BAB 1 PENDAHULUAN. 1.1 Latar Belakang

Transkripsi

1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Seiring dengan perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat dewasa ini, memberikan dampak yang sangat signifikan bagi dunia bisnis, dimana semakin banyak perusahaan yang menggunakan teknologi informasi sebagai solusi untuk membantu proses bisnis mereka, dan memenuhi kebutuhan organisasi. Salah satu langkah yang dilakukan organisasi untuk memenuhi kebutuhan mereka adalah dengan menerapkan sistem yang mampu mengintegrasikan seluruh kegiatan proses bisnis secara sistematis, dan terorganisir didalam lingkungan perusahaan, atau yang lebih dikenal dengan istilah Enterprise Resource Planning (ERP). Menurut Santo Fernandi Wijaya dan Yustina Handoyono (2012,p408), Enterprise Resource Planning (ERP) adalah software lintas fungsi terpadu yang merekayasa ulang proses manufaktur, distribusi, keuangan, sumber daya manusia, dan proses bisnis dasar lainnya dari suatu perusahaan untuk memperbaiki efisiensi, kelincahan, dan profitabilitasnya. Menurut R. Addo-Tenkorang dan P. Helo(2011), Sebuah sistem ERP memungkinkan organisasi untuk mengintegrasikan semua proses bisnis utama dengan tujuan meningkatkan efisiensi dan mempertahankan posisi kompetitif. Dalam definisi dasarnya, ERP adalah sistem informasi yang terintegrasi dan mengontrol semua proses bisnis di seluruh organisasi. ERP dirancang untuk mengintegrasikan dan mengoptimalkan proses bisnis dan transaksi dalam korporasi. ERP adalah sebuah konsep dan sistem berbasis industri, dan universal diterima oleh bisnis dan industri organisasi sebagai solusi praktis untuk mencapai suatu sistem informasi perusahaan yang terintegrasi. Sistem ERP telah menjadi alat strategis penting di dalam lingkungan bisnis yang kompetitif. Sistem ERP memfasilitasi kelancaran arus informasi di 1

2 2 seluruh lapisan organisasi. Selain itu, meningkatkan kinerja rantai pasokan dan mempercepat proses bisnis organisasi. SAP berasal dari Jerman yang diperkenalkan pada tahun 1972 berarti systeme, anwendungen and produkte in derdatenverarbeitung. Dalam bahasa Inggris adalah systems, applications, and products in data processing. SAP merupakan vendor utama software ERP di Mannheim, Jerman yang dibangun oleh lima orang dari IBM (Santo Fernandi Wijaya dan Yustina Handoyono.,2012,p409). SAP (system, application and products in data processing) merupakan produk software ERP (entreprise resource planning) yang secara baik mengintegrasikan berbagai macam fungsi bisnis seperti, penjualan, persediaan dan produksi. SAP memperbaharui dan melakukan proses transaksi secara real-time, memungkinkan pengintegrasian dan komunikasi di antara area bisnis yang kelihatannya sukar. SAP merupakan software yang dikembangkan untuk mendukung kegiatan operasional organisasi secara keseluruhan agar berjalan lebih efektif, dan efisien. SAP terdiri dari beberapa modul seperti : sales and distribution, material management, financial and controlling, human resource management, dan berbagai modul lainnya yang dapat di sesuaikan untuk perusahaan berskala besar, maupun perusahaan skala menengah kebawah, dan kecil (Nurlina.,2013,p928). PT. Berca Retail Group adalah perusahaan retail yang menjual berbagai pakaian, dan peralatan olahraga lainnya dengan merek league. Perusahaan yang telah berdiri sejak tahun 2003 ini menggunakan SAP R/3 dalam menjalankan proses jual beli yang berhubungan langsung dengan perusahaan manufaktur, serta konsumen. Melihat permasalahan yang dihadapi oleh bagian distribusi, kami melakukan perancangan pembuatan aplikasi add-on SAP R/3 untuk mengatasi masalah pada modul SD ( sales and distribution ). Perancangan ini dimulai dengan menganalisa adanya gap pada penggunaan sistem SAP SD yang sedang berjalan melalui observasi langsung dan wawancara, mengidentifikasi gap yang ada menggunakan fit/gap analysis, lalu menemukan cara untuk mengatasi gap tersebut, dan membuat aplikasi penambah ( add on ) untuk mengatasi permasalahan yang ada. Hasil dari

3 3 evaluasi yang kami lakukan ini diharapkan dapat menghasilkan usulan, dan rekomendasi yang optimal untuk memaksimalkan kinerja operasional khususnya pada bidang distribusi di perusahaan PT. Berca Retail Group. 1.2 Ruang Lingkup Pembatasan ruang lingkup ini meliputi : 1. Melakukan wawancara, dan analisa kebutuhan menggunakan metode fit/gap analysis disertai penambahan add on application sebagai rekomendasi solusi untuk memenuhi kebutuhan user. 2. Analisa proses bisnis yang berjalan pada PT. Berca Retail Group khususnya pada bagian SD ( sales and distribution ), yang meliputi : Sales Processing o Wholesale yaitu penjualan ke pelanggan yang diawali dengan adanya kegiatan pre sales meliputi negosiasi harga barang, quantity, tempo pembayaran, batas waktu pengiriman, pembuatan quotation/inquiry, sampai dengan pembuatan sales order sebagai tanda bahwa pesanan telah disetujui oleh kedua belah pihak. o Retail yaitu pendistribusian barang dari kantor pusat ke toko-toko (store) milih PT Berca Retail Group, maupun dititipkan ke department store (konsinyasi). Delivery Processing Mencakup proses pengiriman barang yang meliputi pembuatan delivery order yakni surat jalan yang akan diberikan kepada pelanggan (wholesale) / pihak toko (retail), transfer order ( melakukan pengambilan barang, dan packing ), sampai dengan melakukan post good issue ( menandakan bahwa barang telah keluar dari gudang ). Billing Process

4 4 Mencakup proses penagihan yang akan meliputi pembuatan billing document/invoice ( faktur penagihan ) berdasarkan sales order yang bersangkutan, sampai dengan menerima pembayaran dari pelanggan (wholesale). Receipt Process Mencakup proses penerimaan barang yang dikirim oleh pihak pusat (good receipt), proses ini akan dilakukan oleh pihak toko (retail). 3. Kegiatan magang yang dilakukan di PT. Berca Retail Group pada periode Juli 2014-September Dalam kegiatan magang ini penulis bertindak sebagai IT Staff. 1.3 Tujuan dan Manfaat a. Adapun tujuan-tujuan yang diperoleh dari evaluasi ini, antara lain : - Menganalisa proses bisnis yang berjalan pada PT. Berca Retail Group khususnya bagian SD ( sales and distribution ). - Mencari gap antara sistem SAP modul SD ( sales and distribution ) yang sedang berjalan, dengan kebutuhan dari perusahaan akan sistem SAP SD. - Memberikan rekomendasi solusi yang dapat mengatasi gap tersebut dengan cara merancang penambahan aplikasi ( add on ). b. Adapun manfaat-manfaat yang dapat diperoleh dari evaluasi ini, antara lain : - Memahami proses bisnis yang berjalan pada PT. Berca Retail Group khususnya pada modul sales and distribution. - Berdasarkan hasil fit/gap, perusahaan dapat mempertimbangkan aspek pengembangan selanjutnya untuk modul SD ( sales and distribution ). - Berdasarkan hasil rekomendasi yang kami berikan, akan sangat membantu PT. Berca Retail Group dalam meminimalisir bahkan menghilangkan gap yang ada.

5 5 1.4 Metodologi Metodologi yang akan digunakan dalam penyusunan skripsi ini, antara lain : 1. Studi Pustaka Studi Pustaka dilakukan dengan pencarian, pengumpulan, serta pembelajaran buku-buku dari internet maupun perpustakaan untuk mendapatkan teori-teori yang mendukung dalam pembuatan skripsi ini. 2. Studi Lapangan Studi Lapangan adalah melakukan pengumpulan data secara langsung ke lapangan dengan menggunakan teknik pengumpulan data seperti berikut : Observasi Observasi dilakukan dengan melakukan pengamatan terhadap objek yang diteliti yang bertujuan untuk memperoleh informasi yang akurat seperti yang terjadi dalam kenyataan. Observasi dilakukan untuk lebih memahami dan mendalami proses bisnis pada bagian SD ( sales and distribution ). Wawancara Wawancara dilakukan dengan melakukan pengumpulan data melalui komunikasi secara langsung dengan pihak manajemen yang bersangkutan. Praktik Kerja/Magang Magang/internship dilakukan untuk terjun langsung ke dalam proses bisnis PT. Berca Retail Group bagian SD ( sales and distribution ) untuk lebih memahami proses bisnis perusahaan, dan permasalahan yang sedang terjadi.

6 6 3. Metode Analisa Metode analisa fit/gap analysis Metode ini digunakan untuk mengidentifikasi requirement yang dibutuhkan terhadap sistem SAP SD ( sales and distribution ) dengan mengacu pada fungsifungsi yang dijalankan. Setelah itu, akan dilakukan analisa untuk mengetahui proses bisnis yang berjalan, prioritas untuk setiap requirement, dan pencarian rekomendasi untuk mengatasi requirement tersebut. 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika dari karya tulis ini terdiri dari 5 bab, yaitu: - Bab 1 Pendahuluan Bab ini menjelaskan latar belakang, ruang lingkup, tujuan, manfaat, metode penelitian, dan sistematika penulisan - Bab 2 Landasan Teori Bab ini menjelaskan teori umum dan teori khusus yang digunakan sebagai referensi pembuatan skripsi ini, dan juga memperkuat hasil analisa dari pembuatan aplikasi add-on yang dilakukan pada saat melakukan praktik kerja/magang. - Bab 3 Analisis Sistem Informasi Berjalan Bab ini berisi sejarah umum perusahaan, struktur organisasi, visimisi perusahaan, tugas dan wewenang, prosedur penjualan, identifikasi masalah dan rekomendasi solusi, fit/gap analysis, dan length of effort. - Bab 4 Pengembangan Sistem Mobile SAP Connection Bab ini berisi pengembangan sistem MSC sebagai rekomendasi solusi dari kebutuhan proses bisnis PT. Berca Retail Group khususnya di bagian sales and distribution. Mulai dari fitur, tools yang digunakan, serta permodelan aplikasi menggunakan UML (Unified Modeling Language). - Bab 5 Penutup Bab ini merupakan uraian singkat mengenai simpulan, dan saran bagi pihak perusahaan.