BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA

Transkripsi

1 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pendekatan Database Didalam pendekatan database dijabarkan kedelapan point utama yakni, pengertian data, pengertian database, database management system(dbms), structure query language(sql), siklus hidup aplikasi database, entity-relationship modeling, metodologi perancangan database, dan normalisasi Pengertian Data Data adalah fakta mentah mengenai orang, tempat, kejadian dan hal-hal yang penting dalam organisasi (Whitten, Bentley dan Dittman, 2004:522) Pengertian Database Database adalah kumpulan data yang terbagi dan terhubung secara logikal dan deskripsi dari data yang merancang untuk memenuhi kebutuhan informasi suatu organisasi ( Connolly dan Begg, 2010:69). Database adalah kumpulan file yang saling berkaitan (Whitten, Bentley dan Dittman, 2004:518). Jadi, dari kedua teori mengenai database dapat disimpulkan adalah kumpulan data yang saling terhubung dan merancang deskripsi data untuk kebutuhan informasi dari perusahaan atau organisasi Database Management Systems (DBMS) DBMS adalah perangkat lunak komputer khusus yang disediakan oleh vendor yang digunakan untuk membuat, mengakses, mengontrol dan mengelola database (Whitten, Bentley dan Dittman, 2004:524). DBMS adalah sebuah sistem perangkat lunak yang memungkinkan pengguna untuk mendefinisikan, membuat, memelihara, dan mengatur akses ke basisdata (Connolly dan Begg, 2010:66). Jadi, dari kedua teori mengenai DBMS dapat disimpulkan adalah perangkat lunak khusus untuk memanipulasi database. 5

2 Komponen Lingkungan DBMS Hardware Software DATA Prosedur People Machine Human Gambar 2. 1 Komponen Lingkungan DBMS Menurut Connolly dan Begg (2010:68-71), lingkungan DBMS memiliki 5 komponen utama yaitu : 1. Perangkat keras (Hardware) DBMS membutuhkan perangkat keras untuk beroperasi. Perangkat keras yang digunakan dapat berupa komputer pribadi ataupun perangkat keras jaringan komputer. 2. Perangkat lunak (Software) Perangkat lunak yang digunakan terdiri dari DBMS dan program aplikasi, bersamaan dengan sistem operasi. Perangkat lunak jaringan juga termasuk software apabila DBMS tersebut menggunakan jaringan. 3. Data Data merupakan bagian terpenting dalam lingkungan DBMS karena data menghubungkan manusia dan lingkungan. 4. Prosedur Prosedur mengacu pada instruksi dan juga aturan yang menentukan perancangan dan menggunaan database. 5. Manusia Manusia adalah komponen terakhir yang terlibat dalam lingkungan sistem, contoh : Data Administrator (DA) Structure Query Language (SQL) Menurut Connolly dan Begg (2010:84), Structured Query Language (SQL) merupakan transform oriented language atau bahasa yang dirancang dengan penggunaan relasi untuk mengubah input menjadi output yang dibutuhkan. Ada dua komponen utama dalam SQL yaitu :

3 Data Definition Language(DDL) DDL adalah bahasa yang digunakan DBMS untuk menentukan sebuah database atau memperlihatkan isi database (Whitten, Bentley dan Dittman, 2004:525). Contoh: CREATE, ALTER, dan DROP. DDL adalah bahasa yang mengizinkan pengguna untuk menspesifikasikan tipe, struktur dan batasan aturan mengenai data yang bisa disimpan ke dalam database (Connolly dan Begg, 2010:66). Jadi, dari kedua teori mengenai DDL dapat disimpulkan adalah jenis bahasa yang digunakan DBMS untuk membangun, menentukan batasan dan aturan mengenai data dalam database Data Manipulation Language(DML) DML adalah bahasa DBMS yang digunakan untuk membuat, membaca, memperbarui dan menghapus record (Whitten, Bentley dan Dittman, 2004:525). DML adalah bahasa yang mengizinkan pengguna untuk menambahkan, mengedit, menghapus dan mendapatkan kembali data dari database (Connolly dan Begg, 2010:66). Contoh: INSERT, UPDATE, DELETE dan lain sebagainya. Jadi, dari kedua teori mengenai DML dapat disimpulkan adalah jenis bahasa yang digunakan DBMS untuk memasukan dan merubah isi data dalam database.

4 Siklus Hidup Aplikasi Database/ Database Life Cycle Gambar 2. 2 Siklus Hidup Aplikasi Database Menurut Connolly dan Begg (2010:313), untuk merancang aplikasi sistem database diperlukan tahapan-tahapan yang dinamakan dengan siklus hidup aplikasi database. Tahapan-tahapan dari Database Life Cycle (DBLC) yaitu : 1. Perencanaan database (database planning) 2. Mendefinisikan sistem (system definition) 3. Analisa dan pengumpulan permintaan (requirements collections and analysis) 4. Perancangan Database a) Perancangan database conseptual b) Perancangan database logical c) Perancangan database physical

5 9 5. Seleksi DBMS (optional) 6. Desain aplikasi (application design) 7. Prototyping (optional) 8. Implementasi (Implementation) 9. Data conversion dan loading 10. Testing 11. Operational maintenance Database Planning Perencanaan database merupakan kegiatan manajemen yang memungkinkan database system development life cycle untuk direlasasikan seefisien dan seefektif mungkin (Connolly dan Begg, 2010:313). Ada tiga permasalahan pokok yang muncul dalam merumuskan suatu strategi sistem informasi, yaitu : 1) Identifikasi rencana dan tujuan perusahaan dengan penentuan sistem informasi yang dibutuhkan. 2) Evaluasi sistem informasi yang berjalan untuk menentukan kelebihan dan kekurangan yang ada. 3) Penilaian terhadap peluang-peluang teknologi informasi yang mungkin mendatangkan keuntungan yang kompetitif System Definition Pemahaman sistem merupakan pendeskripsian ruang lingkup, batasan dari sistem database dan arah pandang pengguna (Connolly dan Begg, 2010:316) Requirement Collection and Analysis Analisa dan pengumpulan permintaan merupakan proses pengumpulan dan analisa informasi tentang bagian dari organisasi yang berhubungan dengan sistem database dan menggunakan informasi tersebut untuk menjelaskan permintaan akan sistem yang baru (Connolly dan Begg, 2010:316).

6 10 Informasi yang dikumpulkan untuk setiap user view utama terdiri dari : 1. Deskripsi data yang digunakan atau dihasilkan. 2. Rincian bagaimana data digunakan atau dihasilkan. 3. Beberapa kebutuhan tambahan untuk sistem database yang baru. Langkah pertama yang paling penting dalam perencanaan database adalah menentukan pernyataan misi untuk sistem database secara jelas. Pernyataan misi mendefinisikan tujuan utama dari sistem database dan menyediakan jalur yang lebih jelas menuju efisiensi dan efektivitas penciptaan sistem database yang diperlukan Database Design Desain database merupakan proses pembuatan desain database yang akan mendukung tujuan sistem yang membutuhkan database (Connolly dan Begg, 2010:320). Terdapat 3 fase utama dalam merancang database, yaitu : 1. Perancangan database conseptual merupakan suatu proses pembuatan model dari informasi yang digunakan dalam perusahaan, independen dari keseluruhan aspek fisik. Model data dibangun dengan menggunakan informasi dalam spesifikasi kebutuhan pengguna. 2. Perancangan database logical merupakan suatu proses pembuatan model dari informasi yang digunakan dalam perusahaan berdasarkan model data tertentu, tetapi independen terhadap DBMS tertentu dan aspek fisik lainnya. 3. Perancangan database fisikal merupakan suatu proses menghasilkan deskripsi implementasi database pada penyimpanan sekunder. Menggambarkan struktur penyimpanan dan metode akses yang digunakan untuk mencapai akses yang efisien terhadap data.

7 DBMS Selection Seleksi DBMS merupakan proses penyeleksian DBMS yang tepat untuk mendukung sistem database (Connolly dan Begg, 2010:325). Langkah-langkah utama untuk memilih suatu DBMS yaitu: 1. Menentukan acuan penelitian 2. Membandingkan dua atau tiga produk 3. Mengevaluasi produk 4. Merekomendasikan pilihan dan menyusun laporan Application Design Mendesain aplikasi adalah suatu proses pendesainan user interface dan program aplikasi yang akan digunakan dan memproses database yang ada (Connolly dan Begg, 2010:329). Terdapat dua aspek dalam mendesain aplikasi : 1. Perancangan transaksi Merupakan suatu tindakan, atau serangkaian tindakan yang dilakukan oleh pengguna tunggal atau program aplikasi, yang mengakses atau mengubah isi database. 2. Perancangan antarmuka pengguna Proses perancangan tampilan antarmuka pengguna harus memenuhi kaidah dalam merancang suatu tampilan antarmuka pengguna yang baik Prototyping Membuat prototyping yang dimaksud di sini adalah membangun model kerja dari suatu sistem database (Connolly dan Begg, 2010:333). Pembuatan prototyping bertujuan untuk mempermudah pengembang aplikasi untuk mengidentifikasi fiturfitur yang akan dimasukkan ke dalam sistem, sehingga didapatkan hasil apakah sistem dapat bekerja dengan baik, memadai atau tidak memadai, dan kemungkinan untuk menyarankan

8 12 penyempurnaan atau bahkan fitur-fitur baru ke dalam sistem database Implementation Implementation atau implementasi merupakan realisasi physical dari database dan desain aplikasi (Connolly dan Begg, 2010:333) Data Conversion and Loading Data conversion and loafding adalah proses memindahkan data yang ada sekarang ke dalam database dan mengatur semua aplikasi yang ada agar dalam menjalankan database (Connolly dan Begg, 2010:334). Tahap ini hanya diperlukan ketika sistem database yang baru menggantikan sistem yang lama Testing Testing merupakan proses uji coba sistem database dengan tujuan menemukan kemungkinan error (Connolly dan Begg, 2010:334). Dengan melakukan penguijian, maka dapat diketahui seberapa baik aplikasi ketika dijalankan Operational Maintenance Operational maintenace merupakan proses untuk memantau dan memelihara sistem database selama pemakaian (Connolly dan Begg, 2010:335). Ada dua cara dalam memelihara sistem yang sudah diimplementasikan, yaitu : 1. Memantau kinerja sistem Jika kinerja berada di bawah batas yang dapat diterima, penyesuaian ulang atau reorganisasi database mungkin diperlukan.

9 13 2. Memelihara dan melakukan peningkatan sistem database Jika diperlukan tahap peningkatan maka jenis pemeliharaan ini yang diterapkan Entity-Relationship Modeling Entity relationship modeling merupakan representasi dari metode pendekatan top-down, yang diawali dengan mengidentifikasi data penting yang disebut entitas, serta hubungan di antara data yang harus direpresentasikan di dalam model. (Connolly dan Begg, 2010:371) Entity Types Tipe entitas merupakan sekelompok objek dengan properti yang sama, yang diidentifikasi oleh perusahaan, dan memiliki keberadaan yang independen(connolly dan Begg, 2010:373). Dengan kata lain, tipe entitas adalah koleksi dari entitas yang berbagi propertis dan karakteristik yang sama. Setiap entitas memiliki nama untuk menjelaskan fungsinya. Contoh: mahasiswa. Mahasiswa Memiliki Hobi Gambar 2. 3 Tipe Entitas Tipe entitas dapat diklasifikasikan menjadi 2 jenis, yakni : 1. Strong entity type, merupakan entitas yang keberadaannya tidak tergantung kepada entitas lainnya (Connolly dan Begg, 2010:383). 2. Weak entity type, merupakan entitas yang keberadaannya sangat tergantung dengan entitas lain (Connolly dan Begg, 2010:383).

10 Relationship Types Tipe Relationship merupakan satu set hubungan yang saling mendukung antara tipe entitas (Connolly dan Begg, 2010:374) Derajat Relasi Menurut Connolly dan Begg (2010:376), derajat relasi adalah jumlah entitas yang ikut serta dalam suatu relasi. Derajat relasi dibagi menjadi : 1. Binary Relationship relasi dengan 2 derajat tipe entitas. Mahasiswa Memiliki Hobi Tipe relationship Gambar 2. 4 Binary Relationship 2. Ternary Relationship relasi dengan 3 derajat tipe entitas. Member Staff mendaftar Tipe relationship Branch Gambar 2. 5 Ternary Relationship

11 15 3. Quaternary Relationship relasi dengan 4 derajat tipe entitas. buyer Arranges Financial Instition Solicitor Tipe relationship bid Gambar 2. 6 Quaternary Relationship Recursive Relationship Menurut Connolly dan Begg (2010:376), recursive relationship adalah suatu tipe relasi yang mana memiliki tipe entitas yang sama dengan satu atau lebih tujuan yang berbeda. < Supervises Role Name Role Name Supervisee Supervisor Staff Gambar 2. 7 Recursive Relationship Attributs Attributs adalah properti atau sifat-sifat dari sebuah entitas atau tipe relasi (Connolly dan Begg, 2010:381). Attribute domain adalah kumpulan nilai yang diperbolehkan untuk satu atau lebih atribut. Setiap atribut yang dihubungkan dengan sejumlah nilai disebut domain Keys Menurut Conolly dan Begg (2010:381), Penentuan kunci (key) merupakan hal yang paling esensial pada database

12 16 relasional. Kunci bukan hanya sebagai metode untuk mengakses suatu basis tertentu, tetapi sekaligus juga menjadi pengenal unik dalam suatu tabel. Akan tetapi perlu juga diketahui bahwa tidak semua kunci dapat menjadi pengenal yang unik karena terdapat beberapa istilah kunci. Cardidate Key adalah jumlah minimal dari atributatribut yang secara unik mengidentifikasi keberadaan dari setiap entitas (Connolly dan Begg, 2010:381). Primary key adalah candidate key yang secara unik mengidentifikasi keberadaan dari setiap entitas dan mempunyai karakter yang paling sedikit (Connolly dan Begg, 2010:381). Composite key adalah candidate key yang terdiri dari dua atau lebih atribut (Connolly dan Begg, 2010:381). Foreign key adalah sebuah atribut atau sekumpulan atribut pada suatu relasi yang sama dengan cardidate key dari beberapa relasi yang lain (Connolly dan Begg, 2010:151), sehingga dapat disimpulkan foreign key adalah primary key dari suatu entitas yang dipakai didalam entitas yang lain. Alternate key adalah candidate key yang tidak terpilih sebagai primary key Structural Constraint Ada 2 komponen Structural constraint Multiplicity merupakan sejumlah kemungkinan kejadian-kejadian dari sebuah tipe entity dalam sebuah hubungan n ketika nilai-nilai yang lainditentukan (Connolly dan Begg, 2010:385). Relasi yang sering terjadi adalah binary relationship. Macam-macam binary relationship, antara lain : 1. One-to-one relationship Derajat hubungan one-to-one dapat terjadi apabila setiap anggota dari suatu entitas hanya boleh berpasangan dengan satu anggota dari entitas yang lain dan begitu juga sebaliknya. 2. One-to-many relationship

13 17 Derajat hubungan one-to-many dapat terjadi apabila setiap anggota dari suatu entitas hanya boleh berpasangan dengan anggota dari entitas yang lain dan entitas yang lain hanya boleh berpasangan dengan 1 anggota tersebut. 3. Many-to-many relationship Derajat hubungan many-to-many dapat terjadi apabila setiap anggota dari suatu entitas hanya boleh berpasangan dengan banyak anggota dari entitas yang lain dan begitu juga sebaliknya Metodologi Perancangan Database Metodologi desain adalah sebuah pendekatan terstruktur yang menggunakan prosedur, teknik, perangkat, dan dokumentasi yang mendukung dan memfasilitasi proses desain. Ada tiga fase utama dalam metodologi perancangan database, yaitu : Perancangan Database Conseptual Perancangan database conseptual adalah proses membuat representasi konseptual dari basis data yang meliputi identifikasi entitas-entitas yang penting hubungannya dan atributnya (Connolly dan Begg, 2010:465). Model informasi ini dibangun, berdasarkan kebutuhan perusahaan. Langkah-langkah untuk membangun model informasi konseptual ini, yaitu : 1. Mengidentifikasi tipe entitas Ditahap ini untuk menentukan tipe entitas yang perlukan. 2. Mengidentifikasi tipe relasi Ditahap ini untuk menentukan relasi penting yang ada diantara tipe entitas yang telah ditentukan. 3. Mengidentifikasi dan mengasosiasi atribut dengan tipe entitas atau relasi Ditahap ini tujuan untuk mengasosiasi atribut dengan tipe entitas atau relasi yang sesuai.

14 18 4. Menentukan domain atribut Ditahap ini untuk mementukan domain untuk atribut pada model data local conseptual. 5. Menentukan atribut candidate key, primary key, dan alternate key Ditahap ini tujuannya untuk menenetukan key-key pada setiap tipe entitas dan pada tahap ini menentukan cardidate key dalam entitas dan setelah terpilih satu key yang unik akan dijadikan primary key selain itu sebagai alternate key. 6. Mempertimbangkan penggunaan konsep enhanced modeling (langkah optional) Tahap ini adalah untuk mempertimbangkan penggunaan konsep enhanced modeling, seperti specialization/ generalization, aggregation, dan composition. 7. Memeriksa model untuk redundansi Ditahap ini untuk memeriksa adanya redundasi data pada model. 8. Validasi model konseptual dengan transaksi pengguna Ditahap ini untuk memastikan bahwa model konseptual mendukung transaksi yang dibutuhkan 9. Meninjau kembali model data conseptual dengan pengguna Ditahap terakhir dari perancangan conseptual ini adalah untuk meninjau kembali model data konseptual sudah benar dengan pengguna tujuan untuk memastikan bahwa model yang telah dirancang sudah sesuai dengan kebutuhan data perusahaan Perancangan Database Logical Proses membangun sebuah model dari data yang digunakan dalam suatu perusahaan berdasarkan pada model data yang spesifik, tetapi independen dari DBMS tertentu dan pertimbangan fisik lainnya (Connolly dan Begg, 2010:467). Langkah-langkah untuk membangun model informasi logical ini, yakni :

15 19 1. Membangun dan memvalidasi model data logical untuk setiap view, bertujuan untuk membangun sebuah model data logikal lokal dari sebuah model data conseptual lokal yang mewakili sebuah view tertentu dari perusahaan dan kemudian untuk memvalidasi model ini untuk memastikan secara struktur model ini benar (menggunakan teknik normalisasi) dan memastikan model ini mendukung transaksi yang dibutuhkan. Menghilangkan fitur yang tidak kompetibel dengan model relasional (opsional), bertujuan untuk menyempurnakan model data conseptual lokal dengan menghilangkan fitur yang tidak kompetibel dengan model relasional. Fitur yang tidak kompetibel tersebut antara lain : Tipe relasi many-to-many (*:*) binary Tipe relasi many-to-many (*:*) rekrusif Tipe relasi komplek Atribut multi-valued Mendapatkan relasi untuk model data logical lokal, bertujuan untuk membuat relasi model data logikal lokal yang menampilkan entity, relasi dan atribut yang telah diidentifikasikan. 2 Memvalidasi relasi dengan menggunakan normalisasi, bertujuan untuk memvalidasi relasi dalam model data logikal lokal menggunakan teknik normalisasi. 3 Memvalidasikan relasi pada transaksi user, bertujuan untuk memastikan bahwa relasi dalam model data logikal lokal mendukung transaksi yang dibutuhkan dalam view. 4 Menetapkan integritas constraints, bertujuan untuk membatasi integritas constraints yang terdapat dalam view. 5 Meninjau model data logical dengan user, bertujuan untuk memastikan bahwa model data logical lokal dan dokumentasi pendukung yang menjelaskan model telah mewakili view. 6 Membangun dan memvalidasikan model data logical global, bertujuan untuk menggabungkan masing-masing model data

16 20 logical lokal menjadi sebuah model data logical global yang menggambarkan perusahaan. Menggabungkan model data logical lokal menjadi model global, bertujuan untuk mengabungkan model data logikal local yang ada menjadi sebuah model data logical global perusahaan. Memvalidasi model data logikal global, bertujuan untuk memvalidasikan relasi yang dibentuk dari model data lokal logical global menggunakan teknik normalisasi dan memastikan model data tersebut mendukung transaksi yang dibutuhkan. 7 Memeriksa kemungkinan perkembangan, bertujuan untuk memastikan apakah ada perubahan yang signifikan pada suatu saat nanti dan memperkirakan apakah model data logical global dapat mengakomodasi perubahan ini. Meninjau model data logical global dengan para user, bertujuan untuk memastikan bahwa model data logical model ini mewakili perusahaan Perancangan Database Physical Proses memproduksi penjelasan implementasi database pada penyimpanan sekunder; menggambarkan hubungan dasar, organisasi file dan indek yang digunakan untuk mencapai akses yang efisien terhadap data, dan kendala integritas terkait dan langkah-langkah keamanan lainnya (Connolly dan Begg, 2010:467). Langkah-langkah untuk membangun model informasi fisikal ini, yaitu : 1. Menerjemahkan model data logikal global ke dalam DBMS tujuan, bertujuan untuk menghasilkan sebuah skema relasi database dari model data logical global yang diimplemasikan di DBMS tujuan. a. Mendesain relasi dasar, bertujuan untuk menentukan bagaimana menampilkan relasi dasar yang diidentifisikan dalam model data logical global di dalam DBMS tujuan.

17 21 b. Mendesain berdasarkan data yang diperoleh, bertujuan untuk menentukan bagaimana menampilkan data yang diperoleh di model data logical global dalam target DBMS. c. Mendesain batasan general constraint, bertujuan untuk mendesain batasan constraint untuk DBMS tujuan. 2. Mendesain physical representation, bertujuan untuk menentukan organisasi file yang optimal untuk disimpan dalam relasi dasar dan index yang dibutuhkan untuk menghasilkan performa yang baik, yang mana relasi dan tuples akan disimpan dalam secondary storage. a. Menganalisa transaksi, bertujuan untuk memahami fungsionalitas transaksi yang akan dijalankan pada database dan untuk menganalisa transaksi penting. b. Memilih file organisasi, bertujuan untuk menentukan file organisasi untuk setiap relasi dasar. c. Memilih index, bertujuan untuk menentukan apakah penambahan index akan meningkatkan performa sistem. d. Memperkirakan kebutuhan disk space, bertujuan untuk memperkirakan kapasitas disk space yang akan dibutuhkan database. 3. Mendesain user view, bertujuan untuk mendesain user view yang teridentifikasi selama pengumpulan kebutuhan dan analisis pada bagian siklus hidup aplikasi relasional database. 4. Mendesain mekanisme keamanan, bertujuan untuk mendesain tingkat keamanan untuk database secara terspesifik bagi user 5. Mempertimbangkan pengenalan redudansi terkontrol 6. Memantau dan menyetel sistem operasi Normalisasi Normalisasi merupakan teknik formal untuk menganalisa relasi dari primary key dan functional dependence sehingga menhasilkan sekumpulan relasi dengan sifat yang diinginkan dan dapat digunkan untuk memberikan data terhap kebutuhan perusahaan.

18 22 Normalisasi secara umum dibagi menjadi 4 jenis (Connolly dan Begg, 2010:430) : 1. Unnormalized Form (UNF) Unnormalized Form merupakan sebuah tabel yang mengandung satu atau lebih kelompok yang berulang. UNF dikenal juga sebagai bentuk awal table yang belum dinormalisasi. 2. First Normal Form (1NF) First Normal Form merupakan istilah untuk relasi dari setiap baris dan kolom yang mengandung satu dan hanya satu nilai. Proses transasi dari UNF ke 1NF ini ditandai dengan hilangnya data berulang dan munculnya key. 3. Second Normal Form (2NF) Second Normal Form merupakan relasi yang ada di 1NF dan setiap non-primary key attributes harus bergantung penuh terhadap primary keynya. 4. Third Normal Form (3NF) Third Normal Form merupakan relasi pada 1NF, 2NF dan setiap non-primary key attributes harus bergantung transitif terhadap primary keynya. 2.2 Pemahaman Objek Studi Hasil rancangan sistem database serupa adalah kumpulan jurnal jurnal yang berisikan tentang bahasan yang menyerupai tentang tema yang diambil untuk dijadikan tolak ukur dan sebagai acuan untuk dapat melakukan analisis dan perancangan nantinya Sistem Pembelian Sistem pembelian digunakan perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan perusahaan (Mulyadi, 2001:299). Transaksi pembelian itu sendiri dapat dibagi menjadi dua jenis: pembelian lokal dan impor. Pembelian lokal adalah pembelian barang dari pemasok dalam negeri.

19 Fungsi yang Terkait dalam Pembelian terkait, yaitu: Penerapan dari sistem pembelian memiliki fungsi yang 1) Fungsi gudang Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. 2) Fungsi pembelian Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasokan yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. 3) Fungsi penerimaan Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. 4) Fungsi akuntansi Fungsi ini terkait dengan fungsi pembelian dimana bertanggung jawab atas pencatatan utang dan persediaan barang Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Pembelian Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah: a. Prosedur permintaan pembelian. Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok. Dalam prosedur ini, fungsi pembeli mengirim surat penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian

20 24 yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan c. Prosedur order pembelian. Fungsi pembelian mengirim surat order kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan unit-unit organisasi lain dalam perusahan akan order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan. d. Prosedur penerimaan barang. Dalam prosedur ini, fungsi penerimaan menerima dan memerikas jenis, kuantitas dan mutu barang yang diterima oleh pemasok berdasarkan surat order dan kemudian mengeluarkan laporan penerimaan barang. e. Prosedur pencatatan utang. Fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan utang atau arsip dokumen sumber sebagai catatan utang. f. Prosedur distribusi pembelian. Meliputi distribusi rekening yang didebit dari transksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen Dokumen pada Sistem Pembelian Dokumen merupakan bukti untuk merekam terjadinya transaksi yang dilakukan oleh perusahaan. Jenis dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian yaitu (Mulyadi, 2001:303): 1. Surat permintaan pembelian Dokumen yang berupa formulir yang diisi fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang. 2. Surat permintaan penawaran harga Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali.

21 25 3. Surat order pembelian Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. 4. Laporan penerimaan barang Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menandakan bahwa barang yang telah diterima dari pemasok memenuhi syarat jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang ada pada surat order pembelian. 5. Surat perubahan order pembelian Kadang kala terjadi perubahan surat order pembelian sebelum diterbitkan. 6. Bukti kas keluar Dibuat oleh fungsi akuntasi untuk mencatat transaksi pembelian Sistem Persediaan Menurut Mulyadi (2001:553), persediaan (inventory) terdiri dari persediaan produk jadi, persediaan produk dalam proses, persediaan bahan baku, persediaan bahan penolong, persediaan bahan habis pakai pabrik, dan persediaan suku cadang. Menurut Warren, Reeve dan Fess (200:452) persediaan (inventory) digunakan untuk mengindikasikan: 1. Barang dagang yang disimpan untuk kemudian dijual dalam operasi bisnis perusahaan. 2. Bahan yang dipergunakan dalam proses produksi atau yang disimpan untuk tujuan itu Fungsi yang Terkait dalam Persediaan Fungsi fungsi yang terkait dalam persediaan, yaitu (Mulyadi, 2001:579): a. Fungsi akuntansi Fungsi yang bertanggung jawab dalam penghargaan pokok dari barang unit di gudang. b. Panitia penghitungan fisik persediaan

22 26 Panitia yang bertanggung jawab akan pengadaan persediaan barang yang ada di dalam gudang Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Persediaan Dalam pelaksanaan sistem persediaan dilakukan prosedur yang juga merupakan tahap-tahap terjadinya proses persediaan. Menurut Mulyadi (2001:580), prosedur penyusun sistem persediaan terdiri atas : a. Prosedur pencatatan produk jadi b. Prosedur pencatatan harga produk jadi yang dijual c. Prosedur pencatatan tambahan dan penyesuaian kembali harga pokok persediaan produk dalam proses d. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli e. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok f. Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang g. Sistem penghitungan fisik persediaan Dokumen pada Sistem Persediaan Adapun dokumen yang digunakan dalam sistem persediaan (Mulyadi, 2001:560), yaitu: a. Laporan produk selesai b. Bukti memorial c. Surat order pengiriman d. Faktur penjualan e. Laporan penerimaan barang f. Laporan pengiriman barang g. Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang h. Bukti pengembalian barang gudang i. Kartu perhitungan fisik (inventory tag) j. Daftar hasil penghitungan fisik

23 Sistem Penjualan Menurut Kotler (2006:457) pengertian penjualan adalah proses dimana kebutuhan pembeli dan penjualan dipenuhi, melalui antar pertukaran informasi dan kepentingan. Menurut Mulyadi (2001:202) berdasarkan cara pembayaran sistem penjualan dapat dibagikan menjadi 2 jenis, yaitu: 1. Penjualan kredit Penjualan kredit dilakukan oleh perusahaan jika order dari pelanggan telah terpenuhi dengan pengiriman barang atau penyerhan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang terhadap pelanggannya. Sistem penjualan ini akan dilakukan perusahaan jika memiliki bentuk sistem kredit. 2. Penjualan tunai Pada sistem penjual ini, proses penyerahan jasa atau pengiriman barang akan dilakukan apabila perusahaan telah menerima pembayaran tunai dari pelanggannya Fungsi yang Terkait dalam Penjualan Adapun fungsi yang terkait dengan sistem penjualan (Mulyadi, 2001:204), yaitu: a. Fungsi penjualan Fungsi yang bertanggung jawab dalam penjualan produk yang ada dalam perusahaan. b. Fungsi gudang Fungsi yang bertanggung jawab akan persediaan barang yang selalu ada sesuai dengan permintaan pelanggan. c. Fungsi pengiriman Fungsi yang bertanggung jawab dengan pengirim barang sesuai dengan dengan permintaan pelanggan dan sampai pada tujuan. d. Fungi akuntansi Fungsi yang bertanggung jawab akan penghargaan barang yang jual.

24 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penjualan Menurut Mulyadi (2001:209), jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan dapat dibagi menjadi: 1. Prosedur penerimaan kas dari over-the-counter sales. Dalam penjualan tunai ini, pelanggan akan datang ke perusahaan dan melakukan pemilihan barang untuk dibeli. Kemudian melakukan pembayaran di kasir dan kemudian menerima barang yang dibeli. 2. Prosedur penerimaan kas dari cash-on-delivery sales (COD). Transaksi penjualan yang melibatkan pihak delivery, kantor pos ataupun perusahaan sendiri. 3. Prosedur penerimaan kas dari credit card sales Transakasi penjualan yang mengunakan credit card yang memudahkan pembeli dalam membayar dan pihak perusahaan dalam sarana penagihan dari penjualan Dokumen pada Sistem Penjualan Dokumen yang digunakan untuk melaksanakan sistem penjualan tunai, antara lain (Mulyadi, 2001:214): 1. Faktur penjualan tunai Faktur ini merupakan dokumen yang merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh managemen mengenai transaksi penjualan tunai. 2. Faktur penjualan COD Dokumen ini digunakann untuk merekam informasi yang dibutuhkan pada sistem penjualan COD Retur Penjualan Aktivitas ini terjadi apabila perusahaan menerima kembali barang dari pelanggan (Mulyadi, 2001:230). Fungsi yang terkait, yakni: 1. Fungsi penjualan-bertanggung jawab atas penerimaan, pemberitahuan mengenai pengembalian barang.

25 29 2. Fungsi penerimaan- bertanggung jawab dalam penerimaan barang pengembalian berdasarkan memo yang diberikan. 3. Fungsi gudang-bertanggung jawab dalam penyimpanan barang yang diterima kembali oleh perusahaan dari pembeli. 4. Fungsi akuntansi bertanggung jawab dalam mencatat retur penjualan yang akan berpengaruh dalam keputusan persediaan barang. Jenis dokumen yang digunkan berupa memo kredit dan laporan penerimaan barang. 2.3 Tools yang digunakan Alat yang digunakan untuk membangun sistem yang dibahas pada skripsi ini adalah: Diagraming Tools Didalam diagraming tools dibagi menjadi 2(dua) jenis, flowchart dan data flow diagram Flowchart Menurut Lesley (2006:264), flowchart adalah representasi graphic dari logical program yang menggunakan symbol geometric yang standard dan garis. Flowchart mengenal beberapa symbol (Lesley, 2007, p264), sebagai berikut : 1. Terminal symbol Simbol ini menjelaskan titik mulai dan berhentinya dari suatu flowchart. Gambar 2. 8 Lambang Terminal Symbol di Flowchart

26 30 2. Input/ Output symbol Melambangkan sebuah proses input ataupun output dalam suatu algoritma. Gambar 2. 9 Lambang Terminal Symbol di Flowchart 3. Process symbol Menjelaskan proses yang ada dalam algoritma yang sedang digambarkan. Gambar Lambang Process Symbol di Flowchart 4. Decision symbol Melambangkan sebuah keputusan dalam logika yang melibatkan perbandingan dua nilai. Gambar Lambang Decision Symbol di Flowchart 5. Flowlines flowchart. Menghubungkan simbol-simbol yang ada dalam Gambar Lambang Flowlines di Flowchart

27 31 6. Predefined process symbol algoritma. Melambangkan sebuah module yang dipakai dalam Gambar Lambang Predefined Process di Flowchart Data Flow Diagram(DFD) Data flow diagram (DFD) adalah alat yang menggambarkan sistem pengelolahan yang dilakukan oleh sistem tersebut (Whitten Bentley, 2004:327) atau dapat dikatakan DFD menjelaskan data yang mengalir dari sumber ke tujuan dalam sistem. Menurut Whitten Bentley (2004), DFD menggunakan beberapa symbol diagram dalam implementasinya, yaitu : 1. Proses Proses adalah kerja yang dilakukan sebagai respon terhadap aliran data yang masuk. Gambar Lambang Proses di DFD 2. Storage Storage merupakan representasi dari penyimpanan data atau tipe entitas. Gambar Lambang Storage di DFD

28 32 3. Aktor eksternal Aktor adalah segala sesuatu yang berinteraksi dengan sistem untuk pertukaran informasi. Gambar Lambang Proses di DFD Entity-Relationship Diagram(ERD) Diagram hubungan entitas (ERD) adalah model data yang menggunakan beberapa notasi untuk menggambarkan data dalam konteks entitas dan hubungan yang dideskripsikan oleh data tersebut. Menurut Whitten Bentley (2004:281), ERD memiliki beberapa konsep dasar, yaitu: 1. Entitas Entitas atau entity merupakan kelompok data orang, tempat, objek, kejadian atau konsep tentang apa yang kita perlukan untuk menangkap dan menyimpan data. Murid Gambar Contoh Entitas 2. Relationship Relationship atau relasi adalah hubungan yang ada antar entitas dalam satu ERD. 3. Atribut Atribut merupakan sifat atau karakteristik yang dijelaskan dari suatu entitas. Contoh :entitas murid memiliki atribut nama, alamat, nilai, nomor telepon.

29 State Transition Diagram(STD) Menurut Whitten, Bentley dan Dittman (2004:673) diagram perubahan data adalah sebuah perlengkapan yang digunakan untuk menggambarkan urutan dan variasi dari layar yang terjadi menurut sesi pengguna. Notasi yang digunakanpada STD meliputi: 1. State untuk menggambarkan keadaan pada suatu waktu Gambar Simbol State 2. Perubahan state untuk menunjukkan arah dari suatu state ke state lainnya. Gambar Simbol Perubahan State Programming Software Tools Programming software tools yang diterapkan dalam 2(dua) kategori yakni database management system dan programming tools Database Management System (DBMS) Pada bagian DBMS terdiri dari MySQL dan Web Server Apache, dijabarkan sebagai berikut : MySQL Menurut Welling Thomson, MySQL merupakan sebuah database management sistem yang saling terhubung, cepat dan kuat (2009:3). MySQL merupakan DBMS yang memperbolehkan multi-user dan multi-thread dan juga gratis. Menurut Welling Thomson (2009:7), MySQL memiliki beberapa keunggulan, yakni:

30 34 1. Perfoma yang tinggi MySQL dikenal sebagai DBMS yang tergolong cepat dalam memproses data, hal ini dapat diakses pada Harga yang rendah MySQL bersifat gratis pada mode open source-nya dan memiliki harga yang relatif rendah pada mode complete-nya. 3. Mudah dalam configurasi dan pembelajaran Konsep MySQL banyak diterapkan dalam berbagai software dan relational DBMS yang lain, sehingga mudah dalam mencari sumber untuk pembelajaran dan adaptasi. 4. Portability MySQL dapat digunakan di berbagai sistem Unix yang berbeda dan juga dalam sistem Microsoft Windows. 5. Availability of Souce Code Dengan menerapkan dalam PHP, pengguna dapat memodifikasi sumber code dari MySQL. 6. Availability of Support Perusahaan yang memperkenalkan MySQL menyediakan bantuan, pelatihan, konsultasi dan sumber coding pada website mysql.com Web Server Apache Apache adalah web server modular, yang berarti bahwa server inti (yang pada dasarnya berperan untuk melayani dokumen HTML) dan dapat diperpanjang dengan menggunakan berbagai modul tambhan (vugt, 2008:326)

31 Programming Tools Programming tools terdiri dari HTML dan PHP, dijabarkan sebagai berikut : Hypertext Markup Language (HTML) Menurut Grannel (2007:7), Hypertext Markup Language adalah bahasa pemrograman dalam situs web yang menggunakan berbagai kode sederhana yang disebut dengan tag. Tag didefinisikan sebagai bagianbagian dari suatu halaman. Kebanyakan tag HTML muncul secara berpasangan. Walaupun ada jenis tag yang muncul secara tidak berpasangan seperti <img> yang merepresentasikan gambar dalam suatu halaman. HTML sangat berguna dalam membangun halaman web, dimana dapat memunculkan gambar, menggambarkan struktur halaman, memasukkan script dan menyisipkan tampilan yang interaktif Personal Home Page (PHP) Menurut Welling Thomson`(2009:2) PHP merupakan bahasa scripting bagian server yang dirancang khusus untuk pemrograman website. Pada halaman HTML, dapat ditanamkan PHP yang akan dijalankan setiap halaman HTML tersebut di akses Evaluasi Aplikasi Menurut Shneiderman dan Plaisant (2010:88) 5(lima) faktor manusia terukur yang digunakan untuk mengevaluasi perancangan desain antarmuka, yaitu: 1. Waktu Pembelajaran (Time to Learn). Berapa lama waktu yang dibutuhkan oleh anggota dari sekelompok komunitas pengguna untuk mempelajari cara menggunakan perintah-perintah yang digunakan untuk menyelesaikan sebuah tugas.

32 36 2. Kecepatan Kinerja (Speed of Performance). Berapa lama waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu tugas. 3. Tingkat Kesalahan Pengguna (Rate of Errors by Users). Mengukur berapa banyak kesalahan yang terjadi saat aplikasi menyelesaikan suatu tugas. Meskipun waktu untuk membuat dan memperbaiki kesalahan mungkin dimasukan kedalam kecepatan kinerja, penanganankesalahan merupakan hal yang penting dalam penggunaan antarmuka dan membutuhkan pembelajaran yang luas. 4. Daya Ingat Jangka Panjang (Retention Over Time). Bagaimana pengguna menjaga pengetahuan mereka setelah beberapa jam, hari, atau minggu. Daya ingat sering dikaitkan dengan waktu pembelajaran dan biasanya frekuensi penggunaan juga memainkan peran penting. 5.Kepuasan Subjektif (Subjective Satisfication). Mengukur sebarapa jauh pengguna menyukai berbagai aspek dari antarmuka pengguna. 2.4 Hasil Rancangan Sistem Database yang Serupa Analisis dan Perancangan Sistem Basis Data Pembelian, Penjualan, dan Persediaan pada PT Interjaya Surya Megah Penelitian yang dilakukan oleh Andry Chowanda, memiliki variabel penelitian berupa persaingan perusahaan yang semakin ketat dikarenakan perkembangan teknologi dan isu keamanan informasi perusahaan. Metodologi perancangan digunakan adalah database life cycle. Metodologi pengumpulan data yang digunakan berupa metode wawancara dan observasi. Ruang lingkup penelitian berupa: - penerimaan barang - pengeluaran barang - retur barang - perhitungan barang

33 37 Dari penelitian ini dapat disimpulkan bahwa dengan pembuatan aplikasi ini, perusahaan adapat mengakses data gudang dengan cepat dan keamanan informasi terjaga dengan adanya aturan hak akses. Tetapi system terdahulu ini belum dapat menghasilkan laporan setiap bagian bisnis yang dirangkulnya, sehingga diperlukan suatu aplikasi untuk dapat mencetak seluruh laporan yang dibutuhkan Analisis dan Perancangan Sistem Basis Data untuk Aplikasi Persediaan Barang Berbasis Web Penelitian ini dilakukan oleh Reza Abadi Perman, Christanto Triwibisono, Fitri Sukmawati dan berjudul: Aplikasi Persediaan Barang Berbasis Web, memiliki variable penelitian berupa ketelambatan informasi persediaan barang, kesalahan yang sering terjadi dalam perhitungan persediaan barang, dan kesulitan dalam melihat stock barang per-unit. Objek studi yang digunakan berupa Koperasi Pegawai Republik Indonesia Teladan Rantau Prapat. Metodologi pencarian fakta yang digunakan berupa wawancara dan observasi. Metodologi perancangan yang digunakan adalah metode SDLC (Software Development Life Cycle) yang terdiri atas lima tahap yaitu : tahap analisa, tahap perancangan, tahap implementasi, tahap pengujian, tahap pengoperasian dan pemeliharaan. Ruang linkupnya mencakup: Managerial persediaan barang, kesediaan barang untuk system penjualan dan pembelian, dan pencetakan laporan untuk kesediaan barang. Dalam penelitian ini dapat disimpulkan : 1. Aplikasi pencatatan persediaan barang yang dapat mengurangi kesalahan perhitungan dalam pencatatan persediaan dengan metode FIFO pada pergudangan 2. Aplikasi ini mempermudah dalam laporan persediaan. 3. Aplikasi ini mempermudah melihat persediaan barang perunit dan harga pokok penjualan. Akan tetapi system ini belum dapat mencetak laporan untuk bagian penjualan dan pembeliannya, sehingga diperlukan sebuah aplikasi untuk melakukan fungsi tersebut.