BAB 2 LANDASAN TEORI

Transkripsi

1 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Strategi IS/IT Strategi berasal dari kata Yunani yaitu strategos yang memiliki arti komandan militer pada zaman demokrasi Athena. Kata ini pada mulanya digunakan untuk kepentingan militer dan sekarang diadaptasi untuk digunakan pada lingkungan bisnis.strategi merupakan perencanaan atau pemikiran yang cerdik dan eksekusi sebuah kegiatan dalam kurun waktu tertentu untu mencapai tujuan. Didalam strategi yang baik terdapat koordinasi tim kerja, memiliki tema, mengidentifikasi faktor pendukung yang sesuai dengan prinsip prinsip pelaksanaan gagasan secara rasional, efisien dalam pendanaan, dan memiliki taktik untuk mencapai tujuan secara efektif. Secara umum, strategi IS/IT terbagi menjadi dua komponen utama, yaitu komponen IS (Information Sistem) dan IT (Information Technology). Strategi IS di definisikan sebagai kebutuhan akan sistem dan informasi serta mengatur prioritas investasi yang harus dilakukan dalam mensupport strategi bisnis dan portfolio perusahaan secara keseluruhan berdasarkan ketersediaan sumber daya yang ada.strategi IT di definisikan sebagai bagaimana suatu sistem informasi dapat di support dengan menggunakan teknologi (Ward, J., Peppard, J., 2002). 7

2 8 Menurut Ward and Peppard, apabila suatu perusahaan tidak melakukan implementasi strategi IS/IT, maka beberapa hal yang akan terjadi pada suatu perusahaan yaitu: Sistem yang telah dibuat tidak sesuai dengan tujuan bisnis. Pengendalian atau monitoring terhadap IS/IT menjadi tidak terkendali sehingga dapat mengakibatkan ketidaksesuaian dalam mencapai tujuan bisnis perusahaan. Sistem yang tidak terintegrasi, yang dapat menyebabkan redundant atau duplikasi sistem sehingg tingkat akurasi data menurun karena adanya duplikasi data. Pengaturan tingkat prioritas projek IS yang tidak diperlukan serta seringnya terjadi perubahan rencana yang dapat menyebabkan turunya produktivitas perusahaan. Tidak terdapatnya mekanisme yang dapat menentukan nilai optimum dari sumber daya atau resources yang akan di gunakan. Pengaturan management informasi yang tidak akurat atau bahkan tidak upto-date. Kesalahpahaman antara user dengan IT specialist yang dapat menyebabkan konflik internal atau eksternal perusahaan

3 9 Teknologi yang di gunakan tidak sesuai dengan bisnis yang dijalankan dan sangat memiliki keterbatasan yang sangat besar. Infrastruktur yang tidak memadai. Seluruh projek yang dilakukan hanya dievaluasi berdasarkan nilai finansial saja. Permasalahan yang ditimbulkan oleh IS/IT dapat memicu konflik internal didalam perusahaan. Dalam menyusun suatu strategi, terlebih dahulu perusahaan harus mengetahui dan memahami bisnis yang dilakukan oleh perusahaan. Penyusunan strategi ini berdasarkan atas pemahaman terhadap visi dan misi dari perusahaan tersebut sehingga tercapai keselarasan antara strategi yang akan diimplementasikan dengan visi dan misi perusahaan. Tanpa adanya kejelasan dari suatu misi dan visi perusahaan, maka suatu perusahaan akan mengalami kesulitan dalam melakukan penyusunan strategi IS/IT. Penggunaan teknologi dan informasi dalam penyusunan strategi sangat dibutuhkan, hal ini bertujuan agar analisa terhadap informasi yang di dapatkan akurat dan sesuai dengan kondisi lapangan yang terjadi, sehingga proses bisnis perusahaan dapat berjalan dengan optimal dan memberikan revenue yang maksimal.

4 Strategi IS/IT Model Ward dan Peppard Strategic planning merupakan suatu proses identifikasi perencanaan organisasi dalam mencapai tujuan utama organisasi. Hasil akhir dari suatu strategic planning yaitu dokumen yang didalamnya terdapat strategi perencanaan serta elemen elemen yang berpengaruh terhadap pelaksanaannya (Gates, L. P., 2010). Beberapa perusahaan mulai menyadari akan pentingnya implementasi strategi berbasiskan teknologi dan sistem informasi. Implementasi IS/IT yang dibangun harus berdasarkan kepada kebutuhan dan strategi perusahaan serta proses implementasi yang berjalan didalamnya. Perencanaan strategi IS/IT merupakan proses identifikasi portfolio aplikasi sistem informasi berbasis teknologi yang mampu mendukung perusahaan dalam pelaksanaan rencana bisnis dan merealisasikan tujuan bisnisnya. Dengan adanya perencanaan strategis IS/IT akan meningkatkan kinerja bisnis serta kontribusi bagi perusahaan dalam menetapkan langkah selanjutnya di masa depan (Ward, J., Peppard, J., 2002). Faktor penting dalam proses perencanaan strategis IS/IT adalah penggunaan metodologi. Metodologi merupakan kumpulan dari metode, teknik dan tools yang di gunakan untuk mengerjakan sesuatu. Tujuan dari metodologi dalam perencanaan strategis IS/IT adalah untuk meminimalkan resiko kegagalan, memastikan keterlibatan semua pihak yang berkepentingan serta meminimalkan ketergantungan individu, dan lebih menekankan kepada proses dan sasaran yang ditentukan. Salah satu bentuk model yang dikenal dalam perancangan master plan yaitu Model strategi IS/IT yang di perkenalkan oleh Ward dan Peppard.

5 11 Gambar 2.1 Model Strategi IS/IT Ward and Peppard Pada Gambar 2.1 merupakan model strategic IS/IT yang akan di gunakan dalam melakukan penelitian ini. Kerangka model diatas terbagi atas beberapa bagian yaitu: a. Tahapan input, yang terbagi menjadi beberapa bagian, yaitu: Internal business environment / analisis lingkungan bisnis internal yaitu mengenani bisnis strategi yang di gunakan pada saat ini, tujuan, sumber daya, proses dan kultur serta value dari bisnis yang dijalankan. External business environment / analisis lingkungan bisnis eksternal mencakup aspek ekonomi, industri dan persaingan competitive perusahaan

6 12 Internal IS/IT environment / analisis lingkungan internal IS/IT yaitu mencakup penggunaan IS/IT saat ini terhadap pengembangan bisnis yang dilakukan, ruang lingkup bisnis dan kontribusi, skill, sumber daya dan infrastruktur teknologi yang di gunakan, portfolio perusahaan saat ini yang berdasarkan pada sistem yang sudah ada saat ini maupun sistem yang sedang dalam pengerjaan. External IS/IT environment / analisis lingkungan eksternal IS/IT yaitu tentang trend teknologi yang akan di gunakan dari sisi IS/IT khususnya dari sudut pandang customer, pesaing bisnis dan supplier. b. Tahapan proses strategi IS/IT Merupakan proses pengolahan dan analisa terhadap informasi yang telah diperoleh pada tahapan input akan di olah menjadi output. c. Tahapan output, yang terbagi menjadi beberapa bagian yaitu: Business IS strategies/ strategi bisnis IS yaitu menerangkan tentang bagaimana melakukan implementasi IS/IT dalam menunjang bisnis dan mencapai sasarannya. IS/IT management strategi / strategi management IS/IT merupakan sekumpulan element strategi yang akan di implementasikan pada perusahaan dan memastikan adanya konsistensi terhadap aturan aturan atau policy yang berlaku di setiap bidangnya.

7 13 IT strategies / strategi IT yaitu mencakup policies dan strategi dari tim management teknologi dan IT specialist d. Future application portfolio Merupakan perincian yang menjelaskan tentang usulan aplikasi yang akan di gunakan atau di implementasikan berdasarkan perencanaan dalam kurun waktu kedepan serta untuk mengintegrasikan bagian unit perusahaan dalam melakukan penyelarasan teknologi yang akan di gunakan dalam mengembangkan perusahaan. e. Current application portfolio Merupakan perincian mengenai portfolio yang telah diterapkan pada perusahaan saat ini. 2.3 Analisis SWOT Analisis lingkungan terdiri atas dua kategori, yaitu eksternal dan internal. Kategori eksternal berhubungan dengan analisa terhadap kondisi lingkungan di luar perusahaan seperti kondisi ekonomi, sosial, politik, kultural dan teknologi. Kategori internal berhubungan dengan kondisi internal perusahaan dari berbagai area didalam perusahaan seperti management, kultur, finansial, research and development, staff, efisiensi operasional, technical framework dan struktur organisasi (Rousan, M. A., Qawamesh, F., 2009). Analisis SWOT merupakan suatu analisis yang dilakukan pada suatu perusahaan atau organisasi untuk mengetahui kondisi lingkungan internal (strength

8 14 dan weakness) dan eksternal (opportunity dan threatens). Analisis ini bertujuan agar dapat mengetahui keadaan atau fakta yang sebenarnya terjadi dari hasil implementasi bisnis strategi yang diterapkan oleh perusahaan.analisis SWOT dapat digunakan untuk memetakan kekuatan dan kelemahan perusahaan dan hasil analisis yang didapatkan bisa di gunakan sebagai bagian dari perencanaan perusahaan dalam jangka panjang. Gambar 2.2Matriks SWOT (Bondan Palestin, 2006) Tahapan dari analisa SWOT antara lain: 1. Strengths Merupakan salah satu faktor internal, yaitu kekuatan yang didasarkan kepada resources dan kemampuan yang dimiliki oleh perusahaan dalam mengembangkan dan menjalan bisnis nya 2. Weakness Merupakan salah satu faktor internal, yaitu kegiatan organisasi perusahaan yang tidak berjalan sesuai dengan harapan yang dikarenakan kurangnya pengetahuan atau resources yang dibutuhkan dalam melakukan implementasi terhadap suatu kegiatan bisnis perusahaan.

9 15 3. Opportunity Merupakan salah satu faktor eksternal dan bersifat positif yang muncul dari lingkungan dan memberikan kesempatan bagi program perusahaan untuk memanfaatkannya 4. Threats Merupakan salah satu faktor eksternal dan bersifat negatif yang muncul dari lingkungan dan memiliki potensi dalam menghambat jalannya bisnis dan perkembangan perusahaan. X., 2011), yaitu: Hasil dari analisis SWOT ini akan menghasilkan beberapa strategi (Chan, 1. Strategi SO (Strength Opportunity) Merupakan strategi perusahaan dalam menggunakan kekuatan internal perusahaan dalam memanfaatkan peluang sebesar besarnya. 2. Strategi WO (Weakness Opportunity) Merupakan strategi yang diterapkan dalam memanfaatkan peluang yang ada dengan cara meminimalkan kelemahan yang dimiliki. 3. Strategi ST (Strength Threat) Merupakan strategi yang diterapkan perusahaan dalam mengatasi ancaman yang terjadi maupun yang akan terjadi.

10 16 4. Strategi WT (Weakness Threat) Merupakan strategi yang bersifat defensif atau bertahan dengan cara meminimalkan kelemahan yang ada dan menghindari ancaman. 2.4 Analisis McFarlan Strategic Grid McFarlan strategic grid merupakan pemetaan terhadap seluruh aplikasi IS yang di gunakan saat ini maupun perencanaan IS yang akan di gunakan pada suatu perusahaan. Pemetaan aplikasi IS yang dilakukan berdasarkan fungsionalitas dan kontribusi yang diberikan. Gambar 2.3 McFarlan Strategic Grid (Ward and Peppard, 2002) Berdasarkan Gambar 2.3 McFarlan Strategic Grid maka pemetaan dapat dibagi menjadi 4 kuardran, yaitu: strategic, high potential, key operational dan support.

11 17 Kuardran I: Strategic Merupakan aplikasi IS yang sangat berpengaruh terhadap tingkat perkembangan dan kesuksesan bisnis. Aplikasi ini selalu berjalan sesuai dengan perubahan yang terjadi didalam bisnis. Kuardran II: High Potential Merupakan aplikasi yang memilki potensi dalam membantu mencapai tujuan bisnis di masa depan, namun belum dapat terealisasi. Kuardran III: Key Operational Merupakan aplikasi yang menunjang kegiatan operasional bisnis, serta memiliki kemampuan dalam menunjang kegiatan bisnis perusahaan. Aplikasi pada kuadran ini apabila terganggu akan mengganggu proses kegiatan operasional perusaahaan bahkan dapat menyebabkan terhentinya proses operasional perusahan, dan sebaliknya jika aplikasi pada kuadran ini berjalan dengan lancer maka dapat membantu perusahaan untuk menghindari kemungkinan kerugian yang akan terjadi. Kuardran IV : Support Merupakan aplikasi yang bersifat membantu perusahaan dalam meningkatkan efisiensi bisnis yang dilakukan, namun aplikasi ini tidak dapat memberikan dukungan yang berkepanjangan maupun keuntungan atau keunggulan dalam jangka waktu panjang. Dengan adanya pemetaan ini maka akan memberikan kemudahan bagi perusahaan dalam mengambil dan menentukan keputusan mengenai posisi IS yang

12 18 akan di gunakan dan dikembangkan dalam memenuhi kebutuhan bisnis berdasarkan visi dan misi perusahaan. 2.5 Matrik Aktivitas / Entitas Menurut Martin (1990, p43), Business Function adalah kumpulan dari aktivitas aktivitas yang mendukung suatu aspek dalam memajukan misi perusahaan. Business function biasanya dikelompokkan kedalam functional area. Menurut Bernard (2005, p310), Matriks Aktiviatas/Entitas disusun dengan memetakan entitas data mana yang berhubungan dengan aktivitas lini bisnis tertentu.setiap cell diisi dengan aktivitas mana yang membentuk (create), membaca (read), memperbarui (update), dan menghapus (delete). Setiap entitas matriks ini dapat digunakan untuk menentukan cakupan massalah, menjelaskan peta sistem, membagi bagi sistem, dan menentukan siapa yang memiliki data dan atau aktivitas 2.6 Network Connectivity Diagram Menurut Bernard (2005, p321), Network Connectivity Diagram menggambarkan hubungan fisik antara jaringan suara, data, dan video yang ada di perusahaan. Termasuk Wide Area Network (WAN) eksternal dan Local Area Networks yang disebut juga extranet dan intranet 2.7 Knowledge Management Plan Menurut Bernard (2005, p304), perencanaan knowledge management menyediakan deskripsi secara rinci tentang bagaimana pengetahuan, informasi dan data didalam perusahaan. Perencanaan knowledge management mencakup deskripsi

13 19 dan diagram pembagian informasi antara sistem, aplikasi, knowledge warehouse, dan basisdata. 2.8 Balanced Scorecard Balance scorecard merupakan suatu pendekatan manajemen yang dikembangkan oleh Robert S. Kaplan dan David Norton pada awal tahun Balanced scorecard berasarl dari dua kata, yaitu balanced yang berarti seimbang dan scorecard yang berarti kartu skor. Dari dua kata tersebut disimpulkan bahwa balance scorecad merupakan suatu bentuk keseimbangan yang terbentuk performa IT Scorecard IT scorecard merupakan tools yang di gunakan untuk mengukur performa dari suatu kinerja perusahaan atau departemen suatu perusahaan. Penggunaan IT scorecard dalam suatu perusahaan akan dapat memberikan pengukuran terhadap misi dan strategi yang dilaksanakan oleh perusahaan. utama, yaitu: Menurut Van Wim Grembergen, IT Balance Scorecard memilki 4 perspektif User Orientation Perspektif ini merepesentasikan penilaian performance IT dari sudut pandang user Operational Excellence Operational excellence merepresentasikan perspektif dari sisi proses IT yang di gunakan dalam kegiatan operasional perusahaan.

14 20 Future Orientation Merupakan perspektif yang merepesentasikan kebutuhan akan resource teknologi informasi dan sumber daya manusia yang dibutuhkan di masa depan dalam memberikan service atau layanan kepada customer. Business Contribution Merupakan perspektif dari sisi bisnis mengenai business value atau keuntungan dalam melakukan investasi pada bidang IT Dari keempat sudut pandang diatas, maka akan menghasilkan skor dan bobot berdasarkan indikator dari masing masing prespektif tersebut sehingga dapat diketahui posisi kinerja perusahaan. 2.9 Master Plan Master plan merupakan blueprint atau perencanaan yang akan dilakukan oleh suatu institusi atau organisasi dalam jangka kurun waktu beberapa tahun kedepan, dan pada umumnya master plan ini di dokumentasikan ke dalam bentuk dokumen perusahaan. IT Master plan adalah suatu perencanaan jangka panjang dalam pengembangan sistem informasi di perusahaan, yang dapat menterjemahkan keinginan manajemen (Sistem Owner), pengguna (Sistem User) maupun perubahan perubahan yang terjadi didalam maupun di luar organisasi. Pada dasarnya IT master plan berisi mengenai rencana strategis perusahaan dalam melakukan implementasi kebutuhan sistem informasi yang diperlukan.

15 21 Didalamnya terdapat pedoman mengenai kebutuhan yang mampu mendukung perencanaan strategis perusahaan. IT master plan ini merupakan turunan dari business plan perusahaan, yaitu implementasi IS/IT yang di gunakan sebagai tool dalam mencapai visi dan misi perusahaan, tanpa ada nya visi dan misi yang jelas dari perusahaan maka IT master plan ini tidak dapat dibangun. Tujuan akhir dari implementasi IT master plan ini yaitu sebagai manajemen proyek IT yang harus diimplementasikan oleh perusahaan. Pada tahapan ini akan terdapat pemetaan proyek berdasarkan skala prioritas perusahaan dibandingkan dengan proyek lain, dan pada manajemen proyek juga mengatur implementasi proyek hingga kurun waktu tertentu, misalnya tiga sampai lima tahun kedepan. Menurut Akbar Zainudin, beberapa manfaat IT master plan yaitu: IT Master plan akan menjadi dasar bagi perencanaan perusahaan dalam investasi dan implementasi teknologi informasi. Dengan demikian perusahaan tidak lagi sekedar beli ataupun install, tetapi mempunyai perencanaan yang baik Perusahaan bisa mengurangi berbagai resiko yang mungkin timbul dalam implementasi IT. IT master plan dapat menjadi alat kontrol dan parameter yang efektif untuk mereview performa dan kesuksesan implementasi teknologi informasi pada suatu perusahaan. Dalam satu tahun misalnya perusahaan dapat melihat sistem

16 22 apa yang sudah diimplementasikan dan sistem apa yang belum diimplementasikan. Selain manfaat dalam melakukan implementasi master plan terdapat juga beberapa resiko dalam melakukan implementasi IT master plan ini. Menurut Dr. Richardus Eko Indrajit beberapa resiko tersebut antara lain: Ketidaksesuaian antara kebutuhan bisnis dengan sistem informasi yang dibangun. Banyaknya aplikasi yang tambal sulam sehingga tidak bisa saling berkomunikasi antara satu dengan yang lain. Investasi yang dikeluarkan tidak memberikan manfaat seperti yang diharapkan. Standar kualitas sistem informasi tidak sesuai dengan standari industry yang semestinya. Dalam implementasinya, IT master plan biasanya mengalami banyak revisi sesuai dengan dinamika perkembangan kebutuhan perusahaan. Dengan adanya perencanaan yang baik dan sejalan dengan visi dan misi perusahaan maka perusahaan dapat meminimalisasi terjadinya resiko yang merugikan para stakeholder perusahaan.

17 Enterprise Architecture Enterprise Architecture (EA) merupakan suatu cara yang digunakan untuk membantu para staff didalam perusahaan untuk melakukan perencanaan dan pengambilan keputusan yang baik melalui suatu sudut pandang yang abstrak. Pendekatan EA yang diimpementasikan pada suatu perusahaan dilakukan berdasarkan kepada perencanaan teknologi dengan menambahkan beberapa komponen pada sisi perencanaan strategis dan perencanaan bisnis. Perencanaan strategis akan digunakan sebagai acuan utama dari pengembangan perusahaan, sedangkan perencanaan bisnis digunakan sebagai sumber dari seluruh program yang akan dilaksanakan dan prasayarat yang dibutuhkan oleh sumber daya didalam perusahaan. Gambar 2.4 Kerangka Dokumentasi Enterprise Architecture

18 24 EA merupakan program manajemen dan metode dokumentasi yang dikhususkan untuk meningkatkan kinerja perusahaan dengan menyediakan pandangan yang menyeluruh dan terpadu dari arah strategis, kegiatan bisnis, dan sumber daya teknologi perusahaan.