BAB I PENDAHULUAN. bagi individu maupun organisasi. Organisasi terus beraktivitas beriringan

Transkripsi

1 1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Dan Permasalahan Di era globalisasi, informasi menjadi sumber daya yang sangat penting bagi individu maupun organisasi. Organisasi terus beraktivitas beriringan dengan informasi. Pernyataan Alvin Toffler dalam Laksmi (2003) mengemukakan bahwa Barang siapa memegang akses informasi, dialah yang memenangkan persaingan. 1 Informasi menjadi komoditi yang sangat penting, dan kian waktu selalu dikonsumsi masyarakat maupun organisasi secara terus menerus. Tidak semua informasi menjadi aset vital bagi organisasi. informasi yang sudah dikelola dan mampu mendukung aktivitas organisasilah yang merupakan aset vital organisasi. Sehingga, organisasi harus mampu mengelola informasi dengan tepat, agar tidak salah dalam memanfaatkan informasi. Terutama dalam mengelola informasi terekam, atau dengan kata lain dokumen. Dokumen adalah informasi terekam dengan tidak memandang medianya. 2 Begitupun dengan pengertian arsip: 1 Barang Siapa Memegang Akses Informasi, Dialah Yang Memenangkan Persaingan, dalam Memasyarakatkan Arsip dan Perpustakaan (MANTAP), 2013 (Jakarta: BPAD Provinsi DKI Jakarta, 2013), hlm Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi Dan Dokumen, (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, 2003), hlm.4.

2 2 Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 3 Arsip diibaratkan sebagai darah yang mengalir dalam tubuh dan memiliki arti yang penting, karena berkaitan erat dengan tugas pokok dan fungsi organisasi. Hilangnya arsip berdampak pada matinya tugas pokok dan fungsi organisasi. Oleh karena itu, perlu pengelolaan arsip yang baik. Mulai dari proses penciptaan, penyimpanan sampai dengan pelayanan arsip. Semakin pesat perkembangan IPTEK, semakin pesat pula pemanfaatan dan acces informasi atau arsip. Frekuensi acces yang tinggi terhadap fisik arsip akan mengakibatkan arsip mudah rusak. Oleh karena itu, arsip perlu dialihmediakan menjadi bentuk digital sehingga user dapat mengakses informasi atau arsip tanpa harus bersentuhan langsung dengan fisik arsip. Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DKI Jakarta merupakan lembaga kearsipan tingkat Provinsi DKI Jakarta yang memiliki tugas pokok menyelenggarakan urusan perpustakaan dan kearsipan, dan memiliki visi misi yaitu terwujudnya pelayanan prima dalam bidang perpustakaan dan arsip. Sebagai wujud pelaksanaan visi misi tersebut, BPAD Provinsi DKI Jakarta menerapkan sebuah aplikasi Sistem Informasi Manajemen Arsip Plus (SIMARS Plus): 3 Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009, tentang Kearsipan Bab I Pasal 2.

3 3 SIMARS Plus adalah aplikasi manajemen kearsipan yang dikembangkan dengan berdasarkan pada proses bisnis aplikasi SIMARS yang lebih mutakhir dengan menggunakan core RECMAP. Aplikasi SIMARS Plus terdiri dari dua versi, yakni versi desktop yang berfungsi sebagai backend dan versi web yang berfungsi sebagai front end. Aplikasi SIMARS merupakan aplikasi manajemen kearsipan yang dipergunakan untuk pertukaran data antar cabang. 4 Yang dimaksud aplikasi berbasis desktop atau versi desktop adalah Suatu aplikasi yang dapat berjalan sendiri atau independen tanpa menggunakan browser atau koneksi internet disuatu komputer otonom. 5 Untuk menjalankan aplikasi berbasis desktop, aplikasi harus diinstal terlebih dahulu di komputer. Begitupun dengan aplikasi SIMARS Plus, tahap pertama sebelum menggunakan aplikasi SIMARS Plus adalah menginstal aplikasi di komputer. Ketika sudah selesai diinstal, baru aplikasi SIMARS Plus bisa dijalankan. Sementara versi web, atau aplikasi berbasis web adalah Aplikasi berjalan menggunakan basis teknologi web (internet) atau browser. 6 Aplikasi SIMARS berasal dari ALCHEMY yang dijual ke BPAD Provinsi DKI Jakarta oleh PT Tata Solusi, yaitu pihak ketiga dalam program alih media arsip dan penerapan aplikasi SIMARS. Ketika ingin meng-upgrade 4 Petunjuk Penggunaan (User Guide) Sistem Informasi Manajemen Arsip Plus (SIMARS Plus) Desktop dan Webbased versi 3.0, Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DKI Jakarta, 2013, hlm diakses pada tanggal 7 April 2014 pukul 11: diakses pada tanggal 7 April 2014 pukul 11:16.

4 4 aplikasi, BPAD Provinsi DKI Jakarta harus membayar licence ke ALCHEMY. Karena jenis aplikasi SIMARS adalah tertutup. Hal ini menjadi masalah tersendiri bagi BPAD Provinsi DKI Jakarta, karena dana yang dikeluarkan untuk membayar licence belum sebanding dengan hasil yang diharapkan dari aplikasi SIMARS. Sehingga pada tahun 2012 BPAD Provinsi DKI Jakarta memutuskan untuk lepas dari ALCHEMY dan mengembangkan aplikasi SIMARS sendiri. Keputusan ini tentunya terdapat kelebihan dan kelemahannya. Kelebihan dari keputusan ini adalah BPAD Provinsi DKI Jakarta tidak perlu membayar licence ke ALCHEMY setiap kali ingin melakukan pengembangan terhadap aplikasi SIMARS. Sementara kelemahannya adalah belum adanya SDM yang secara detail mengerti akan aplikasi SIMARS, sehingga SDM BPAD Provinsi DKI Jakarta harus berupaya mempelajari aplikasi SIMARS agar kegiatan tetap bisa berjalan. Pengembangan terhadap aplikasi SIMARS merupakan ranah kerja bidang Pengembangan Sistem Informasi dan Pemasyarakatan Perpustakaan dan Kearsipan. Khususnya subbidang Sistem Informasi Perpustakaan dan Kearsipan. Dan tentunya, dalam proses pengembangan diperlukan kerjasama dengan arsiparis yang mengerti bagaimana pengolahan arsip dan bidang atau pegawai terkait yang juga menggunakan aplikasi SIMARS. Setelah lepas dari ALCHEMY, aplikasi SIMARS berubah nama menjadi aplikasi SIMARS Plus. Kata Plus disini diartikan sebagai hasil dari pengembangan aplikasi. Aplikasi SIMARS Plus diharapkan dapat membantu

5 5 BPAD Provinsi DKI Jakarta dalam mengelola arsip, terutama dalam tahap penyimpanan dan pelayanan arsip, yaitu melalui proses alih media. Sasaran SIMARS Plus adalah semua jenis arsip, baik arsip dinamis maupun statis. Namun dalam perkembangannya, baru mampu mengelola arsip tekstual khususnya arsip vital seperti Izin Mendirikan Bangunan, Akte Jual Beli dan lainnya. Hal ini karena arsip vital adalah, Menururt Betty R. Ricks dalam buku Information and Image Management System Approach (1992:244) arsip vital adalah arsip yang keberadaannya sangat mendasar untuk kelangsungan hidup dalam menjalankan suatu urusan organisasi, atau disebut arsip dinamis kelas satu, dalam bentuk media apapun yang keberadaannya bisa di central file maupun di record center. 7 Arsip vital yang dialihmediakan oleh BPAD Provinsi DKI Jakarta adalah arsip vital SKPD/UKPD se-dki Jakarta. Dengan aplikasi ini diharapkan acces terhadap arsip fisik dapat berkurang, karena arsip sudah dialihmediakan dalam bentuh digital. Sehingga ketika ada user atau SKPD/UKPD yang membutuhkan informasi terkait arsip vitalnya, tinggal melihat arsipnya melalui aplikasi SIMARS Plus dan tidak perlu lagi melihat arsip fisik di depo arsip. Dengan pemanfaatan aplikasi SIMARS Plus ini, diharapkan dapat mengoptimalkan baik pengolahan maupun pelayanan kearsipan oleh BPAD Provinsi DKI Jakarta. Penerapan SIMARS Plus sebagai upaya mewujudkan pelayanan kearsipan yang prima tersebutlah yang mendorong penulis melakukan penelitian dan 7 Suhardo Surotani, Perlindungan Arsip Vital, (Yogyakarta: Penerbit Kanisius, 2013), hlm. 21.

6 6 mengambil tema Penerapan Alpikasi Sistem Informasi Manajemen Arsip Plus (SIMARS Plus) di Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi DKI Jakarta. Adapun alasan praktisnya adalah karena SIMARS Plus merupakan aplikasi handmade BPAD Provinsi DKI Jakarta, sehingga ini menjadi ilmu baru bidang kearsipan bagi penulis dan menarik untuk dikembangkan. Selain itu juga sarana dan prasarana kearsipan yang dimiliki BPAD Provinsi DKI Jakarta yang cukup lengkap untuk penerapan aplikasi SIMARS Plus. Sementara alasan ilmiahnya adalah mengetahui apakah dengan penerapan aplikasi SIMARS Plus dapat meningkatkan mutu pelayanan kearsipan di BPAD Provinsi DKI Jakarta. Selain itu, tema yang penulis pilih diharapkan dapat memberikan sumbangan pengetahuan bagi instansi khususnya dalam bidang kearsipan dan pengembangan aplikasi SIMARS Plus. Berdasarkan latar belakang tersebut dirumuskan permasalahan sebagai berikut: (1) Bagaimana penerapan aplikasi SIMARS Plus di BPAD Provinsi DKI Jakarta? (2) Bagaimana proses alih media arsip di BPAD Provinsi DKI Jakarta? (3) Bagaimana kondisi sarana dan prasarana dalam mendukung penerapan aplikasi SIMARS Plus di BPAD Provinsi DKI Jakarta? (4) Apa saja faktor penghambat atau kendala dalam penerapan aplikasi SIMARS Plus di BPAD Provinsi DKI Jakarta? (5) Apakah dengan adanya aplikasi SIMARS Plus dapat meningkatkan mutu layanan kearsipan di BPAD Provinsi DKI Jakarta?.

7 7 B. Tujuan dan Manfaat Penelitian Praktik kerja lapangan di BPAD Provinsi DKI Jakarta bertujuan sebagai berikut: 1. Mengetahui bagaimana penerapan aplikasi SIMARS Plus. 2. Mengetahui proses pelaksanaan alih media arsip. 3. Mengetahui sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam penerapan aplikasi SIMARS Plus. 4. Mengetahui apa saja faktor penghambat atau kendala dalam penerapan aplikasi SIMARS Plus. 5. Mengetahui peran penerapan aplikasi SIMARS Plus dalam peningkatan mutu pelayanan kearsipan. Dengan adanya penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat berupa tambahan pengetahuan mengenai kearsipan untuk pengembangan aplikasi SIMARS Plus di BPAD Provinsi DKI Jakarta bagi penulis, BPAD Provinsi DKI Jakarta, maupun bagi masyarakat yang membutuhkan. Manfaat yang kedua, diharapkan bisa memberikan masukan dan mencarikan solusi untuk memecahkan masalah dan meminimalisir kendala yang terjadi saat penerapan aplikasi SIMARS Plus. C. Metode Pengumpulan Data Dalam upaya mengumpulkan data-data penelitian, penulis melakukan pengumpulan data dengan empat macam metode, yaitu: 1. Observasi-Partisipasi

8 8 Pengumpulan data dengan observasi dilakukan dengan pengamatan dan survei langsung ke BPAD Provinsi DKI Jakarta. Observasi dilakukan untuk mengumpulkan data yang valid terkait topik yang diteliti maupun kondisi BPAD Provinsi DKI Jakarta secara keseluruhan. Dalam observasi ini, penulis melakukan Praktek Kerja Lapangan di Bidang Layanan dan Pelestarian BPAD Provinsi DKI Jakarta. Yaitu bidang yang melakukan kegiatan alih media dan menggunakan aplikasi SIMARS Plus. 2. Wawancara Melakukan wawancara dengan pegawai yang terkait dan memiliki tanggung jawab atas aplikasi SIMARS Plus, proses alih media arsip dan pelayanan kearsipan. Wawancara diperlukan untuk melengkapi dan mengklarifikasi kebenaran hasil observasi. Wawancara pertama dilaksanakan pada hari Senin tanggal 20 Maret 2014 di Ruang Kepala Bagian Pengembangan Koleksi yaitu wawancara dengan Kepala Bagian Pengembangan Koleksi BPAD Provinsi DKI Jakarta, Ibu Ria Victoria SKD, S. Sos. Topik wawancara adalah terkait sejarah penggunaan SIMARS di BPAD Provinsi DKI Jakarta. Wawancara kedua dilaksanakan pada hari Selasa tanggal 18 Maret 2014 di Lantai 2 Ruang Layanan dan Pelestarian. Wawancara dengan Bapak Rahardi dari PT Rahardi Kreasi, selaku pihak ketiga dalam pengerjaan alih media arsip. Topik wawancara adalah proses alih media arsip dan penggunaan aplikasi SIMARS Plus.

9 9 Wawancara ketiga dilaksanakan pada hari Rabu tanggal 26 Maret 2014 pukul WIB di Lantai 2 Ruang Layanan dan Pelestarian. Wawancara dengan Bapak Khumedi selaku Staf Bidang Layanan dan Pelestarian. Topik wawancara tentang proses digitalisasi atau alih media arsip vital. 3. Studi Dokumenter Penggalian informasi dari dokumen terbitan BPAD Provinsi DKI Jakarta. Misalnya, Buku profile BPAD Provinsi DKI Jakarta, Struktur organisasi. Beberapa terbitan dan dokumen BPAD Provinsi DKI Jakarta yang penulis gunakan untuk studi dokumenter, terbitan tersebut adalah Majalah MANTAP (Memasyarakatkan Arsip dan Perpustakaan), Buku seri Pemasyarakatan Arsip Jadikanlah Informasi Arsip Sebagai Bahan Pertanggungjawaban yang berisi profile BPAD Provinsi DKI Jakarta, Perencanaan Cyber System Perpustakaan dan Kearsipan Digital (Grand Desaign) BPAD Provinsi DKI Jakarta, dan Buku Petunjuk Penggunaan (User Guide) SIMARS Plus. 4. Pengumpulan data dengan penelusuran literatur Pengumpulan data dengan penelusuran literatur yang sesuai dengan topik yang penulis pilih. Terutama buku tentang manajemen arsip dinamis, arsip vital, arsip elektronik dan sistem informasi manajemen arsip. Buku-buku tersebut sangat membantu penulis dalam mengumpulkan data-data terkait topik yang penulis pilih. Literatur tersebut diperoleh dari

10 10 Perpustakaan Program Studi Diploma Kearsipan, Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada, Perpustakaan Universitas Indonesia dan Koleksi BPAD Provinsi DKI Jakarta. D. Tinjauan Pustaka Dalam penulisan tugas akhir, diperlukan adanya tinjauan pustaka yang berkaitan dan relevan dengan topik penelitian yang dipilih. Buku pertama yaitu Perlindungan Arsip Vital karangan Suhardo Surotani, buku ini diterbitkan oleh Kanisius Yogyakarta. Suhardo Surotani menjelaskan bahwa arsip vital sebagai bukti penyelenggaraan kegiatan organisasi yang berfungsi sebagai akuntabilitas kinerja, bukti hukum, dan memori organisasi, baik yang terekam dalam bentuk media kertas maupun nonkertas. Selain itu, dijelaskan pula beberapa alasan pentingnya perlindungan arsip vital, yaitu: (1) untuk menjamin kelangsungan operasional organisasi/perusahaan secepat mungkin (2) untuk menegakkan kembali status legal, keuangan dan kepemilikan organisasi/perusahaan (3) untuk memenuhi hak dan kewajiban para pegawai, customers, stakeholder, lembaga pemerintah dan lainnya. Buku ini sangat membantu penulis dalam pengambilan tema Penerapan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Arsip Plus (SIMARS Plus), karena arsip yang dialihmediakan dengan aplikasi SIMARS Plus oleh BPAD Provinsi DKI Jakarta adalah arsip vital. Selain itu, dalam buku tersebut dijelaskan dengan detail dimana dan bagaimana posisi arsip vital dan pengelolaan arsip vital dalam manajemen kearsipan.

11 11 Buku kedua yaitu Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen karangan Sulistyo-Basuki, buku ini diterbitkan oleh PT Gramedia Pustaka Utama Jakarta. Pada bagian 11 dijelaskan tentang sistem pencitraan digital, penyimpanan citra dokumen dan hal-hal yang harus dipertimbangkan dalam proses scanning. Pada bab ini pula dijelaskan bahwa komponen olah pada sistem pencitraan meliputi (1) penangkapan dokumen; (2) registrasi dan pengindeksan citra dokumen; (3) penyimpanan citra dokumen, dan (4) temu balik dokumen, pemaparan, dan percetakan. Buku ketiga berjudul Records and Information Management: Fundamentals of Professional Practice karangan William Saffady. Buku ini diterbitkan oleh Association of Records Managers and Administrator (ARMA) International. Dalam buku ini dijelaskan tentang proses penciptaan image dari dokumen hingga image database dan index database. Selain itu pada buku ini juga dijelaskan tentang konsep mengindeks dokumen, yang meliputi parameter mengindeks, nilai indeks, dan entry data indeks. E. Sistematika Penulisan Tugas akhir ini terdiri dari 4 bab, setiap bab menjelaskan hal yang berbeda, tetapi masih dalam satu kesatuan tema. Dalam bab pertama dijelaskan mengenai latar belakang dan alasan penulis memilih tema topik Penerapan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Arsip Plus (SIMARS Plus) di Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi DKI Jakarta. Dalam latar belakang

12 12 pula terdapat alasan mengapa penulis memilih BPAD Provinsi DKI Jakarta sebagai instansi tempat praktik kerja lapangan. Tujuan penulis melakukan praktik kerja lapangan di BPAD Provinsi DKI adalah untuk mengetahui bagaimana penerapan aplikasi SIMARS Plus dan manfaat aplikasi SIMARS Plus terhadap pelayanan arsip. Penulis menggunakan empat metode pengumpulan data, yaitu: observasi-partisipasi, wawancara, studi dokumenter dan penelusuran data dengan literatur. Dalam tinjauan pustaka berisi bahan pustaka yang penulis gunakan sebagai bahan acuan dalam membantu penyusunan tugas akhir. Bab kedua berisi gambaran umum BPAD Provinsi DKI Jakarta yang dimulai dari sejarah berdirinya BPAD Provinsi DKI Jakarta, tugas pokok dan fungsi BPAD Provinsi DKI Jakarta, visi misi dan struktur organisasi dimana kewenangan tertinggi di BPAD Provinsi DKI Jakarta dipegang oleh Kepala BPAD Provinsi DKI Jakarta. Bab ketiga dijelaskan mengenai penerapan aplikasi SIMARS Plus secara terperinci, mulai dari pengertian SIMARS Plus, proses alih media arsip, penggunaan aplikasi SIMARS Plus, dan peran aplikasi SIMARS Plus terhadap pelayanan arsip di BPAD Provinsi DKI Jakarta. Untuk mendukung dan menerangkan keterangan dalam bab ketiga, penulis mencantumkan gambar sebagai bukti nyata dalam pelaksanaan alih media dan pengaplikasian SIMARS Plus di BPAD Provinsi DKI Jakarta. Bab keempat adalah bab penutup yang terdiri dari kesimpulan dan saran. Kesimpulan adalah jawaban dari rumusan masalah dalam tugas akhir ini.

13 13 Saran adalah solusi yang diberikan penulis terhadap masalah yang ada dalam penerapan aplikasi SIMARS Plus di BPAD Provinsi DKI Jakarta ataupun mengenai tugas akhir ini.