BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN

Transkripsi

1 BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN 4.1 Biaya Pembangunan Sistem Pada bab ini akan dibahas mengenai biaya pembangunan INSOSYS, yang meliputi: biaya investasi pembangunan dan pemeliharaan, dan manfaat yang diperoleh dari nilai ekonomis INSOSYS dengan memperhitungkan VL dan VA karena tipe aplikasi dari INSOSYS adalah substitutive terhadap aplikasi yang telah ada sebelumnya, yang kemudian menambahkan nilai yang diperoleh kedalam perhitungan ROI sederhana sehingga diperoleh skor proyek INSOSYS. Penilaian besar effort yang dikeluarkan untuk proyek pada TRANSTV ditentukan berdasarkan rata-rata gaji tim proyek pengembangan INSOSYS, yaitu MM (Man=Month) besarnya resource (orang) yang digunakan dalam 1(satu) bulan. Asumsi yang digunakan ialah 1 MM = Rp yaitu besarnya rata rata gaji karyawan yang berperan langsung dalam pengembangan INSOSYS dalam satu bulan. 60

2 61 Karena proyek ini sedang dijalankan, maka penilaian proyek akan menggunakan metode NPV (Net Present Value) untuk memperoleh nilai saat ini. Asumsi yang digunakan i = 10% Biaya pembangunan INSOSYS Berdasarkan hasil wawancara dengan tim pengembang INSOSYS, diperoleh data bahwa proyek memiliki nilai 6 MM, dengan rencana waktu pengembangan selama 1,5 tahun dimulai dari bulan Agustus tahun 2006 sampai dengan Desember 2007 Infrastruktur yang digunakan menggunakan infrastruktur lama. Rincian biaya pengadaan, operasional dan pemeliharaan dapat dilihat sebagai berikut : 1. Biaya pengembangan proyek: 6 MM * Rp = Rp perbulan (i=10%; n = 1,5 tahun) atau sebesar Rp x 18 bulan = Rp untuk 1,5 tahun (waktu pengembangan INSOSYS) 2. Pengadaan Hardware yaitu sewa CPU dengan biaya sebesar Rp 516,000 per bulan yang digunakan selama testing pengembangan INSOSYS atau sebesar Rp

3 62 x 18 bulan = Rp untuk 1,5 tahun (waktu pengembangan INSOSYS) 3. Untuk implementasi menggunakan Server lama dengan perhitungan biaya : Harga beli Server HP D480 pada tahun 2004 : Rp , dengan asumsi nilai residu nol dan umur ekonomis dari server ialah 5 tahun, maka dapat diperoleh besarnya nilai depresiasi per tahun ialah : Rp = Sehingga dapat diperoleh nilai buku dari Server tersebut ialah sebesar : Rp (3 x Rp ) = Rp Biaya pengadaan Software = nol, karena memakai Software yang sudah tersedia dari penyewaan hardware. 5. Biaya pemeliharaan = nol, karena kegiatan pemeliharaan sistem sudah merupakan tugas rutin harian karyawan di Departemen IT sedangkan untuk pemeliharaan hardware sudah ternasuk biaya sewa dari vendor.

4 Hasil Analisis Enhancement ROI Penilaian dampak langsung ekonomis proyek INSOSYS menggunakan analisis Information Economics yaitu evaluasi VL (Value Linking) dan VA (Value Acceleration) karena aplikasi bersifat substitutif dari yang sudah ada dan digunakan pada seluruh departemen dalam perusahaan. Tidak ada asosiasi dengan restrukturisasi tugas maupun fungsi departemen Analisis Dampak Ekonomis Langsung Dengan dibangunnya INSOSYS, aplikasi ini dapat membantu mempercepat proses kerja di masing-masing departemen dengan harapan dapat dengan cepat pula informasi didapatkan yang kemudian dapat membantu dalam pengambilan keputusan. Komponen pengurangan biaya atas implementasi INSOSYS adalah sebagai berikut : 1. Biaya dari awal mulai pengembangan INSOSYS yang hanya meliputi biaya gaji karyawan dan sewa hardware.

5 64 Tabel 4.1 Biaya Pengembangan A. Development Cost 1. incremental system and programming 2. incremental staff support Rp 324,000,000 B. New Hardware 1. PC for Testing Rp 9,288, Server for Implementation Rp 59,400,000 C. New (Purchased) Software, if any 1. Packaged applications software 2. Others D. User Training E. Other Testing Total Rp 392,688, Biaya yang sedang berjalan yang hanya meliputi pembaharuan lisensi perangkat lunak. Tabel 4.2 Pengeluaran Dalam Perjalanan A. Application Software Maintenance, such as Development effort days Ratio of maintenance to development Resulting annual maintenance days Daily maintenance rate TOTAL application software maintenance B. Incremental data storage required : MB X C. Incremental communication (lines,messages,etc.) D. New antivirus software leases Rp. 370,000 E. Supplies F. Other TOTAL Ongoing expenses Rp. 370,000 dengan demikian besar dampak ekonomis langsung akan diperoleh setelah disesuaikan dengan hasil identifikasi value linking dan value acceleration berikut.

6 Value Linking Dengan dibangunnya INSOSYS dapat membantu meningkatkan efisiensi dan efektifitas kinerja karyawan pada tiap bagian. Keseluruhan divisi dapat terhubung sehingga user dapat dengan mudah mendapatkan informasi dari ketersediaan data secara detail sehingga dapat membantu manajemen dalam mengambil suatu keputusan (misal: apakah suatu Pilot project dari suatu program acara dapat ditayangkan atau tidak) improvisasi fungsi/proses yang tidak berpengaruh dengan waktu. Mengidentifikasi dari lembar kerja biaya pengembangan, lembar kerja biaya berkelanjutan, dan lembar kerja dampak ekonomis. Untuk diketahui, biaya produksi acara program CERIWIS ialah sekitar Rp 14,000,000 sampai Rp 20,000,000 dengan revenue sekitar Rp 200,000,000. Biaya produksi acara program DORCE SHOW ialah sekitar Rp 30,000,000 dengan revenue sekitar Rp 80,000,000.

7 66 Biaya produksi acara program EXTRAVAGANZA ialah sekitar Rp 160,000,000 sampai Rp 170,000,000 dengan revenue sekitar Rp 1,500,000,000. Dengan demikian untuk tiga program acara diatas memiliki rata rata biaya produksi Rp 70,666,667 dan perolehan revenue sekitar Rp 593,333,333. Berikut ini merupakan rincian dari perbandingan sebelum dan sesudah diterapkannya INSOSYS untuk value linking dengan rincian berupa Pengontrolan produktivitas: Sebelum diterapkannya INSOSYS : 1. Membutuhkan waktu yang lebih lama dalam proses pengajuan budget program (In-House), dimana total waktu yang dibutuhkan ialah 24 hari. 2. Membutuhkan waktu 30 hari dalam proses pengajuan Account Payable (In-House). 3. Membutuhkan waktu 22 hari dalam proses pengajuan Uang Muka (In-House).

8 67 Sesudah diterapkannya INSOSYS : 1. Proses pengajuan budget program (In-House) menjadi lebih cepat yaitu 20 hari. Hal tersebut disebabkan oleh adanya sistem yang telah terintegrasi sehingga memudahkan dan mempercepat user dalam mendapatkan data maupun informasi. 2. Proses pengajuan Account Payable (In-House) menjadi lebih cepat, yaitu 25 hari. Hal tersebut disebabkan oleh adanya sistem yang telah terintegrasi sehingga memudahkan dan mempercepat user dalam mendapatkan data maupun informasi. 3. Proses Pengajuan Uang Muka (In-House) menjadi lebih cepat, yaitu 17 hari. Hal tersebut disebabkan oleh adanya sistem yang telah terintegrasi sehingga memudahkan dan mempercepat user dalam mendapatkan data maupun informasi.

9 68 Sehingga dapat disimpulkan bahwa setelah diterapkan INSOSYS ada pengurangan waktu proses : 1. Pengajuan budget program (in-house) yaitu : 24 hari 20 hari = 4 hari yang kemudian dapat dihitung besarnya penghematan dari tiga program diatas yaitu: senilai dengan 4 x Rp 70,666,667 = Rp 282,666, Pengajuan Account Payable (In-House) yaitu : 30 hari 25 hari = 5 hari yang kemudian dapat dihitung besarnya penghematan yaitu: Senilai dengan 5 x Rp 70,666,667 = Rp 353,333, Pengajuan Uang Muka (In-House) yaitu : 22 hari 17 hari = 5 hari yang kemudian dapat dihitung besarnya penghematan yaitu: Senilai dengan 5 x Rp 70,666,667 = Rp 353,333,335 Dengan demikian besar nilai manfaat langsung Value Linking pada penerapan INSOSYS adalah sebesar : Rp 989,333,338

10 69 Tabel 4.3 Dampak Ekonomis VL Lembar Dampak Ekonomis VL A. Biaya Investasi Pembangunan Sistem 392,688,000 B. Arus kas:periode 5 kali 12 bulan atas Implementasi system yang dibangun TAHUN Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4 Tahun 5 Manfaat nilai ekonomis 989,333, ,333, ,333, ,333, ,333,338 Pengurangan biaya = Perolehan 989,333, ,333, ,333, ,333, ,333,338 (-) Biaya pemeliharaan 370, , , , ,000 - Arus kas net 988,963, ,963, ,963, ,963, ,963,338 4,944,816,690 C. ROI sederhana = arus kas 5 tahun/jumlah tahun/a x 100% D. Score dampak ekonomis % Score ROI sederhana 0 = 0 1 1% s/d 299% 2 300% s/d 499% 3 500% s/d 699% 4 700% s/d 899% > 899% Value Acceleration Penggunaan INSOSYS yang menghubungkan aliran data dan informasi antar bagian dapat membantu mempercepat proses kerja sehingga pengambilan keputusan dapat dilakukan lebih cepat dibanding sebelumnya. Akselerasi finansial antar

11 70 departemen/fungsi yang memiliki hubungan biaya/manfaat dengan pengaruh waktu. Mengidentifikasi dari lembar kerja biaya pengembangan, lembar kerja biaya berkelanjutan, dan lembar kerja dampak ekonomis. Berikut merupakan rincian perhitungan dari pengurangan biaya kerja karena proses yang lebih efisien waktu : 1. Kecepatan dalam mendapatkan data sehingga proses penagihan kepada Agency dapat dilakukan lebih cepat Sebelum menggunakan INSOSYS: 1. Pada saat pembuatan invoice, Departemen Commercial Traffic memberikan copy MO (media Order) /PO (Purchase Order), Campaign Summary dan Clearance Report berupa file Ms.Excel kepada bagian Billing di Departemen Accounting, yang kemudian bagian billing akan mengupload file tersebut dan dilakukan review. Sehingga penagihan baru dapat dilakukan H+7 setiap bulannya 2. Pada prosedur write off program, sebelumnya tidak ada pencatatan program yang di write off.

12 71 Sesudah menggunakan INSOSYS: 1. Pada saat pembuatan invoice, Departemen Commercial Traffic memasukan data MO (media Order) /PO (Purchase Order), Campaign Summary dan Clearance Report kedalam INSOSYS yang kemudian bagian Billing di Departemen Accounting akan dapat langsung mereview tanpa harus mengupload data. Sehingga penagihan dapat dilakukan H+3 setiap bulannya. 2. Pada INSOSYS, saat dilakukannya write off program dilakukan pencatatan program yang telah di write off. 2. Waktu yang dibutuhkan dalam pembuatan invoice menjadi lebih cepat, sehingga dapat dilakukan penagihan lebih cepat 4 hari dari sebelumnya : Diketahui : Rata rata revenue TRANSTV Rp 4.5 Milyar/hari Besarnya bunga pertahun ialah sebesar 6%, atau perbulannya 0,5%

13 72 Penagihan dilakukan sekali dalam tiap bulan sehingga dalam setahun dilakukan 12 (dua belas) kali penagihan. Dengan demikian dapat diperoleh cost of money sebesar : Besarnya bunga: 0,5% x4hari 30hari = 0,0667% 0,0667 % x Rp. 4,5 Milyar = Rp Sehingga dapat dilakukan penghematan senilai dengan : Rp x 12 bulan = Rp Untuk mendapatkan one time benefit yaitu memilih membangun inhouse daripada membeli, perlu diperoleh affected bills terlebih dahulu yaitu persentase dari penghematan H+7 menjadi H+3 dengan sebesar 57%. - Dan untuk memperoleh dampak ekonomis ditahun pertama, nilai VA perhari dalam setahun dibagi affected bills dan dibagi bunga seperti berikut : o Rp /365/57%/10% = Rp ,12 maka Rp ,12 adalah nilai one-time benefit.

14 73 Tabel 4.4 Dampak Ekonomis VA Lembar Dampak Ekonomis VA A. Biaya Investasi Pembangunan Sistem 392,688,000 B. Arus kas:periode 5 kali 12 bulan atas Implementasi system yang dibangun TAHUN Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4 Tahun 5 Manfaat nilai ekonomis ,12 36,000,000,00 36,000,000,00 36,000,000,00 36,000,000,00 Pengurangan biaya = Perolehan ,12 36,000,000,00 36,000,000,00 36,000,000,00 36,000,000,00 (-) Biaya pemeliharaan 370, , , , ,000 - Arus kas net , , , , , , C. ROI sederhana = arus kas 5 tahun/jumlah tahun/a x 100% 9% D. Score dampak ekonomis Score ROI sederhana 0 = 0 1 1% s/d 299% 2 300% s/d 499% 3 500% s/d 699% 4 700% s/d 899% > 899% Dengan demikian nilai ROI untuk INSOSYS adalah jumlah nilai yang diperoleh dari VL (1) dan VA (1) yaitu sebesar Penentuan Nilai Korporasi Untuk penentuan nilai korporasi, kuadran B atau kuadran strategis merupakan derajat kekuatan dari keuntungan bisnis,

15 74 kompetitif, kesehatan keuangan, serta dukungan komputer yang sama kuat. Sehingga diperoleh nilai dari proyek ini sebagai berikut : Tabel 4.5 Bobot Kuadran Business Domain Likely Value Comment Resulting Weight A. ROI Medium 2 B. SM High 4 C. CA Highest 6 D. MI Medium 2 E. CR High 4 F. OR Low -1 Technology Domain A. DU Medium -2 B. TU Low -1 C. SA Low 1 D. IR Low 1 Total Value 20 Total Risk and Uncertainty Kriteria Evaluasi Proyek dan Pembobotan Proyek Dari tabel kuadran diatas, hasil bobot dikali 5 untuk mendapatkan total nilai maksimum 100.

16 75 Tabel 4.6 Batasan Nilai Dan Bobot Maksimal evaluation range Weight Maximum Score Business Domain A. ROI B. SM C. CA D. MI E. CR F. OR Technology Domain A. DU B. TU C. SA D. IR Total Value Total Risk and Uncertainty Bobot Penilaian Proyek Nilai domain bisnis serta domain teknologi adalah salah satu cara mengevaluasi dampak ekonomis implementasi INSOSYS yang masuk dalam kategori pendekatan diluar dimensi keuangan yang diperoleh dari hasil wawancara dengan pihak pengembang dan berikut dibawah ini adalah penyesuaian dari nilai hasil wawancara dengan bobot kuadran yang dipilih. Sementara untuk nilai simple ROI diperoleh dari identifikasi biaya pengembangan, biaya berjalan, dampak ekonomis langsung dan penyesuaian value linking dan value acceleration didalam dimensi keuangan.

17 76 Pembobotan di bawah ini didapat dari 20 responden yang disurvey kepada karyawan yang terlibat dan berperan dalam pengembangan INSOSYS dari seluruh divisi pada PT. Televisi Transformasi Indonesia. Adapun nilai dibawah ini adalah nilai terbanyak yang didapat dari koresponden Strategic Match Untuk strategic match diperoleh nilai 4 (skala 0 5) karena untuk pengembangan INSOSYS hanya merupakan bagian tujuan strategis TRANSTV. Competitive Advantage Untuk competitive advantage diperoleh nilai 4 (skala 0 5) juga, karena penilaian ini didasari seberapa tinggi tingkat layanan TRANSTV menggunakan INSOSYS yang dibangun yang menyediakan akses dan / atau pertukaran cukup banyak data sehingga secara substansial meningkatkan posisi kompetitif layanan TRANSTV. Management Infortmation Support Namun untuk management information support diperoleh nilai 5 (skala 0 5) karena dievaluasi pada peran INSOSYS dalam

18 77 menyediakan informasi pendukung kegiatan TRANSTV karena penting untuk menciptakan MISCA dimasa sekarang. Competitive Response Untuk competitive response juga diperoleh nilai 5 (skala 0 5) karena jika terjadi penundaan proyek dapat mengakibatkan kerugian dan / atau kehilangan peluang kompetitif, bahkan keberhasilan TRANSTV menjadi terbatas. Organizational Risk Sedangkan untuk organizational risk hanya diperoleh nilai 2 (skala 0 5) dari responden karena faktor faktor kesiapan dan resiko terdapat manajemen domain bisnis yang tidak pada tempatnya dan tidak ada pelatihan terencana bagi pengguna. Strategic IS Architecture Untuk strategic IS architecture diperoleh nilai absolute 5 (skala 0 5) karena proyek ini merupakan bagian integral dari blue print yang akan diimplementasi lebih dulu (prasyarat bagi blue print proyek lain) yaitu sistem yang direncanakan sesuai kepentingan TRANSTV dan diprioritaskan.

19 78 Definitional Uncertainty Sedangkan untuk definitional uncertainty diperoleh nilai 4 (skala 0 5) karena syarat dan spesifikasi dari INSOSYS belum jelas, sementara area yang ditelaah cukup kompleks dan perubahan perubahan yang ada sudah mendekati pasti bahkan selama proyek INSOSYS. Technical Uncertainty Untuk technical uncertainty mengukur kesiapan domain teknologi dalam melaksanakan proyek, disini diberikan nilai 2,5 (skala 0 5) karena keterampilan baru banyak dibutuhkan bagi staff dan manajemen, perangkat keras tetap digunakan pada aplikasi sejenis, sementara dibutuhkan beberapa fitur baru pada piranti lunak dan juga mungkin antar muka yang kompleks antar piranti lunak, sedangkan sebenarnya program dapat dibeli dengan modifikasi yang agak banyak, atau didalam perusahaan program telah tersedia dengan banyak modifikasi, atau piranti lunak dibangun sendiri dengan rancangan yang tidak terlalu rumit namun pemrogramannya kompleks. IS Infrastructure Risk Resiko infrastruktur IS menyangkut masalah jaringan, komunikasi dan / atau hal lain yang ada kaitannya dengan pembiayaan langsung diluar proyek INSOSYS, dalam hal ini diperoleh nilai 5 (skala 0 5) dari responden karena diperlukan perubahan substansial pada elemen

20 79 sistem pengiriman layanan komputer dibeberapa area. Investasi awal yang dapat dipertimbangkan dalam staff, piranti lunak, perangkat keras, dan manajemen dibutuhkan untuk mengakomodir proyek ini. Investasi ini tidak termasuk dalam biaya proyek secara langsung tetapi mewakili investasi fasilitas IS untuk menciptakan lingkungan yang dibutuhkan proyek ini. Tabel 4.7 Nilai INSOSYS Evaluator Business Domain Technology Domain Total ROI SM CA MI CR OR SA DU TU IR Weight ,5 5 Insosys ,