BAB I PENDAHULUAN.

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Business Budget (Anggaran Perusahaan) atau Budget (Anggaran) adalah suatu rencana yang disusun secara sistemetis, yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan, yang dinyatakan dalam satuan keuangan, dan berlaku untuk jangka waktu tertentu. PT. Garudafood Putra Putri Jaya setiap tahun nya memiliki rencana budget untuk masingmasing Divisi, salah satunya ialah Divisi Informasi Teknologi (IT). Budget tersebut meliputi budget operasional (Opex/Operational Expenditure) dan budget asset (Capex/Capital Expenditure). Pada Divisi IT terdapat beberapa departemen yaitu Business System Support Department, General Application Support And System Development Department, Infrastructure Management Department, Information System Management Department, dan Strategic Management Department, masing-masing departemen tersebut memiliki budget opex dan capex. Saat ini pengeluaran budget opex dan capex pada masing-masing departemen belum termonitor dan terkontrol (monitoring dilakukan sendiri dengan menggunakan excel), selain itu Form Pengajuan opex dan capex masih manual belum menggunakan inputan secara sistem. Dengan demikian banyak sekali kendala dalam mengontrol dan memonitoring budget yang ada, diantaranya belum ada penyimpanan data budget opex dan capex secara sistem, tidak ada matrik otorisasi approval (approval hanya sampai atasan, tidak melibatkan departemen terkait), tidak ada historis data untuk pengajuan pengeluaran kas budget tahun depan, kasbon atau pengajuan pengeluran kas opex atau capex yang belum terealisasi tidak terkontrol, penggunaan budget departemen oleh departemen lain tidak terkontrol dan tidak dapat dipertanggungjawabkan dan kurangnya kesadaran terhadap penggunaan budget yang di miliki. Dengan adanya kendala tersebut menunjukan bahwa divisi IT membutuhkan suatu aplikasi untuk mengontrol dan mengelola data Budget opex dan capex, dimana aplikasi ini dapat menganalisa pengeluaran kas kesesuaian rencana budget terhadap realita atau realisasi budget dan efisien atau tidaknya penggunaan budget yang dilakukan oleh masing-masing departemen. 1

2 Berdasarkan kendala atau masalah-masalah yang telah di uraikan diatas, maka saya tertarik untuk mengadakan penelitian dengan mengambil judul Aplikasi Sistem Pengeluaran Kas Dengan Budget Controlling Pada Divisi Informasi Teknologi (IT) PT. Garudafood Putra Putri Jaya. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka rumusan yang akan dikaji adalah sebagai berikut : 1. Bagaimana cara mengontrol dan memonitoring pengeluaran kas pada budget opex dan capex secara efisien dan mudah? 2. Bagaimana menghasilkan aplikasi yang mampu menyimpan data historis pengeluaran kas pada budget opex dan capex? 1.3 Batasan Masalah Agar penelitian ini tidak menyimpang dari tujuan dan rumusan masalah maka pembahasan dibatasi pada prosedur pengajuan transaksi pengeluaran kas pada budget opex atau capex dan proses realisasinya. 1.4 Tujuan Dan Manfaat Tujuan Tujuan dari penelitian ini adalah untuk meningkatkan monitoring pengeluaran kas pada budget opex atau capex divisi IT PT. Garudafood Putra Putri Jaya dan historis data pengajuan pengeluaran kas pada budget opex atau capex otomatis tersimpan otomatis dalam sistem database Manfaat Manfaat dari penelitian ini antara lain sebagai berikut : 1. Memudahkan pihak user dan management dalam hal pengoperasian, pemantauan dan pengontrolan terhadap proses pengeluaran kas pada budget opex atau capex. 2. User maupun management dapat melakukan monitoring terhadap penggunaan budget baik itu opex maupun capex sehingga dapat dilakukan analisa terhadap kesesuaian rencana budget terhadap realita atau realisasi budget dan efisien atau tidaknya penggunaan budget yang dilakukan oleh masing-masing departemen. 2

3 1.5 Metode Penelitian Metodologi penelitian untuk mengumpulkan data dan informasi yang dibutuhkan dalam pembuatan aplikasi ini adalah metode pengumpulan data dan metode pengembangan sistem Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah: 1. Studi Pustaka Metode ini menggunakan data-data dari dokumentasi pengeluaran kas pada divisi IT, seperti bukti kas, kuitansi, nota bon, invoice dan dokumen pendukung lainnya yang berkaitan dengan pengeluaran kas. 2. Observasi Metode ini dilakukan dengan pengamatan secara langsung pada alur kerja proses pengontrolan dan pengelolaan pengeluaran kas budget opex dan capex pada divisi IT PT. Garudafood Putra Putri Jaya. Metode observasi digunakan untuk mengetahui lebih jelas dan akurat mengenai proses kerja. Letak permasalahan yang terjadi pada alur kerja dapat teridentifikasi dengan metode ini. 3. Wawancara Metode ini dilakukan dengan cara mengajukan pertanyaan-pertanyaan langsung kepada staf bagian departemen Strategic Management selaku yang mengatur proses administrasi IT dalam transaksi pengeluaran kas budget opex dan capex Metode Pengembangan Sistem Metode Pengembangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini adalah SDLC (System Development Life Cycle). Metode SDLC menggunakan pendekatan sistem yang disebut pendekatan garis terpilin atau air terjun (waterfall approach) yang menggunakan beberapa tahapan dalam mengembangkan sistem. Pengembangan sistem informasi menggunakan waterfall dipilih karena sistem informasi yang akan dibangun merupakan sistem informasi baru, sehingga analisa bisa dilakukan step by step secara detail. Siklus hidup pengembangan ini dapat diuraikan tahapan-tahapannya sebagai berikut: 1. Tahap Analisa (Analysis) Tahap ini berisi tentang penguraian profil PT. Garudafood Putra Putri Jaya dan struktur organisasi pada Divisi IT. Menganalisa proses pengelolaan data pengeluaran kas budget opex dan capex, kemudian menganalisa kendala-kendala yang terjadi di dalam proses 3

4 pengelolaan data pengeluran kas budget opex dan capex dengan metode pengumpulan data yang sudah dijelaskan diatas. 2. Tahap Desain (Design) Tahap berisi tentang pemodelan rancangan program dengan menggunakan UML (Unified Modeling Language), membuat desain user interface, desain form, desain report, dan arsitektur sistem aplikasi. 3. Tahap Pengembangan (Development) Tahap ini berisi tentang pengembangan sistem dengan menulis bahasa pemrograman atau coding untuk membuat program aplikasi yang diperlukan. Untuk pemrograman saya menggunakan alat bantu Visual Basic 6.0 dan untuk database-nya menggunakan Microsoft SQL Server Tahap Pengujian (Testing) Pengujian dilakukan terhadap aplikasi yang telah selesai ditulis atau setelah proses coding terhadap aplikasi yang sudah selesai. Pengujian ini dilakukan guna mengetahui apakah sistem yang dibuat telah memenuhi kriteria yang di tentukan. Pengujian ini dilakukan dengan menggunakan metode black-box. 1.6 Sistematika Penulisan Penyusunan penelitian ini dibagi menjadi lima bab dan tiap bab memiliki beberapa sub bab untuk memberikan gambaran yang lebih jelas dan sistematis dengan urutan sebagai berikut: BAB I: PENDAHULUAN Bab ini menguraikan mengenai latar belakang untuk membuat penelitian tentang Aplikasi Budget Controller Pada Divisi Informasi Teknologi (IT) PT. Garudafood Putra Putri Jaya sebagai skripsi, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat, metode penelitian, dan sistematika sayaan. BAB II: LANDASAN TEORI Bab ini menjelaskan secara singkat mengenai landasan-landasan teori dalam sayaan Tugas Akhir. 4

5 BAB III: ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM Bab ini akan menjelaskan uraian mengenai analisa sistem yang akan dibangun dan perancangan sistem menggunakan notasi UML untuk mengakomodasi kebutuhan pengguna serta rancangan basis data dan layar. BAB IV: IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN Bab ini akan membahas hasil implementasi dan pengujian dari analisa dan perancangan yang telah dibangun. BAB V: KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi kesimpulan yang dapat diambil dari hasil pembuatan tugas akhir ini dan saran-saran untuk pengembangan dari sistem informasi yang telah dibangun. 5