BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG PERMASALAHAN. kebutuhan manusia akan informasi. Informasi mempunyai bermacam-macam

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG PERMASALAHAN Perkembangan teknologi dan ilmu pengetahuan dewasa ini mempengaruhi kebutuhan manusia akan informasi. Informasi mempunyai bermacam-macam makna tergantung pada disiplin ilmu yang membahasnya atau dalam konteks apa informasi tersebut diterapkan. Suatu organisasi dapat memandang informasi sebagai sumber vital dalam pengambilan keputusan yang tepat bagi pertumbuhan dan kelangsungan hidup organisasi tersebut. Informasi yang dibuat, diterima dan digunakan sebagai bahan bukti hasil kegiatan oleh organisasi maupun perorangan disebut dengan arsip. Menurut Undang-undang 43 tahun 2009 Pasal 1 ayat 2 arsip di definisikan sebagai berikut. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang di buat dan diterima lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasayarakat, berbangsa, dan bernegara. 1 Menurut Betty R.Ricks,Swafford & Gow dalam bukunya menyebutkan recorded information, regardless of medium or characteristic, made or received 2 1 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan pasal 1 ayat

2 2 by recorded information, regardless of medium or characteristic, made or received by an organization that is useful in operation of the organizatio. 1 (arsip sebagai informasi yang terekam dalam media atau karakteristik apapun dibuat dan di- terima oleh suatu organisasi yang berguna bagi oprasional organisasi tersebut). Dalam suatu organisasi, baik organisasi pemerintah maupun organisasi swasta tidak bisa dipisahkan dengan arsip. Setiap organisasi pasti membutuhkan informasi yang dapat diperoleh dengan adanya arsip, karena arsip merupakan rekaman kegiatan atau aktivitas yang dilakukan suatu organisasi. Berdasarkan fungsi dan kegunaannya arsip dibedakan menjadi dua jenis yaitu, arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih sering digunakan secara langsung dalam proses penyusunan perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), penggerakan (motivating), pengawasan (controlling) dan pengambilan keputusan (decision making) baik dalam instansi maupun organisasi. Arsip dinamis dibedakan lagi menjadi dua macam yaitu, arsip dinamis aktif dan arsip Inaktif. Arsip aktif yang memiliki fungsi yaitu arsip yang masih dipergunakan bagi kelangsungan kerja. Arsip aktif merupakan salah satu unsur yang sangat menunjang dalam pengambilan keputusan maka arsip aktif harus tersedia ketika diperlukan. 2 1 Betty R, Ricks, Swafford & Gow, Information and Image Management,Record Syistem Approach (Ohio: South-Western Publishing co, 1992), hlm 3. 2 Manajemen Kearsipan Dinamis, (Jakarta: Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi dan Arsip Nasional Republik Indonesia, 2002), hlm. 88.

3 3 Arsip Dinamis aktif menurut Basir Barthos adalah arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh Unit Pengolah. 3 Mengingat begitu pentingnya peran arsip dinamis aktif bagi suatu organisasi, instansi maupun perusahaan harus mampu memelihara arsipnya dengan baik. Pemeliharaan arsip adalah tindakan atau prosedur yang harus dilakukan dalam rangka penyelamatan atau perlindungan arsip baik dari segi fisik maupun informasinya. 4 Selain itu setiap instansi dituntut mampu melakukan pengolahan terhadap arsip. Hal ini tentu sangat berpengaruh terhadap kemajuan instansi tersebut. Apabila arsip tidak dikelola dengan baik akan menimbulkan kerugian material, tenaga, pikiran dan waktu. Penelantaran arsip akan menghilangkan salah satu aset organisasi yang berupa informasi, di samping menimbulkan beban biaya dan beban administrasi yang semakin meningkat jumlahnya. Arsip-arsip tersebut harus disimpan secara sistematis menurut ukuran yang telah direncanakan. Dalam hal ini termasuk proses penentuan indeks, kode penyusuan dan penempatan arsip dengan cara yang sistematis sehingga dapat dengan mudah, cepat dan tepat setiap kali diperlukan. Sistem ini disebut dengan sistem pemberkasan. hlm 4. 3 Bashir Barthos, Manajemen Kearsipan (Bumi Aksara: Jakarta, 1989), 4 Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2007 tentang petunjuk pelaksanaan penilaian lomba tertib arsip antar unit kerja di lingkungan Arsip Nasial Repunlik Indonesia Tahun 2007.

4 4 Menurut Boedi Martono penataan berkas (filing) ialah mengatur, menyusun sehingga membentuk berkas sesuai dengan tipe dan kegunaan arsip bagi kepentingan pekerjaan. 5 Berkaitan dengan pentingnya arsip dalam pengambilan keputusan maka penataan berkas harus diaplikasikan secara tepat dan terpadu, serta memudahkan dalam pelaksanaan penyimpanan dan penemuan kembali arsip, sehingga dapat menjamin ketersediaan informasi secara cepat, tepat, lengkap dan berkualitas. Pemberkasan arsip dinamis aktif wajib dilakukan oleh setiap instansi yang menyelenggarakan kegiatan kearsipan, salah satunya yaitu Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Povinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi merupakan unsur pelaksanaan pemerintah daerah di bidang tenaga kerja dan trasmigrasi. 6 Ketentuan tersebut menunjukkan bahwa Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi DIY mempunyai kewenangan untuk menangani masalah ketenagakerjaan dan transmigrasi DIY. Dalam melaksanakan tugas dan fungsi Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi ini banyak menghasilkan arsip tekstual, oleh sebab itu dalam pengolahan arsip harus optimal untuk memperlancar arus informasi agar aktivitas organisasi dapat berjalan dengan baik demi tujuan pokok organisasi. Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi DIY sudah beberapa kali menerima mahasiswa program DIII Kearsipan Universitas Gadjah Mada untuk 5 Boedi Martono, Penataan Berkas Dalam Manajemen Kearsipan (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1992) hlm, Peraturan Daerah Provinsi DIY Nomor 5 Tahun 2001 tentang Pembentukan dan Organisasi Dinas Daerah di Lingkungan DIY, Pasal 31.

5 5 melakukan Praktik Kerja Lapangan. 7 Berbeda dengan praktik kerja lapangan yang dilakukan oleh mahasiswa sebelumnya, yang fokus pada pengelolaan dan pengolahan arsip dinamis inaktif di Unit Kearsipan Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi DIY. Tema pengelolaan arsip dinamis aktif yang diambil oleh salah satu mahasiswa yang melakukan praktikum mulai dari tahap penciptaan sampai dengan penyusutan arsip dinamis aktif. Tema yang terakhir yatiu mengenai pengurusan surat, dijelaskan bahwa praktik yang dilakukan oleh mahasiswa tersebut hanya fokus pada pengurusan surat di Sub Bagian Umum Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi DIY. Praktik yang akan penulis lakukan dengan judul Pemberkasan Arsip Dinamis Aktif di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta lebih fokus dalam membahas pemberkasan arsip dinamis aktif yang ada di dinas tersebut. Dengan fokus tersebut maka dapat dirumuskan masalah sebagi berikut : 1. Bagaimana pemberkasan arsip dinamis aktif yang ada di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Daerah Istimewa Yogyakarta? 7 Rita Diani, Deisti Listyani, Riastuti, Tugas Akhir Peranan Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif dalam Meningkatkan Kinerja Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi DIY, 2003; Yuliana Pratiwi, Tugas Akhir Pengolahan Arsip Dinamis Inaktif di Record Center Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi DIY, 2004; Eni Saraswati, Rina Widi Astuti, Tugas Akhir Pengelolaan Arsip Inaktif Keuangan di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi DIY, 2012; Yasita Yuliana Sari, Endah Nur Priyanti, Tri Hatmoko, Tugas Akhir Pengolahan Arsip di Record Center Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi DIY,2013; Nova Kurniasari, Tugas Akhir Pengurusan Surat Sub Bagian Umum di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi DIY, 2014.

6 6 2. Sarana dan prasarana apa saja yang dibutuhkan untuk melakukan pemberkasan arsip dinamis aktif di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Daerah Istimewa Yogyakarta? 3. Kendala apa yang dihadapi dalam melakukan pemberkasan arsip dinamis aktif di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi daerah Istimewa Yogyakarta? B. TUJUAN Tujuan dari penulisan tugas akhir ini adalah : 1. Mengetahui proses pemberkasan arsip dinamis aktif di Dinas tenaga Kerja dan Transmigrasi Daerah Istimewa Yogyakarta. 2. Mengetahui apa saja sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam proses pemberkasan arsip dinamis aktif di Dinas tenaga Kerja dan Transmigrasi Daerah Istimewa Yogyakarta. 3. Mengetahui kendala apa saja yang dihadapi dalam proses pemberkasan arsip dinamis aktif di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Daerah istimewa Yogyakarta. C. METODE PENGUMPULAN DATA Dalam rangka pengumpulan data, kegiatan yang perlu dilakukan untuk mendapatkan informasi yang relevan serta faktual berdasarkan dengan tema yaitu melalui metode wawancara, studi pustaka, dan observasi. 1. Wawancara

7 7 Metode ini dilakukan oleh penulis dengan melakukan wawancara secara langsung dengan pegawai Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi DIY Dra. Astutiyati dan Khasanah selaku petugas arsip. Metode ini diterapkan agar penulis dapat memperoleh data mengenai bagaimana cara pengolahan arsip dinamis aktif. 2. Studi Pustaka Metode ini dilakukan dengan mencari berbagai referensi buku baik di perpustakaan Universitas Gadjah Mada maupun ditoko-toko buku. Studi pustaka dilakukan untuk mencari bahan-bahan dan teori mengenai topik yang dibahas oleh penulis, serta untuk menambah pengetahuan dan wawasan penulis. Dengan adanya dukungan teori yang lengkap dari metode ini maka diharapkan penulis telah siap untuk menghadapi segala permasalahan di lapangan yang berkaitan dengan topik yang diangkat oleh penulis. 3. Observasi-Partisipasi Metode ini dilakukan dengan cara penulis menangani secara langsung bagaimana pengolahan arsip dinamis aktif di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Daerah Istimewa Yogyakarta. Selain untuk melakukan pengamatan observasi ini juga bertujuan untuk mengumpulkan data yang kongkret dan valid sehingga, penulis dapat memperhitungkan langkah yang harus dilakukan untuk mengatasi masalah yang ada di lapangan. D. TINJAUAN PUSTAKA Dalam mendukung proses Praktik Kerja Lapangan ini dibutuhkan referensi dari beberapa buku. Referensi tersebut disesuaikan dengan tema yang diambil

8 8 pada Praktik Kerja Lapangan. Buku yang pertama yaitu buku Tata Usaha dan Kearsipan karya Suparjati dan kawan-kawan. Suparjati menjelaskan tentang apa saja perlengkapan kearsipan yang digunakan dalam penyelenggaraan kearsipan dinamis aktif. Perlengkapan tersebut meliputi map, snelhechter (map yang dilengkapi dengan penjepit arsip), briefordner (map tebal yang dilengkapi dengan penjepit logam melengkung sehingga dapat memuat banyak arsip), folder (lipatan karton untuk menyimpan arsip, biasanya dilengkapi dengan tab, yaitu bagian sisi folder yang menonjol untuk menempatkan kode atau indeks yang menunjukkan isi folder), guide (lembaran yang berfungsi sebagai pembatas folder dan sekaligus pedoman/petunjuk klasifikasi arsip di dalam laci; guide mempunyai tab yang diberi kode sesuai klasifikasinya), lemari arsip (tempat menyimpan deretan atau tumpukan map arsip), filing cabinet atau laci arsip (tempat khusus menyimpan folder, kadang-kadang dilengkapi dengan rel penggantung folder sehingga sangat memudahkan penyimpanan dan pengambilan arsip; pada tiap laci biasanya tersedia tempat untuk menaruh kode) dan kotak berkas (kotak menyimpan kartu indeks, kartu peminjaman arsip, dan sebagainya). Supardjati juga menjelaskan tentang sistem kearsipan, salah satunya yaitu mengenai sistem penyimpanan arsip secara alfabetis yakni, arsip disimpan menurut urutan abjad dari nama orang/organisasi yang tertera dalam tiap arsip. Buku yang kedua berjudul Information and Image Management,Record Syistem Approach yang disusun oleh Betty R, Ricks, Swafford & Gow diterbitkan di Ohio tahun 1992 oleh South-Western Publishing co. Buku ini menyangkut semua aspek Records Management System. Buku ini secara garis

9 9 besar membahas tentang Records Management, evaluasi arsip dinamis, mengulas tentang manajemen arsip dinamis, manajemen arsip dinamis inaktif, penciptaan dan pengendalian arsip dinamis, dan pengaturan dan pengeditan program manajemen arsip dinamis. Buku ini menjadi acuan dalam pelaksanaan PKL manajemen arsip dinamis aktif (Active Records) bab ini mencakup semua tentang arsipaktif mulai dari asas kearsipan instansi, gambaran kebutuhan dan fasilitas yang dibutuhkan dalam manajemen arsip dinamis aktif, komponen yang dibutuhkan instansi dan pembuatan prosedur penyimpanan arsip aktif secara manual. Prosedur penyimpanan secara manual disini dijelaskan manual operation and retrieval refers to the process of storing and retivering records without the aid of mechanical or automated. Secara garis besar membahas tentang proses penyimpanan dan temu balik arsip secara manual tanpa alat bantu mekanis atau otomatsi. Proses ini dimulai dengan mengumpulkan arsip dan mengeluarkan arsip, pola pengindeksan dan kode sampai tunjuk silang untuk memudahkan pencarian. Buku yang ketiga berjudul Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan yang disusun oleh Boedi Martono yang diterbitkan oleh Pustaka Sinar Harapan menjelaskan tentang sistem pemberkasan atau filing system yang dapat digunakan dalam penataan berkas. Buku ini sangat membantu penulis karena di dalamnya dijelaskan mengenai metode penyimpana arsip, sarana yang digunakan dalam menyimpan arsip.

10 10 E. SISTEMATIKA PENULISAN Untuk memberikan gambaran umum tentang isi Tugas Akhir yang berjudul Pemberksan Arsip Dinamis Aktif di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Daerah Istimewa Yogyakarta, laporan ini disusun menjadi empat bab yang secara rinci memuat unsur-unsur sebagai berikut : Bab I sebagai pendahuluan dari Latar Belakang Masalah, Rumusan Masalah, Tujuan Praktik Kerja Lapangan, Metode Pengumpulan Data, Tinjauan Pustaka dan Sistematika Penulisan. Bab II merupakan gambaran umum Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi DIY yang terdiri dari sejarah berdirinya Dinas tenaga Kerja dan Transmigrasi DIY, lokasi, tugas pokok dan fungsi, visi dan misi, struktur organisasi dan gambaran orgnisasi kerasipan. Bab III merupakan pembahasan dari cara pemberkasan arsip dinamis aktif di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi DIY, sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam proses pemberkasan arsip dinamis aktif dan kendala yang dihadapi dalam proses pemberkasan arsip dinamis aktif. Bab IV merupakan bab terakhir atau penutup dari penulisan Tugas akhir berisi kesimpulan dan saran. Kesimpulan merupakan rumusan atau intisari dari pembahasan bab-bab sebelumnya. Saran berisi tentang masukan atau ide dari penulis bagi instansi terkait.