PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI DENGAN METODE ENTERPRISE ARCHITECTURE PADA PT. MANUNGGAL JAYA MAKMUR

Transkripsi

1 PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI DENGAN METODE ENTERPRISE ARCHITECTURE PADA PT. MANUNGGAL JAYA MAKMUR Faldhi Firdhaus, Chairul Anwar, Anugrah Ramadhany, Universitas Bina Nusantara, Jl. Syahdan No. 9, Kemanggisan/Palmerah, Jakarta 11480, Telp./Fax. +62 (21) / +62 (21) Abstract The purpose of this Thesis is to conduct strategic planning and information technology at PT. Manunggal Jaya Makmur. Methods used method of data collection techniques include interviews, library research, and methods of analysis of Enterprise Architecture. Results to be achieved in this Thesis is to getting a plan business strategy and information systems and information technologybased Enterprise Architecture. While the conclusions that can be drawn is that the PT. Manunggal Jaya Makmur in running their business processes is need to improve strategy goals, strategy initiatives and performances from the employess that aligned with company vision and mission, increase business opportunity, and improve operational processes that contribute to the achievement of the strategic objectives of the company. Keywords : Strategic Planning, Information Systems, Information Technology, Enterprise Architecture, Logistic Tujuan dari Skripsi ini adalah untuk melakukan perencanaan strategis sistem dan teknologi informasi pada PT. Manunggal Jaya Makmur. Metode penelitian yang digunakan adalah metode pengumpulan data yang meliputi wawancara, studi kepustakaan, dan metode analisa Enterprise Architecture.. Hasil yang ingin dicapai dalam Skripsi ini adalah untuk mendapatkan perencanaan strategis bisnis serta sistem informasi dan teknologi informasi yang berbasis Enterprise Architecture. Sedangkan kesimpulan yang dapat diambil yaitu bahwa pada PT. Manunggal Jaya Makmur dalam menjalankan proses bisnisnya perusahaan perlu meningkatkan strategy goals, strategi initiatives, dan peningkatan kinerja karyawan yang selaras dengan visi dan misi perusahaan, menambah peluang bisnis, serta memperbaiki proses-proses operasional yang berkontribusi dalam pencapaian tujuan strategis perusahaan. Kata Kunci: Perencanaan strategis, Sistem Informasi, Teknologi Informasi, Enterprise Architecture, Logistik PENDAHULUAN Enterprise Architecture terbentuk dari 2 suku kata yaitu Arsitektur dan Enterprise. Arsitektur merupakan suatu perencanaan yang ditampilkan dengan model dan gambar berdasarkan komponen dari sesuatu dengan berbagai sudut pandang (Surendro, 2007). Sedangkan Enterprise adalah suatu area aktivitas dan tujuan dalam suatu organisasi atau beberapa organisasi dimana terdapat pertukaran informasi dan sumberdaya lainnya (Bernard, 2005:31). Dari definisi tersebut, Enterprise Architecture merupakan kegiatan pengorganisasian data yang dihasilkan oleh organisasi yang kemudian dipergunakan untuk mecapai tujuan proses bisnis dari organisasi tersebut (Mutyarini & Sembiring, 2006). Dasar penggunaan konsep Enterprise Architecture didalam sebuah perusahaan atau organisasi adalah adanya kebutuhan organisasi dalam membangun sistem informasi untuk memisahkan data, 1

2 proses infrastruktur teknologi, sumber daya manusia, waktu, dan motivasi dalam suatu kerangka kerja Enterprise Architecture (Zachman, 2003). Kebutuhan pemisahan komponen informasi yang berjalan dalam suatu perusahaan dimaksudkan untuk menghindari pengulangan data, proses, dan kesalahan identifikasi kebutuhan teknologi yang berjalan dalam suatu sistem informasi agar berjalan secara efektif dan efisien. PT. Manunggal Jaya Makmur merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang jasa yang berdiri sejak tahun Perusahaan ini menyediakan jasa sewa truk muxer dan pelayanan pengantaran bahan konstruksi. Konsumen di dalam perusahaan ini disebut dengan istilah pionir. Penggunaan jasa PT. Manunggal Jaya Makmur oleh pionir dilakukan dalam jumlah besar, redudansi data sering terjadi dikarenakan pertukaran data yang berjalan lama di antara divisi-divisi yang terkait dalam proses tersebut. Pemeliharaan truk mixer yang disewakan atau digunakan dalam proses distribusi tidak bergerak dengan cepat karena tidak adanya gudang spare part yang terintegrasi sehingga informasi stock spare part tidak bisa di ketahui dan dibutuhkan persetujuan oleh pihak management ketika ingin melakukan pembelian spare part yang memakan waktu lama untuk disetujui. Sulitnya memantau kondisi perusahaan secara langsung selain mengetahui melalui laporan bulanan yang dibuat menghambat pengambilan keputusan di dalam perusahaan. Dengan konsep Enterprise Architecture, PT. Manunggal Jaya Makmur akan mengetahui current EA yang telah berlangsung di dalam perusahaan dan melakukan perencanaan future EA untuk digunakan sebagai pedoman tujuan perusahaan di masa depan. Enterprise Architecture dapat membantu membangun sistem informasi yang baik untuk mendukung proses bisnisnya dengan memanfaatkan penggunaan teknologi informasi secara maksimal Setelah melakukan analisis terhadap perusahaan, permasalahan yang dialami oleh PT. Manunggal Jaya Makmur yaitu Pemanfaatan SI dan TI didalam perusahaan terbilang kurang sehingga tidak adanya sistem yang terintegrasi yang mengakibatkan proses pertukaran data saat proses bisnis berlangsung bergerak lambat. Tidak ada yang divisi yang mengontrol jalannya proses pengiriman beton cair menuju proyek tujuan Proses persetujuan pembelian spare part truk mixer memakan waktu cukup lama karena tidak adanya pemberitahuan secara real-time. Lokasi gudang yang hanya ada di satu tempat yaitu di kantor pusat, membuat proses maintenance truk mixer tidak bisa bekerja secara cepat. Maka langkah yang tepat untuk membantu masalah strategi PT. Manunggal Jaya Makmur, berdasarkan EA Cube, dibutuhkan perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi pada bagian Data & Information, System & Application, dan Network & Infrastructure untuk mendukung proses bisnis yang berlangsung, serta dapat membantu PT. Manunggal Jaya Makmur dalam penggunaan teknologi informasi yang lebih optimal sehingga dapat membantu pencapaian visi misi perusahaan, keunggulan bersaing dengan perusahaan pesaing lain, dan pengambilan keputusan yang cepat dan tepat. Dengan demikian judul penelitian adalah PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI DENGAN METODE ENTERPRISE ARCHITECTURE PADA PT. MANUNGGAL JAYA MAKMUR METODE PENELITIAN Metode yang digunakan adalah metode pengumpulan data seperti studi pustaka yang dilakukan dengan menggunakan beberapa sumber yang ada seperti artikel dan buku. Studi literatur ini berguna untuk mengetahui landasan teori serta pengetahuan dan informasi mengenai lingkungan internal dan eksternal perusahaan. Metode lain yang dilakukan adalah dengan melakukan wawancara dan observasi untuk mendapatkan informasi strategis mengenai PT. Manunggal Jaya Makmur dari pihakpihak terkait, serta mengamati mengamati situasi dan kondisi pada PT. Manunggal Jaya Makmur secara langsung untuk mengetahui proses bisnis yang sedang berjalan, informasi yang diperlukan, serta SI/TI yang sedang digunakan oleh perusahaan. Selain metode pengumpulan data, metode lain yang digunakan adalah metode analisis dengan metode Enterprise Architecture dalam buku An Introduction to Enterprise Architecture Third Edition menurut Scott A. Bernard, Metode ini digunakan untuk menganalisa visi dan misi perusahaan serta masalah strategis perusahaan dengan melihat current architecture yang ada. Current architecture itu sendiri mencakup Goals and Initiatives (analisa SWOT, CONOPS, CONOD), Products and Services (Swimlane Process Diagram, Business Process/Service Model, Usecase Diagram & Naration), Data and Information (Object State Transition Diagram, Class Diagram, Activity/Entity Matrix (CRUD), Data dictionary), Systems and Applications (System Data Flow Diagram), Networks and Infrastructure (Network Connectivity Diagram), Security (Security and 2

3 Privacy Plan), Standards (Technology Forecast), dan Workforce Skill (Workforce Plan, Organization Chart) pada perusahaan. Gambar 1. Pendekatan dasar Enterprise Architecture Gambar 2. Elemen-elemen dasar EA3 Analysis and Design (Bernard 2012:40). HASIL DAN BAHASAN Mengusulkan penambahan Bagian Pengiriman Bagian Pengiriman bertujuan untuk mengatur dan mengontrol proses pengiriman beton cair dari perusahaan menuju proyek tujuan. Bagian pengiriman mengontrol ketersedian supir dan bertanggung jawab atas proses pengiriman beton cair dari awal pengiriman hingga sampai ke tujuan pengiriman. 3

4 Proses Order <Pionir> <Admin Data Entry> <Bagian Keuangan> <Supir> <Customer Pionir> <Bagian Pengiriman> <Management> Surat Jalan Surat Jalan Pionir <Tahap Pembuatan Laporan> <Tahap Pengantaran> <Tahap Pembayaran> <Tahap Order> Invoice Melakukan Pembayaran Bukti Transaksi Menginput Surat Jalan Pionir Mengecek Status Supir Surat Order Invoice Laporan Penjualan Menginput Data Pembayaran Bukti Transaksi Surat Order Mengantarkan Muatan Besi/ Beton Muatan Besi/ Beton Surat Penyerahan Beton Cair Laporan Penjualan Gambar 3 : Usulan Swim Lane Diagram Order PT. Manunggal Jaya Makmur Mengusulkan penggunaan aplikasi berbasis web di PT. Manunggal Jaya Makmur Tidak adanya sistem yang terintegrasi di dalam perusahaan membuat proses pertukaran data menjadi terhambat. Perusahaan disarankan mengembangkan sistem aplikasi berbasis web yanng mengintegrasikan proses bisnis perusahaan dan mempercepat alur data informasi 4

5 Gambar 4 : Usulan Swim Lane Diagram Maintenance Truk PT. Manunggal Jaya Makmur 5

6 Dengan adanya penggunaan aplikasi berbasis web yang terinteegrasi akan memudahkan staff serta karyawan dalam melakukan proses pemindahan atau pengiriman informasi dan data menjadi lebih mudah. Mengusulkan pembangunan gudang pada setiap kantor cabang PT. Manunggal Jaya Makmur Pembangunan gudang pada setiap kantor cabang ini bertujuan agar spare part yang dibutuhkan saat proses maintenance tersedia di setiap kantor cabang dan dalam kondisi terdesak ketika melakukan proses maintenance, tidak perlu membuang waktu menunggu persetujuan pembelian spare part dari Kepala Keuangan dan Kepala Logistik, serta waktu pengiriman dari Supplier atau Vendor spare part, spare part yang dibutuhkan dapat di ambil di gudang kantor cabang lain. Memperluas Jangakauan Perusahaan dengan Membangun Kantor Cabang baru Dengan membangun kantor cabang di lokasi yang berbeda, dapat mempermudah PT. Manunggal Jaya Makmur dalam melakukan proses pengantaran/pengiriman tanpa adanya gangguan terhadap jauhnya lokasi yang akan diantarkan. Pembangunan kantor cabang ini juga dapat dimanfaatkan sebagai sarana promosi untuk memperluas area pasar. Terutama untuk pionir-pionir yang berada di sekitar kantor cabang tersebut sehingga dapat menjalin kerja sama Mengusulkan penambahan form Surat Penyerahan Beton Cair dalam proses pengiriman Untuk menghindari kesalahan pengiriman beton cair di pihak PT. Manunggal Jaya Makmur dalam melakukan proses pengiriman, dibutuhkan form Surat Penyerahan Beton Cair yang dibuat oleh Bagian Pengiriman dan di serahkan ke proyek tujuan sesuai dengan surat jalan yang diberikan pionir untuk ditanda tangani sebagai bukti pengiriman telah sampai di tujuan. Setelah ditanda tangani, Surat Penyerahan Beton Cair akan disimpan.. Gambar 5 : Business Process Diagram Order 6

7 Logical Data Model : Class Diagram Perusahaan selalu dituntut untuk dapat memberikan data dan informasi secara cepat dan tepat. Pada PT. Manunggal Jaya Makmur, terdapat penambahan beberapa class baru untuk bisa lebih mendukung proses bisnis yang berjalan di dalam perusahaan. Gambar 6 : Usulan Logical Data Model : Class Diagram Ditambahkan class form surat penyerahan beton cair (SPBC) agar pada saat proses pengiriman beton cair dapat diminimalisir kesalahan-kesalahan yang terjadi dalam proses pengiriman. Network Connectivity Diagram Struktur jaringan yang terpasang pada PT. Manunggal Jaya Makmur telah terintegrasi dan tersusun dengan benar. Namun untuk lebih efisien, bisa ditambahkan perangkat wifi pada jaringan ini untuk ke depannya karena koneksi dengan kabel memiliki kemungkinan rusak lebih besar dan memakan tempat lebih banyak. 7

8 Gambar 7 : Usulan Network Connectivity Diagram SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Dari hasil analisis tentang perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi dengan metode Enterprise Architecture pada PT. Manunggal Jaya Makmur, kesimpulan yang dapat diambil adalah sebagai berikut : 1. Berdasarkan hasil analisis SWOT di PT. Manunggal Jaya Makmur. Menunjukkan bahwa PT. Manunggal Jaya Makmur dapat memanfaatkan peluang-peluang yang ada untuk meningkatkan kekuatan perusahaan dan mengatasi ancaman-ancaman yang akan datang nantinya. 2. Dengan melakukan perbaikan dan penambahan bagian-bagian pada aktivitas perusahaan yang saling terkait. Hal ini dapat membuat aktivitas bisnis dalam perusahaan dapat berjalan menjadi lebih terstruktur di dalam proses pengerjaannya. 8

9 Saran Berikut ini adalah beberapa saran yang dapat diberikan kepada PT. Manunggal Jaya Makmur : 1. Memberikan usulan untuk penggunaan sistem informasi di dalam perusahaan yang mengintegrasikan proses bisnis pada divisi-divisi yang terkait. 2. Membentuk divisi Information Technology (IT) dalam perusahaan untuk mengontrol dan melakukan maintenance pada infrastruktur IT perusahaan. 3. Memberikan pelatihan dalam perusahaan yang berkaitan dengan teknologi informasi sehingga staff dan karyawan mendapatkan pengetahuan dan kemampuan dalam menggunakan teknologi informasi yang akan di terapkan perusahaan. REFERENSI Bernard, Scott. A. (2005). An Introduction to ENTERPRISE ARCHITECTURE (2nd ed.). United States of America: AuthorHouse. Bernard, Scott A. (2012). An Introduction to Enterprise Architecture EA³: Linking Business and Technology. (3 rd ed.). Bloomington, IN: AuthorHouse. Kridanto Surendro Pemanfaatan Enterprise Architecture Planning Untuk Perencanaan Strategis Sistem Informasi.Jurnal Informatika Vol. 8 No. 1.Sekolah Teknik Elektro dan Informatika, Institut Teknologi Bandung (ITB). Mutyarini, Kuswardani & Sembiring, Jaka 2006, Arsitektur Sistem Informasi Untuk Institusi Perguruan Tinggi di Indonesia, Proceedings Konferensi Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk Indonesia, Laboratorium Sinyal dan Sistem Dept. Teknik Elektro ITB, Bandung, 6. Zachman, J. A., "A Framework for Information Systems Architecture," IBM Systems Journal, vol. 26 No. 3, pp , RIWAYAT PENULIS Faldhi Firdaus lahir di kota Jakarta pada 28 september Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi pada tahun Chairul Anwar lahir di kota Jakarta pada 26 agustus Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi pada tahun Anugrah Ramadhany lahir di kota Jakarta pada 11 Maret Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi pada tahun