BAB 3 GAMBARAN SISTEM PERUSAHAAN

Transkripsi

1 BAB 3 GAMBARAN SISTEM PERUSAHAAN 3.1. Profil Perusahaan Sejarah Umum Perusahaan PT. Sterling Tulus Cemerlang merupakan perusahaan yang bergerak pada bidang IT Consultant dan Solution. PT. Tulus Cemerlang memberikan bantuan kepada Client mereka dalam meningkatkan kualitas dan nilai informasi teknologi. PT. Sterling Tulus Cemerlang berkomitmen untuk memberikan layanan berkualitas terhadap Client mereka dengan cara bekerja sama dalam mengidentifikasi peluang yang ada untuk meningkatkan produktifitas dan efisiensi lewat penerapan informasi teknologi. PT. Sterling Tulus Cemerlang melayani jasa implementasi terhadap perusahaan yang sedang berkembang pesat sampai perusahaan Multinasional. PT. Sterling Tulus Cemerlang bekerja sama dengan SAP Indonesia yang memberikan nilai tambah bagi pihak Customer dan SAP Indonesia lewat pembuatan SAP add-ons terhadap beberapa industri, seperti Retail, Distribution, dan Manufacturing. PT. Sterling Tulus Cemerlang meyakini akan memberikan nilai unik terhadap pihak Customer lewat penerapan SAP Bussiness One sebagai salah satu solusi terbaik untuk pengembangan bisnis perusahaan. Didirikan tahun 1978, PT Royal Standard yang berlokasi di Jakarta Utara dahulu hanya memperkerjakan kurang dari 50 karyawan. Seiring dengan berkembangnya perusahaan yang awalnya hanya perusahaan pengelolaan kertas skala kecil kemudian menjadi perusahaan paper converting besar dengan 1400 karyawan yang memiliki cabang dan pabrik tersebar di wilayah Indonesia. Pengalaman selama lebih dari 30 tahun membuktikan PT Royal Standard merupakan pemain tangguh dibidang industri pengolahan kertas beberapa divisi produk dari PT Royal Standard antara lain Commercial Printing Division, Distribution Divisioin, Hologram Printing, Security Card Printing serta beragam produk stationery lainnya. 21

2 22 PT Royal Standard berkantor pusat di Jalan Kapuk Kamal No 45, Jakarta Utara. Dalam operasionalnya sehari-hari PT Royal Standard didukung oleh ketiga cabangnya yang berlokasi Di Medan, Karawang dan Surabaya. Total Empat lokasi perusahaan tercatat dibawah PT Royal Standard. Hubungan bisnis senantiasa terjalin erat antara PT Royal Standard dengan para pelanggan korporat dengan mempercayakan solusi percetakan kebutuhan kantor kepada PT Royal Standard. Untuk menjaga hubungan bisnis yang saling menguntungkan inilah PT Royal Standard akan terus menjaga kualitas produknya dengan memanfaatkan penggunaan teknologi mutakhir demi kepuasan para pelanggannya. PT Royal Standard sebelumnya telah memiliki sistem percatatan akuntansi dengan menggunakan Zahir. Dikarenakan adanya tuntutan dari pihak Management akan manfaat penggunaan SAP Business One, maka perusahaan memutuskan untuk mengganti Sistem yang lama ke dalam SAP Business One Visi dan Misi Visi Visi dari PT Royal Standard adalah menjadi perusahaan ternama yang terunggul dibidangnya yang mampu memuaskan pelanggan di dalam maupun di luar negri Misi Misi dari PT Royal Standard yaitu: 1. Membentuk sumber daya manusia yang professional, handal dan kompeten di bidangnya 2. Melakukan inovasi teknologi secara berkesinambungan 3. Menghasilkan produk yang bermutu dan berdaya saing 4. Meningkatkan kesejahteraan karyawan Dalam usaha untuk mencapai visi dan misi tersebut, PT Royal Standard menuangkan dalam bentuk kebijakan mutu sebagai berikut:

3 23 1. Mengutamakan kepuasan pelanggan 2. Mengutamakan keamanan data dan produk yang dihasilkan 3. Menghasilkan produk yang berkualitas tinggi sesuai dengan standard yang berlaku baik di dalam negeri maupun di luar negeri 4. Melakukan pengembangan produk yang secara berkesinambungan yang mampu memenuhi kebutuhan pelanggan baik dalam negeri maupun luar negeri

4 Struktur Organisasi Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Royal Standard

5 Project Schedule Berikut ini adalah jadwal proyek implementasi SAP Business One pada PT Royal Standard. Tabel 3.1 Project Schedule o Version / Date : 1.0, 26 Nov 2012 o Project Name : PT. Royal Standard o Project Description : SAP B1 Implementation o Project Length : o Start Date : 03-Des-12 ## End Date 31-Mei-13 ## Number of Weeks 26 5 o Working Days : Monday - Friday 1 o Today's Marker : Yes 1 o Holiday's Marker : Yes 1 *) Blue (today), Red (sat, sun), schedule already consider sheet holiday Level Task PIC Start Date Finish Date 1 PHASE I - Project Preparation 22-Nov-12 Kamis 13-Des-12 Kamis 1.1 Project Organization STEM, RS 22-Nov-12 Kamis 12-Des-12 Rabu 1.2 Project Kick-Off & ERP Overview STEM 13-Dec-12 Kamis 13-Des-12 Kamis 2 PHASE II - Blue Print 3-Jun-13 Senin 19-Jun-13 Rabu 2.1 To-be Discussion STEM, RS 3-Jun-13 Senin 12-Jun-13 Rabu 2.2 Data Migration and Cut Over Strategy STEM, RS 3-Jun-13 Senin 12-Jun-13 Rabu 2.3 To-be Discussion sign off RS 19-Jun-13 Rabu 19-Jun-13 Rabu 6 PHASE III - Realization (SAP B1) 13-Jun-13 Kamis 02-Agu-13 Jumat Master Data Preparation SAP (1st Batch) 6,1 RS 13-Jun-13 Kamis 27-Jun-13 Kamis SAP : COA, vendor, customer, item, bank, BOM 6,2 Configuration STEM 13-Jun-13 Kamis 17-Jun-13 Senin 6,3 Development/Adjustment (report, interface) STEM 13-Jun-13 Kamis 19-Jul-13 Jumat 6,4 Develop Testing Scenario RS 13-Jun-13 Kamis 19-Jul-13 Jumat 6,5 Testing STEM 17-Jun-13 Senin 19-Jul-13 Jumat 6,6 Master Data Preparation SAP (2st Batch) RS 15-Jul-13 Senin 19-Jul-13 Jumat 6,7 Unit Test & Training STEM, RS 22-Jul-13 Senin 26-Jul-13 Jumat 6,8 Integration Test 1 RS, STEM 29-Jul-13 Senin 02-Agu-13 Jumat 7 PHASE IV - Final Preparation (SAP B1) 19-Jul-13 Jumat 25-Sep-13 Rabu 7.1 Develop User Manual RS, STEM 19-Jul-13 Jumat 12-Agu-13 Senin 7.3 End User Training / Integration Test 2 RS 15-Aug-13 Kamis 06-Sep-13 Jumat 7.4 SAP B1 Production Server Readiness RS 19-Aug-13 Senin 23-Agu-13 Jumat 7.5 Handover Final Master Data (Batch 4) RS 9-Sep-13 Senin 13-Sep-13 Jumat 7.6 Final Upload Master Data STEM 16-Sep-13 Senin 18-Sep-13 Rabu 7.7 Check Uploaded Master Data RS 16-Sep-13 Senin 25-Sep-13 Rabu 8 PHASE V - GO Live and Support (SAP B1) 25-Sep-13 Rabu 15-Okt-13 Selasa 8.1 Handover Warehouse Inventory Balance RS 25-Sep-13 Rabu 26-Sep-13 Kamis 8.2 Balance Upload Warehouse STEM 27-Sep-13 Jumat 28-Sep-13 Sabtu 8.3 Check Uploaded Balance RS 28-Sep-13 Sabtu 29-Sep-13 Minggu 8.4 GO LIVE SAP RS 1-Oct-13 Selasa 01-Okt-13 Selasa 8.5 Handover Balance AP, AR, Fixed Assets RS 8-Oct-13 Selasa 08-Okt-13 Selasa 8.6 Upload Balance AP, AR, Fixed Assets STEM 9-Oct-13 Rabu 9-Oct-13 Rabu 8.7 Handover Balance GL & Entry to SAP RS 15-Oct-13 Selasa 15-Okt-13 Selasa

6 Proses Bisnis Berjalan Proses Bisnis Purchasing Proses Bisnis Purchase Order Proses bisnis terdahulu untuk bagian Purchasing ditangani oleh sistem pencatatan akuntansi Zahir. Berikut adalah poin-poin penting dari proses bisnis berjalan yang akan diadaptasikan ke dalam sistem SAP Business One. Adanya toleransi untuk Receiving Purchase Order kurang lebih 10 %, jika receiving PO melebihi 10% maka akan dibuatkan PO tambahan Jika barang yang dikirimkan vendor kurang dari PO maka vendor akan membuatkan Credit Notes Pembelian barang sparepart akan dimasukkan sebagai stok tetapi tidak dibuatkan bon pemakaian barang Purchasing quotation intercompany disetujui oleh PCH-MGR atau FA-MGR Aproval Quotation di Jakarta: Purchasing Quotation ke vendor selain intercompany dibagi atas 2 kategori. Untuk PQ dengan nilai kurang dari sama dengan 5 Juta rupiah cukup disetujui oleh PCH-MGR. Untuk PQ dengan nilai lebih dari 5 Juta disetujui oleh PCH-MGR kemudian disetujui oleh Direksi. Approval Quotation di cabang: Purchase quotation ke vendor intercompany disetujui oleh PCH-MGR atau FA-MGR Purchase quotation ke vendor selain intercompany dibagi menjadi tiga kategori. Kategori pertama untuk nilai kurang dari sama dengan 1 juta disetujui oleh Branch Manager. Untuk nilai Antara 1 juta sampai 5 juta disetujui oleh Branch Manager dan Purchasing Manager. Kategori ketiga yaitu untuk nilai diatas 5 juta

7 27 disetujui oleh Branch Manager, PCH Manager dan Direksi Purchase order yang dibuat harus berdasarkan Purchase Quotation Biaya-biaya tambahan langsung dianggap sebagai expense Landed cost dianggap sebagai expense Pembelian barang sparepart langsung dianggap sebagai expense, maka dibuat sebagai PO Service Proses Bisnis Goods Receipt dari Vendor Proses bisnis terdahulu untuk bagian goods receipt ditangani oleh sistem pencatatan akuntansi Zahir. Berikut adalah poin-poin penting dari proses bisnis berjalan yang akan diadaptasikan ke dalam sistem SAP Business One. Bahan baku tidak menggunakan batch Untuk penerimaan dengan jumlah melebihi PO diperbolehkan asalkan dalam toleransi 10% dari nilai PO. Lebih dari itu harus dibuat PO susulan Jika PO sudah tidak lagi dilakukan penerimaan barang, bagian gudang harus menginformasikan bagian purchasing bahwa barang tidak akan dikirim lagi. Bagian purchasing kemudian melakukan close manual PO yang statusnya masih pending Goods Receipt harus berdasarkan Purchase Order Proses Bisnis Goods Return to Vendor Proses bisnis terdahulu untuk bagian Purchasing ditangani oleh sistem pencatatan akuntansi Zahir. Berikut adalah poin-poin penting dari proses bisnis berjalan yang akan diadaptasikan ke dalam sistem SAP Business One. Apabila barang fisik ditukar dengan barang yang baru maka akan dibuatkan Goods Return

8 28 Apabila barang fisik tidak ditukar, maka bagian purchasing akan melakukan negosiasi dengan vendor untuk mengurangi tagihan dengan melakukan AP Credit Memo Proses Bisnis A/P Invoice Proses bisnis terdahulu untuk bagian Purchasing ditangani oleh sistem pencatatan akuntansi Zahir. Berikut adalah poin-poin penting dari proses bisnis berjalan yang akan diadaptasikan ke dalam sistem SAP Business One. Pada proses sebelumnya bisa terdapat invoice tanpa adanya Good Receipt Sebelum Incoming Payment di setujui harus disertasi dengan goods receipt dan kartu hutang outstanding untuk menandakan AP sudah masuk ke sistem Down Payment yang sudah dibayar bisa direfund jika supplier tidak mampu memenuhi pembelian Untuk pembelian dengan mata uang USD bisa dibayar dengan Rupiah. Pembelian yang langsung dijadikan beban tidak dibuatkan AP Invoice melainkan langsung dijurnal pada Kas/Bank Untuk Invoice AP Service, tidak perlu berdasarkan Goods Receipt Untuk pembelian barang import harus menggunakan Down Payment Jika ternyata terdapat refund dari Vendor (DP telah dilakukan Outgoing payment) akan dibuatkan jurnal manual dikarenakan bank yang di-refund bisa berbeda dari bank pembayaran kemudian JE Manual akan direkonsiliasikan dengan outgoing payment. Untuk AP Service ke expedisi dilakukan dengan kondisi berikut ini:

9 29 o 1 Goods Receipt hanya terdapat 1 tagihan ekspedisi o 1 tagihan ekspedisi bisa terdiri dari beberapa Good Receipt o GR harus di-update dengan nomor Bill of Ladding o Nomor Invoice forwarder diisi sebagai keterangan di Vendor Ref Number Proses Bisnis Outgoing Payment Proses bisnis terdahulu untuk bagian Purchasing ditangani oleh sistem pencatatan akuntansi Zahir. Berikut adalah poin-poin penting dari proses bisnis berjalan yang akan diadaptasikan ke dalam sistem SAP Business One. Letter of Credit belum menyatakan hutang Saat LC Terbit tidak dilakukan penginputan ke sistem Untuk pembayaran dengan LC mulai dicatat saat: o LC Jatuh tempo, sedangkan Term sudah ditentukan di level PO o Internal perusahaan yang menentukan apakah mau hutang ke bank atau langsung melakukan pembayaran ke vendor Proses Bisnis Create Purchase Price Proses bisnis terdahulu untuk bagian Create Purchasing Price ditangani oleh sistem pencatatan akuntansi Zahir. Pada proses bisnis sebelumnya Price List tidak dimaintain.

10 Proses Bisnis Sales Proses Bisnis Sales Quotation dan Sales Order Proses bisnis terdahulu untuk bagian Sales Quotation dan Sales Order ditangani oleh sistem pencatatan akuntansi Zahir. Adapun kesepakatan pembayaran sales export terbagi menjadi 3 bagian diantaranya LC (Letter of Credit), DP (Down Payment), Term (Termin). Berikut ini merupakan point point penting pada proses bisnis berjalan yang akan diimplementasikan dalam SAP Bussines One : Proses penjualan export yang terjadi pada PT. Royal Standard dimulai pada saat staff sales export membuat quotation berdasarkan permintaan dari customer. Jika sudah mencapai kesepakatan, sales staff akan membuat order confirmation sebagai pro forma invoice Jika pembayaran yang akan dilakukan berupa DP, customer harus terlebih dahulu melakukan pelunasan DP yang besarnya ditentukan sesuai dengan kesepakatan sebelum barang dikirim. JIka pembayaran yang akan dilakukan dengan cara Letter of Credit (LC) maka akan mengacu pada kesepakatan yang tertera pada LC. Untuk melakukan pengiriman, nomor LC sudah harus terbentuk. Jika pembayaran yang dilakukan dengan cara termin, pembayaran dilakukan belakangan sesuatu dengan kesepakatan yang diberikan. customer export dapat membuat lebih dari satu sales order. Sales export saat ini semuanya beralokasi di Jakarta Jatuh tempo pembayaran termin, dihitung sejak kapal diberangkatkan.

11 31 Pengiriman dapat dilakukan secara partial atau bisa merupakan gabungan dari beberapa sales order yang ada Proses Bisnis Delivery Order Proses bisnis terdahulu untuk bagian delivery order ditangani oleh sistem pencatatan akuntansi Zahir. Berikut adalah poin-poin penting dari proses bisnis berjalan yang akan diimplementasikan ke dalam sistem SAP Business One : Delivery Order dibuat oleh bagian sales karena sales yang akan menentukan distribusi barang ke customer. Pada sistem yang sebelumnya quantity yang dikirimkan dapat tidak sesuai dengan sales order yang ada. Good issue barang dibuatkan berdasarkan delivery order yang dibuat oleh sales Terdapat Delivery Order partial terutama untuk dokumen sales order Proses Bisnis Sales Return Proses bisnis yang berjalan sebelumnya untuk dapat melakukan retur barang dimulai pada saat bagian sales membuat form claim dengan mendata item yang akan diretur sesuai dengan pengajuan yang dilakukan oleh customer. Selanjutnya form tersebut akan diberikan ke bagian gudang sehingga dapat diganti dengan barang yang sama Proses Bisnis A/R Invoice Proses bisnis Invoice AR dibuat oleh sales dan setiap invoice dibuat berdasarkan delivery order sehingga tidak ada invoice tanpa delivery order. Terdapat AR service yang digunakan untuk jasa penggantian desain produksi Proses Bisnis Incoming Payment Proses bisnis terdahulu untuk incoming payment dengan proses bisnis sebelum menggunakan SAP Business One seringkali terjadi kekurangan pembayaran terutama pada

12 32 bagian export dikarenakan adanya tambahan biaya seperti bank charges. Apabila yang melakukan pembayaran merupakan customer lokal adapun aturan yang diberlakukan untuk BUMN yaitu : PPn dibayarkan langsung kepada negara oleh pihak customer customer hanya akan membayar invoice non PPn dan dipotong lagi berdasarkan PPh pasal 23 sebesar 1.5 % Proses Bisnis Financial Proses Bisnis G/L Account G/L Account code menggunakan struktur 6 digit angka Contohnya: Harta Kas dan Bank Kas Kas Kecil Kas besar Bank Bank Permata IDR Bank Permata USD: Proses Bisnis penambahan Vendor Group & Vendor Vendor group yang ada terbagi menjadi local dan import. Struktur penomoran kode vendor sebanyak 8 digit dimulai dengan huruf S dan diikuti dengan angka sebanyak 7 digit contohnya S Proses Bisnis penambahan customer Group & customer Struktur penomoran kode customer sebanyak 8 digit dimulai dengan huruf C dan diikuti dengan angka sebanyak 7 digit contohnya C

13 Proses Bisnis Production Proses Bisnis Bill of Material Proses bisnis berjalan yang digunakan oleh PT. Royal Standard pada bidang produksi belom bisa dilakukan secara tersistematis dan masih dilakukan secara manual dikarenakan sistem lama milik PT. Royal Standard yaitu Zahir belum mampu menunjang proses produksi yang dipakai oleh PT. Royal Standard. Pada proses bisnis berjalan PT. Royal Standard, pembuatan BOM (Bill of Material) masih didaftarkan secara manual. Staff Produksi mereka akan mendaftarkan barang yang ingin diproduksi secara manual, beserta bahan bahan yang akan dipakai untuk memproduksi barang tersebut ke sebuah dokumen BOM (Bill of Material). Setelah didaftarkan Staff Produksi akan membuatkan SPK (Surat Perintah Kerja) berisikan perintah produksi yang nantinya akan diberikan ke bagian gudang untuk mengeluarkan bahan bahan yang akan dipakai untuk memproduksi barang sesuai dengan yang tertera di dalam SPK Proses Bisnis Production Proses bisnis berjalan yang digunakan oleh PT. Royal Standard pada bidang produksi belom bisa dilakukan secara tersistematis dan masih dilakukan secara manual dikarenakan sistem lama milik PT. Royal Standard yaitu Zahir belum mampu menunjang proses produksi yang dipakai oleh PT. Royal Standard. Seluruh proses produksi sampai saat ini masih diterapkan lewat cara manual mulai dari pembuatan BOM (Bill of Material) sampai pada pembuatan SPK (Surat Perintah Kerja) yang dilakukan oleh Staff Produksi Proses Bisnis Create & Update Item Proses bisnis berjalan yang digunakan oleh PT. Royal Standard pada bagian pendaftaran item dan pengeditan item masih terbatas. Pada proses bisnis berjalan pengecekan item

14 34 berupa barang jadi masih harus dilakukan secara manual. Sehingga pada saat ingin melihat data suatu bahanitem barang jadi, pihak bersangkutan masih harus mencari dokumen dan mencari secara manual. Tentu saja dengan mencari dokumen yang bersangkutan memerlukan waktu yang lama mengingat jumlah item yang begitu besar. Kemudian untuk melakukan pengeditan terhadap data barang yang diinginkan juga dilakukan hal yang sama. Disaat ingin mengubah data item bersangkutan, pihak bersangkutan harus mengecek dan mencari data barang yang ingin terlebih dahulu baru kemudian mengubah data tersebut. Baik proses pembuatan ataupun pengubahan data item pada proses bisnis berjalan masih memerlukan waktu dan kurang efektif Proses Bisnis Inventory Proses Bisnis Goods Issue Adjustment Proses bisnis berjalan yang digunakan oleh PT. Royal Standard pada bagian Inventory masih memakan waktu yang cukup lama. Hal ini dikarenakan proses permintaan barang yang berhubungan dengan inventory baik inventory transfer, good issue, atau good receipt harus menunggu proses pengiriman dokumen terlebih dahulu dari satu gudang ke gudang lainnya sebelum dapat diproses kedepannya Proses Bisnis Goods Receipt Adjustment Proses bisnis berjalan yang digunakan oleh PT. Royal Standard pada bagian Inventory masih memakan waktu yang cukup lama. Hal ini dikarenakan proses permintaan barang yang berhubungan dengan inventory baik inventory transfer, good issue, atau good receipt harus menunggu proses pengiriman dokumen terlebih dahulu dari satu gudang ke gudang lainnya sebelum dapat diproses kedepannya.

15 Proses Bisnis Inventory Transfer Proses bisnis berjalan yang digunakan oleh PT. Royal Standard pada bagian Inventory masih memakan waktu yang cukup lama. Hal ini dikarenakan proses permintaan barang yang berhubungan dengan inventory baik inventory transfer, good issue, atau good receipt harus menunggu proses pengiriman dokumen terlebih dahulu dari satu gudang ke gudang lainnya sebelum dapat diproses kedepannya.

16 Proses Bisnis (To-be) SAP Business One Proses Bisnis (To-be) merupakan proses bisnis yang akan diterapkan oleh PT Royal Standard dengan mengimplementasikan SAP Business One. Proses bisnis yang dijelaskan dibawah ini meliputi Purchasing, Sales, Financial, Production dan Iventory. Agar mempermudah proses pembacaan diagram, maka akan kami tampilkan notasi / legenda agar memahami setiap notasi ada. START Start Process - Menandakan bermulainya suatu proses Flow Line - Arah aliran program On Page Connector - Penghubung bagian flowchart yang berada pada satu halaman Off Page Connector - penghubung bagian flowchart yang berada pada halaman berbeda Predefined Process - Permulaan sub program/proses menjalankan subprogram PCH STF 1 Isi Form Pendaftaran Vendor - Process - Proses perhitungan/pengolahan data Form Pendaftaran Vendor System Output - Dokumen yang dihasilkan oleh manual maupun sistem terkomputerisasi Setuju? Decision - Alternatif keputusan (if) SAP Icon - Tanda ini mengartikan bahwa sistem menggunakan SAP Business One STOP End Process - Menandakan berakhirnya suatu proses

17 Proses Bisnis Purchasing Proses Bisnis Purchase Order Gambar 3.2 Proses Bisnis Purchase Order Sumber : PT. Sterling Tulus Cemerlang Pada gambar 3.2 menjelaskan tentang proses bisnis tentang Purchase Order Pengguna sistem melakukan entry permintaan pembelian (Purchase Requisition) menggunakan interface SAP Business One. Kemudian dari hasil entry akan dihasilkan formulir Permintaan Supplies & Service untuk

18 38 kemudian disetujui oleh Manager. Apabila approval tidak disetujui maka proses pembelian tidak bisa dilanjutkan. Apabila disetujui maka akan dilanjukan oleh Staff Purchasing, Untuk pembelian dengan Petty Cash akan melalui Journal Voucher, sedangkan untuk pembelian dengan vendor maka akan untuk dibuatkan Purchase Quotation. Staff Purchasing memilih daftar vendor untuk dilakukan pembelian. Apabila vendor belum terdaftar maka akan terlebih dahulu dilakukan pendaftaran Vendor. Jika pembelian dilakukan oleh cabang maka akan dijelaskan pada gambar 3.3. Bila Vendor merupakan vendor intercompany maka akan diminta persetuuan dari Purchasing Manager/ FA Manager. Bila nilai transaksi diatas 5 juta maka akan diminta persetujuan Purchasing Manager. Apabila kemudian disetujui lakukan dilakukan Percetakan form Purchase Order. Dokumen Purchase Order tersebut selanjutkan akan diserahkan ke Vendor. Bila dalam Purchase Order tersebut terdapat Down Payment maka bagian Finance Staff akan melakukan Create AP Down Payment dan melakukan Outgoing Down Payment. Setelah itu kemudian akan dilanjutkan proses bisnis Goods Receive dari Vendor yang akan dijelaskan pada gambar 3.4

19 39 Gambar 3.3 Sub Proses bisnis Purchase Order Sumber : PT. Sterling Tulus Cemerlang Pada gambar 3.3 menjelaskan tentang sub proses bisnis dari Purchase Order untuk pembelian yang dilakukan oleh Cabang dimana apabila Pembelian merupakan Vendor Intercompany maka akan dilanjutkan dengan proses Approval. Untuk pembelian yang dilakukan diatas 1 juta maka akan membutuhkan persetujuan dari Branch Manager. Apabila pembelian dilakukan diatas 5 juta maka akan membutuhkan

20 40 persetujuan dari Branch Manager, Purchasing Manager dan Direktur. Bila tidak mendapat persetujuan dari ketiganya maka proses pembelian tidak dapat dilakukan. Setelah disetujui Maka barulah proses pembelian dapat dilanjutkan Proses Bisnis Goods Receipt dari Vendor Gambar 3.4 Proses Bisnis Goods Receipt Sumber : PT. Sterling Tulus Cemerlang Pada gambar 3.4 menjelaskan tentang proses bisnis penerimaan barang dari Vendor dimana terlebih dahulu akan dilakukan cek fisik barang dan jumlahnya apakah sesuai dengan surat jalan dari Supplier dan Purchase Order yang dibuat. Apabila tidak sesuai maka akan ditolak. Apabila sesuai maka bagian gudang, Warehouse Staff akan melakukan

21 41 melakukan penerimaan barang ke Gudang dan akan dilanjutkan dengan proses Invoice A/P Proses Bisnis Goods Return to Vendor Gambar 3.5 Proses Bisnis Goods Return Sumber : PT. Sterling Tulus Cemerlang Pada gambar 3.5 menjelaskan tentang proses bisnis untuk pengembalian barang ke vendor. Bagian Quality Control melakukan penentuan apakah barang tersebut rusak kemudian mengisi Form ketidaksesuaian bahan. Kemudian bagian Warehouse Staff memberikan informasi ke bagian Purchasing. Bagian Purchasing Staff kemudian menginformasikan kepada vendor untuk kemudian memproses pengembalian vendor. Bagian Warehouse Staff membuat dokumen Goods Return dan mengembalikan barang tersebut ke supplier. Kemudian apabila barang yang rusak tersebut

22 42 tidak ingin dikirim kembali maka bagian Finance Staff melakukan Create AP Credit Memo Proses Bisnis A/P Invoice Gambar 3.6 Proses Bisnis AP Invoice Sumber : PT. Sterling Tulus Cemerlang Pada gambar 3.6 menjelaskan tentang proses penagihan yang dilakukan oleh vendor. Proses entry Invoice AP dimulai setelah mendapat invoice dari vendor yang kemudian dicetak Invoice AP dan akan dilakukan Outgoing Payment.

23 Proses Bisnis Outgoing Payment Gambar 3.7 Proses Bisnis Outgoing Payment Sumber : PT. Sterling Tulus Cemerlang Pada gambar 3.7 menjelaskan tentang proses pembayaran ke vendor, dimana dimulai dari melakukan entry outgoing payment ke dalam sistem. Finance Staff kemudian menyiapkan Cek dan Giro untuk kemudian diminta persetujuan dari Finance Manager. Apabila telah disetujui oleh Direktur maka Finance Staff akan melakukan Posting Outgoing Payment yang kemudian mencetak Form Bukti Pengeluaran Bank.

24 Proses Bisnis Create Purchase Price Gambar 3.8 Proses Bisnis Create Purchase Price Sumber : PT. Sterling Tulus Cemerlang Pada gambar 3.8 menjelaskan tentang proses pembuatan harga beli dimulai dari melakukan staff purchasing melakukan pengisian form harga beli kemudian akan dilakukan persetujuan oleh Purchasing manager dan direktur. Apabila kemudian harga disetujui maka Purchasing Staff akan melakukan entry ke dalam sistem. Purchasing manager akan memeriksa hasil entry.

25 Proses Bisnis Sales Proses Bisnis Sales Quotation dan Sales Order Gambar 3.9 Proses Bisnis Sales Quotation dan Sales Order Sumber : PT. Sterling Tulus Cemerlang Pada gambar 3.9 menjelaskan tentang penjualan yang terjadi pada PT. Royal Standard. Proses penjualan terbagi menjadi 2 bagian penjualan lokal atau export. Penjualan lokal

26 46 dimulai saat terdapat permintaan pembelian yang dilakukan oleh customer lokal. Selanjutnya, sales staff akan membuat sales order berdasarkan permintaan customer sehingga nantinya akan terbentuk dokumen sales order pada SAP Business One. Nantinya dokumen sales order ini akan digunakan untuk melakukan pengiriman barang yang akan dijelaskan di gambar Untuk penjualan export dimulai pada saat permintaan pembelian yang dilakukan oleh customer non lokal. Nantinya, sales staff bagian export akan melakukan negosiasi harga dan sistem pembayaran yang akan dilakukan. Setelah negosiasi mencapai kesepakatan, bagian sales staff export akan membuat sales quotation dalam sistem SAP business one sebagai bentuk konfirmasi pemesanaan sekaligus pro forma invoice. Apabila customer melakukan pembayaran dengan cara DP akan dijelaskan pada gambar Jika pembayaran yang dilakukan oleh customer menggunakan metode term maka akan dijelaskan pada gambar Sedangkan customer yang melakukan pembayaran dengan cara LC akan dijelaskan pada gambar 3.12

27 47 1 FA-STF 1 Create AR Down Payment Invoice Incoming Payment SLS-STF EXP 2 Create SO Draft FA-MGR 3 Approval N DP sudah lunas? Y SLS-STF EXP 4 Generate SO FA-STF 5 Create AR DP Invoice (2) Incoming Payment STOP Delivery Order Production Order Gambar 3.10 Proses Bisnis Sales Order dengan Down Payment Sumber : PT. Sterling Tulus Cemerlang Pada gambar 3.10 menjelaskan kegiatan Sales Apabila customer non lokal memilih metode pembayaran DP maka bagian finance accounting staff akan membuat AR/DP Invoice yang akan dilanjutkan dengan melakukan incoming payment atas penerimaan DP pembayaran oleh customer. Selanjutnya, sales staff export akan mengecek terlebih dahulu pembayaran yang dilakukan oleh customer apabila pembayaran telah

28 48 diterima oleh bagian accounting maka sales export staff akan membuat sales order. Namun, apabila data penerimaan pembayaran belum diterima maka bagian sales export staff akan membuat sales order yang berbentuk draft karena harus dilakukan approval terlebih dahulu oleh bagian finance manager. Selanjutnya, finance accounting staff akan membuat AR/DP invoice atas pelunasan sisa pembayaran yang dilakukan oleh customer dan melakukan incoming payment. Apabila, barang yang dipesan merupakan barang hasil produksi PT. Royal Standard maka data incoming payment akan dilanjutkan pada tahapan production order yang akan dijelaskan pada gambar Sedangkan bila barang tidak perlu melalui tahap produksi barang akan langsung dikirim kepada customer yang akan dijelaskan pada gambar 3.11 Gambar 3.11 Proses Bisnis Sales dengan Pembayaran Termin Sumber : PT. Sterling Tulus Cemerlang

29 49 Pada gambar 3.11 menjelaskan tentang proses bisnis sales Apabila customer non lokal memilih metode pembayaran Termin maka bagian sales staff export akan mengecek terlebih dahulu apakah customer yang melakukan pembelian telah melunasi invoice sebelumnya atau belum. Jika sudah maka sales staff export akan membuat dokumen sales order. Namun, jika belum sales staff export akan membuat sales order yang berbentuk draft terlebih dahulu karena harus dilakukan approval sebelumnya oleh bagian finance accounting manager. Jika sales order draft telah di approve maka sales staff export akan membuat sales order. Berdasarkan dokumen sales order tersebut akan dilakukan proses pembuatan barang yang akan dijelaskan pada gambar x.x dan pengiriman barang yang akan dijelaskan pada gambar 3.13 Gambar 3.12 Proses Bisnis Sales dengan cara LC Sumber : PT. Sterling Tulus Cemerlang

30 50 Pada gambar 3.12 menjelaskan tentang proses bisnis apabila customer non lokal memilih pembayaran dengan metode LC maka sales staff export akan mengecek terlebih dahulu apakah customer yang melakukan pembelian telah memiliki nomor LC sebelumnya. Jika sudah maka sales staff export akan membuat dokumen sales order. Namun, jika belum sales staff export akan membuat sales order yang berbentuk draft terlebih dahulu karena harus dilakukan approval sebelumnya oleh bagian finance accounting manager. Jika sales order draft telah di approve maka sales staff export akan membuat sales order. Berdasarkan dokumen sales order tersebut akan dilakukan proses pembuatan barang yang akan dijelaskan pada gambar x.x dan pengiriman barang yang akan dijelaskan pada gambar Proses Bisnis Delivery Order Gambar 3.13 Proses Bisnis Delivery Order Sumber : PT. Sterling Tulus Cemerlang

31 51 Pada gambar 3.13 menjelaskan tentang proses pengiriman barang dengan pertama kali membuat delivery order draft berdasarkan dokumen sales order yang telah dibuat sebelumnya. Apabila pembayaran tidak perlu DP dan telah melunasi Sales Order sebelumnya maka bagian gudang akan langsung membuat dokumen delivery order dan melakukan print dokumen. Namun bila DP belum lunas serta ada Sales Order yang belum dilunasi maka bagian warehouse staff akan membuat delivery order draft terlebih dahulu dan meminta persetujuan finance accounting manager. Setelah delivery order dibuat, barang dapat dikirimkan kepada customer Proses Bisnis Sales Return Gambar 3.14 Proses Bisnis Sales Return

32 52 Sumber : PT. Sterling Tulus Cemerlang Pada gambar 3.14 menjelaskan tentang menukar/mengembalikan barang kepada sales maka pihak sales akan terlebih dahulu melakukan pengecekan kondisi fisik barang. Bila barang tersebut layak untuk di claim maka sales staff akan membuat form claim barang. Selanjutnya berdasarkan form tersebut sales staff akan meminta persetujuan sales manager dan finance acoounting manager. Nantinya, warehouse staff yang akan membuat dokumen sales return dan melakukan print dokumen sales return tersebut. Berdasarkan dokumen sales return tersebut nantinya bagian finance accounting staff akan mengurangi nilai AR customer tersebut akibat claim yang dilakukan.

33 Proses Bisnis A/R Invoice Gambar 3.15 Proses Bisnis AR Invoice Sumber : PT. Sterling Tulus Cemerlang Pada gambar 3.15 menjelaskan tentang pembuatan invoice AR diperlukan dokumen delivery order dan bukti pendukung lainnya barulah setelah itu sales staff akan membuat Invoice AR di SAP Business One. Dokumen Invoice AR selanjutnya akan di print oleh bagian admin collection dan menghasilkan dokumen invoice AR serta faktur pajak.

34 54 Selanjutnya akan dilakukan proses incoming payment yang dapat dilihat pada gambar Proses Bisnis Incoming Payment Gambar 3.16 Proses Bisnis Incoming Payment Sumber : PT. Sterling Tulus Cemerlang Pada gambar 3.16 menjelaskan proses bisnis dimana finance accounting staff dapat membuat incoming payment berdasarkan dokumen Invoice AR maupun Invoice AR DP. Apabila pembayaran dilakukan dengan menggunakan giro maka akan dilakukan proses giro gantung.

35 Proses Bisnis Financial Proses Bisnis Journal Entry Gambar 3.17 Proses Bisnis Journal Entry Sumber : PT. Sterling Tulus Cemerlang Pada gambar 3.17 menjelaskan proses bisnis Journal Entry dimulai dari saat Finance Accounting staff melakukan pemeriksaan dokumen untuk menentukan base document tersebut perlu di jurnal atau tidak. Jika ya maka finance accounting staff akan mencatat ke dalam sistem untuk yang berkaitan dengan asset. Nantinya hasil dari pencatatan tersebut akan menghasilkan journal entry. Selanjutnya finance accounting supervisor akan melihat dan memeriksa hasil pencatatan yang dilakukan oleh finance accounting staff. Jika data yang dimasukan tidak valid maka finance accounting staff

36 56 harus merubah data tersebut. Jika data yang dimasukan ke dalam sistem telah sesuai maka data tersebut dapat di cetak dan menghasilkan dokumen journal entry Proses Bisnis Jurnal Voucher Gambar 3.18 Proses Bisnis Posting Journal Voucher Sumber : PT. Sterling Tulus Cemerlang Pada gambar 3.18 menjelaskan Posting Journal Voucher dimana Finance staff melakukan pemeriksaan dokumen untuk menentukan base document tersebut perlu dijurnal atau tidak. Jika ya maka finance staff akan mencatat journal voucher ke dalam sistem SAP business one berdasarkan base document tersebut. Selanjutnya finance accounting supervisor akan melihat dan memeriksa hasil pencatatan yang dilakukan oleh finance staff. Jika data yang dimasukan tidak valid maka finance accounting staff harus merubah data tersebut. Jika data yang dimasukan ke dalam

37 57 sistem telah sesuai maka data tersebut dapat di cetak dan menghasilkan dokumen journal entry Proses Bisnis Currency Valuation Gambar 3.19 Proses Bisnis Currency Valuation Sumber : PT. Sterling Tulus Cemerlang Pada gambar 3.19 menjelaskan proses bisnis Currency Valuation dimana dimulai dari Finance staff akan melakukan update currency rate dan mencatatnya dalam sistem SAP Business One dan menghasilkan output berupa currency rate di dalam sistem SAP Business One yang digunakan. Nantinya accounting supervisor akan mengevaluasi selisih kurs hasil pencatatan yang dilakukan oleh finance staff sehingga menghasilkan currency valuation apabila data tersebut valid maka currency valuation tersebut dapat di print dan digunakan dalam aktivitas bisnis perusahaan.

38 Proses Bisnis G/L Account START FA-STF 1 FA-MGR 3 Request Cek Form FA-STF 2 Setuju? N Isi Form Pendaftaran B1 Y Form Pendaftaran GL Account FA-STF Entry ke SAP 4 STOP Y FA-MGR 5 Display hasil entry Data entry valid? B1 FA-STF 6 Edit di System N Gambar 3.20 Proses Bisnis G/L Account Sumber : PT. Sterling Tulus Cemerlang Pada gambar 3.20 menjelaskan Proses Bisnis Pembuatan G/L Account dimulai pada saat terjadi permintaan penambahan G/L account dari bagian finance accounting staff. Nantinya finance accounting staff harus melakukan pengisian form pendaftaran G/L account baru yang telah disediakan. Setelah mengisi form tersebut finance manager akan melakukan pemeriksaan berdasarkan form tersebut untuk menghindari terjadinya duplikasi data/ketidaklengkapan data/ketidaksinkronan dengan proses ataupun sistem. Jika finance manager menyetujuin penambahan G/L account maka

39 59 bagian finance staff akan melakukan pendaftaran G/L account yang baru ke dalalm sistem SAP Business One berdasarkan form yang telah dibuat sebelumnya. Nantinya finance manager akan memeriksa kembali hasil pencatatan G/L account yang baru yang telah dimasukan oleh finance staff ke dalam sistem hal ini dilakukan untuk menghindari kesalahan pengisian Proses Bisnis penambahan Vendor Group & Vendor START PCH-STF 1 Isi Form Pendaftaran Vendor Form Pendaftaran Vendor DIR 2 Approval Setuj? N Y PCH- ST F 3 Entry ke System STOP FA-ST 4 Periksa hasil entry B 1 PCH-ST 5 Edit di System Y N Data entry valid?

40 60 Gambar 3.21 Proses Bisnis Penambahan Vendor Group & Vendor Sumber : PT. Sterling Tulus Cemerlang Pada gambar 3.21 menjelaskan proses dimana Purchasing staff akan mengisi form pendaftaran apabila hendak melakukan penambahan data vendor ke dalam sistem. Selanjutnya direksi akan melakukan approval dan memeriksa kelengkapan data yang tertera dalam form. Apabila direksi menyetujui penambahan data vendor tersebut, maka bagian purchasing staff akan mencatatnya ke dalam sistem sesuai dengan form yang telah disetujui sehingga vendor baru tersebut terdaftar dalam sistem. Selanjutnya, finance staff akan memeriksa data vendor tersebut dan mengisi G/L account yang sesuai dengan vendor tersebut. Jika terjadi ketidak sesuaian data maka purchasing staff harus memperbaiki data sehingga dapat menjadi data yang sesuai.

41 Proses Bisnis penambahan customer Group & customer Gambar 3.22 Proses Bisnis Penambahan customer Group & customer Sumber : PT. Sterling Tulus Cemerlang Pada gambar 3.22 menjelaskan Sales yang hendak menambahkan data customer baru harus melakukan pengisian form yang telah disediakan terlebih dahulu. Selanjutnya Sales

42 62 manager akan melakukan approval dan memeriksa kelengkapan data yang tertera dalam form. Apabila Sales manager menyetujui penambahan data customer tersebut, maka bagian finance manager akan menambahkan informasi G/L account pada form dan mencatat data customer baru tersebut ke dalam sistem sesuai dengan form. Finance staff juga bertugas untuk memeriksa data customer tersebut untuk memastikan data tambahan customer telah sesuai. Jika terjadi ketidak sesuaian data maka finance staff harus memperbaiki data sehingga dapat menjadi data yang sesuai.

43 Proses Bisnis Production Proses Bisnis Bill of Material Gambar 3.23 Proses Bisnis Bill of Material Sumber : PT. Sterling Tulus Cemerlang Pada gambar 3.23 berisikan proses bisnis dimana ketika adanya permintaan untuk memproduksi suatu barang

44 64 baik yang berasal dari Staff R&D (Research and Development), Marketing, ataupun Direksi. Staff R&D akan membuat formula baru yang akan dipakai untuk memproduksi barang tersebut. Setelah formula tersebut disetujui maka Staff R&D akan mendaftarkan BOM ke dalam sistem SAP Business One. Pada saat Staff Produksi ingin membuat SPK maka staff tersebut hanya perlu memasukan data barang yang ingin diproduksi dan secara otomatis sistem akan menampilkan formula yang telah didaftarkan oleh Staff R&D yang nantinya akan dipakai untuk melakukan produksi barang jadi. Kemudian apabila suatu saat Staff R&D ingin merubah formula yang telah ada, maka Staff R&D hanya perlu mengedit data formula yang sudah pernah diregistrasi sebelumnya dan kemudian diregistrasi ulang ke sistem.

45 Proses Bisnis Production Gambar 3.24 Proses Bisnis Production Order Sumber : PT. Sterling Tulus Cemerlang

46 66 Pada gambar 3.24 merupakan proses bisnis yang akan dipakai ketika adanya permintaan untuk memproduksi suatu barang, Staff Produksi akan menginput data produksi atau dikenal dengan SPK (Surat Perintah Kerja) ke dalam sistem SAP Business One. SPK tersebut berisikan data barang yang ingin diproduksi dan bahan bahan untuk memproduksi barang bersangkutan. Setelah itu SPK tersebut akan diberikan ke bagian gudang untuk dibuatkan good issue berdasarkan SPK yang diberikan oleh Staff Produksi. Staff Gudang akan membuat Good Issue yang berisi data bahan bahan untuk memproduksi barang jadi untuk dikeluarkan dari gudang dan dipakai untuk proses produksi. Dokumen Good Issue tersebut nantinya akan disimpan di dalam sistem SAP Business One. Bahan yang telah dikeluarkan dari gudang akan digunakan untuk proses produksi kedepannya. Ketika barang selesai diproduksi maka Staff Produksi akan melakukan serah terima ke bagian gudang. Barang yang telah diterima oleh bagian gudang kemudian akan dibuatkan dokumen Good Receipt sebagai bukti barang telah selesai diproduksi dan telah diterima oleh bagian gudang. Dokumen Good Receipt ini nantinya akan dibuat oleh Staff Gudang dan disimpan ke dalam sistem SAP Business One. Sedangkan untuk pengembalian barang apabila terdapat beberapa barang yang rusak akan dibuatkan dokumen Return oleh bagian Gudang dan disimpan ke dalam sistem SAP Business One. Apabila terdapat kondisi ketika barang yang telah selesai diproduksi ingin dipindahkan ke gudang cabang lainya. Maka Staff Gudang akan membuat Inventory Transfer yang berisikan nama, jumlah barang, dan gudang tujuan pemindahan. Nantinya dokumen tersebut akan dicek oleh Supervisor gudang dan apabila disetujui maka barang akan dipindahkan dan dicatat oleh Sistem SAP Business One. Baik

47 67 Good Receipt, Good Issue, dan Return harus dibuat berdasarkan dokumen SPK bersangkutan yang telah diberikan oleh Staff Produksi Proses Bisnis Create & Update Item Gambar 3.25 Proses Bisnis Create & Update Item Sumber : PT. Sterling Tulus Cemerlang

48 68 Pada gambar 3.25 merupakan proses bisnis yang akan dipakai ketika adanya permintaan pendaftaran dan pengubahan data yang berhubungan dengan item. Ketika ingin melakukan penambahan item baru maka baik PPIC manager atau Sales manager yang memiliki wewenang untuk melakukan permintaan penambahan item akan membuat Form pendaftaran item terlebih dahulu. Kemudian apabila penambahan item berasal dari vendor yang sudah didaftarkan ke dalam sitem maka data item akan langsung dimasukan dan didaftarkan ke dalam SAP Business One. Kemudian Purchasing Staff akan melakukan pengeceka terhadap data yang dimasukan ke dalam sistem SAP Business One. Apabila tedapat kesalahan maka Purcashing manager akan minta Purcashing Staff untk mengubah data item tersebut dan kemudian mendaftarkan barang tersebut ke dalam bill of material apabila barang tersebut merupakan barang jadi. Sehingga ketika ingin mencari data item bersangkutan dapat langsung dilakukan lewat sistem dalam waktu singkat.

49 Proses Bisnis Inventory Proses Bisnis Goods Issue Adjustment Gambar 3.26 Proses Bisnis Good Issue Adjustment Sumber : PT. Sterling Tulus Cemerlang Pada gambar 3.26 merupakan proses bisnis yang akan diterapkan pada bidang inventory. Lewat SAP Business One

50 70 inventory dapat diproses secara cepat dan tersistematisasi mengingat lamanya waktu yang dibutuhkan untuk melakukan inventory transfer pada proses bisnis yang sedang berjalan. Dengan cepatnya proses inventory transfer masa secara otomatis waktu untuk melakukan issue barang ataupun receipt barang juga akan menjadi lebih cepat. Proses Good Issue barang keluar dari gudang terjadi ketika adanya permintaan akan barang dari satu gudang ke gudang lain baik berupa bahan baku ataupun barang jadi. Untuk bahan baku, Staff Quality akan membuat form permohonan akan permintaan bahan baku dari gudang lain yang nantinya akan disetujui oleh Quality Manager. Sedangkan untuk permintaan akan barang jadi, Staff Quality atau Staff Gudang akan membuat form permohonan akan permintaan barang yang akan disetujui oleh pihak Manager Gudang.

51 Proses Bisnis Goods Receipt Adjustment Gambar 3.27 Proses Bisnis Good Receipt Adjustment Sumber : PT. Sterling Tulus Cemerlang Pada gambar 3.27 merupakan proses bisnis yang akan diterapkan oleh PT. Royal Standard setelah mengimplementasikan SAP Business One terutama pada bidang inventory. Lewat SAP Business One inventory dapat diproses secara cepat dan tersistematisasi mengingat lamanya waktu yang dibutuhkan untuk melakukan inventory transfer

52 72 pada proses bisnis yang sedang berjalan. Dengan cepatnya proses inventory transfer masa secara otomatis waktu untuk melakukan issue barang ataupun receipt barang juga akan menjadi lebih cepat.proses Good Receipt untuk menerima barang yang diminta lewat inventory transfer dari satu gudang ke gudang lain. Ketika barang telah sampai ke gudang bersangkutan, Staff Gudang akan mengecek kondisi fisik dari barang yang diminta, apabila kondisi barang baik maka barang akan didaftarkan dan dicatat ke dalam sistem SAP Business One sebagai persediaan barang pada gudang tersebut.

53 Proses Bisnis Inventory Transfer Gambar 3.28 Proses Bisnis Good Receipt Adjustment Sumber : PT. Sterling Tulus Cemerlang Pada gambar 3.28 merupakan proses bisnis yang akan diterapkan oleh PT. Royal Standard setelah mengimplementasikan SAP Business One terutama pada

54 74 bidang inventory. Lewat SAP Business One inventory transfer dapat diproses secara cepat dan tersistematisasi mengingat lamanya waktu yang dibutuhkan untuk melakukan inventory transfer pada proses bisnis yang sedang berjalan. Dengan cepatnya proses inventory transfer masa secara otomatis waktu untuk melakukan issue barang ataupun receipt barang juga akan menjadi lebih cepat. Proses inventory transfer dimulai ketika adanya permintaan untuk memindahkan barang dari satu gudang ke gudang lainnya yang dilakukan oleh Staff Pembelian lewat dokumen inventory transfer request. Dokumen tersebut akan diberikan ke bagian gudang, kemudian Staff Gudang akan membuat dokumen inventory transfer berdasarkan dokumen inventory transfer request. Dokumen inventory transfer request tersebut berisikan data, jumlah barang, beserta gudang yang menjadi tujuan pemindahan barang tersebut. Setelah dokumen tersebut dibuat maka akan langsung dicetak sebagai bukti. Ketika barang diterima pada gudan tujuan, maka Staff Gudang tersebut akan langsung mengecek kondisi barang apakah sudah baik dan sesuai dengan yang diinginkan atau tidak. Apabila kondisi barang baik maka barang akan langsung diregistrasikan ke dalam persediaan gudang. Jika barang yang diterima melebihi jumlah yang dipesan maka Staff Gudang akan langsung membuat dokumen inventory transfer untuk mengirim balik barang yang lebih.

55 Penjelasan Fungsi Aplikasi SAP Business One Sebelum melakukan implementasi, diperlukan pemahaman secara mendalam mengenai setiap User Interface Screen dalam SAP Business One. Dibawah ini akan dijelaskan fungsi yang terdapat dalam aplikasi yang dibagi menjadi empat modul besar. Modul modul yang akan dijelaskan Antara lain Modul A/P Purchasing, Modul A/R Sales, Modul Finance, Modul Production dan Modul Inventory User Interface Modul A/P Purchasing User Interface Submodul Purchase Request Sebelum membuat Purchase Quotation akan terlebih dahulu dibuatkan Purchase Requisition. Untuk melakukan kegiatan Purchase Requisition. dilakukan lewat screen purchase request yang terdapat pada gambar dibawah ini. Gambar 3.29 Tampilan Layar Purchase Request Selainkan tampilan Screen diatas akan dijelaskan pula fungsi masukan (user input field) pada tabel dibawah ini.

56 76 Tabel 3.2 Informasi user field layar Purchase Request HEADER Requester Field ini berisi user yang melakukan permintaan pembelian barang Requester Name Field ini berisi nama user yang melakukan permintaan pembelian barang Branch Field ini berisi cabang yang melakukan permintaan pembelian barang Department Field ini berisi department yang melakukan permintaan pembelian barang Address Field ini berisi address user yang melakukan permintaan pembelian barang No Purchase Request Field ini diisi secara default oleh SAP berdasarkan nomor dokumen sebelumnya Contoh : Status Field ini berisi status dokumen yang bersangkutan Contoh : Open Posting Date Field ini berisi tanggal dimana dokumen tersebut disimpan ke dalam sistem Contoh : 24/10/2013 Valid Until Field ini berisi tanggal dokumen tersebut berlaku Document Date Field ini berisi tanggal dimana dokumen tersebut dibuat Required Date Field ini berisi tanggal dimana barang yang diminta oleh requester diperlukan DETAIL - Content Tab Item/Service type List List ini berisi tipe dokumen yang akan dibuat terbagi menjadi 2 yaitu item/ service

57 77 Tabel 3.2 Informasi user field layar Purchase Request Item No Kolom ini berisi data kode barang Contoh : ABB-BRY-A01 Vendor Kolom ini berisi data vendor berdasarkan item yang hendak diminta Item Description Kolom ini merupakan penjelasan/keterangan dari kode item yang dipilih Contoh : Box Royal 90 Required Date Kolom ini berisi penjelasan dari kode barang Required Qty Kolom ini berisi jumlah barang yang diperlukan Info Price Kolom ini berisi estimasi biaya untuk barang yang bersangkutan Discount Kolom ini berisi estimasi diskon untuk barang yang bersangkutan Total (LC) Kolom ini berisi jumlah harga yang harus di bayarkan untuk pembelian barang tertentu dengan jumlah dan harga tertentu Distribution Rule Merupakan kolom isian yang disesuaikan dengan Distribution Rule yang dipilih Contoh: SAL UoM Code Merupakan kolom isian untuk mengatur pilihan Unit of Measurement Contoh: Manual FOOTER Owner Kolom ini berisi data pemilik dari barang yang bersangkutan

58 78 FOOTER Tabel 3.2 Informasi user field layar Purchase Request Total before Field ini berisi total harga barang yang discount dibeli sebelum discount Contoh : IDR 16, Freight Field ini berisi jumlah biaya yang telah dibayarkan sebelumnya dalam A/P Down Payment Invoice Tax Field ini berisi data tax yang harus dibayarkan berdasarkan pilihan yang telah dibuat sebelumnya Contoh : IDR 1, Total Payment Due Field ini berisi total harga yang harus dibayarkan setelah discount dan tax yang ada Contoh : IDR 11, Remarks Kolom ini berisi catatan tambahan dokumen tersebut

59 User Interface Submodul Purchase Quotation Berikut ini merupakan layar dari Purchase Quotation akan terlebih dahulu dibuat sebelum Purchase Order. Untuk menghasilkan dokumen Purchase Quotation dilakukan lewat screen Purchase Quotation yang terdapat pada gambar dibawah ini. Gambar 3.30 Tampilan Layar Purchase Quotation Selainkan tampilan Screen diatas akan dijelaskan pula fungsi masukan (user input field) pada tabel dibawah ini. Tabel 3.3 Informasi user field layar Purchase Quotation HEADER Vendor Field ini berisi kode dari vendor yang bersangkutan Contoh : S

60 80 DETAIL - Content Tab Tabel 3.3 Informasi user field layar Purchase Quotation Name Field ini berisi nama vendor yang bersangkutan Contoh : PT. Petronas Niaga Indonesia Contact Person Field ini berisi nama contact person dari vendor yang dapat dihubungi Contoh : Bpk. Indrawan Waskito Vendor Ref.No Field ini berisi nomor Vendor Reference No Purchase Field ini diisi secara default oleh SAP Quotation berdasarkan nomor dokumen sebelumnya Contoh : Status Field ini berisi status dokumen yang bersangkutan Contoh : Open Posting Date Field ini berisi tanggal dimana dokumen tersebut disimpan ke dalam sistem Contoh : 24/10/2013 Valid Until Field ini berisi tanggal validitas dokumen tersebut Document Date Field ini berisi tanggal dimana dokumen tersebut dibuat Contoh : 24/10/2013 Required Date Field ini berisi tanggal dimana dokumen tersebut akan dibutuhkan Item/Service type List ini berisi tipe dokumen yang akan List dibuat terbagi menjadi 2 yaitu item/ service Contoh : Item Item No Kolom ini berisi data kode barang Contoh : ABB-BRY-A01

61 81 Tabel 3.3 Informasi user field layar Purchase Quotation Item Description Kolom ini merupakan penjelasan/keterangan dari kode item yang dipilih Contoh : Box Royal 90 Required Date Kolom ini berisi penjelasan dari kode barang Contoh : 1 Quoted Date Kolom ini berisi harga satuan dari barang yang bersangkutan Contoh : IDR 13, Required Qty Kolom ini berisi jumlah barang yang diperlukan Quoted Qty Kolom ini berisi jumlah barang yang ingin dipesan Distribution Rule Merupakan kolom isian yang disesuaikan dengan Distribution Rule yang dipilih Contoh: SAL UoM Code Merupakan kolom isian untuk mengatur pilihan Unit of Measurement Contoh: Manual Pricelist Before Kolom ini berisi harga pricelist sebelum Discount diskon Pricelist Discount Kolom ini merupakan diskon dari pricelist yang dipilih FOOTER Buyer Kolom ini berisi data karyawan yang melakukan pembelian barang bersangkutan Owner Kolom ini berisi data pemilik dari barang yang bersangkutan

62 82 Tabel 3.3 Informasi user field layar Purchase Quotation Total before Field ini berisi total harga barang yang discount dibeli sebelum discount Contoh : IDR 16, Discount Field ini berisi discount yang diberikan oleh vendor berdasarkan total barang yang dibeli Contoh : DPM 60 % IDR 10, Freight Field ini berisi jumlah biaya yang telah dibayarkan sebelumnya dalam A/P Down Payment Invoice Rounding Merupakan field yang berisi pembulatan berdasarkan settingan tertentu yang dilakukan oleh perusahaan Tax Field ini berisi data tax yang harus dibayarkan berdasarkan pilihan yang telah dibuat sebelumnya Contoh : IDR 1, Total Payment Due Field ini berisi total harga yang harus dibayarkan setelah discount dan tax yang ada Contoh : IDR 11, Remarks Kolom ini berisi catatan tambahan dokumen tersebut

63 User Interface Submodul Purchase Order Berikut ini merupakan layar dari Purchase Order. Untuk menghasilkan dokumen Purchase Order dilakukan lewat screen Purchase Order yang terdapat pada gambar dibawah ini. Gambar 3.31 Tampilan Layar Purchase Order Selainkan tampilan Screen diatas akan dijelaskan pula fungsi masukan (user input field) pada tabel dibawah ini. Tabel 3.4 Informasi user field layar Purchase Order HEADER Vendor Field ini berisi kode dari vendor yang bersangkutan Contoh : S

64 84 DETAIL - Content Tab Tabel 3.4 Informasi user field layar PurchaseOrder Name Field ini berisi nama vendor yang bersangkutan Contoh : PT. Petronas Niaga Indonesia Contact Person Field ini berisi nama contact person dari vendor yang dapat dihubungi Contoh : Bpk. Indrawan Waskito Vendor Ref.No Field ini berisi nomor Vendor Reference Local Currency List ini terbagi menjadi beberapa pilihan List currency No Purchase Order Field ini berisi nomor dokumen yang diisi secara default oleh SAP berdasarkan pengaturan yang terdapat dalam document numbering Status Field ini berisi status dokumen yang bersangkutan Contoh : Open Posting Date Field ini berisi tanggal dimana dokumen tersebut disimpan ke dalam sistem Contoh : 24/10/2013 Delivery Date Field ini berisi tanggal dimana barang tersebut akan dikirimkan kepada customer Contoh : 24/10/2013 Document Date Field ini berisi tanggal dimana dokumen tersebut dibuat Contoh : 24/10/2013 Item/Service type List ini berisi tipe dokumen yang akan List dibuat terbagi menjadi 2 yaitu item/ service Contoh : Item

65 85 Tabel 3.4 Informasi user field layar PurchaseOrder Item No Kolom ini berisi data kode barang Contoh : ABB-BRY-A01 Item Description Kolom ini merupakan penjelasan/keterangan dari kode item yang dipilih Contoh : Box Royal 90 Quantity Kolom ini berisi penjelasan dari kode barang Contoh : 1 Unit Price Kolom ini berisi harga satuan dari barang yang bersangkutan Contoh : IDR 13, Discount Kolom ini berisi discount dari suatu barang Contoh : 10 % Tax Code Kolom ini berisi pilihan tax yang akan digunakan untuk suatu barang tertentu Contoh : M01 Total (LC) Kolom ini berisi jumlah harga yang harus dibayarkan sesuai dengan jumlah barang yang dibeli serta harga satuan barang tersebut Contoh : IDR 13, Distribution Rule Merupakan kolom isian yang disesuaikan dengan Distribution Rule yang dipilih Contoh: SAL UoM Code Merupakan kolom isian untuk mengatur pilihan Unit of Measurement Contoh: Manual

66 86 Tabel 3.4 Informasi user field layar PurchaseOrder Pricelist Before Discount Kolom ini berisi harga pricelist sebelum diskon Pricelist Discount Kolom ini merupakan diskon dari pricelist yang dipilih FOOTER Buyer Kolom ini berisi data karyawan yang melakukan pembelian barang bersangkutan Owner Kolom ini berisi data pemilik dari barang yang bersangkutan Total before discount Field ini berisi total harga barang yang dibeli sebelum discount Contoh : IDR 16, Discount Field ini berisi discount yang diberikan oleh vendor berdasarkan total barang yang dibeli Contoh : DPM 60 % IDR 10, Freight Field ini berisi jumlah biaya yang telah dibayarkan sebelumnya dalam A/P Down Payment Invoice Rounding Merupakan field yang berisi pembulatan berdasarkan settingan tertentu yang dilakukan oleh perusahaan Tax Field ini berisi data tax yang harus dibayarkan berdasarkan pilihan yang telah dibuat sebelumnya Contoh : IDR 1,017.00

67 87 Tabel 3.4 Informasi user field layar PurchaseOrder Total Payment Due Field ini berisi total harga yang harus dibayarkan setelah discount dan tax yang ada Contoh : IDR 11, Remarks Kolom ini berisi catatan tambahan dokumen tersebut User Interface Submodul Goods Receipt dari Vendor Setelah dibuatkan Purchase Order, barang yang telah diterima oleh vendor akan dilanjutkan dengan mencatat penerimaan barang tersebut ke dalam Goods Receipt PO. Berikut ini merupakan layar dari Goods Recipt PO. Seperti terdapat pada gambar dibawah ini. Gambar 3.32 Tampilan Layar Goods Receipt PO

68 88 Selainkan tampilan Screen diatas akan dijelaskan pula fungsi masukan (user input field) pada tabel dibawah ini. Tabel 3.5 Informasi user field layar Goods Receipt PO HEADER Vendor Field ini berisi kode dari vendor yang bersangkutan Contoh : S Name Field ini berisi nama vendor yang bersangkutan Contoh : PT. Petronas Niaga Indonesia Contact Person Field ini berisi nama contact person dari vendor yang dapat dihubungi Contoh : Bpk. Indrawan Waskito Vendor Ref.No Field ini berisi nomor Vendor Reference Local Currency List No A/P Credit Memo Status Posting Date List ini terbagi menjadi beberapa pilihan currency Field ini diisi secara default oleh SAP berdasarkan nomor dokumen sebelumnya Contoh : Field ini berisi status dokumen yang bersangkutan Contoh : Open Field ini berisi tanggal dimana dokumen tersebut disimpan ke dalam sistem Contoh : 24/10/2013

69 89 DETAIL - Content Tab Tabel 3.5 Informasi user field layar Goods Receipt PO Due Date Field ini berisi tanggal jatuh tempo dokumen yang bersangkutan Contoh : 24/10/2013 Document Date Field ini berisi tanggal dimana dokumen tersebut dibuat Contoh : 24/10/2013 Item/Service type List ini berisi tipe dokumen yang akan List dibuat terbagi menjadi 2 yaitu item/ service Contoh : Item Item No Kolom ini berisi data kode barang Contoh : ABB-BRY-A01 Item Description Kolom ini merupakan penjelasan/keterangan dari kode item yang dipilih Contoh : Box Royal 90 Quantity Kolom ini berisi penjelasan dari kode barang Contoh : 1 Distribution Rule Merupakan kolom isian yang disesuaikan dengan Distribution Rule yang dipilih Contoh: SAL UoM Code Merupakan kolom isian untuk mengatur pilihan Unit of Measurement Contoh: Manual

70 90 Tabel 3.5 Informasi user field layar Goods Receipt PO DETAIL Logistic Tab Ship to Merupakan kolom yang berisi alamat pengiriman Contoh: Gg. Tumpluk No 26 Pasar Pagi, JAKARTA BARAT INDONESIA Pay To Merupakan kolom yang berisi tagihan akan dikirimkan Contoh: Gg. Tumpluk No 26 Pasar Pagi, JAKARTA BARAT INDONESIA Shipping Type Merupakan list pilihan pengiriman yang akan dilakukan DETAIL Accounting Tab Journal Remark Merupakan kolom Journal Remark yang berisi catatan posting akuntansi. Contoh: Payment Terms Merupakan kolom yang berisi pilihan Pembayaran, contoh: TT1D Payment Method Merupakan kolom yang berisi pilihan metode pembayaran Contoh: Bank Transfer Central Bank Ind. Merupakan kolom isian yang berisi bank central untuk transaksi asing Montly Recalculate ue date Merupakan kolom untuk mengisikan tanggal jatuh tempo secara manual sesuai dengan tanggal dokumen pemesanan Cash Discount Date offset Merupakan kolom berisi jumlah diskon apabila pembayaran dilakukan dalam due date Contoh: 2

71 91 Tabel 3.5 Informasi user field layar Goods Receipt PO BP Project Berisi kolom yang menampilkan Project yang terdapat dalam Business Partner Master Data Indicator Menampilkan indicator yang terkait dengan laporan Business Partner Master Data Federal Tax ID Menampilkan nomor dokumen pajak dari pelanggan Order Number Menampilkan nomor dokumen apabila menggunakan rantai distribution method Detail- File Name Nama file yang disisipkan Attachment Path Alamat lokasi dimana suatu file berada FOOTER Buyer Kolom ini berisi data karyawan yang melakukan pembelian barang bersangkutan Owner Kolom ini berisi data pemilik dari barang yang bersangkutan Freight Merupakan kolom yang pilihannya disesuaikan nilai pilihan pengiriman dari tabel Freight Rounding Merupakan field yang berisi pembulatan berdasarkan settingan tertentu yang dilakukan oleh perusahaan Remarks Kolom ini berisi catatan tambahan dokumen tersebut

72 User Interface Submodul A/P Down Payment Beberapa pembelian sangat mungkin sekali untuk dilakukan pembayaran dimuka (Down Payment). Adapun untuk pencatatannya dilakukan melalui screen A/P Down Payment. Berikut ini merupakan layar dari A/P Down Payment seperti terdapat pada gambar dibawah ini. Gambar 3.33 Tampilan Layar A/P Down Payment Invoice Selainkan tampilan Screen diatas akan dijelaskan pula fungsi masukan (user input field) pada tabel dibawah ini.

73 93 Tabel 3.6 Informasi user field layar A/P Down Payment Invoice HEADER Vendor Field ini berisi kode dari vendor yang bersangkutan Contoh : S Name Field ini berisi nama vendor yang bersangkutan Contoh : PT. Petronas Niaga Indonesia Contact Person Field ini berisi nama contact person dari vendor yang dapat dihubungi Contoh : Bpk. Indrawan Waskito Vendor Ref.No Field ini berisi nomor Vendor Reference Local Currency Merupakan daftar pilihan Currency List No A/P DP Invoice Field ini berisi nomor dokumen yang diisi secara default oleh SAP berdasarkan pengaturan yang terdapat dalam document numbering Status Field ini berisi status dokumen yang bersangkutan Contoh : Open/Closed/Draft Posting Date Field ini berisi tanggal dimana dokumen tersebut disimpan ke dalam sistem Due Date Field ini berisi tanggal jatuh tempo dokumen yang bersangkutan Document Date Field ini berisi tanggal dimana dokumen tersebut dibuat DETAIL - Content Tab Item/Service type List List ini berisi tipe dokumen yang akan dibuat terbagi menjadi 2 yaitu item/ service Contoh : Item

74 94 Tabel 3.6 Informasi user field layar A/P Down Payment Invoice Item No Kolom ini berisi data kode barang Contoh : ABB-BRY-A01 Item Description Kolom ini merupakan penjelasan/keterangan dari kode item yang dipilih Contoh : Box Royal 90 Quantity Kolom ini berisi penjelasan dari kode barang Contoh : 1 Unit Price Kolom ini berisi harga satuan dari barang yang bersangkutan Contoh : IDR 13, Discount Kolom ini berisi discount dari suatu barang Contoh : 10 % Tax Code Kolom ini berisi pilihan tax yang akan digunakan untuk suatu barang tertentu Contoh : M01 Total (LC) Kolom ini berisi jumlah harga yang harus dibayarkan sesuai dengan jumlah barang yang dibeli serta harga satuan barang tersebut Contoh : IDR 13, Distribution Rule Merupakan kolom isian yang disesuaikan dengan Distribution Rule yang dipilih Contoh: SAL

75 95 Tabel 3.6 Informasi user field layar A/P Down Payment Invoice UoM Code Merupakan kolom isian untuk mengatur pilihan Unit of Measurement Contoh: Manual Pricelist Before Discount Kolom ini berisi harga pricelist sebelum diskon Pricelist Discount Kolom ini merupakan diskon dari pricelist yang dipilih DETAIL Logistic Tab Ship to Merupakan kolom yang berisi alamat pengiriman Contoh: Gg. Tumpluk No 26 Pasar Pagi, JAKARTA BARAT INDONESIA Pay To Merupakan kolom yang berisi tagihan akan dikirimkan Contoh: Gg. Tumpluk No 26 Pasar Pagi, JAKARTA BARAT INDONESIA Shipping Type Merupakan list pilihan pengiriman yang akan dilakukan DETAIL Accounting Tab Journal Remark Merupakan kolom Journal Remark yang berisi catatan posting akuntansi. Contoh: Payment Terms Merupakan kolom yang berisi pilihan Pembayaran, contoh: TT1D Payment Method Merupakan kolom yang berisi pilihan metode pembayaran Contoh: Bank Transfer Central Bank Ind. Merupakan kolom isian yang berisi bank central untuk transaksi asing

76 96 Tabel 3.6 Informasi user field layar A/P Down Payment Invoice Montly Recalculate ue date Merupakan kolom untuk mengisikan tanggal jatuh tempo secara manual sesuai dengan tanggal dokumen pemesanan Cash Discount Date offset Merupakan kolom berisi jumlah diskon apabila pembayaran dilakukan dalam due date Contoh: 2 BP Project Berisi kolom yang menampilkan Project yang terdapat dalam Business Partner Master Data Indicator Menampilkan indicator yang terkait dengan laporan Business Partner Master Data Federal Tax ID Menampilkan nomor dokumen pajak dari pelanggan Order Number Menampilkan nomor dokumen apabila menggunakan rantai distribution method Detail- File Name Nama file yang disisipkan Attachment Path Alamat lokasi dimana suatu file berada FOOTER Buyer Kolom ini berisi data karyawan yang melakukan pembelian barang bersangkutan Owner Kolom ini berisi data pemilik dari barang yang bersangkutan Total before discount Field ini berisi total harga barang yang dibeli sebelum discount

77 97 Tabel 3.6 Informasi user field layar A/P Down Payment Invoice Discount Field ini berisi discount yang diberikan oleh vendor berdasarkan total barang yang dibeli Tax Field ini berisi data tax yang harus dibayarkan berdasarkan pilihan yang telah dibuat sebelumnya Total Payment Field ini berisi total harga yang harus Due dibayarkan setelah discount dan tax yang ada Applied Amount Merupakan field yang berisi total keseluruhan credit yang harus dibayarkan oleh vendor Balance Due Field ini berisi total harga yang harus dibayarkan apabila perusahaan melakukan pembayaran secara cicilan Remarks Kolom ini berisi catatan tambahan dokumen tersebut

78 User Interface Submodul AP Credit Memo Apabila terdapat kesalahan dalam proses pembelian terhadap vendor, user mencatat credit memo ke dalam layar A/P Credit Memo. Berikut ini merupakan layar dari A/P Credit Memo seperti terdapat pada gambar dibawah ini. Gambar 3.34 Tampilan Layar AP Credit Memo Selainkan tampilan Screen diatas akan dijelaskan pula fungsi masukan (user input field) pada tabel dibawah ini. Tabel 3.7 Informasi user field layar AP Credit Memo HEADER Vendor Field ini berisi kode dari vendor yang bersangkutan

79 99 DETAIL - Content Tab Tabel 3.7 Informasi user field layar AP Credit Memo Name Field ini berisi nama vendor yang bersangkutan Contact Person Field ini berisi nama contact person dari vendor yang dapat dihubungi Vendor Ref.No Field ini berisi nomor Vendor Reference Local Currency Merupakan daftar pilihan Currency List No A/P Credit Field ini berisi nomor dokumen yang Memo diisi secara default oleh SAP berdasarkan pengaturan yang terdapat dalam document numbering Status Field ini berisi status dokumen yang bersangkutan Contoh : Open/Closed/Draft Posting Date Field ini berisi tanggal dimana dokumen tersebut disimpan ke dalam sistem Due Date Field ini berisi tanggal jatuh tempo dokumen yang bersangkutan Document Date Field ini berisi tanggal dimana dokumen tersebut dibuat Item/Service type List ini berisi tipe dokumen yang akan List dibuat terbagi menjadi 2 yaitu item/ service Item No Kolom ini berisi data kode barang Quantity Kolom ini berisi penjelasan dari kode barang Unit Price Kolom ini berisi harga satuan dari barang yang bersangkutan

80 100 DETAIL Logistic Tab Tabel 3.7 Informasi user field layar AP Credit Memo Discount Kolom ini berisi discount dari suatu barang Tax Code Kolom ini berisi pilihan tax yang akan digunakan untuk suatu barang tertentu Total (LC) Kolom ini berisi jumlah harga yang harus dibayarkan sesuai dengan jumlah barang yang dibeli serta harga satuan barang tersebut Distribution Rule Merupakan kolom isian yang disesuaikan dengan Distribution Rule yang dipilih Contoh: SAL UoM Code Merupakan kolom isian untuk mengatur pilihan Unit of Measurement Contoh: Manual Pricelist Before Kolom ini berisi harga pricelist sebelum Discount diskon Pricelist Discount Kolom ini merupakan diskon dari pricelist yang dipilih Ship to Merupakan kolom yang berisi alamat pengiriman Contoh: Gg. Tumpluk No 26 Pasar Pagi, JAKARTA BARAT INDONESIA Pay To Merupakan kolom yang berisi tagihan akan dikirimkan Contoh: Gg. Tumpluk No 26 Pasar Pagi, JAKARTA BARAT INDONESIA Shipping Type Merupakan list pilihan pengiriman yang akan dilakukan

81 101 DETAIL Accounting Tab Detail- Attachment Tabel 3.7 Informasi user field layar AP Credit Memo Journal Remark Merupakan kolom Journal Remark yang berisi catatan posting akuntansi. Payment Terms Merupakan kolom yang berisi pilihan Pembayaran, contoh: TT1D Payment Method Merupakan kolom yang berisi pilihan metode pembayaran Contoh: Bank Transfer Central Bank Ind. Merupakan kolom isian yang berisi bank central untuk transaksi asing Montly Merupakan kolom untuk mengisikan Recalculate ue tanggal jatuh tempo secara manual date sesuai dengan tanggal dokumen pemesanan Cash Discount Merupakan kolom berisi jumlah diskon Date offset apabila pembayaran dilakukan dalam due date Contoh: 2 BP Project Berisi kolom yang menampilkan Project yang terdapat dalam Business Partner Master Data Indicator Menampilkan indicator yang terkait dengan laporan Business Partner Master Data Federal Tax ID Menampilkan nomor dokumen pajak dari pelanggan Order Number Menampilkan nomor dokumen apabila menggunakan rantai distribution method File Name Nama file yang disisipkan Path Alamat lokasi dimana suatu file berada

82 102 Tabel 3.7 Informasi user field layar AP Credit Memo FOOTER Buyer Kolom ini berisi data karyawan yang melakukan pembelian barang bersangkutan Owner Kolom ini berisi data pemilik dari barang yang bersangkutan Contoh : Total before discount Field ini berisi total harga barang yang dibeli sebelum discount Discount Field ini berisi discount yang diberikan oleh vendor berdasarkan total barang yang dibeli Total Down Payment Merupakan field yang berisi total harga yang telah dibayarkan secara DP Freight Merupakan kolom yang pilihannya disesuaikan nilai pilihan pengiriman dari tabel Freight Rounding Merupakan field yang berisi pembulatan berdasarkan settingan tertentu yang dilakukan oleh perusahaan Tax Kolom ini berisi nilai pajak dari suatu barang Total Credit Merupakan field yang berisi total keseluruhan credit yang harus dibayarkan oleh vendor Applied Amount Merupakan field yang berisi total keseluruhan credit yang harus dibayarkan oleh vendor

83 103 Tabel 3.7 Informasi user field layar AP Credit Memo Open Balance Merupakan field hasil perhitungan biaya selisih dari applied amount dan total credit Remarks Kolom tambahan keterangan Contoh: SEGERA DIPROSES User Interface Submodul Goods Return to Vendor Apabila dikemudian hari terjadi pengembalian barang ke pihak vendor, bagian purchasing akan mencatat goods return yang dilakukan ke dalam layar Goods Return. Berikut ini merupakan layar dari Goods Return seperti terdapat pada gambar dibawah ini. Gambar 3.35 Tampilan Layar Goods Return

84 104 Selainkan tampilan Screen diatas akan dijelaskan pula fungsi masukan (user input field) pada tabel dibawah ini. Tabel 3.8 Informasi user field layar Goods Return HEADER Vendor Field ini berisi kode dari vendor yang bersangkutan Contoh : S Name Field ini berisi nama vendor yang bersangkutan Contoh : PT. Petronas Niaga Indonesia Contact Person Field ini berisi nama contact person dari vendor yang dapat dihubungi Contoh : Bpk. Indrawan Waskito Vendor Ref.No Field ini berisi nomor Vendor Reference Local Currency List No. Goods Return Status Posting Date Document Date List ini terbagi menjadi beberapa pilihan currency Field ini diisi secara default oleh SAP berdasarkan nomor dokumen sebelumnya Field ini berisi status dokumen yang bersangkutan Contoh : Open Field ini berisi tanggal dimana dokumen tersebut disimpan ke dalam sistem Field ini berisi tanggal dimana dokumen tersebut dibuat

85 105 DETAIL T - Content a Tab b e l 3. 9 I n f o r m a s i u s e r f i e l d Tabel 3.8 Informasi user field layar Goods Return Item/Service type List ini berisi tipe dokumen yang akan List dibuat terbagi menjadi 2 yaitu item/ service Contoh : Item Item No Kolom ini berisi data kode barang Contoh : ABB-BRY-A01 Item Description Kolom ini merupakan penjelasan/keterangan dari kode item yang dipilih Contoh : Box Royal 90 Quantity Kolom ini berisi penjelasan dari kode barang Unit Price Kolom ini berisi harga satuan dari barang yang bersangkutan Discount Kolom ini berisi discount dari suatu barang Tax Code Kolom ini berisi pilihan tax yang akan digunakan untuk suatu barang tertentu Total (LC) Kolom ini berisi jumlah harga yang harus dibayarkan sesuai dengan jumlah barang yang dibeli serta harga satuan barang tersebut Distribution Rule Merupakan kolom isian yang disesuaikan dengan Distribution Rule yang dipilih Contoh: SAL UoM Code Merupakan kolom isian untuk mengatur pilihan Unit of Measurement Pricelist Before Kolom ini berisi harga pricelist sebelum Discount diskon

86 106 DETAIL Accounting Tab Tabel 3.8 Informasi user field layar Goods Return Pricelist Discount Kolom ini merupakan diskon dari pricelist yang dipilih Journal Remark Merupakan kolom Journal Remark yang berisi catatan posting akuntansi. Payment Terms Merupakan kolom yang berisi pilihan Pembayaran, contoh: TT1D Payment Method Merupakan kolom yang berisi pilihan metode pembayaran Contoh: Bank Transfer Central Bank Ind. Merupakan kolom isian yang berisi bank central untuk transaksi asing Manually Merupakan kolom untuk mengisikan Recalculate due tanggal jatuh tempo secara manual sesuai date dengan tanggal dokumen pemesanan Cash Discount Merupakan kolom berisi jumlah diskon Date offset apabila pembayaran dilakukan dalam due date Contoh: 2 BP Project Berisi kolom yang menampilkan Project yang terdapat dalam Business Partner Master Data Indicator Menampilkan indicator yang terkait dengan laporan Business Partner Master Data Federal Tax ID Menampilkan nomor dokumen pajak dari pelanggan Order Number Menampilkan nomor dokumen apabila menggunakan rantai distribution method

87 107 Tabel 3.8 Informasi user field layar Goods Return FOOTER Buyer Kolom ini berisi data karyawan yang melakukan pembelian barang bersangkutan Owner Kolom ini berisi data pemilik dari barang yang bersangkutan Total before discount Field ini berisi total harga barang yang dibeli sebelum discount Contoh : Discount Field ini berisi discount yang diberikan oleh vendor berdasarkan total barang yang dibeli Freight Merupakan kolom yang pilihannya disesuaikan nilai pilihan pengiriman dari tabel Freight rounding Merupakan field yang berisi pembulatan berdasarkan settingan tertentu yang dilakukan oleh perusahaan Tax Kolom ini berisi nilai pajak dari suatu barang Total Credit Field ini berisi jumlah biaya yang telah dibayarkan sebelumnya dalam A/P Down Payment Invoice Remarks Kolom tambahan keterangan Contoh: SEGERA DIPROSES

88 User Interface Submodul A/P Invoice Saat terjadi penagihan dari pihak vendor. Layar A/P Invoice akan diakses untuk mencatat Invoice dari vendor dan akan disimpan ke dalam sistem. Berikut ini merupakan layar dari AP Invoice seperti terdapat pada gambar dibawah ini. Gambar 3.36 Tampilan Layar AP Invoice Selainkan tampilan Screen diatas akan dijelaskan pula fungsi masukan (user input field) pada tabel dibawah ini.

89 109 Tabel 3.9 Informasi user field layar AP Invoice HEADER Vendor Field ini berisi kode dari vendor yang bersangkutan Contoh : S Name Field ini berisi nama vendor yang bersangkutan Contoh : PT. Petronas Niaga Indonesia Contact Person Field ini berisi nama contact person dari vendor yang dapat dihubungi Contoh : Bpk. Indrawan Waskito Vendor Ref.No Field ini berisi nomor Vendor Reference Local Currency List No A/P Invoice Status Posting Date Due Date Document Date List ini terbagi menjadi beberapa pilihan currency Field ini diisi secara default oleh SAP berdasarkan nomor dokumen sebelumnya Contoh : Field ini berisi status dokumen yang bersangkutan Contoh : Open Field ini berisi tanggal dimana dokumen tersebut disimpan ke dalam sistem Contoh : 24/10/2013 Field ini berisi tanggal jatuh tempo dokumen yang bersangkutan Contoh : 24/10/2013 Field ini berisi tanggal dimana dokumen tersebut dibuat Contoh : 24/10/2013

90 110 Tabel 3.9 Informasi user field layar AP Invoice DETAIL - Content Tab DETAIL- Accounting Tab Item/Service type List Item No Item Description Quantity Unit Price Discount Tax Code Total (LC) Journal Remark Control Account Payment Terms List ini berisi tipe dokumen yang akan dibuat terbagi menjadi 2 yaitu item/ Service Contoh : Item Kolom ini berisi data kode barang Contoh : ABB-BRY-A01 Kolom ini merupakan penjelasan/keterangan dari kode item yang dipilih Contoh : Box Royal 90 Kolom ini berisi penjelasan dari kode barang Kolom ini berisi harga satuan dari barang yang bersangkutan Kolom ini berisi discount dari suatu barang Kolom ini berisi pilihan tax yang akan digunakan untuk suatu barang tertentu Kolom ini berisi jumlah harga yang harus dibayarkan sesuai dengan jumlah barang yang dibeli serta harga satuan barang tersebut Merupakan kolom Journal Remark yang berisi catatan posting akuntansi. Contoh: Merupakan account yang nantinya akan digunakan untuk subsidiary ledger Merupakan kolom yang berisi pilihan Pembayaran, contoh: TT1D

91 111 Tabel 3.9 Informasi user field layar AP Invoice Discount Field ini berisi discount yang diberikan oleh vendor berdasarkan total barang yang dibeli Total Down Field ini berisi jumlah biaya yang telah Payment dibayarkan sebelumnya dalam A/P Down Payment Invoice Tax Field ini berisi data tax yang harus dibayarkan berdasarkan pilihan yang telah dibuat sebelumnya Total Payment Due Field ini berisi total harga yang harus dibayarkan setelah discount dan tax yang ada Applied Amount Merupakan field yang berisi total keseluruhan yang harus dibayarkan oleh vendor Balance Due Sisa nominal yang belum dibayar Remarks Kolom ini berisi catatan tambahan dokumen tersebut

92 User Interface Submodul Outgoing Payment Untuk mencatat adanya pembayaran keluar ke pihak vendor, akan digunakan layar Outgoing Payment. Berikut ini merupakan layar dari Outgoing Payment seperti terdapat pada gambar dibawah ini. Gambar 3.37 Tampilan Layar Outgoing Payment Selainkan tampilan Screen diatas akan dijelaskan pula fungsi masukan (user input field) pada tabel dibawah ini. Tabel 3.10 Informasi user field layar Outgoing Payment HEADER Code Field ini berisi kode dari vendor yang bersangkutan Contoh : S

93 113 DETAIL - Content Tab Tabel 3.10 Informasi user field layar Outgoing Payment Name Field ini berisi nama vendor yang bersangkutan Contoh : PT. Petronas Niaga Indonesia Pay To Field ini berisi alamat dimana barang tersebut akan dibayarkan Contact Person Field ini berisi nama contact person dari vendor yang dapat dihubungi Contoh : Bpk. Indrawan Waskito Project Berisi outgoing payment yang berhubungan dengan project No. Outgoing Field ini diisi secara default oleh SAP Payment berdasarkan nomor dokumen sebelumnya Contoh : Posting Date Field ini berisi tanggal dimana dokumen tersebut disimpan ke dalam sistem Contoh : 24/10/2013 Due Date Field ini berisi tanggal jatuh tempo dokumen yang bersangkutan Contoh : 24/10/2013 Document Date Field ini berisi tanggal dimana dokumen tersebut dibuat Contoh : 24/10/2013 Reference Field ini berisi referensi nomor yang digunakan untuk melakukan pembayaran Transaction No Field ini berisi nomor transaksi jurnal Selected List ini berisi tipe dokumen yang akan dibuat terbagi menjadi 2 yaitu item/ service Contoh : Item

94 114 FOOTER Tabel 3.10 Informasi user field layar Outgoing Payment Document Number Kolom ini berisi data kode barang Contoh : ABB-BRY-A01 Installment Kolom ini merupakan penjelasan/keterangan dari kode item yang dipilih Contoh : Box Royal 90 customer/vendor Kolom ini berisi penjelasan dari kode Code barang Contoh : 1 Document Type Kolom ini berisi pilihan tax yang akan digunakan untuk suatu barang tertentu Contoh : M01 Date Field ini berisi mengenai tempat penyimpanan (warehouse) dimana barang akan diantarkan Overdue Menunjukan waktu jatuh tempo suatu tagihan Total Menunjukan jumlah tagihan yang harus dibayarkan Payment on Merupakan kolom untuk memasukan Account pembayaran langsung ke suatu akun Total Amount Due Total nominal biaya yang telah dibayarkan Open Balance Sisa nominal biaya yang belum dibayakan Remarks Merupakan kolom keterangan yang bisa diisi Journal Remarks Merupakan kolom yang berisi catatan jurnal

95 User Interface Modul A/R - Sales User Interface Submodul Sales Order Sales Order merupakan dokumen yang diperlukan untuk melayani penjualan dari pelanggan. Melalui tampilan layar Sales Order akan dihasilkan dokumen SO yang akan digunakan untuk kegiatan sales selanjutnya. Berikut ini merupakan layar dari Sales Order seperti terdapat pada gambar dibawah ini. Gambar 3.38 Tampilan Layar Sales Order Selainkan tampilan Screen diatas akan dijelaskan pula fungsi masukan (user input field) pada tabel dibawah ini.

96 116 Tabel 3.11 Informasi user field layar Sales Order HEADER Vendor Field ini berisi kode vendor Contoh : S Name Field ini berisi nama vendor Contoh : Contact Person Berisi nama Contact Person Contoh: Ko Asan customer Ref.No Berisi nomor customer Reference Local Currency List Merupakan daftar pilihan Currency Contoh: USD No. Berisi nomor dokumen, sesuai dengan pengaturan yang terdapat dalam Document Numbering Contoh: Status Menyatakan Status dari Dokumen Contoh : Open / Closed / Draft Posting Date Merupakan tanggal posting transaksi Due Date Merupakan tanggal pengiriman yang diinginkan Document Date Merupakan tanggal dokumen DETAIL - Content Tab Item/Service type List Merupakan Combobox yang berisi jenis dokumen, apakah service atau Item Item No Berisi nomor item Contoh : ABJ-AJN-A01

97 117 Tabel 3.11 Informasi user field layar Sales Order Item Description Merupakan penjelesan/deskrisi atas kode barang Contoh: AMPLOP JAYA PSC 90 POLOS Quantity Berisi jumlah barang yang dipesan Contoh: 1800 Unit Price Merupakan harga item per satuan barang Contoh: IDR Discount Berisikan jumlah diskon Contoh: % Tax Code Kolom ini berisi kode pajak, sesuai dengan jenis pajak yang dipilih Total (LC) Total (Local Currency), berisi jumlah keseluruhan dari harga barang yang dibeli Contoh : Whse Merupakan gudang yang dipilih Contoh: KPK (Gudang Kapuk) Dist. Rule Merupakan kolom isian yang disesuaikan dengan Distribution Rule yang dipilih Contoh: SAL UoM Code Merupakan kolom isian untuk mengatur pilihan Unit of Measurement Contoh: Manual

98 118 DETAIL Logistic Tab Tabel 3.11 Informasi user field layar Sales Order Pricelist Before Kolom ini berisi harga pricelist Disc. sebelum diskon Pricelist Discount Kolom ini merupakan diskon dari pricelist yang dipilih Ship To Merupakan kolom yang berisi alamat Pengiriman, Contoh: Gg. Tumpluk No 26 Pasar Pagi, JAKARTA BARAT INDONESIA Bill To Merupakan kolom yang berisi alamat penagihan. Contoh: Gg. Tumpluk No 26 Pasar Pagi JAKARTA BARAT Shipping Type Merupakan kolom pilihan tipe pengiriman Contoh : AirShiping by Tiki Print Picking Merupakan checkbox untuk Sheet memlilih apakah akan melakukan print picking list Procurement Merupakan checkbox yang Document apabila dicentang maka akan mengaktifkan Procurement Document, misalnya membuat Production order atau Purchase Order Approved Merupakan Checkbox yang apabila dicentang memungkinkan SO untuk dijadikan Reference membuat DO

99 119 Tabel 3.11 Informasi user field layar Sales Order Allow Partial Delivery Checbox yang mengizinkan boleh/tidaknya pengiriman secara partial Pick and Pack Remarks Merupakan catatan tambahan terkait dengan Picking BP Channel Name Merupakan kolom yang berisi apabila suatu transaksi dilakukan melalui Business partner yang lain BP Channel Contact Merupakan kolom kontak yang terkait dengan BP Channel Name DETAIL Accounting Tab Journal Remark Merupakan kolom Journal Remark yang berisi catatan posting akuntansi. Pada sales order kolom ini belum tersi Payment Terms Merupakan kolom yang berisi pilihan Pembayaran, contoh: TT1D Payment Method Merupakan kolom yang berisi pilihan metode pembayaran Contoh: Bank Transfer Central Bank Ind. Merupakan kolom isian yang berisi bank central untuk transaksi asing Montly Recalculate ue date Merupakan kolom untuk mengisikan tanggal jatuh tempo secara manual sesuai dengan tanggal dokumen pemesanan

100 120 Tabel 3.11 Informasi user field layar Sales Order Cash Discount Date offset Merupakan kolom berisi jumlah diskon apabila pembayaran dilakukan dalam due date Contoh: 2 BP Project Cancellation Date Berisi kolom yang menampilkan Project yang terdapat dalam Business Partner Master Data Required Date Merupakan tanggal terakhir batas pelanggan menerima suatu barang Indicator Menampilkan indicator yang terkait dengan laporan Business Partner Master Data Federal Tax ID Menampilkan nomor dokumen pajak dari pelanggan Order Number Menampilkan nomor dokumen apabila menggunakan rantai distribution method Detail - File Name Nama file yang disisipkan Attachments Path Alamat lokasi dimana suatu file berada FOOTER Sales Employee Kolom ini berisi Siapa Sales yang melayani penjualan Contoh : Anwar Owner Kolom ini karyawan yang memiliki Sales order tersebut Total before discount Merupakan harga sebelum didiskon Contoh IDR

101 121 Tabel 3.11 Informasi user field layar Sales Order Discount Merupakan kolom diskon global yang bisa dimasukan sendiri Contoh: 20 % Freight Merupakan kolom yang pilihannya disesuaikan nilai pilihan pengiriman dari tabel Freight Tax Kolom ini berisi nilai pajak dari suatu barang Total Kolom ini berisi nilai dari barang setelah dikenakan pajang Remarks Kolom tambahan keterangan Contoh: SEGERA DIPROSES

102 User Interface Submodul Delivery Order Sales Order merupakan dokumen yang diperlukan untuk melayani penjualan dari pelanggan. Dari Sales order inilah yang kemudian akan direfrensikan untuk dijadikan Delivery order. Berikut ini merupakan layar dari Delivery Order seperti terdapat pada gambar dibawah ini. Gambar 3.39 Tampilan Layar Delivery Order Selainkan tampilan Screen diatas akan dijelaskan pula fungsi masukan (user input field) pada tabel dibawah ini.

103 123 Tabel 3.12 Informasi user field layar Delivery Order HEADER Vendor Field ini berisi kode customer Contoh : C Name Field ini berisi nama vendor Contoh : TOKO NAGA SAKTI Contact Person Berisi nama Contact Person Contoh: Ko Asan customer Ref.No Berisi nomor customer Reference Local Currency List Merupakan daftar pilihan Currency Contoh: USD No. Berisi nomor dokumen, sesuai dengan pengaturan yang terdapat dalam Document Numbering Contoh: Status Menyatakan Status dari Dokumen Contoh : Open / Closed / Draft Posting Date Merupakan tanggal posting transaksi Due Date Merupakan tanggal pengiriman yang diinginkan Document Date Merupakan tanggal dokumen DETAIL - Content Tab Item/Service type List Merupakan Combobox yang berisi jenis dokumen, apakah service atau Item Item No Berisi nomor item Contoh : ABJ-AJN-A01 Item Description Merupakan penjelesan/deskrisi atas kode barang Contoh: AMPLOP JAYA PSC 90 POLOS

104 124 Tabel 3.12 Informasi user field layar Delivery Order Quantity Berisi jumlah barang yang dipesan Contoh: 1800 Tax Code Kolom ini berisi kode pajak, sesuai dengan jenis pajak yang dipilih Whse Merupakan gudang yang dipilih Contoh: KPK (Gudang Kapuk) UoM Code Merupakan kolom isian untuk mengatur pilihan Unit of Measurement Contoh: Manual Pricelist Before Disc. Kolom ini berisi harga pricelist sebelum diskon Pricelist Discount Kolom ini merupakan diskon dari pricelist yang dipilih DETAIL Logistic Tab Ship To Merupakan kolom yang berisi alamat Pengiriman, Contoh: Gg. Tumpluk No 26 Pasar Pagi, JAKARTA BARAT INDONESIA Bill To Merupakan kolom yang berisi alamat penagihan. Contoh: Gg. Tumpluk No 26 Pasar Pagi JAKARTA BARAT Shipping Type Merupakan kolom pilihan tipe pengiriman Contoh : AirShiiping by Tiki Tracking Number Berisi nomor tracking dari barang yang dipesan Stamp Number Berisi nomor yang didapat dari rantai distribusi

105 125 DETAIL Accounting Tab Tabel 3.12 Informasi user field layar Delivery Order Pick and Pack Merupakan catatan tambahan terkait Remarks dengan Picking BP Channel Name Merupakan kolom yang berisi apabila suatu transaksi dilakukan melalui Business partner yang lain BP Channel Merupakan kolom kontak yang terkait Contact dengan BP Channel Name Journal Remark Merupakan kolom Journal Remark yang berisi catatan posting akuntansi. Pada sales order kolom ini belum tersi Payment Terms Merupakan kolom yang berisi pilihan Pembayaran, contoh: TT1D Payment Method Merupakan kolom yang berisi pilihan metode pembayaran Contoh: Bank Transfer Central Bank Ind. Merupakan kolom isian yang berisi bank central untuk transaksi asing Montly Merupakan kolom untuk mengisikan Recalculate ue tanggal jatuh tempo secara manual date sesuai dengan tanggal dokumen pemesanan Cash Discount Merupakan kolom berisi jumlah Date offset diskon apabila pembayaran dilakukan dalam due date Contoh: 2 BP Project Berisi kolom yang menampilkan Project yang terdapat dalam Business Partner Master Data

106 126 Tabel 3.12 Informasi user field layar Delivery Order Indicator Menampilkan indicator yang terkait dengan laporan Business Partner Master Data Federal Tax ID Menampilkan nomor dokumen pajak dari pelanggan Order Number Menampilkan nomor dokumen apabila menggunakan rantai distribution method Detail - File Name Nama file yang disisipkan Attachments Path Alamat lokasi dimana suatu file berada FOOTER Sales Employee Kolom ini berisi Siapa Sales yang melayani penjualan Owner Kolom ini karyawan yang memiliki Sales order tersebut Total before discount Merupakan harga sebelum didiskon Contoh IDR Discount Merupakan kolom diskon global yang bisa dimasukan sendiri Freight Merupakan kolom yang pilihannya disesuaikan nilai pilihan pengiriman dari tabel Freight Tax Kolom ini berisi nilai pajak dari suatu barang Total Kolom ini berisi nilai dari barang setelah dikenakan pajang Remarks Kolom tambahan keterangan Contoh: SEGERA DIPROSES

107 User Interface Submodul A/R Down Payment AR Down Payment merupakan dokumen yang diperlukan untuk melayani adanya uang muka dari pelanggan. Berikut ini merupakan layar dari AR Down Payment seperti terdapat pada gambar dibawah ini. Gambar 3.40 Tampilan Layar AR Down Payment Invoice Selainkan tampilan Screen diatas akan dijelaskan pula fungsi masukan (user input field) pada tabel dibawah ini. Tabel 3.13 Informasi user field layar AR Down Payment Invoice HEADER Vendor Field ini berisi kode customer Contoh : C

108 128 Tabel 3.13 Informasi user field layar AR Down Payment Invoice Name Field ini berisi nama vendor Contoh : TOKO USAHA JAYA Contact Person Berisi nama Contact Person Contoh: Ibu Hartono customer Ref.No Berisi nomor customer Reference Local Currency List Merupakan daftar pilihan Currency Contoh: USD No. Berisi nomor dokumen, sesuai dengan pengaturan yang terdapat dalam Document Numbering Contoh: Status Menyatakan Status dari Dokumen Contoh : Open / Closed / Draft Posting Date Merupakan tanggal posting transaksi Due Date Merupakan tanggal pengiriman yang diinginkan Document Date Merupakan tanggal dokumen DETAIL - Content Tab Item/Service type List Merupakan Combobox yang berisi jenis dokumen, apakah service atau Item Item No Berisi nomor item Contoh : ABJ-AJN-A01 Item Description Merupakan penjelesan/deskrisi atas kode barang Contoh: AMPLOP JAYA PSC 90 POLOS Quantity Berisi jumlah barang yang dipesan Contoh: 1800

109 129 Tabel 3.13 Informasi user field layar AR Down Payment Invoice Unit Price Berisi jumlah harga barang per satu satuan barang Contoh: IDR Tax Code Kolom ini berisi kode pajak, sesuai dengan jenis pajak yang dipilih Total (LC) Kolom ini berisi perhitungan nilai barang dikalikan dengan unit price kemudian dikurangi dengan discount Whse Merupakan gudang yang dipilih Contoh: KPK (Gudang Kapuk) Distr. Rule Merupakan kolom distribution rule Contoh: SAL untuk Sales UoM Code Merupakan kolom isian untuk mengatur pilihan Unit of Measurement Contoh: Manual Return Cost (LC) Merupakan kolom yang berisi nilai dari biaya retur yang dikeluarkan Pricelist Before Disc. Kolom ini berisi harga pricelist sebelum diskon Pricelist Discount Kolom ini merupakan diskon dari pricelist yang dipilih DETAIL Logistic Tab Ship To Merupakan kolom yang berisi alamat Pengiriman, Contoh: Gg. Tumpluk No 26 Pasar Pagi, JAKARTA BARAT INDONESIA Bill To Merupakan kolom yang berisi alamat penagihan. Contoh: Gg. Tumpluk No 26 Pasar Pagi JAKARTA BARAT

110 130 Tabel 3.13 Informasi user field layar AR Down Payment Invoice Block Dunning Letters Tanda centang yang mengindikasikan bahwa pemblokiran Dunning Letter BP Channel Name Merupakan kolom yang berisi apabila suatu transaksi dilakukan melalui Business partner yang lain BP Channel Contact Merupakan kolom kontak yang terkait dengan BP Channel Name DETAIL Accounting Tab Journal Remark Merupakan kolom Journal Remark yang berisi catatan posting akuntansi. Contoh: Return C Control Account Merupakan control Account yang terkait dengan dokumen AR Invoice Contoh: Piutang Usaha Payment Block Beri tanda centang untuk menandakan dokumen terblokir, dan berikan alasan Max. Cas Discount Untuk menghitung nilai discount saat pembayaran, bahkan setelah melewati tanggal jatuh tempo. Payment Terms Merupakan kolom yang berisi pilihan Pembayaran, contoh: TT1D Payment Method Merupakan kolom yang berisi pilihan metode pembayaran Contoh: Bank Transfer Central Bank Ind. Merupakan kolom isian yang berisi bank central untuk transaksi asing Montly Recalculate ue date Merupakan kolom untuk mengisikan tanggal jatuh tempo secara manual sesuai dengan tanggal dokumen pemesanan

111 131 Tabel 3.13 Informasi user field layar AR Down Payment Invoice Cash Discount Date offset Merupakan kolom berisi jumlah diskon apabila pembayaran dilakukan dalam due date Contoh: 2 BP Project Berisi kolom yang menampilkan Project yang terdapat dalam Business Partner Master Data Indicator Menampilkan indicator yang terkait dengan laporan Business Partner Master Data Federal Tax ID Menampilkan nomor dokumen pajak dari pelanggan Order Number Menampilkan nomor dokumen apabila menggunakan rantai distribution method Detail - File Name Nama file yang disisipkan Attachments Path Alamat lokasi dimana suatu file berada FOOTER Sales Employee Kolom ini berisi Siapa Sales yang melayani penjualan Contoh : Anwar Owner Kolom ini karyawan yang memiliki Sales order tersebut Total before discount Merupakan harga sebelum didiskon Contoh IDR Discount Merupakan kolom diskon global yang bisa dimasukan sendiri Contoh: 20 %

112 132 Tabel 3.13 Informasi user field layar AR Down Payment Invoice Freight Merupakan kolom yang pilihannya disesuaikan nilai pilihan pengiriman dari tabel Freight Tax Kolom ini berisi nilai pajak dari suatu barang Total Kolom ini berisi nilai dari barang setelah dikenakan pajang Remarks Kolom tambahan keterangan Contoh: SEGERA DIPROSES User Interface Submodul Sales Return Pengembalian dari barang oleh pelanggan bisa saja terjadi, oleh karena itu terdapat layar Sales Return. Berikut ini merupakan layar dari Sales Return seperti terdapat pada gambar dibawah ini. Gambar 3.41 Tampilan Layar Sales Return

113 133 Selainkan tampilan Screen diatas akan dijelaskan pula fungsi masukan (user input field) pada tabel dibawah ini. Tabel 3.14 Informasi user field layar Sales Return HEADER Vendor Field ini berisi kode customer Contoh : C Name Field ini berisi nama vendor Contoh : TOKO USAHA JAYA Contact Person Berisi nama Contact Person Contoh: Ibu Hartono customer Ref.No Berisi nomor customer Reference Local Currency List Merupakan daftar pilihan Currency Contoh: USD No. Berisi nomor dokumen, sesuai dengan pengaturan yang terdapat dalam Document Numbering Contoh: Status Menyatakan Status dari Dokumen Contoh : Open / Closed / Draft Posting Date Merupakan tanggal posting transaksi Due Date Merupakan tanggal pengiriman yang diinginkan Document Date Merupakan tanggal dokumen DETAIL - Content Tab Item/Service type List Merupakan Combobox yang berisi jenis dokumen, apakah service atau Item Item No Berisi nomor item Contoh : ABJ-AJN-A01

114 134 Tabel 3.14 Informasi user field layar Sales Return Item Description Merupakan penjelesan/deskrisi atas kode barang Contoh: AMPLOP JAYA PSC 90 POLOS Quantity Berisi jumlah barang yang dipesan Contoh: 1800 Unit Price Berisi jumlah harga barang per satu satuan barang Contoh: IDR Tax Code Kolom ini berisi kode pajak, sesuai dengan jenis pajak yang dipilih Total (LC) Kolom ini berisi perhitungan nilai barang dikalikan dengan unit price kemudian dikurangi dengan discount Whse Merupakan gudang yang dipilih Contoh: KPK (Gudang Kapuk) Distr. Rule Merupakan kolom distribution rule Contoh: SAL untuk Sales UoM Code Merupakan kolom isian untuk mengatur pilihan Unit of Measurement Contoh: Manual Return Cost (LC) Merupakan kolom yang berisi nilai dari biaya retur yang dikeluarkan Pricelist Before Kolom ini berisi harga pricelist Disc. sebelum diskon Pricelist Discount Kolom ini merupakan diskon dari pricelist yang dipilih

115 135 DETAIL Logistic Tab DETAIL Accounting Tab Tabel 3.14 Informasi user field layar Sales Return Ship To Merupakan kolom yang berisi alamat Pengiriman, Contoh: Gg. Tumpluk No 26 Pasar Pagi, JAKARTA BARAT INDONESIA Bill To Merupakan kolom yang berisi alamat penagihan. Contoh: Gg. Tumpluk No 26 Pasar Pagi JAKARTA BARAT BP Channel Name Merupakan kolom yang berisi apabila suatu transaksi dilakukan melalui Business partner yang lain BP Channel Merupakan kolom kontak yang terkait Contact dengan BP Channel Name Journal Remark Merupakan kolom Journal Remark yang berisi catatan posting akuntansi. Contoh: Return C Control Account Merupakan control Account yang terkait dengan dokumen AR Invoice Contoh: Piutang Usaha Payment Block Beri tanda centang untuk menandakan dokumen terblokir, dan berikan alasan Max. Cas Untuk menghitung nilai discount saat Discount pembayaran, bahkan setelah melewati tanggal jatuh tempo. Payment Terms Merupakan kolom yang berisi pilihan Pembayaran, contoh: TT1D Payment Method Merupakan kolom yang berisi pilihan metode pembayaran Contoh: Bank Transfer

116 136 Tabel 3.14 Informasi user field layar Sales Return Central Bank Ind. Merupakan kolom isian yang berisi bank central untuk transaksi asing Montly Recalculate ue date Merupakan kolom untuk mengisikan tanggal jatuh tempo secara manual sesuai dengan tanggal dokumen pemesanan Cash Discount Date offset Merupakan kolom berisi jumlah diskon apabila pembayaran dilakukan dalam due date Contoh: 2 BP Project Berisi kolom yang menampilkan Project yang terdapat dalam Business Partner Master Data Indicator Menampilkan indicator yang terkait dengan laporan Business Partner Master Data Federal Tax ID Menampilkan nomor dokumen pajak dari pelanggan Order Number Menampilkan nomor dokumen apabila menggunakan rantai distribution method Detail - File Name Nama file yang disisipkan Attachments Path Alamat lokasi dimana suatu file berada FOOTER Sales Employee Kolom ini berisi Siapa Sales yang melayani penjualan Contoh : Anwar Owner Kolom ini karyawan yang memiliki Sales order tersebut

117 137 Tabel 3.14 Informasi user field layar Sales Return Total before Merupakan harga sebelum didiskon discount Contoh IDR Discount Merupakan kolom diskon global yang bisa dimasukan sendiri Contoh: 20 % Freight Merupakan kolom yang pilihannya disesuaikan nilai pilihan pengiriman dari tabel Freight Tax Kolom ini berisi nilai pajak dari suatu barang Total Kolom ini berisi nilai dari barang setelah dikenakan pajang Remarks Kolom tambahan keterangan Contoh: SEGERA DIPROSES

118 User Interface Submodul A/R Invoice Layar A/R Invoice diakses untuk mencatat penagihan kepada pelanggan. A/R Invoice akan mencatat piutang pelanggan ke dalam sistem. Berikut ini merupakan layar dari A/R Invoice seperti terdapat pada gambar dibawah ini. Gambar 3.42 Tampilan Layar AR Invoice Selainkan tampilan Screen diatas akan dijelaskan pula fungsi masukan (user input field) pada tabel dibawah ini.

119 139 Tabel 3.15 Informasi user field layar AR Invoice HEADER Vendor Field ini berisi kode customer Contoh : C Name Field ini berisi nama vendor Contoh : TOKO USAHA JAYA Contact Person Berisi nama Contact Person Contoh: Ibu Hartono customer Ref.No Berisi nomor customer Reference Local Currency List Merupakan daftar pilihan Currency Contoh: USD No. Berisi nomor dokumen, sesuai dengan pengaturan yang terdapat dalam Document Numbering Contoh: Status Menyatakan Status dari Dokumen Contoh : Open / Closed / Draft Posting Date Merupakan tanggal posting transaksi Due Date Merupakan tanggal pengiriman yang diinginkan Document Date Merupakan tanggal dokumen DETAIL - Content Tab Item/Service type List Merupakan Combobox yang berisi jenis dokumen, apakah service atau Item Item No Berisi nomor item Contoh : ABJ-AJN-A01 Item Description Merupakan penjelesan/deskrisi atas kode barang Contoh: AMPLOP JAYA PSC 90 POLOS

120 140 DETAIL Logistic Tab Tabel 3.15 Informasi user field layar AR Invoice Quantity Berisi jumlah barang yang dipesan Contoh: 1800 Unit Price Berisi jumlah harga barang per satu satuan barang Contoh: IDR Tax Code Kolom ini berisi kode pajak, sesuai dengan jenis pajak yang dipilih Total (LC) Kolom ini berisi perhitungan nilai barang dikalikan dengan unit price kemudian dikurangi dengan discount Whse Merupakan gudang yang dipilih Contoh: KPK (Gudang Kapuk) Distr. Rule Merupakan kolom distribution rule Contoh: SAL untuk Sales UoM Code Merupakan kolom isian untuk mengatur pilihan Unit of Measurement Contoh: Manual Return Cost (LC) Merupakan kolom yang berisi nilai dari biaya retur yang dikeluarkan Pricelist Before Kolom ini berisi harga pricelist Disc. sebelum diskon Pricelist Discount Kolom ini merupakan diskon dari pricelist yang dipilih Ship To Merupakan kolom yang berisi alamat Pengiriman, Contoh: Gg. Tumpluk No 26 Pasar Pagi, JAKARTA BARAT INDONESIA

121 141 DETAIL Accounting Tab Tabel 3.15 Informasi user field layar AR Invoice Bill To Merupakan kolom yang berisi alamat penagihan. Contoh: Gg. Tumpluk No 26 Pasar Pagi JAKARTA BARAT Tracking No. Berisi nomor paket untuk barang yang diterima dari perusahaan pengirim BP Channel Name Merupakan kolom yang berisi apabila suatu transaksi dilakukan melalui Business partner yang lain BP Channel Merupakan kolom kontak yang terkait Contact dengan BP Channel Name Journal Remark Merupakan kolom Journal Remark yang berisi catatan posting akuntansi. Contoh: Return C Control Account Merupakan control Account yang terkait dengan dokumen AR Invoice Contoh: Piutang Usaha Payment Block Beri tanda centang untuk menandakan dokumen terblokir, dan berikan alasan Max. Cas Untuk menghitung nilai discount saat Discount pembayaran, bahkan setelah melewati tanggal jatuh tempo. Payment Terms Merupakan kolom yang berisi pilihan Pembayaran, contoh: TT1D Payment Method Merupakan kolom yang berisi pilihan metode pembayaran Contoh: Bank Transfer Central Bank Ind. Merupakan kolom isian yang berisi bank central untuk transaksi asing

122 142 Tabel 3.15 Informasi user field layar AR Invoice Montly Recalculate ue date Merupakan kolom untuk mengisikan tanggal jatuh tempo secara manual sesuai dengan tanggal dokumen pemesanan Cash Discount Date offset Merupakan kolom berisi jumlah diskon apabila pembayaran dilakukan dalam due date Contoh: 2 BP Project Berisi kolom yang menampilkan Project yang terdapat dalam Business Partner Master Data Indicator Menampilkan indicator yang terkait dengan laporan Business Partner Master Data Federal Tax ID Menampilkan nomor dokumen pajak dari pelanggan Order Number Menampilkan nomor dokumen apabila menggunakan rantai distribution method Detail - File Name Nama file yang disisipkan Attachments Path Alamat lokasi dimana suatu file berada FOOTER Sales Employee Kolom ini berisi Siapa Sales yang melayani penjualan Contoh : Anwar Owner Kolom ini karyawan yang memiliki Sales order tersebut Total before discount Merupakan harga sebelum didiskon Contoh IDR

123 143 Tabel 3.15 Informasi user field layar AR Invoice Discount Merupakan kolom diskon global yang bisa dimasukan sendiri Contoh: 20 % Freight Merupakan kolom yang pilihannya disesuaikan nilai pilihan pengiriman dari tabel Freight Tax Kolom ini berisi nilai pajak dari suatu barang Total Kolom ini berisi nilai dari barang setelah dikenakan pajang Remarks Kolom tambahan keterangan Contoh: SEGERA DIPROSES

124 User Interface Submodul Incoming Payment Apabila terdapat pembayaran dari tagihan invoice atas pelanggan, maka Layar Incoming Payment diakses untuk mencatat penerimaan pembayaran. Berikut ini merupakan layar dari Incoming Payment seperti terdapat pada gambar dibawah ini. Gambar 3.43 Tampilan Layar Incoming Payment Selainkan tampilan Screen diatas akan dijelaskan pula fungsi masukan (user input field) pada tabel dibawah ini. Tabel 3.16 Informasi user field layar Incoming Payment HEADER Code Field ini berisi kode customer/vendor/account Contoh : C

125 145 DETAIL - Content Tab Tabel 3.16 Informasi user field layar Incoming Payment Name Field ini berisi nama vendor Contoh : TOKO USAHA JAYA Bill Field ini berisi alamat penagihan Contact Person Berisi nama Contact Person Contoh: Ibu Hartono Project Berisi incoming payment yang berhubungan dengan project No. Berisi nomor dokumen, sesuai dengan pengaturan yang terdapat dalam Document Numbering Contoh: Reference Kolom ini berisi kolom refrensi nomor untuk pembayaran Posting Date Merupakan tanggal posting transaksi Due Date Merupakan tanggal pengiriman yang diinginkan Document Date Merupakan tanggal dokumen Transaction No. Merupakan nomor transaksi jurnal Selected Merupakan checkbox pilihan dokumen yang diikutsertakan dalam pembayaran Document No Berisi nomor dokumen Contoh : ABJ-AJN-A01 Installment Merupakan pilihan cicilan Contoh: 1 of 2 Cust/Vendor Berisi informasi vendor/customer Document Type Merupakan tipe dokumen Date Merupakan kolom tanggal Overdue days Kolom yang menunjukan berapa hari jatuh tempo

126 146 Tabel 3.16 Informasi user field layar Incoming Payment Total Kolom yang berisi nilai total dari tagihan Balance Due Merupakan nilai dokumen yang ditagihan Blocked Merupakan kolom yang mengisikan status terblokir atau tidaknya dokumen Cash Discount Merupakan kolom isian persentasi diskon Distr. Rule Merupakan kolom distribution rule Contoh : SAL Payment Order Merupakan kolom payment Run FOOTER Payment on Merupakan kolom untuk memasukan Account pembayaran langsung ke suatu akun Total Amount Due Total nominal biaya yang tertagih Open Balance Sisa nominal yang belum dibayar Remarks Merupakan kolom keterangan yang bisa diisi Journal Remarks Merupakan kolom yang berisi catatan jurnal Control Account Merupakan control account.

127 User Interface Modul Finance User Interface Submodul Journal Voucher Apabila terdapat transaksi yang memerlukan pencatatan akuntansi, namun tidak bisa dicapai melalui modul yang tersedia, maka bisa dimasukan lewat layar Journal Voucher. Berikut ini merupakan layar dari Journal Voucher seperti terdapat pada gambar dibawah ini. Gambar 3.44 Tampilan Layar Journal Voucher Selainkan tampilan Screen diatas akan dijelaskan pula fungsi masukan (user input field) pada tabel dibawah ini. Tabel 3.17 Informasi user field layar Journal Voucher Journal Voucher Table Journal Voucher No. Field ini berisi nomor Journal Voucher Status Field ini berisi status dari Journal Voucher Contoh : Closed / Open Date Field ini berisi tanggal Journal Voucher dibuat

128 148 Tabel 3.17 Informasi user field layar Journal Voucher Total (LC) Berisi total nilai dari Journal Voucher User Berisi informasi pengguna yang membuat Journal Voucher Transaction Trans No Berisi nomor transaksi Table Status Berisi status dari transaksi Total (LC) Berisi total nilai dari transaksi Remarks Berisi catatan khusus berkaitan dengan transaksi tersebut Gambar 3.45 Tampilan Layar Journal Voucher Entry Selainkan tampilan Screen diatas akan dijelaskan pula fungsi masukan (user input field) pada tabel dibawah ini.

129 149 Tabel 3.18 Informasi user field layar Journal Voucher Entry Header Voucher No Field ini berisi nomor Journal Voucher GL Account Series Number Posting Date Due Date Doc Date Remarks Origin Origin No. Template Type Template Indicator Project Trans. Code Ref. G/L Acct G/L Acct Name Debit Series merupakan petunjuk pilihan nomor berdasarkan Document & Numbering Series Nomor dari Series suatu dokumen Berisi tanggal posting dokumen Berisi tanggal jatuh tempo dari dokumen Berisi tanggal dokumen Berisi keterangan tambahan yang disertakan dalam dokumen Field ini berisi asal dokumen ini dibuat Field ini berisi nomor asal dokumen ini dibuat Berisi jenis template Berisi nama dari jenis template yang dipilih Merupakan indicator dari dokumen apabila merupakan template Nama project akan tampil disini apabila terdapat informasi project Merupakan kode transaksi dari dokumen Nomor reference dari Trans Code Berisi nomor akun GL Berisi nama akun GL Total nilai transaksi yang berada di sisi debit

130 150 Tabel 3.18 Informasi user field layar Journal Voucher Entry Credit Total nilai transaksi yang berada di sisi kredit Tax Group Merupakan kode pajak User Interface Submodul Internal Reconciliation Apabila terdapat transaksi yang berbeda bisa jadi dilakukan rekonsiliasi melalui screen Internal Reconciliation. Berikut ini merupakan layar dari Internal Reconciliation seperti terdapat pada gambar dibawah ini. Gambar 3.46 Tampilan Layar Internal Reconciliation Selainkan tampilan Screen diatas akan dijelaskan pula fungsi masukan (user input field) pada tabel dibawah ini. Tabel 3.19 Informasi user field layar Internal Reconciliation Header BP No Field ini berisi nomor Business Partner

131 151 Tabel 3.19 Informasi user field layar Internal Reconciliation Reconciliation Currency Merupakan mata uang untuk kepentingan rekonsiliasi Recon. Date Tanggal rekonsiliasi Display SC Only Transactions Tanda centang untuk menampilkan hanya transaksi yang menggunakan System Currency Detail Selected Kolom centang, untuk menandai transaksi yang akan di-reconcile Origin Kode asal dokumen Contoh: IN untuk Invoice, SO untuk Sales Order Origin Number Merupakan Nomor dokumen Posting date Tanggal posting dari dokumen Amount Jumlah / nilai dari dokumen Balance due Jumlah tagihan yang akan dibayar Amount to Jumlah yang akan di-reconcile reconcile Details Keterangan dari dokumen yang akan di-reconcile Payment Order Run Beri tanda centang untuk memproses dengan Wizard Payment Order Run

132 User Interface Submodul Chart of Account Chart of account merupakan layar untuk menampilkan informasi struktur penamaan akuntansi. Berikut ini merupakan layar dari Chart of account seperti terdapat pada gambar dibawah ini. Gambar 3.47 Tampilan Layar Chart of Account Selainkan tampilan Screen diatas akan dijelaskan pula fungsi masukan (user input field) pada tabel dibawah ini. Tabel 3.20 Informasi user field layar Chart of Account Header G/L Account Field ini berisi nomor GL Account Name Field ini merupakan nama akun External Code Nomor akun Currency Berisi mata uang yang dikhususkan untuk akun tersebut Balance Merupakan Saldo Akun

133 153 Right Column Tabel 3.20 Informasi user field layar Chart of Account Control Account Centang yang merupakan akun control Cash Account Centang menandakan bahwa merupakan akun kas Indexed Centang untuk indeks Reval. Currency Centang untuk keperluan currency revaluation Cash Flow Centang apabila akun perhitungan cash Relevant flow G/L Acct Berisi kategori akun GL Category

134 User Interface Modul Production User Interface Submodul Bill of Material Bill of Material merupakan dokumen master yang disimpan ke dalam sistem untuk kemudian dijadikan referensi pada proses Production order. Berikut ini merupakan layar dari Bill of Material seperti terdapat pada gambar dibawah ini. Gambar 3.48 Tampilan Layar Bill of Material Selainkan tampilan Screen diatas akan dijelaskan pula fungsi masukan (user input field) pada tabel dibawah ini. Tabel 3.21 Informasi user field layar Bill of Material HEADER Product No. Berisi kode dari barang jadi yang ingin diproduksi Contoh : S Quantity Berisi jumlah barang jadi yang mau diproduksi Contoh: 1,800

135 155 DETAIL - Content Tabel 3.21 Informasi user field layar Bill of Material Warehouse Berisi nama gudang sebagai tempat penyimpanan setelah barang jadi selesai diproduksi Contoh: KPK Product Berisi deskripsi dari barang jadi yang Description ingin diproduksi Contoh: ENV TARGET 1536 #10 BOOKLET 75 GSM 104x24 Price List Berisi harga khusus yang telah didaftarkan terhadap barang jadi BOM Type Berisi jenis dari dokumen Bill of Material yang dibuat Contoh: Production Distr. Rule Berisi divisi dari staff/karyawan yang membuat Bill of Material Contoh: PRD Project Berisi data dari spesifikasi proyek yang dijalankan Contoh: Royal # Berisi angka yang diurutkan sesuai dengan Item No. yang dimasukan Contoh: 1 Item No. Berisi kode dari barang yang dipakai untuk memproduksi barang jadi Contoh: ABB-H75-A51 Item Description Berisi deskripsi dari barang yang dipakai untuk memproduksi barang jadi Contoh: HVS 75 GSM 263 MM INSTANT PREPRINT

136 156 Tabel 3.21 Informasi user field layar Bill of Material Quantity Berisi jumlah barang yang ingin dipakai untuk memproduksi barang jadi Contoh: 8.15 UOM Name Berisi satuan dari jumlah barang Contoh: KG Warehouse Berisi gudang tempat pengambilan barang untuk proses produksi Contoh: KRW Issue Method Berisi metode yang dipakai untuk mengeluarkan barang untuk proses produksi Contoh: Manual Price List Berisi harga khusus yang telah didaftarkan pada barang untuk produksi Unit Price Berisi harga dari satuan barang yang akan dipakai untuk proses produksi Contoh: 100,000 Total Berisi total jumlah harga per barang yang akan dipakai untuk proses produksi Contoh: 800,000 Comments Berisi catatan/note tambahan Contoh: Barang mudah rusak Distr. Rule Berisi divisi dari staff/karyawan yang membuat Bill of Material Contoh: PRD

137 User Interface Submodul Production Production order merupakan sarana membantu pengguna untuk melakukan proses produksi barang sesuai dengan material/bahan baku yang terdapat dalam BoM. Berikut ini merupakan layar dari Production Order seperti terdapat pada gambar dibawah ini. Gambar 3.49 Tampilan Layar Production Order Selainkan tampilan Screen diatas akan dijelaskan pula fungsi masukan (user input field) pada tabel dibawah ini. Tabel 3.22 Informasi user field layar Production Order HEADER Type Berisi tipe dari dokumen Production Order yang dibuat Contoh: Standard

138 158 Tabel 3.22 Informasi user field layar Production Order No. Berisi tahun, bulan, dan nomor dari dokumen Production Order Contoh: Status Berisi status dari dokumen Production Order Contoh: Planned Order Date Berisi tanggal ketika dokumen Production Order dibuat Contoh: 27/09/2013 Product No. Berisi kode dari barang jadi yang ingin diproduksi Contoh: ABJ-AH-A012 Due Date Berisi tanggal jatuh tempo atau deadline untuk memproses dokumen Production Order Contoh: 30/09/2013 Product Berisi deskripsi dari barang jadi Description yang akan diproduksi Contoh: AMP HAGAI 104 POLOS RSH-002 User Berisi jabatan karyawan yang bertanggung jawab terhadap dokumen tersebut Contoh: Manager Planned Quantity Berisi jumlah barang jadi yang ingin diproduksi Contoh: 5,000 UOM Name Berisi satuan jumlah dari barang jadi

139 159 Tabel 3.22 Informasi user field layar Production Order Origin Berisi cara yang dipakai untuk membuat dokumen Production Order Contoh: Manual Warehouse Berisi nama gudang yang akan dipakai untuk menyimpan barang jadi hasil produksi Contoh: KPK Sales Order Berisi nomor dari dokumen Sales Order Contoh: customer Berisi kode customer yang berada pada dokumen Sales Order Contoh: C Distr. Rule Berisi bagian/divisi yang bertanggung jawab dalam membuat dokumen Production Order Contoh: PRD Project Berisi data dari spesifikasi proyek yang dijalankan Contoh: Royal DETAIL COMPONENTS TAB # Berisi angka yang diurutkan sesuai dengan Item No. yang dimasukan Contoh: 1 Item No. Berisi kode dari barang yang dipakai untuk memproduksi barang jadi Contoh: ABB-H75-A51

140 160 Tabel 3.22 Informasi user field layar Production Order Item Description Berisi deskripsi dari barang yang dipakai untuk memproduksi barang jadi Contoh: HVS 75 GSM 263 MM INSTANT PREPRINT Base Qty Berisi jumlah barang pada Bill of Material yang dipakai untuk memproduksi barang jadi Contoh: 0.00 Planned Qty Berisi jumlah barang yang nantinya akan dikeluarkan untuk memproduksi barang jadi Contoh: Issued Berisi jumlah barang yang telah dikeluarkan untuk proses produksi Contoh: Available Berisi persediaan/stock dari barang yang akan dipakai untuk proses produksi Contoh: 9, UOM Code Berisi kode dari satuan yang akan dipakai Contoh: KG UOM Name Berisi nama dari satuan yang dipakai Contoh: KG

141 161 Tabel 3.22 Informasi user field layar Production Order Warehouse Berisi nama gudang yang akan mengeluarkan barang untuk proses produksi Contoh: KRW Issue Method Berisi metode yang akan dipakai untuk mengeluarkan barang Contoh: Manual Distr. Rule Berisi bagian/divisi yang bertanggung jawab dalam membuat dokumen Production Order Contoh: PRD DETAIL SUMMARY TAB Actual Component Cost Jumlah biaya dari seluruh komponen yang akan dipakai untuk memproduksi barang jadi Contoh: 1,000,000 Actual Additional Cost Jumlah keseluruhan biaya dari barang bersifat non-inventory yang dipakai untuk proses produksi Contoh: 100,000 Actual Product Cost Jumlah keseluruhan biaya dari seluruh produk yang dipakai untuk menyelesaikan proses produksi Contoh: 1,100,000 Total Variance Selisih antara Product Cost dengan Component Cost Contoh: 100,000

142 162 Tabel 3.22 Informasi user field layar Production Order Variance Per Berisi nilai dari total variance Product setelah dibagi dengan jumlah seluruh barang yang dipakai untuk produksi Contoh: 35,000 Variance % Berisi persentase dari perbedaan yang dihasilkan pada setiap produk Contoh: 0.5% Journal Remarks Berisi jurnal umum dari dokumen Production Order bersangkutan Contoh: Production Order ABJ- AH-A02 Planned Quantity Berisi jumlah barang yang direncanakan untuk proses produksi Contoh: 5,000 Completed Berisi jumlah barang jadi yang Quantity dihasilkan dari proses produksi Contoh: 4,950 Rejected Berisi jumlah barang yang ditolak Quantity saat proses produksi Contoh: 50 Due Date Berisi tanggal jatuh tempo atau deadline untuk memproses dokumen Production Order Contoh: 30/09/2013 Actual Closing Berisi tanggal ketika dokumen Date Production Order ditutup Contoh: 01/10/2013

143 163 Tabel 3.22 Informasi user field layar Production Order Overdue Berisi jumlah hari keterlambatan pada saat menutup Production Order Contoh: 1 FOOTER Remarks Field untuk memasukan informasi yang berhubungan dengan Production Order Contoh: Production Order penting User Interface Submodul Issue for Production Saat Production Order selesai di-release. Maka selanjutnya dilakukan pengeluaran bahan baku dari gudang. Dimana proses ini akan dikerjakan melalui layar Issue for Production. Berikut ini merupakan layar dari Issue for Production seperti terdapat pada gambar dibawah ini. Gambar 3.50 Tampilan Layar Issue for production

144 164 Selainkan tampilan Screen diatas akan dijelaskan pula fungsi masukan (user input field) pada tabel dibawah ini. Tabel 3.23 Informasi user field layar Issue for production HEADER Number Berisi nomor dokumen Issue for Production Contoh: Series Berisi seri dari Receipt from Production Contoh: Primary Posting Date Berisi tanggal ketika dokumen diposting ke dalam sistem Contoh: 24/10/2013 Price List Berisi ketentuan harga khusus yang akan dipakai Contoh: Last Purchase Price Ref 2 Berisi informasi tertentu yang berhubungan dengan Issue for Production Contoh: Berdasarkan dokumen DETAIL CONTENTS TAB # Berisi angka yang diurutkan sesuai dengan Item No. yang dimasukan Contoh: 1 Order No. Berisi nomor dari dokumen Production Order yang ingin dikeluarkan barangnya Contoh:

145 165 Tabel 3.23 Informasi user field layar Issue for production Series No. Berisi nomor seri dari dokumen Receipt from Production Contoh: Row Menunjukan nomor dari baris yang ada Contoh: 1 Item No. Berisi kode dari barang yang dipakai untuk memproduksi barang jadi Contoh: ABB-H75-A51 Item Description Berisi deskripsi dari barang yang dipakai untuk memproduksi barang jadi Contoh: HVS 75 GSM 263 MM INSTANT PREPRINT Quantity Berisi jumlah barang yang akan dikeluarkan untuk proses produksi Contoh: Whse Berisi nama gudang untuk mengeluarkan barang yang akan dipakai untuk produksi Contoh: KRW Item Cost Berisi harga barang untuk item non inventory Contoh: 10,000 Planned Berisi jumlah barang yang dipesan untuk proses produksi Contoh: 30.3

146 166 Tabel 3.23 Informasi user field layar Issue for production Issued Berisi jumlah barang yang telah dikeluarkan dari gudang bersangkutan Contoh: 30.3 Avail Berisi persediaan/stock dari barang bersangkutan Contoh: 9, UOM Code Berisi kode dari satuan yang akan dipakai Contoh: Manual UOM Name Berisi satuan barang yang dipakai Contoh: KG Distr. Rule Berisi bagian/divisi yang bertanggung jawab dalam membuat dokumen Production Order Contoh: WHS Service Quantity Berisi jumlah barang bertipe service yang dipakai untuk proses produksi Service Price Berisi harga dari barang service Contoh: 50,000 Pricelist Before Menampilkan harga barang Disc sebelum di discount Contoh: 5,000 Pricelist Berisi jumlah discount untuk Discount barang bersangkutan Contoh: 500

147 167 Tabel 3.23 Informasi user field layar Issue for production DETAIL ATTACHMENTS TAB # Berisi angka yang diurutkan sesuai dengan file attachment yang dimasukan Contoh: 1 Path Berisi lokasi dari file yang diambil Contoh: C:Production File Name Berisi nama dari file yang dimasukan Contoh: xxxxx Attachment Date Berisi tanggal saat melakukan file attachment Contoh: 30/09/13 FOOTER Remarks Field untuk memasukan informasi yang berhubungan dengan Issue for Production Contoh: Cepat diproses Journal Remark Berisi jurnal umum dari dokumen Issue for Production bersangkutan Contoh: Issue for Production

148 User Interface Submodul Receipt from Production Saat barang telah selesai diproduksi. Maka selanjutnya dilakukan pencatatan atas barang jadi yang diterima dari bagian produksi. Dimana proses ini akan dikerjakan melalui layar Receipt from production. Berikut ini merupakan layar dari Receipt from production seperti terdapat pada gambar dibawah ini. Gambar 3.51 Tampilan Layar Receipt from production Selainkan tampilan Screen diatas akan dijelaskan pula fungsi masukan (user input field) pada tabel dibawah ini. Tabel 3.24 Informasi user field layar Receipt from production HEADER Number Berisi nomor dokumen Receipt from Production Contoh:

149 169 Tabel 3.24 Informasi user field layar Receipt from production Series Berisi seri dari Receipt from Production Contoh: Primary Posting Date Berisi tanggal ketika dokumen diposting ke dalam sistem Contoh: 24/10/2013 Price List Berisi ketentuan harga khusus yang akan dipakai Contoh: Last Purchase Price Ref 2 Berisi informasi tertentu yang berhubungan dengan Issue for Production Contoh: Berdasarkan dokumen DETAIL CONTENTS TAB # Berisi angka yang diurutkan sesuai dengan Item No. yang dimasukan Contoh: 1 Order No. Berisi nomor dari dokumen Production Order yang ingin dikeluarkan barangnya Contoh: Series No. Berisi nomor seri dari dokumen Receipt from Production Contoh: Item No. Berisi kode dari barang jadi yang telah selesai diproduksi Contoh: ABJ-AH-A01

150 170 Tabel 3.24 Informasi user field layar Receipt from production Item Description Berisi deskripsi dari barang yang dipakai untuk memproduksi barang jadi Contoh: AMP HAGAI 104 POLOS RSH-002 Type Berisi status dari barang jadi yang diproduksi Contoh: Complete Quantity Berisi jumlah barang jadi yang telah diproduksi dan mau diterima Contoh: 10,000 Unit Price Berisi harga satuan dari barang jadi yang telah diproduksi Contoh: 5,000 Whse Berisi nama gudang untuk menyimpan barang jadi yang telah diproduksi Contoh: KPK Item Cost Berisi harga barang untuk item non inventory Planned Berisi jumlah barang jadi yang dipesan sebelum proses produksi Contoh: 10,000 Completed Berisi jumlah barang jadi yang telah selesai diproduksi Contoh: 10,000 UOM Code Berisi kode dari satuan yang akan dipakai Contoh: Manual

151 171 Tabel 3.24 Informasi user field layar Receipt from production UOM Name Berisi satuan barang yang dipakai Contoh: KG Distr. Rule Berisi bagian/divisi yang bertanggung jawab dalam membuat dokumen Production Order Contoh: WHS Service Quantity Berisi jumlah barang bertipe service yang dipakai untuk proses produksi Contoh: 5 Service Price Berisi harga dari barang service Contoh: 50,000 Pricelist Before Disc Menampilkan harga barang sebelum di discount Contoh: 5,000 Pricelist Discount Berisi jumlah discount untuk barang bersangkutan Contoh: 500 DETAIL ATTACHMENTS TAB # Berisi angka yang diurutkan sesuai dengan file attachment yang dimasukan Contoh: 1 Path Berisi lokasi dari file yang diambil Contoh: C:Production File Name Berisi nama dari file yang dimasukan Contoh: xxxxx

152 172 Tabel 3.24 Informasi user field layar Receipt from production Attachment Date Berisi tanggal saat melakukan file attachment Contoh: 30/09/13 FOOTER Remarks Field untuk memasukan informasi yang berhubungan dengan Receipt from Production Contoh: Cepat diproses Journal Remark Berisi jurnal umum dari dokumen Receipt from Production bersangkutan Contoh: Receipt from Production

153 User Interface Modul Inventory User Interface Submodul Goods Issue Adjustment Pengguna sistem dapat melakukan perpindahan barang yang terdapat di dalam gudang (warehouse). Terdapat layar Goods Issue yang digunakan untuk mengeluarkan barang dari gudang. Berikut ini merupakan layar dari Goods Issue seperti terdapat pada gambar dibawah ini. Gambar 3.52 Tampilan Layar Good Issue Selainkan tampilan Screen diatas akan dijelaskan pula fungsi masukan (user input field) pada tabel dibawah ini.

154 174 Tabel 3.25 Informasi user field layar Good Issue HEADER Number Berisi nomor dokumen Issue for Production Contoh: Series Berisi seri dari Receipt from Production Contoh: Primary Posting Date Berisi tanggal ketika dokumen diposting ke dalam sistem Contoh: 24/10/2013 Document Date Berisi tanggal ketika document tersebut dibuat Contoh: 24/10/2013 Price List Berisi ketentuan harga khusus yang akan dipakai Contoh: Last Purchase Price Ref 2 Berisi informasi tertentu yang berhubungan dengan Issue for Production Contoh: Berdasarkan dokumen DETAIL CONTENTS TAB # Berisi angka yang diurutkan sesuai dengan Item No. yang dimasukan Contoh: 1 Item No. Berisi kode dari barang yang akan dikeluarkan dari gudang bersangkutan untuk ditransfer ke gudang lain Contoh: ABB-AJP-A01

155 175 Tabel 3.25 Informasi user field layar Good Issue Item Description Berisi deskripsi dari barang bersangkutan Contoh: AMPLOP JAYA MERAH 90 Quantity Berisi jumlah barang yang akan dikeluarkan dari gudang bersangkutan Contoh: 50 Account Code Berisi kode account yang akan dipakai untuk mencatat barang ke dalam jurnal Contoh: Item Cost Berisi harga barang untuk item non inventory Contoh: 10,000 UOM Code Berisi kode dari satuan yang akan dipakai Contoh: Manual UOM Name Berisi satuan barang yang dipakai Contoh: KG Distr. Rule Berisi bagian/divisi yang bertanggung jawab dalam membuat dokumen Good Issue Contoh: WHS Service Quantity Berisi jumlah barang bertipe service yang dipakai untuk proses produksi Service Price Berisi harga dari barang service Contoh: 50,000

156 176 Tabel 3.25 Informasi user field layar Good Issue Pricelist Before Disc Menampilkan harga barang sebelum di discount Contoh: 5,000 Pricelist Discount Berisi jumlah discount untuk barang bersangkutan Contoh: 500 DETAIL ATTACHMENTS TAB # Berisi angka yang diurutkan sesuai dengan file attachment yang dimasukan Contoh: 1 Path Berisi lokasi dari file yang diambil Contoh: C:Inventory File Name Berisi nama dari file yang dimasukan Contoh: xxxxx Attachment Date Berisi tanggal saat melakukan file attachment Contoh: 30/09/13 FOOTER Remarks Field untuk memasukan informasi yang berhubungan dengan Good Issue Contoh: Cepat diproses Journal Remark Berisi jurnal umum dari dokumen Good Issue Contoh: Good Issue

157 User Interface Submodul Goods Receipt Adjustment Pengguna sistem dapat melakukan perpindahan barang yang terdapat di dalam gudang (warehouse). Terdapat layar Goods Receipt yang digunakan untuk mencatat barang yang masuk ke gudang. Berikut ini merupakan layar dari Goods Receipt seperti terdapat pada gambar dibawah ini. Gambar 3.53 Tampilan Layar Goods Receipt - Adjustment Selainkan tampilan Screen diatas akan dijelaskan pula fungsi masukan (user input field) pada tabel dibawah ini.

158 178 Tabel 3.26 Informasi user field layar Good Receipt Adjustment HEADER Number Berisi nomor dokumen Receipt from Production Contoh: Series Berisi seri dari Inventory Transfer Contoh: Begbal Posting Date Berisi tanggal ketika dokumen diposting ke dalam sistem Contoh: 27/09/2013 Document Date Berisi tanggal ketika dokumen tersebut dibuat Contoh: 27/09/2013 Price List Berisi ketentuan harga khusus yang akan dipakai Contoh: Last Purchase Price Ref 2 Berisi informasi tertentu yang berhubungan dengan Good Receipt Contoh: Berdasarkan dokumen DETAIL CONTENTS TAB # Berisi angka yang diurutkan sesuai dengan Item No. yang dimasukan Contoh: 1 Item No. Berisi kode dari barang yang diterima Contoh: ABB-H70-I20 Item Description Berisi deskripsi dari barang yang diterima Contoh: HVS 70 GSM 17.4 CM

159 179 Tabel 3.26 Informasi user field layar Good Receipt Adjustment Quantity Berisi jumlah barang jadi yang telah diproduksi dan mau diterima Contoh: 10,000 Unit Price Berisi harga satuan dari barang jadi yang telah diproduksi Contoh: 5,000 Total Berisi total harga keseluruhan dari tiap barang Contoh: 50,000,000 Account Code Berisi kode account yang akan dipakai untuk mencatat barang ke dalam jurnal Contoh: Item Cost Berisi harga barang untuk item non inventory UOM Code Berisi kode dari satuan yang akan dipakai Contoh: Manual UOM Name Berisi satuan barang yang dipakai Contoh: KG Distr. Rule Berisi bagian/divisi yang bertanggung jawab dalam membuat dokumen Good Receipt Contoh: WHS Service Quantity Berisi jumlah barang bertipe service yang dipakai untuk proses produksi Service Price Berisi harga dari barang service Contoh: 50,000

160 180 Tabel 3.26 Informasi user field layar Good Receipt Adjustment Pricelist Before Disc Menampilkan harga barang sebelum di discount Contoh: 5,000 Pricelist Discount Berisi jumlah discount untuk barang bersangkutan Contoh: 500 DETAIL ATTACHMENTS TAB # Berisi angka yang diurutkan sesuai dengan file attachment yang dimasukan Contoh: 1 Path Berisi lokasi dari file yang diambil Contoh: C:Inventory File Name Berisi nama dari file yang dimasukan Contoh: xxxxx Attachment Date Berisi tanggal saat melakukan file attachment Contoh: 30/09/13 FOOTER Remarks Field untuk memasukan informasi yang berhubungan dengan Good Receipt Contoh: Cepat diproses Journal Remark Berisi jurnal umum dari dokumen Good Receipt bersangkutan Contoh: Good Receipt

161 User Interface Submodul Inventory Transfer Request Pengguna sistem dapat melakukan perpindahan barang antar gudang (warehouse). Terlebih dahulu harus membuat Inventory Transfer Request yang merupakan layar seperti terdapat pada gambar dibawah ini. Gambar 3.54 Tampilan Layar Inventory Transfer Request Selainkan tampilan Screen diatas akan dijelaskan pula fungsi masukan (user input field) pada tabel dibawah ini.

162 182 Tabel 3.27 Informasi user field layar Inventory Transfer Request HEADER Business Partner Berisi kode dari business partner baik customer maupun vendor Contoh: C No. Berisi tahun, bulan, dan nomor dari dokumen Inventory Transfer Request Contoh: Name Berisi nama dari business partner yang dimasukan Contoh: PT. KHASIRMA BERKAH INTI Status Berisi status dari dokumen Inventory Transfer Request Contoh: Open Contact Person Berisi nama dari contact partner business partner yang bisa dihubungi Contoh: IBU YANTI Posting Date Berisi tanggal dari dokumen Inventory Transfer Request pada saat di posting ke dalam sistem Contoh: 24/10/2013 Ship To Berisi alamat tujuan pengiriman barang Contoh: Jl. Kramat Pulo No 12D Komp. Maya Indah II JAKARTA PUSAT

163 183 Tabel 3.27 Informasi user field layar Inventory Transfer Request Due Date Berisi tanggal jatoh tempo dari dokumen Inventory Transfer Request Contoh: 24/10/2013 Document Date Berisi tanggal saat dokumen tersebut dibuat Contoh: 24/10/2013 From Warehouse Berisi nama gudang sebagai tempat pengambilan barang untuk ditransfer ke gudang lain Contoh: KPK Price List Berisi harga khusus yang telah didaftarkan terlebih dahulu ke dalam price list bersangkutan Contoh: Agent To Warehouse Berisi nama gudang tujuan pengiriman barang Contoh: KRW DETAIL CONTENTS TAB # Berisi angka yang diurutkan sesuai dengan Item No. yang dimasukan Contoh: 1 Item No. Berisi kode dari barang jadi yang akan ditransfer ke gudang tujuan Contoh: ABB-BJY-A01 Item Description Berisi deskripsi dari barang yang akan ditransfer ke gudang tujuan Contoh: BOX JAYA PSC 90

164 184 Tabel 3.27 Informasi user field layar Inventory Transfer Request From Warehouse Berisi nama gudang sebagai tempat pengambilan barang untuk ditransfer ke gudang lain Contoh: KPK To Warehouse Berisi nama gudang tujuan pengiriman barang Contoh: KRW Quantity Berisi jumlah barang jadi yang telah diproduksi dan mau diterima Contoh: 50 UOM Code Berisi kode dari satuan yang akan dipakai Contoh: Manual UOM Name Berisi satuan barang yang dipakai Contoh: LBR Distr. Rule Berisi bagian/divisi yang bertanggung jawab dalam membuat dokumen Inventory Transfer Request Contoh: WHS Service Quantity Berisi jumlah barang bertipe service yang dipakai untuk proses produksi Contoh: 5 Service Price Berisi harga dari barang service Contoh: 50,000 Pricelist Before Menampilkan harga barang Disc sebelum di discount Contoh: 5,000

165 185 Tabel 3.27 Informasi user field layar Inventory Transfer Request Pricelist Discount Berisi jumlah discount untuk barang bersangkutan Contoh: 500 DETAIL ATTACHMENTS TAB # Berisi angka yang diurutkan sesuai dengan file attachment yang dimasukan Contoh: 1 Path Berisi lokasi dari file yang diambil Contoh: C:Inventory File Name Berisi nama dari file yang dimasukan Contoh: xxxxx Attachment Date Berisi tanggal saat melakukan file attachment Contoh: 30/09/13 FOOTER Sales Employee Berisi nama karyawan yang membuat dokumen Contoh: Anton Remarks Field untuk memasukan informasi yang berhubungan dengan Inventory Transfer Request Contoh: Cepat diproses Journal Remark Berisi jurnal umum dari dokumen Inventory Transfer Request bersangkutan Contoh: Inventory Transfer Request

166 User Interface Submodul Inventory Transfer Pengguna sistem dapat melakukan perpindahan barang antar gudang (warehouse). Perpindahan barang antar gudang dapat melalui layar ini. Berikut ini merupakan layar dari Inventory Transfer seperti terdapat pada gambar dibawah ini. Gambar 3.55 Tampilan Layar Iventory Transfer Selainkan tampilan Screen diatas akan dijelaskan pula fungsi masukan (user input field) pada tabel dibawah ini.

167 187 Tabel 3.28 Informasi user field layar Iventory Transfer HEADER Business Partner Berisi kode dari business partner baik customer maupun vendor Contoh: C Number Berisi nomor dari dokumen Inventory Transfer Contoh: Name Berisi nama dari business partner yang dimasukan Contoh: PT. KHASIRMA BERKAH INTI Series Berisi nomor seri dari inventory transfer Contoh: Contact Person Berisi nama dari contact partner business partner yang bisa dihubungi Contoh: IBU YANTI Posting Date Berisi tanggal dari dokumen Inventory Transfer pada saat di posting ke dalam sistem Contoh: 24/10/2013 Ship To Berisi alamat tujuan pengiriman barang Contoh: Jl. Kramat Pulo No 12D Komp. Maya Indah II JAKARTA PUSAT Document Date Berisi tanggal saat dokumen tersebut dibuat Contoh: 24/10/2013

168 188 Tabel 3.28 Informasi user field layar Iventory Transfer From Warehouse Berisi nama gudang sebagai tempat pengambilan barang untuk ditransfer ke gudang lain Contoh: KPK Price List Berisi harga khusus yang telah didaftarkan terlebih dahulu ke dalam price list bersangkutan Contoh: Agent To Warehouse Berisi nama gudang tujuan pengiriman barang Contoh: KRW DETAIL CONTENTS TAB # Berisi angka yang diurutkan sesuai dengan Item No. yang dimasukan Contoh: 1 Item No. Berisi kode dari barang jadi yang akan ditransfer ke gudang tujuan Contoh: ABB-BJY-A01 Item Description Berisi deskripsi dari barang yang akan ditransfer ke gudang tujuan Contoh: BOX JAYA PSC 90 From Warehouse Berisi nama gudang sebagai tempat pengambilan barang untuk ditransfer ke gudang lain Contoh: KPK To Warehouse Berisi nama gudang tujuan pengiriman barang Contoh: KRW

169 189 Tabel 3.28 Informasi user field layar Iventory Transfer Quantity Berisi jumlah barang jadi yang telah diproduksi dan mau diterima Contoh: 50 Item Cost Berisi harga barang untuk barang non inventory Contoh: 5,000 UOM Code Berisi kode dari satuan yang akan dipakai Contoh: Manual UOM Name Berisi satuan barang yang dipakai Contoh: LBR Distr. Rule Berisi bagian/divisi yang bertanggung jawab dalam membuat dokumen Inventory Transfer Contoh: WHS Service Quantity Berisi jumlah barang bertipe service yang dipakai untuk proses produksi Service Price Berisi harga dari barang service Contoh: 50,000 Pricelist Before Menampilkan harga barang Disc sebelum di discount Contoh: 5,000 Pricelist Berisi jumlah discount untuk Discount barang bersangkutan Contoh: 500

170 190 Tabel 3.28 Informasi user field layar Iventory Transfer DETAIL ATTACHMENTS TAB # Berisi angka yang diurutkan sesuai dengan file attachment yang dimasukan Contoh: 1 Path Berisi lokasi dari file yang diambil Contoh: C:Inventory File Name Berisi nama dari file yang dimasukan Contoh: xxxxx Attachment Date Berisi tanggal saat melakukan file attachment Contoh: 30/09/13 FOOTER Sales Employee Berisi nama karyawan yang membuat dokumen Contoh: Anton Remarks Field untuk memasukan informasi yang berhubungan dengan Inventory Transfer Contoh: Cepat diproses Journal Remark Berisi jurnal umum dari dokumen Inventory Transfer bersangkutan Contoh: Inventory Transfer C

171 User Interface Modul Business Partner Master Data Pengguna sistem dapat melakukan pendataan master data untuk business partner seperti vendor atau pelanggan. Berikut ini merupakan layar dari Business Partner Master Data seperti terdapat pada gambar dibawah ini. Gambar 3.56 Tampilan Layar Business Partner Master Data Selainkan tampilan Screen diatas akan dijelaskan pula fungsi masukan (user input field) pada tabel dibawah ini. Tabel 3.29 Informasi user field layar Business Partner Master Data HEADER Item No. Berisi kode dari item Contoh: ABB-ACC-A04