BAB 1 PENDAHULUAN. Dewasa ini sistem informasi sangat dibutuhkan oleh perusahaan untuk membantu

Transkripsi

1 1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dewasa ini sistem informasi sangat dibutuhkan oleh perusahaan untuk membantu kegiatan operasionalnya dan membantu perusahaan dalam mengambil sebuah keputusan atas informasi yang diperoleh dari sistem informasi tersebut. Hal tersebut membuat membantu perusahaan agar mampu bersaing dengan perusahaan lain dan memiliki keunggulan yang kompetitif dalam berbagai hal seperti kinerja perusahaan, pelayanan, produksi, dan sebagainya. Salah satu penerapan sistem informasi yang berperan penting dalam kegiatan operasional perusahaan adalah Sistem Informasi Akuntansi. Sistem Informasi Akuntansi berguna untuk mengumpulkan, mencatat, menyimpan, memelihara, dan mengolah data-data dalam proses transaksi akuntansi yang rutin sehingga menghasilkan informasi akuntansi dan keuangan. Informasi yang dihasilkan tersebut dibutuhkan oleh manajemen dalam pengambilan keputusan, membuat laporan internal dan eksternal, merencanakan strategi untuk dapat bersaing dengan perusahaan lain, dan membuat pengendalian internal. Jika tidak ada sistem informasi akuntansi maka perusahaan akan mengalami kesulitan dalam mengendalikan aktivitas-aktivitas yang terjadi sehingga mempengaruhi kondisi perusahaan. Salah satu siklus pada sistem informasi akuntansi adalah siklus pendapatan yang terdiri dari penjualan, piutang dagang, dan penerimaan kas yang akan memberikan pendapatan bagi perusahaan atas penjualannya. Penjualan merupakan salah satu kegiatan utama yang dilakukan perusahaan sehari-hari untuk memperoleh laba yang akan digunakan untuk pembiayaan aktifitas perusahaan dan mengembangkan perusahaan.

2 2 Penjualan yang dilakukan oleh perusahaan akan berkaitan dengan jumlah persediaan di gudang karena ketika melakukan penjualan maka jumlah persediaan di gudang pun akan berkurang. Oleh karena itu perusahaan harus memesan kembali barang yang dijual sebelum kehabisan stock. Kegiatan penjualan dapat terjadi dengan dua cara yaitu tunai dan kredit. Penjualan tunai secara umum dilakukan melalui cara yang lebih mudah dibandingkan penjualan kredit karena pembayaran pada penjualan tunai dapat diterima langsung oleh perusahaan. Penjualan kredit secara umum menimbulkan piutang usaha perusahaan sehingga memerlukan proses penagihan untuk mendapatkan kas. Oleh karena itu sistem informasi akuntansi sangat diperlukan dalam mengendalikan siklus penjualan, penagihan piutang, dan penerimaan kas agar berjalan dengan lancar dan semestinya. PT Rackindo Setara Perkasa adalah perusahaan manufaktur yang bergerak dalam bidang furniture, yang menjual alat-alat furniture rumah tangga berupa panel seperti lemari, meja rias, dan rak-rak. PT Rackindo Setara Perkasa merupakan perusahaan manufaktur sekaligus penjual langsung yang menjual mebel langsung pada toko-toko kecil dan pada agen-agen distributor. PT Rackindo Setara Perkasa memiliki pelanggan tetap yang aktif sebesar 300 toko furniture di daerah Jakarta dan sekitarnya. Juga memiliki lebih dari 50 agen distributor yang tersebar di seluruh Indonesia, dari Sumatera sampai dengan Papua. Untuk penjualan di daerah Jakarta dan sekitarnya yang termasuk toko biasanya pelanggan atau toko memesan barang pada PT Rackindo Setara Perkasa ketika toko mau menjual barang, dengan kata lain toko tidak mengambil barang dari PT Rackindo Setara Perkasa dulu sebelum ada pembeli. Dengan modal brosur biasanya toko-toko menjual barang dan memesan pada PT Rackindo Setara Perkasa ketika ada penjualan. Untuk

3 3 daerah luar kota penjualan kepada agen distributor karena penjualan barang menggunakan pengiriman dengan container. Jadi agen memesan 1 bulan sebelumnya karena jangka waktu pengiriman bisa sampai dengan 1 bulan. Untuk piutang usaha daerah Jakarta dan sekitarnya, PT Rackindo Setara Perkasa memiliki staff penagih piutang yang mewakili masing-masing wilayah. Seperti Jakarta Barat yang digabung dengan daerah tanggerang, Jakarta Pusat yang digabung dengan Jakarta Timur, Jakarta Utara, Jakarta Selatan, dan Bekasi. Jangka waktu piutang adalah 2 minggu sampai dengan 1 bulan. Untuk daerah luar kota atau agen distributor biasanya langsung ditagih dari bagian pemasaran kantor pusat. Masalah yang terkait dengan siklus penjualan, penagihan piutang, dan penerimaan kas pada PT Rackindo Setara Perkasa adalah tidak adanya penilaian khusus terhadap keuangan pelanggan sehingga pada saat ditagih, terdapat 20% pelanggan yang tidak mampu membayar dan terjadinya keterlambatan dalam penagihan piutang kepada pelanggan. Masalah berikutnya adalah sistem baru berjalan pada bagian akuntansi saja. Sedangkan bagian pemasaran belum ada sistem, padahal penjualan dari bagian pemasaran langsung terkait pada bagian akuntansi, sehingga harus melakukan kerja double untuk mencocokan data manual dari bagian pemasaran dengan data dari bagian akuntansi. Dalam hal ini dipilih topik yang sesuai dengan masalah yang dihadapi PT Rackindo Setara Perkasa yaitu sistem informasi akuntansi revenue cycle and inventory dengan judul ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS PENJUALAN, PENAGIHAN PIUTANG, DAN PENERIMAAN KAS PADA PT RACKINDO SETARA PERKASA. Penelitian skripsi

4 4 ini diharapkan dapat memecahkan masalah-masalah yang ada dan meningkatkan kinerja perusahaan dengan menganalisis dan mengembangkan sistem informasi akuntansi siklus penjualan, penagihan piutang, dan penerimaan kas pada PT Rackindo Setara Perkasa. 1.2 Ruang Lingkup Dalam penulisan skripsi ini, ruang lingkup yang akan dibahas hanya dalam halhal berikut ini : 1. Penjualan a. Prosedur penjualan yang berhubungan dengan kegiatan operasional. b. Dokukmen - dokumen terkait dalam aktivitas penjualan. c. Fungsi - fungsi yang terkait dalam aktivitas penjualan. d. Pengendalian internal terkait pemisahan tugas dan wewenang dari fungsi yang terkait. 2. Piutang Dagang a. Prosedur piutang dagang yang mencakup proses dari penagihan sampai penerimaan piutang. b. Dokumen - dokumen yang terkait dalam piutang dagang. c. Fungsi - fungsi yang terkait dalam piutang dagang. 3. Penerimaan Kas a. Prosedur penerimaan kas yang mencakup proses dari penerimaan piutang sampai pencatatan akuntansi. b. Dokumen - dokumen yang terkait dalam penerimaan kas c. Fungsi fungsi yang terkait dalam penerimaan kas. Dan untuk ruang lingkup yang tidak dibahas adalah sebagai berikut :

5 5 1. Tidak membahas mengenai pajak 2. Tidak membahas mengenai penghapusan piutang 3. Tidak membahas mengenai persediaan 1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan Tujuan dari penelitian ini adalah : 1. Menganalisis dan mengidentifikasi kebutuhan informasi serta memperbaiki kelemahan dari sistem yang sedang berjalan. 2. Mengidentifikasi kelemahan sistem pengendalian internal dalam prosedur siklus penjualan, penagihan piutang, dan penerimaan kas yang sedang berjalan. 3. Merancang sistem informasi akuntansi siklus penjualan, penagihan piutang, dan penerimaan kas yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Manfaat Manfaat dari penelitian ini adalah : 1. Membantu perusahaan menemukan masalah yang terjadi yang berkaitan dengan penjualan, penagihan piutang dan penerimaan kas. 2. Mengendalikan masalah yang terjadi di dalam siklus penjualan, penagihan piutang, dan penerimaan kas pada perusahaan yang sedang berjalan.

6 6 3. Meningkatkan pengendalian internal perusahaan sehingga proses bisnis perusahaan berjalan menjadi lebih baik untuk dapat mencapai strategi yang telah ditetapkan perusahaan. 4. Menyediakan sistem informasi siklus penjualan, penagihan piutang dan penerimaan kas yang baru. 1.4 Metodologi Penelitian Adapun metode yang akan digunakan dalam penelitian ini meliputi : 1. Metode penelitian Dalam menyusun skripsi digunakan beberapa metode pengumpulan data sebagai berikut : a. Penelitian kepustakaan (Library Research) Penelitian ini dilakukan dengan mencari dan mengumpulkan referensi dan teoriteori yang terkait dengan masalah pokok dalam skripsi dari berbagai buku, hasil penelitian ilmiah, teori-teori yang telah ada, dan referensi lain secara pustaka maupun informasi dari internet. b Penelitian lapangan (Field Research), dilakukan beberapa cara yaitu: 1. Pengamatan (Observation), yaitu melakukan pengamatan langsung di perusahaan. 2. Wawancara (Interview), yaitu tanya jawab dengan pihak-pihak terkait untuk mendapatkan keterangan yang diperlukan. 3. Dokumentasi (Documentation), yaitu penelusuran bukti-bukti dan dokumendokumen yang terkait dengan kegiatan yang diteliti yaitu transaksi-transaksi

7 7 yang terjadi di dalam siklus penjualan, penagihan piutang, dan penerimaan kas. 4. Analytical procedures, yaitu menganalisis prosedur perusahaan untuk memperoleh data dalam penelitian. 2. Metode Analisis dan Perancangan Metode perancangan yang digunakan dalam skripsi ini adalah pendekatan Object Oriented Analysis and Design dengan menggunakan notasi Unified Modelling Language, dimana tahapan-tahapannya adalah sebagai berikut : 1. Metode Analisis : a. Problem domain analysis Mengidentifikasikan dan menggambarkan informasi-informasi yang harus diadministrasi, dipantau atau dikendalikan oleh sistem, dengan : 1. Membuat rich picture 2. Membuat class diagram 3. Membuat statechart diagram b. Application domain analysis Menganalisis bagaimana sistem akan digunakan serta menentukan kebutuhan dan fungsi dari sistem sehingga sistem dapat memantau dan mengendalikan informasi-informasi, dengan : 1. Membuat usecase diagram 2. Membuat sequence diagram 3. Membuat navigation diagram

8 8 2. Metode Perancangan Sedangkan metode perancangan yang digunakan dalam merancang sistem yang baru yang akan dikembangkan dengan konsep Object Oriented Analysis and Design (OOA&D). Tahapan analisis dan perancangan akan mengikuti metode Lars Mathiassen dan dipresentasikan melalui notasi Unified Modelling Language (UML Diagram). a) Tahapan Analysis 1. Membuat FACTOR 2. Merancangan Rich Picture 3. Menentukan Event Candidate 4. Menentukan Class Candidate 5. Membuat Event Table 6. Membuat Cluster Diagram 7. Merancang Class Diagram 8. Membuat State Chart Diagram 9. Membuat Use Case Diagram 10. Membuat Actor Table 11. Membuat Use Case Spesification 12. Membuat Function List 13. Merancang User Interface 14. Merancang Navigation Diagram 15. Membuat Sequence b) Tahapan Perancangan 1. Membuat table Criteria

9 9 2. Membuat Component Diagram 3. Membuat Deployment Diagram 4. Merancang Model Component 5. Menyusun Operation Spesification 6. Membuat Sequence Function 1.5 Sistematikan Penulisan Penulisan skripsi ini terdiri dari 5 bab dan masing-masing bab memiliki beberapa subbab, yaitu sebagai berikut : BAB 1 PENDAHULUAN Dalam bab ini akan dibahas mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat yang ingin dicapai, serta metode penelitian yang digunakan. BAB 2 LANDASAN TEORI Dalam bab ini akan dibahas beberapa teori dari para ahli yang akan digunakan sebagai penunjang dalam penulisan skripsi ini. BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN Dalam bab ini akan dibahas mengenai gambaran umum perusahaan seperti sejarah singkat, struktur organisasi, visi dan misi, gambaran sistem yang sedang berjalan, permasalahan yang ditemukan, serta usulan untuk perbaikan atas kelemahan yang teridentifikasi.

10 10 BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS PENJUALAN, PENAGIHAN PIUTANG, DAN PENERIMAAN KAS PT RACKINDO SETARA PERKASA Dalam bab ini akan dibahas mengenai usulan perancangan sistem informasi akuntansi siklus penjualan, penagihan piutang, dan penerimaan kas yang dibuat berdasar Object Oriented Analysis and Design. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini akan disimpulkan tentang perubahan yang akan terjadi dan bagaimana perubahan ini dapat membantu dalam menghadapi masalah yang ada. Selain itu, akan disertakan saran-saran bagi perusahaan.