BAB 4 HAS IL D AN PEMBAHAS AN KEGIATAN OUTSOURCING. Kuisioner yang dibagikann digunakan untuk mengetahui kelemahan dari hasil

Transkripsi

1 76 BAB 4 HAS IL D AN PEMBAHAS AN KEGIATAN OUTSOURCING 4.1 Latar Belakang Pembahasan Dalam mengevaluasi risiko yang dilakukan pada PT. Kartika Airlines, kami telah mengumpulkan dan mengolah data berdasarkan kuisioner yang telah di bagikan kepada Bapak Boyke selaku manager TI dan juga para staf-staf TI dan reservasi lainnya. Kuisioner yang dibagikann digunakan untuk mengetahui kelemahan dari hasil pengevaluasian risiko serta mencari solusi atas risiko-risiko yang terjadi di dalam PT. Kartika Airlines. Kuisioner yang dibuat dengan Manajemen Risiko terdiri dari 3 scenario, yaitu: (1) Amandemen-amandemen kontrak yang berubah sewaktu-waktu, (2) Biaya Transisi dan Manajemen yang tidak diharapkan, (3) Pelanggaran dan Tuntutan Hukum. Beberapa definisi risiko dan metode manajemen risiko mengadopsi sudut pandang ini dengan memperhitungkan konsekuensi negatif dari keputusan bisnis, kecenderungan dan dampak yang terkait. Dalam mengevaluasi risiko outsourcing, kami menggunakan metode manajemen risiko berbasis ISO sebagai acuan kerangka kerja yang terdiri dari 7 hal yaitu: 1. Komunikasi dan konsultasi. PT. kartika Airlines mulai beroperasi pada tahun 2001, tetapi menggunakan jasa outrsourcing dengan PT. Aero Sistem tepatnya pada tahun PT. Kartika Airlines memilih PT. Aero sistem karena dapat mengakomodir semua kebutuhan kartika baik dari sistem reservasi maupun sistem engineering pesawat.

2 77 Tepatnya bulan juni 2009, PT. Kartika Airlines beralih dengan PT. Sqiva karena paket yang ditawarkan dari sqiva lebih murah dibandingkan dengan PT. Aero system dan juga paket ditawarkan lebih lengkap seperti booking, issued ticket, cek in sampai ke report (finance dan accounting). PT. Kartika airlines mulai menjalin kerjasama dengan PT. Sqiva selama 2 tahun. Jika dibandingkan dengan PT. Aero system, paket yang ditawarkan lebih mahal dan pembuatan aplikasi belum selengkap Sqiva tetapi PT. Aero system ini jasanya sudah di pakai oleh perusahaan penerbangan berskala internasional, seperti Garuda dan Lutfhansa. Dari segi biaya terlihat lebih mahal karena PT. Aero system sudah mempunyai reputasi yang baik dan juga paket yang ditawarkan lebih bervariasi. 2. Menetapkan Konteks. Dalam menggunakan jasa outsourcing ini, PT. Sqiva memiliki batasan-batasan dalam menjalankan tugasnya sehingga kebutuhan dari PT. Kartika Airlines dapat terpenuhi, seperti melakukan kewajibannya secara profesional dan tidak merugikan bagi pihak Kartika sehingga kerjasama antara kedua belah pihak dapat berjalan dengan baik. 3. Indentifikasi risiko outsourcing. Terdapat tiga konsekuensi dalam menggunakan jasa ousourcing yaitu: 1. Eskalasi biaya: mengacu pada semua pembengkakan biaya akibat pengerjaan operasi sistem informasi yang berjalan melebihi kontrak awalnya. 2. Penurunan kualitas pelayanan : penurunan layanan mengacu pada semua penurunan dalam tingkat layanan dibandingkan apa yang sudah disepakati pada kontrak. Tiga skenario yang terjadi pada PT Kartika Airlines dengan menggunakan jasa outsourcing adalah : Amandemen kontrak yang berubah sewaktu-waktu, biaya transisi

3 78 dan manajemen yang tidak diharapkan dan perselisihan dan tuntutan hukum. Masingmasing skenario beserta kombinasinya dalam tiga aspek tadi akan diuraikan lebih rinci pada bagian berikut. Skenario I: Amandemen kontrak yang berubah sewaktu-waktu. Likelihood Scenario Consequence Ketidakpastian Amandemen kontrak yang bisa berubah sewaktuwaktu Eskalasi biaya Penurunan layanan Tabel 4.1 Amandemen Kontrak berubah sewaktu-waktu Scenario: Amandemen kontrak yang mahal akibat adanya pendefinisian ulang sebagian atau klausa kontrak. Karena pihak yang terkait dengan kontrak tidak dapat meramalkan semua keadaan yang mungkin terjadi, maka mereka akan mengandalkan pada kontrak yang tidak lengkap dan semua amandemen akan menimbulkan risiko biaya. Likelihood: Peningkatan pada ketidakpastian akan menyebabkan munculnya perilaku oportunistik oleh rekanan ketika klausa kontrak harus diubah untuk mengantisipasi perubahan baru. Skenario II: Biaya Transisi dan Manajemen yang tidak diharapkan. Likelihood Scenario Consequence Ketidakpastian Tingkat pengalam klien terhadap Biaya transisi dan manajemen yang tidak diharapkan Eskalasi biaya Penurunan layanan

4 79 operasi. Tingkat pengalaman hklien terhadap kontrak outsourcing Tabel 4.2 Biaya Transisi dan Manajemen yang tidak diharapkan Scenario: Biaya transisi dan manajemen yang tidak diharapkan mengacu pada tidak terlihatnya dan atau salah perhitungan terhadap biaya tidak langsung. Biaya transisi meliputi biaya setup, biaya instalasi ulang, transfer peralatan dan penyewaan, dan sebagainya. Biaya manajemen meliputi sumber daya yang harus ditempatkan untuk mengelola kontrak Outsourcing. Likelihood: Klien yang kurang berpengalaman dengan operasi dan atau kontrak outsourcing mungkin akan mengahdapi biaya transisi dan manajemen yang tidak diharapkan. Klien juga terlalu meremehkan pentingnya kordinasi aktivitas yang terkait untuk mencapai kinerja yang baik. Skenario III: Pelanggaran dan tuntutan hukum. Likelihood Scenario Consequence Tingkat pengalaman klien terhadap kontrak outsourcing. Pelanggaran dan tuntutan hukum Eskalasi biaya Penurunan layanan Tingkat pengalaman rekanan terhadap operasi tertentu.

5 80 Tabel 4.3 Pelanggaran dan tuntutan hukum Scenario: Pelanggaran dan tuntutan hukum mengacu pada kontroversi yang berhubungan dengan representasi pihak-pihak yang terlibat dalam kontrak, dalam bernegosiasi, memelihara, mengubah, atau mencari kesepakatan atas kondisi kontrak, dan proses yang berhubungan dengan perangkat hukum. Likelihood: Pihak yang terkait dapat beralasan bahwa kualitas alat pengukuran yang digunakan dan kriteria evaluasi tidak sesuai. Pelanggaran juga dapat menyebabkan timbulnya interpretasi yang salah terhadap kewajiban supplier teknologi informasi. 4. Analisis risiko outsourcing Level Deskripsi Indikator Rendah Amandemen kontrak yang berubah sewaktu-waktu Maintanance yang error pada saat dibutuhkan. Tinggi Biaya transisi dan Adanya uji coba manajemen yang tidak diharapkan pada reservasi sedang dijalankan. sistem yang

6 81 Tinggi Pelanggaran dan tuntutan Adanya penjualan hukum data dilakukan yang oleh pihak Sqiva ke pihak asing (luar) tanpa sepengetahuan pihak Kartika Airlines. Tabel 4.4 Analisis risiko outsourcing Dari 3 level diatas, risiko yang tidak sesuai / risiko yang rendah terjadi pada PT. Kartika Airlines adalah Amandemen kontrak yang berubah sewaktu waktu. Karena adanya maintenance yang error pada saat dibutuhkan. 5. Evaluasi risiko outsourcing Dari ke tiga risiko outsourcing yang ada yaitu amandemen kontrak yang berubah sewaktu-waktu, biaya transisi dan manajemen yang tidak diharapkan, dan pelanggaran dan tuntutan hukum, manajemen Kartika Airlines dapat melakukan tindak lanjut, misalnya memberikan peluang dari pada beberapa bagian kontrak untuk dinegosiasikan ulang dan diperlukan untuk menyewa tenaga ahli hukum dan ahli teknis eksternal dalam tuntutan dan pelanggaran hukum sehingga dapat diminimalisir kemungkina risiko yang akan terjadi pada PT. Kartika Airlines sehingga tidak menimbulkan kegagalan pasar dan menjadi penghambat dalam kinerja perusahaan.

7 82 6. Perlakuan risiko outsourcing Risiko diatas dapat diatasi melalui mekanisme mitigasi risiko yang mempengaruhi kemungkinan atau membantu untuk mengindari semua kemungkian. Oleh karena itu, penetuan risiko hanya berarti jika kemungkinan terjadinya sebuah skenario dikurangi/diperlunak dengan perencanaan intervensi mitigasi yang efektif. Dengan kata lain, kita perlu memperhitungkan mekanisme yang diperlukan untuk pengukuran risiko. Mekanisme mitigasi yang mungkin mempengaruhi kemungkinan dari terjadinya risiko Outsourcing yaitu: Pada kondisi kontrak yang berubah sewaktu-waktu dapat diatasi dengan menjalin kerjasama semua pihak yang terkait harus membangun hubungan sekuensial, dan memberikan peluang dari pada beberapa bagian kontrak untuk dinegosiasikan ulang. Untuk mencegah terjadinya pelanggaran dan tuntutan hukum, mungkin diperlukan untuk menyewa tenaga ahli hukum dan ahli teknis eksternal. 7. Monitoring dan review Pada PT. Kartika Airlines memantau hasil kerja Outsourcing yang sedang dijalankan oleh pihak reservasi. Apabila terjadinya kerusakan pada sistem Outsourcing, maka PT. Kartika Airlines memberitahukan kepada pihak Sqiva. Akan tetapi, laporan untuk pelaksanaan pemantauan berlanjut dan berkala berada pada masing-masing pihak reservasi dan TI. Oleh karena itu, pada pelaporan hasil monitoring dan review yang menjadi tanggung jawab divisi TI.

8 83 Sasaran dari monitoring dan review adalah untuk meberikan jaminan terhadap pencapaian sasaran penerapan sistem Outsourcing secara keseluruhan, dan bertujuan untuk memastikan bahwa proses Outsourcing memang memnuhi sasaran yang ditetapkan. 4.2 Perbandingan kinerja Aero Systems dan Sqiva Systems Aero Systems Sqiva Systems Kelebihan: Kualitas yang tidak diragukan lagi dan mempunyai reputasi dan berskala international. Lebih banyak menawarkan layanan (Systems, engineering, dll). Kekurangan: Paket yang ditawarkan lebih mahal. Kurang fleksible (mempunyai Kelebihan : Paket yang ditawarkan jauh lebih murah. Flexible dalam melakukan request terhadap sistem reservasi. Report yang ditawarkan lebih lengkap. Kekurangan: Belum banyak menawarkan layanan yang dapat ditawarkan. prosedur dalam melakukan request terhadap sistem baru yang diinginkan). Tabel 4.5 Perbandingan kinerja Aero Systems dan S qiva Systems

9 Hasil Perbandingan Penelitian Jika dibandingkan dengan penelitian sebelumnya oleh PT. Asuransi, ada dua pelajaran yang bisa ditarik dari kasus ini. Pertama, adalah jelas bahwa perlu diberikannya perhatian pada pemberlakuan kontrak. Maksudnya ialah dengan mencipt.akan kontrak yang kecil kemungkinannya untuk memunculkan konsekuensikonsekuensi yang berisiko, dan juga adanya strategi-strategi penanganan risiko yang lebih baik pada kontrak berikutnya. Pelajaran berikutnya adalah pemikiran yang menyatakan bahwa risiko itu adalah suatu pilihan. Kasus ini menunjukkan bahwa wujud risiko ini bisa dianggap sebagai hal yang bisa dikompromikan. Suatu mekanisme manajemen risiko yang ada dapat meminimalisir tipe risiko tertentu, sementara hal itu juga memperbesar kemungkinan terjadinya tipe risiko yang lain. Sebagaimana para manajer menjadi lebih waspada akan kontrol yang mereka miliki terhadap risiko yang diketahui dari strategi outsourcing TI, tanggung jawab yang harus mereka terima tetap menjadi lebih besar pada akhirnya. Menurut analisis kami, peluang terjadinya risiko di dalam kedua perusahaan disebabkan masih lemahnya penanganan risiko terhadap kontrak kerja Outsourcing. Di mana pada PT. Asuransi, risiko yang dapat timbul pada kontrak kerja ternyata sangat minim, sehingga perlu diadakan pengawasan yang lebih ketat terhadap kontrak kerja. Sedangkan pada PT. Kartika Airlines, risiko yang timbul pada amandemen kontrak dapat sewaktu-waktu berubah, dikarenakan penambahan aplikasi yang sewaktu-waktu dapat terjadi. 4.4 Hasil Wawancara 1. PT. Kartika Airlines mempercayakan kepada Sqiva Systems untuk bekerjasama sebagai Jasa Outsourcing untuk melakukan kegiatan ticketing.

10 85 2. Alasan PT. Kartika Airlines beralih dari outsourcing Aero Systems ke Sqiva Systems dikarenakan keterbatasan alokasi anggaran biaya. 3. PT. Kartika Airlines menggunakan jasa outsourcing dikarenakan keterbatasan sumber daya manusia dan kesiapan teknis yang belum memungkinkan. 4. PT. Kartika Airlines menilai Sqiva Systems sudah sangat memadai dalam penyediaan laporan-laporan yang diinginkan. 5. PT. Kartika Airlines sudah menerapkan online booking namun belum diikuti dengan sistem pembayaran secara online. Kedepannya, ini akan menjadi prioritas utama untuk dikembangkan. 6. Sqiva Systems mempunyai tenaga ahli yang siap 24 jam dalam menangani masalah. 7. Pembayaran Sqiva Systems dilakukan per transaksi dan dibayarkan satu bulan sekali oleh PT. Kartika Airlines kepada Sqiva Systems. 8. Keterlibatan Divisi IT PT. Kartika Airlines terhadap sistem yang dibuat oleh Sqiva Systems hanya sebatas pembuatan user account. 4.5 Hasil Observasi Dari kunjungan penulis ke PT. Kartika Airlines yang berlokasi di Jln. Dr. Supomo No.58 Tebet, penulis menemukan beberapa hal yaitu : 1. Dalam sistem reservasi pada PT. Kartika Airlines yang dibuat oleh Sqiva Systems meliputi booking, ticket issueing, check in, sampai ke report (finance dan accounting) 2. Lokasi server terletak di kantor pusat Sqiva Systems 3. Sqiva Systems memiliki akses penuh pada database PT. Kartika Airlines.

11 86 4. Sqiva Systems bukanlah perusahaan outsourcing pertama yang digunakan oleh PT. Kartika Airlines. Perusahaan sebelumnya adalah Aero Systems. 5. Divisi IT PT. Kartika Airlines hanya mengurusi kebutuhan IT untuk internal kantor saja. 6. Pergantian outsourcing dari Aero Systems ke Sqiva Systems dikarenakan keterbatasan dana. 7. Selama setengah tahun menggunakan Sqiva Systems, PT. Kartika Airlines tidak memiliki keluhan lebih lanjut dalam penyajian informasi maupun jasa. 8. Adapun jenis-jenis report yang disajikan ialah laporan pembayaran pada Sqiva Systems, laporan reservasi harian dan laporan pembayaran agen. 9. Sistem reservasi yang dirancang oleh Sqiva Systems sangat user-friendly sehingga dapat dipelajari dengan cepat dan tidak memerlukan tenaga pelatih dari pihak Sqiva Systems dalam tata cara penggunaan sistem tersebut. 10. Apabila dalam menangani masalah ataupun penambahan fitur tertentu, pihak PT. Kartika Airlines cukup menghubungi TS (technical support) Sqiva Systems.