MENGENDALIKAN JUMLAH STOK PRODUK PADA TOPAZ MUSIC SCHOOL DENGAN MENGGUNAKAN METODE ENTERPRISE ARCHITECTURE

Transkripsi

1 MENGENDALIKAN JUMLAH STOK PRODUK PADA TOPAZ MUSIC SCHOOL DENGAN MENGGUNAKAN METODE ENTERPRISE ARCHITECTURE Bimo Wiro Hutomo, Syarifuddin dan Tumar Universitas Bina Nusantara, Jalan KH. Syahdan 9, Jakarta 11480, Indonesia, ABSTRACT RESEARCH GOAL is to analyze and propose strategic information systems and business processes in Topaz Music School in particular parts of the warehouse. By applying information technology systems and strategies that are aligned with the business strategy that is expected to provide convenience in carrying out new business processes in the company. ANALYSIS METHOD used is the method of data collection which includes a survey of the system running, as well as methods of analysis and strategic planning of information systems and technology using Enterprise Architecture frameworks, Scott A. Bernard (2005 ). THE RESULTS ACHIEVED from this study is strategic planning and information technology systems to improve strategic and operational capabilities of the company so that it can resolve the problems that exist in the company and to improve service to customers. CONCLUSION can be drawn from this research is to create a strategic planning and information technology systems at the company, then the company can improve the performance done and achieve the desired objectives and strategies of the company. Keywords : Strategy, Systems, Enterprise Architecture ABSTRAK TUJUAN PENELITIAN ialah melakukan analisis dan memberikan usulan strategi sistem informasi dan proses bisnis pada Topaz Music School khususnya bagian gudang. Dengan menerapkan strategi sistem dan teknologi informasi yang diselaraskan dengan strategi bisnis yang ada maka diharapkan dapat memberikan kemudahan dalam menjalankan proses bisnis yang baru di perusahaan. METODE ANALISIS yang digunakan yaitu metode pengumpulan data yang meliputi survai atas sistem yang berjalan, serta metode analisis dan perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi menggunakan kerangka kerja Enterprise Architecture, Scott A. Bernard (2005).

2 HASIL YANG DICAPAI dari penelitian ini adalah perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi untuk meningkatkan kemampuan strategi dan operasional dari perusahaan sehingga dapat menyelesaikan masalah yang ada di perusahaan dan dapat meningkatkan pelayanan kepada pelanggan. SIMPULAN yang dapat diambil dari penelitian ini adalah dengan membuat perencanaan strategi dan sistem teknologi informasi pada perusahaan, maka perusahaan dapat meningkatkan kinerja yang dilakukan serta mencapai strategi dan tujuan yang diinginkan perusahaan. Kata Kunci : Strategi, Sistem, Enterprise Architecture PENDAHULUAN Pada masa sekarang ini informasi merupakan suatu hal yang mendasar dan sangat diperlukan dalam jalannya suatu kegiatan bidang usaha. Informasi yang digunakan dalam tiap tahap perencanaan dan pengambilan keputusan dalam suatu badan usaha informasi jadi begitu sangat penting keberadaanya karena ketidak mampuan dalam menghasilkan informasi yang akurat, up-to-date, dan dapat mengurangi kemampuan bersaing suatu badan usaha dalam dunia bisnisnya. Perkembangan teknologi yang sangat pesat saat ini mendorong terciptanya kebutuhan terhadap penerapan teknologi yang semangkin canggih di berbagai organisasi. Teknologi merupakan kebutuhan pokok bagi organisasi dalam mempertahankan eksistensinya di dalam persaingan yang ketat. Kemampuan dalam memanfaatkan keunggulan teknologi informasi membawa suatu organisasi ke arah yang lebih baik dalam melakukan kegiatan oprasionalnya. Perkembangan pasar yang semangkin kompetitif dan persaingan bisnis yang semangkin kompleks dan ketat menghadirkan tantangan baru bagi setiap organisasi atau perusahaan. Kecepatan menjadi masalah yang patut diperhatikan bagi perusahaan terutama mengenai cara perusahaan tersebut mendapatkan dan mengevaluasi informasi yang tersedia dengan kecepatan real time. Topaz Music School didirikan oleh bapak Jamin Hendra pada tanggal 01 Oktober Awalnya bapak Jamin Hendra sebelumnya bekerja sebagai Manager dari suatu sekolah musik dikawasan Jakarta Barat. Melihat perkembangan bisnis musik yang cukup baik dan minat masyarakat yang terus berkembang dalam mempelajari musik, maka bapak Jamin Hendra berniat untuk membuka sekolah musik sendiri. Saat itu sekolah musik yang baru berkembang adalah Yamaha, maka mengajukan dirilah bapak Jamin Hendra kepada Yayasan Musik Indonesia (YMI) untuk menjadi Sub Lisensi. YMI adalah pemegang Lisensi resmi sekolah musik yang berpusat di Yamaha Music Foundation (Japan). Setelah mendapat izin dari Yayasan Musik Indonesia (YMI), maka resmilah dibuka sekolah musik Yamaha diwilayah Jakarta Barat, dengan nama Topaz Music School. Kursus yang pertama kali dibuka adalah Electone, Piano dan Gitar. Seiring dengan perkembangan musik, jenis-jenis kursus musik pun menjadi beraneka ragam, saat ini kursus musik yang telah dibuka di Topaz Music School adalah : Piano Gitar Drum Vocal Bass Gitar dll. Sampai saat ini Topaz Musik sudah memiliki beberapa cabang di antaranya : Di Ruko Simpang Cilegon, Jl. Tirtayasa Blok B-9. Di Hero Kemang Pratama Bekasi Lt.2

3 Adapun tujuan yang hendak dicapai penulis adalah sebagai berikut: Menganalisis proses bisnis yang sedang berjalan di Topaz Music School. Menganalisis permasalahan yang sedang diadapi oleh Topaz Music School. Memberikan usulan solusi sistem dan teknologi informasi yang bersifat strategis sehingga dapat memberikan hasil maksimal. METODE PENELITIAN Metodologi penelitian yang kami gunakan dibagi menjadi 2 yaitu metode pengumpulan data dan metode analisis dan perencanaan. Metode pengumpulan data meliputi studi kepustakaan, angket atau kuesioner, wawancara dan studi lapangan. Metode analisis dan perencanaan adalah metode analisa dengan menggunakan metode Enterprise Architecture yang telah dikemukakan oleh Bernard (2005), yaitu: Strategic Goals and Initiatives. Business Products and Services. Data and Information. Systems and Applications. Networks and Infrastructure. HASIL DAN PEMBAHASAN Hasil dan pembahasan akan kami jelaskan berdasarkan komponen serta artefak yang terdapat dalam metode Enterprise Architecture, berikut hasil pembahasan dengan metode EA : Tabel 1.1 Hasil dan Pembahasan EA Cube Level Artifact Penjelasan Artefak Kesimpulan Strategic Plan High level policy dan dokumentasi perencanaan yang digunakan untuk mendokumentasikan arah perusahaan, strategi kompetitif, tujuan penting perusahaan dan program-program atau proyek yang akan diterapkan oleh perusahaan. strategic plan pada umumnya akan membantu memberi arahan pada perusahaan untuk 3 sampai 5 tahun mendatang. Strategi Topaz Music School yaitu dapat meningkatkan kinerja perusahaan agar lebih efektif dan efisien Strategic Goals & Initiatives SWOT Analysis Sebuah metode yang dipakai untuk menganalisa faktor internal (strengths dan weaknesses) dan eksternal (opporunities dan threats) yang mana akan dipakai untuk memberikan gambaran dalam melakukan improvisasi dan focus. Menganalisa Topaz Music School berdasarkan kekuatan, kelemahan, kesempatan dan ancaman. Concept of Operations Scenario Concept of Operations Diagram Sebuah dokumen naratif yang menjelaskan bagaimana perusahaan beroperasi saat ini atau akan beroperasi di masa mendatang dengan menggunakan internal dan eksternal faktor dari SWOT analysis. Sebuah diagram yang menggambarkan tentang fungsi dari perusahaan secara keseluruhan atau beberapa bagian saja. Mengetahui gambaran besar skenario proses bisnis Topaz Music School Hasil yang didapat yaitu merubah skenario proses bisnis yang bermasalah pada Topaz Music School.

4 EA Cube Level Artifact Penjelasan Artefak Kesimpulan Business Plan Business Overview Penjelasan mengenai gambaran proses bisnis perusahaan. Strategi yang digunakan Topaz Music School untuk mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan sebelumnya, khususnya strategi yang perlu disesuaikan dengan penggunaan TI untuk mendukung fungsi-fungsi dalam perusahaan sampai dua atau tiga tahun mendatang. Topaz Music School juga perlu menetapkan strategi untuk mengoptimalkan kegiatan operasional perusahaan agar dapat memberikan pelayanan yang memuaskan customer. Business Products and Services Swim Lane Process Diagram Rekomendasi Kualifikasi Penjelasan mengenai kemampuan minimal yang di perlukan untuk suatu posisi. Sebuah diagram yang menggambarkan proses bisnis yang berlangsung pada perusahaan Memberikan usulan rekomendasi kualifikasi pada divisi baru yang diusulkan (bagian IT). Adanya perubahan proses bisnis dari keadaan sebelumnya menjadi lebih terstruktur dan penambahan proses bisnis yang baru. Business Process Diagram Sebuah diagram yang menunjukkan rincian dari breakdown suatu aktivitas, termasuk cara bagaimana setiap aktivitas berhubungan dengan aktivitas lainnya. Penggambaran proses bisnis yang sedang berjalan serta output yang dihasilkan. Use Case Diagram Mengidentifikasi kebutuhan bisnis, konteks, owner dan peraturan bisnis untuk mereka berinteraksi dengan sistem, pelayanan dan aplikasi yang teridentifikasi sebagai solusi teknologi yang dibutuhkan untuk pengembangan Menggambarkan proses aktivitas dari setiap proses bisnis, serta beberapa perubahan tugas dari beberapa divisi. EA Cube Level Artifact Penjelasan Artefak Kesimpulan Data and Information Logical Data Model: Class Diagram Sebuah model data yang dapat dikembangkan menggunakan metode struktur tradisional dan simbol (entity relationship diagram) atau dapat juga menggunakan metode object- Menggambarkan data dan atribut yang dibutuhkan yang tergambar pada class diagram sesuai dengan proses bisnis yang baru.

5 oriented dan simbol dari UML, yang mana menghasilkan sebuah class diagram atau object diagram Object State-Transition Diagram Sebuah state transition diagram yang digunakan sebagai notasi dari UML untuk menunjukkan bagaimana lifecycle dari specific data object. Menggambarkan aktivitas dari objek sesuai dengan transisinya. Activity/Entity (CRUD) Matrix Dikembangkan dengan pemetaan yang mana entitas data terpengaruh oleh aktivitas bisnis. Sering juga disebut CRUD matrix karena mengidentifikasikan tipe dasar dari perubahan suatu data (create, read, update, delete) melalui sebuah proses bisnis. Pengelompokan aktivitas bisnis berdasarkan fungsi bagian aktivitas perusahaan. Data Dictionary Menyediakan keseluruhan daftar dari entitas data yang telah terkumpul dan diolah oleh perusahaan, termasuk atribut standard, kunci dan hubungan antar data yang ada. Menggambarkan data serta tipe data yang akan digunakan. Systems and Applications System Data Flow Diagram Lebih diketahui sebagai data flow diagram dan dimaksudkan untuk menunjukkan proses dengan sistem pertukaran data dan bagaimana pertukaran tersebut terjadi Menggambar alur dari kegiatan proses bisnis yang baru. Networks and Infrastructu re Network Connectivity Diagram Menunjukkan koneksi physical antara pendapat, data dan jaringan perusahaan. termasuk eksternal wide area networks dan local area networks yang juga disebut extranets dan intranets. Perancangan topologi perusahaan dengan penambahan beberapa komputer baru disesuaikan dengan penambahan divisi yang baru. Serta pemetaan komputer disesuaikan dengan kepentingan dan juga penambahan speed internet. Berikut ini adalah CONOD diagram yang sedang berjalan di Topaz Music School :

6 Gambar 1.1 Conod diagram Topaz Music School Keterangan : 1. Customer yang datang ketoko akan dilayani oleh bagian penjualan dan bagian penjualan akan mencatat data customer seperti nama, alamat, , no ktp dan no telepon kedalam catatan Customer. 2. Bagian penjualan membuat surat order berdasarkan permintaan yang diajukan customer 3. Kemudian bagian gudang menerima surat order yang telah dibuat oleh bagian penjualan 4. Bagaian gudang akan mengecek terhadap jumlah stok produk yang terdapat di gudan berdasarkan permintaan barang yang dipesan oleh customer. 5. Bagian pengiriman menerima surat order sebagai dasar untuk membuat surat jalan 6. Bagian pengiriman membuat surat jalan berdasarkan surat order yang dibuat oleh bagian penjualan, Barang akan dikirim oleh bagian pengiriman setelah customer melakukan pembayaran.

7 7. Bagian finance menerima surat order sebagai dokumen pendukung sebelum membuat surat tagih. 8. Kemudian bagian finance membuat surat tagih terhadap customer dengan memberikan pilihan apakah pembayaran : Tunai Kredit Berrikut ini adalah usulan CONOD diagram pada Topaz Music School :

8 Keterangan : Gambar 1.2 Usulan CONOD diagram Topaz Music School

9 1. Customer yang datang ketoko akan dilayani oleh bagian penjualan dan bagian penjualan akan mencatat data customer seperti nama, alamat, , no ktp dan no telepon kedalam catatan Customer. 2. Bagian penjualan membuat surat order berdasarkan permintaan yang diajukan customer 3. Kemudian bagian gudang menerima surat order yang telah dibuat oleh bagian penjualan 4. Bagaian gudang akan mengecek terhadap jumlah stok produk yang terdapat di gudang berdasarkan permintaan barang yang dipesan oleh customer. 5. Setelah bagian gudang mengecek stok barang, apabila barang yang dipesan customer tersedia, maka bagian gudang akan membuat surat pengeluaran barang. 6. Setelah membuat surat pengeluaran barang bagian gudang kemudian meng update stok produk yang terdapat digudang 7. Kemudian bagian gudang mengkonfirmasikan jumlah stok produk yang tersedia di gudang ke bagian penjualan dengan tujuan bagian penjualan mengetahui jumlah stok yang tersedia di gudang. 8. Bagian pengiriman membuat surat jalan berdasarkan surat order yang dibuat oleh bagian penjualan, Barang akan dikirim oleh bagian pengiriman setelah customer melakukan pembayaran. 9. Bagian finance menerima surat order sebagai dokumen pendukung sebelum membuat surat tagih. 10. Kemudian bagian finance membuat surat tagih terhadap customer dengan memberikan pilihan apakah pembayaran : Tunai atau Kredit 11. Bagian penjualan membuat surat retur penjualan yang berguna untuk customer, apabila terjadi kerusakan barang yang dipesanan maka customer dapat mengembalikan barang tersebut ke Topaz Music School. 12. Kemudian bagian pengiriman melakukan pengiriman barang yang diminta customer, dengan catatan customer telah melakukan kesepakatan pembayaran dengan bagian finance. KESIMPULAN DAN SARAN

10 Dari hasil perencanaan strategi, operasi, dan teknologi informasi pada Topaz Music School dengan metode Enterprice Architecture, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: 1. Berdasarkan Strategic Goal and Initiative, perusahaan membangun relasi yang baik dengan pelanggan dan juga supplier. Perusahaan dapat menerapkan strategi seperti meningkatkan kegiatan promosi, meningkatkan kualitas SDM, meningkatkan pelayanan distribusi kepada pelanggan. 2. Berdasarkan analisis Products and Services, Topaz Music School masih memiliki kekurangan dalam proses bisnisnya, yaitu dimana kinerja yang dilakukan oleh bagian gudang masih kurang efektiv yang menyebabkan Topaz Music School tidak mengetahui jumlah stok produk yang tersedia digudang 3. Pada analisis Data dan Information, yang sudah ada, Topaz Music School belum memiliki Data dan Informasi yang cukup kuat pada basis data untuk mejalankan proses bisnisnya. 4. System and Application yang terdapat dalam perusahaan masih kurang baik, dikarenakan jaringan internet terbatas. 5. Network and Infrastructure yang terdapat pada Topaz Music School tidak terintegrasi antar divisi. 6. Security, perusahaan belum mempunyai CCTV untuk memantau barang yang ada dalam gudang. 7. Standard, Topaz Music School masih menggunakan komputer jenis lama sehingga proses komputasi berjalan lambat. 8. Workforce, Topaz Music School sudah memiliki workforce yang cukup memadai untuk mendukung berjalannya proses bisnis Berikut adalah beberapa saran yang penulis berikan kepada Topaz Music School, yaitu: 1. Topaz Music School dapat menjalankan strategi sistem infomasi dan teknologi informasi yang penulis usulkan agar permasalahan yang terdapat di masa lalu tidak terulang kembali dan kinerja yang dilakukan oleh perusahaan dapat lebih efektif dan efisien sehingga dapat mencapai tujuan yang diinginkan perusahaan. 2. Kami menyarankan agar Topaz Music School melakukan pelatihan terhadap setiap karyawan, dengan tujuan agar karyawan dapat menyesuaikan dengan sistem dan teknologi informasi yang penulis berikan. REFERENSI

11 Bernard, Scott A. (2005). An Introduction to Enterprise Archtecture 2nd Edition. International Editio. Bloomington, IN, United States of America.. Bernard, Scott A. (2012). An Introduction to Enterprise Architecture. Third Edition. Bloomington: AuthorHouse. David, Fred R. (2011). Strategic Management Concept and Cases. Thirteenth Edition. New Jersey: Pretince Hall. Daft, Richard L. (2010). Orgnization Theory and Design Tenth Edition. Mason: South-Western Cengage Learning. O'brien, James A. (2005). Introduction to Information Sistem. (12th) edition. New York: Mcgraw hill & Higher Education. O Brien, James A., Marakas, George M. (2006). Management Information Systems.7 th edition. New York: McGraw Hill. Satzinger, John W, Jackson, Robert B. & Burd, Stephen D. (2005). Object-Oriented Analysis and Design with the Unified Process. Boston: Course Technology. Wibisono, Darmawan. (2006). Management Kinerja: Konsep. Teknik dan Meningkatkan Daya Saing Perusahaan. Jakarta: Erlangga. Ward, J.,& Peppard, J. (2002). Strategic Planning For Information System. (3 rd ed.). Buffins Lane, Chichester: John Willey & Sons. Riwayat Penulis Bimo Wiro Hutomo lahir dikota jakarta pada 26 januari Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara pada bidang Sistem Informasi pada Tahun Syarifuddin lahir dikota jakarta pada 23 juni Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara pada bidang Sistem Informasi pada Tahun 2014.