BAB 3 Objek Penelitian

Transkripsi

1 BAB 3 Objek Penelitian 3.1 Sejarah Singkat Perusahaan Harian Indonesia, pertama kali terbit pada tanggal 12 September 1966, dikelola oleh Yayasan Indonesia Pers (YIP). Pada tahun 2000, pengelolaan, Harian Indonesia diambil alih oleh PT. Emas Indonesia Duaribu. Kemudian pada tahun 2004 akhir, PT Emas Indonesia Duaribu diakuisisi oleh PT Abdi Bangsa Tbk (Mahaka Media). Sejak 1 Desember 2006, Harian Indonesia bekerja sama dengan sebuah Perusahaan koran berbahasa Mandarin di Malaysia yaitu Sin Chew. Dengan sinergi seperti itu, diharapkan Harian Indonesia tidak hanya mengakar di Indonesia, tapi juga di kawasan regional, terutama Asean. Profil Perusahaan : Nama : PT. SINCHEW INDONESIA Alamat : Jl. Gajahmada No.96-97, Jakarta Barat, Telpon : (021) Website : Visi : Menjadi sarana informasi, referensi dan inspirasi yang kaya akan ragam konten lokal, nasional maupun internasional. Misi : Menjadi koran berbahasa Mandarin terdepan di Indonesia. 3.2 Bidang Usaha Hingga saat ini Harian Indonesia dengan oplah sebanyak per hari, masih merupakan koran berbahasa Mandarin terbesar di Indonesia. Peta sebaran koran Harian Indonesia : Jabotabek 43%, Jawa Barat 14%, Jawa Timur 10%, Sumatera Utara 7%, Jawa Tengah 7%, Riau/Batam 5%, Sumatera Selatan 5%, Lampung 3%, Kalimantan 3%, Sulawesi 3%. Kehadiran koran berbahasa Mandarin ini dianggap penting karena diperkirakan lebih dari 12 juta orang Warga Negara Indonesia keturunan Tionghoa dan masih menggunakan Bahasa Mandarin sebagai alat komunikasi sehari-hari. Memasang iklan di Harian Indonesia dianggap sangat efektif. Iklan property, perbankan dan travel sangat dominan, karena sekitar 40 persen pelanggan Harian Indonesia dari kalangan pengusaha dan pedagang. Mereka sangat membutuhkan informasi dunia bisnis dan tempat liburan.

2 3.3 Produk-Produk Berikut ini adalah produk-produk yang dijual oleh PT. Sinchew Indonesia : 1. Koran Mandarin, koran regular yang terbit hari Senin hingga Sabtu. Berisi informasi dunia kesehatan, pendidikan dan tempat-tempat wisata. 2. Majalah HI-YOUNG Mandarin, terbit setiap hari Minggu untuk kalangan muda-mudi usia tahun. Berisi liputan yang sedang trend dikalangan anak muda. 3. Kolom iklan koran, iklan property, perbankan, hotel dan restoran sangat dominan. Selain itu, ada bidang lain seperti perjalanan wisata, maskapai penerbangan, dan komunikasi. 3.4 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas Struktur Organisasi Dalam suatu organisasi sangat diperlukan struktur organisasi dalam usaha menjaga kelancaran dan mencapai tujuan perusahaan. Struktur organisasi dibentuk dengan tujuan agar setiap anggota dapat bekerja secara efektif dan efisien. Berikut ini adalah struktur organisasi PT. Sinchew Indonesia :

3

4 3.4.2 Uraian Tugas PT. Sinchew Indonesia, memiliki staff yang mempunyai kedudukan serta tanggung jawab yang berbeda-beda. Berikut ini akan dijabarkan kewajibannya masing-masing antara lain : 1. Pemegang Saham a. Merupakan pemegang saham dalam perusahaan. b. Mempunyai wewenang dalam operasi perusahaan. c. Mengawasi pekerjaan yang dilaksanakan untuk kelangsungan hidup perusahaan dan menilai hasil kerja direktur. d. Memberikan modal tambahan untuk perusahaan. e. Menerima laporan mengenai kinerja perusahaan. 2. Direktur (CEO) a. Mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab kepada tiap manajer. b. Menetapkan rencana kerja dan mengawasi pelaksanaan kerja secara keseluruhan. c. Menjaga kelancaran organisasi untuk jangka panjang. d. Mempertanggung jawabkan keseluruhan pengambilan keputusan. e. Menjalankan fungsi manajemen, yaitu merencanakan, mengorganisir, mengarahkan, dan mengawasi agar tujuan perusahaan dapat tercapai baik jangka panjang maupun jangka pendek. f. Memeriksa dan menyetujui rencana program kerja dan anggaran perusahaan secara keseluruhan. g. Mengadakan evaluasi terhadap kinerja perusahaan. h. Bertanggung jawab kepada pemegang saham atas operasi perusahaan. 3. Manajer Personalia & General Affair a. Mempunyai tugas dalam perekrutan karyawan. b. Mempunyai tugas untuk menyeleksi setiap pelamar. c. Bertanggung jawab atas permasalahan yang terjadi dilingkungan karyawan. 4. Staff Operator a. Menerima semua panggilan telepon masuk. b. Menerima dan mengawasi setiap tamu yang datang ke kantor.

5 c. Bertanggung jawab atas keamanan didalam kantor.

6 5. Staff TI a. Menunjang kelancaran aktivitas perusahaan dan bertanggung jawab atas segala sistem informasi perusahaan yang berhubungan dengan software, hardware, maupun aplikasi lainnya. b. Memonitor dan mengontrol sistem keamanan TI dalam perusahaan telah berjalan dengan baik dan sesuai dengan prosedur yang berlaku dalam perusahaan. c. Menangani semua masalah yang terjadi dalam sistem TI internal perusahaan. 6. Manajer Keuangan dan Akuntansi a. Menyusun strategi yang tepat dalam mengatur pengeluaran dana perusahaan, agar dana yang dikeluarkan menjadi efisien. b. Mengatur penyimpanan data dan menjaga kerahasian data keuangan perusahaan. c. Menyiapkan dan melakukan pembayaran kepada supplier. d. Melakukan pembayaran gaji personil perusahaan secara rutin. e. Memastikan bahwa pencatatan benar dengan menyesuaikan dengan dokumen-dokumen yang ada. 7. Staff Keuangan dan Akuntansi a. Mengawasi dan mencatat setiap transaksi yang tercatat agar tidak terjadi kesalahan pencatatan. b. Melakukan pencatatan atas transaksi yang terjadi. c. Menyusun dan membuat laporan keuangan dan laporan pajak perusahaan. d. Memeriksa kebenaran dan keabsahan bukti dokumen yang di terima. 8. Kolektor a. Menagih pembayaran yang sudah jatuh tempo. b. Menyetorkan uang ke rekening perusahaan. c. Memberikan bukti penerimaan kas ke kasir. 9. Kasir a. Memeriksa bukti penerimaan kas yang diterima dari kolektor. b. Melaporkan dan menyerahkan bukti penerimaan kas ke staff keuangan dan akuntansi.

7 10. Manajer Sirkulasi & Distribusi a. Memastikan proses distribusi selesai sesuai dengan waktu yang ditetapkan. b. Memastikan tidak ada kesalahan dalam pendistribusian koran. c. Memeriksa dan menandatangani surat perintah kerja (SPK) dan faktur kirim (FK). d. Mengatur jumlah eksemplar koran yang akan dicetak. e. Menyusun rencana serta program kegiatan distribusi dan mengkoordinir seluruh kegiatan sirkulasi & distribusi sehingga dapat meningkatkan profitabilitas perusahaan. 11. Staff Sirkulasi a. Mencatat data dan pesanan. b. Membuat dan mengirim fax surat perintah kerja (SPK) ke percetakan. c. Membuat dan memberikan faktur kirim (FK) ke petugas pengepakan. d. Meng-input dan mengupdate tiap agen koran. 12. Petugas Pengepakan, bertugas melakukan pengepakan koran sesuai dengan faktur kirim (FK). 13. Kurir, bertugas mengantarkan koran. 14. Supir, bertugas mengantar kurir dan koran menggunakan kendaraan milik perusahaan. 15. Staff Marketing a. Mencapai dan meningkatkan omset pendapatan perusahaan. b. Melakukan penawaran harga dan follow up. c. Memberikan laporan secara rutin kepada direktur mengenai hasil penjualan dan hasil follow up. d. Membuat rencana kerja untuk dipresentasikan ke direktur. e. Merekrut sebanyak mungkin agen koran dan klien pemasangan iklan koran. 16. Manajer Redaksi a. Bertanggung jawab atas penerbitan berita. b. Menetapkan kebijakan dan mengawasi seluruh kegiatan redaksional.

8 c. Bertanggung jawab terhadap mekanisme dan aktivitas redaksi seharihari.

9 17. Redaksi a. Membuat artikel dan informasi menarik. b. Memuat berbagai berita dari dalam maupun luar negeri. 3.5 Prosedur Kerja Perusahaan Flowchart Siklus Penjualan Kredit dan Piutang Usaha Flowchart siklus penjualan kredit dan piutang usaha pada PT. Sinchew Indonesia terdapat di Lampiran 1 (L1) Prosedur Siklus Penjualan Kredit dan Piutang Usaha Berikut adalah urutan prosedur siklus penjualan kredit dan piutang usaha pada PT. Sinchew Indonesia yang dijelaskan dalam tabel dibawah ini.

10 Tabel Prosedur Siklus Penjualan Kredit dan Piutang Usaha Dilakukan Tindakan Oleh Agen Koran 1. Menghubungi perusahaan jika ada perubahan dalam jumlah langganan koran. Staff Operator 2. Menerima panggilan telepon masuk dan menghubungkan ke Staff Sirkulasi. Staff Sirkulasi 3. Melakukan perubahan data langganan koran sesuai permintaan Agen Koran. 4. Membuat 2 jenis dokumen, yaitu : Surat Perintah Kerja (SPK) 2 rangkap (SPK 1 untuk perusahaan Percetakan, sedangkan SPK 2 disimpan sebagai arsip perusahaan diurutkan berdasarkan tanggal) dan Faktur Kirim (FK) 2 rangkap (FK 1 berwarna putih untuk Agen Koran, sedangkan FK 2 berwarna merah disimpan sebagai arsip perusahaan diurutkan berdasarkan tanggal) 5. Manajer Sirkulasi memeriksa dan menandatangani Surat Perintah Kerja (SPK) dan Faktur Kirim (FK). 6. Mengirim Surat Perintah Kerja (SPK 1) melalui mesin faximile ke perusahaan Percetakan. 7. Menyerahkan Surat Perintah Kerja 2 rangkap (SPK) dan Faktur Kirim 2 rangkap (FK) kepada Petugas Pengepakan. Petugas Pengepakan Supir & Kurir Agen Koran 8. Pergi ke perusahaan Percetakan, menyerahkan Surat Perintah Kerja (SPK 1) kepada perusahaan Percetakan. 9. Setelah hasil koran yang dicetak diterima, dilakukan pencocokan jumlahnya dengan Surat Perintah Kerja (SPK 2). 10. Melakukan pengepakan sesuai Faktur Kirim (FK). 11. Setelah selesai, menyerahkan koran dan Faktur Kirim 2 rangkap kepada Kurir. 12. Mengantar koran sesuai tujuan dengan tepat waktu. 13. Menerima koran dan Faktur Kirim (FK 1) yang dikirim oleh

11 Supir & Kurir Flowchart Siklus Penerimaan Kas Flowchart siklus penerimaan kas pada PT. Sinchew Indonesia terdapat di Lampiran 2 (L2) Prosedur Siklus Penerimaan Kas Berikut adalah urutan prosedur siklus penerimaan kas pada PT. Sinchew Indonesia yang dijelaskan dalam tabel dibawah ini. Dilakukan Oleh Staff Sirkulasi Kolektor Staff Keuangan & Akuntansi Kolektor Tabel Prosedur Siklus Penerimaan Kas Tindakan 1. Setiap akhir bulan, membuat dokumen Invoice 2 rangkap (Invoice 1 berwarna putih untuk Agen Koran, sedangkan Invoice 2 berwarna merah disimpan sebagai arsip perusahaan diurutkan berdasarkan tanggal). Invoice merupakan tagihan piutang yang telah jatuh tempo kepada Agen Koran selama satu bulan berlangganan koran. Data piutang Agen Koran disimpan dan diambil dari SIPKO Sistem. 2. Menyerahkan Invoice 2 rangkap kepada Kolektor. 3. Menerima Invoice 2 rangkap dari Staff Sirkulasi. 4. Meminta dokumen Kwitansi 5 rangkap yang dibuat oleh Staff Keuangan & Akuntansi. 5. Membuat Kwitansi 5 rangkap sesuai Invoice 2 rangkap yang dibuat oleh Staff Sirkulasi. (Kwitansi 1 berwarna putih untuk Agen Koran, Kwitansi 2 berwarna biru untuk Staff Sirkulasi, Kwitansi 3 berwarna kuning untuk Staff Keuangan, Kwitansi 4 berwarna merah untuk Staff Akuntansi, Kwitansi 5 berwarna hijau untuk kolektor). Kwitansi diberi tanggal pembuatan, ditandatangani dan diberi stempel lunas perusahaan. 6. Menyerahkan dokumen Kwitansi 5 rangkap dan Invoice 2 rangkap kepada Kolektor. 7. Melakukan proses penagihan piutang kepada Agen Koran.

12 Kwitansi ditandatangani oleh Kolektor yang menagih. Kasir Staff Keuangan & Akuntansi Staff Sirkulasi 8. Setelah uang diterima, kemudian menyetorkan uang ke rekening bank milik perusahaan. Dan menyimpan Bukti Setor bank tersebut. 9. Menyerahkan Bukti Setor bank, Invoice 2, dan Kwitansi 2,3,4 kepada Kasir. Kwitansi 5 disimpan sebagai bukti telah melakukan penagihan piutang. 10. Menerima dokumen penagihan dan Bukti Setor bank dari Kolektor. 11. Memeriksa kesesuaian antara dokumen penagihan dengan Bukti Setor bank tersebut. 12. Menyerahkan dokumen penagihan dan Bukti Setor bank kepada Staff Keuangan & Akuntansi. 13. Menerima dokumen penagihan dan Bukti Setor bank dari Kasir. 14. Memeriksa kesesuaian jumlah saldo yang masuk ke rekening bank dengan dokumen penagihan dan Bukti Setor bank. 15. Membuat Jurnal Penerimaan Kas di EKO Sistem. 16. Menyerahkan Invoice 2 dan Kwitansi 2 kepada Staff Sirkulasi. 17. Menerima Invoice 2 dan Kwitansi 2 dari Staff Keuangan & Akuntansi. 18. Meng-update data Agen Koran di SIPKO Sistem.