BAB 2 LANDASAN TEO RI

Transkripsi

1 BAB 2 LANDASAN TEO RI 2.1 Teori Teori Dasar / Umum ERP ERP adalah sebuah sistem yang mengatur proses bisnis seperti marketing, produksi, pembelian dan accounting dalam suatu kesatuan yang terintegrasi. ERP menyimpan semua transaksi ke dalam suatu database yang digunakan oleh perusahaan dan menyediakan manajemen reporting tools (Brady, Monk, Wagner, 2001,p153). Sedangkan menurut O Brien, ERP merupakan tulang punggung organisasi yang mengintegrasikan dan mengautomatisasi semua proses bisnis internal dan sistem informasi pada fungsi penjualan dan distribusi, produksi, logistik, accounting dan human resources (O Brien, 2005, p194). Menurut penulis, ERP adalah sebuah sistem terintegrasi yang menghubungkan semua proses bisnis perusahaan yang ada di setiap bagian agar menjadi satu kesatuan sistem yang terpadu data dan informasinya. 9

2 Pendekatan umum produksi Pendekatan umum produksi dapat dibedakan menjadi tiga jenis yaitu: 1. Make to stock Di mana barang atau item yang diproduksi untuk mengantispasi pesanan yang dilakukan dari pelanggan. Biasanya digunakan untuk barang konsumsi. 2. Make to order Di mana barang atau item diproduksi untuk memenuhi pesanan dari pelanggan biasanya mempunyai kekhususan atau ciri khas yang unik. 3. Assembly to order Produksi yang menggunakan kombinasi antara proses make to stock dan make to order. (Brady, Monk, Wagner, 2001, p64) Pengertian Proses Bisnis Proses bisnis merupakan kumpulan aktivitas yang membawa satu atau lebih bermacam macam input dan membuat output yang memberi nilai pada pelanggan (Brady, Monk, Wagner,2001,p3). Di mana dapat digambarkan seperti di bawah ini Gambar 2.1 Proses Bisnis

3 11 Proses bisnis tersebut melibatkan beberapa area fungsional dan fungsi dengan area tersebut sehingga menghasikan suatu output yang memiliki nilai yang lebih. Sedangkan menurut Burlton, ia mendefinisikan proses bisnis sebagai suatu organisasi yang memiliki tujuan untuk menciptakan nilai akhir pada seseorang yang peduli terhadap hasil akhir tersebut. Bisnis dapat dianalogikan sebagai kendaraan menuju transformasi. Dengan kata lain, tujuan utama setiap bisnis yang ada adalah menjadi pelaku dalam sebuah mekanisme transformasi (Burlton, 2001, p67) Area Fungsional dari O perasional Perusahaan mempunyai area fungsional utama dari operasional yang harus diikuti. Beberapa area fungsional terdiri dari bermacam macam fungsi bisnis, aktivitas bisnis dengan area fungsional dari operasionalnya (Brady, Monk, Wagner 2001, p2). Marketing and sales Area fungsional ini termasuk fungsi bisnis dari pemasaran, pemrosesan sales order, customer relationship management, customer support, sales forecasting dan periklanan. Financial and accounting Area fungsional ini termasuk fungsi bisnis dari akuntansi keuangan, alokasi biaya dan kontrol, perencanaan dan budgeting serta cash flow management.

4 12 Human resource Area fungsional ini termasuk fungsi bisnis dari perekrutan dan hiring, pelatihan, penggajian, dan benefit Production and material management Area fungsional ini termasuk fungsi bisnis dari pembelian, penerimaan, transportasi/logistik, jadwal produksi, manufacturing dan plant maintenance Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data dapat dilakukan dengan interview (wawancara), kuesioner (angket), observasi (pengamatan), dan gabungan ketiganya (Sugiyono, 2004, p129) Interview (Wawancara) Wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data, apabila peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang harus diteliti, dan juga apabila peneliti ingin mengetahui hal hal dari responden yang lebih mendalam dan jumlah respondennya sedikit / kecil. Wawancara dapat dilakukan secara terstruktur maupun tidak terstruktur, dan dapat dilakukan melalui tatap muka (face to face) maupun dengan menggunakan telepon.

5 13 Wawancara terdiri dari : a. Wawancara terstruktur Wawancara terstruktur digunakan sebagai teknnik pengumpulan data, bagi peneliti atau pengumpul data telah mengetahui dengan pasti tentang informasi apa yang akan diperoleh. b. Wawancara tidak terstruktur Wawancara tidak terstruktur adalah wawancara yang bebeas di mana peneliti tidak menggunakan pedoman wawancara yang telah tersusun secara sistematis dan lengkapuntuk pengumpulan datanya. Pedoman wawancara yang digunakan hanya berupa garis garis besar permasalahan yang akan ditanyakan Observasi Obeservasi sebagai teknik pengumpulan data mempunyai ciri yang spesifik bila dibandingkan dengan teknik lain, yaitu wawancara dan kuesioner. Kalau wawancara dan kuesioner secara berkomunikasi dengan orang maka observasi tidak terbatas pada orang tetapi juga objek objek alam yang lain. Observasi terbagi menjadi : o Observasi terstruktur Observasi terstruktur adalah observasi yang telah dirancang secara sistematis, tentang apa yang akan diamati, di mana tempatnya. Jadi observasi terstruktur dilakukan apabila

6 14 peneliti telah tahu dengan pasti tentang variabel apa yang akan diamati o Observasi tidak terstruktur Observasi tidak terstruktur adalah observasi yang tidak dipersiapkan secara sistematis tentang apa yang akan diobservasi. Hal ini dilakukan karena peneliti tidak tahu secara pasti tentang apa yang akan diamati. 2.2 Teori - Teori Khusus Business Process Management (BPM) Business process management adalah pencapaian objektif organisasi melalui proses improvement, manajemen dan kontrol proses bisnis yang esensial (Jeston dan Nelis, 2006, p11). Kunci sukses dari Business Process Management ( BPM ) atau disebut BPM success stool, dipengaruhi oleh tiga komponen berikut ini : 1. Proses Dimana harus memiliki inovasi proses bisnis pada level yang sesuai atau mendesain ulang strategi organisasi dan tujuan proses, dan sebuah persetujuan pengakuan dari pentingnya proses yang terjadi di dalam organisasi. 2. Orang Sebagaimana sebuah manajemen di organisasi mencapai tahap kedewasaan, akan dipahami bahwa orang merupakan kunci untuk mengimplementasikan proses baru yang diinginkan. Organisasi harus

7 15 memiliki penilaian kinerja yang sesuai dan struktur manajemen untuk lintas proses kunci. Proses pengaturannya haruslah proaktif dan juga dapat memprediksikan apa yang akan terjadi, dan bukannya reaktif. Di antara semua hal, aspek orang yang terlibat merupakan poin yang paling penting dari proyek BPM. 3. Teknologi Dalam hal ini mengacu pada tools pendukung semua proses dan orang yang terlibat dalam proyek BPM. 4. Pengaturan proyek Komponen terakhir ini menggabungkan keseluruhan komponen proses, orang dan teknologi. Apabila tanpa proyek yang berjalan baik maka implementasi akan mengarah pada kegagalan.

8 Produk ERP Berikut ini adalah beberapa daftar produk ERP : Microsoft Business Solutions Microsoft Business Solutions Microsoft Business Solutions Microsoft Business Solutions Microsoft Business Solutions MYOB MYOB MYOB Oracle Corporation Oracle Corporation Oracle Corporation Oracle Corporation SAP SAP SAP Dynamics AX Dynamics GP Dynamics NAV Dynamics SL Small Business Manager AccountEdge BusinessEssentials Premier Accounting Small Business Suite JD Edwards EnterpriseOne & World NetLedger Oracle E-Business Suite PeopleSoft Enterprise Business One mysap All-in-One mysap ERP SAP R/3 Tabel 2.1 Produk - Produk ERP

9 Modul SAP Modul pada SAP antara lain: 1. Sales order management Mendukung fitur back-office proses seperti inquiries, quotation order generation, contract, billing cycle management, dan juga mendukung penjualan melalui internet. 2. Material management Menyediakan alat untuk manajemen hubungan dengan supplier, memungkinkan pemilihan supplier dan kualifikasi, negosiasi kontrak dan evaluasi vendor, serta kemampuan meyediakan pelaporan dari semua aktivitas procurement. 3. Human capital management - Dapat memaksimalkan nilai dari karyawan, kemampuan karyawan, aktivitas dan keuntungan dengan tujuan bisnis dan strategi. - Menyediakan alat untuk mengatur, mengukur, dan memberikan hadiah individual serta kontribusi dari tim. 4. Financial and controlling Pada unit ini terdapat dua area fungsional yaitu Financial accounting Menyediakan laporan untuk kepentingan pembaca (eksternal view). Management accounting

10 18 Menyediakan laporan untuk kepentingan internal. Komponennya seperti cost center accounting, profit center accounting dan internal orders. 5. Production planning Penjadwalan, perencanaan produksi dan informasi serta aktivitas yang berkaitan dengan produksi. 6. Quality management Merencanakan dan menyimpan aktivitas control kualitas seperti pemeriksaan produk dan keterangan material. 7. Plant maintenance Perencanaan perawatan mesin pabrik dan perawatan sumber daya dalam upaya meminimalisasi kerusakan perlengkapan. 8. Asset management Berkaitan dengan pembelian asset tetap (pabrik dan mesin) dan hubungan depresiasi. 9. Project system Memungkinkan perencanaan dan mengontrol kelebihan R&D, konstruksi, proyek pemasaran. Modul ini memungkinkan agar biaya dikumpulkan pada proyek ini dan sering digunakan untuk mengatur implementasi dari system SAP R/ Modul work flow o Untuk mengotomatisasi aktivitas dalam R/3.

11 19 o Menampilkan analisis alur tugas dan mendorong karyawan (via ) jika mereka membutuhkan untuk menerima aksi. 11. Industry solution Pengaturan konfigurasi R/3 yang ada di SAP adalah tepat untuk fakta fakta industri. Pengaturan ini mempermudah implementasi R/3 dan membiarkan pembeli mendapatkan keuntungan dari pengalaman industri SAP. (Brady, Monk, Wagner, 2001, p24-25) Modul Oracle 1 Oracle CRM Aplikasi Oracle CRM menyediakan fungsi front office yang membantu sebuah bisnis untuk meningkatkan loyalti pelanggan dan kepuasannya. Fungsi dasar meliputi marketing, pemesanan, kontrak, field service, manajemen waktu senggang, dan layanan call center. Aplikasi CRM ini juga meliputi produk produk berbasis internet, seperti katalog, content management, serta pengaturan penawaran dan pemesanan. 2 Oracle Financials Aplikasi financial meliputi General Ledger, Cash Management, Payables, Receivables, Fixed Assets, Treasury, Property Management, Financial Analyzer dan sebuah fungsi pelayanan perhitungan pengeluaran.

12 20 3 Oracle Human Resource Management System (HRMS) Aplikasi HRMS membantu perusahaan untuk mengatur proses perekrutan hingga pemberhentian. Aplikasi ini memberikan pengguna sebuah tampilan real-time dari semua aktivitas dari HR, meliputi perekrutan, pengaturan waktu, pelatihan, kompensasi, manfaat dan penggajian. HRMS mengintegrasikan secara keseluruhan dengan aplikasi EBS lainnya dan menyajikan user dengan sebuah paket analisis yang memudahkan pemantauan data HR 4 Oracle Logistics Modul logistics digunakan user untuk merencanakan, mengatur, dan menjaga aliran dan penyimpanan barang dan jasa di dalam sebuah bisnis. Modul ini menyediakan informasi untuk merencanakan permintaan kedepannya dan keamanan penyimpanan di dalam gudang. Aplikasi ini dapat membuat jadwal produksi yang detil dan perencanaan material. 5 Oracle Supply Chain Aplikasi supply chain memperkokoh informasi bisnis. Perusahaan dapat memperkirakan kebutuhan pasar, berinovasi dalam merespon kondisi pasar yang berubah ubah, dan menyelaraskan operasi melalui jaringan global. Oracle menawarkan solusi industri khusus yang mencakup pengembangan produk,

13 21 pengaturan permintaan, penjualan dan perencanaan operasi, manajemen transportasi, dan persediaan. 6 Oracle Order Management Aplikasi order management dapat memudahkan keseluruhan proses bisnis penjualan, dari persetujuan pemesanan ke transportasi dan pengiriman. Order management juga mencakup EDI, XML, telesales, dan situs toko. Beberapa manfaat bisnis yang dapat diambil yaitu mengurangi biaya pemenuhan, pengurangan waktu siklus pemesanan, peningkatan ketepatan pemesanan dan pengiriman tepat waktu. 7 Oracle Transportation Management System Transportation management (TMS) menyediakan perencanaan transportasi dan kemampuan eksekusi untuk pengirim dan pihak ketiga penyedia logistic. m provides transportation planning and execution capabilities to shippers and third party logistics providers. Modul ini mengintegrasikan perencanaan transportasi, pembayaran ongkos kirim. Manfaat yang didapatkan adalah pengurangan biaya transportasi, peningkatan layanan pelanggan, dan pengaturan asset yang lebih mudah. 8 Oracle Warehouse Management System Sistem Oracle Warehouse Management System mengatur pergerakan barang dan informasi melalui proses distribusi. Modul

14 22 ini menyediakan proses bisnis yang dapat memberikan pengaturan efisien dari karyawan, perlengkapan, dan ruang di dalam proses distribusi Accelerated SAP (ASAP) ASAP atau Accelerated SAP merupakan metode implementasi yang digunakan oleh perusahaan SAP. Anggota anggota yang terlibat dalam implementasi SAP All-in-One ini adalah : Anggota Tim SAP All-in-One Project Manager SAP All-in-One Consultant SAP All-in-One Account Manager Client Project Manager Client IT Administrator Client Lead Sales Client Executive Steering Committee Tabel 2.2 Anggota Tim Implementasi ASAP Implementasi ini dibagi menjadi lima tahapan proyek. Berikut penjelasan dan aktivitas dari setiap fase fase yang ada. Tahap 1 : Project Preparation Tujuan dari tahap ini adalah menyediakan perencanaan dan persiapan awal untuk SAP All-in-One. Meskipun setiap proyek SAP All-in-One

15 23 mempunyai lingkup tujuan dan prioritas tersendiri yang unik, langkah langkah dalam tahap persiapan membantu mengidentifikasi dan merencanakan fokus utama area area yang perlu untuk dipertimbangkan. Hal ini juga mencakup masalah teknikal seperti topik manajemen proyek. Sebagai tambahan, software SAP All-in- One ini diberikan selama tahap ini dan pre-installation dari sebuah uji sistem diselesaikan.. Tahap 2 : Business Blueprint Tujuan dari tahap ini adalah memperoleh sebuah pemahaman umum tentang bagaimana keinginan klien dalam menjalankan SAP All-in- One untuk mendukung bisnis mereka. Satu atau lebih persyaratan dikumpulkan melalui workshop selama penentuan dan analisis proses bisnis dan kebutuhan fungsional individual dari klien. Sebagai tambahan, penyajian workshop untuk menyempurnakan tujuan awal proyek sebagaimana untuk merevisi keseluruhan jadwal proyek, jika perlu. Hasil dari Business Blueprint, dimana sebuah dokumentasi mendetil dari hasilnya dikumpulkan selama workshop kebutuhan. Business Blueprint menyajikan sebuah panduan teknikal dan fungsional selama tahap sub urutan dari implementasi proyek SAP All-in-One.

16 24 Tahap 3 : Project Realization Tujuan dari tahap ini untuk mengimplementasikan semua kebutuhan proses bisnis berdasarkan pada Business Blueprint. Kunci area lainnya dari tahap ini yaitu melakukan uji integrasi dan penggambaran dokumentasi end-user Fase ini merupakan yang paling signifikan dari tahapan pelaksanaan. Tujuan Proyek Realisasi adalah untuk menerapkan semua proses bisnis dan persyaratan teknis yang ditetapkan pada tahap sebelumnya dan didokumentasikan dalam Business Blueprint. Selama fase ini, para konsultan mengesahkan dan memperbarui konfigurasi dan menunjukkan proses sementara pelanggan memperbaharui instruksi kerja (prosedur proses bisnis : BPP) dan melakukan tes unit dan integrasi. Tahap 4 : Final Preparation Tujuan dari tahap ini yaitu melengkapi persiapan terakhir (mencakup pelatihan user dan administrator, manajemen sistem, dan aktivitas cutover) untuk menyelesaikan persiapan menuju go-live. Dari kelengkapan yang berhasil pada tahap ini, SAP All-in-One siap untuk digunakan sebagai sebuah lingkungan yang produktif.

17 25 Tahap 5 : Go Live and Support Tujuan dari tahap ini untuk berpindah dari sebuah lingkungan praproduksi, berorientasi proyek kepada pengoperasian produksi. Elemen paling penting adalah pengaturan dukungan produksi, pemantauan transaksi sistem, dan pemantapan keseluruhan kinerja sistem O racle Applications Implementation Methodology (AIM) Oracle AIM merupakan metodologi yang digunakan Oracle untuk mengatur jalannya sebuah manajemen proyek dengan kerangka dokumentasi yang mendukung siklus hidup dari sebuah implementasi. Metode implementasi aplikasi merupakan pendekatan nyata untuk semua aktivitas yang dibutuhkan untuk aplikasi oracle. Ada sebelas proses dari implementasi ini. 1. Business Process Architecture [BP] Tahap ini mencakup: Praktisi bisnis yang ada Praktisi perubahan katalog Praktisi pengarahan Praktisi masa depan 2. Business Requirement Definition [RD] Tahap ini menjelaskan tentang penentuan kuesioner dan pengumpulan persyaratan kebutuhan. 3. Business Requirement Mapping [BR] Dalam tahap ini persyaratan bisnis dicocokkan dengan fungsionalitas standar dari aplikasi oracle.

18 26 4. Application and Technical Architecture [TA] Menjelaskan persyaratan infrastruktur untuk mengimplementasikan oracle application. 5. Bu il d an d Module De sign [MD] Tahap ini menekankan fungsi atau pengaturan baru yang didapat dari klien. Secara umum di dalamnya menjelaskan bagaimana merancang formulir, database, dan laporan yang dibutuhkan. 6. Data Conversion [CV] Pengubahan data merupakan proses dari pencocokkan dan pengiriman data dari sistem terdahulu ke oracle application. Misalnya mengirim data pelanggan dari yang sistem terdahulu ke Master Pelanggan. 7. Documentation [DO ] Dokumentasi disiapkan per modul yang meliputi panduan user dan pedoman implementasi. 8. Business System Testing [TE] Sebuah proses memvalidasikan pengaturan dan fungsi oleh konsultan yang bersangkutan untuk menjamin statusnya valid atau tidak. 9. Performance Testing [PT] Evaluasi terhadap penghematan waktu transaksi dan waktu yang dibutuhkan, arus kerja proses dibalik layar, kinerja database, dan lainnya. 10. Adoption and Learning [AP] Tahap ini menjelaskan pemindahan sistem terdahulu dan adaptasi terhadap oracle application. 11. Production Migration [PM] Proses dari penghapusan sistem terdahulu dan penggunaan sistem aplikasi oracle.

19 27 Sedangkan AIM (Application Implementation Methodology) terdiri dari enam tahapan, yaitu: 1. Definition. 2. Operations Analysis. 3. Solution Design. 4. Build. 5. Transition. 6. Production. Metodologi implementasi Oracle : Gambar 2.2 Oracle Application Implementation Methodology Tahap 1 : Definition Selama tahap ini, fondasi dari proyek telah ditentukan. Tahap ini menjelaskan; ruang lingkup dan persyaratan; klarifikasi tujuan akhir dan langkah langkah proyek; identifikasi orang yang terlibat, sumber daya, poin penting dan targetnya. Oracle dan manajer klien proyek bekerja sama untuk membuat sebuah rencana kerja yang dapat dicapai. Tujuan

20 28 tujuan bisnis dievaluasi dalam waktu, sumberdaya dan pembatas budget. Manajer proyek memperkenalkan rencana kerja kepada anggota tim bersama dengan panduan bagaimana tujuan proyek akan dicapai. Yang dihasilkan : 1. Dokumen strategi implementasi 2. Rencana kerja Tahap 2 : Operations Analysis Selama tahap ini, klien anggota tim proyek mengenalkan konsultan Oracle yang ditugaskan pada proses operasional dan administratif serta pelatihan dari bisnis mereka. End user, manajemen, dan persyaratan teknikal bisnis dikumpulkan dan didokumentasi ke dalam sebuah model bisnis. Yang dihasilkan: 1. Rencana proyek yang diperbaharui 2. Presentasi aktivitas Analisis Operasi 3. Dokumen Kebutuhan Bisnis 4. Fit analysis terhadap kebutuhan / persyaratan 5. Arus proses yang diajukan sebagaimana yang dibutuhkan

21 29 Tahap 3 : Solution Design Selama tahap ini, Anggota tim proyek Oracle dan klien membuat solusi proses dengan mencocokkan fitur aplikasi dalam kebutuhan bisnis yang diidentifikasikan selama Analisis Operasi. Perancangan solusi mungkin mencakup prioritas pemetaan suatu kebutuhan bisnis pada fitur software yang diberikan, membuat contoh prototype dari setiap kebutuhan di dalam sebuah lingkungan pengujian. Tim proyek mengevaluasi semua pilihan berdasarkan kebutuhan, pemeliharaan, keuntungan dan biaya Yang dihasilkan: 1. Pembaharuan rencana kerja 2. Presentasi aktivitas Rancangan Solusi 3. Software yang telah terpasang 4. Pelatihan untuk Tim Proyek 5. Konfigurasi Pengujian Sistem 6. Prototype 7. Model model Prototype 8. Dokumen pengaturan aplikasi

22 30 9. Daftar polis dan prosedur 10. Rencana pengujian sistem 11. Daftar permasalahan Tahap 4 : Build Semua solusi bisnis yang diidentifikasi dan dirancang selama tahap perancangan solusi akan diuji untuk memastikan apakah cocok dengan kebutuhan bisnis. Yang dihasilkan: 1. Rencana kerja diperbaharui 2. Presentasi aktivitas Pembangunan 3. Pengujian Ruang Konferensi 4. Hasil pengujian 5. Sertifikasi sistem Tahap 5 : Transition Selama tahap ini, klien tim proyek akan melatih end user sementara tim teknikal mengatur lingkup produksi dan mengubah data. Tahap ini selesai dengan transisi perusahaan pada aplikasi yang baru.

23 31 Yang dihasilkan: 1. Rencana kerja yang diperbaharui 2. Presentasi aktivitas transisi 3. Lingkungan produksi 4. Rencana Cutover 5. Asistensi pelatihan End user 6. Daftar dari id user, menu - menu dan password Tahap 6 : Production Tahap produksi dimulai dengan melakukan cut over dari tahap transisi. Tahapan ini mencakup baik end user dan aktivitas dukungan teknis dari sistem produksi serta mencakup tugas tugas pemberian produksi untuk mengkaji ulang implementasi terdahulu dan membuat perencanaan di masa depan. Yang dihasilkan: 1. Dukungan produksi 2. Dukungan penyetelan system

24 32 Siklus hidup dan proses AIM O racle Gambar 2.3 Siklus hidup dan proses AIM Oracle AIM pada Arus Bisnis : Arus Level Atas Gambar 2.4 AIM Oracle pada arus bisnis level atas

25 System wide concept Sistem wide concept yang mendasari sistem SAP merupakan konsep, elemen organisasi, master data dan transaksi, yang merupakan elemen dasar yang di rancang dan digunakan untuk mewakili stuktur sebuah perusahaan dan proses bisnis dalam system SAP (SAP AG, 2006, p3-2). Elemen organisasi (struktur perusahaan dalam aplikasi SAP) 1. Klien Merupakan level elemen tertinggi dari seluruh elemen organisasi, dimana menggambarkan grup organisasi. 2. Company code Merupakan sebuah unit laporan legal yang independen yang mewakili elemen organisasi pusat dari laporan keuangan dan pajak yang menggambarkan organisasi, kalender fiscal, local currency dan kebutuhan pelaporan pajak. 3. Plant Dapat memproduksi produk, mendistribusikannya, menyediakan sebuah jasa. Merupakan unit organisasi pusat dari produksi. 4. Storage location Persediaan material dalam inventory management dapat berbeda dalam satu plant tergantung pada storage location.

26 34 5. Sales organization Merupakan elemen organisasi terpusat dalam manajemen sales order yang mengawasi hubungan penjualan ke pelanggan. 6. Distribution Channel Digunakan untuk mengetahui bagaimana produk yang berbeda mencapai konsumen contohnya wholesale. 7. Organizational unit Menggambarkan berbagai unit bisnis yang ada dalam perusahaan. 8. Position Merupakan tugas karyawan dalam perusahaan. (SAP AG,2006, p3-2). Master data dibuat terpusat dan tersedia untuk semua aplikasi dan semua pemakai yang sah, master data juga mempunyai segi organisasi karena informasi ini diatur dalam gambaran yang ditempatkan ke elemen organisasi. Transaksi adalah program aplikasi yang menjalankan proses bisnis dalam SAP contohnya membuat sales order, merubah master pelanggan, atau menampilkan list laporan sales order (SAP AG, 2006, p3-2) Fit / gap analysis Analisis Fit/Gap adalah studi yang dibuat untuk mengidentifikasi apakah sistem yang ada sekarang telah memenuhi kebutuhan dan apabila diidentifikasi adanya gap, maka akan dicatat dalan format yang telah

27 35 ditentukan.analisis Fit/Gap akan mengidentifikasi gap antara bagaimana operasi bisnis diperlukan untuk melawan apa yang package tidak bisa penuhi (Anonim, Analisis Fit/Gap digunakan untuk mengevaluasi kebutuhan user untuk proyek dan mengidentifikasi beberapa gap dalam functionality pada SAP. Alternatif akan dikembangkan ketika gap dalam functionality ditemukan. Beberapa gap akan diubah sesuai dengan proses bisnis, laporan atau melakukan penyesuaian terhadap software (customizing). Tujuan Analisis Fit/Gap: - mengumpulkan requirement dari perusahaan - langkah awal untuk menentukan penyesuaian (customization) yang diperlukan.; - memastikan sistem yang baru memenuhi kebutuhan proses bisnis perusahaan - memastikan bahwa proses bisnis akan menjadi best practice - mengidentifikasikan permasalahan yang membutuhkan perubahan kebijakan. Langkah-langkah Analisis Fit/Gap 1. Ranking requirement Tahapan ini mendukung tim proyek dan sponsor proyek untuk memastikan proses bisnis dapat diakomodasikan dalam implementasi sistem yang baru selain itu berfungsi untuk memastikan tim proyek berfokus pada area yang paling penting bagi organisasi agar

28 36 functionality yang baru dapat memberikan nilai tambah bagi perusahaan dalam meningkatkan proses bisnis. Rank H Keterangan High/ mission critical requirement adalah kebutuhan yang merupakan tugas krisis/ penting, diperlukan untuk operasi dan tanpanya organisasi tidak dapat berfungsi; termasuk didalamnya kebutuhan laporan yang penting bagi internal dan eksternal M Medium/ value add requirement adalah kebutuhan yang jika ditemukan akan secara signifikan meningkatkan proses di perusahaan. Kebutuhan ini seringkali proses sistem bisnis yang bukan merupakan tugas kritis / penting bagi bisnis organisasi tetapi jika ditemukan akan mempengaruhi cost benefit organisasi L Low/ desirable requirement adalah kebutuhan yang bagus untuk dimiliki dan hanya akan menambahkan nilai yang tidak terlalu besar bagi proses bisnis perusahaan dan mungkin ditemukan melalui perbaikan sementara atau perubahan pada proses bisnis. Tabel 2.3 Rank requirements dalam analisis Fit/Gap 2. Degree of fit Menentukan sejauh mana kebutuhan dapat diakomodir oleh sistem yang baru. Kategori ini terdiri dari : Fit, Gap, Partial Fit

29 37 Kode F Keterangan Fit kebutuhan sepenuhnya dipenuhi oleh software G Gap- software tidak dapat memenuhi kebutuhan. Komentar, alternatif saran dan rekomendasi yang dibuat akan menghasilkan rekomendasi untuk melakukan customization terhadap software P Partial fit - software mempunyai fungsional yang memenuhi kebutuhan. Perubahan sementara, laporan khusus atau customizations, bagaimanapun akan dibutuhkan kemudian agar dapat memenuhi kebutuhan secara maksimal. Tabel 2.4 Degree of fit dalam analisis fit/ gap 3. Gap resolution Saat gap ditemukan, tim akan menentukan alternatif dan merekomendasikan solusi untuk mengatasi gap yang ada. Terdapat beberapa jalan untuk menyelesaikan gap seperti mengubah proses bisnis, merancang lingkungan bisnis atau mengkustomisasi SAP ERP. Namun perlu diketahui bahwa menghasilkan fungsional pada SAP ERP All-in-One akan meningkatkan cost dalam pngimplementasian proyek dan akan memberikan dampak negatif dalam kemampuan untuk upgrade ke SAP baru nantinya.

30 38 Pilihan-pilihan untuk gap resolution : o Package work around pertama kali tim akan mengidentifikasi jalan alternative untuk mencapai kebutuhan dengan proses yang ada di SAP o Membuat bisnis sesuai dengan package- jika package work around ditolak mungkin, tim akan merekomendasikan perubahan potensial pada proses bisnis untuk disesuaikan dengan proses pada SAP dan mengeliminasi gap yang terjadi. o Customization sebagai jalan terakhir- jika Customization dibutuhkan, strategi yang dipilih adalah membangun fungsionalitas baru diluar SAP dan memisahkan package dibandingkan dengan merubah package Benefit ( Manfaat) Benefit adalah suatu istilah untuk menunjukkan kelebihan atau kekurangan yang didapat oleh perorangan maupun organisasi. Untuk mencapai keberhasilan sebuah projek, benefit harus diidentifikasi seawall mungkin di dalam siklus pengembangan sistem. Idealnya, benefit harus diidentifikasi dan dihitung sebelum projek pengembangan sistem dimulai (Remenyi, 2001, p5) Menurut Remenyi (2001, p7), benefit dibagi menjadi dua jenis yaitu : Tangible Benefits Tangible Benefits disebut juga sebagai Hard Benefits, adalah manfaat yang dihasilkan dari investasi yang dapat diidentifikasi atau

31 39 diukur secara langsung dari segi finansial dan secara langsung dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Contohnya adalah pengurangan biaya, peningkatan laba, pengembalian modal. Tangible benefits mudah untuk diidentifikasi dan diukur. Seperti jumlah pendapatan. Intangible Benefits Intangible Benefits disebut juga dengan Soft Benefits, adalah manfaat yang dihasilkan dari investasi yang tidak dapat secara langsung diidentifikasi atau diukur. Contohnya adalah peningkatan lingkungan kerja bagi karyawan sehingga menciptakan suasana kerja yang lebih baik. Umumnya Intangible Benefits sulit untuk diukur, namun dapat memberikan kontribusi yang penting terhadap keberhasilan perusahaan. Penelitian dan penilaian aspek manfaat dan biaya sangat penting guna memperoleh gambaran atas manfaat yang akan diperoleh dari investasi di bidang IT, yaitu apakah ada manfaat finansialnya atau tidak Co st (Biaya) Cost adalah penggunaan dana untuk diinvestasikan dalam projek baru. (Keown, 2000, p444). Dalam analisis biaya manfaat dari investasi IT terdapat dua macam jenis biaya yaitu : Tangible Cost Tangible Cost adalah biaya yang dapat dengan mudah diidentifikasi dan diukur dengan analisis sistem. Contohnya adalah biaya peralatan, biaya software, biaya maintenance, dan lainnya.

32 40 Intangible Cost Intangible Cost adalah biaya yang sulit untuk diidentifikasi dan sulit untuk dikalkulasi dan diukur. Contohnya adalah biaya kehilangan pelanggan, biaya untuk menambah kepuasan pelanggan, dan lain lain Analisis Cost Benefit Analisis Cost Benefit merupakan metode untuk mengukur hasil dari perencanaan dengan membandingkan biaya dan manfaatnya, dimana hasilnya dapat berupa kuantitatif maupun kualitatif. (Hilton, 2008, p882) Analisis Cost Benefit adalah suatu proses membandingkan perkiraan biaya dan manfaat dengan cara mengevaluasi suatu sistem yang diusulkan (Alter, 1999, p404). Dengan menggunakan analisis biaya manfaat maka dapat dilihat berapa biaya dan manfaat yang akan dikeluarkan atau diterima atas sistem yang diusulkan, perbandingan dilakukan dengan membandingkan manfaat dengan biaya yang dikeluarkan, semakin besar manfaat yang akan diterima dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan maka sistem itu mungkin untuk diimplementasikan dan semakin besar biaya yang dikeluarkan dibandingkan dengan manfaat yang diterima maka sistem tersebut tidak cocok untuk diimplementasikan. Semua biaya dan manfaat akan dinyatakan dalam angka berupa mata uang. Analisis biaya manfaat dapat digunakan dalam 2 cara : 1. Sebagai alat perencana yang membantu dalam pengambilan keputusan apakah suatu sistem layak atau tidak untuk diimplementasikan pada suatu organisasi.

33 41 2. Sebagai alat evaluasi apakah proyek sistem informasi sudah sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Pendekatan-pendekatan yang digunakan untuk mendefinisikan hubungan antara biaya dan manfaat, antara lain sebagai berikut : 1. Payback period Payback Period adalah jumlah tahun yang dibutuhkan untuk menutupi pengeluaran awal. Dimana hal ini mengukur seberapa cepat sebuah proyek akan mengembalikan investasi awalnya. Oleh karena kriteria mengukur ini mengukur kecepatan proyek dalam mengembalikan biaya investasi awal, maka metode ini menghitung arus kas yang dihasilkan dan bukan besarnya keuntungan akuntansi (Keown, 2000, p308). Di lain sisi, menurut Garrison sendiri, metode payback period merupakan jangka waktu berapa tahun yang dibutuhkan untuk sebuah proyek untuk mengembalikan biaya awal yang dikeluarkan dari penerimaan kas yang dibuat, atau bisa juga disebut sebagai waktu yang dibutuhkan sebuah investasi untuk membayar untuk investasi tersebut. Dasar pikiran dari metode payback period ini adalah semakin cepat biaya investasi dapat dikembalikan, semakin cepat titik balik keuntungan bagi perusahaan (Garrison dan Noreen, 2003, p653).

34 42 Untuk menerima atau menolak proyek dalam pengambilan keputusan berdasarkan payback period, maka dibutuhkan beberapa ketentuan berikut : Jika payback period lebih kecil dari batas maksimum payback period yang masih dapat diterima, maka keputusan adalah menerima proyek. Jika payback period lebih besar dari batas maksimum payback period yang masih dapat diterima, maka keputusan adalah menolak proyek. Lama dari batas maksimum payback period yang masih dapat diterima ditentukan oleh pihak manajemen. Nilai ini ditetapkan secara subjektif berdasarkan sejumlah faktor meliputi tipe proyek (expansion, replacement, renewal), risiko yang diperkirakan dari proyek tersebut, dan keterikatan yang diperkirakan antara payback period dengan nilai yang dibagikan. 2. Net Present Value (NPV) Net Present Value (NPV) adalah perbedaan antara nilai aliran kas masuk sekarang dengan nilai aliran kas keluar sekarang yang menentukan apakah proyek merupakan investasi yang dapat diterima (Garrison dan Noreen 2003, p637). Rumus Net Present Value adalah sebagai berikut : NPV = C. F t t = 0 (1 + k ) t

35 43 Dimana : C.Ft = Arus kas tahunan setelah pajak pada periode t (nilainya bisa positif maupun negatif) k = Tingkat diskonto yang tepat, yaitu tingkat pengembalian yang disyaratkan atau biaya modal. t = Usia proyek yang diharapkan Langkah-langkah dalam penerapan metode NPV yaitu: Hitung nilai sekarang dari setiap arus kas, baik arus kas masuk maupun arus kas keluar, dengan faktor diskonto sebesar biaya modal proyek. a) Jumlahkan arus kas yang telah didiskontokan tersebut. Hasil dari penjumlahan inilah yang disebut NPV proyek. b) Jika NPV positif, proyek harus disetujui; jika NPV negatif, proyek harus ditolak; dan jika proyek-proyek yang dikaji bersifat mutually exclusive (memilih proyek 1 di antara beberapa proyek), maka proyek yang menghasilkan NPV terbesar harus dipilih. 3. Internal Rate of Return (IRR) Internal Rate of Return (IRR) atau time-adjusted rate of return dapat didefinisikan sebagai hasil bunga yang dijanjikan oleh suatu proyek investasi selama umur kegunaannya. Kadang untuk penyederhanaan disebut sebagai hasil proyek. IRR dihitung dengan menemukan tingkat bunga yang menyamakan nilai sekarang aliran kas keluar suatu proyek dengan nilai sekarang aliran kas masuknya. Dengan kata lain, IRR adalah

36 44 tingkat bunga yang akan menyebabkan nilai bersih sekarang suatu proyek sama dengan nol (Garrison dan Noreen, 2003, p643). Internal Rate of Return adalah tingkat diskonto yang menyamakan nilai sekarang arus kas masa depan proyek dengan pengeluaran awal proyek. Rumus Internal Rate of Return adalah sebagai berikut : IO = n t t = 1 ( 1+ ) ACF IRR t Dimana : ACFt = Arus kas tahunan setelah pajak pada periode t (nilainya bisa positif maupun negatif) IO = pengeluaran kas awal n = Usia proyek yang diharapkan IRR = Tingkat pengembalian internal proyek Kriteria dalam menerima atau menolak dapat dinyatakan sebagai berikut : Jika IRR tingkat pengembalian yang disyaratkan Terima Jika IRR < tingkat pengembalian yang disyaratkan Tolak Cara untuk menghitung rumus IRR dapat dilakukan : Secara coba-coba Secara interpolasi Prosedur matematik Kalkulator atau komputer keuangan

37 45 4. Return On Investment (RO I) Return on Investment (ROI) atau Rate of Return (ROR) adalah rasio atau perbandingan dari uang yang diperoleh atau yang hilang dari sejumlah dana yang diinvestasikan. Sejumlah uang yang diperoleh atau yang hilang dapat diidentifikasikan sebagai bunga, laba / rugi, atau pendapatan bersih atau rugi. Sejumlah dana yang diinvestasikan dapat berupa harta, modal, atau dasar biaya investasi. ROI biasanya lebih sering dalam bentuk presentase daripada nilai desimal. Berikut ini adalah rumus untuk menghitung ROI : ROI = [(Payback- Investment)/Investment)]*100 γ V arith = f V V i i Untuk mengkalkulasi ROI sederhana, digunakan 3 jenis kertas kerja yaitu : 1. Development Cost Worksheet Development Cost Worksheet terdiri dari 5 kategori, yaitu usaha pengembangan (development effort), perangkat keras baru (new hardware), perangkat lunak baru (new purchased software), pelatihan user, dan biaya-biaya lainnya. Hal ini dapat dilihat pada gambar 2.5.

38 46 A. Development Effort 1. Incremental System and Programming (eg., estimated days times $xxx/ day) 2. Incremental Staff Support Year 1 (eg., data administration at $xxx/day) B. New Hardware 1. Terminal, printers, communications 2. Other C. New (purchased) software, if any 1. Packaged applications software 2. Others D. User Training E. Other : Total Gambar 2.5 Development Costs Worksheet (Gambar : Parker, Marilyn, Robert, Trainor. 1988, p96) 2. Ongoing Expense Worksheet Ongoing Expense Worksheet dibagi menjadi 6 kategori, yaitu pemeliharaan, aplikasi perangkat lunak (application software maintenance), beban-beban penyimpanan data (incremental data storage expenses), komunikasi (incremental communication), penyewaan perangkat lunak dan perangkat keras (new software and hardware lease), perlengkapan (supplies), dan lain-lainnya dapat dilihat pada gambar 2.6.

39 47 Year 1-X A. Application software maintenance Development effort days Ratio of maintenance to development (based to experience, e.g., 10 to 1) Resulting annual maintenance days Daily maintenance rate TOTAL application software maintenance B. Incremental data storage required : (e.g., estimated MB at $xx.xx) MB x C. Incremental communication (lines, messages, etc.) D. New software or hardware leases E. Supplies F. Other TOTAL ongoing expenses Gambar 2.6 Ongoing Expense Worksheet (Gambar : Parker, Marilyn, Robert, Trainor 1988, p96) 3. Economic Impact Worksheet Kertas kerja ini meringkas dampak ekonomis suatu proyek. Pemberian skor dampak ekonomis didasarkan pada perhitungan ROI dari arus kas bersih proyek yang diaplikasikan secara periodik selama 5 periode tahunan pada umumnya. Pertama, investasi bersih yang dibutuhkan ditetapkan. Angka ini diperoleh dari kertas kerja biaya pengembangan. Lalu arus kas tahunan ditetapkan. Angka ini diperoleh dari manfaat ekonomis bersih dikurangi biaya operasi. Selisihnya, pendapatan sebelum pajak, dikurangi dengan beban-beban berjalan, menghasilkan arus kas bersih per tahun. ROI dihitung dengan membagi rata-rata arus kas bersih selama 5 tahun dengan investasi yang dibutuhkan. Skor dampak ekonomis dapat ditentukan seperti contoh pada Gambar 2.7.

40 48 A. Net Investment Required (From Development C ost Worksheet) B. Yearly Cash Flows : Based on five 12-month periods following Implementation of the proposed system. Cash flow can be negative YEAR 1 YEAR 2 YEARS YEAR 3 YEAR 4 YEAR 5 TO TAL Net Economic Benefit Pengurangan Biaya xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx = Pre-tax Income xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx (-) ongoing expense from worksheet xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx = Net Cash Flow xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxx% C. Simple RO I, calculated as B / # YRS / A D. Scoring, Economic Impact Score Simple Return on Investment 0 Zero or less 1 1% - 299% 2 300% - 499% 3 500% - 699% 4 700% - 899% 5 over Gambar 2.7 Economic Impact Worksheet (Sumber : Parker, Marilyn, Robert, Trainor 1988, p97)