BAB I PENDAHULUAN I.1

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN I.1 Latar Belakang Institusi pendidikan tinggi di Indonesia dituntut untuk selalu melakukan peningkatan mutu atau perbaikan secara berkesinambungan / continuous improvement (Sudirman,1997) [1]. Dengan jumlah institusi Perguruan Tinggi yang terus berkembang dari tahun ke tahun tercatat terdapat 92 Perguruan Tinggi Negeri dan 3071 Perguruan Tinggi Swasta di Indonesia [2]. Peningkatan jumlah institusi pendidikan tinggi tentunya harus diimbangi dengan peningkatan mutu dari pendidikan itu sendiri. Peningkatan mutu atau continuous improvement ini dapat dilakukan dengan beberapa cara diantaranya dengan melakukan konsep penggabungan (merger) dari beberapa institusi pendidikan tinggi. Hal inilah yang dilakukan oleh pihak Yayasan Pendidikan Telkom (YPT) yaitu dengan mendeklarasikan penggabungan empat lembaga pendidikan yang dikelolanya menjadi satu dalam satu nama yaitu Telkom University. Empat lembaga pendidikan tinggi di bawah YPT yang bersatu, yaitu Institut Teknologi Telkom (IT Telkom), yang nantinya akan menjadi Telkom Engineering School, Institut Manajemen Telkom (IM Telkom), nantinya menjadi Telkom Business School, Sekolah Tinggi Seni Rupa dan Desain Indonesia Telkom (STISI Telkom), menjadi Telkom Art & Design School, dan Politeknik Telkom menjadi Telkom Vocational School. Penggabungan atau merger dari empat pendidikan tinggi ini merupakan respon dari rencana strategis Kementerian Pendidikan Nasional yaitu adanya dorongan bagi universitas yang ada di Indonesia untuk menjadi World Class University (WCU). Untuk membangun institusi - institusi dibawah Telkom University menjadi WCU tentunya terdapat beberapa tantangan, diantaranya : (1) Penguatan tata kelola sistem pembelajaran (2) Penguatan tata kelola sistem organisasi (3) Peningkatan kualitas dan kuantitas sumber daya manusia (4) Peningkatan riset dan pertumbuhan organisasi (5) Perbaikan dan peningkatan infrastruktur dan lingkungan (6) Transformasi menuju Telkom University. Dalam penelitian ini nantinya akan fokus terhadap tantangan yang pertama yaitu penguatan tata kelola sistem pembelajaran yang dinilai dari individu individu yang terlibat di dalam 1

2 sistem pembelajaran tersebut. Pada gambar I.1 menunjukkan bahwa dalam rantai nilai perguruan tinggi yang terdiri dari 2 (dua) fungsi bisnis yaitu fungsi bisnis utama (Penerimaan Mahasiswa, Operasional Akademik, Penglepasan Akademik) dan pendukung (Manajemen Aset dan Sarana Prasarana, Manajemen Sumber Daya Manusia, Manajemen Keuangan), tata kelola sistem pembelajaran termasuk dalam Operasional Akademik pada fungsi bisnis utama perguruan tinggi. Gambar I.1 Rantai nilai perguruan tinggi [3] Setelah dilakukan konsep merger untuk membentuk Telkom University terutama pada tata kelola sistem pembelajaran tentunya akan membutuhkan suatu sistem yang lebih kompleks dibandingkan saat institusi pendidikan ini masih berdiri sendiri, semua proses dalam masing-masing institusi pendidikan akan diintegrasikan dan dijadikan sebagai acuan untuk membuat aturan-aturan baru atau kebijakan yang ada di dalam Telkom University. Hal ini menuntut adanya pengembangan atau pembangunan sistem informasi terintegrasi dalam membantu aktivitas bisnis untuk mencapai tujuan organisasi dan sebagai layanan bagi civitas akademika terutama yang berhubungan dengan data, informasi, teknologi dan aplikasi. Pengelolaan terhadap data dan informasi yang baik akan memberikan akses yang luas terhadap jaringan data yang terhubung secara global. Pembangunan dan pengembangan sistem informasi terintegrasi ini harus selaras dan sesuai dengan arah strategi organisasi (enterprise), banyak kasus pengelolaan sistem informasi mengalami kegagalan dalam mencapai sasaran (objective) 2

3 organisasi karena pemanfaatan ini berjalan tidak sesuai dengan arah dan tujuan serta kebutuhan akademi (organisasi). Ini terjadi karena pembangunan sistem informasi dilakukan tanpa membangun cetak biru (blue print) enterprise terlebih dahulu sebagai landasan bagi pengembangan sistem informasi. Sistem informasi diharapkan dapat dengan cepat mengikuti perubahan kondisi bisnis, dan dapat melakukan sharing data antar departemen (dalam hal ini empat Institusi pendidikan tinggi terkait). Suatu sistem informasi dalam institusi seperti institusi sekelas Telkom University pastinya memiliki beberapa subsistem informasi dan diantaranya adalah yang paling penting dalam suatu institusi pendidikan yaitu Sistem Informasi Akademik (SIA) yang merupakan bagian dari tata kelola sistem pembelajaran. SIA secara umum terdiri dari (a) Seleksi dan registrasi mahasiswa baru; (b) Kurikulum dan bidang studi; (c) Perkuliahan, tugas, ujian; (d) Pengelolaan dan pengembangan dosen; dan (e) Kelulusan, dan wisuda. Integrasi atau merger yang dilakukan 4 (empat) Institusi yang berada di bawah YPT untuk menjadi Telkom University pastinya akan menghasilkan suatu SIA baru yang dapat memfasilitasi kegiatan akademik universitas hasil merger 4 (empat) Institusi terkait. Untuk mengatasi hal tersebut tentunya dibutuhkan suatu perancangan enterprise yang tepat, untuk selanjutnya penelitian ini akan lebih banyak membahas lingkup akademik (core business) dalam Telkom University, selain sistem informasi yang terintegrasi, tentu akan juga diperlukan infrastruktur teknologi informasi untuk mendukung sistem informasi tersebut. Dengan tujuan Telkom University untuk menjadi WCU tentunya akan dibutuhkan infrastruktur Teknologi Informasi (TI) berkelas dunia. Infrastruktur TI yang berkelas dunia menurut Harris Kern (2000) adalah infrastruktur yang memiliki ciri-ciri [4] : Kepuasan pelanggan tinggi, efektifitas biaya, integritas data, proses yang efektif, komunikasi yang baik (internal dan eksternal terhadap TI), metrik yang sudah baik, dipraktikannya proses disaster recovery, biaya pelayanan didokumentasikan dengan baik, kemampuan untuk membandingkan layanan, reliability, availability, dan serviceability yang tinggi. 3

4 Agar pemanfaatan dan pengembangan sistem informasi dan teknologi informasi terintegrasi ini berjalan sesuai dengan arah dan tujuan serta kebutuhan akademi (organisasi) diperlukan keselarasan (alignment) antara TI dengan bisnis. Enterprise Architecture merupakan tool untuk mengelola TI dalam organisasi yang dapat dimanfaatkan untuk mewujudkan keselaran TI dengan bisnis. Enterprise Architecture terdiri dari dokumen-dokumen seperti gambar, diagram, dokumen tekstual, standar atau model dan menggunakan berbagai metode bisnis yang menjelaskan seperti apa sistem informasi dan komunikasi yang diperlukan oleh organisasi dan perusahaan. Perancangan enterprise architecture yang tepat diperlukan untuk menghasilkan blueprint teknologi informasi yang selaras dengan bisnis sehingga membantu suatu perguruan tinggi dalam mempercepat proses menuju sasaran yang diinginkan. Untuk mengelola sistem yang kompleks dan menyelaraskan bisnis dengan TI, organisasi dapat menggunakan Enterprise Architecture Framework. Ada beberapa Enterprise Architecture Framework yang digunakan oleh organisasi dunia diantaranya adalah Zachman framework, Federal Enterprise Architecture Framework (FEAF), DoD Architecture Framework (DoDAF), Treasury Enterprise Architecture Framework (TEAF), serta The Open Group Architectural Framework (TOGAF). Menurut hasil survei yang dilakukan oleh Institute For Enterprise Architecture Development (IFEAD) tahun 2005, framework yang paling banyak digunakan dalam dunia industri maupun pemerintahan adalah Zachman (25%), TOGAF (11%), dan FEAF (9%) [5]. Selain survei yang dilakukan oleh IFEAD pada tahun 2005, Setiawan (2009) juga melakukan perbandingan 3 (tiga) framework Enterprise Achitecture yang banyak digunakan oleh perusahaan di dunia yaitu Zachman, TOGAF dan FEAF. Setiawan (2009) membandingkan 10 (sepuluh) aspek yaitu (1) Definisi arsitektur dan pemahamannya, (2) Proses arsitektur yang detil, (3) Support terhadap evolusi arsitektur, (4) Standarisasi, (5) Architecture knowledge base, (6) Pendorong bisnis, (7) Input teknologi, (8) Desain transisional, (9) Model bisnis, (10) Menyediakan prinsip arsitektur, dari hasil perbandingan tersebut ditemukan bahwa framework TOGAF memiliki semua aspek tersebut dalam fase/tahapannya 4

5 hal ini menunjukkan framework TOGAF (TOGAF ADM) memiliki banyak kelebihan dibandingkan dari framework Zachman dan FEAF Enterprise Architecture Framework yang akan digunakan pada perancangan Enterprise Architecture untuk Telkom University adalah framework TOGAF ADM. TOGAF memberikan metode yang detil bagaimana membangun dan mengelola serta mengimplementasikan arsitektur enterprise dan sistem informasi yang disebut dengan Architecture Development Method (ADM). ADM merupakan metode generik yang berisikan sekumpulan aktivitas yang digunakan dalam memodelkan pengembangan arsitektur enterprise. Metode ini juga dibisa digunakan sebagai panduan atau alat untuk merencanakan, merancang, mengembangkan dan mengimplementasikan arsitektur sistem informasi untuk organisasi (Yunis dan Surendro, 2008) [5]. TOGAF ADM juga merupakan metode yang bersifat generik dan mudah diterapkan berdasarkan kebutuhan banyak organisasi, baik organisasi industri ataupun industri akademik seperti perguruan tinggi (Mutyarini & Sembiring, 2006) [5]. Hal inilah yang melatar belakangi pemilihan framework TOGAF ADM untuk merancang Enterprise Architecture untuk Telkom University yang sebagian besar kegiatanya bergerak dalam bidang pendidikan. TOGAF ADM terdiri dari 2 (dua) tahapan utama yaitu tahap Preliminary dan tahap Requirements Management, di dalam tahapan Requirements Management itu sendiri terdiri dari 8 (Delapan) fase yang berbentuk siklus (cycle) yaitu Architecture vision, Business Architecture, Information System Architecture, Technology Architecture, Opportunities and Solution, Migration Planning, Implementation Governance, dan Architecture Change management [5]. Tahap terakhir dalam TOGAF ADM adalah perancangan Architecture Change management atau manajemen perubahan yang merupakan pendekatan terstruktur dalam rangka membawa suatu organisasi dari kondisi saat ini (current state) ke masa depan yang diinginkan (desired future state). Dalam obyek Telkom University perancangan Change management diperlukan untuk membawa perubahan dari kondisi proses bisnis dan pemanfaatan sistem informasi dan teknologi informasi yang belum terintegrasi (masih dikelola 5

6 masing-masing institusi) menjadi terpusat dan terintegrasi. Namun dikarenakan belum adanya sistem informasi teknologi yang akan diterapkan pada Telkom University maka dibutuhkan penilaian perubahan dari sisi individu dan organisasi dalam konteks yang lebih umum terlebih dahulu, yaitu dalam konteks perubahan menuju Telkom University, maka dari itu diperlukan suatu rekomendasi manajemen perubahan pada Telkom University untuk mensupport perubahan di dalam tahapan change management pada TOGAF ADM sehingga visi dan misi dari pembentukan Telkom University dapat berjalan dengan baik. Change management membutuhkan suatu proses dimana proses dalam Change management tersebut terdiri dari 3 (tiga) tahapan yaitu Prepare for Change, Managing Change, dan Reinforcing Change. Di dalam tahapan tersebut diperlukan suatu model untuk mendefinisikan tahapan dari Change management itu sendiri. Model yang dipilih untuk digunakan dalam merancang Change management pada Telkom University adalah model perubahan ADKAR. ADKAR dikembangkan oleh Prosci pada tahun ADKAR terdiri dari 5 (lima) fase yaitu Awareness (Kesadaran tentang dibutuhkannya perubahan), Desire (Hasrat untuk ikut serta dan mendukung perubahan), Knowledge (Pengetahuan untuk berubah) Ability (Kemampuan untuk mengimplementasikan perubahan dalam kehidupan sehari-hari) dan Reinforcement (Penguatan/paksaan untuk memelihara perubahan) [6]. I.2 Perumusan Masalah Perumusan masalah dalam penelitian ini, yaitu: 1. Bagaimana usulan strategi perubahan yang tepat untuk diterapkan pada Telkom University? 2. Bagaimana usulan strategi komunikasi yang tepat untuk mengkomunikasikan perubahan pada Telkom University? 3. Bagaimana usulan strategi pelatihan (training) yang tepat untuk mempertahankan perubahan pada Telkom University? 6

7 I.3 Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah 1. Mengetahui tingkat kesiapan menghadapi perubahan (change readiness) dari institusi - institusi yang akan tergabung dalam Telkom University 2. Mengetahui tingkat resistensi (resistance of change) dari civitas akademika di dalam institusi yang akan tergabung dalam Telkom University 3. Memberikan usulan strategi perubahan untuk Telkom University 4. Memberikan usulan strategi komunikasi untuk perubahan menuju Telkom University 5. Memberikan usulan strategi training (pelatihan) untuk mempertahankan perubahan menuju Telkom I.4 Manfaat Penelitian Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Memberikan gambaran tingkat kesiapan perubahan dan tingkat resistensi perubahan pada masing masing institusi sebagai pedoman pelaksanaan change management (manajemen perubahan) pada tim implementasi IT Telkom 2. Memberikan gambaran change management yang didalamnya terdapat strategi perubahan, strategi komunikasi dan strategi (training) pelatihan untuk perubahan menuju Telkom University I.5 Batasan Masalah Batasan masalah dari penelitian ini yaitu: 1. Penelitian hanya dibatasi hingga tahap analisis dan rekomendasi tidak sampai pada tahap implementasi manajemen perubahan 2. Penilaian perubahan tidak dilakukan pada lingkup enterprise arsitektur, penilaian hanya dilakukan mengenai perubahan pada level individu serta organisasi di dalam sistem akademik dalam konteks perubahan menuju Telkom University. 3. Penilaian kesiapan perubahan (change readiness) hanya dilakukan pada salah satu organisasi di dalam masing masing institusi yaitu pada UPT Sisfo 7