PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI DAN TEKNOLOGI INFORMASI (SI/TI) PADA PT. COME INDONUSA

Transkripsi

1 Konferensi Nasional Ilmu Sosial & Teknologi (KNiST) Maret 2013, pp. 445~449 PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI DAN TEKNOLOGI INFORMASI (SI/TI) PADA PT. COME INDONUSA 445 Ibnu Dwi Lesmono 1, Fahlepi Roma Doni 2, Sumarna 3 1 AMIK BSI Purwokerto ibnu.idl@bsi.ac.id 2 AMIK BSI Purwokerto fahlepi.fro@bsi.ac.id 3 AMIK BSI Purwokerto sumarna.smn@bsi.ac.id Abstrak PT. COME Indonusa adalah perusahaan yang bergerak pada bidang pendidikan. Saat ini perusahaan memerlukan perencanaan strategis di bidang Teknologi Informasi dengan tujuan untuk menentukan kebutuhan Sistem Informasi dan Teknologi Informasi (SI / TI) perusahaan. Dalam menentukan kebutuhan SI / TI perusahaan, penulis menggunakan metode yang dikembangkan dari konsep John Ward & Peppard Scott Bernard. Penelitian ini dimulai dengan menganalisis perusahaan Internal Korporasi Bisnis Analisis Lingkungan. Eksternal Bisnis Lingkungan Analisis Perusahaan, analisis SI / TI perusahaan internal analisis lingkungan dan SI / TI perusahaan eksternal. Analisis perusahaan, bertujuan untuk mendapatkan gambaran kelemahan, kekuatan, peluang dan ancaman bagi perusahaan. Dengan mengetahui kondisi ini, perusahaan dapat memetakan faktor-faktor penting yang perlu ditingkatkan, dalam rangka mencapai visi dan misinya. proses strategis lanjut yang bertujuan untuk menentukan strategi SI / perusahaan IT di masa depan. Setelah analisis perusahaan dapat diketahui dan proses strategi ditentukan tahap akhir, yaitu menentukan portofolio perusahaan dalam rangka untuk menentukan rekomendasi portofolio aplikasi SI / TI harus dipegang oleh PT. COME Indonusa. Keywords: Perencanaan Strategis, Sistem Informasi, Teknologi Informasi 1. Pendahuluan Institusi membutuhkan sistem yang dapat berjalan dengan baik tetapi sistemnya seringkali tidak mendukung hal ini. Pembangunan sistem yang tidak berintegrasi menyebabkan banyaknya proses manual yang harus dilakukan oleh pengguna sistem. Saat kebutuhan institusi berkembang, sistempun harus fleksibel terhadap perubahan tersebut. Penggunaan sistem informasi menjadi tidak optimal karena hanya mampu memenuhi kebutuhan jangka pendek, untuk kemudian digantikan oleh sistem baru yang mampu memenuhi kebutuhan yang terus berkembang tadi. Untuk mengatasi hal ini, diperlukan kajian sistem informasi menuju tahap implementasi yang terintegrasi dengan melakukan identifikasi dan analisis terhadapa setiap komponen-komponen dasar dari sistem informasi. PT. Come Indonusa merupakan perusahaan yang menyelenggarakan jasa pendidikan mulai dari kursus komputer, bahasa inggris hingga bimbingan belajar yang tersebar di Indonesia. Dalam masa Perencanaan strategis SI/TI merupakan proses identifikasi portofolio aplikasi SI berbasis komputer yang akan mendukung organisasi dalam pelaksanaan rencana bisnis dan merealisasikan tujuan bisnisnya dan memberikan kontribusi yang nyata bagi portofolio aplikasi yang ada sekarang. Perencanaan strategis SI/TI mempelajari pengaruh SI/TI terhadap kinerja bisnis dan kontribusi bagi organisasi dalam memilih langkah-langkah strategis. Selain itu, perencanaan strategis SI/TI juga menjelaskan berbagai tools, teknik dan kerangka kerja bagi manajemen untuk menyelaraskan strategi SI/TI dengan strategi bisnis, bahkan mencari kesempatan baru Diterima 12 Januari 2013; Revisi 10 Februari 2013; Disetujui 15 Maret 2013

2 melalui penerapan teknologi yang inovatif (Ward&Peppard,2003). Berikut ini adalah skema dari perencanaan strategis SI/TI Ward dan Peppard mengantisipasi ancaman yang timbul (Rangkuti,2006). Gambar 1. Model strategis SI/TI 2. Metodologi Penelitian A. Metode dan Teori Analisis 1. Analisis PEST P.E.S.T adalah singkatan dari Politik, Ekonomi, Sosial dan Teknologi. Analisis ini digunakan untuk mengidentifikasi kondisi lingkungan umum atau lingkungan makro organisasi/perusahaan yang tidak berhubungan langsung dengan manjemen organisasi/perusahaan. Identifikasi ini berdasarkan aspek politik dan hukum, aspek ekonomi, aspek sosial dan budaya, aspek teknologi. 2. Value Chain Menurut Ward and Peppard, aktifitas bisnis pada value chain analysis dapat dibedakan menjadi 2, yaitu: a. Aktifitas Utama Merupakan proses bisnis utama yang ada pada perusahaan b. Aktifitas Pendukung Merupakan aktifitas pendukung pada bisnis perusahaan yang memegang peranan pada operasional perusahaan Analisa SWOT merupakan metode yang digunakan untuk menganalisa situasi kekuatan (strength) dan kelemahan (weakness) organisasi dari faktor internal serta situasi ancaman (threat) dan peluang (oportunity) dari faktor eksternal organisasi. Analisis ini didasarkan Gambar 2. Diagram Value Chain atas pemahaman tentang bagaimana membantu organisasi dalam memaksimalkan kekuatan yang dimilki dan memanfaatkan peluang yang ada. Serta sekaligus meminimalkan kelemahan internal dan turut 3. Pembahasan Dari hasil analisa terhadap situasi lingkungan internal dan eksternal yang ada maka perencanaan strategis SI/TI dan strategis bisnis PT. Come Indonusa untuk beberapa tahun yang akan datang dalam mempertahankan keunggulan kompetitif A. Analisa SWOT PT. Come Indonusa Analisa SWOT digunakan untuk mengukur kekuatan, kelemahan, kesempatan serta ancaman bagi perusahaan. Sehingga perusahaan dapat segera mengetahui faktor apa saja yang menghambat keberhasilan sebuah perusahaan. Berikut ini, adalah analisa SWOT untuk PT.Come Indonusa: 1. Kekuatan a. Memiliki Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran yang jelas. b. Memiliki lokasi dan gedung yang strategis dan reputasi baik di mata masyarakat. c. Adanya etos kerja yang tinggi di lingkungan pimpinan dan staf PT. Come Indonusa. d. Adanya iklim kerja yang kondusif di lingkungan PT. Come Indonusa. e. Adanya keinginan kuat PT. Come Indonusa.untuk mengembangkan kegiatan pendidikan non formal f. Adanya kerja sama (MOU) dengan berbagai perguruan tinggi dan sekolah negeri maupun swasta mengenai peningkatan kerja sama dalam pengembangan kualitas sumber daya manusia. 2. Kelemahan 446

3 a. Perusahaan masih berskala kecil dengan usia yang masih baru b. Kesadaran akan visi, misi, pencapaian tujuan dan sasaran yang masih rendah. c. Kurangnya pembelajaran mengenai soft skill (komunikasi, kerja sama, dll.) d. Belum memanfaatkan teknologi informasi secara optimal. e. Pemutakhiran dan perawatan peralatan pendidikan belum memadai. 3. Kesempatan dan penelitian a. PT. Come Indonusa mengelola 10 cabang kursus dimana saat ini Satusatunya lembaga pendidikan yang membuka tiga kegiatan kursus dalam satu atap dengan kurikulum yang saling mendukung dengan cabang yang tesebar Di Indonesia sehingga mempunyai peluang sangat besar untuk mendapatkan banyak siswa. b. PT. Come Indonusa Bekerja sama dengan Perguruan tinggi swasta dengan jumlah siswa terbanyak Di Indonesia yaitu AMIK BSI dan Universitas BSI sehingga peluang untuk bisa diarahkan untuk mendapatkan siswa kursus dari kalangan siswa BSI sangat besar dan dari kerjasama tersebut PT.Come Indonusa tidak mengalami kesulitan di dalam mendapatkan pengajar karena banyak pengajar di BSI diberikan kesempatan untuk mengajar Di PT. Come Indonusa c. Tingginya animo tamatan SLTA untuk melanjutkan menambah kemampuan dirinya dengan mengambil program kursus. d. Pertumbuhan ekonomi yang relatif membaik akan mempengaruhi daya beli masyarakat akan pendidikan. 4. Ancaman a. Persaingan dengan lembaga pendidikan yang menjalankan bisnis sejenis semakin sengit dengan strategi promosi yang gencar. b. Persepsi Masyarakat yang sangat kuat tentang branding atau nama besar suatu lembaga yang sudah jauh lebih dulu ada menyebabkan lembaga pendidikan baru seperti PT. Come Indonusa harus berusaha keras untuk mendapatkan kepercayaan Masyarakat. Untuk menjamin kemanan, pengembangan SOP (Standard Operating Procedure) khusus di bidang TI, dan dukungan terhadap maintenance dan troubleshooting yang terjadi di organisasi. Perlu adanya unit bagian yang mengelola semua kegiatan yang berhubungan dengan penyediaan teknologi informasi, maka disarankan membentuk Biro Teknologi Informasi (BTI). Biro Teknologi Informasi ini terdiri dari kepala bagian, staf analisis dan pemrograman, staf database, dan staf teknik. B. Strategi TI 1. Redesign infrastruktur jaringan komputer sesuai dengan yang sudah direncanakan sebelumnya sebagai 447

4 prioritas utama untuk menunjang kebutuhan SI/TI pada masa yang akan datang 2. Adanya standarisasi TI baik dari sistem hardware maupun software dan sistem aplikasi untuk memudahkan pemeliharaan. 3. Penambahan koleksi buku-buku perpustakaan. 4. Penambahan access point dan bandwith untuk fasilitas Wifi. 5. Adanya seorang database administrator yang bertindak untuk mengelola modul aplikasi sistem informasi akademik yang sekarang sudah dibangun. STRATEGIS Redesign infrastruktur jaringan komputer dan Wifi Standarisasi hardware dan software Pendaftaran kursus secara online Website PT. Come Indonusa dapat di gunakan untuk absen online dan melakukan pembayaran Tabel 1. Future Portofolio PT.Come Indonusa HIGH POTENTIAL Sistem Informasi akademik Online Ada Pembayaran Uang kursus melalui ATM KEY OPERASIONAL SUPPORT C. Rencana Implementasi Tabel 2. Rencana Implementasi Strategi SI/TI pada PT. Come Indonusa Bulan I Bulan II Bulan III Bulan IV Minggu ke - Minggu ke - Minggu ke - Minggu ke - Pembentukan Divisi SI Persiapan Infrastruktur Pembangunan aplikasi Pelatihan staf Konversi sistem baru 4. Simpulan Berdasarkan penelitian yang penulis lakukan tentang IT Strategic Planning yang ada di PT. Come Indonusa dengan mengacu pada identifikasi masalah, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut berikut Untuk mendukung kegiatan internalnya PT. Come Indonusa sudah menggunakan sistem informasi. Tetapi masih belum maksimal, bahkan beberapa kebutuhan yang membutuhkan dukungan sistem informasi belum dimiliki yaitu sistem absensi karyawan secara online, sistem pendaftaran siswa baru masih di lakukan secara manual, begitu juga dengan sistem keuangan masih bersifat 448

5 manual, belum ada sebuah sistem informasi keuangan berbasis komputer. Berdasarkan analisa pada lingkungan eksternal bisnis perusahaan dengan menggunakan analisa PEST, analisa Poter s Five Forces Model, Analisa CSF,dan analisa BSC dapat disimpulkan bahwa tingkat persaingan sangat kecil, sehingga perusahaan mempunyai peluang sangat besar untuk menguasai pasar Di Indonesia. Dengan memanfaatkan dukungan sistem informasi yang lebih maksimal PT. Come Indonusa siap bersaing dengan lembaga sejenis Untuk mengantisipasi perkembangan internal dan eksternal telah di susun suatu rencana Strategi manajemen SI/TI pada PT. Come Indonusa yang diturunkan dari hasil penerapan perencanaan strategis sistem informasi berupa kebijakan organisasi dalam menerapkan strategi SI/TI sesuai kondisi manajemen. Strategi manajemen diantaranya melakukan pengembangan sistem informasi pada bebrapa bidang, yaitu sistam aplikasi, perangkat keras, infrastruktur TI, staf/struktur organisasi, dan layanan SI/TI. Dari hasil Penelitian penulis tentang IT Strategic Plan ini, Untuk mendukung kegiatan internal karyawan Disarankan agar PT. Come Indonusa mengembangkan sistem informasinya dengan mengimplementasikan IT Strategic Plan yang penulis usulkan, salah satunya adalah dengan menambahkan fasilitas absensi online lewat website perusahaan dan menggunakan program aplikasi pendaftaran siswa baru yang terhubung ke pusat. PT. Come Indonusa perlu membuat sistem informasi berbasis web yang dapat memberikan informasi lengkap dan jelas tentang produk-produk perusahaan. PT. Come Indonusa perlu membuat sistem informasi absensi berbasis web sehingga karyawan dapat melakuka proses absensi di cabang-cabang COME. Hal ini sangat membantu manajemen guna mendapatkan data kehadiran sehingga dapat di ketahui dan di evaluasi dalam hal kedisiplinan Terstruktur Teori dan Praktek Bisnis. Andi Yogyakarta. Yogyakarta. Indrajit, Eko, dan R&R.Djokopranoto.(2006). Manajemen Perguruan Tinggi Modern. Andi Yogyakarta. Yogyakarta. Jr.Raymond McLeod, (1995).Sistem Informasi Manajemen, PT Prenhallindo. Jakarta. Lestari, Jati..(2008).Pengembangan Strategi TI/SI Studi Kasus Fakultas Teknologi Informasi Universitas Budi Luhur. Tesis. Universitas Budi Luhur. Jakarta Mardiana, Pemodelan 4-Stages Untuk Perencanaan Strategis Sistem Informasi dan Teknologi Informasi Jurusan Teknik Elektro Universitas Lampung, Vol.1,No.1.September 2007 diambil dari (18 Februari 2010) Permatasari, Dini Sofian. (2007). Perancangan Arsitektur Data dan Informasi Untuk Mndukung Pengembangan Sistem Informasi di Institusi Pendidikan Tinggi. Tesis,Institut Teknologi Bandung, Program Studi Magister Informatika. Bandung. Purwanto, Iwan.(2008). Perencanaan Strategis Sistem Informasi Studi Kasus Pada Rumah Sakit Advent Bandar Lampung. Tesis. Fakultas Ilmu Komputer Universitas Indonesia. Rangkuti,F.(2006). Analisa SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis, Gramedia Pustaka Umum. Jakarta Telaumbana,Kristian.(2008). Perancangan Rencana Strategis Sistem Informasi dan Teknologi Informasi (SI/TI) Studi Kasus STMIK Mikroskil Medan. Tesis, Institut Teknologi Bandung. Bandung Ward, John, and Peppard.(2002).Strategic Planning for Information System, 3rd Edition, John Willey&Sans. Referensi HM.Jogiyanto. (1989).Analisa&Disain Sistem Informasi Pendekatan 449