Enterprise Resource Planning (ERP)

Transkripsi

1 Enterprise Resource Planning (ERP) ERP adalah sebuah system informasi perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap. Sistem ERP didasarkan pada database pada umumnya dan rancangan perangkat lunak modular.erp merupakan software yang mengintegrasikan semua departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam satu system yang dapat melayani semua kebutuhan perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD, produksi atau keuangan. Syarat terpenting dari sistem ERP adalah Integrasi. Integrasi yang dimaksud adalah menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu software dalam satu logical database, sehingga memudahkan semua departemen berbagi informasi dan berkomunikasi. Database yang ada dapat mengijinkan setiap departemen dalam perusahaan untuk menyimpan dan mengambil informasi secara real-time. Informasi tersebut harus dapat dipercaya, dapat diakses dan mudah disebarluaskan. Rancangan perangkat lunak modular harus berarti bahwa sebuah bisnis dapat memilih modul-modul yang diperlukan, dikombinasikan dan disesuaikan dari vendor yang berbeda, dan dapat menambahkan modul baru untuk meningkatkan unjuk kerja bisnis. TUJUAN DAN PERANANNYA DALAM ORGANISASI Tujuan sistem ERP adalah untuk mengkoordinasikan bisnis organisasi secara keseluruhan. ERP merupakan software yang ada dalam organisasi/perusahaan untuk: Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise Menghasilkan informasi yang real-time Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan MODUL ERP Manufacturing Supply Chain Management Financials Projects

2 Human Resources Customer Relationship Management Data warehouse Access Control Customization VENDOR Terdapat beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dalam pemilihan vendor ERP : 1. Demonstrasi praktis Dalam proses pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan peninjauan ke lokasi dari vendor untuk menetapkan standar, norma dan fitur serupa yang di butuhkan oleh perusahaan. 2. Berdasarkan studi Perusahaan biasanya membuat kajian untuk menentukan pilihan dari vendor ERP.Studi ini merupakan faktor utama memutuskan namun tetap fakta bahwa hasil kajian ini akan berlaku hanya jika dilakukan dengan benar.perusahaan harus membuat penggunaan hasil dalam memilih ERP vendor karena tidak akan tepat untuk pergi ke Pasar pemimpin (ERP antara penjual) jika studi lain atau membuktikan mereka tidak memenuhi persyaratan perusahaan. Popularitas ERP vendor perangkat lunak tidak selalu berbicara untuk layanan dalam kaitannya dengan kebutuhan dan bisnis perusahaan. Atas penyedia layanan ERP vendor dalam daftar tidak perlu selalu menjadi orang yang tepat untuk perusahaan Anda. 3. Kredibilitas vendor

3 Perusahaan harus memiliki gagasan yang adil dari vendor di pasar.. Ini akan datang berguna untuk mengetahui pemilihan vendor yang tertentu. Jika terlihat di latar belakang, pengalaman sebelumnya, klien akan memungkinkan mereka untuk memutuskan apakah vendor tertentu yang cocok dan tepat untuk menawarkan layanan kepada mereka.. Kredibilitas akan berpengaruh pada keberuntungan yang diduga ERP yang akan dilaksanakan di perusahaan. Pada saat yang sama ia tidak dianjurkan untuk mencari vendor yang terbaik di pasar seperti dikatakan sebelumnya untuk layanan yang mungkin tidak tepat untuk perusahaan. Hal ini sangat penting untuk menganalisis kredibilitas dari vendor sehubungan dengan bidang layanan perusahaan di mana keinginan untuk melaksanakan ERP. Evaluasi seperti itu akan menambah nilai dan makna dari segi membuat keputusan memilih ERP vendor. 4. Fleksibilitas dari vendor Hal ini sangat penting bagi perusahaan untuk memilih vendor yang akan mendengar dan melaksanakan saran mereka.perusahaan harus memperhatikan ERP dari vendor dalam hal teknis dan keahlian. Mereka harus bekerja dalam koordinasi dan konsep solusi. Akan membantu mereka untuk mencapai keuntungan bersama. Di sisi lain yang juga Vendor harus memperluas kerja sama dalam hal menerima pandangan dari perusahaan dan menjelaskan masalah. 5. Competetive edge Perusahaan harus mencari tambahan fitur satu vendor bila dibandingkan dengan yang lain. Ini tidak hanya akan membantu dia dalam memutuskan orang yang tepat, tetapi juga mengakibatkan persaingan di antara penjual dan hasil perbaikan dari segi kualitas produk dan layanan.cara kedua hanya akan menyebabkan perluasan dari ERP vendor daftar. KEUNTUNGAN DAN TANTANGAN DALAM PENERAPAN SISTEM ERP KEUNTUNGAN DALAM PENERAPAN ERP

4 Dengan menggunakan sistem ERP yang berfungsi untuk menyatukan/mengintegrasikan proses bisnis dalam suatu perusahaan dan memiliki basis data yang sama (common), maka jelas penggunaan sistem ERP akan memberikan beberapa keuntungan secara umum. 1. Dengan satu basis data yang digunakan, maka setiap divisi atau departemen akan menggunakan informasi yang sama. Hal ini berarti meningkatkan efisiensi dibandingkan setiap divisi memiliki data sendiri-sendiri. Selain itu akurasi data juga dapat lebih terjaga dikarenakan data yang ada terpusat. contoh yang sering ditemui adalah, data stok barang jadi diolah dan dimiliki oleh bagian Sales, bagian Gudang juga mengolah dan memiliki data tersebut dan tentunya bagian Accounting. Tanpa data yang terpusat maka akan ada 3 informasi mengenai data barang jadi dari setiap bagian dan tidak jarang data tersebut saling bertolak belakang (islands of information). Sehingga membutuhkan waktu untuk melakukan rekonsiliasi data sebelum dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. 2. Dengan satu sistem yang terintegrasi dalam suatu perusahaan, maka dapat tercipta sinkronisasi proses antar bagian/divisi, membantu melakukan standarisasi proses kerja, sehingga akan berakibat kepada meningkatkan kontrol. Secara detail ada 5 keuntungan yang dapat diperoleh dengan menggunakan sistem ERP. 1. Penghematan (Direct Saving Cost) Keuntungan menggunakan sistem ERP yang paling sering diperdebatkan adalah bagian bagaimana menghitung penghematan/efisiensi yang didapat setelah menggunakan sistem ini dibanding sebelumnya. Menjadi sangat penting untuk kita dapat mencoba menghitung nilai yang didapat dari efisiensi dengan begitu return dari investasi sistem dapat diperkirakan diawal proyek. besarnya keuntungan yang dapat didapat dengan menggunakan sistem ERP ini sangat bergantung kepada proses kerja dalam suatu perusahaan dan juga bisa sangat berbeda untuk setiap industri. Selain faktor keuntungan ekonomis yang dapat diperhitungkan (tangible) Direct Saving Cost yang didapat karena menggunakan sistem ERP, terdapat keuntungan-keuntungan lainnya. beberapa contoh efisiensi menggunakan sistem ERP yang terintegrasi sebagai berikut: a. Nilai inventori atau stok menjadi lebih rendah, sistem dapat memberikan informasi stok yang lebih akurat dan cepat. Dengan demikian stok level dapat diatur dengan lebih baik, apabila sebelumnya kita lebih memilih menumpuk barang untuk berjagajaga jika produksi menginginkan atau permintaan pelanggan naik kita tidak kehilangan sales. Dengan nilai stok yang sesuai dengan kebutuhan maka terjadi penghematan dari sisi keuangan yang biasa digunakan untuk membeli kelebihan stok

5 barang. Penghematan ini juga dapat meningkatkan cash karena mendapatkan bunga, atau menekan biaya bunga dana bank yang biasa kita gunakan untuk membeli stok. Hal lain yang didapat dari menurunnya stok level, kita juga menghemat biaya gudang penyimpanan sehingga operasional gudang dapat menjadi lebih efisien, juga menghindari barang kadaluarsa (expired) untuk barang-barang tertentu karena terlalu lama penyimpannya. b. Efisiensi Arus Kas (Cash Flow), dengan sistem ERP arus kas dapat menjadi lebih baik, sehingga kita dapat mengatur inflow danoutflow cash. Seperti memonitor Piutang (Accounts Receivable) dengan jalan meningkatan tingkat tagihan(collectibility) dari sebelumnya yang selalu rata-rata terlambat 10 hari dari jadwal (Payment Terms) menjadi lebih cepat, dengan begitu kita mendapatkan dana untuk membeli barang atau mendapatkan bunga dari dana yang selama ini tertahan 0leh pelanggan. Apabila kita menggunakan dana bank maka kita juga dapat menghemat bunga pinjaman dengan sangat signifikan. c. Menghemat biaya operasional, dengan menggunakan sistem ERP kita pastinya dapat menghemat biaya operasional seperti pada contoh sebelumnya, menghemat biaya penyimpanan barang/gudang, menghemat biaya bunga untuk dana yang kita pinjam dari bank, dan yang tak kalah pentingnya dengan mendapatkan efektifitas dari proses didalam sistem maka akan menghasilkan penghematan juga dari sisi biaya tenaga kerja misalnya yang selama ini membutuhkan waktu lebih lama (Overtime) menjadi lebih cepat sehingga dapat menekan biaya lembur. d. Menurunkan biaya komunikasi (Reduce Communication Cost), pada industri atau perusahaan yang memiliki lokasi yang terpisah-pisah akan sangat terbantu dengan sistem yang terintegrasi. Hal ini sangat membantu dalam melakukan konsolidasi data antar cabang, sehingga biaya koordinasi komunikasi dan waktu pengumpulan data menjadi lebih cepat. e. Meningkatkan pendapatan (Increase Revenue), hal ini sering dianggap bukan akibat langsung dari keuntungan menggunakan sistem ERP. Dengan informasi yang lebih akurat dan cepat maka kita dapat memperkirakan kebutuhan barang untuk pelanggan dengan lebih baik dan bereaksi lebih cepat terhadap suatu perubahan. Hal ini akan menghasilkan peningkatan pendapatan, selain itu pendapatan meningkat karena kita dapat meminimalisasi potensial sales yang selama ini hilang (loss of potential sales) karena permintaan tidak dapat dilayani yang disebabkan oleh ketidaktersediaan barang. 2. Peningkatan Kualitas Informasi (Information Quality) Dengan menggunakan sistem ERP yang mengintegrasikan setiap departemen, maka kita akan mendapatkan kualitas dari informasi yang lebih baik dari sebelumnya. a. Meningkatkan Akurasi Data (Increase Data Accuracy)

6 Dengan sistem yang terintegrasi maka proses pemasukan data transaksi atau proses pemuktahiran master data menjadi lebih sedikit. misalnya bagian Sales melakukan entry data Sales Order, data sales order ini kemudian akan dipergunakan oleh bagian gudang untuk melakukan pengiriman. Dengan data yang diinput hanya 1 kali dan dipergunakan oleh beberapa departemen maka secara otomatis akan meningkatkan akurasi data yang dimiliki perusahaan. b. Meningkatkan Pengawasan (Increase Control) Proses Pengawasan (Control) yang disediakan oleh sistem, seperti Gudang tidak dapat menerima barang dari supplier tanpa Purchase Order dari bagian Pembelian. Dengan demikian informasi data di gudang dan jumlah hutang perusahaan dapat menjadi akurat. c. Ketersediaan Informasi yang lebih cepat. Kualitas informasi yang lebih baik/akurat pastinya harus bisa didapat dalam waktu yang lebih cepat. sehingga dengan informasi yang cepat dan akurat dapat dilakukan pengambilan keputusan yang lebih baik. d. Minimize Rework. Dengan sistem yang tidak terintegrasi banyak aktifitas yang dilakukan berulang. Misalnya pihak gudang harus memutahirkan data stok gudang, demikian juga pihak accounting, dan tidak ketinggalan pihak sales. Selain itu umumnya proses pembuatan laporan-laporan bisa berbeda-beda dengan menggunakan informasi yang sama, dengan sistem ERP semua hal ini bisa diminimalisasi sehingga menjadikan pekerjaan lebih efisien. e. Mempermudah pencarian kesalahan (Easier to recover from mistakes). Pada saat ditemukan suatu kejanggalan suatu transaksi, proses pencarian (tracing) dapat dengan mudah dan cepat dilakukan. sehingga perbaikan dengan cepat dapat dilakukan yang menjadikan kualitas informasi lebih baik. 3. Produktifitas Team (Team Productivity) a. Akses Informasi yang lebih cepat dan mudah (Easier & Faster access to Information) dengan digunakannya sistem ERP yang terintegrasi, kerja team dalam proses pencarian informasi menjadi lebih mudah dan cepat sehingga waktu kerja menjadi lebih efficient. b. Menurunkan tingkat kesalahan (Minimize Mistakes) Proses data yang terpusat menjadikan entry data dilakukan oleh masing-masing yang bersangkutan sehingga menghindari entry data yang berulang-ulang. Hal ini pada akhirnya menurunkan tingkat kesalahan. c. Standarisasi Pekerjaan Penggunaan sistem ERP membuat proses pekerjaan menjadi lebih terstruktur dan standar sehingga kualitas pekerjaan tidak tergantung kepada pribadi user. d. Optimalisasi biaya karyawan (Optimized labor costs) 4. Management Performance

7 a. Informasi yang diperoleh pihak managerial lebih akurat dan informasi tersedia kapan saja pada saat dibutuhkan. b. Informasi di dapat lebih cepat oleh pihak managerial, waktu yang biasanya dibutuhkan untuk mengumpulkan data untuk diolah menjadi laporan dapat dipersingkat. c. Dari keuntungan-keuntungan yang didapat diatas (informasi yangtimely, faster and accurate) maka pada akhirnya mendorong pengambilan keputusan yang lebih baik oleh pihak manajemen. d. Informasi yang terintegrasi dan akurat pada akhirnya akan dapat meminimalisasi rapat-rapat koordinasi internal perusahaan maupun dengan pihak luar seperti pelanggan dan supplier 5. Sinkronisasi antara IT sistem dengan Strategi Perusahaan (IT and Business Strategic Alignment) TANTANGAN DALAM PENERAPAN ERP KELEBIHAN ERP a. Integrasi antara area fungsional yang berbeda untuk meyakinkan komunikasi, produktifitas dan efisiensi yang tepat. b. Rancangan Perekayasaan c. Pelacakan pemesanan dari penerimaan sampai fulfillment d. Mengatur saling ketergantungan dari proses penagihan material yang kompleks e. Pelacakan 3 cara yang bersesuaian antara pemesanan pembelian, penerimaan inventori, dan pembiayaan f. Akuntasi untuk keseluruhan tugas: melacak pemasukan, biaya dan keuntungan pada level inti KELEMAHAN ERP a. Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak ERP b. Sistem ERP sangat mahal

8 c. Perekayasaan kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan standar industri yang telah dideskripsikan oleh sistem ERP dapat menyebabkan hilangnya keuntungan kompetitif d. ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisnis tertentu dalam beberapa organisasi e. Sistem dapat terlalu kompleks jika dibandingkan dengan kebutuhan dari pelanggan f. Data dalam sistem ERP berada dalam satu tempat, contohnya : pelanggan, data keuangan. Hal ini dapat meningkatkan resiko kehilangan informasi sensitif, jika terdapat pembobolan sistem keamanan Sumber : Dalam :