BAB I PENDAHULUAN. menempatkan kedaulatan rakyat sebagai kedaulatan tertinggi. Kedaulatan

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Permasalahan Indonesia merupakan negara demokrasi. Negara demokrasi berarti menempatkan kedaulatan rakyat sebagai kedaulatan tertinggi. Kedaulatan tertinggi tersebut direpresentatifkan dengan penempatan wakil-wakil rakyat (house of representative). Proses penempatan wakil-wakil rakyat dilaksanakan dengan cara pemilihan umum (Pemilu). 1 Pemilu merupakan peristiwa penting dan monumental bagi sejarah Indonesia. Informasi yang terekam dalam arsip hasil penyelenggaraan Pemilu memiliki nilai sejarah yang harus diketahui oleh masyarakat sebagai bentuk pertanggungjawaban nasional. 2 Pemilu dilaksanakan oleh Komisi Pemilihan Umum (KPU) secara berkala atau periodik. Penyelenggaraan Pemilu merupakan hal yang penting karena dengan adanya Pemilu maka pergantian kepemimpinan dapat dilaksanakan. Pemilu dilaksanakan dengan demokratis, transparan, jujur, 1 Benedictus Sahat, Pentingnya Pengarsipan Arsip PEMILU dalam Menunjang Pemilu yang Jujur dan Adil (The Importance of Archiving Election Archive s in Order to Support Honest and Fair Election), dalam Jurnal Rechts Vinding Media Pembina Hukum Nasional, Vol. 3, No.1, April 2014, (Jakarta: Kementrian Hukum dan HAM RI, 2014), hlm Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 08 Tahun 2005 tentang Pedoman Pendataan, Penataan dan Penyimpanan Arsip/ Dokumen Pemilihan Umum (Pemilu), bab 1.

2 2 adil, dengan mengadakan pemberian dan pemungutan suara secara langsung, umum, bebas, dan rahasia. 3 Pada tahun 2017 merupakan agenda dilaksanakannya pemilihan kepala daerah (Pilkada) secara serentak diseluruh Indonesia. Cilacap merupakan Kabupaten yang dipimpin oleh seorang Bupati sehingga dalam Pilkada serentak, Cilacap menyelenggarakan Pemilihan Bupati dan Wakil Bupati Cilacap Tahun Pemilihan Bupati dan Wakil Bupati Cilacap dilaksanakan pada tanggal 15 Februari Pada acara diselenggarakannya Rekapitulasi dan Penetapan Hasil Perolehan Penghitungan Suara Tingkat Kabupaten Cilacap terdapat salah satu saksi dari Pasangan Calon Bupati dan Wakil Bupati nomor urut 1 yaitu Taufik Nurhidayat dan Faiqoh Subky yang menolak menandatangani berita acara hasil rekapitulasi suara. Saksi menolak karena menilai serangkaian proses Pilkada Cilacap Tahun 2017 tidak berjalan demokratis. Hal tersebut termasuk adanya penilaian ketidaknetralan oknum petugas Kelompok Penyelenggara Pemungutan Suara (KPPS) di salah satu Tempat Pemungutan Suara (TPS) di Cilacap. 4 Rekapitulasi dan penetapan hasil pemungutan suara tingkat kabupaten diperoleh dengan merekap data hasil penghitungan suara. Data penghitungan suara tersebut didapat dari formulir penghitungan suara pada setiap tingkatan, 3 Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 1999 tentang Pemilihan Umum, pasal 1 ayat 2. 4 Artikel berita berjudul KPU Tunggu Gugatan Rekapitulasi Suara Pilbup Cilacap 2017 yang dimuat dalam website diakses 29 Maret 2017, pukul WIB.

3 3 mulai dari penghitungan TPS, kelurahan, hingga kecamatan. Arsip bentuk formulir tersebut dapat dijadikan bahan bukti dihadapan hukum. Tuntutan adanya transparasi proses penyelenggaraan Pilkada serentak 2017 mengharuskan seluruh Komisi Pemilihan Umum Daerah yang melaksanakan Pilkada untuk mempublikasikan scan formulir-formulir tersebut pada portal Sudah saatnya sebagai penyelenggara demokrasi harus secara aktif mempublikasikan kinerjanya. Terlebih lagi dengan meningkatnya kesadaran masyarakat Indonesia mengenai bidang politik dan pemerintahan menuntut organisasi pemerintah/ Badan Publik dapat memberikan layanan informasi secara cepat dan kredibel. Kebebasan hak dalam memperoleh informasi di Indonesia dijamin dengan diterbitkannya Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Informasi yang dimaksudkan sebagaimana tercantum dalam Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik : Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta maupun penjelasannya yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca yang disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi secara elektronik ataupun nonelektronik. 5 Organisasi pemerintah/ Badan Publik wajib menyediakan, memberikan, dan mempublikasikan informasi yang berada dibawah kewenangannya dan berhak 5 Undang-undang Republik Indonesia Nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, pasal 1 ayat 1.

4 4 untuk menolak memberikan informasi sesuai dengan ketentuan dalam undangundang tersebut. Informasi yang diberikan oleh organisasi pemerintah maupun badan publik harus terjamin kebenaran isi dan otentisitas/ keasliannya. Kebenaran suatu informasi dapat di cross check dengan cara menyelidiki dan mencocokan dengan sumber informasi yaitu arsip. Arsip merupakan by product dari aktivitas organisasi menjadikan arsip sebagai sumber informasi yang dapat dipertanggungjawabkan dihadapan hukum. Menurut E. Martono dalam Rekod Manajemen dan Filing dalam Praktek Perkantoran Modern, arsip merupakan dokumen tertulis yang disusun dan digunakan dalam melayani aktivitas pekerjaan organisasi dalam melaksanakan tugas guna mencapai tujuan organisasi. 6 Sebagaimana tercantum dalam Undang- Undang 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyebutkan bahwa: Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara 7 Saat ini arsip bukan hanya dokumen tertulis berbentuk tekstual saja, adanya kemajuan tekhnologi yang digunakan dalam segala aspek kegiatan organisasi sangat berpengaruh terhadap output arsip yang dihasilkan. Tuntutan efektifitas 6 E. Martono, Rekod Manajemen dan Filing dalam Praktek Perkantoran Modern (Jakarta: Penerbit Karya Utama, 1994), hlm Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 1 ayat 2.

5 5 kerja dan efisiensi waktu dapat diatasi dengan menggunakan computer atau laptop dalam menyelesaikan pekerjaan. Penggunaan computer atau laptop tersebut yang mengakibatkan bertambahnya format arsip baru yaitu arsip elektronik. Arsip Elektronik adalah informasi atau file data yang dibuat dan disimpan dalam bentuk digital melalui penggunaan komputer dan aplikasi perangkat lunak. Mereka disimpan di berbagai magnetik dan perangkat penyimpanan optik dan produk dari komputer dan perangkat lunak komputer. Format dari dokumen elektronik tidak mengubah fakta bahwa itu adalah arsip, tapi bentuk elektronik dan ketergantungan terhadap mesin untuk penciptaan dan referensi membuat perubahan bahwa catatan ini harus disimpan dan dikelola. 8 Arsip elektronik bukan hanya arsip yang sejak awal dibuat dan disimpan dengan aplikasi komputer, namun hasil digitalisasi arsip konvensional ke bentuk elektronik dapat juga dikategorikan sebagai arsip elektronik. Adanya proses digitalisasi/ alih media arsip hasil penghitungan suara ke bentuk elektronik akan memudahkan publikasi dan akses informasi. Digitalisasi adalah proses konversi setiap item fisik atau analog menjadi bentuk elektronik atau gambar yang dapat diakses dan disimpan secara elektronik. 9 Selanjutnya menurut David Roberts dalam tulisannya yang berjudul Digitisation & Imaging, 8 Electronic Records Management Handbook, State Records Department of General Services State of California, 2002, hlm , hlm Standard Records - keeping Requirements for digitization, ARMS,

6 6 digitalisasi yaitu proses membuat gambar digital dari tekstual hardcopy atau material grafik. 10 Arsip merupakan sumber informasi dan saksi nyata dari perjalanan sebuah bangsa. Arsip merekam dengan jelas kemajuan maupun kemunduran sebuah bangsa dalam hal pergantian sebuah kepemimpinan. Arsip merupakan bukti otentik dari peristiwa penting dari Pilkada Tahun 2017 dengan kata lain arsip sebagai saksi bisu atas pergantian tongkat estafet kepemimpinan daerah di Indonesia. Adanya pengolahan arsip hasil penghitungan suara Pilkada Tahun 2017 berbasis komputer sangat berperan penting dalam efektifitas dan efisiensi waktu penyebaran informasi kepada masyarakat. Setelah mengetahui pentingnya publikasi arsip hasil penghitungan suara guna transparansi Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Cilacap selaku penyelenggara Pilkada Cilacap Tahun 2017, penulis mengangkat judul tugas akhir Pengolahan Arsip Hasil Penghitungan Suara pada Aplikasi Situng Pindai Guna Peningkatan Transparasi Pilkada Tahun 2017 Di Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Cilacap. Terkait latar belakang dan permasalahan diatas, maka rumusan masalah yang hendak dikaji diantaranya: 1. Bagaimana tahapan pengolahan arsip penghitungan suara Pilkada Cilacap Tahun 2017 pada aplikasi Situng Pindai? 10 David Roberts, Digitization & Imaging, dalam Jackie Bettington, et.al, Keeping Archives 3 rd edition (Canbera: Australian Society of Archivist, 2008), hlm. 408.

7 7 2. Apa sarana yang digunakan dalam proses pengolahan arsip penghitungan suara Pilkada Cilacap Tahun 2017 dengan menggunakan aplikasi Situng Pindai? 3. Apa kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan pengolahan arsip penghitungan suara Pilkada Cilacap Tahun 2017 dengan menggunakan aplikasi Situng Pindai? B. Keaslian Tugas akhir ini berjudul Pengolahan Arsip Hasil Penghitungan Suara pada Aplikasi Situng Pindai Guna Transparasi Pilkada Tahun 2017 di Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Cilacap, dari aspek tempat yaitu KPU Kabupaten Cilacap belum pernah digunakan sebagai objek kajian bidang kearsipan maupun objek penulisan tugas akhir kearsipan. Terdapat tugas akhir bidang kearsipan dengan aspek tempat yang sama yaitu dibawah naungan Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia tapi di laksanakan di kabupaten yang berbeda. Selanjutnya dari aspek tema yaitu pengolahan arsip berbasis komputer sudah pernah dikaji dalam penulisan tugas akhir tetapi dengan tema otomasi. Walaupun pembahasannya hampir sama namun terdapat perbedaan tempat pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan Elang Satria Muchayat, Penataan Personal File di Subbagian, Keuangan, Umum, dan Logistik Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Sleman, Tugas Akhir Pada Program Studi Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada, 2016 ; Listyaning Mustikawati, Otomasi Arsip Personalia Kepegawaian di Bagian Organisasi dan Kepegawaian Sekertariat Daerah Wonosobo, Tugas Akhir

8 8 Aspek tempat yaitu Komisi Pemilihan Umum pernah ditulis oleh Elang Satria Muchayat. Meskipun orgasisasi yang menjadi kajian tugas akhir sejenis namun terdapat perbedaan wilayah kabupaten dan perbedaan tema kajian. Tugas akhir Elang bertema pemberkasan. Tugas akhir tersebut terfokus pada pemberkasan arsip personal file. sedangkan fokus pembahasan tugas akhir ini yaitu pengolahan arsip berbasis komputer. Perbandingan dengan aspek tema yang pertama yaitu kajian tugas akhir yang ditulis oleh Listyaning Mustikawati. Praktik Kerja Lapangan Listyaning dilaksanakan di Sekertariat Daerah Wonosobo dengan tema otomasi. Fokus pembahasan tugas akhir tersebut yaitu menjelaskan sarana dan prasarana otomasi, proses digitalisasi dengan tahapan pemilihan arsip, scanning, konversi arsip digital ke dalam folder, input arsip, cara akses, kendala. Otomasi tersebut dilakukan untuk mendukung proses pengolahan kearsipan dan mempermudah pegawai dalam mengolah maupun mengelola arsipnya. Aplikasi otomasi arsip personalia kepegawaian bernama e-file. Proses otomasi dilakukan dengan memilah dokumen personalia, digitalisasi, input data ke dalam e-file, serta perawatan dokumen fisik maupun elektronik. Pada Program Studi Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada, 2016 ; Dian Prasetyo, Otomasi Arsip Jaminan di Kantor Cabang Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan (BPJS Ketenagakerjaan) Kota Magelang, Tugas Akhir Pada Program Studi Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada, 2015 ; Bayu Dwi Saputra, Otomasi Arsip di Seksi Pengelolaan Arsip Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta, Tugas Akhir Pada Program Studi Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada, 2014.

9 9 Perbandingan yang kedua yaitu dengan tugas akhir yang ditulis oleh Dian Prasetyo. Praktik Kerja Lapangan Dian dilaksanakan di Kantor Cabang Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan (BPJS Ketenagakerjaan) Kota Magelang. Tugas akhir tersebut bertemakan otomasi dengan menggunakan aplikasi ELOenterprise untuk mengelola arsip jaminan. Secara garis besar isi yang dikaji yaitu Menjelaskan kondisi arsip, proses otomasi arsip jaminan dengan menjelaskan sarana dan prasarana, pelaksanaan otomasi dengan tahapan pemilahan, alih media dengan scanner, proses penggunaan aplikasi ELOenterprise, cara temu kembali arsip, kendala otomasi arsip. Perbandingan tugas akhir ketiga yaitu dengan tugas akhir yang ditulis oleh Bayu Dwi Saputra dengan tema otomasi. Bayu melaksanakan Praktik Kerja Lapangan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta. Pembahasan tugas akhir tersebut yaitu penerapan otomasi arsip pengolahan otomasi pengendalian surat elektronik dengan cara pemilahan, pengalih mediaan, entri hasil alih media ke aplikasi, serta pengolahan otomasi kartografi, hasil proses entri data, manfaat otomasi. Persamaan 3 tugas akhir dengan tugas akhir penulis yaitu dari segi pembahasan. Fokus tugas akhir penulis secara garis besar sama seperti ketiga tugas akhir pembanding diatas yaitu akan membahas bagaimana tahapan pengolahan arsip penghitungan suara dengan aplikasi Situng Pindai, sarana dan prasarana yang digunakan, dan kendala yang dihadapi saat melakukan pengolahan arsip pada aplikasi Situng Pindai.

10 10 Perbedaan tugas akhir penulis dengan 3 tugas akhir pembanding yaitu terletak pada objek yang diolah pada aplikasi. Objek yang menjadi kajian dalam tugas akhir ini yaitu arsip hasil penghitungan suara dari tingkat TPS hingga tingkat kecamatan. Selanjutnya aplikasi yang digunakan penulis yaitu Situng Pindai. Perbedaan objek kajian, aplikasi, dan tempat dilaksanakannya Praktik Kerja Lapangan merupakan penentu keaslian dari tugas akhir ini. C. Tujuan dan Manfaat Tujuan dan manfaat penelitian tugas akhir dengan judul Pengolahan Arsip Hasil Penghitungan Suara Berbasis Aplikasi Situng Pindai Guna Transparasi Pilkada Cilacap Tahun 2017 di Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Cilacap berdasarkan rumusan masalah tersebut yaitu : 1. Untuk mengetahui tahapan pengolahan scan arsip hasil penghitungan suara. 2. Untuk mengetahui sarana dan prasarana yang digunakan dalam proses pengolahan arsip hasil penghitungan suara Pilkada Cilacap Tahun Untuk mengetahui kendala yang terjadi dalam pelaksanaan pengolahan arsip hasil penghitungan suara Pilkada Cilacap Tahun Untuk mengetahui cara temu kembali pada aplikasi Situng Pindai dan portal dan temu kembali pada aplikasi Situng Pindai. Manfaat Praktik Kerja Lapangan di Komisi Pemilihan Umum adalah : 1. Menambah ilmu pengetahuan dan pengalaman mengenai pengolahan arsip berbasis aplikasi Situng Pindai.

11 11 2. Mencari solusi untuk mengatasi masalah yang terjadi dalam pelaksanaan proses pengolahan arsip berbasis aplikasi Situng Pindai. 3. Mampu bersosialisasi terhadap lingkungan kerja di Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Cilacap dan memperoleh data yang dibutuhkan untuk penulisan tugas akhir. D. Sistematika Penulisan Garis besar isi dari tugas akhir penulis yaitu pengolahan arsip hasil penghitungan suara Pilkada Cilacap Tahun 2017 berbasis aplikasi Situng Pindai dan publikasi hasil pindaian pada portal Hal tersebut bertujuan sebagai transparasi penyelenggaraan Pilkada dan efisiensi waktu dalam penyebaran informasi hasil penghitungan suara. Tugas akhir ini terdiri dari empat bab yang mempunyai hubungan saling terkait. Bab satu merupakan pendahuluan yang terdiri dari latar belakang dan permasalahan, keaslian, tujuan serta manfaat Praktik Kerja Lapangan, dan sistematika penulisan. Pertama, sub-bab latar belakang dan permasalahan berisi alasan mengapa penulis memilih tema pengolahan arsip dinamis aktif berbasis aplikasi di Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Cilacap. Kedua, sub-bab keaslian yang menjelaskan bahwa tugas akhir penulis memenuhi karakteristik originalitas dan terhindar dari unsure plagiarisme. Ketiga, sub-bab tujuan dan manfaat Praktik Kerja Lapangan yaitu menambah ilmu pengetahuan dan pengalaman mengenai proses penyelenggaraan Pilkada Cilacap Tahun Keempat, sub-bab

12 12 sistematika penulisan berfungsi untuk memberi informasi mengenai sistematika penulisan tugas akhir ini. Bab dua terdiri dari dua aspek sub-bab yaitu tinjauan pustaka dan metode pengumpulan data. Pertama, sub-bab tinjauan pustaka berisikan penjelasan definisi dari kata kunci yang terdapat pada judul. Penjelasan tersebut mengacu kepada referensi yang digunakan oleh penulis. Kedua, sub-bab metode pengumpulan data yang menjelaskan metode yang digunakan oleh penulis untuk mendapatkan data untuk mendukung penyusunan tugas akhir. Terdapat tiga metode pengumpulan data yang digunakan oleh yaitu studi pustaka, wawancara, dan observasi partisipatif. Bab tiga terdiri dari empat sub-bab yang merupakan pembahasan inti dari tugas akhir. Pertama, sub-bab gambaran umum organisasi/ instansi yang mencangkup profil organisasi, struktur organisasi dan tugas pokok organisasi, dan pengorganisasian kearsipan. Kedua, sub-bab pengorganisasian arsip yang menjelaskan pengorganisasian azaz kombinasi/ campuran yang diterapkan di Komisi Pemilihan Umum Kabupaten. Ketiga, sub-bab pengolahan arsip di instansi yang berisikan jenis arsip, volume arsip, kondisi arsip, dan penjelasan mengenai sistem pengolahan arsip secara umum. Keempat, sub-bab yang berisi mengenai penjelasan tahapan proses pengolahan arsip hasil penghitungan suara, sarana, dan kendala yang dihadapi saat melakukan pengolahan arsip berbasis aplikasi Situng Pindai. Bab empat yaitu penutup yang terdiri sub-bab kesimpulan dan saran. Kesimpulan merupakan jawaban dari permasalahan yang telah dirumuskan pada

13 13 bab satu. Selanjutnya, saran yaitu solusi dari penulis atas kendala yang dialami oleh organisasi saat melaksanakan digitalisasi arsip.