PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA PT. BUANA ALKESTRINDO DENGAN METODE EA

Transkripsi

1 PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA PT. BUANA ALKESTRINDO DENGAN METODE EA NAMA PENULIS Anugrah Ardani Taman Pulo Gebang C6/18 Cakung Jakarta Timur Kevi Rizkianto Jl. Cilandak 1, Fatmawati 010 Jakarta Selatan Wardhana Candra Lukito Jl. Cakrawijaya XI blok B no.1aa Komplek Diskum AD wardhanalukito@gamail.com Bernadus Gunawan Sudarsono RESEARCH OBJECTIVES, Abstract Is to analyze the strategy system and information technology, create the recommendation of strategy system and information technology planning at PT. Buana Alkestrindo for the next 3 years, give the solutions for the problems that have been encountered by the company. The problems that has company encounter consist the target has not achieved, price inflation of medical devices, and company still not using information system to support the business process. A METHOD that were used in this research is data gathering method and ANALYSIS method using Enterprise Architecture method. RESULTS ACHIEVED in this research is produced strategy system and information technology planning to be implemented in the company that can be used to deal the company problems and can help the company to design new application systems that can help improve company performance and to achieve the vision and mission of the company. CONCLUSION of this research is the recommendation that already create by results of analysis using Enterprise Architecture Method that given to company can help companies to improve the performance and can help companies to overcome the problems that have been encountered. (A,K,W) Keywords : Strategic Planning, Enterprise Architecture, PT. Buana Alkestrindo

2 Abstrak TUJUAN PENELITIAN, Ialah menganalisis strategi sistem dan teknologi informasi, membuat usulan perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi pada PT. Buana Alkestrindo untuk 3 tahun ke depan, memberikan solusi untuk permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan. Permasalahan perusahaan meliputi tidak tercapainya target proyek, inflasi harga alat kesehatan, serta perusahaan yang belum menggunakan sistem informasi untuk mendukung proses bisnisnya. METODE PENILITIAN yang digunakan dalam penilitian ini adalah metode pengumpulan data dan metode ANALISIS menggunakan metode Enterprise Architecture. HASIL YANG DICAPAI dalam penelitian ini adalah dihasilkannya sebuah perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi untuk diimplementasikan pada perusahaan yang digunakan untuk menghadapi masalah perusahaan serta dapat membantu perusahaan untuk merancang sistem aplikasi baru untuk meningkatkan kinerja perusahaan dan tercapainya visi dan misi perusahaan. SIMPULAN dari hasil penulisan tugas akhir ini adalah usulan yang sudah dibuat dengan hasil analisis menggunakan metode Enterprise Architecture yang diberikan kepada perusahaan dapat membantu perusahaan untuk menigkatkan kinerja serta dapat membantu perusahaan untuk mengatasi masalah yang dihadapi. (A,K,W) Kata Kunci : Perencanaan Strategi, Enterprise Architecture, PT. Buana Alkestrindo PENDAHULUAN Latar Belakang Dalam era teknologi informasi zaman sekarang, segala hal yang berhubungan dengan pengelolaan bisnis sudah dapat dilakukan secara otomatis menggunakan sistem agar semua proses bisnis dapat diakses dengan mudah dan praktis. Berbagai macam masalah timbul ketika proses bisnis dijalankan secara manual, namun saat ini sudah dapat diselesaikan dengan bantuan teknologi informasi. Setiap pengguna teknologi informasi dapat meminimalisir biaya dan waktu saat melakukan proses bisnis. Setiap perusahaan berkembang tentunya memiliki sebuah sistem yang terintegrasi untuk menunjang proses bisnisnya sehari hari. Industri kesehatan adalah salah satu industri yang cukup berkembang di Indonesia saat ini. Tentunya setiap instansi kesehatan seperti rumah sakit atau puskesmas membutuhkan alat kesehatan yang dapat membantu pekerjaan setiap orang yang bekerja di bidang kesehatan. Instansi kesehatan akan selalu berusaha menyediakan pelayanan terbaik demi kenyamanan pelanggan yang ingin menggunakan jasa instansi kesehatan. Menurut Suharmiati (2012) pada jurnalnya menyatakan bahwa puskesmas sebagai pemberi pelayanan primer yang menjadi andalan utama pelayanan bagi masyarakat, belum mampu memberikan pelayanan bagi daerah terpencil perbatasan dan kepulauan. Wilayah kerja puskesmas cukup luas, secara geografi sebagian sulit dijangkau, jumlah penduduk sedikit, tersebar dalam kelompok-kelompok kecil yang saling berjauhan. Sarana transportasi sangat terbatas dengan biaya mahal baik darat, sungai, laut maupun udara. Dari kutipan jurnal di atas dapat dilihat bahwa puskesmas yang ada di daerah terpencil masih belum bisa memenuhi kebutuhan kesehatan masyarakat yang tinggal di daerah tersebut. Kebutuhan alat kesehatan yang baik tentunya menjadi kebutuhan utama setiap instansi kesehatan terutama puskesmas daerah untuk dapat memenuhi kebutuhan kesehatan masyarakat. Hal ini menjadi peluang bisnis bagi para perusahaan yang bergerak di bidang penyediaan alat alat kesehatan. Hal ini juga bukan hanya dijadikan peluang bisnis perusahaan pemasok, hal ini juga menjadi tantangan untuk meningkatkan mutu dan kualitas Indonesia terutama di bidang kesehatan. PT. Buana Alkestrindo, adalah perusahaan jasa yang bergerak di bidang penyediaan alat kesehatan untuk instansi kesehatan terutama di daerah berkembang. PT. Buana Alkestrindo melayani rumah sakit atau puskesmas yang tersebar di Indonesia terutama daerah ibu kota yang baru membangun rumah sakit umum dan membutuhkan peralatan kesehatan dalam jumlah besar. Namun saat ini PT. Buana Alkestrindo masih menghadapi masalah perusahaan seperti :

3 1. Anggaran proyek tidak tersalurkan dengan baik sehingga tidak mencapai jumlah target proyek perusahaan. 2. Terjadinya inflasi pada alat kesehatan yang disediakan oleh pemasok. 3. Perusahaan belum menggunakan Sistem/Teknologi Informasi yang sesuai untuk mendukung proses bisnis. PT. Buana Alkestrindo tentunya membutuhkan perencanaan yang baik agar dapat bersaing dengan para perusahaan yang bergerak di bidang yang sama dan dapat menjadi pilihan utama sebagai perusahaan penyedia peralatan kesehatan. Berdasarkan gambaran latar belakang di atas, maka kami melakukan analisa dan menulis skripsi dengan judul Perencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi pada PT. Buana Alkestrindo Dengan Metode EA Ruang lingkup yang akan dibahas dalam skripsi ini mencakup : 1. Menganalisis proses bisnis serta strategi yang digunakan perusahaan dari internal atau external pada PT. Buana Alkestrindo 2. Menganalisis proses bisnis yang berjalan pada PT. Buana Alkestrindo yang sebagai penjual dan pembeli alat kesehatan. 3. Perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi yang dibuat berdasarkan hasil dari analisis metode EA bagian internal-external SI/TI pada PT. Buana Alkestrindo. Tujuan yang hendak dicapai dari skripsi ini adalah : Menganalisis dan membuat usulan strategi terkait strategi bisnis, strategi SI, dan strategi TI menggunakan metode Enterprise Architecture pada PT. Buana Alkestrindo. Mengetahui kelebihan dan kekurangan terkait strategi bisnis, strategi SI, dan strategi TI pada PT. Buana Alkestrindo. Mengatahui permasalahan yang terjadi pada proses bisnis pada PT. Buana Alkestrindo dan membuat usulan solusi untuk 3 tahun mendatang. Manfaat yang hendak dicapai dari skripsi ini adalah : Memperbaiki proses bisnis yang berjalan dengan menyesuaikan usulan permasalahan. Mengetahui strategi bisnis, strategi SI, dan strategi TI yang dapat digunakan untuk meningkatkan keunggulan perusahaan serta mengurangi ancaman yang didapat dari pesaing yang bergerak di bidang yang sama. Mengusulkan penyelesaian dengan melakukan perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi yang dibutuhkan perusahaan hingga 3 tahun ke depan. METODE PENILITIAN Metode yang digunakan dalam penelitian akan meliputi beberapa bagian, yaitu : 1. Metode pengumpulan data Metode pengumpulan data diperoleh dari pencatatan arsip yang didapat dari PT. Buana Alkestrindo serta mempelajari teori yang terkait dengan pembuatan tugas akhir ini. Pengumpulan data dilakukan dengan tahapan berikut : a. Metode Studi Pustaka Metode analisis pustaka dilakukan untuk mencari dan mempelajari sumber pustaka dan teori yang terkait dalam pembuatan tugas akhir ini. b. Wawancara Tahap ini dilakukan dengan mengadakan wawancara secara langsung dengan pihak perusahaan untuk mendapat penjelasan mengenai data yang sudah diperoleh atau belum diperoleh.

4 c. Observasi Tahap ini dilakukan dengan dengan cara mengadakan pengamatan secara teliti dan sistematis. Peneliti langsung datang ke PT. Buana Alkestrindo untuk mendapat informasi yang dibutuhkan dan mendapat gambaran langsung dari proses bisnis yang berjalan. 2. Metode Analisis Metodologi analisis yang digunakan dalam skripsi ini adalah : Analisis lingkungan eksternal bisnis. o Analisis politic, economic, social, technology (P.E.S.T) o Analisis 5 daya saing porter Analisis lingkungan internal bisnis. o Analisis SWOT Analisis lingkungan internal dan eksternal SI/TI o Analisis dengan Metode EA HASIL DAN BAHASAN Hasil bahasan dari tugas akhir kami berdasarkan komponen yang terdapat dalam metode Enterprise Architecture, berikut hasil pembahasan kami menggunakan metode EA : Goal and Initiatives Berdasarkan analisa SWOT, kami menyimpulkan bahwa PT. Buana Alkestrindo berada pada kuadran 2 yang menjelaskan bahwa perusahaan memiliki kekuatan yang besar namun peluang yang dimiliki perusahaan lebih kecil dibanding ancaman yang dihadapinya. Kami mengusulkan perusahaan dapat menyesuaikan strategi dengan menggunakan strategi diversifikasi sesuai dengan kondisi perusahaan yang sekarang. Kami juga mengusulkan untuk menambahkan Misi yaitu Menjadi mitra penyedia alat kesehatan yang dipercaya karena dapat menyediakan alat kesehatan sesuai standar internasional. Gambar 1 Diagram SWOT PT. Buana Alkestrindo

5 Product and Service Dalam pelayanan sebagai alat penyedia kesehatan, PT. Buana Alkestrindo harus mengutamakan kualiatas produknya yaitu dengan meningkatkan quality control salah satunya dengan Pemasok terbaik. Begitu juga menjamin after sale servie yang cukup baik merupakan salah satu kepuasan untuk pelanggan. PT. Buana Alkestrindo akan menciptakan produk sendiri bekerja sama dengan Pemasok untuk dapat menyediakan produk tertentu, terutama produk pengganti yang sulit didapati dari negara lainnya karena permasalahan bea cukai. Lalu juga membuat website yang dapat melayani pelanggan dalam melihat catalog produk serta pembelian online 24 jam, untuk memperluas pemasaran dan ruang lingkup penjualan perusahaan. Gambar 2 Current Concept of Operation Diagram PT. Buana Alkestrindo Data and Information Dengan rencana pengembangan sistem yang akan dilakukan di PT. Buana Alkestrindo, perusahaan akan mengolah data menyimpannya tidak dalam bentuk dokumen lagi untuk mengurangi kehilangan atau kerusakan data. Output dalam bentuk dokumen akan dibuat ketika dibutuhkan oleh beberapa bagian tertentu. Dengan adanya Sistem Informasi pada perusahaan, akan membuat perusahaan bisa mengolah data dan informasi lebih baik dari sebelumnya. System and Application Perubahan pada sistem PT.Buana Alkestrindo yaitu dengan merancang sistem informasi yang terintegrasi. Bagian Administrasi menginput daftar pembelian barang sesuai data pada rincian proyek, lalu bagian pembelian mendapat notifikasi pada daftar pembelian barang untuk dibuatkan Pesanan Pembelian. Bagian Keuangan juga dapat autorisasi apakah Pesanan Pembelian sesuai dengan daftar pembelian barang untuk dibuat pencatatan pengeluaran perusahaan. Dengan perubahan ini maka diharapkan dapat mendukung segala aktifitas pada setiap divisi secara fungsional dan baik. Memberikan transparansi data dan informasi, serta efisiensi dan efektivitas di dalam proses bisnis yang berlangsung.

6 Network and Infrastructure Jaringan dan Infrastruktur yang digunakan PT. Buana Alkestrindo tidak mengalami banyak perubahan untuk beberapa tahun kedepannya, hanya perlu menambahkan beberapa unit komputer untuk beberapa bagian agar dapat membantu memudahkan proses bisnis perusahaan dan membantu mengintegrasikan bagian bisnis perusahaan dengan Sistem Informasi yang akan digunakan. Threads Perubahan yang terjadi dalam Security, Standard, dan Skills akan sangat membantu perusahaan untuk mengelola Strategi Sistem Informasi dan Strategi Teknologi Informasi. Pemasangan antivirus berlisensi akan menyediakan fitur firewall untuk keamanan data yang lebih baik. Usulan disaster recovery plan akan membantu perusahaan dalam merencanakan pemulihan proses bisnis perusahaan ketika suatu hal yang tidak diinginkan terjadi. Pelatihan karyawan untuk mengelola proyek akan membantu perusahaan untuk mencapai tujuan. SIMPULAN DAN SARAN Dari hasil analisa yang dilakukan pada PT. Buana Alkestrindo dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : Berdasarkan hasil analisa dengan metode Enterprise Architecture dapat diketahui bahwa perencanaan strategi yang dilakukan oleh perusahaan dapat digunakan sebagai acuan kedepan untuk mengembangkan perencanaan strategi usulan yang dapat dihubungkan dengan perencanaan Strategi Bisnis, Strategi SI, dan Strategi TI. Strategi yang diusulkan antara lain : a. Goal and Initiatives Berdasarkan analisa SWOT, kami menyimpulkan bahwa PT. Buana Alkestrindo berada pada kuadran 2 yang menjelaskan bahwa perusahaan memiliki kekuatan yang besar namun peluang yang dimiliki perusahaan lebih kecil dibanding ancaman yang dihadapinya. Kami mengusulkan perusahaan dapat menyesuaikan strategi dengan menggunakan strategi diversifikasi sesuai dengan kondisi perusahaan yang sekarang. Kami juga mengusulkan untuk menambahkan Misi yaitu Menjadi mitra penyedia alat kesehatan yang dipercaya karena dapat menyediakan alat kesehatan sesuai standar internasional. b. Product and Service Kami mengusulkan untuk menambahkan divisi IT untuk menganalisa kebutuhan Sistem Informasi dan membangun Sistem Informasi yang bisa digunakan sebagai pendukung proses bisnis perusahaan. Kami juga menyarankan untuk bekerjasama dengan perusahaan ekspedisi untuk melakukan proses pengiriman. c. Data and Information Dengan rencana pengembangan sistem yang akan dilakukan di PT. Buana Alkestrindo, perusahaan akan mengolah data menyimpannya tidak dalam bentuk dokumen lagi untuk mengurangi kehilangan atau kerusakan data. Output dalam bentuk dokumen akan dibuat ketika dibutuhkan oleh beberapa bagian tertentu. Dengan adanya Sistem Informasi pada perusahaan, akan membuat perusahaan bisa mengolah data dan informasi lebih baik dari sebelumnya. d. System and Application Kami mengusulkan penggunaan Sistem Informasi PT. Buana Alkestrindo untuk mendukung proses bisnis perusahaan. Dengan terintegrasinya database setiap bagian, perusahaan dapat dengan mudah mendapatkan data yang dibutuhkan. e. Network and Infrastructure Kami mengusulkan PT. Buana Alkestrindo untuk memperbarui infrastruktur IT agar Sistem Informasi yang sudah diusulkan bisa dihubungkan dengan jaringan internet perusahaan dan seiap bagian perusahaan bisa menggunakannya. Berikut adalah saran yang kami berikan untuk PT. Buana Alkestrindo agar bisa menerapkan EA Management Plan dengan baik. 1. Apabila perusahaan ingin menerapkan strategi yang sudah diusulkan, lebih baik perusahaan menerapkan strategi hingga 3 tahun ke depan.

7 REFERENSI BUKU Bernard, Scott A. (2012). An Introduction to Enterprise Architecture (3rd Edition). Bloomington, IN : AuthorHouse. Chandra, Budiman. (2006). Ilmu Kedokteran Pencegahan Komunitas. Jakarta: EGC. Indrajit, Ricardus Eko, Djokopranoto, Ricardus konsep Manajemen Supply Chain. Jakarta : PT. Grasindo Kotler, A., Armstrong, G. (2010). Principles of Marketing.13thEdition. USA : Pearson Kotler, Philip. Dan Keller, Kevin L. (2009). Manajemen Pemasaran (Edisi-13). Jakarta : Penerbit Erlangga Pearlson,Kerie E. dan Saunders, Carol S. (2009). Strategic Management of Information Systems. (4th Edition). New Jersey : Wiley Rainer, R. Kelly. dan Cegielski, Casey G. (2011). Introduction to INFORMATION SYSTEMS Enabling and Transforming Business. (3rd Edition). New Jersey : Wiley Rangkuty, Freddy. (2006). Teknik Membedah Kasus Bisnis ANALISIS SWOT. Jakarta : Kompas Gramedia Ward, John, Peppard, Joe. (2002). Strategic Planning For Information System. 3th Eddition. John Willey & Sons, Buffins Lane, Chicester. JURNAL Bahagia, Senator Nur ; Ramli, Samsul ; Prabowo, Agus. (2011). Senarai Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Jurnal Pengadaan, 1 (1), 11. Suharmiati; Handayani, Lestari; Kristiana, Lusi. (2012). Faktor-Faktor Yang Memengaruhi Keterjangkauan Pelayanan Kesehatan di Puskesmas Daerah Terpencil Perbatasan di Kabupaten Sambas. Buletin Penelitian Sistem Kesehatan, 15 (3), 224. Suryadi. (2005). Hubungan Pengetahuan Dasar Komputer Terhadap Hasil Belajar Komunikasi Data. Jurnal Mahasiswa. RIWAYAT PENULIS Anugrah Ardani lahir di Jakarta pada tanggal 14 November Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang ilmu komputer pada tahun 2015 Kevi Rizkianto lahir di Jakarta pada tanggal 19 Desember Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang ilmu komputer pada tahun 2015 Wardhana Candra Lukito lahir di Jakarta pada tanggal 2 Agustus Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang ilmu komputer pada tahun 2015