BAB 1 PENDAHULUAN. 1.1 Latar Belakang

Transkripsi

1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Implementasi sistem ERP (Enterprise Resources Planning) merupakan teknologi informasi yang memiliki peranan penting dan berinteraksi dengan sistem informasi akuntansi pada saat ini. Sistem ERP merupakan teknologi yang didesain untuk memecahkan masalah sistem yang tidak terintegrasi di perusahaan dengan mengintegrasikan proses bisnis dalam sebuah software. Software tersebut menggunakan modul-modul yang mencakup semua area fungsional pada perusahaan untuk menyederhanakan proses internal perusahaan sehingga dapat memberikan informasi secara real time dalam pembuatan keputusan (Al-Muharfi, 2014, p. 326). Setiap perusahaan memiliki departemen tertentu untuk menangani proses bisnis. Menurut (Magal & Word, 2012, p. 2), perusahaan modern memiliki fungsi yang sifatnya crucial atau penting. Dengan adanya berbagai departemen pada sebuah perusahaan, memunculkan masalah yang biasa disebut dengan silo effect. Akibat munculnya efek tersebut, setiap karyawan yang berada di departemen yang berbedabeda akan bekerja tanpa memperhatikan dampak yang terjadi di komponen lain pada proses bisnis yang terjadi. Perusahaan yang pertama kali menerapkan Sistem ERP yang terintegrasi secara penuh adalah SAP AG. Perusahaan tersebut memberikan software dengan modulmodul yang umum untuk mendukung proses bisnis, sehingga SAP ini cocok untuk digunakan di dalam perusahaan yang memiliki standarisasi yang baik di waktu sekarang ini. ERP tidak hanya diterapkan oleh perusahaan berskala besar, tetapi juga untuk perusahaan kecil dan menengah. Pengembang ERP saat ini mulai mencoba mengembangkan sistem ERP untuk perusahaan kecil dan menengah. Perusahaan kecil dan menengah akan diarahkan untuk mengadopsi model bisnis dan pendekatan yang diadopsi oleh perusahaan besar (Vorst, 2014, pp ). Bagi perusahaan kecil dan menengah, penggunaan teknologi informasi dan komunikasi diharapkan dapat meningkatkan daya saing, efisiensi, dan produktivitas. Penggunaan teknologi informasi dan komunikasi yang efektif pada rantai suplai 1

2 2 sektor manufaktur memberikan keuntungan bagi perusahaan tersebut (Goni, 2012, p. 209). Kebutuhan untuk mengintegrasikan proses bisnis saat ini juga mengakibatkan perusahaan perlu menstandarisasi proses fungsional. Dengan adanya standarisasi tersebut, sistem ERP dibuat untuk memastikan arus komunikasi berlangsung dengan baik pada setiap bagian fungsional perusahaan. Sehingga, biaya yang terjadi pada setiap unit transaksi dapat ditekan. Keuntungan tersebut hanya dapat diperoleh jika perusahaan memperhatikan critical success factor pada saat mengimplementasi sistem (Bharathi & Parikh, 2012, p. 39). Sistem ERP merupakan aplikasi teknologi tingkat lanjut yang memerlukan pemahaman mendasar dalam mendukung aktivitas bisnis. Sehingga, perusahaan memerlukan teknik dan perangkat pendukung sebelum mengadopsi sistem ini. Tanpa adanya perangkat pendukung ini, perusahaan kecil dan menengah akan kesulitan mengadopsi sistem ERP. Akibatnya, biaya yang dikeluarkan menjadi lebih besar dan tidak efisien (Goni, 2012, p. 210). Untuk menerapkan sistem ERP, perusahaan dapat memilih untuk mengimplementasikan sistem yang diberikan oleh vendor atau mengembangkan sendiri sistem ERP. Saat ini, ada beberapa vendor ERP besar yang ada di dunia. Salah satunya adalah SAP AG. yang berasal dari Jerman. Untuk perusahaan skala kecil dan menengah, SAP menyediakan software SAP Business One dalam mendukung proses bisnis perusahaan. Untuk mengadopsi software tersebut, perusahaan perlu mengetahui partner terpercaya dalam mengimplementasikan SAP. Salah satu partner SAP yang berada di Jakarta adalah PT.Anugrah Visi Inti Teknologi (Visi Intech) yang telah berhasil melakukan implementasi SAP sesuai dengan metodologi yang diberikan oleh SAP. Dalam project ini, perusahaan akan bekerja sama dengan ivend Retail Management Solution. Project ini merupakan kombinasi antara solusi bisnis menggunakan SAP Business One dengan ivend. Perusahaan akan menerapkan kedua sistem secara bersamaan, dimana SAP akan digunakan dalam mendukung proses bisnis utama perusahaan. Sedangkan ivend akan digunakan sebagai sistem POS (point of sales) dan mengatur inventori perusahaan. Pada project ini, client yang akan menerapkan sistem tersebut adalah PT. XYZ yang merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dibidang ritel grosir berupa gadget, aksesoris, dan pulsa. PT. XYZ sudah tergolong perusahaan yang cukup besar

3 3 dan memiliki beberapa cabang. PT. XYZ pada awalnya menggunakan aplikasi in house yaitu software IPZ, Mangga Manis dan APX. Akan tetapi, setelah berjalan cukup lama aplikasi ini sudah tidak dapat menunjang integrasi proses yang dilakukan oleh PT. XYZ sehingga membuat perusahaan ingin beralih menggunakan SAP Business One. Di samping itu, perusahaan juga perlu meningkatkan keamanan sistem agar tidak terjadi penyimpangan yang dilakukan oleh karyawan dan meningkatkan bentuk pelaporan menjadi lebih handal. 1.2 Ruang Lingkup Pada project PT. XYZ akan membahas mengenai implementasi SAP Business One dengan studi kasus yang berfokus pada proses pembelian dengan menggunakan metode adopsi dalam implementasi SAP pada PT. XYZ. Materi yang akan dibahas pada project ini akan dibatasi oleh hal hal berikut ini: 1. Penggunaan metodologi implementasi accelerated SAP (ASAP) Metode yang digunakan dalam implementasi ERP oleh tim adalah menggunakan metodologi adopsi yang dikembangkan oleh perusahaan PT. Anugrah Visi Inti Teknologi. Metode ini dikembangkan berdasarkan pada metode ASAP (Accelerated SAP). Pembahasan yang akan dijelaskan tidak mencakup fase kelima karena dilakukan penuh oleh consultant yang merupakan tanggung jawab kepada vendor. 2. Proses Pembelian PT. XYZ Pada project ini akan membahas mengenai implementasi SAP Business One yang berfokus pada proses pembelian barang (purchasing). Proses purchasing yang akan dibahas ini akan memiliki kaitannya dengan beberapa proses lain yaitu proses yang terjadi pada purchasing, inventory, dan financial: a. Purchasing, berupa: 1. Proses pembelian produk baru 2. Proses pembelian handphone second 3. Proses penerimaan barang 4. Proses retur barang yang tidak sesuai pesanan 5. Proses pengembalian barang ke supplier (dari customer) 6. Proses refund ke supplier 7. Proses pembelian fixed asset

4 4 b. Inventory, berupa: 1. Proses penerimaan barang sample 2. Proses update harga HP c. Banking, berupa: 1. Proses outgoing payment 2. ProsIes cash advance 3. Proses pembayaran atas biaya 4. Proses revisi invoice 1.3 Tujuan Tujuan implementasi SAP Business One (SAP B1) bagi PT. XYZ adalah sebagai berikut: a. Membuat sistem yang terintegrasi antara front end dan back end. b. Menyelesaikan permasalahan yang terjadi pada sistem lama perusahaan dengan memberikan solusi yang baru. c. Memanfaatkan fitur yang ada ada dalam SAP Business One dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses bisnis. 1.4 Manfaat Manfaat yang akan diperoleh dalam mengimplementasi SAP B1 adalah sebagai berikut: a. Mengurangi waktu pemrosesan data dan informasi perusahaan, karena sudah dibantu dengan fitur dari ERP yang mengotomatisasi pada setiap fungsi bisnis. Sistem ini juga mendukung integrasi data yang ada di dalam perusahaan. Integrasi tersebut terjadi karena menggunakan single entry, dimana user cukup melakukan satu kali input, dan sistem akan mengupdate semua data yang terkait dengan transaksi tersebut. b. Meningkatkan keefektifan dan keakuratan pelaporan keuangan, karena memiliki database terpusat yang dapat menyimpan transaksi yang sudah dilakukan, dan juga database yang terorganisir dengan baik.

5 5 1.5 Metodologi Metodologi yang akan digunakan dalam implementasi project yang akan dibahas adalah Accelerated SAP (ASAP) dan akan diterapkan pada PT. XYZ. Dimana menurut (SAP AG, 2014), fase-fase dari metodologi ASAP adalah sebagai berikut: 1. Project preparation Pada fase ini akan dilakukan perencanaan awal dan dasar-dasar mengenai project yang akan dilakukan untuk menghasilkan project yang sukses. Pada fase ini, tahapan yang akan dilakukan adalah: a. Menetapkan sasaran dan tujuan project b. Menetapkan lingkup dari implementasi project c. Menetapkan jadwal project, perencanaan budget, dan urutan implementasi d. Menyusun tim yang terdiri dari orang-orang yang akan terlibat dalam project. 2. Business blueprint Fase ini merupakan tahapan dimana tim project mendapatkan gambaran secara garis besar tentang bagaimana proses bisnis dari perusahaan. Dan juga tim akan memahami bagaimana nantinya SAP yang akan diimplementasikan berjalan dalam menyokong kegiatan bisnis yang terjadi di dalam perusahaan. 3. Realization Pada fase ini akan dilakukan konfigurasi kebutuhan yang dibutuhkan pada business blueprint. Selain itu juga akan dilakukan pemeriksaan terhadap kesesuaian permintaan dari client. 4. Final preparation Pada fase ini akan dilakukan penyempurnaan persiapan, termasuk testing, end user training, system management, dan cut over activities. Setelah semua persiapan di final preparation terpenuhi, barulah akan dilanjutkan pada fase go live and support. 5. Go live and support Pada fase ini akan terjadi perpindahan dari lingkungan sebelum produksi ke live system. Dimana pada bagian ini akan terjadi pengaturan

6 6 production support, pengawasan sistem transaksi, dan pengoptimalan kinerja sistem secara keseluruhan. Objek yang akan dibahas adalah: a. PT. XYZ b. PT. Anugrah Visi Inti Teknologi c. SAP B1 d. Ivend Retail Solution Management Metode pengumpulan data yang akan digunakan berupa: a. Depth interview Wawancara kepada client (PT. XYZ) meliputi manager, staf, dan stakeholder yang nantinya akan menggunakan SAP B1. b. Focus group interview Mengadakan pertemuan dengan client dan melakukan tanya jawab mengenai proses bisnis dan kebutuhan user. c. Observasi Kegiatan dalam pengumpulan data dilakukan dengan cara memperhatikan kegiatan operasional yang terjadi di PT. XYZ. 1.6 Sistematika Penyusunan Sistematika penyusunan terdiri dari: 1. BAB 1 PENDAHULUAN Pada bab ini berisi mengenai latar belakang penyusunan, ruang lingkup pembahasan yang terdiri dari sistem yang akan dibahas, tujuan dan manfaat dari implementasi, metode yang digunakan dalam pengumpulan data dan metode implementasi serta sistematika penyusunan yang digunakan. 2. BAB 2 LANDASAN TEORI Pada bab ini membahas mengenai teori-teori yang digunakan sebagai landasan dalam penyusunan dan kerangka pikir. Teori-teori yang akan dibahas adalah informasi, sistem, sistem informasi, proses bisnis, proses pembelian, proses retur, project management, dan ERP (enterprise resource planning).

7 7 3. BAB 3 PERENCANAAN DAN ANALISA IMPLEMENTASI SAP BUSINESS ONE Pada bab ini membahas mengenai gambaran umum perusahaan consultant dan client, persiapan project, tim project, dokumentasi proses bisnis yang berjalan, dan analisa kebutuhan user. 4. BAB 4 IMPLEMENTASI SISTEM SAP BUSINESS ONE Pada bab ini membahas mengenai pembuatan blueprint (rancangan sistem yang akan diimplementasikan), configuration sistem baru, mengkostumisasi sistem dengan UDT (user defined table), UDF (user definde field), dan UDO (user defined object), master data migration, pengaturan form dan report, pemindahan opening balances, dan user manual. 5. BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN Pada bab ini berisi mengenai simpulan dari implementasi SAP B1 yang telah dilakukan pada PT. XYZ dan saran untuk implementasi selanjutnya.

8 8