BAB 2 LANDASAN TEORI

Transkripsi

1 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem Informasi Pengertian Sistem Pengertian Sistem menurut Mathiassen serta James A O Brien: Menurut Mathiassen (2000, p9), sistem adalah sekumpulan komponen yang mengimplementasikan kebutuhan pemodelan fungsi dan antar muka. Menurut O Brien (2005, p29) sistem merupakan sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur. Jadi pada kesimpulannya Sistem merupakaan merupakan komponenkomponen yang saling berinteraksi dan berhubungan yang dibuat untuk mengimplemntasikan kebutuhan seseorang akan pemodelan antar muka dengan proses transformasi secara berkala dalam proses penerimaan input serta pengeluaran output Pengertian Data dan Informasi Pengertian Data Informasi menurut O Brien dan Gordon B. Davis: Menurut O brien (2005, p38) data adalah fakta atau observasi mentah yangbiasanya banyak data yang menjelaskan kegiatan tersebut. Sedangkan informasi merupakan data yang telah diubah menjadi konteks yang berarti dan berguna bagi pemakai akhir tertentu.dari pengertian diatas bahwa informasi merupakan data yang dapat dimengerti oleh pengguna dan memiliki arti. Menurut Gordon B. Davis, informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusankeputusan yang akan datang. Kesimpulannya Data adalah catatan atas kumpulan fakta. Data merupakan bentuk jamak dari datum, berasal dari bahasa Latin yang berarti "sesuatu yang diberikan". Dalam penggunaan sehari-hari data berarti suatu pernyataan yang diterima secara apa adanya. Pernyataan ini adalah hasil pengukuran atau pengamatan suatu variabel yang bentuknya dapat berupa angka, kata-kata, atau citra. 7

2 8 Sedangkan Informasi adalah data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi menerima dan dapat berupa fakta, suatu nilai yang bermanfaat. Jadi ada suatu proses transformasi data menjadi suatu informasi (input - proses output) Pengertian Sistem Informasi Pengertian Sistem Informasi (SI) Menurut O brien serta Henry C. Lucas: Menurut O brien (2005, p5) Sistem informasi merupakan kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan sistem informasi dalam sebuah organisasi. Menurut Henry C. Lucas Sistem informasi adalah kegiatan dari suatu prosedur-prosedur yang diorganisasikan bilamana dieksekusi akan menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian di dalam organisasi. Jadi kesimpulannya Sistem informasi (SI) - atau lanskap aplikasi - adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung proses bisnis. 2.2 Teori-Teori Khusus Pengertian Perancangan Sistem Menurut McLeod (2001, p192), perancangan sistem informasi adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Perancangan sistem informasi memiliki dua tujuan utama, yaitu : Memenuhi kebutuhan pemakai. Memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap dari pihak-pihak yang terlibat di dalamnya. Menurut Mulyadi (1997, p51), perancangan sistem informasi merupakan proses penerjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam suatu alternatif rancangan sistem informasi yang diajukan kepada para pemakai informasi untuk

3 9 dipertimbangkan. Menurut Cushing (1992, p384), perancangan sistem informasi adalah proses penyiapan spesifikasi yang terperinci untuk pengembangan suatu sistem yang baru. Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem adalah solusi atau implementasi berbasis komputer untuk memenuhi kebutuhan bisnis. Tujuan dari perancangan sistem adalah menentukan bagaimana membangun atau menyusun sistem informasi yang baik sesuai kebutuhan yang tekah didokumentasikan Pengertian Internet Menurut Williams and Stacey (2005, p6), Internet adalah jaringan computer seluruh dunia yang menghubungkan ratusan dari jutaan jaringan yang lebih kecil. Jaringan ini menghubungkan entitas edukasional, komersil, nonprofit, militer dan juga perorangan Pengertian E-Business Menurut Kalakota dan Robinson (2001, p7) adalah proses melakukan berbagai macam kegiatan bisnis secara elektronik dengan menggunakan teknologi yang berbasis internet. Menurut Turban (2006, p4), e-business merupakan konsep yang lebih luas dari e-commerce yang mencakup tidak hanya kegiatan pembelian dan penjualan dari barang dan jasa tetapi juga termasuk bagaimana pelayanan terhadap pelanggan, bekerja sama dengan partner bisnis dan melakukan kegiatan transaksi elektronik dalam organisasi. Menurut O brien (2005, p314), e-business adalah pengunaan internet jaringan dan teknologi informasi lainnya untuk mendukung kegiatan e-commerce, komunikasi dan kerja sama bagi perusahaan, dan mendukung berbagai proses yang dijalankan melalui website, baik dalam jaringan perusahaan maupun dengan para pelanggan serta mitra bisnis lainnya Pengertian Procurement Menurut Kalakota dan Robinson (2001, p314), Procurement didefinisikan sebagai semua aktifitas perusahaan yang melibatkan proses mendapatkan barang dari pemasok; hal ini meliputi pembelian dan kegiatan logistik seperti

4 10 transportasi, penerimaan dan penyimpanan barang di gudang sebelum barang tersebut digunakan. Jadi Procurement merupakan kegiatan atau proses pengadaan barang oleh perusahaan dari permintaan penawaran kepada pemasok hingga pembayaran, termasuk didalamnya proses penerimaan barang, penyimpanan barng dan retur Pengertian E-Procurement Menurut Kalakota, Ravi dan Robinson (2001), E-Procurement merupakan proses pengadaan barang atau lelang dengan memanfaatkan teknologi informasi dalam bentuk website. Menurut Kalakota, Ravi dan Robinson (2001, p315) manfaat E-Procurement dibagi menjadi 2 kategori yaitu, efisien dan efektif. Efisiensi E-Procurement mencakup biaya yang rendah, mempercepat waktu dalam proses Procurement, mengendalikan proses pembelian dengan lebih baik, menyajikan laporan informasi, dan pengintegrasian fungsi-fungsi Procurement sebagai kunci pada sistem back-office. Sedangkan efektivitas E-Procurement yaitu meningkatkan control pada rantai nilai, pengelolaan data penting yang baik, dan meningkatkan kualitas pengambilan keputusan dalam proses pembelian dan organisasi. E-Procurement umumnya didefinisikan sebagai penggunaan ICT untuk mengotomatiskan dan membuat pembelian menjadi lebih responsif dan dinamis (Coulthard & Castleman, 2001; Bof & Previtali, 2007; Andersen et al., 2009) Keuntungan E-Procurement Keuntungan menggunakan E-Procurement adalah sebagai berikut : a) Menyederhanakan proses Procurement b) Meningkatkan komunikasi c) Mempererat hubungan dengan pihak supplier d) Mengurangi biaya transaksi karena mengurangi penggunaan teleponatau fax atau dokumen dokumen yang menggunakan kertas e) Mengurangi waktu pemesanan barang f) Menyediakan laporan untuk evaluasi g) Meningkatkan kepuasan user

5 11 Menurut Kodar Udoyono (2012,p129) E-Procurement dapat menjadi instrument untuk mengurangi tindakan KKN karena melalui E-Procurement lelang menjadi terbuka sehingga akan muncul tawaran-tawaran yang rasional. lebih Menurut Butler dan Fitzgerald (1999), faktor penentu keberhasilan adalah fungsi atau daerah mana yang harus berjalan dengan seharusnya untuk memastikan kinerja yang kompetitif bagi perusahaan Teori Klasifikasi Masalah Teori klasifikasi masalah merupakan teori yang diperuntukan untuk mengklasifikasi atau membagi masalah yang dihadapi oleh perusahaan sehingga mudah untuk dianalisa lebih lanjut. James Wetherbe mengembangkan sebuah framework yang bernama PIECES Framework yang berisi katagori-katagori untuk mengklasifikasikan masalah dan membuat pemecahan masalah tersebut, terdapat 6 katagori dalam framework ini diantaranya : P : Performance, keharusan untuk memperbaiki dan meningkatkan performa/performance. I : Information, keharusan untuk memperbaiki dan meningkatkan Informasi dan Data. E : Economics, keharusan untuk memperbaiki dan meningkatkan Economics, mengontrol biaya pengeluaran atau keuntungan yang masuk. C : Control, keharusan untuk memperbaiki dan meningkatkan control atau keamanan. E : Efficiency, keharusan untuk memperbaiki dan meningkatkan effisiensi dari manusia serta prosessnya. S : Service keharusan untuk memperbaiki dan meningkatkan servis kepada kostumer, supplier, partner serta yang lainnya.

6 12 Gambar 2.1 PIECES Framework (Sumber :Jeffrey L. Whitten, Lonnie D. Bentley, Kevin Dittman, 2004, p87) Pengertian Object Oriented and Analysis Design OOAD Object Oriented and Analysis Design (OOAD) adalah kegiatan perancangan sistem informasi yang berbasis objek. Lars Mathiassen (2000, p4), menjelaskan bahwa dalam Object Oriented and Analysis Design (OOAD), blok-blok pembangun yang paling besar adalah objek. Selama analisis, objek digunakan untuk mengorganisasikan pengertian terhadap konteks sistem ( system context ), sedangkan dalam perancangan, objek digunakan untuk mengerti dan mendeskripsikan sistem itu sendiri.

7 13 Menurut Mathiassen (2000,p14), Object Oriented and Analysis Design (OOAD) terbagi dalam empat aktivitas utama. Keempat aktivitas tersebut adalah analisis problem domain, analisis application domain, perancangan komponen, dan perancangan arsitektur. Problem-domain analysis Application-domain analysis Componentdesign Architecturaldesign Gambar 2.2 Empat aktivitas utama dalam OOAD 1. Problem Domain Analysis Merupakan kegiatan menganalisis proses bisnis yang diadministrasi, diawali dan dikontrol oleh sistem. Tujuannya untuk mengidentifikasikan dan membuat model dari suatu problem domain. Hasil dari kegiatan ini adalah model yang berhubungan dari sebuah problem domain : i. Classes Cara menggambarkan suatu problem domain adalah dengan pemilihan classes dan events. Pengertian class dan event menurut Mathiassen (2000, p.53-54) antara lain : a. Class adalah deskripsi dari kumpulan objects yang memiliki structure, behavioural pattern, dan attributes yang sama. b. Event adalah suatu peristiwa yang menyertakan satu atau lebih objects. ii. Structure Tujuannya adalah untuk menggambarkan hubungan struktural antara class dengan object didalam problem domain. Hasil dari kegiatan ini adalah membuat class diagram. Untuk meningkatkan

8 14 kejelasan suatu class diagram, dapat dilakukan dengan menggolongkan dan memberi nama kumpulan dari classes yang dinamakan dengan cluster. Jadi, cluster adalah kumpulan dari classclass yang berhubungan. <<cluster>> cars <<cluster>> people Car owner Engine Passenger car clerk Cylinder Taxi Gambar 2.3 Structure Cluster iii. Behaviour Behaviour mendeskripsikan behavioural patterns yang dapat digunakan dalam statechart diagram. a. Sequence diekspresikan dengan membuat event yang menuju ke state, dimana setiap state hanya mempunyai satu event yang meninggalkannya. b. Selection diekspresikan dengan membuat event yang mungkin menuju keluar dari state yang sama. c. Iteration dieskpresikan dengan membuat event kembali ke state semula. Sequence Selection Iteration a T 1 T T b a b z a a z T n b T 1 c T 2 z Gambar 2.4 Statechart Diagram

9 15 2. Application Domain Analysis Merupakan kegiatan menganalisis bagian dari organisasi yang mengadministrasi, mengawasi dan mengontrol problem domain. Tujuannya untuk menentukan kebutuhan pemakai sistem. Hasil dari kegiatan ini adalah suatu daftar lengkap mengenai kebutuhan sistem. Menurut Mathiassen (2000, p117) aktivitas dalam application domain ada tiga yaitu : i. Usage Usecase adalah suatu pola interaksi antara sistem dan actor.usecase adalah suatu peristiwa bukan suatu proses atau arus informasi. Actor adalah suatu abstrak dari pemakai atau sistem lain yang berinteraksi langsung dengan sistem. payment <<actor>> Account owner cash withdrawal money transfer <<actor>> Liquidity monitor <<actor>> Creditor account information credit information registration <<actor>> Administrator monitoring error corretion Gambar 2.5 Use Case Diagram ii. Functions Tujuannya untuk menentukan kemampuan dari proses sistem informasi. Function merupakan fasilitas untuk membuat suatu model yang berguna bagi para actor. Menurut Mathiassen, Madsen, Nielsen, Stage (2000,p138 ) ada empat jenis function :

10 16 a. Update: functions diaktifkan oleh suatu problem domain event dan mengakibatkan suatu perubahan di dalam model state. b. Signal: functions diaktifkan oleh suatu perubahan didalam model state dan mengakibatkan suatu reaksi, reaksi ini ditunjukkan kepada para actor didalam application domain, atau suatu intervensi langsung didalam problem domain. c. Read: functions diaktifkan oleh suatu kebutuhan untuk informasi didalam pekerjaan actors dan mengakibatkan sistem mempertunjukkan bagian-bagian dari model yang relevan. d. Compute: functions diaktifkan oleh suatu kebutuhan untuk informasi didalam pekerjaan actors dan terdiri dari suatu perhitungan yang menyertakan informasi yang disajikan oleh seorang actor atau model, hasilnya adalah suatu perhitungan. iii. Interfaces Tujuannya adalah menentukan interface dari sistem. Interface digunakan oleh para actors untuk berhubungan dengan sistem. Interface merupakan suatu fasilitas yang membuat suatu model sistem dan functions yang tersedia untuk para actors. Actor manusia dan actor sistem terkomputerisasi mempunyai behaviours secara luas yang berbeda. Oleh karena itu dibedakan antara dua tipe interfaces yaitu : a. User Interface merupakan suatu interface ke para pemakai. b. System Interface merupakan suatu interface untuk sistem lain. 3. Architecture Design Analysis document Component architecture Criteria Process architecture Architecture specification Gambar 2.6 Activities inside Architectural Design

11 17 Menurut Mathiassen (2000, p176) aktivitas didalam architectural design adalah : 1. Criterion Tujuannya untuk menentukan prioritas dari sebuah perancangan. Sebuah perancangan yang baik adalah yang dapat dipakai, fleksibel dan dapat dipahami. Tabel 2.1 Criteria Kriteria Ukuran Usable Kemampuan beradaptasi dengan sistem kepada organisasi, berkaitan dengan kerja, dan secara teknis Secure Tindakan pencegahan terhadap akses tidak autorisasi ke data dan fasilitas Efficient Eksploitasi secara hemat atas fasilitas technical platform Correct Pemenuhan kebutuhan Reliable Pemenuhan atas ketepatan yang diperlukan fungsi pelaksanaan Maintainable Biaya penempatan dan memperbaiki sistem yang rusak Testable Biaya dari memastikan bahwa sistem yang menyebar melaksanakan fungsi yang diharapkan Flexible Biaya memodifikasi sistem yang disebar Comprehensible Usaha yang diperlukan untuk memperoleh suatu pemahaman atas system Reusable Kemampuan untuk menggunakan bagian sebuah sistem ke system lain yang terhubung Portable Biaya memindahkan sistem ke technical platform lain Interoperable Biaya menggabungkan sistem ke sistem lain

12 18 2. Components Tujuan dari membuat component architecture adalah untuk membuat struktur sistem yang fleksibel dan mudah dipahami.component architecture merupakan suatu struktur sistem yang terdiri atas component yang saling berhubungan. Component merupakan kumpulan program-program yang merupakan satu kesatuan dan mempunyai tanggung jawab yang dirumuskan dengan baik. Pola-pola yang umum digunakan dalam merancang component architecture adalah : a. Pola layer architecture Layer architecture terdiri dari beberapa components, dirancang sebagai layer.perancangan dari setiap component menggambarkan tanggungjawab kepada component diatas dan dibawahnya. Layer i+1 Upwards interface Layer i Downwards interface Layer i-1 Gambar 2.7 Pola Layered Architecture b. Pola generic architecture Generic architecture dapat digunakan untuk menguraikan sistem basis dasar yang meliputi interface, function dan model components.model component berisi model dari object system, dapat menjadi layer yang paling rendah, yang diikuti oleh suatu layer system functions dan di layer atas adalah interface component. Layer interface dapat sering dipisahkan ke dalam dua bagian yang terpisah : user interface dan system interface.

13 19 Interface User interface System interface Interface Interface Technical platform UIS UIS UIS Gambar 2.8 Pola Generic Archictecture c. Pola client-server archictecture Client-server archictecture mula-mula dikembangkan untuk menangani distribusi suatu sistem antar beberapa processor.pola ini dipandang sebagai pola umum untuk component architecture.components di dalam suatu clientserver archicture adalah suatu server dan beberapa client. Client 1 Client 2 Client n Server Gambar 2.9 Pola client-server archictecture

14 20 Client Server Architecture U U + F + M Distributed presentation U F + M Local presentation U + F F + M Distributed functionality U + F M Centralized data U + F + M M Distributed data Gambar 2.10 Different form of distribution in a client-server architecture Dalam perancangan sistem atau subsistem, pada umumnya memulai dengan pola Layered Archictecture yang menggunakan interface, functions, dan model components. i. Model Tanggung jawab model component yang utama adalah untuk menjaga object yang menghadirkan problem domain. ii. Function Tanggung jawab yang utama dari function component adalah untuk menyediakan fungsi model. iii. Interface Tanggung jawab yang utama dari interface component adalah untuk menangani interaksi antara para actor dan fungsi model. 3. Processes Tujuan dari process archictecture adalah untuk menetapkan struktur fisik sebuah sistem. Hasil dari aktivitas process adalah membuat deployment diagram yang menggambarkan pembagian dan kerjasama dari program components dan active objects pada processors. Program components merupakan modul fisik dari sebuah kode program. Active objects merupakan sebuah objek yang telah

15 21 ditempatkan dalam sebuah proses. Process archictecture merupakan suatu struktur pelaksanaan sistem yang terdiri dari proses yang saling bergantung sedangkan processor merupakan sebuah unit peralatan yang dapat menjalankan program. Pola untuk bagaimana komponen pada processor terdiri dari : a. Centralized Pattern Dapat dipenuhi dengan pemeliharaan semua data pada suatu server pusat dan mempunyai penanganan terhadap client hanya dengan user interface. :Client User Interface System interface more clients :Server User Interface System interface Function Model Gambar 2.11 Deployment diagram for the centralized pattern

16 22 b. Distribution Pattern Pada pola ini segalanya dibagi-bagikan pada client dan server diperlukan hanya untuk menyiarkan model memperbarui antara client. :Client User Interface System interface Function more clients Model :Server System interface Gambar 2.12 Deployment diagram for the distributed pattern

17 23 c. Decentralized Pattern Pada pola ini, client memiliki data pada mereka sendiri, maka hanya data yang umum ke klien berada pada server. :Client User Interface System interface Function more clients Model (local) :Server User Interface System interface Function Model (common) Gambar 2.13 Deployment diagram for the decentralized pattern 4. Component Design Merupakan rancangan komponen-komponen yang diperlukan dalam sistem. Tujuannya untuk menentukan kebutuhan dalam kerangka archictecture. Hasil dari kegiatan ini adalah deskripsi dari komponenkomponen sistem. Menurut Mathiassen (2000,p232) ada tiga hal yang perlu dilakukan dalam mendesain component system yaitu : 1. Membuat model component Tujuan model component adalah untuk mengirimkan data histories dan sekarang ke function, interfaces, dan akhirnya ke para

18 24 pemakai dan sistem lain. Model component merupakan bagian dari suatu sistem yang mengimplementasi problem domain. Hasil aktivitas model component adalah suatu revisi class diagrams dari aktivitas analisis. 2. Function Component Tujuan function component adalah untuk memberi interface ke pengguna dan system components lain untuk mengakses ke model. Function Component merupakan bagian dari suatu sistem yang menerapkan kebutuhan fungsional.unctiondirancang dan diterapkan menggunakan operasi dalam system class. Operation adalah suatu gambaran dari behaviour yang dapat diaktifkan melalui suatu objects. Menurut Lars Mathiassen (2000,p260) ada beberapa pilihan perancangan yang dapat yang dapat membantu merealisasikan functions sebagai pilihan perancangan yang dapat membantu merealisasikan functions sebagai kumpulan dari operations : a. Model- Class Placement Pola ini berdasarkan ide bahwa penempatan operation yang baik didalam model component class dengan attributes dan operation yang cocok. Pola ini terutama sekali berguna ketika sebuah operations akses hanya satu object atau aggregation structure yang sederhana. b. Function Class Placement Ketika sebuah operation mengikuti beberapa object dari model component classes yang berbeda, pola model class placement tidak dapat digunakan. Kita menggunakan function class placement ketika tanggung jawab dari sebuah operation tidak dapat didefinisikan didalam model class placement. c. Strategy Cara lain untuk mendapatkan functions sebagai operations adalah menggunakan pola strategy. Pola ini bermanfaat ketika anda ingin menggambarkan satu set operations umum yang kedua-duanya bersifat encapsulated dan interchangeable.

19 25 d. Active function Signals functions dapat bersifat pasif maupun aktif. Suatu active signal function dapat direalisasikan oleh suatu operation yang tetap aktif dan mengevaluasi aturannya secara terusmenerus dalam mengirim suatu signal kepada interfaces. 3. Connecting Component Tujuan dari connecting component adalah menghubungkan system component.dalam aktivitas ini, dibuat rancangan hubungan antara komponen untuk memperoleh perancangan yang fleksibel dan mudah dimengerti. Coupling dan cohesion menyediakan evaluasi dari pengukuran ini. Coupling merupakan suatu ukuran yang menunjukkan hubungan yang erat antara dua class atau component. Coupling sifatnya negative karena perubahan coupling pada satu class akan mengakibatkan perubahan coupling pada class yang lain : a. Outside coupling Suatu class atau component yang menunjuk secara langsung kepada properties yang umum dari class atau component lain. b. Inside coupling Suatu operation yang menunjuk secara langsung ke properties lain, private properties didalam class yang sama. c. Coupling from below Suatu class khusus yang menunjuk secara langsung ke private properties didalam super class. d. Sideways coupling Suatu class yang menunjuk secara langsung ke private properties didalam class lain. 2.3 Sistem Pembelian Menjelaskan teori-teori khusus yang berhubungan mengenai topik Tugas Akhir yang dibahas Pengertian Pembelian Menurut Kenneth Lyons dan Michael Gillingham Pembelian merupakan

20 26 sebuah proses formal untuk mendapatkan barang atau jasa. Proses ini bisa berbeda antar satu organisasi dengan lainnya, namun tetap mempunyai elemen-elemen utama yang sama. Proses ini biasa diawali dengan sebuah permintaan dari sebuah kebutuhan, bisa berbentuk fisik (inventory) atau jasa.setelah itu maka dibuatlah sebuah request proposal dimana berisi list detail permintaan. Supplier lalu meresponnya dengan sebuah review dimana berisi best offer (penawaran terbaik) berdasarkan harga, ketersediaan stok dan kualitasnya. Setelah itu di buatlah sebuah Purchase Order Pengertian Purchase Order PO sendiri mempunyai tipe berbeda-beda, yaitu : Standard satu kali pembelian Planned sebuah perjanjian terhadap barang tertentu pada waktu yang ditentukan Blanket sebuah perjanjian pada kondisi dan ketentuan, waktu serta jumlah pemesanannya tidak ditentukan. Purchase Order biasa dilengkapi dengan sebuah Term & Condition dimana berisi kontrak perjanjian dari transaksi. Supplier lalu memberikan barang/jasa dan pembeli mencatatatnya. Invoice lalu dikirimkan pada pembeli untuk mengecek PO dengan barang yang didapat. Pembayaran lalu dilakukan. 2.4 Sistem Pembelian Pengadaan Barang Menurut Mulyadi (2001,p299), system pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian digolongkan menjadi dua yaitu pembelian lokal dan import. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan pembelian import adalah pembelian dari pemasok luar negeri. 2.5 Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Berdasarkan dengan apa yang ditulis diatas, bisa disimpulkan analisa dan perancangan sistem informasi merupakan sebuah proses dimana proses bisnis yang terjadi dalam perusahaan dibuat berhubungan satu sama lainnya dengan sebuah sistem informasi yang mencakup proses bisnis tersebut. Saat analisa dilakukan, pembuat sistem harus sesuai dengan kriteria yang diinginkan oleh perusahaan dan saat perancangan berlangsung pembuat sistem harus

21 27 memikirkan saat sistem ini dijalankan apa saja kendala yang akan terjadi serta bagaimana pemecahaannya. Setelah sistem dirancang maka pembuatan sistem dilakukan dan sistem ini harus terintegrasi satu sama lainnya misalnya dengan hardware, dengan perangkat lunak serta networknya, dan lainnya sehingga sistem dapat berjalan sebagaimana mestinya. Lalu siklus kehidupan sistem atau sistem development life cycle (SDLC). Menurut Raymond McLeod adalah proses pengembangan sistem yang mencakup 5 (lima) tahapan, yaitu : 1. Tahap Perencanaan. Dalam tahap perencanaan merupakan tahapan awal yang dilakukan dalam proses perancangan suatu sistem. Pada tahap ini kegiatan yang dilakukan antara lain adalah : Menyadari masalah, mendefinisikan masalah, menentukan tujuan sistem, mengidentifikasi kendala-kendala sistem, membuat studi kelayakan, mempersiapkan usulan penelitian sistem, menyetujui atau menolak penelitian proyek, menetapkan mekanisme pengendalian. 2. Tahap Analisis. Pada saat perencanaan telah selesai, tahap selanjutnya beralih pada analisis dari sistem yang telah ada. Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merencanakan sistem yang baru atau diperbarui. Pada tahap ini kegiatan yang dilakukan adalah : Mengumumkan penelitian sistem, mengorganisasikan tim proyek, mendefinisikan kebutuhan informasi, mendefinisikan kriteria kinerja sistem, menyiapkan usulan rancangan, menyetujui atau menolak rancangan proyek. 3. Tahap Rancangan. Dengan memahami sistem yang ada dan persyaratan-persyaratan sistem baru, kemudian beralih pada tahap memvahas rancangan sistem baru. Rancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Ini biasanya digunakan suatu alat bantu untuk menggambarkan rancangan sistem yang akan dibuat. Alat bantu tersebut biasanya adalah Data Flow Diagram kegiatan yang dikerjakan pada tahap ini antara lain adalah : Menyiapkan rancangan sistem yang terinci, mengidentifikasikan berbagai altematif konfigurasi sistem, mengevaluasi berbagai altematif konfigurasi sistem, memilih konfigurasi yang terbaik, menyiapkan usulan penerapan, menyetujui atau menolak penerapan sistem.

22 28 4. Tahap Implementasi. Dalam tahap implementasi kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja. Dalam kegiatan ini ada 8 (delapan) tahapan kegiatan yaitu : Merencanakan penerapan, mengumumkan penerapan, mendapatka sumber daya perangkat keras, mendapatkan sumber daya perangkat lunak, menyiapkan database, menyiapkan fasilitas fisik, mendidik peserta dan pemakai, masuk ke sistem yang baru. 5. Tahap Penggunaan. Dalam tahapan ini mencakup 3 (tiga) kegiatan sekaligus, yaitu menggunakan sistem melakukan audit terhadap sistem yang bersangkutan dan melakukan perawatan terhadap sistem. Dalam menggunakan sistem, diharapkan pemakai menggunakan sistem sesuai dengan tujuan yang telah digariskan sebelumnya. Sedangkan pada kegiatan mengaudit sistem, dilakukan studi untuk mengetahui sampai sejauh mana sistem yang bersangkutan dapat memenuhi kriteria yang telah ditentukan sebelumnya. Kegiatan ini biasanya dilakukan berulang-ulang dengan periode tertentu. Pada kegiatan sistem selain dilakukan kegiatan yang berhubungan dengan perawatan sistem yang bersangkutan, juga dilakukan modifikasi agar sistem tetap dapat mendukung penyelesaian pekerjaan yang diperlukan. Hal tersebut dilakukan antara lain untuk : Menjaga agar sistem selalu Up-to-date dan sesuai dengan pekerjaan. Meningkatkan kinerja karena adanya saran-saran baru yang lebih baik. Memperbaiki kesalahan-kesalahan yang ada. Sistem ini harus bisa mencakup proses yang dinginkan misalnya proses pembelian dan penjualan sehingga dalam prosesnya sistem ini dapat membantu dengan baik serta saling berhubungan satu sama lainnya.