MODEL PERENCANAAN STRATEGIS SI/TI PERGURUAN TINGGI MENGGUNAKAN FRAMEWORK TOGAF (Studi Kasus STKIP Kie Raha)

Transkripsi

1 MODEL PERENCANAAN STRATEGIS SI/TI PERGURUAN TINGGI MENGGUNAKAN FRAMEWORK TOGAF (Studi Kasus STKIP Kie Raha) Imam Hizbullah 1, Eko Nugroho 2, Paulus Insap Santosa 3 1,2,3 Departemen Teknik Elektro dan Teknologi Informasi, Fakultas Teknik, Universitas Gadjah Mada 1 imam.cio14@mail.ugm.ac.id, 2 nugroho@ugm.ac.id, 3 insap@ugm.ac.id ABSTRAK Dalam perencanaan strategis SI/TI sangat diperlukan suatu enterprise architecture (EA) agar dapat tercapai keselarasan strategi SI/TI dengan strategi bisnis dari organisasi. EA dipandang sebagai sebuah pendekatan logis, komprehensif, dan holistik untuk mendefenisikan, merancang, dan menerapkan sistem dan komponen sistem secara bersamaan. Togaf merupakan salah satu metode atau framework yang lengkap dalam merancang enterprise arsitektur, namun demikian dibutuhkan kemampuan dalam memahami setiap tahapan tahapan dalam metodologi tersebut sehingga dapat diterjemahkan dan disesuaikan untuk kebutuhan organisasi. Perguruan tinggi memiliki proses dan kebutuhan bisnis yang jauh berbeda dengan perusahaan atau organisasi, juga demikian perguruan tinggi yang besar dan yang kecil memiliki perbedaan rencana dan kebutuhan bisnis sehingga tahapan-tahapan TOGAF perlu disesuaikan dengan rencanan dan kebutuhan bisnis perguruan tinggi. Hasil yang diharapkan dari penelitian ini, yaitu suatu usulan model TOGAF yang disesuaikan dengan proses dan kebutuhan bisnis perguruan tinggi dalam merancang enterprise arsitektur untuk perencanaan strategis SI/TI Kata Kunci: Rencana Strategis SI/TI, Enterprise Architecture, TOGAF, TOGAF ADM. 1. PENDAHULUAN Sistem informasi mendorong perubahan dalam perusahaan maupun organisasi kearah yang lebih kompetitif. Pemanfaatan sistem informasi telah menjadi hal yang lumrah ketika suatu perusahaan atau organisasi ingin mengoptimalkan produktifitas dari proses yang berjalan. Penerapan sistem informasi bisa mengoptimalkan proses bisnis yang ada dan terobosan model bisnis tradisional [1]. Tidak hanya perusahaan atau organisasi yang memanfaatkan TI untuk mengoptimalkan produktifitas institusi pemerintahan dan perguruan tinggi pun demikian, memanfaatkan TI untuk menunjang kinerja serta produktifitas. Beberapa penelitian yang telah dilakukan sebelumnya mengenai pentingnya perencenaan strategis suatu organisasi atau institusi untuk dapat meningkatkan produktifitas ketika menerapkan SI/TI [4]. Perencanaan SI/TI sangat diperlukan sebuah kerangka kerja dalam merencanakan, merancang, dan mengelola infrastruktur SI/TI yang disebut dengan Enterprice Architecture (EA). EA dipandang sebagai sebuah pendekatan logis, komprehensif dan holistik untuk mendefenisikan, merancang dan menerapkan sistem dan komponen sistem secara bersamaan. Dengan kata lain EA mengintegrasikan SI/TI dengan proses bisnis di dalam suatu arsitektur [2]. Untuk mengimplementasikan EA, diperlukan adopsi sebuah metode/framework yang dapat digunakan sebagai acuan dalam pengelolaan sistem yang kompleks. Ada banyak alternatif framework yang dapat digunakan, seperti Zachman Framework, EAP, EAS, BEAM, TOGAF ADM, GEAF, dan lainnya [3]. Tetapi untuk mengadopsi secara langsung metode atau framework perencanaan strategis dari suatu instutusi atau perguruan tinggi yang lain sangatlah sulit dikarenakan adanya perbedaan proses bisnis dan kebutuhan bisnis sehingga perlu disesuaikan setiap tahapan dari metode atau framework dengan kebutuhan bisnis yang ada. Penelitian ini bertujuan membuat suatu model perencanaan strategis SI/TI yang mendukung rencana bisnis untuk perguruan tinggi. Tinjauan pustaka Penelitian sebelumnya telah dilakukan dalam memanfaatkan TOGAF untuk perancangan model Enterprise Arsitektur [5, 6]. Pada studi yang dilakukan peneliti menggunakan TOGAF yang dipadukan dengan RUP untuk Perancangan model EA perguruan tinggi sehingga menghasilkan Blue Print sistem informasi [5]. Penelitian selanjutnya perancangan model dengan memanfaatkan TOGAF ADM untuk menjadi panduan organisasi agar dapat memahami kebutuhan bisnis dari organisasi dalam mencapai tujuan strategisnya [6]. Selanjutnya TOGAF juga dimanfaatkan peneliti sebagai framework dalam membuat rencana strategis SI/TI perguruan tinggi untuk mencapai keunggulan, penelitian ini menghasilkan portofolio sistem informasi yang dibutuhkan perguruan tinggi untuk mencapai keunggulan [7]. 2. METODE 2.1. Rencana Strategis SI/TI Strategi SI menekankan pada penentuan aplikasi sistem informasi yang dibutuhkan organisasi dapat dilihat pada Gambar 1. Esensi dari strategi SI adalah menjawab pertanyaan What?, sedangkan strategi TI 189

2 lebih menekankan pada pemilihan teknologi, infrastruktur, dan keahlian khusus yang terkait untuk menjawab pertanyaan How?[8]. Gambar 1. Hubungan strategi SI/TI dan strategi bisnis. Untuk menentukan strategi SI/TI yang dapat mendukung pencapaian visi dan misi organisasi, diperlukan pemahaman tentang strategi bisnis organisasi. Pemahaman tersebut mencakup penjelasan terhadap beberapa pertanyaan berikut: mengapa suatu bisnis dijalankan?, kemana tujuan dan arah bisnisnya?, kapan tujuan tersebut dicapai?, bagaimana cara mencapai tujuan, dan adakah perubahan yang harus dilakukan?. Jadi dalam membangun suatu strategi SI/TI, yang menjadi isu sentral adalah penyelarasan (alignment) strategi SI/TI dengan strategi bisnis organisasi Enterprise Arsitektur Enterprise Architecture (EA) adalah merupakan suatu pernyataan bagaimana sebuah organisasi memulai dan menghasilkan tatanan yang baik tentang implementasi TI dan proses bisnis dalam organisasi untuk meningkatkan persaingan [9]. EA secara berkelanjutan mempengaruhi manajemen organisasi serta area teknologi yang ada dalam organisasi untuk pengembangan blueprint sistem informasi dari berbagai disiplin baik secara teori maupun praktis. Enterprise arsitektur juga menjadi cara untuk membuat pandangan abstrak dari perusahaan atau organisasi dalam perencanaan maupun pengambilan keputusan. EA tidak terbatas pada perencanaan teknologi semata tetapi juga sebagai pendorong utama perencanaan strategis untuk rencana bisnis perusahaan [10] TOGAF TOGAF dikembangkan oleh The Open Group s Architecture Framework pada tahun Awalnya TOGAF digunakan oleh Departemen Pertahanan Amerika Serikat, namun pada perkembangannya TOGAF banyak digunakan pada berbagai bidang seperti perbankan, industri manufaktur dan juga pendidikan. TOGAF digunakan untuk mengembangkan Enterprise Architecture, dimana terdapat metode dan tools yang detil untuk mengimplementasikannya. Hal inilah yang membedakan dengan Framework EA lain misalnya Framework Zachman. Salah satu kelebihan menggunakan Framework TOGAF ini adalah karena sifatnya yang fleksibel dan bersifat open source. TOGAF memberikan metode yang detil bagaimana membangun dan mengelola serta mengimplementasikan arsitektur enterprise dan sistem informasi yang disebut dengan Architecture Development Method (ADM) [11] TOGAF - ADM TOGAF-ADM merupakan metode yang umum sehingga jika diperlukan pada prakteknya ADM dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik tertentu, misalnya digabungkan dengan framework yang lain sehingga ADM menghasilkan arsitektur yang spesifik terhadap organisasi. ADM dapat dikenali dengan penggambaran siklus seperti yang ditunjukkan pada Gambar 2 yang terdiri dari sembilan langkah proses. Secara singkat kedelapan fase ADM adalah sebagai berikut [12]: 1) Fase Preliminary: Framework and Principles Merupakan fase persiapan yang bertujuan untuk mengkonfirmasi komitmen dari stakeholder, penentuan framework dan metodologi detil yang akan digunakan pada pengembangan EA. 190

3 2) Fase A: Architecture Vision Fase ini memiliki tujuan untuk memperoleh komitmen manajemen terhadap fase ADM ini, memvalidasi prinsip, tujuan dan pendorong bisnis, mengidentifikasi stakeholder. 3) Fase B: Business Architecture Pada fase ini bertujuan untuk memilih sudut pandang terhadap arsitektur yang bersesuaian dengan bisnis, memilih teknik serta tools yang tepat dan mendeskripsikan arsitektur bisnis existing dan target pengembangannya serta analisis gap antara keduanya. 4) Fase C: Information Systems Architectures Tujuan fase ini adalah untuk mengembangkan arsitektur target untuk data dan/atau domain aplikasi. Pada arsitektur aplikasi untuk menentukan jenis sistem aplikasi yang dibutuhkan untuk memproses data dan mendukung bisnis. 5) Fase D: Technology Architecture Untuk pengembangan arsitektur teknologi target yang akan menjadi basis implementasi selanjutnya. 6) Fase E: Opportunities and Solutions Secara umum merupakan fase untuk mengevaluasi dan memilih cara pengimplemetasian, mengidentifikasi parameter strategis untuk perubahan, serta menghasilkan rencana implementasi secara keseluruhan berikut strategi migrasinya. 7) Fase F: Migration Planning Fase ini bertujuan untuk mengurutkan implementasi proyek berdasarkan prioritas dan daftar tersebut akan menjadi basis bagi rencana detil implementasi dan migrasi. 8) Fase G: Implementation Governance Merupakan tahapan memformulasikan rekomendasi untuk setiap implementasi proyek, membuat kontrak arsitektur yang akan menjadi acuan implementasi proyek serta menjaga kesesuaiannya dengan arsitektur yang telah ditentukan. 9) Fase H: Architecture Change Management Pada akhir fase ini diharapkan terbentuk skema proses manajemen perubahan arsitektur 10) Requirements Management Bertujuan untuk menyediakan proses pengelolaan kebutuhan arsitektur sepanjang fase pada siklus ADM, mengidentifikasi kebutuhan enterprise, menyimpan lalu memberikannya kepada fase yang relevan. Gambar 2. Fase TOGAF ADM [12]. Tahapan TOGAF ADM yang begitu detail tidak berarti harus dijalankan secara sistematis. TOGAF juga dapat di sederhanakan menjadi Typical path dapat dilihat pada Gambar 3 yang dipandu oleh satu tujuan utama: kebutuhan untuk mendapatkan hasil yang diharapkan dengan menguasai setiap langkah dari proses. Hal ini membutuhkan persiapan yang ketat, mendeskripsikan target dengan memandang apa yang sudah ada terhadap setiap aspek (bisnis, sistem informasi, dan teknologi) evaluasi yang tepat dari kesenjangan dan risiko menentukan pilihan trayek dan melakukan evaluasi hasil dan mengelola penyesuaian yang dibuat[13]. 191

4 Gambar 3. Typical Path dari TOGAF ADM [13]. 3. HASIL DAN PEMBAHASAN Dari tinjauan dan teori dikemukakan sebelumnya maka dibutuhkan suatu penyesuaian TOGAF terhadap keadaan bisnis dari obyek yang diteliti, sehingga dapat dimodelkan pada Gambar 4 tahapan perencanaan strategis SI/TI untuk STKIP Kie Raha. Pada tahapan pertama digunakan untuk menggali informasi terkait STKIP Kie Raha melalui dokumen renstra bisnis dan dokumen yang dianggap penting lainnya serta dilakukan analisis internal dan eksternal untuk mengetahui linkungan bisnis dan faktor-faktor pendorong bisnis STKIP Kie Raha. Pada tahapan kedua mengidentifikasi dan mendokumentasikan keadaan arsitektur bisnis, sistem informasi dan teknologi saat ini. Pada tahapan ketiga menyusun rencana strategis dan portofolio SI/TI yang mendukung rencana bisnis dari STKIP Kie Raha. Pada tahapan keempat dilakukan analisis kesenjangan yang ada antara keadaan arsitektur saat ini dan rencana strategis. Tahapan kelima membuat rencana migrasi dari berbagai prespektif prioritas sehingga membentuk suatu roadmap implementasi. Tahapan yang terakhir melakukan penyusunan rekomendasi untuk pelaksanaan tata kelola yang meliputi tata kelola SI/TI, Organisasi dan tata kelola arsitektur serta melakukan pengawasan terhadap perkembangan teknologi dan perubahan linkungan organisasi. Gambar 4. Model perencanaan strategis SI/TI STKIP Kie Raha. 4. SIMPULAN Model yang digunakan pada paper ini memanfaatkan TOGAF ADM dengan menyesuaikan setiap fase ke dalam Typical Path tanpa mengabaikan setiap tahapan dari TOGAF ADM agar dapat diterapkan pada perencanaan strategis SI/TI perguruan tinggi dan disesuaikan dengan kebutuhan bisnis dari perguruan tinggi. Model ini diharapkan menjadi acuan atau panduan yang digunakan dalam rencana strategis SI/TI perguruan tinggi dapat digunakan pada perguruan tinggi yang sejenis dengan obyek penelitian walau mungkin perlu penyesuaian dikarenakan keunikan dan kebutuhan bisnis yang berbeda. 192

5 5. REFERENSI [1] Ռ D. X., Qianqian, L. I. U., dan Dezhi, Y. I. N Business Performance, Business Strategy, and Information System Strategic Alignment: An Empirical Study on Chinese Firms. 13(3): [2] Parizeau, Y Enterprise Architecture for Complex Government and the Challenge of Government On-line in Canada, Dalhoussie University. [3] Yunis, R. dan Surendro, K Implementasi enterprise architecture perguruan tinggi. 2010(Snati): [4] Wedhasmara, A Langkah-Langkah Perencanaan Strategis Sistem Informasi Dengan Menggunakan Metode Ward And Peppard. Jurnal Sistem Informasi (JSI). 1(1). [5] Yunis, R. dan Surendro, K Model Enterprise Architecture Untuk Perguruan. Semin. Nas. Inform [6] Yunis, R. dan Surendro, K Perancangan Model Enterprise Architecture Dengan Togaf, Snati [7] Manuputty, A. D. dan Wijaya, A. F Information System/Information Technology Strategic Planning in Order Information Technology Development Strategy Using TOGAF (The Open Group Architecture Framework) Methodology in Achieving World Class University in Satya Wacana Christian University [8] Ward. J. dan Peppard, J Strategic Planning for Information System. 3rd ed. England. [9] K. Yunis, R. dan Surendro Implementasi enterprise architecture perguruan tinggi. Snati [10] Bernard, S. A An Introduction to Enterprise Architecture, Second Edition ed. Bloomington. AuthorHouse, United States of America. [11] Harrison, R Study Guide TOGAF 9 Foundation, The Open Group. [12] Open Group The Open Group Architecture Framework:Architecture Development Method.(Online), ( doc/arch, diakses pada 8 Juni 2015). [13] Desfray, P. dan Raymon, G Modeling Enterprise Architecture with TOGAF A Practical Guide Using UML and BPMN. Elsevier Inc. 193

6 194