Proposed Document MBT. Purchasing and Fixed Asset Management PT XXX

Transkripsi

1 Proposed Document Purchasing and Fixed Asset Management PT XXX

2 1.PENAWARAN TEKNIS PENAWARAN TEKNIS Kebutuhan Khusus PT XXX Modul Modul Arsitektur Teknis...7 RENCANA IMPLEMENTASI...9 RENCANA IMPLEMENTASI Lingkup Pekerjaan Pendekatan Implementasi Penawaran Jadwal Rencana Kerja...11 LAYANAN TEKNIS...12 LAYANAN TEKNIS Maintenance (Perawatan)...12 HARGA...13 HARGA...13 PENGALAMAN DAN LAMPIRAN...14 PENGALAMAN DAN LAMPIRAN

3 1. Penawaran Teknis Berdasarkan diskusi singkat dengan pihak PT XXX, kami mencoba memahami kebutuhan secara umum aplikasi Fixed Asset Management yang memiliki beberapa karakteristik yang unik, khususnya dalam prosedur pencatatan harta tetap. Prosedur pembelian dan pencatatan harta tetap yang sedang berjalan pada PT XXX dinilai perlu dikembangkan secara cepat, dikarenakan kurang dapat memenuhi kebutuhan, terutama dalam memonitor harta tetap sejak proses pembelian sampai dengan penempatan harta tersebut. Proposal ini akan menjelaskan penawaran yang kami buat yang disesuaikan dengan kebutuhan PT XXX. 1.1 Kebutuhan Khusus PT XXX Kami mencoba menjabarkan kebutuhan PT XXX secara umum seperti diagram di bawah ini: 3

4 General System Diagram 4

5 Fixed Assets Management System 1.2 Modul Modul Modul modul yang dibutuhkan dalam rangka pemenuhan kebutuhan PT XXX ini, jika dijabarkan berdasarkan Departemen secara umum seperti di bawah ini: Modul Keterangan Purchasing Management (Pengadaan) 1 Vendor Data Code, Name, Address, Contact, NPWP, Status, Term Of Payment, etc. 2 Master Item Code, Name, Vendor Default, Classification, etc 3 Budgeting 4 Scoring 5 Necessity Form 6 Necessity Form Gabungan 7 Request For Quotation 5

6 8 Purchase Request Perhitungan Penetapan Pemilihan 9 Vendor 10 Purchase Order 11 Material Receipt 12 Laporan Laporan Rencana Kedatangan Barang, dll Fixed Assets Management 1 Type Gedung, Kendaraan, Inventaris Kantor 2 Group Tanah, Gedung, Mobil Sedan, Meja, etc 3 Kelompok Meja Kayu(4 tahun), Meja Besi (8 tahun), etc 4 Sub Kelompok Level I Meja Kayu 1/2 biro, Meja Kayu 1 biro, etc 5 Sub Kelompok Level II Milik, Sewa, Unused, dll Jenis Harta Tetap dst 6 Asset Registration Data-data lengkap aset 7 Hak Aset Boleh tidaknya aset mengalami transaksi, seperti penyusutan, penghapusan, dll 8 Adding Value (Penambahan Nilai) 9 Depreciation (Penyusutan) 10 Disposal (Perubahan Fungsi) 11 Write Off (Penghapusan) 12 Moving (Pindah Lokasi) 13 Reclassification (Reklasifikasi) 14 Barcode Print 15 Import Barcode Data 16 Laporan General Affairs Management and Management Approval 1 Dokumen yang perlu diperpanjang STNK, PBB, dll 2 Approval Setting PIC, Dokumen Rights, Plafond,etc 3 Struktur Organisasi 4 Historical Perawatan 5 Laporan Inventory 1. Penerimaan Barang 2 Penyesuaian Stok 3 Stok Opname 4 Gudang Administrasi Pembayaran 1 SPMU 2 Pajak Administration 1 Group User 2 User 3 Lokasi (Cabang) 4 Master Code Lainnya Departemen, Kota, dll 5 Laporan. 6

7 1.3 Arsitektur Teknis A. Arsitektur Platform Arsitektur Platform dari solusi yang ditawarkan menggunakan konsep n-tier dengan menggunakan teknologi MS sebagai database dan visual studio.net sebagai tools developer dengan komposisi sebagai berikut: Database SQL Server Enterprise Edition 2008 atau yang terbaru yang terletak di kantor pusat IIS Web Server digunakan sebagai Application Server yang berada di kantor pusat Aplikasi Client yang akan dipakai oleh Client/User untuk mengakses Aplikasi di Application server Arsitektur Three-Tier sendiri membedakan penempatan proses UI (User Interface) di client tier, sedangkan logic/process berada di middle tier/application server dan database di database tier. Diagram berikut menggambarkan komponen yang ada di setiap tier yang ada. Tidak ada proses logic yang berhubungan dengan bisnis diletakkan pada client tier semua proses tersebut akan diletakkan pada application tier. Client tier hanya menerima informasi yang akan ditampilkan pada layar saja, serta melakukan validasi ringan. B. Arsitektur Jaringan Arsitektur Jaingan yang diajukan adalah seperti dibawah ini: 7

8 8

9 Rencana Implementasi 2.1 Lingkup Pekerjaan Lingkup pekerjaan yang dilakukan untuk implementasi adalah sebagai berikut: a) Menyediakan Dokumen Business Requirements Study and dokumendokumen pendukung lainnya seperti bukti serah terima dokumen dan sebagainya. PT XXX harus mempersiapkan/menyediakan dokumen dokumen yang sedang digunakan dan penanggung jawab dari tiap dokumen tersebut. b) Kami akan membuat Dokumen System Design yang memuat antara lain sistem operasi prosedur (SOP) dan Instruksi Kerja (Work Instruction) dan juga termasuk desain tampilan input dan output. Dokumen ini harus ditandatangani oleh pihak PT XXX. c) Membuat jadwal pekerjaan sesuai dengan Dokumen Business Requirements Study dan System Design. d) Pengkodeaan dalam hal ini kami menggabung aplikasi kami yang sudah ada dan melakukan perubahan yang disesuaikan dengan kebutuhan PT XXX. e) Menyiapkan test aplikasi terbatas dengan menggunakan jumlah data yang cukup, test ini harus mencakup seluruh fungsi. Ini akan dituangkan dalam User Acceptance Testing (UAT) untuk memastikan aplikasi yang dibuat sudah sesuai dengan kebutuhan PT XXX. Hasil ini harus ditandatangani baik oleh pihak dan pihak PT XXX. f) Menyusun jadwal implementasi, diantaranya data data lama yang harus diinput sebelum aplikasi diimplemantasikan. g) Menyiapakan buku panduan dan juga menyiapkan fasilitas impor data jika dibutuhkan. 9

10 1.4 Pendekatan Implementasi Phase Tasks Deliverables Persiapan Inisialisasi Evaluasi permasalahan, bisnis proses, dan kebutuhan Menyiapkan struktur organisai proyek Desain dan Modifikasi Pendetailan Tim (waktu kerja) Pendetailan Proses Bisnis Mendefinisikan fungsi dan proses yang ada Konfigurasi Pengkodean system Test dan Persiapan Implementasi Penuh Membuat rencana Implementasi Penuh Integrasi Aplikasi Test hasil modifikasi Pelatihan Implementasi Penuh Implementasi Penuh Supervisi dan Perawatan Perjanjian kerja Struktur Organisai Proyek Anggota tim yang terlibat Tabel penugasan Spesifikasi design Diagram Proses Pendokumentasian konfigurasi System yang telah dimodifikasi Dokumen test integrasi Dokumen test hasil modifikasi Laporan rencana implementasi Hasil penginputan data lama sebelum implementasi dengan hasil penginputan dengan aplikasi baru 10

11 1.5 Penawaran Jadwal Rencana Kerja Aplikasi ini akan diuji coba terlebih dahulu sebelum diterapkan pada proses bisnis PT XXX. Tentu saja aplikasi ini harus dimodifikasi dan disesuaikan dengan proses bisnis yang di PT XXX terlebih dahulu. Kami menawarkan 3 (tiga) bulan sampai melakukan implementasi penuh dengan asumsi: 1. PT XXX telah menyiapkan kebutuhan kebutuhan seperti dokumen dokumen baik dokumen input maupun output 2. Menyediakan tenaga yang akan membantu yang telah dijadwalkan. 3. Perubahan pada aplikasi tidak lebih dari 20% dari aplikasi yang ada. Persiapan Phases Month 1 Month 2 Month 3 Desain dan modifikasi Test dan persiapan implementasi penuh Implementasi penuh 11

12 Layanan Teknis 3.1 Maintenance (Perawatan) Maintenance dapat dilakukan di lokasi (On-Site) atau tidak di lokasi (Off-Site) (a) Maintenance di lokasi adalah layanan maintenance dengan diperlukannya kehadiran tenaga ahli di lokasi. Jenis layanan di lokasi ini dibedakan menjadi: (i) Waktu Kerja Normal (ii) Diluar Waktu Kerja Normal, akan ditambahkan biaya (b) Maintenance tidak di lokasi adalah layanan maintenance dengan tidak diperlukannya kehadiran tenaga ahli. Jenis layanan tidak di lokasi ini juga dibedakan menjadi: (i) Waktu Kerja Normal (ii) Diluar Waktu Kerja Normal, akan ditambahkan biaya 12

13 Harga NO. DESCRIPTION QTY Aplikasi UNIT PRICE (IDR) TOTAL AMOUNT (IDR) (a) (b) Aplikasi Purchasing and Fixed Asset Management Supply, Delivery, Study, System Integration, Installation, Training, Implementation, Testing and Commissioning ,- 0.- TOTAL ,- * Proses Training, Implementasi diluar Jakarta akan dikenakan biaya transportasi dan akomodasi.. Keterangan: Validity: Harga penawaran ini berlaku 30 hari sejak proposal ini diterbitkan. Database: Aplikasi database seperti MS SQL Server tidak merupakan tanggung jawab dari. 13

14 Pengalaman dan Lampiran Aplikasi Fixed Asset ini telah diimplementasikan pada beberapa perusahaan, diantaranya: 1. Bank DKI 2. WOM Finance 3. Inhealth 4. Atlas Copco Indonesia Lampiran yang berisi screen shot aplikasi yang berhubungan dengan purchasing and fixed asset management berbasis web site, dilampirkan pada dua file: Screen Shot Fixed Assets Management 14