukkan masalah apa yang pertama harus kita pecahkan untuk menghilangkan kerusakan dan memperbaiki operasi. Item cacat yang paling sering muncul ditangani terlebih dahulu kemudian dilanjutkan dengan item cacat tertinggi kedua dan seterusnya. Tujuannya adalah untuk menunjukkan masalah utama, menyatakan perbandingan masing-masing masalah terhadap keseluruhan dan menunjukkan tingkat perbaikan atau diagram ini digunakan untuk mengklasifikasikan masalah menurut sebab dan gejalanya. Pada diagram pareto ini masalah didiagramkan menurut prioritas atau tingkat kepentingannya, dengan menggunakan formal grafik batang, dimana 100% menunjukkan kerugian total. Prinsip yang mendasari diagram ini adalah aturan yang menyatakan bahwa 80% of the trouble comes from 20% of the problems. Contoh diagram pareto dapat dilihat pada gambar di bawah ini.

22 30 Gambar 2.3 Diagram Pareto (Sumber :Meriliyn Natasha,2012) Diagram Sebab Akibat Kegunaan dari diagram sebab akibat adalah untuk menemukan faktorfaktor yang berpengaruh dan yang merupakan sebab pada suatu masalah dengan memperlihatkan lima faktor utama, yaitu: manusia, bahan, metoda, mesin, dan lingkungan. Mutu yang ingin kita perbaiki dan kendalikan disebut karakteristik mutu. Yang dapat menyebabkan penyebaran disebut faktor. Untuk mengilustrasikan pada sebuah diagram hubungan antara sebab dan akibat, kita ingin mengetahui sebab dan akibat dalam bentuk yang nyata. Oleh karenanya, akibat adalah karakteristik mutu dan sebab adalah faktor. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar di bawah ini:

23 31 Gambar 2.4 Diagram Sebab-Akibat (Sumber :Meriliyn Natasha,2012) Dalam diagram sebab akibat, faktor merupakan penyebab terjadinya cacat, sementara karakteristik mutu merupakan akibat. Pada umumnya, faktor harus ditulis lebih rinci untuk membuat diagram menjadi bermanfaat. Bagaimana Menggunakan Diagram Sebab Akibat Terdapat beberapa cara menggunakan diagram sebab akibat, tetapi yang paling utama adalah : Membuat diagram sebab akibat merupakan pendidikan diri sendiri, yang dimaksud adalah dapatkan ide dari sebanyak mungkin waktu membuat diagram sebab akibat, konsultasi dengan banyak orang lain berarti menyajikan pengalaman dan teknik seseorang, bahkan orang yang belum mengetahui secara mendalam mengenai pekerjaannya dapat belajar banyak dari pembuatan diagram sebab akibat atau sederhananya belajar sesuatu yang lengkap. a. Diagram sebab akibat sebagai pengarah dalam diskusi, yang dimaksud adalah diskusi akan tidak bermanfaat, apabila pembicara menyimpang dari topiknya.

24 32 Diagram sebab akibat berfungsi sebagai fokus diskusi, sehingga setiap orang akan tahu topiknya dan seberapa jauh diskusi telah melangkah. b. Penyebab harus dicari secara efektif dan hasilnya ditulis dalam bentuk diagram, yang dimaksud adalah bila faktor yang besar belum ditulis dalam diagram, maka pastikan menulis kedalamnya. c. Data dikumpulkan dengan diagram sebab akibat, yang dimaksud adalah ketika perubahan terjadi pada mutu, maka perlu di tentukan pencegahan kerusakan. Dalam kasus ini, carilah penyebab keseluruhannya dan jika penyebabnya telah ditemukan, maka segera periksa dan catat dalam diagram sebab akibat. Dengan cara ini kita dapat mendeteksi penyebab yang benar yang dapat mengarahkan kita untuk mengambil tindakan yang tepat. d. Diagram sebab akibat menunjukkan teknologi, yang dimaksud adalah diagram sebab akibat dapat dibuat secara lengkap bila pembuatnya mengetahui banyak tentang proses produksi. Semakin tinggi tingkat teknologi pekerja, semakin baik pula diagram sebab akibat dibuat. Diagram sebab akibat digunakan untuk segala permasalahan, yang dimaksud adalah diagram sebab akibat dibuat tidak hanya dalam hal mutu tetapi juga untuk kuantitas, jumlah bahan, dan keselamatan Grafik Grafik merupakan data yang dinyatakan dalam bentuk gambar yang bertujuan untuk memberikan kemudahan dalam membaca data, menjelaskan data dengan cepat atau dalam membandingkan satu data dengan data yang lain yang berhubungan dapat dipaparkan dengan jelas dan mudah. Grafik dibagi sesuai dengan bentuk dan keperluannya.

25 33 Bentuk grafik yang sering digunakan adalah: o Grafik garis (garis putus, grafik garis kurva) o Grafik batang o Grafik lingkaran (grafik pie) o Grafik sabuk o Grafik radar o Grafik gabungan batang dan garis o Grafik gabungan batang dan sabuk Hal-hal pokok yang diperhatikan dalam pembuatan grafik adalah : Harus jelas sasarannya (menghindari kesalahan pengumpulan data) Cara menyajikan data ke dalam grafik (mengurangi salah pengertian dalam membaca/ menafsirkan) Pemilihan grafik (menghindari efek samping yang merugikan dari suatu grafik) Penulisan judul dan keterangan-keterangan (menghindari kebingungan dan untuk menambah daya tarik) Bentuk dan warna (mengurangi kebingungan membaca) Awali dengan draft (mengurangi komposisi gambar yang tidak serasi) Gambarlah dengan benar

26 34 Gambar 2.5 Grafik Gabungan Batang dan Garis (Sumber :Meriliyn Natasha,2012) Waktu dan jadwal merupakan salah satu sasaran utama proyek. Keterlambatan akan mengakibatkan berbagai bentuk kerugian, misalnya penambahan biaya, kehilangan kesempatan produk memasuki pasar, dan lain lain. Pengelolaan waktu meliputi perencanaan, penyusunan, dan pengendalian jadwal.