BAB I PENDAHULUAN. Arsip tercipta dari proses kegiatan suatu instansi yang secara langsung

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Arsip tercipta dari proses kegiatan suatu instansi yang secara langsung berfungsi sebagai sumber informasi dalam pelaksanaan kegiatan instansi, serta berpengaruh terhadap perkembangan teknologi tata kelola arsip yang melekat pada setiap instansi. Arsip merupakan catatan aktivitas yang terekam secara langsung pada wujud aslinya, baik secara tertulis maupun dalam media lain. Mengingat peran arsip dalam aktivitas instansi maka dibutuhkan suatu pengolahan arsip yang baik dan benar. Suatu instansi mampu menerapkan manajemen kearsipan sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan merupakan salah satu indikasi bahwa instansi tersebut, mampu mengelola arsipnya dengan baik. Terciptanya tata kelola kearsipan yang baik tersebut dapat mendukung suatu instansi dalam menjalankan tugas dan fungsinya. Pengelolan arsip yang baik serta efektif dan efisien, pada suatu instansi dapat meningkatkan keamanan pengelolaan arsip, baik dari segi fisik ataupun keamanan informasi yang terkandung di dalamnya. Lancar atau tidaknya aktivitas operasional sebuah instansi tergambar pada kemampuan instansi dalam mengelola arsipnya. Dalam peraturan perundangan terutama Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 1 ayat 2, arsip diberi batasan sebagai: Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan,

2 perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 1 Secara spesifik untuk arsip-arsip perusahaan disebut sebagai dokumen perusahaan. Secara rinci batasan dalam Undang-Undang Nomor 08 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan definisi dokumen atau arsip adalah sebagai berikut: Dokumen perusahaan adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar. 2 Berdasarkan batasan dokumen atau arsip dapat ditarik kesimpulan bahwa arsip dapat tercipta dalam media apapun. Instansi dalam menjalankan aktivitas sesuai dengan tugas dan fungsinya yang beragam, menuntut informasi yang lengkap dan menyeluruh. Informasi yang tercipta tidak hanya cukup dengan satu media saja, melainkan membutuhkan media yang lain sesuai perkembangan teknologi informasi. Arsip yang tercipta menunjukkan jati diri atau cerminan dari instansi yang menciptakannya untuk menjalankan kegiatan operasionalnya. Kebenaran dari informasi yang terkandung di dalam arsip dapat digunakan sebagai bahan pertanggungjawaban suatu instansi ketika informasinya dibutuhkan. Demikian juga, ketika terkendala sebuah masalah yang menjerat dan membutuhkan bukti sebagai rekaman kegiatan maka arsip menjadi salah satu bukti minor dari kegiatan instansi. Fungsi arsip di samping menjadi bahan pertanggungjawaban kegiatan, 1 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Pasal 1 ayat 2. 2 Undang-Undang Nomor 08 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan, Pasal 1ayat 2. 2

3 arsip juga memiliki fungsi sebagai sumber ingatan, dan informasi bagi suatu instansi. Suatu instansi dalam melakukan aktivitasnya setiap hari tidak hanya menciptakan arsip berbentuk tekstual, melainkan juga dalam bentuk arsip bentuk khusus, arsip tersebut digolongkan ke dalam beberapa bentuk media arsip yaitu media konvensional dan media baru atau bentuk khusus. Arsip media konvensional sering juga disebut arsip tekstual yang sebagian besar tercipta dari aktivitas instansi swasta maupun pemerintah. Arsip media baru juga dikenal sebagai arsip non kertas yaitu dari segi bentuknya memiliki kharakteristik yang bersifat khusus dan memiliki informasi mengenai aktivitas yang telah dilakukan oleh suatu instansi sehingga dapat dijadikan sebagai bukti adanya suatu aktivitas yang dilakukan instansi. Arsip bentuk khusus itu memiliki keunikan tersendiri. Arsip bentuk khusus atau records in special format yakni arsip yang informasinya terekam dalam bentuk dan kharakteristik yang bersifat khusus selain arsip yang tersimpan dalam media tekstual atau kertas. Arsip bentuk khusus ini, terdiri dari arsip audiovisual, kartografi dan kearsitekturan, ephemera, publikasi, karya seni, dan arsip elektronik. 3 Arsip kartografi dan kearsitekturan merupakan salah satu dari bentuk arsip bentuk khusus yang medianya kertas dan memiliki catatan informasi berupa gambar dan simbol-simbol. Arsip kartografi adalah arsip yang berisi informasi 3 Judith Ellis (ed), Keeping Archive (Melbourne: D. W Thorpe, The Australian Society of Archivist Inc, 1993), him

4 dalam bentuk gambar grafis atau fotogrametrik tentang muka bumi atau sistem galaksi yang disusun berdasar skala tertentu. 4 Selain arsip kartografi juga terdapat arsip kearsitekturan. Arsip kearsitekturan merupakan segala sesuatu yang berbentuk gambar dan berkaitan dengan kearsitekturan yang di dalamnya terdapat seni merancang dan mendesain bangunan sebagai bahan untuk menampilkan gambar kearsitekturan suatu bangunan atau perencanaan mentah untuk tujuan konstruksi bangunan seperti pembangunan gedung, jembatan, jalan tol, bendungan dan sejenisnya. An architectural records or drawing is a pictorial representation of man-made structures intended to show how they will appear when completed. 5 Dapat diartikan sebagai berikut: arsip kearsitekturan atau gambar kearsitekturan merupakan representasi bergambar struktur buatan manusia yang dimaksudkan untuk menunjukkan bagaimana mereka akan muncul ketika selesai. Arsip bentuk khusus memerlukan pengelolaan yang sesuai untuk penyelamatan arsip kearsitekturan yang belum terawat dengan baik atau belum sesuai. Pengolahan arsip kerasitekturan melalui tahapan pemilahan arsip kearsitekturan yang membedakan dengan arsip proyek pemerintah dan arsip proyek swasta, pendeskripsian arsip kearsitekturan untuk mencatat isi serta kondisi fisik dari arsip tersebut. Pengaturan arsip kearsitekturan berdasarkan sumber dana dari pemerintah, penataan, dan penyimpanan arsip kearsitekturan 4 Sauki Hadiwibowo (ed.), Terminologi Kearsipan Nasional, (Jakarta: Arsip Nasional Republik Indonesia, 2002), hlm Louis Cardinal, Managing Cartographic, Architectural, and Engineering Records, (Canada: National Archives of Canada, 2001), hlm. 3. 4

5 harus disimpan di lemari khusus sampai membuat daftar arsip kearsitekturan sebagai sarana temu baliknya terutama pada arsip kearsitekturan proyek pemerintah. Oleh karena itu, pemerintah sebagai pemegang kewenangan dalam pengatur kegiatan negara dan harus mengetahui kebutuhan masyarakatnya. Pemerintah dalam menjalankan peranannya senantiasa menyediakan layanan umum dalam berbagai bidang yang baik terutama dalam penyediaan infrastruktur untuk masyarakat umum. Pemerintah sebagai alat penyedia infrastruktur umum bertanggungjawab atas pembangunan infrastruktur yang penting bagi masyarakat karena di dalam infrastruktur yang baik akan menyokong pertumbuhan ekonomi yang baik. Dalam pembangunan infrastruktur tercipta arsip kearsitekturan sebagai rancangan untuk pembangunan infrastruktur demi kepentingan masyarakat umum. Arsip kearsitekturan yang berasal dari proyek pemerintah harus diolah karena arsip tersebut dibiayai oleh Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) / Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD). Oleh karena itu, harus ada prosedur yang tepat untuk mengolah fisik dan informasi arsip kearsitekturan agar tidak tercampur dengan proyek milik swasta. Hal ini, agar proyek pemerintah menyangkut segala kepentingan terhadap infrastruktur umum untuk memfasilitasi warga negara. Arsip kearsitekturan sendiri saling terkait antara struktur bangunan dan berbagai kelengkapan yang ada. Arsip kearsitekturan adalah salah satu aset milik instansi yang perlu dirawat dan dilestarikan dalam pegelolaan arsip kearsitekturan sebagai bahan pertanggungjawaban terhadap bangsa dan negara. Salah satu instansi yang 5

6 mengolah arsip kearsitekturannya dengan baik adalah PT Waskita Karya. PT Waskita Karya adalah salah satu Badan Usaha Milik Negara yang bergerak dibidang konstruksi untuk infrastruktur umum. PT Waskita Karya perlu menjamin ketersediaan serta keselamatan dari arsip kearsitekturan yang sesuai dengan peraturan yang berlaku karena menyangkut APBN/APBD dalam proyek pembangunan gedung, jembatan, jalan, dan lain sebagainya. Pada tahun 2014 kantor PT Waskita Karya Tbk pernah menjadi tempat Praktik Kerja Lapangan mahasiswa Diploma Program Studi Kearsipan Universitas Gadjah Mada. 6 Pada PKL/Tugas Akhir tersebut yang menjadi pokok bahasan adalah Arsip Inaktif, sedangkan pada rancangan PKL/Tugas Akhir ini yang akan menjadi fokus bahasan adalah Arsip Kearsitekturan dengan judul Pengolahan Arsip Kearsitekturan Proyek Pemerintah Di PT Waskita Karya Tbk Jakarta. Dari hasil observasi yang telah dilakukan arsip kearsitekturan pada PT Waskita Karya berada di Divisi Gedung. Divisi Gedung adalah salah satu divisi yang berada di PT Waskita Karya yang memiliki tanggungjawab terhadap pembangunan infrastruktur umum, penyelenggaraan data dan informasi sebagai penunjang tugas-tugas PT Waskita Karya. Penjelasan di atas dapat ditarik suatu pengertian bahwa Divisi Gedung PT Waskita Karya menghasilkan arsip kearsitekturan atau arsip dari lelang tender jasa gambar teknik yang 6 Satya Andika, Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif di PT Waskita Karya (Persero) Tbk Kota Jakarta Timur Provinsi DKI Jakarta, Laporan Tugas Akhir Pada Program Studi Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada Yogyakarta,

7 menggambarkan bentuk muka bangunan, jembatan dan lain-lain sebagai sarana pendukung dalam melaksanakan tugas-tugas PT Waskita Karya. Dari uraian tersebut maka dapat dirumuskan masalah sebagai berikut: Bagaimana pengolahan arsip kearsitekturan di PT Waskita Karya? Sarana dan prasarana apa saja yang digunakan dalam pengolahan arsip kearsitekturan di PT Waskita Karya? Kendala apa saja penghambat proses pangolahan arsip kearsitekturan di PT Waskia Karya? B. Tujuan Praktik Kerja Lapangan Ada beberapa tujuan yang hendak dicapai dalam Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini, yaitu untuk mengetahui kondisi arsip kearsitekturan di PT Waskita Karya, secara teknis pelaksanaan kegiatan pengolahan arsip kearsitekturan yang dilakukan oleh PT Waskita Karya, mampu mengetahui penataan dan penyimpanan arsip kearsitekturan yang ada apakah sudah sesuai dengan peraturan atau prosedur yang berlaku, serta mengetahui faktor penghambat proses pengolahan arsip kearsitekturan. Adapun manfaat dari pengolahan arsip kearsitekturan ini, yaitu agar pemahaman tentang arsip kearsitekturan dapat bertambah dan penulis nantinya dapat memberikan informasi hasil dari penelitian yang dilakukan mengenai pengolahan arsip kearsitekturan memberikan masukan terhadap pengolahan dalam kenyataan dilapangan, mengetahui sistem kerja yang dilakukan untuk pengolahan arsip kearsitekturannya dan memperoleh kelengkapan data yang dibutuhkan untuk penyusunan Tugas Akhir. 7

8 C. Metode Pengumpulan Data Untuk memperoleh data atau informasi tentang pengolahan arsip kearsitekturan, maka metode yang digunakan adalah observasi, wawancara dan studi pustaka. Observasi, yaitu kegiatan melakukan pengamatan secara langsung dan melakukan observasi terhadap pengolahan arsip kearsitekturan di PT Waskita Karya. Kegiatan observasi ini, dilakukan dengan partisipasi secara langsung terhadap pengolahan arsip kearsitekturan di PT Waskita Karya. Observasi diperlukan untuk mengetahui apa yang akan dilakukan dalam pengolahan arsip kearsitekturan. Adapun wawancara bebas dengan mencari data atau informasi untuk menggali dan mendapatkan informasi akurat langsung dari wawancara yang dilakukan adalah Yulianto dan Ir. Subono yang merupakan staf Bagian Anggaran Divisi Gedung pada PT Waskita Karya. Sementara itu, studi pustaka adalah mencari atau menghimpun informasi yang relevan dengan topik yang akan atau sedang diteliti. Informasi tersebut dapat di peroleh dari referensi buku, jurnal, laporan penelitian, peraturan perundang-undangan dan sumber-sumber lain baik yang tercetak maupun dalam bentuk elektronik. Bahan pustaka yang diperoleh dari koleksi buku yang dimiliki Program Studi Kearsipan Universitas Gadjah Mada dan Arsip Universitas Universitas Gadjah Mada. D. Tinjauan Pustaka Sebagai referensi utama pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL), maka dipilih beberapa bahan pustaka guna memperoleh data yang relevan dengan topik laporan Tugas Akhir. Sumber-sumber pustaka mengenai pemeliharaan dan 8

9 pengamanan arsip kartografi dan kearsitekturan yang akan digunakan adalah buku yang berjudul Managing, Cartographic, Architectural and Engineering Record. Buku ini ditulis oleh Louis Cardinal dan diterbitkan oleh National Archives of Canada pada tahun Louis Cardinal menjelaskan pengertian arsip kartografi, kearsitekturan dan gambar teknik. Pada buku ini juga dijelaskan proses identifikasi, pengelolaan, perlindungan sampai dengan penyusutan arsip kartografi, kearsitekturan dan gambar teknik. Buku tersebut menjelaskan keseluruhan tentang pengolahan arsip kartografi, kearsitekturan dan gambar teknik yang sesuai dengan tema tulisan. Buku kedua adalah A Guide To The Archival Care of Architectural Records karya International Council On Archives di Paris pada tahun 2000 buku ini membahas tentang pengelolaan arsip kearsitekturan. Pada buku ini, menekankan pada jenis arsip kearsitekturan, proses pengelolaan arsip kartografi dan arsip kearsitekturan dalam kegiatan sehari-hari, tahap pengolahan arsip kearsitekturan yang di dalamnya terdiri dari proses seleksi arsip, pendeskripsian sebagai temu kembali sementara, penataan arsip kearsitekturan serta sampai pada tahap layanan arsip tersebut untuk kepentingan umum. Buku ketiga adalah Manajeman Kerasipan karya Zulkifli Amsyah. Buku ini berisi tentang kedudukan kearsipan secara umum. Zulkifli Amsyah menjelaskan prosedur kearsipan yang meliputi pencatatan arsip, pendistribusian dan penyimpanan arsip. Zulkifli Amsyah membahas kearsipan secara lugas dan mendalam tentang cara mengindeks, macam-macam metode penyimpanan, 9

10 peralatan yang dibutuhkan dan perlengkapan kearsipan, pemindahan, serta pemusnahan arsip sampai pada tahap komputerisasi arsip. E. Sistematika Penulisan Tugas Akhir yang berjudul Pengolahan Arsip Kearsitekturan Proyek Pemerintah Di PT Waskita Karya Tbk Jakarta terdiri dari empat bab yang saling berkesinambungan. Bab I terdiri dari lima bagian yaitu, bagian pertama menguraikan latar belakang masalah yang akan diuraikan oleh penulis ke dalam Tugas Akhir ini. Bagian kedua adalah tujuan, tujuan penulis yaitu untuk mengetahui proses pengolahan arsip kearsitekturan proyek pemerintah yang hasilnya daftar khazanah arsip. Bagian ketiga adalah tinjauan pustaka menjelaskan beberapa sumber pustaka yang relevan dengan tema tulisan. Bagian keempat adalah metode pengumpulan data, pengumpulan data yang digunakan adalah metode studi pustaka, metode wawancara, dan metode observasi langsung. Bagian akhir adalah sistematika penulisan, pada bagian ini menguraikan garis besar penyusunan Tugas Akhir ini. Bab II berisi gambaran umum PT Waskita Karya Tbk Jakarta mulai dari sejarah instansi, visi dan misi PT Waskita Karya Tbk. Selain itu menjelaskan Tugas Pokok Fungsi dari PT Waskita Karya tersebut, serta dengan gambaran struktur organisasi dari instansi PT Waskita Karya dan Divisi Gedung. Bab III berjudul Pengolahan Arsip Kearsitekturan Proyek Pemerintah Di PT Waskita Karya Tbk Jakarta. Dalam bab ini terdapat tiga bagian yaitu, pada bagian pertama adalah pengetahuan akan kondisi fisik arsip di PT Waskita Karya. Bagian 10

11 kedua adalah pengolahan arsip kearsitekturan proyek pemerintah yang menjelaskan tentang proses identifikasi, skema pengaturan arsip, deskripsi arsip, menuver kartu deskripsi, penomoran definitif, manuver fisik arsip, menata arsip dan membuat daftar arsip. Bagian ketiga adalah berisi tentang sarana dan prasarana pengolahan arsip kearsitekturan. Sarana dan prasarana sebagai penunjang pengolahan arsip kearsitekturan. Bab IV merupakan penutup yang berisi kesimpulan dan saran yaitu, kesimpulan dari Tugas Akhir ini, menguraikan jawaban atas pertanyaan yang telah dirumuskan pada bab pertama. Saran dan kesimpulan adalah menguraikan tentang pemecahan masalah serta saran untuk Divisi Gedung pada Bagian Anggaran dalam pengolahan arsip kearsitekturan yang menghasilkan sarana temu kembali arsip kearsitekturan. 11