BAB I PENDAHULUAN. Pengelolaan arsip dapat dimulai dari siklus daur hidup arsip yang berjalan

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Permasalahan Pengelolaan arsip dapat dimulai dari siklus daur hidup arsip yang berjalan lancar di suatu organisasi atau instansi. Daur hidup arsip dimulai dari fase penciptaan, penggunaan dan pemeliharan sampai dengan pemusnahan. Dari beberapa fase atau tahapan tersebut yang bersinggungan langsung terhadap tema yang diambil oleh penulis adalah terletak pada fase penggunaan dan pemeliharan. Pada fase tersebut jenis arsip sesuai dengan fungsinya yaitu arsip dinamis inaktif. Pengertian arsip dinamis inaktif menurut UU 43 tahun 2009 tentang Kearsipan pada pasal 1 ayat 6 yang berbunyi Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. 1 Arsip yang berada di organisasi atau instansi menurut fungsinya dibagi menjadi dua jenis yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Sedangkan arsip statis yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. 2 Di Indonesia ini yang mengelola arsip statis hanya lembaga kearsipan yang meliputi ANRI (Arsip Nasional Republik 1 UU RI Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan 2 Agus Sugiharto,Manajemen Kearsipan Modern (Yogyakarta : Gava Media, 2005),hlm

2 2 Indonesia), Bandan Arsip Daerah Provinsi,Kantor Arsip Daerah Kabupaten, dan Arsip Universitas atau Perguruan Tinggi. Lembaga tersebut juga berkewajiban mengelola arsip dinamisnya selain mempunyai kewenangan mengelola arsip statis. Selain lembaga kearsipan maka instansi atau organisasi yang lain tentu harus mengelola arsip dinamisnya demi kelancaran kegiatan untuk mencapai tujuan dalam suatu organisasi atau instansi. Kelancaran kegiatan perkantoran yang dipengaruhi dan diawali dengan pengelolaan arsip dinamis merupakan suatu hal yang perlu dipahami dalam setiap organisasi atau instansi. Arsip Inaktif merupakan arsip yang volumenya relatif banyak di setiap organisasi atau instansi. Perkiraan frekuensi arsip inaktif digunakan yaitu apabila arsip tersebut dalam satu tahun digunakan tidak mencapai 10 kali pertahun. Prosentase volume arsip inaktif yang ada di instansi atau organisasi bisa diperkirakan sebanyak 50% dari arsip yang dihasilkan oleh suatu organisasi atau instansi. Banyaknya volume arsip inaktif mendorong instansi atau organisasi harus mengelola arsip inaktif dengan sistem penataan dan sistem penyimpanan yang cocok sesuai kebutuhan. Pemilihan sistem penataan dan sistem penyimpanan juga dipengaruhi oleh asas pengorganisasian arsip di instansi atau organisasi. Secara umum ada tiga sistem yaitu sentralisasi, desentralisasi, dan kombinasi keduanya. 3 Kebanyakan di organisasi atau instansi besar menerapkan sistem kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi. Sistem kombinasi ini akan lebih memungkinkan setiap 3 Ibid, hlm

3 3 bidangnya mengelola arsip aktifnya sendiri-sendiri. Kewenangan mengelola arsip aktif ini harus dilaksanakan dengan baik agar manajemen kearsipan di organisasi atau instansi tersebut berjalan baik. SDM yang bertugas menangani arsip aktif di setiap bidangnya harus mengetahui sistem pengorganisasian yang cocok atau sesuai dengan arsip yang dihasilkan oleh kegiatan yang dijalankan dibidangnya atau tugas pokok dan fungsi bidang tersebut. Penataan arsip yang baik akan menunjang keberhasilan penerapan sistem kearsipan. Keberhasilan dalam menerapkan sistem kearsipan yang baik dtentukan oleh beberapa faktor salah satunya pemilihan sistem penggolongan yang paling tepat. Perlu diingat bahwa tidak ada sistem kearsipan yang paling baik, yang paling baik adalah sistem yang cocok dan tepat dengan kebutuhan. 4 Maka sangat penting diadakan penataan berkas sesuai dengan sistem yang tepat. Hal ini juga yang mendorong penulis memilih tema penataan arsip berkas perkara di instansi karena setiap instansi memiliki arsip inaktif dan arsip tersebut masih berpengaruh dalam aktivitas organisasi. Apabila penataannya baik maka kegiatan organisasi lebih terorganisir dengan baik karena arsip inaktif volumenya relatif banyak. Penataan berkas juga membutuhkan keahlian dalam menganalisis sistem penyimpanan seperti apa yang dianggap cocok untuk organisasi atau instansi. Selain itu, sistem penyimpanan pasti menggunakan dua sistem tidak mungkin hanya menggunakan satu sistem. Hal ini juga memerlukan keahlian khusus untuk mengombinasi penerapan sistem yang baik di organisasi yang tujuannya penemuan kembali yang mudah,cepat, dan tepat. Kegiatan Penulisan Tugas Akhir 4 Ibid, hlm. 21.

4 4 ini juga bertujuan untuk menerapkan teori-teori yang sudah dipelajari kedalam kegiatan di lapangan langsung sehingga bisa merealisasikan keefektifan dan keefisienan teori-teori yang sudah dipelajari dalam kearsipan khususnya penataan berkas. Melalui itu juga akan diketahui apakah semua teori yang ada di literatur kearsipan dapat diterapkan semua di lapangan. Penataan Berkas sangat perlu diketahui dan diperhatikan disetiap instansi. Selain beberapa alasan yang sudah dijabarkan sebelumnya. Baik tidaknya sistem penatan berkas yang diterapkan berpengaruh terhadap usaha penyediaan informasi secara tepat dan sebagai dasar untuk pemecahan masalah yang terjadi saat ini atau di masa datang dalam suatu kantor sebagai pusat pengolahan data. 5 Apabila dalam suatu instansi atau organisasi telah menerapkan sistem penataan yang efektif dan efisien maka instansi tersebut dapat menekan timbulnya masalah-masalah yang sering muncul dikarenakan tidak adanya sistem penataan berkas. Ada 5 masalah yang sering ditemui. Masalah yang sering muncul dalam instansi atau oganisasi yang berkaitan dengan penataan berkas adalah sebagai berikut : Kesulitan dalam memperoleh kembali arsip/warkat karena hilang, kesulitan menemukan warkat bahkan baru didapat setelah membongkar tumpukan berkas, setiap kali warkat bertambah volumenya, kesulitan memperoleh tempat penyimpanan yang layak dan memenuhi syarat, kekurangan pegawai yang cukup terlatih di bidang tata berkas. 6 5 E.Martono, Rekod Manajemen dan Filing Dalam Praktek Perkantoran Modern ( Jakarta : Karya Utama,1994 ),hlm Ibid,hlm.75.

5 5 Beberapa masalah tersebut perlu dihindari di instansi yang volume arsipnya relatif banyak seperti Pengadilan Agama Kabupaten Temanggung. Selain itu, diberbagai daerah di Indonesia mayoritas masyarakatnya beragama islam. Masyarakat yang beragama islam jika mempunyai suatu urusan yang berkaitan dengan perkara-perkara keagamaan akan mengurusnya di Pengadilan Agama. Semakin banyak perkara yang yang ditangani oleh Lembaga Pengadilan Agama maka arsip yang tercipta di Pengadilan Agama juga akan bertambah banyak. Lembaga Pengadilan Agama Kabupaten Temanggung merupakan lembaga peradilan yang mengurusi masalah hukum acara perdata. Hukum acara perdata dapat diartikan sebagai rangkaian peraturan-peraturan hukum tentang cara-cara memelihara dan mempertahankan hukum perdata materiil. 7 Pengadilan Agama lebih ke urusan agama seperti perkawinan, perceraian, waris, dan lain sabagainya. Penulis mengambil data untuk penulisan Tugas Akhir ini salah satu metodenya dengan observasi partisipasi di Pengadilan Agama Kabupaten Temangung. Maka dari itu dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis merumuskan beberapa masalah sebagai berikut : 1. Bagaimana kondisi arsip berkas perkara di Pengadilan Agama Kabupaten Temanggung? 2. Bagaimana pembentukan arsip berkas perkara yang ada di Pengadilan Agama Kabupaten Temanggung? 7 M.Nur Rasaid, Hukum Acara Perdata ( Jakarta: Sinar Grafika Offset,1996 ),hlm. 3.

6 6 3. Apa sistem klasifikasi yang digunakan dalam menata arsip berkas perkara di Pengadilan Agama Kabupaten Temanggung? 4. Bagaimana sistem penataan dan penyimpanan arsip berkas perkara yang diterapkan di Pengadilan Agama Kabupaten Temanggung? 5. Bagaimana cara penemuan kembali arsip berkas perkara yang ada di Pengadilan Agama Temanggung? 6. Apakah ada kendala dalam penataan arsip berkas perkara yang ada di Pengadilan Agama Temanggung? B. Tujuan dan Manfaat Penulisan Tugas Akhir ini memiliki tujuan yang ingin dicapai. Adapun beberapa tujuan tersebut diantaranya sebagai berikut : 1. Untuk mengetahui kondisi arsip berkas perkara yang ada di Pengadilan Agama Temanggung. 2. Untuk mengetahui terbentuknya arsip berkas perkara yang ada di Pengadilan Agama Kabupaten Temanggung. 3. Untuk mengetahui sistem klasifikasi yang digunakan dalam menata arsip berkas perkara di Pengadilan Agama Kabupaten Temanggung. 4. Untuk mengetahui sistem penataan dan penyimpanan yang diterapkan di Pengadilan Agama Kabupaten Temanggung. 5. Untuk mengetahui dan menguji cara penemuan kembali arsip berkas perkara yang ada di Pengadilan Agama Kabupaten Temanggung.

7 7 6. Untuk mengetahui kendala yang dialami saat penataan arsip berkas perkara yang ada di Pengadilan Agama Kabupaten Temanggung. Selain ada beberapa tujuan yang ingin dicapai, penulisan Tugas Akhir ini juga mempunyai manfaat. Manfaat yang secara garis besar dapat digolong menjadi tiga yaitu : 1. Manfaat bagi penulis Penulisan Tugas Akhir ini mengacu pada hasil kegiatan PKL yang dilaksanakan oleh penulis sekitar dua setengah bulan. Dalam jangka waktu tersebut penulis mendapatkan pengalaman serta ilmu yang tidak hanya ada di teori-teori kearsipan akan tetapi ilmu tersebut berkaitan dengan dunia kearsipan khususnya arsip berkas perkara. Penulis mendapatkan banyak manfaat dari kegiatan PKL melalui kegiatan observasi partisipasi dan wawancara dengan beberapa narasumber penting yang ada di bidangbidang di tempat PKL. Penulis dapat melaksanakan praktik kerja yang berkaitan dengan tema yang diambil oleh penulis. Hal ini akan menambah pemahaman teori-teori yang sudah didapatkan. Bahkan tidak hanya menambah pemahaman tetapi penulis bisa mengetahui langsung permasalahanpermasalahan yang muncul di lapangan dan membuat sebuah solusi yang memecahkan masalah-masalah tersebut. 2. Manfaat bagi pembaca Tugas akhir ini memberikan manfaat bagi pembaca khususnya bagi mahasiswa Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada. Manfaat

8 8 yang dapat diambil dari Tugas Akhir ini diantaranya mahasiswa dapat lebih mengetahui tentang Penataan Berkas Perkara khsusunya di Lembaga Pengadilan Agama Kabupaten Temanggung. Pembaca dapat mengetahui mulai dari pengertian berkas perkara, bagaimana pembentukan berkas perkara tersebut, sistem klasifikasi yang digunakan, sistem penataan dan penyimpanan diterapkan, serta sarana untuk penemuan kembali berkas perkara yang ada di Pengadilan Agama Temanggung. Selain itu, pembaca khususnya mahasiswa kearsipan saat akan membuat Tugas Akhir, Tugas Akhir ini dapat dijadikan rujukan dalam sub bab Keaslian. 3. Manfaat bagi masyarakat Tugas akhir ini memberikan manfaat kepada masyarakat mengenai pengetahuan tentang kearsipan. Mulai dari pengertian arsip secara mendasar sampai lebih rinci khususnya Penataan Berkas Perkara yang ada di Pengadilan Agama Temanggung. Masyarakat akan mengetahui pentingnya mengelola arsip. Masyarakat juga akan mengetahui tentang lembaga Pengadilan Agama mulai dari sejarah singkat, tugas pokok dan fungsi Pengadilan Agama serta jenis arsip yang dihasilkan di Pengadilan Agama. Masyarakat juga akan mengetahui perkara apa saja yang menjadi kewenangan Pengadilan Agama. C. Keaslian Tugas Akhir ini berjudul Penataan Berkas Perkara di Pengadilan Agama Temanggung dari aspek tempat yaitu Pengadilan Agama Temanggung belum pernah dijadikan obyek kajian bidang kearsipan. Dari aspek lain yaitu Penataan

9 9 Berkas juga belum pernah dijadikan batasan fokus dalam penulisan Tugas Akhir yang terdahulu. Dalam hal ini penulis melaksanakan Studi Pustaka untuk membedakan dengan Tugas Akhir yang ditulis oleh Sugiarti yang berjudul Pengolahan Arsip Perkara di Pengadilan Agama Bantul, Tugas Akhir yang ditulis oleh April Sabdi Marbun yang berjudul Pola Kearsipan Perkara Dalam Mendukung Kelancaran Tugas Pokok Pengadilan Agama Kotamadya Yogyakarta, dan Tugas Akhir yang ditulis oleh Ihin Solihin,dkk yang berjudul Pelaksanaan Manajemen Kearsipan Perkara dan Administrasi Perkara Tingkat Pertama di Pengadilan Agama Yogyakarta. 8 Tugas Akhir pertama yang dijadiakan studi pustaka oleh penulis adalah Tugas Akhir tahun 2015 oleh Sugiarti yang berjudul Pengolahan Arsip Perkara di Pengadilan Agama Bantul. Isi dari Tugas Akhir ini menjelaskan tentang pokok bahasan mengenai jenis-jenis berkas yang disimpan, sample berkas per-bendel, teknik penyimpanannya, kemudian sarana prasarananya. Hal-hal tersebut masuk dalam gambaran umum berkas arsip perkara di Pengadilan Bantul. Setelah itu, penjelasan tentang proses pengolahan berkas arsip perkara serta penemuan 8 Sugiarti, Pengolahan Arsip Perkara di Pengadilan Agama Bantul, Tugas Akhir pada Prodi Kearsipan SV UGM, 2015.; April Sabdi Marbun, Pola Kearsipan Perkara Dalam Mendukung Kelancaran Tugas Pokok Pengadilan Agama Kotamadya Yogyakarta, Tugas Akhir pada Prodi Kearsipan Fakultas Sastra UGM, 2000.; Ihin Solihin,dkk, Pelaksanaan Manajemen Kearsipan Perkara dan Administrasi Perkara Tingkat Pertama di Pengadilan Agama Yogyakarta,Tugas Akhir pada Prodi Kearsipan Fakultas Sastra UGM,1999.

10 10 kembalinya. Dari Tugas Akhir tersebut terdapat beberapa kekurangan yaitu di dalam Tugas Akhir tersebut belum menjabarkan analisis antar teori yang ada dengan keadaan di lapangan/di tempat PKL(Praktik Kerja Lapangan), penjabaran kendala dan solusi hanya sebatas menjelaskan belum diterapkan kemudian dijelaskan hasilnya sebagai alat penguji bahwa solusi tersebut memang cocok untuk diterapkan atau tidak. Hal ini terdapat pada kendala sarana penemuan kembali yang dirasa masih kurang efisien. Akan tetapi Sugiarti tidak mencoba membuat suatu produk sebagai sarana penemuan kembali yang tepat dan sesuai dengan UU Kearsipan. Tugas Akhir kedua yang dijadiakan studi pustaka oleh penulis adalah Tugas Akhir tahun 2000 oleh April Sabdi Marbun yang berjudul Pola Kearsipan Perkara Dalam Mendukung Kelancaran Tugas Pokok Pengadilan Agama Kotamadya Yogyakarta. Isi dari Tugas Akhir tersebut mengenai penataan arsip perkara, pengertian berkas perkara, dan tahap-tahap penataan arsip pekara. Adapun kekurangannya yaitu tidak memaparkan kendala yang dirasakan di tempat PKL (Praktik Kerja Lapangan) sehingga tidak memberikan sebuah solusi, penjelasan masih bersifat umum, belum dijelaskan lebih spesifik seperti penemuan kembalinya juga belum dijelaskan. Tugas Akhir ketiga yang dijadiakan studi pustaka oleh penulis adalah Tugas Akhir tahun 1999 oleh Ihin Sholihin,dkk yang berjudul Pelaksanaan Manajemen Kearsipan Perkara dan Administrasi Perkara Tingkat Pertama di Pengadilan Agama Yogyakarta. Isi dari Tugas Akhir tersebut membahas mengenai pokokpokok bahasan seperti pola tentang kearsipan perkara yang meliputi pengertian

11 11 arsip, dasar hukum, penataan arsip perkara dan hubungannya dengan manajemen kearsipan, serta tahapan penataan arsip. Selain itu, menjelaskan pola prosedur penyelenggaraan administrasi perkara dan penerapan administrasi pekara ditinjau dari manajemen kearsipan. Adapun kekurangan dari Tugas Akhir ini yaitu belum ada gambar sebagai penjelas isi Tugas Akhir. Isi hanya dijelaskan dengan teks, belum memaparkan kendala saat di PKL sehingga tidak memberikan solusi. Perbedaan penulisan Tugas Akhir yang akan dibuat ini dengan tugas akhir yang sudah-sudah yaitu pengangkatan tema Penataan Berkas Arsip Perkara di Pengadilan Agama Kabupaten Temanggung akan membahas hal- hal seperti gambaran umum organisasi mengenai Pengadilan Agama Kabupaten Temanggung, pembentukan arsip dinamis aktif berkas perkara, sistem klasifikasi yang digunakan untuk menata arsip berkas perkara, sistem penyimpanan yang diterapkan, analisis teori yang didapatkan dari studi pustaka dengan keadaan langsung yang ada di lapangan, kendala yang dialami dalam penataan berkas, pemecahan masalah berupa pemberian solusi untuk mengatasi kendala yang ada, membuat suatu produk yang dapat dimanfaatkan oleh instansi terkait seperti pembuatan sarana penemuan kembali yang sesuai dengan UU RI Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, melengkapai kelemahan/kekurangan yang sudah dijabarkan Tugas Akhir yang sudah dilaksanakan angkatan sebelumnya. D. Sistematika Penulisan Pada bab I Pendahuluan, akan menjelaskan beberapa hal yang dibagi menjadi empat sub bab meliputi Latar belakang dan permasalahan, tujuan dan

12 12 manfaat, keaslian serta sistematika penulisan Tugas Akhir. Sub bab Latar Belakang dan permasalahan berisi mengenai alasan yang mendukung Penulisan Tugas Akhir mengenai Penataan Berkas Perkara di Pengadilan Agama Temanggung serta dilengkapi dengan beberapa rumusan masalah yang dijadikan batasan fokus penulis. Pada Sub Bab Tujuan dan Manfaat, penulis menjabarkan tujuan apa saja yang hendak dicapai dalam penulisan Tugas Akhir ini serta Manfaat yang didapat dari penulisan Tugas Akhir mulai dari manfaat bagi penulis,pembaca, dan masyarakat. Pada Sub Bab Keaslian penulis menjabarkan tiga referensi Tugas yang akhir yang ditulis oleh Mahasiswa Kearsipan dengan angkatan yang berbeda-beda dan yang berkaitan dengan penulisan Tugas Akhir penulis. Sub Bab Sistematika Penulisan menjabarkan uraian singkat mengenai yang dijelaskan dalam Tugas Akhir ini mulai Bab I sampai Bab IV. Pada bab II Tinjauan Pustaka dan Metode Pengumpulan Data, penulis menjelaskan beberapa literatur yang dijadikan pedoman dalam penulisan Tugas Akhir. Pada sub bab Tinjauan Pustaka beberapa literatur tersebut ditelaah kemudian dijadikan beberapa keyword atau kata kunci dari tema yang berkaitan dengan Tugas Akhir ini. Adapun sub bab Metode Pengumpulan Data, penulis menjelaskan cara-cara pengumpulan data saat penulis melaksanakan PKL di Pengadilan Agama Temanggung. Mulai dari metode Observasi Partisipasi, Wawancara, dan Studi Pustaka. Pada bab III Penataan Berkas Perkara di Pengadilan Agama Teamnggung, penulis menjabarkan data yang didapatkan dari PKL. Mulai dari gambaran umum instansi PKL sampai pada pengelolaan arsipnya yang intinya menjelaskan

13 13 mengenai jenis arsip yang disimpan, volume arsip, pengorganisasian arsip, serta proses penataan berkas perkara yang ada di Pengadilan Agama Temanggung. Pada bab IV Penutup, terdapat dua sub bab yang terdiri dari sub bab kesimpulan yang berisi jawaban dari rumusan masalah yang telah dijabarkan oleh penulis. Kemudian sub bab saran berisi solusi yang diberikan oleh penulis untuk mengatasi kendala yang muncul dalam penataan berkas di Pengadilan Agama Temanggung. Selain itu, dilengkapi dengan daftar pustaka dan lampiran. Lampiran dibedakan anatara lampiran gambar, daftar narasumber, dan yang lainnya.