5 IMPLEMENTATION STRATEGIES

Transkripsi

1 LECTURE NOTES Week 5 IMPLEMENTATION STRATEGIES

2 LEARNING OUTCOMES LO3: analyze to make decision problem solving in enterprise systems Setelah selesai mempelajari pokok bahasan ini mahasiswa mampu : Memahami basis pengetahuan mengenai komponen ERP dan bagaimana komponen ERP tersebut dapat bekerja sama untuk mendukung bisnis Memahami mengapa produk pihak ketiga diperlukan untuk operasional untuk melengkapi sistem ERP Memahami dampak implementasi ERP pada komponen platform seperti keamanan data, keandalan sistem, dan keberlanjutan Memahami pendekatan implementasi ERP, dengan meminimalisasi atau tidak ada sistem modifikasi, sistem untuk pelaksanaan dalam jangka pendek dan jangka panjang OUTLINE MATERI : - ERP Components - Third Party Products - Database Requirements - ERP Approaches - ERP Implementation Examples - Platform Issues

3 ISI MATERI Implementasi Sistem ERP Lazimnya sebuah proyek bisnis, sebelum memastikan digunakan secara menyeluruh (Go Live) maka perlu melakukan tahapan implementasi. Dalam Implementasi sistem ERP terdapat tahapan-tahapan yang harus dilalui pihak terkait, seperti Perusahaan (client) dan Implementor (Vendor ERP). Adapun tahapan-tahapan yang perlu mendapat perhatikan adalah sebagai berikut: - Definisi scope (lingkup) proyek. - Penentuan waktu pengerjaan, batasan-batasan proyek dan kesepakatan biaya. - Penandatanganan kontrak kerja. - Pengumpulan data dan Pencitraan system secara menyeluruh. - Konsultasi penambahan, pengurangan dan atau perubahan cara kerja pada proses bisnis. - Pendokumentasian hasil tahapan konsultasi menjadi dokumentasi Standar Operating Prosedur (SOP). - Konfigurasi dan kustomisasi Sistem ERP sesuai SOP. - Pembangunan sistem ERP. - Instalasi system jaringan komputer (Jika belum ada atau ada perubahan atau penambahan sesuai kebutuhan perusahaan). - Instalasi Sistem ERP. - Pelatihan pengguna. - Trial simulasi seluruh system yang telah dilakukan instalasi. - Migrasi Data.

4 - Go Live, dimana system baru digunakan secara menyeluruh dengan menggantikan system berjalan - Evaluasi kelayakan sistem yang telah dilakukan Go Live. - Pelayanan (After Sales Services), untuk memastikan penggunaan system berjalan baik Sistem ERP juga memiliki karakteristik atau ciri-ciri melalui komponen-komponen aplikasi yang dilibatkan pada: Transactional database Management portal/ Dashboard System Business Intelligence System Customizable reporting External access via technology such as web services and mobile apps. Search Document management Messaging/chat Workflow management Dalam Sistem ERP SAP R/3, cakupan implementasi ERP sebagai berikut : A. FINANCIAL Financial Accounting (FA) - Menyediakan pengukuran secara continue terhadap profitabilitas dan kinerja keuangan perusahaan berdasarkan transaksi internal dan eksternal

5 Controlling (CO) - Mendukung kegiatan operasional pengendalian capital investment, pengendalian aktivitas keuangan perusahaan dan memonitor dan merencanakan pembayaran, pengendalian pendanaan dan pengendalian biaya dan keuntungan berdasarkan semua aktivitas perusahaan Investment Management (IM) - Menyediakan analisis kebijakan investasi jangka panjang dan fixed assets dari perusahaan untuk membantu proses pengambilan keputusan strategis perusahaan Treasury (TR) - Mengintegrasikan cash management dan cash forecasting dari aktivitas, logistic dan transaksi keuangan Enterprise Controlling (EC) - Memberikan akses bagi enterprise controller kepada information warehouse mengenai hal keuangan perusahaan, hasil perencanaan dan pengendalian perusahaan, investasi, maintenance asset perusahaan, akuisisi dan pengembangan SDM Perusahaan, kondisi pasar yang berkaitan dengan pengambilan keputusan serta factor struktural proses bisnis

6 B. LOGISTICS Logistic Execution (LE) - Pengaturan logistic pembelian hingga distribusi. Dari kegiatan Purchase Requisition, Good Receipt hingga Delivery dengan tersedia informasi yang terintegrasi dengan modul lainnya Sales and Distribution (SD) - Membuat struktur data yang mampu menganalisis dan mengontrol aktivitas bisnis untuk memberikan peningkatan kepuasan pelanggan dan menghasilkan keuntungan secara maksimal Materials Management (MM) - Membantu tingkatan manajerial dan manajemen puncak dalam melakukan aktivitas yang terkait aspek konsumsi material, energi, service Plant Maintenance (PM) - Mendukung dan mengontrol pemeliharaan peralatan dan bangunan secara efektif, mengatur data perawatan dan mengintegrasikan data komponen peralatan dengan aktivitas operasional yang berjalan Production Planning and Inventory Control (PP) - Merencanakan dan mengendalikan material sampai proses delivery produk Secara tepat waktu

7 Quality Management (QM) - Menyediakan master data berdasarkan rekomendasi Quality Control Project System (PS) - Mendukung perencanaan pendahuluan terhadap waktu dan nilai, perencanaan secara mendetail menggunakan unit costing, menetapkan waktu kritis, pendeskripsian aktivitas dan penjadwalan, koordinasi dari sumberdaya melalui otomatisasi permintaan material, manajemen inventory, network planning (SDM, kapasitas, material, operating resources), monitoring material, kapasitas selama proyek berjalan, serta melakukan evaluasi akhir proyek dengan analisis hasil dan perbaikan sesuai kebutuhan Human Resources - Memudahkan pelaksanaan manajemen secara lebih efektif terhadap salary, benefit, biaya yang berkaitan dengan SDM perusahaan, melindungi data personalia dari pihak luar, membangun system rekrut dan pembangunan SDM yang efisien melalui manajemen karir yang baik STRATEGIS IMPLEMENTASI SISTEM ERP Dalam pelaksanaan tahapan implementasi system ERP, maka harus dilakukan evaluasi untuk mengetahui kinerja dan hasil implementasi yang telah dilakukan, seperti evaluasi hasil pencobaan simulasi (trial simulation). Masa evaluasi ini merupakan momentun yang baik untuk menilai pihak yang terlibat dengan sejumlah pertanyaan sebagai berikut :

8 Bagaimana dukungan dari pihak manajemen puncak dan keterlibatan aktif dari personil departemen terkait? Dengan berbasiskan system baru, apakah perubahan proses bisnis dan perubahan pola pekerjaan dapat berhasil diterapkan dengan baik? Bagaimana pelayanan dan cara penanganan pemberian solusi dari pihak terkait terhadap permasalahan yang dihadapi dalam menjalankan implementasi aplikasi program ERP? Bagaimana kualitas solusi dan saran yang diberikan tim implementasi ERP? Keberhasilan implementasi sistem ERPtergantung dari kompetensi pihak tim implementasi ERP. Sistem ERP yang baik dan handal yang telah berhasil diimplementasikan pada suatu Perusahaan, mungkin tidak berhasil diimplementasikan atau tidak sesuai dengan tujuan pada perusahaan lain, bila tim implementasi ERP belum menguasai secara teknis dengan baik mengenai cara kerja aplikasi program ERP.Setelah sistem ERP dapat diimplementasikan, tes dan beroperasi, maka langkah selanjutnya adalah menghimpun dan mengumpulkan semua hasil tes yang telah dilakukan, kemudian melakukan ringkasan dan menganalisis informasi serta mendokumentasikan hasil perbandingan seluruh laporan dan harapan permintaan pengguna dengan hasil tes. Tim implementasi ERP, secara berkala memberikan laporan kepada pihak steering committee dan manajemen mengenai pelaksanaan tugas yang dipercaya sampai pada saat implementasi berjalan. Bila tim implementasi gagal melakukan pekerjaan atau gagal memenuhi janji yang telah disepakati, maka identifikasikan masalah atau hambatan dan aksi yang akan dilakukan sesuai dengan perjanjian kontrak.

9 Untuk itu, rumusan dalam kontrak perjanjian menjadi berperan penting. Kumpulkan semua materi yang dibutuhkan, untuk dijadikan sebagai bahan laporan evaluasi kepada manajemen puncak. Secara umum, tahapan implementasi sistem ERP adalah sebagai berikut : 1. PREPARATION (PERSIAPAN DAN SURVEY) Merupakan langkah awal dalam tahapan implementasi sistem ERP yang akan menentukan keberhasilan dalam implementasi ERP tersebut. Untuk itu, perlu mendapat perhatian serius dan dukungan manajemen puncak. Secara umum, hal yang perlu diperhatikan dalam tahapan persiapan dan survey adalah sebagai berikut : A. Pembentukan tim evaluasi Project Manajer tidak harus berasal orang departemen Informasi Teknologi, tapi seorang yang telah memiliki cukup pengalaman dan mengetahui secara rinci proyek bisnis (business project) perusahaan. Aktivitas utama awal proyek adalah menyusun kerja : Ruang lingkup proyek Wewenang tim evaluasi Rencana proyek dimulai Identifikasi kebutuhan pengguna, kebutuhan kinerja sistem yang dikehendaki Membuat konsep desain sistem baru Menganalisis keuntungan dan kerugian Mengevaluasi faktor biaya, sumber daya (resource) yang terlibat

10 Menyusun laporan hasil evaluasi (business case) untuk menyakinkan manajemen puncak terhadap kebutuhan sistem baru. B. Awal Studi Dalam tahap awal studi, maka Project Manajer harus melakukan pendekatan terhadap pengguna yang akan menjalankan aplikasi sistem informasi, yaitu dengan memberikan informasi-informasi rencana membangun sistem informasi dan meminta masukan atas sistem baru agar dapat mengakomodasi kebutuhan. Atas masukan dan permintaan pengguna tersebut, maka manajemen perusahaan perlu melakukan evaluasi atas permintaan pengguna tersebut, dengan mempertimbangkan sebagai berikut: Menentukan permintaan pengguna Mengidentifikasikan kemungkinan terjadinya pelanggaran batas biaya. Jika terjadi pelanggaran biaya, maka perusahaan harus memutuskan dilakukan perbaikan sistem informasi secara bertahap per departemen dan mampu mengantisipasi dampak yang terjadi. Berdasarkan permintaan kebutuhan pengguna, maka perusahaan perlu berkoordinasi dengan manajer terkait untuk mengevaluasi kelayakan kebutuhan terhadap kinerja pengguna Tanggapan positif / negatif yang disampaikan pengguna, perusahaan harus memperhatikan dan mempertimbangkan dampak perubahan yang terjadi pada pengguna, seperti kesulitan pengguna melakukan perubahan dan beradaptasi dengan pola kerja sistem baru

11 Menentukan departemen yang terlibat dengan perubahan sistem informasi Menentukan apakah permintaan merupakan bagian dari paket sistem aplikasi dan memastikan sasaran dengan penerapan tersebut dapat tercapai 2. BUSINESS BLUE PRINT Business Blue Print merupakan langkah kelanjutan dari tahapan persiapan dan survey, yaitu untuk menerjemahkan dan memastikan kebutuhan pengguna dengan melakukan perubahan proses bisnis berjalan yang akan diimplementasikan pada aplikasi program ERP. Jadi perlu diperhatikan dengan baik untuk memastikan implementasi system ERP berjalan baik, maka kebutuhan pengguna ini harus menyesuaikan proses bisnis sistem ERP yang berlaku secara umum. 3. REALIZATION Realization merupakan langkah kelanjutan dari tahapan business blue print, yaitu untuk memastikan tindak lanjut (feedback) kebutuhan pengguna yang akan diimplementasikan pada aplikasi program ERP. 4. FINALIZATION Finalization merupakan langkah kelanjutan dari tahapan realization, yaitu untuk memastikan pelatihan pengguna berjalan dengan baik, dimana para

12 pengguna telah memahami cara kerja urutan proses bisnis sistem ERP yang akan diimplementasikan pada aplikasi program ERP. 5. GO LIVE AND MAINTENANCE SUPPORT Merupakan langkah kelanjutan dari tahapan finalization dan merupakan langkah terakhir dalam tahapan penerapan ERP, yaitu untuk memastikan bahwa implementasi aplikasi program ERP telah berjalan baik dimana cara kerja system berjalan sudah dapat digantikan dengan aplikasi program ERP yang telah dilakukan implementasi. Dengan demikian, maka proyek tahapan implementasi sistem ERP akan berakhir dan ditutup, yang selanjutnya akan melakukan pengembangan aplikasi program dengan mempertimbangkan pengembangan bisnis dengan mengutamakan focus dan memberikan pelayanan maintenance program Tujuan implementasi sistem ERP dalam pengelolaan bisnis adalah mendukung strategis bisnis dan berhasil baik, namun dalam praktek realita, implementasi sistem ERP akan menghadapi berbagai tantangan. Secara umum, tantangan implementasi sistem ERP yang perlu diperhatikan, adalah sebagai berikut : Dukungan Teknologi Tinggi (High Tech) Cara kerja sistem ERP akan menuntut dukungan perangkat teknologi informasi tinggi (high tech) yang akan mendukung teknologi sistem ERP. Untuk itu, pengadaan atau investasi yang relatif besar perlu dipertimbangkan dalam mendukung kesuksesan implementasi sistem ERP.

13 Fleksibilitas Fleksibilitas sistem ERP merupakan tantangan bagi implementasi sistem ERP sendiri, dimana adalah suatu hal yang sulit untuk dapat dilakukan Kompleksitas Rantai pemenuhan kebutuhan (supply chain), dengan pemenuhan aplikasi program yang dirancang sebagai kesatuan entity bisnis yang terintegrasi Kompetensi Perusahaan dituntut bersikap dinamis dan lincah dan mampu untuk melakukan respon terhadap tekanan bisnis, dan mampu beradaptasi terhadap perubahan yang terjadi. Respon untuk melakukan restrukrissasi proses bisnis, menghasilkan informasi analisis sebagai alat pengambilan keputusan Sumber Daya Manusia Cara kerja sistem ERP akan menuntut kemampuan pengguna sebagai Sumber Daya yang akan menjalankan dan menggunakan aplikasi program yang terintegrasi. Hal ini sudah pasti akan menuntut pengguna untuk melakukan proses pelatihan secara intensif, yang bertujuan untuk para pengguna dapat memahami cara kerja sistem ERP tersebut, terlebih bagi para pengguna yang telah terbiasa menggunakan sistem berjalan yang masih semi-komputerisasi atau sistem yang tidak terintegrasi. Untuk itu, peranan sumber daya manusia yang memiliki pola pikir perubahan dan mendukung cara kerja sistem ERP, akan dibutuhkan dalam mencapai keberhasilan dalam melakukan implementasi sistem ERP.

14 Integrasi Integrasi merupakan salah satu keunggulan sistem ERP, yaitu Bagaimana menggabungkan berbagai kebutuhan informasi untuk beberapa departemen, sehingga dapat memudahkan pengguna yang membutuhkan untuk mengelola berbagai informasi menjadi suatu alat yang mendukung pengambilan keputusan strategis. Disamping hal tersebut, integrasi sistem ERP, dapat meningkatkan cara kerja yang lebih efektif untuk dapat berkomunikasi baik dengan lintas departemen terkait. Dengan demikian, maka akan menimbulkan pengaruh positif dengan tercapai sinergi, sehingga dapat terjadi proses perubahan paradigma parapenggunadari sistem konvensional untukpenggunaan perangkatteknologiinformasi yang terintegrasidalam menghasilkan aliran informasi pada semuafungsionaldalamsuatu Perusahaan.

15 SIMPULAN Dalam tahapan implementasi system ERP, maka harus dilakukan evaluasi untuk mengetahui kinerja dan hasil implementasi sistem ERP yang telah dilakukan terhadap aplikasi program ERP, yaitu dengan melakukan proses dalam pencobaan simulasi (trial simulation).masa evaluasi ini merupakan momentun yang baik untuk menilai semua pihak yang terlibat dengan sejumlah pertanyaan sebagai berikut : Bagaimana dukungan dari pihak manajemen puncak dan keterlibatan aktif dari personil departemen terkait? Dengan berbasiskan system baru, apakah perubahan proses bisnis dan perubahan pola pekerjaan dapat berhasil diterapkan dengan baik? Bagaimana pelayanan dan cara penanganan pemberian solusi dari pihak terkait terhadap permasalahan yang dihadapi dalam menjalankan implementasi aplikasi program ERP? Bagaimana kualitas solusi dan saran yang diberikan tim implementasi ERP? Keberhasilan implementasi sistem ERP tergantung dari kompetensi pihak tim implementasi ERP. Setelah sistem ERP dapat diimplementasikan, melalui proses tes dan beroperasi, maka langkah selanjutnya adalah menghimpun dan mengumpulkan semua hasil tes yang telah dilakukan, kemudian melakukan ringkasan dan menganalisis informasi serta mendokumentasikan hasil perbandingan seluruh laporan dan harapan permintaan pengguna dengan hasil tes.secara berkala memberikan laporan kepada pihak steering committee dan manajemen mengenai pelaksanaan tugas yang dipercaya sampai pada saat implementasi berjalan.

16 DAFTAR PUSTAKA 1. Luvai F. Motiwalla, Jeff Thompson (2009), 2 nd Edition Enterprise Systems for Management, Pearson Prentice Hall, Chapter egy%20successfully.pdf