PEDOMAN PELAYANAN KEUANGAN RSIA KENARI GRAHA MEDIKA

Transkripsi

1 PEDOMAN PELAYANAN KEUANGAN RSIA KENARI GRAHA MEDIKA 207

2 DAFTAR ISI Kata Pengantar Daftar Isi BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang B. Tujuan Pedoman C. Ruang Lingkup Pelayanan D. Batasan Operasional E. Landasan Hukum BAB II STANDART KETENAGAAN A. Klasifikasi Sumber Daya Manusia B. Distribusi Ketenagaan C. Pengaturan Jaga BAB III STANDAR FASILITAS A. Denah Ruangan B. Standar Fasilitas BAB IV TATA LAKSANA PELAYANAN BAB V LOGISTIK BAB IV KESELAMATAN PASIEN BAB VII KESELAMATAN KERJA BAB VIII PENGENDALIAN MUTU BAB IX PENUTUP

3 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Dalam rangka operasional institusi, salah satu bagian yang pasti ada adalah bagian keuangan. Hal ini untuk mendukung institusi agar pelayanan dapat berjalan dengan baik. Oleh sebab itu, agar pelayanan keuangan dapat berjalan dengan baik maka harus ada pedoman pelayanan keuangan sehingga pelayanan di bagian keuangan mempunyai standar yang dapat dijadikan pedoman. B.Tujuan Pedoman a. Tujuan Umum Tujuan pedoman ini adalah agar pelayanan di bagian keuangan mempunyai standar sehingga tercapai mutu dan keselamatan pasien b. Tujuan Khusus Sebagai panduan untuk meminimalisisasi kemungkinan terjadinya kesalahan hitung / selisih. Supaya penerimaan uang dari pasien atau sumber lain dapat berjalan dengan baik. Agar tersusun perencanaan & pelaksanaan pembayaran. Administrasi pasien rawat inap dapat berjalan dengan baik, dapat dievaluasi sehingga bagian keuangan mempunyai kontribusi untuk kemajuan RSIA Kenari Graha Medika. C. Ruang Lingkup Pelayanan Ruang lingkup pengelolaan keuangan RSIA Kenari Graha Medika a. Kasir rawat jalan b. Penata rekening c. Ka Ur Piutang d. Ka Ur Kasir e. Ka Ur Keuangan & pajak. f. Ka Ur Akuntansi

4 D. Batasan Operasional Pelayanan bagian Keuangan dilakukan untuk mendukung seluruh aktivitas Rumah Sakit Kenari Graha Medika sehingga semua kegiatan dapat memperoleh hasil yang optimal. Secara garis besar operasional bagian keuangan meliputi Penerimaan Uang dari pasien dan penerimaan yang lain,pembayaran untuk Rekanan atau operasional Rumah Sakit, Bagian Administrasi Rawat inap dan bagian administrasi penagihan. Adapun fungsi fungsi tersebut dapat diterangkan sebagai berikut: a) Ka Ur Kasir: Bagian ini bertugas memastikan bahwa tugas tugas pelayanan kasir rawat jalan, kasir rawat inap dan administrasi rawat inap dapat berjalan dengan baik. b) Kasir : Kasir bertugas memasukkan semua data biaya rawat jalan, memastikan bahwa semua data yang dientry benar dan menerima uang dari pasien yang telah menerima pelayanan tersebut. c) Ka Ur Piutang: Bagian ini bertugas menyusun berkas tagihan untuk dikirim kepada perusahaan rekanan RSIA Kenari Graha Medika, memastikan semua tagihan tertagih dan memelihara data piutang. d) Penata Rekening : Penata rekening bertugas entry data semua biaya selama pasien dirawat di RSIA Kenari Graha Medika, menginformasikan biaya kepada pasien/keluarga pasien dan meminta keluarga pasien untuk membayar biaya tersebut ke kasir. e) Ka Ur Keuangan & Pajak: Bagian ini bertugas memberikan laporan faktur jatuh tempo, rincian jasa medis, perhitungan pajak pasal 2 dan PPn kepada kepala bagian untuk dibuat rencana pembayaran.

5 f) Ka Ur Akuntansi Bagian akuntansi bertugas menginput transaksi pengeluaran kas & bank, menyusun laporan keuangan Neraca, Laporan Laba Rugi, & laporan arus kas. E. Landasan Hukum a. UU No. 23 tahun 992 tentang Kesehatan. b. UU No. 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit. c. Keputusan Mentri Kesehatan RI no 56/Menkes/SK/I2003 tentang pedoman Akuntansi Rumah Sakit. d. Keputusan Mentri Kesehatan no 29 tahun 2008 Tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit.

6 BAB II STANDART KETENAGAAN A. Klasifikasi Sumber Daya Manusia. Jenis tenaga kerja yang ada di unit Keuangan yaitu : No Nama Jabatan Pendidikan. Kepala Bagian S Akuntansi Badriyah, SPd Sertifik asi Jumlah Kebutuhan 2. Ka Ur Kasir Lisa Noer Hilmawaty D3 Akuntansi 3. Ka Ur Piutang Irma Safitri D3 Management D3 Administrasi D3 Ekonomi akuntasi 4. Ka Ur Keuangan & Pajak Nina Sarminah D3 Management D3 Administrasi D3 Ekonomi akuntasi 5. Penata Rekening Evi Maryanti D3 Management D3 Administrasi D3 Ekonomi Akuntansi 6. Kasir RSIA KGM Nurhasanah Umul Fadilah Widi April Milli Rodiah SMK Ekonomi akuntasi 4

7 B. DISTRIBUSI KETENAGAAN a. Kepala Bagian Kabag Nama Jabatan Kualifikasi Waktu Kerja Jumlah SDM Keuangan Keterangan : 6 hari kerja Formal&Informal Strata Senin Jum at : Sabtu : b. Ka Ur Kasir Nama Jabatan Kualifikasi Waktu Kerja Jumlah SDM Formal&Informal Bendahara Diploma 3 Senin Jum at : Sabtu : Keterangan : 6 hari kerja c. Ka Ur Piutang Bagian Nama Jabatan Kualifikasi Waktu Kerja Jumlah SDM Penagihan Keterangan : 6 hari kerja Formal&Informal Diploma 3 Senin Jum at : Sabtu : d. Ka Ur Keuangan & Pajak Ka Ur Nama Jabatan Kualifikasi Waktu Kerja Jumlah SDM Keuangan & Pajak Keterangan : 6 hari kerja Formal&Informal Diploma 3 Senin Jum at : Sabtu :

8 e. Penata Rekening Penata Nama Jabatan Kualifikasi Waktu Kerja Jumlah SDM Rekening Keterangan : 6 hari kerja Formal&Informal Diploma 3 Senin Jum at : Sabtu : f. Kasir Kasir Nama Jabatan Kualifikasi Waktu Kerja Jumlah SDM Formal&Informal Sekolah Menengah Atas Sift : Sift 2 : Sift 3 : Keterangan : 6 hari kerja C. Pengaturan Jaga Pengaturan jaga di bagian keuangan yaitu untuk semua tenaga kerja keuangan tidak dikenakan shift kecuali kasir, dikenakan tiga shift, masing-masing shift kasir satu orang. Jadwal kasir 6 hari kerja yaitu 2 hari shift, 2 hari shift 2 dan 2 hari shift 3.

9 BAB III STANDART FASILITAS A. DENAH RUANGAN. Denah ruangan kasir Rawat Jalan 2. Denah ruangan penata rekening. 3. Denah ruangan kantor keuangan B. STANDAR FASILITAS a. Sarana Prasarana Kasir Rawat Jalan No Nama Barang Jumlah. Meja dengan 2 laci terkunci 2. Kursi 3. CPU 4. Monitor 5. Keyboard 6. Kalkulator 7. Brankas 8. Lemari 9. Printer 0. Box file 3. Keranjang ATK 2. Keranjang sampah plastik 3. UPS 4. Mesin EDC BCA 5. Mesin EDC Permata 6. Mesin Ad Medika 7. Mesin NTT Data Asuransi Sinar Mas 8. Detector uang palsu 9. Mikropone 20. Mesin antrian 2. Pesawat Telepon 22. Stempel RSIA KGM

10 23. Stempel Lunas 24. Staples 25. Bantalan Stempel 26. Stempel Apotek Medika Farma 27. Buku Tarif RSIA KGM b. Sarana Prasarana Penata Rekening NO NAMA BARANG JUMLAH. CPU 2. Monitor 3. Keyboard & mouse 4. Printer 5. Kalkulator 6. Meja 7. Kursi 8. Buku Tarif RSIA KGM 9. Box File 2 0. Pesawat Telepon c. Sarana Prasaran Kantor Keuangan NO NAMA BARANG JUMLAH. Meja lebar 2. Meja office 3. Kursi roda putar 4 4. Kursi bulat 2 5. Tempat sampah 3 6. CPU 5 7. Monitor 5 8. Keyboard & mouse 5 9. Printer 2 0. Pesawat telepon 2. Rak besi 4

11 2. Lemari arsip 3. Rak meja susun 2 4. Box file 9 5. Mesin hitung uang 6. Container plastik 7. Kulkas 8. Dispenser 9. Sofa 20. Kalkulator 5 2. Rak Sepatu 22. Jam dinding 23. Meja kaca 24. Gunting 3

12 BAB IV TATA LAKSANA PELAYANANAN A. Sistem Penerimaan Sistem penerimaan dibagi menjadi penerimaan layanan rawat jalan dan layanan rawat inap. Untuk penerimaan rawat jalan, maka setiap kasir melaporkan kepada bendahara dengan melampirkan seluruh slip layanan, kuitansi, dan rekap yng dicetak dari SIMRS. Untuk penerimaan layanan rawat inap, maka setiap kasir melaporkan ke bendahara dengan melampirkan copy kuitansi & perincian billing rawat inap pasien. B. Sistem Pembayaran RSIA Kenari Graha Medika berusaha membuat system pembayaran yang dapat mengontrol semua pembayaran dengan baik. Secara garis besar, system pembayaran dibagi menjadi 2, pembayaran biaya-biaya tetap dan biaya-biaya tidak tetap. Yang termasuk biaya-biaya tetap adalah :. Gaji tetap pegawai 2. BPJS Kesehatan & ketenagakerjaan 3. Retribusi sampah ke Dinas pertamanan & Kebersihan 4. Iuran Sampah RW setempat 5. Pemeliharaan SIMRS dan lift. Yang termasuk biaya-biaya tidak tetap adalah :. Pembayaran ke rekanan 2. Jasa medis dokter 3. Belanja dapur / gizi 4. Pajak 5. Listrik & telepon 6. Uang transport, lembur & jasa pelayanan pegawai 7. Pendidikan latihan 8. Transport, BBM 9. Cicilan pinjaman 0. Pemeliharaan peralatan, perabotan, computer & kendaraan.

13 . Pembelian lain-lain. Pembayaran terhadap pos-pos pembayaran di atas dilakukan dengan koordinasi dengan wadir keuangan. Setiap pembayaran harus disetujui oleh kepala bagian masing-masing dan harus disetujui oleh wadir keuangan dan setiap pembayaran harus ada bukti pembayaraannya berupa nota, kuitansi, atau lembar pengeluaran internal. C. Sistem Administrasi Rawat Inap RSIA Kenari Graha Medika berusaha memberikan pelayanan terhadap setiap pasien yang sedang menjalani rawat inap yaitu dengan memberikan informasi biaya rawat inap. Setiap hari bagian penata rekening mengferifikasi data layanan pasien yang sudah diinput oleh unit-unit layanan. Jika status pasien adalan pasien umum, maka data tersebut diinformasikan ke pasien/keluarga pasien dan keluarga pasien diminta untuk membayar/titip biaya ke kasir sehingga saat pasien keluar/pulang rawat inap semua biaya sudah dilunasi. Jika status pasien adalan pasien jaminan, sebelum pasien keluar / pulang rawat inap, total biaya rawat inap diinformasikan ke penjamin oleh penata rekening melalui bagian pendaftaran. Jika penjamin tidak menjamin seluruh biaya rawat, maka pasien / keluarga harus membayar biaya yang tidak dijamin tersebut. D. Administrasi Penagihan RSIA Kenari Graha Medika membuat system administrasi tagihan supaya semua transaksi pasien jaminan dapat tertagih sesuai dengan layanan yang diterima pasien dan pembayaran atas tagian yang dikirim sesuai dengan jadwalnya sehingga rencana pembayaran dapat berjalan sesuai agenda. Pembentukan tagihan RSIA Kenari Graha Medika ditutup setiap pertengahan dan akhri bulan, kecuali layanan kepada karyawan dan keluarga PT SRI ditutup setiap hari minggu.

14 BAB V LOGISTIK A. Logistik kasir NO. NAMA BARANG. Kertas ply(2) 9½ x 2. Pulpen tinta hitam 3. Isi staples 4. Tinta stempel 5. Materai 6. Pita printer 7. Paper klip 8. Trigonal klip 9. Tissu 0. Buku Folio. Buku kas B. Logistik Penata Rekening. Kertas ply(2) 9½ x 2. Pulpen tinta hitam 3. Isi staples 4. Binder clip 5. Trigonal clip 6. Pita printer 7. Tissu C. Logistik Kantor Keuangan. Kertas ply(2) 9½ x 2. Isi Staples 3. Kertas buram F4 4. Kertas HVS A4

15 5. Kertas HFS F4 6. Trigonal clip 7. Binder clip 8. Amplip coklat F4 9. Amplop coklat A3 0. Amplop coklat 27 x 2. Amplop 0 x Amplop 95 x Pulpen tinta hitam 4. Pulpen tinta merah 5. Spidol permanent 6. Materai 7. Tinta Printer 8. Pita printer 9. Tissu 20. Post it 2. Isolasi bening kecil 22. Isolasi bening besar 23. Doble Tip 24. Lem Stik 25. Tinta stempel

16 BAB VI KESELAMATAN PASIEN Bagian keuangan tidak berkaitan secara langsung dengan keselamatan pasien. Bagian keuangan berusaha melaksanakan tugas sesuai dengan prosedur sehingga tidak terjadi kesalahan dalam entry data biaya pasien, memberikan informasi biaya dan meminta pasien untuk membayar biaya perawatan. Petugas bagian keuangan memastikan bahwa identifikasi pasien : Nama Pasien, No Rekam Medis, No. Registrasi, alamat & tanggal lahir pasien telah benar sehingga tidak terjadi kesalahan yang mengakibatkan kerugian baik pada pasien maupun Rumah Sakit.

17 BAB VII KESELAMATAN KERJA Beberapa hal yang dilakukan petugas bagian keuangan berkaitan dengan keselamatan kerja : - Memakai masker jika kondisi sedang kurang sehat. - Cuci tangan setelah menghitung uang

18 BAB VIII PENGENDALIAN MUTU Pengendalian mutu diperlukan di unit keuangan untuk mengetahui pencapaian target kinerja dan untuk mengevaluasi sehingga ada perbaikan dalam pelayanan di Unit keuangan. Pengendalian mutu di Unit Keuangan adalah :. Ketepatan pengiriman berkas tagihan ( maximal setiap tanggal 5 dan tanggal 20 ) 2. Pembayaran klaim penagihan 00% 3. Tidak adanya transaksi yang lolos baik rawat jalan maupun rawat inap. 4. Pembayaran kepada pihak ketiga sesuai jadwal ( gaji karyawan tanggal 25, Jasa medis dokter tanggal 5, supplier sesuai jatuh tempo faktur ). 5. Tidak adanya complain kesalahan tarif biaya rawat inap.

19 BAB IX PENUTUP Demikian pedoman pelayanan bagian keuangan ini disusun untuk dapat dipergunakan sebagai pedoman dalam menjalankan tugas profesi dengan baik dan benar sesuai dengan ketentuan standar pelayanan keuangan sehingga pelayanan kesehatan prima di RSIA KGM dapat tercapai. Pedoman pelayanan keuangan ini disusun dengan asumsi bahwa semua penerimaan dan pembayaran dapat dikontrol dengan baik sehinnga hasil optimal yang diinginkan datap tercapai. Demikianlah pedoman pelayanan bagian keuangan RSIA KGM ini. Buku pedoman ini setiap saat dapat diperbaiki sesuai kebutuhan dan perkembangan di RSIA KGM. Semoga dengan terbitnya buku ini dapat bermanfaat bagi kita semua Cileungsi, 206 Direktur Dr Titi Setyorini,MARS.

20 Lampiran I. Denah ruangan kasir LOKET LOKET II MEJA Loket Penyerahan slip dan nota obat BRANKAS LEMARI ARSIP RUANG SHALAT Denah Ruangan Penata Rekening NURSE STATION Meja Perawat Wastafel Lampiran III Meja Kerja Penata Rekening Lampiran II Meja Dokter Visit

21 Denah Ruangan Kantor Keuangan TOILET Dispenser Kulkas Rak Sepatu Pembayaran Bendahara RAK FILE RAK RAK FILE FILE Kabag.Keuangan Penagihan RAK FILE Meja Printer Wadir Direktur Lemari File