BUKU PANDUAN PENGGUNAAN

Transkripsi

1 -LPPD BUKU PANDUAN PENGGUNAAN E-LPPD PROPINSI RIAU E-LPPD Riau dikembangkan sesuai dengan Buku Pedoman Penyusunan LPPD tahun 2014 dari Kementrian Dalam Negeri Republik Indonesia.

2 BUKU PANDUAN E-LPPD PROPINSI RIAU APA ITU E-LPPD RIAU? E-LPPD Riau merupakan sebuah sistem yang mengintegrasikan pengelolaan capaian kegiatan LPPD pada tingkat Propinsi Riau sesuai dengan Pedoman Penyusunan LPPD tahun 2014 dari Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia. E- LPPD mengintegrasikan pengelolaan elemen data dari berbagai SKPD di Prov. Riau ke dalam sebuah database tunggal yang selanjutnya dikelola dan diverifikasi oleh Administrator Pemerintah Propinsi Riau sebagai penanggung jawab laporan LPPD Propinsi. Seluruh data capaian dan bukti fisik yang telah masuk, setelah diverifikasi dapat dicetak langsung tanpa editing dan menjadi laporan yang siap diserahkan dan dievaluasi oleh pusat. MANFAAT E-LPPD RIAU Selama ini, Pemerintah Propinsi Riau menyusun Laporan LPPD menggunakan tools word processing dengan data dikumpulkan secara manual dari SKPD. Masalah utama dengan cara ini dari tahun ke tahun adalah belum adanya monitoring data LPPD yang ketat dan benar sesuai ketentuan serta banyaknya bukti fisik yang tertinggal sehingga proses penyerahan datanya berjalan lamban. Akibatnya, data yang terkumpul hingga akhir batas periode tidak lengkap dan tidak tepat waktu. Dengan adanya E-LPPD Riau, setiap SKPD dapat melakukan pelaporan capaian kegiatannya secara online dan terpusat. Untuk itu, pemerintah Propinsi Riau dapat secara kontinyu melakukan monitoring atau evaluasi serta verifikasi terhadap pengisian elemen data capaian pada setiap kegiatan SKPD hingga statusnya selesai dan menjadi Laporan LPPD Provinsi Riau. E-LPPD RIAU Integrasi Data Kinerja antar SKPD Dokumentasi Bukti Fisik Kegiatan Verifikasi Pengisian Kinerja SKPD oleh Pemerintah Propinsi Kontrol perkembangan pengisian kinerja oleh SKPD 1

3 PROSES KERJA E-LPPD RIAU Proses kerja E-LPPD Riau dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Penanggung jawab LPPD pemerintah Propinsi Riau telah menyiapkan semua komponen data yang diperlukan dalam pelaporan capaian kegiatan oleh SKPD. 2. Penanggung jawab LPPD pemerintah Propinsi Riau mengaktifkan siklus pengisian data capaian kegiatan pada tahun berjalan. 3. SKPD mengisi elemen data capaian kegiatan serta mengunggah bukti fisik untuk kemudian diajukan ke penanggung jawab LPPD Riau untuk diverifikasi melalui fasilitas yang ada di E-LPPD Riau 4. Untuk setiap capaian yang diajukan oleh SKPD, penanggung jawab LPPD Riau wajib melakukan verifikasi dari bukti fisik yang diunggah. 5. Apabila diangap valid, maka capaian kegiatan diubah status menjadi SELESAI. Sedangkan apabila dianggap tidak valid, maka penanggung jawab E-LPPD Riau memberikan perubahan status bahwa harus dikomunikasikan lebih lanjut dengan memberikan catatan melalui fasilitas yang ada di system dan notifikasi. 6. Selama periode pengisian capaian yang ditentukan, penanggung jawab LPPD Riau dapat melakukan pemantauan terhadap perkembangan pengisian capaian. 7. Setelah periode pengisian berakhir, maka penanggung jawab E-LPPD Riau menutup siklus pengisian dan Laporan E-LPPD siap untuk dicetak. 2

4 FITUR E-LPPD RIAU Fitur di dalam E-LPPD Riau dibagi menjadi 3 tingkatan pengguna sebagai berikut : Level Pengguna Fitur Administrator Sistem 1. Manajemen master data, meliputi : a. Pengelolaan SKPD b. Pengelolaan Aspek c. Pengelolaan Fokus d. Pengelolaan Urusan e. Pengelolaan IKK 2. Manajemen Data Setting, meliputi : a. Pengelolaan IKK Urusan b. Pembukaan dan Penutupan periode pengisian data capaian 3. Semua hal yang bisa dilakukan oleh Admin Pemerintah Propinsi Admin Pemerintah Propinsi 1. Buka dan tutup periode pengisian 2. Monitoring Data Capaian, meliputi : a. Capaian Lampiran I.1 b. Capaian Lampiran I.2 c. Capaian Lampiran I.3 d. Cek data isian dan bukti fisik IKK untuk semua Lampiran e. Perubahan status validitas capaian IKK untuk semua Lampiran 3. Laporan a. Laporan Lampiran I.1 b. Laporan Lampiran I.2 c. Laporan Lampiran I.3 4. Monitoring perkembangan pengisian IKK melalui grafik capaian SKPD dan pengisian per IKK. 5. Manajemen data umum 6. Manajemen profil admin SKPD Admin SKPD Manajemen Data Capaian, meliputi : 1. Capaian Lampiran I.1, I.2, atau I.3 yang IKK berada di bawah tanggung jawab SKPD. 2. Upload Bukti Fisik IKK untuk semua Lampiran 3. Perubahan status validitas capaian IKK untuk semua Lampiran 4. Upload data umum 5. Komunikasi dengan Admin Propinsi melalui Fitur Tanya Jawab. 3

5 MANAJEMEN MASTER DATA Manajemen master data merupakan modul yang dikelola oleh pengguna administrator sistem. Modul ini berfungsi untuk mengelola data-data dasar yang akan dipergunakan dalam penulisan pencapaian kinerja. Manajemen master data meliputi pengelolaan data sebagai berikut : Pengelolaan SKPD Pengelolaan SKPD berfungsi untuk mengelola daftar SKPD yang mempunyai kewajiban memberikan laporan kegiatan ke Pemerintah Propinsi. Tampilan pengelolaan SKPD pada sistem E-LPPD Riau ditunjukkan pada Gambar 1 berikut : Pengelolaan Aspek GAMBAR 1. PENGELOLAAN SKPD Pengelolaan Aspek berfungsi untuk mengelola daftar aspek yang akan dinilai, baik dalam Lampiran I.1, I.2, ataupun I.3. Tampilan pengelolaan Aspek pada sistem E- LPPD Riau ditunjukkan pada Gambar 2 berikut : 4

6 Pengelolaan Fokus GAMBAR 2. PENGELOLAAN ASPEK Pengelolaan Fokus berfungsi untuk mengelola daftar fokus yang akan dinilai pada setiap aspek, baik dalam Lampiran I.1, I.2, ataupun I.3. Setiap fokus mempunyai atribut nama fokus beserta nama aspek yang memilikinya. Tampilan pengelolaan Fokus pada sistem E-LPPD Riau ditunjukkan pada Gambar 3 berikut : Pengelolaan Urusan GAMBAR 3. PENGELOLAAN FOKUS Pengelolaan Urusan berfungsi untuk mengelola daftar urusan yang akan dinilai pada setiap SKPD. Setiap urusan mempunyai atribut nama urusan, nama SKPD yang bertanggung jawab terhadap urusan tersebut, serta sifat urusan. Tampilan pengelolaan Urusan pada sistem E-LPPD Riau ditunjukkan pada Gambar 4 berikut : 5

7 Pengelolaan IKK GAMBAR 4. PENGELOLAAN URUSAN Pengelolaan IKK berfungsi untuk mengelola daftar IKK yang akan dinilai pada setiap lampirannya. Tampilan pengelolaan IKK pada sistem E-LPPD Riau ditunjukkan pada Gambar 5 berikut : GAMBAR 5. PENGELOLAAN IKK Untuk setiap penambahan IKK, diperlukan atribut yang harus diisikan seperti ditunjukkan pada Gambar 6 6

8 GAMBAR 6. ATRIBUT ISIAN IKK 7

9 Penjelasan atribut pada setiap IKK adalah sebagai berikut : 1. Tahun Menyatakan tahun valid IKK digunakan. 2. Lampiran Menunjukkan lampiran yang memiliki IKK, apakah lampiran I.1, I.2, ataupun I.3 3. Fokus Menunjukkan fokus pemilik IKK 4. SKPD Menunjukkan SKPD yang mempunyai tanggung jawab terhadap pengelolaan capaian di IKK 5. Sumber Data Menyatakan Sumber data capaian IKK. Terdapat 2 sumber data yaitu data dari Propinsi atau 12 kabupaten / kota di Riau. 6. Nomor IKK Menunjukkan nomor urut IKK yang akan ditampilkan ke dalam laporan. 7. Nama IKK Nama 8. Jenis IKK, terdapat 3 jenis yaitu : a. Persamaan keuangan Jenis data capaian adalah dalam bentuk rupiah. Sebagai contoh adalah realisasi penggunaan anggaran. b. Persamaan non keuangan Jenis data capaian adalah dalam bentuk angka non rupiah. Sebagai contoh adalah realisasi jumlah kegiatan. c. Non persamaan Jenis data capaian berupa uraian. 9. Label Capaian Kerja, terdiri dari : a. Label Target Label target yang akan dicapai. Label ini akan muncul pada saat pengisian nilai capaian target kegiatan b. Label Realisasi Label realisasi yang telah dicapai. Label ini akan muncul pada saat pengisian nilai capaian realisasi kegiatan 10. Rumus / perhitungan Berisi rumus / perhitungan yang digunakan dalam mengisi data capaian dari IKK 11. Keterangan Berisi keterangan tambahan yang diperlukan. 8

10 MANAJEMEN DATA SETTING Manajemen Data Setting merupakan modul yang dikelola oleh pengguna administrator sistem. Modul ini berfungsi untuk mengaitkan atau menghubungkan beberapa data di Manajemen Master Data menjadi satu keterkaitan. Manajemen Data Setting meliputi pengelolaan data sebagai berikut : Pengelolaan IKK - Urusan Modul ini berfungsi untuk mengaitkan atau menghubungkan IKK dengan urusan yang ditanganinya. Tampilan pengelolaan IKK - Urusan pada sistem E-LPPD Riau ditunjukkan pada Gambar 7 berikut : GAMBAR 7. ATRIBUT IKK - URUSAN PENGELOLAAN DATA CAPAIAN Manajemen Data Capaian merupakan modul yang dikelola oleh semua level pengguna di E-LPPD Riau, baik administrator sistem, administrator Pemerintah Propinsi, ataupun Administrator SKPD. Modul ini berfungsi untuk memasukkan nilai capaian IKK yang didapatkan untuk setiap Lampiran. Buka Tutup Periode Pengisian E-LPPD Riau dirancang untuk digunakan multi tahun. Untuk itu, administrator dari Pemerintah Propinsi Riau harus melakukan inisiasi data setiap awal tahun. Hal ini ditunjukkan pada Gambar 8. 9

11 Pengisian Data Capaian GAMBAR 8. BUKA TUTUP PERIODE PENGISIAN Setelah periode dibuka, maka langkah selanjutnya data capaian diinisiasi untuk mengaktifkan daftar IKK yang harus diisi oleh pihak terkait pada masing-masing lampiran. Hal ini ditunjukkan pada Gambar 9. GAMBAR 9. INISIASI DATA CAPAIAN Apabila administrator SKPD membuka modul ini dalam kondisi data di tahun tersebut belum terinisiasi, maka akan terdapat notifikasi Data Belum Diinisiasi oleh Pemprov Riau seperti ditunjukkan Gambar 10 sebagai berikut : 10

12 GAMBAR 10. NOTIFIKASI DATA BELUM DIINISIASI Ketika inisiasi data dijalankan, sistem akan memberikan nilai default dengan angka 1 untuk semua capaian IKK pada setiap lampiran. Hal ini ditunjukkan pada Gambar 11. GAMBAR 11. DEFAULT ANGKA 1 SETELAH INISIASI Pengelolaan Data Capaian Lampiran I.1 Pengisian nilai capaian IKK dari nilai default 1 dilakukan dengan memilih tombol berwarna kuning pada IKK bersangkutan, seperti ditunjukkan pada Gambar

13 GAMBAR 12. TOMBOL UNTUK MEMASUKKAN NILAI CAPAIAN IKK Untuk mengisi data capaian pada Lampiran I.1, E-LPPD Riau membedakan bentuk form berdasarkan jenis IKK dan sumber data. Cara mengisi form yang ditampilkan adalah sebagai berikut : Sumber Data Propinsi 1. Jenis IKK : Persamaan Non Keuangan Untuk jenis data ini, form yang ditampilkan adalah seperti gambar Gambar 13. Angka Capaian Kinerja merupakan target dan realisasi yang harus diisi sesuai dengan realisasi. Label pada bagian ini didapatkan dari pengisian atribut label target dan label realisasi pada saat penginputan IKK. Hasil dari jenis IKK ini berupa persentasi. GAMBAR 13. FORM JENIS IKK PERSAMAAN NON KEUANGAN PADA SUMBER DATA PROPINSI 12

14 2. Jenis IKK : Persamaan Keuangan Untuk jenis data ini, form yang ditampilkan adalah seperti gambar Gambar 14. Angka Capaian Kinerja merupakan target dan realisasi keuangan yang harus diisi sesuai dengan realisasi. Form sudah disediakan dalam bentuk input Rupiah. Label pada bagian ini didapatkan dari pengisian atribut label target dan label realisasi pada saat penginputan IKK. Hasil dari jenis IKK ini berupa persentasi. GAMBAR 14. FORM JENIS IKK PERSAMAAN KEUANGAN PADA SUMBER DATA PROPINSI 3. Jenis IKK : Non Persamaan Untuk jenis data ini, form yang ditampilkan adalah seperti gambar Gambar 15. Isian bukan berupa target dan realisasi, melainkan berupa uraian. Label pada bagian uraian ini didapatkan dari pengisian atribut label target dan label realisasi pada saat penginputan IKK. Hasil dari jenis IKK ini berupa uraian atau angka pasti. GAMBAR 15. FORM JENIS IKK NON PERSAMAAN PADA SUMBER DATA PROPINSI 13

15 Sumber Data 12 Kabupaten / Kota 1. Jenis IKK : Persamaan Non Keuangan Untuk jenis data ini, form yang ditampilkan adalah seperti gambar Gambar 16. Target dan realisasi diisikan untuk setiap 12 kota / kabupaten yang ada di Propinsi Riau. Label pada bagian ini didapatkan dari pengisian atribut label target dan label realisasi pada saat penginputan IKK. Hasil dari jenis IKK ini berupa persentasi. GAMBAR 16. FORM JENIS IKK PERSAMAAN NON KEUANGAN PADA SUMBER DATA 12 KABUPATEN / KOTA 2. Jenis IKK : Persamaan Keuangan Hasil dari jenis IKK ini berupa persentasi. Untuk Lampiran I.2, tidak terdapat IKK dengan jenis Persamaan Keuangan yang mempunyai sumber data 12 kota / kabupaten. 3. Jenis IKK : Non Persamaan Hasil dari jenis IKK ini berupa uraian atau angka pasti. Untuk Lampiran I.3, tidak terdapat IKK dengan jenis Non Persamaan yang mempunyai sumber data 12 kota / kabupaten. 14

16 Pengelolaan Data Capaian Lampiran I.2 Data capaian pada Lampiran I.2 dikelola oleh administrator Pemerintah Propinsi ataupun dari masing-masing SKPD. Apabila administrator SKPD yang login, maka sistem hanya akan menampilkan capaian data IKK yang menjadi urusan dari SKPD bersangkutan, seperti ditunjukkan Gambar 17. GAMBAR 17. PILIHAN IKK SKPD UNTUK PENGGUNA ADMINISTRATOR SKPD Apabila administrator Pemerintah Propinsi yang login, maka akan ditampilkan pilihan dari semua urusan SKPD dengan cara memilih SKPDnya terlebih dahulu. Hal ini ditunjukkan pada Gambar

17 GAMBAR 18. PILIHAN IKK SKPD UNTUK PENGGUNA ADMINISTRATOR PEMERINTAH PROPINSI Pergantian nilai capaian IKK dari nilai default 1 dilakukan dengan memilih tombol berwarna kuning pada IKK bersangkutan, seperti ditunjukkan pada Gambar 19. GAMBAR 19. TOMBOL UNTUK MEMASUKKAN NILAI CAPAIAN IKK PADA LAMPIRAN I.2 Untuk mengisi data capaian pada Lampiran I.2, E-LPPD Riau membedakan bentuk form berdasarkan jenis IKK dan sumber data, seperti pada Lampiran I.1. Cara mengisi form yang ditampilkan juga sama seperti yang sudah disampaikan pada 16

18 penjelasan Lampiran I.1. Perbedaan disini adalah bahwa IKK yang dikelola dipisahkan berdasarkan urusan dan SKPD yang bertanggung jawab. Pengelolaan Data Capaian Lampiran I.3 Data capaian pada Lampiran I.3 dikelola oleh administrator Pemerintah Propinsi ataupun dari SKPD yang mempunyai urusan di Lampiran ini. Pada Lampiran ini, data capaian ditampilkan berdasarkan sifat urusan, yaitu wajib atau pilihan. Seperti juga pada Lampiran I.1 dan I.2, pergantian nilai capaian IKK dari nilai default 1 dilakukan dengan memilih tombol berwarna kuning pada IKK bersangkutan. Hal ini ditunjukkan pada Gambar 20. GAMBAR 20. PILIHAN IKK SKPD BERDASARKAN JENIS URUSAN PADA LAMPIRAN I.3 Untuk mengisi data capaian pada Lampiran I.3, E-LPPD Riau membedakan bentuk form berdasarkan jenis IKK dan sumber data, seperti pada Lampiran I.1 dan I.2. Cara mengisi form yang ditampilkan juga sama seperti yang sudah disampaikan pada penjelasan Lampiran I.1. Perbedaan disini adalah bahwa IKK yang dikelola dipisahkan berdasarkan sifat urusan, seperti sudah disampaikan pada uraian sebelumnya. 17

19 UNGGAH BUKTI FISIK Untuk melengkapi data capaian yang telah dimasukkan pada setiap IKK, bukti fisik harus disertakan. bukti ini akan digunakan oleh Administrator Pemerintah Propinsi Riau untuk melakukan validasi data capaian IKK. Hal ini berlaku untuk semua Lampiran, baik Lampiran I.1, I.2, ataupun I.3. Mengunggah bukti fisik dilakukan dengan cara menekan tombol angka yang menunjukkan jumlah bukti fisik yang telah diupload seperti ditunjukkan pada Gambar 21. GAMBAR 21. TOMBOL UNGGAH BUKTI FISIK Di dalam setiap IKK, tidak ada batas maksimal dari bukti fisik yang harus diunggah. Atribut yang diperlukan pada setiap bukti fisik adalah nama label dan file yang diunggah. Hal ini ditunjukkan pada Gambar 22 berikut : 18

20 GAMBAR 22. TAMPILAN UNGGAH BUKTI FISIK PADA SETIAP IKK 19

21 PERUBAHAN STATUS VALIDITAS IKK Bagian ini digunakan untuk menyatakan bahwa data capaian sebuah IKK sudah valid dan bisa dimasukkan ke dalam laporan. Administrator Pemerintah Propinsi bertanggung jawab secara penuh untuk memastikan data capaian IKK sudah divalidasi dengan bukti fisik yang bersesuaian sebelum menggunakan fasilitas ini. Di dalam sistem E-LPPD Riau, terdapat 4 status sistem dari setiap data capaian, yaitu : Menyatakan IKK belum diajukan atau masih dalam nilai default 1 IKK sudah diajukan oleh SKPD, menunggu verifikasi dari penanggung jawab Propinsi IKK yang diajukan belum dapat diterima, sehingga sedang terjadi komunikasi koordinasi antara penanggung jawab Propinsi dan SKPD Capaian IKK sudah selesai dan siap untuk dicetak Ke-4 status tersebut muncul di dalam setiap IKK. Untuk mengajukan perubahan status, gunakan tombol bintang yang warnanya sesuai dengan status IKK, seperti ditunjukkan Gambar 23. GAMBAR 23. TAMPILAN STATUS VALIDITAS IKK 20

22 Setelah capaian IKK yang telah diisi lengkap dengan bukti fisik, masing-masing SKPD harus mengajukan IKK tersebut ke penanggung jawab Propinsi seperti ditunjukkan pada Gambar 24. GAMBAR 24. TAMPILAN PENGAJUAN PERUBAHAN STATUS VALIDITAS IKK OLEH SKPD Untuk setiap IKK yang diajukan oleh SKPD, status berubah menjadi menunggu verifikasi. Penanggung jawab Propinsi wajib melakukan verifikasi serta memberikan catatan apabila diperlukan. Hal ini seperti ditunjukkan Gambar 25. GAMBAR 25. TAMPILAN PENGAJUAN PERUBAHAN STATUS IKK OLEH PENANGGUNG JAWAB PROPINSI 21

23 Apabila pengajuan IKK tersebut belum dapat diterima, maka penanggung jawab propinsi dapat mengirimkan pesan untuk mengkoordinasikan kelengkapan IKK tersebut. Hal ini ditunjukkan pada Gambar 25. GAMBAR 9. FITUR KOMUNIKASI UNTUK PENGAJUAN IKK YANG BELUM DISETUJUI CETAK LAPORAN Bagian ini merupakan fitur akhir dari E-LPPD Riau. Laporan yang dikeluarkan mempunyai format yang sama persis dengan ketentuan pedoman penulisan LPPD dari Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia. Data capaian IKK yang masuk ke Laporan hanya data capaian IKK yang sudah mendapatkan verifikasi dari Pemerintah Propinsi Riau dengan status selesai. Hal ini ditunjukkan pada Gambar

24 GAMBAR 10. TAMPILAN PERUBAHAN STATUS VALIDITAS IKK Laporan dapat mencetak IKK multi tahun, dimana secara default akan ditampilkan IKK tahun berjalan. Apabila laporan dianggap sudah final dan siap untuk dicetak di kertas, pada sudut kanan atas disediakan tombol untuk cetak laporan tahun terpilih. MANAJEMEN DATA UMUM Data umum merupakan menu pada sistem e-lppd yang bisa digunakan oleh SKPD untuk menguplod data-data pendukung di luar bukti fisik wajib lampiran pada IKK. Fasilitas data umum ditunjukkan pada Gambar 27. GAMBAR 27. PENGELOLAAN DATA UMUM 23

25 PEMANTAUAN PERKEMBANGAN PENGISIAN CAPAIAN KINERJA Penanggung jawab LPPD Propinsi dapat melakukan pemantauan perkembangan pengisian capaian kinerja oleh SKPD secara berkala. Pemantauan ini dapat dilihat melalui grafik per lampiran yang disediakan oleh sistem E-LPPD pada halaman dashboard. Di dalam Grafik ini, terdapat 2 informasi yang menyatakan target jumlah IKK yang harus diisi, serta realisasi IKK yang telah selesai diisi dan disetujui oleh penanggung jawab propinsi. Hal ini ditunjukkan pada Gambar 28. GAMBAR 28. GRAFIK PEMANTAUAN PERKEMBANGAN PENGISIAN CAPAIAN KINERJA Selain itu, disediakan juga menu Kendali SKPD yang dapat menunjukkan secara detail perkembangan pengisian seperti daftar SKPD yang belum selesai mengisi (Gambar 29) dan progress inputan (Gambar 30). GAMBAR 29. KENDALI SKPD YANG BELUM LENGKAP MENGISI CAPAIAN IKK 24

26 GAMBAR 30. KENDALI SKPD PROGRESS INPUTAN CAPAIAN IKK OLEH SKPD MANAJEMEN PROFIL ADMIN SKPD Dalam siklus pelaporan setiap tahun, admin SKPD bisa jadi berganti personil. Untuk itu, sistem melakukan perekaman data profil admin masing-masing SKPD untuk memudahkan koordinasi apabila diperlukan. Setiap tahun pengisian, admin SKPD wajib untuk mengisi profil dirinya. Sebelum data profil lengkap, admin SKPD tidak bisa mengisi capaian IKK dan otomatis akan diarahkan oleh sistem menuju halaman pengisian profil. Halaman profil admin SKPD ditunjukkan pada Gambar 31. GAMBAR 31. KENDALI SKPD PROGRESS INPUTAN CAPAIAN IKK OLEH SKPD 25