Prosedur Menjalankan Program

Transkripsi

1 Prosedur Menjalankan Program Gambar Login Page : Taowi ERP Login page merupakan halaman awal saat memasuki web Taowi ERP dimana halaman ini digunakan oleh user ketika mereka ingin menggunakan sistem. Untuk dapat menggunakan sistem, user harus memasukkan User ID dan Password mereka terlebih dahulu. Jika telah melakukan login dengan benar maka user masuk ke sistem dan sistem akan menampilkan pilihan peran. Sistem juga menyediakan pilihan berupa checkbox jika user ingin sistem tersebut mengingat password yang telah diinput pada pilihan remember me dan memilih peran yang pernah digunakan sebelumnya pada pilihan selected role. Pada pojok kanan bawah terdapat pilihan bahasa yang tersedia dalam sistem yang dapat dipilih oleh user. Saat ini login menggunakan SuperUser dimana User ID memiliki seluruh akses untuk memudahkan penggambaran simulasi pada sistem.

2 Gambar Select Role : Taowi ERP Select Role merupakan merupakan langkah selanjutnya ketika user berhasil login ke dalam sistem. Client mendefinisikan entitas perusahaan atau system administrator dimana sistem admin dapat mengakses pengaturan sistem. Role mengidentifikasi peran pada user. Org mendefinisikan organisasi. Warehouse untuk memilih hak akses gudang dan date merupakan tanggal yang tertera pada sesuai pada tanggal komputer. Setelah memilih peran maka user akan menekan tombol ok.

3 Gambar Home Page : Taowi ERP Home page merupakan tampilan utama pada sistem setelah user berhasil melakukan login dan telah memilih peran yang digunakan pada sistem. Dimana pada halaman ini menampilkan recent items untuk dokumen yang diakses beberapa saat yang lalu. Menu dalam bentuk tampilan list maupun search terhadap pilihan menu yang ada. Activites untuk melihat berbagai aktivitas yang terjadi dalam sistem seperti : notice, request, workflow activities, dan unprocessed document. Gambar Window Calender : Taowi ERP Window Calendar merupakan window pengaturan awal untuk mengidentifikasi kalender yang digunakan oleh sistem dalam melakukan berbagai aktivitas operasional perusahaan. User akan mengisi berbagai field yang telah disediakan dan memilih active jika kalender tersebut akan digunakan, setelah itu akan melakukan save terhadap data yang telah diinput. Setelah itu user akan memilih tab Year ut

4 Gambar Tab Year pada Window Calender : Taowi ERP Tab Year pada window Calendar merupakan langkah selanjutnya dalam pengaturan untuk mengisi tahun suatu kalender. Setelah mengisi field yang telah disediakan maka user dapat menekan tombol create period. Tombol create period akan melakukan pembuatan periode secara otomatis dari bulan Januari sampai Desember berdasarkan tahun yang telah dibuat. Gambar Tab Period pada Window Calender : Taowi ERP

5 Tab Period pada window Calendar merupakan tahap selanjutnya setelah pembuatan periode dimana field akan terisi secara otomatis jika user menekan tombol create period pada tab Year. Gambar Tab Period : Taowi ERP Pada tab period, user hanya perlu memilih periode yang akan diaktifkan dengan cara menekan tombol Open/Close All lalu memilih Open Period dan menekan button ok untuk melakukan pembukaan/mengaktifkan periode. Gambar Window Document Type : Taowi ERP

6 Document Type merupakan window yang berfungsi sebagai pengaturan awal untuk mendefinisikan tipe dokumen dari berbagai menu yang ada pada sistem dimana tipe dokumen disesuaikan dengan fungsi dokumen yang digunakan pada sistem. User akan melakukan pengisian field yang diperlukan untuk membuat document dan menekan tombol save. Gambar Window Accounting Schema : Taowi ERP Accounting Schema merupakan window yang berfungsi sebagai pengaturan awal skema akuntansi dan menjadi pengaturan awal yang paling penting dalam melakukan aktivasi pengendalian anggaran pada sistem. Budget Controller akan memilih checkbox Budget Check untuk melakukan aktivasi pengendalian anggaran dengan melakukan pengecekan tiap transaksi pada pembelian inventory atau services. Checkbox Strict Budget Control berfungsi untuk melakukan aktivasi pengendalian anggaran yang ketat dimana jika dana tidak mencukupi untuk pembuatan transaksi maka penyelesaian terhadap dokumen transaksi tidak dapat dilakukan. Field Budget untuk memilih budget yang akan digunakan. Field Commitment Type untuk memilih tipe komitmen, PO Reservation and Commitment adalah pengendalian anggaran untuk membuat jurnal reservation pada requisition

7 dan commitment pada purchase order. Field Control Scope untuk memilih ruang lingkup pengendalian anggaran secara per periode atau per tahun. Gambar Window Account Element : Taowi ERP Account Element merupakan window yang berfungsi sebagai pengaturan awal untuk mendaftarkan akun-akun yang digunakan oleh perusahaan atau disebut juga sebagai Chart of Accont (CoA). Gambar Tab Element Value pada Window Account Element : Taowi ERP Tab Element Value pada window Account Element berfungsi sebagai pengaturan awal untuk mengidentifikasi tipe budget pada akun-akun yang

8 telah didaftarkan oleh perusahaan. Budget Controller akan menentukan tipe budget dengan pilihan checkbox static budget atau centralized budget. Static budget mendefinisikan bahwa akun tersebut memiliki tipe static budget. Centralized budget mendefinisikan bahwa akun tersebut memiliki tipe centralized budget. Penentuan tipe budget dari akun-akun tersebut akan membantu perusahaan dalam proses pengendalian anggaran, khususnya pada budget transfer. Setelah Budget Controller menentukan tipe budget suatu akun maka diperlukan tombol save untuk menyimpan update data yang telah dilakukan. Gambar Window GL Budget : Taowi ERP GL Budget merupakan window yang berfungsi sebagai pengaturan awal untuk yang mendefinisikan budget yang akan digunakan yang berhubungan dengan pengaturan dalam aktivasi pengendalian anggaran. Budget Controller akan mengisi field yang telah disediakan dan menekan tombol save untuk menyimpan data yang telah diinput.

9 Gambar Tab Budget Year pada Window GL Budget :Taowi ERP Tab Budget Year pada window GL Budget merupakan pengaturan selanjutnya dalam menentukan tahun budget yang akan dibentuk atau direncanakan. Gambar Create Budget Detail : Taowi ERP Setelah menentukan tahun budget, maka budget controller akan mendaftarkan akun-akun yang ada pada Chart of Account (CoA) yang termasuk dalam perencanaan anggaran dengan menekan simbol setting,

10 sehingga memunculkan field CoA dan organization yang akan diinput. Setelah mengisi field yang diperlukan dan menekan tombol ok, maka sistem akan secara otomatis mengisi akun-akun yang didaftarkan ke dalam budget detail. Gambar Tab Budget Detail pada Window GL Budget : Taowi ERP Tab Budget Detail pada window GL Budget merupakan pengaturan selanjutnya dalam mendaftarkan akun-akun yang akan digunakan dalam perencanaan anggaran. Field yang telah tersedia akan terisi secara otomatis setelah budget controller membuat budget detail dengan memilih Account Element yang telah ada berikut dengan organisasi yang melakukan perencanaan anggaran.

11 Gambar Window Initial Budget : Taowi ERP Initial Budget merupakan window yang berfungsi bagi budget controller untuk melakukan pencatatan perencanaan anggaran yang telah terbentuk dengan menentukan budget dan periode yang akan digunakan serta berbagai informasi field lainnya yang telah disediakan. Gambar Import File Loader Line : Taowi ERP Untuk mempermudah pengisian perencanaan anggaran maka telah disediakan simbol tombol import yang berfungsi untuk melakukan upload data perencanaan anggaran yang telah dibuat oleh budget controller. Import mode yang dipilih adalah insert dan format file yang dibutuhkan dalam bentuk.csv

12 Gambar Template Import File Berikut merupakan contoh template yang dapat digunakan sebagai kerangka dasar dalam melakukan import file untuk mempermudah melakukan pengisian line pada window initial budget. Gambar Tab Line pada Window Initial Budget : Taowi ERP

13 Tab Line pada window Initial Budget merupakan langkah selanjutnya untuk melakukan pencatatan yang lebih detail mengenai jumlah anggaran yang disediakan pada suatu akun yang berhubungan dengan organisasi dan cost center. Field yang ada pada line akan terisi secara otomatis jika budget controller telah berhasil melakukan import file. Gambar Tampilan Posting Jurnal Akuntansi dengan Posting Type Budget Berikut merupakan tampilan posting jurnal akuntasi secara otomatis terhadap general ledger dengan posting type budget setelah dilakukan complete atau penyelesaian dokumen terhadap initial budget. Pencatatan jurnal akan ditampilkan setelah status initial budget menjadi complete dan budget controller menekan tombol posted.

14 Gambar Window Requisition : Taowi ERP Requisition merupakan window transaksi yang dapat diakses oleh bagian procurement untuk melakukan permintaan pembelian terhadap barang atau jasa. Bagian procurement akan mengisi field yang telah disediakan oleh sistem dan melakukan penyimpanan requisition dengan menekan tombol save. Selanjutnya procurement akan mengisi requisition line dan menekan tombol complete sebagai bukti penyelesaian dokumen requisition. Ketika menekan tombol complete maka sistem akan melakukan pengecekan terhadap ketersediaan dana. Jika merupakan strict budget control maka sistem tidak akan mengijinkan melakukan penyelesaian dokumen terhadap pembelian dengan dana yang tidak mencukupi. Namun jika bukan strict budget control, maka sistem akan mengeluarkan pesan peringatan untuk menginformasikan bahwa terjadi pembelian diluar kapasitas dana yang tersedia namun mengijinkan melakukan penyelesaian terhadap dokumen pembelian.

15 Gambar Tab Requisition Line pada Window Requisition : Taowi ERP Tab Requisition Line pada window Requisition merupakan langkah selanjutnya untuk melakukan pencatatan yang lebih detail mengenai permintaan barang atau jasa dimana procurement dapat mengisi field yang telah disediakan untuk menentukan business partner dan quantity. Gambar Tampilan Posting Jurnal Akuntansi dengan Posting Type Reservation

16 Berikut merupakan tampilan posting jurnal akuntasi secara otomatis terhadap general ledger dengan posting type reservation setelah dilakukan complete atau penyelesaian dokumen terhadap requisition. Pencatatan jurnal akan ditampilkan setelah status requisition menjadi complete dan menekan tombol posted. Gambar Window Create PO from Requisition : Taowi ERP Berikut merupakan fitur yang telah disediakan dalam sistem dimana bagian procurement dapat melakukan konversi secara langsung pada dokumen requisition yang telah dibuat untuk membuat dokumen purchase order. Procurement dapat mengisi field yang telah disediakan oleh sistem dan biasanya langsung dapat dilakukan dengan mengisi nomor dokumen dari requisition, setelah mengisi field yang telah disediakan procurement dapat menekan tombol ok sebagai proses lebih lanjut.

17 Gambar Tampilan Output dari Konversi Requisition menjadi PO Berikut merupakan tampilan output dari terhadap konversi requisition menjadi purchase order. Sistem akan secara otomatis membuat purchase order dengan nomor dokumen yang telah tertera dimana bagian procurement dapat menekan output nomor dokumen purchase order untuk membuka purchase order yang telah dibuat dan melakukan review kembali. Gambar Window Purchase Order : Taowi ERP Purchase Order merupakan window transaksi yang dapat diakses oleh bagian procurement untuk melakukan pembelian terhadap barang atau jasa. Bagian procurement akan mengisi field yang telah disediakan oleh sistem dan

18 melakukan penyimpanan requisition dengan menekan tombol save. Selanjutnya procurement akan mengisi PO line dan menekan tombol complete sebagai bukti penyelesaian dokumen purchase order. Ketika menekan tombol complete maka sistem akan melakukan pengecekan terhadap ketersediaan dana. Jika merupakan strict budget control maka sistem tidak akan mengijinkan melakukan penyelesaian dokumen terhadap pembelian dengan dana yang tidak mencukupi. Namun jika bukan strict budget control, maka sistem akan mengeluarkan pesan peringatan untuk menginformasikan bahwa terjadi pembelian diluar kapasitas dana yang tersedia namun mengijinkan melakukan penyelesaian terhadap dokumen pembelian. Keterangan di atas merupakan aktivitas untuk membuat PO secara manual dengan sistem tanpa melakukan konversi requisition. Jika menggunakan fitur konversi requisition menjadi purchase order, maka bagian procurement dapat melakukan review kembali sebelum melakukan penyelesaian dokumen. Gambar Tab PO Line pada Window Purchase Order Taowi ERP Tab PO Line pada window purchase order merupakan langkah selanjutnya untuk melakukan pencatatan yang lebih detail mengenai pembelian barang atau jasa dimana procurement dapat mengisi field yang

19 telah disediakan untuk menentukan quantity, barang atau jasa, diskon maupun tax yang digunakan. Gambar Tampilan Posting Jurnal Akuntansi dengan Posting Type Commitment Berikut merupakan tampilan posting jurnal akuntasi secara otomatis terhadap general ledger dengan posting type commitment dan melakukan jurnal balik pada posting type reservation setelah dilakukan complete atau penyelesaian dokumen terhadap purchase order. Pencatatan jurnal akan ditampilkan setelah status purchase order menjadi complete dan menekan tombol posted.

20 Gambar Window Material Receipt : Taowi ERP Material Receipt merupakan window transaksi yang dapat diakses oleh bagian warehouse untuk melakukan penerimaan barang yang telah dikirimkan oleh vendor. Bagian warehouse akan melakukan pengisian field yang telah disediakan oleh sistem dan menekan tombol save untuk melakukan penyimpanan data yang telah diinput. Selanjutnya bagian warehouse dapat menekan tombol create lines from untuk mempermudah pengisian receipt line atau dapat mengisi receipt line secara manual. Gambar Create Lines From : Taowi ERP

21 Berikut merupakan tampilan ketika bagian warehouse menekan tombol create lines from, maka sistem akan menampilkan list dari PO Line sehingga warehouse dapat memilih barang beserta quantity yang diterima. Pengisian receipt line hanya dapat dilakukan terhadap penerimaan pembelian dengan jenis barang. Gambar Tab Receipt Line pada Window Material Receipt Tab Receipt Line pada window material receipt merupakan langkah selanjutnya untuk melakukan pencatatan yang lebih detail mengenai penerimaan barang dimana warehouse dapat mengisi field yang telah disediakan untuk menentukan quantity dan barang yang telah diterima, serta menentukan apakah barang yang diterima memerlukan pengecekan standar kualitas dari pihak quality control.

22 Gambar Ship / Receipt Confirm Berikut merupakan tampilan ketika bagian warehouse menekan tombol complete, maka sistem akan secara otomatis membuat Ship/Receipt Confirm jika memerlukan pengecekan kualitas barang yang diterima. Gambar Window Ship/Receipt Confirm : Taowi ERP Ship/Receipt Confirm merupakan window transaksi yang dapat diakses oleh bagian Quality Control untuk memberikan persetujuan bahwa barang yang diterima telah memenuhi standar kualitas dan sesuai dengan pemesanan. Bagian quality control akan melakukan review atas dokumen

23 ship/receipt confirm yang secara otomatis terbuat saat melakukan penyelesaian material receipt. Gambar Tab Line pada Window Ship/Receipt Confirm Tab Line pada window Ship/Receipt Confirm merupakan langkah selanjutnya yang dilakukan oleh quality control untuk menginput hasil pengecekan kualitas dari penerimaan barang yang ada. Quality control dapat melakukan pengisian terhadap field yang telah disediakan oleh sistem dengan mengkonfirmasi jumlah barang yang telah memenuhi standar kualitas. Gambar Window Ship/Receipt Confirm : Taowi ERP

24 Setelah itu quality control akan melakukan penyelesaian terhadap dokumen ship/receipt confirm dengan menekan tombol document action dan memilih complete. Proses ini kemudia dilanjutkan dengan quality control menginformasikan bagian warehouse bahwa kegiatan pemeriksaan quality telah selesai dan dapat diproses lebih lanjut. Gambar Window Ship/Receipt Confirm : Taowi ERP Bagian warehouse akan menerima informasi dari quality control bahwa kegiatan pemeriksaan standar kualitas barang telah selesai, sehingga bagian warehouse dapat melakukan penyelesaian dokumen material receipt dengan menekan tombol document action dan memilih proses complete.

25 Gambar Tampilan Jurnal Akuntansi dengan Posting Type Actual Berikut merupakan tampilan posting jurnal akuntasi secara otomatis terhadap general ledger dengan posting type actual dan melakukan jurnal balik pada posting type commitment setelah dilakukan complete atau penyelesaian dokumen material receipt. Pencatatan jurnal akan ditampilkan setelah status material receipt menjadi complete dan menekan tombol posted. Pencatatan jurnal tersebut hanya diperuntukan untuk pembelian dengan jenis barang atau produk yang dapat diterima secara fisik. Gambar Window Invoice : Taowi ERP

26 Invoice merupakan window transaksi yang dapat diakses oleh bagian Finance untuk melakukan pencatatan mengenai hutang pembelian yang telah dilakukan dan vendor telah memberikan tagihan kepada perusahaan. Bagian finance akan melakukan pengisian field yang telah disediakan oleh sistem dan menekan tombol save untuk melakukan penyimpanan data yang telah diinput. Selanjutnya bagian finance dapat menekan tombol create lines from untuk mempermudah pengisian invoice line atau dapat mengisi invoice line secara manual. Gambar Create Line From : Taowi ERP Berikut merupakan tampilan ketika bagian finance menekan tombol create lines from, maka sistem akan menampilkan list dari PO Line sehingga finance dapat memilih detail purchase order. Pengisian invoice line dengan dasar material receipt hanya dilakukan dengan pembelian barang saja, namun jika disertai dengan pembelian jasa maka disarankan dengan ada beberapa solusi : (1) membuat invoice line berdasarkan PO, jika penyelesaian dokumen material receipt terhadap pembelian barang telah selesai dilakukan. (2) membuat invoice terpisah menjadi invoice barang dan invoice jasa. Contoh di atas merupakan pembuatan invoice line dengan menggunakan dasar PO Line.

27 Gambar Tab Invoice Line pada Window Invoice Tab Invoice Line pada window invoice merupakan langkah selanjutnya untuk melakukan pencatatan yang lebih detail mengenai mengenai hutang pembelian yang dilakukan dan dibandingkan dengan tagihan yang telah dikirimkan oleh vendor dimana finance dapat mengisi field yang telah disediakan untuk menentukan quantity dan barang yang telah diterima, harga, serta tax yang digunakan. Pengisian invoice line akan terbentuk secara otomatis terbentuk jika bagian finance telah menekan tombol create lines from untuk mengisi detail terhadap invoice. Gambar Tampilan Jurnal Akuntansi dengan Posting Type Actual

28 Berikut merupakan tampilan posting jurnal akuntasi secara otomatis terhadap general ledger dengan posting type actual dan melakukan jurnal balik pada posting type commitment setelah dilakukan complete atau penyelesaian dokumen invoice. Pencatatan jurnal akan ditampilkan setelah status invoice menjadi complete dan menekan tombol posted. Pencatatan jurnal tersebut hanya diperuntukan untuk pembelian dengan jenis jasa atau services. Untuk pencatatan jurnal pembelian barang menggunakan posting type actual dengan akun tax dan inventory clearing pada debit dan account payable pada sisi credit. Gambar Tampilan Jurnal Akuntansi untuk Initial Budget dengan Posting Type Budget Berikut merupakan tampilan pencatatan jurnal terhadap general ledger untuk initial budget dengan posting type budget dalam menginput jumlah anggaran yang disediakan pada suatu periode dimana diketahui adanya berbagai biaya yang didefinisikan pada masing-masing cost center. Akun akan menjadi skenario dalam melakukan budget transfer. Gambar Tampilan Pencatatan Jurnal Periode September 2015

29 Pencatatan jurnal di atas merupakan transaksi yang telah terjadi selama periode September 2015 pada akun events untuk posting type actual. Gambar Tampilan Pencatatan Jurnal Periode September 2015 Pencatatan jurnal di atas merupakan transaksi yang telah terjadi selama periode September 2015 pada akun events untuk posting type commitment. Gambar Notifikasi Error Berikut merupakan tampilan pengendalian anggaran yang dilakukan pada sistem ketika terdapat penggunaan dana terhadap akun events, dengan adanya pengendalian anggaran berupa strict budget control maka sistem tidak mengijinkan proses penyelesaian atau complete terhadap dokumen requisition untuk melakukan pencatatan jurnal dikarenakan ketersediaan dana yang tidak mencukupi. Sistem akan memberikan error message untuk menginformasikan

30 jumlah dana yang pada actual, commitment, reservation, document amount, dan ketersediaan dana beserta selisih kekurangannya. Jika proses pengeluaran dana untuk akun events tetap ingin diproses maka user yang bersangkutan harus membuat proposal untuk melakukan budget transfer. Gambar Window Budget Transfer : Taowi ERP Budget Transfer merupakan window transaksi yang dapat diakses oleh budget controller, setelah proposal perpindahan dana telah disetujui oleh pihak-pihak terkait maka proses perpindahan dana dapat dilakukan. Budget Controller akan melakukan pengisian terhadap field yang telah disediakan oleh sistem dan menekan tombol save untuk melakukan penyimpanan data terhadap dokumen yang telah diinput. Selanjutnya budget controller akan melakukan penyelesaian dokumen budget transfer dengan menekan tombol document action dan memilih complete. Setelah status dokumen menjadi complete maka proses perpindahan dana telah berhasil dilakukan.

31 Gambar Tampilan Pencatatan Jurnal dengan Posing Type Budget Berikut merupakan tampilan posting jurnal akuntasi secara otomatis terhadap general ledger dengan posting type budget dan melakukan proses perpindahan dana antar akun setelah dilakukan complete atau penyelesaian dokumen budget transfer. Pencatatan jurnal akan ditampilkan setelah status budget transfer menjadi complete dan menekan tombol posted. Pencatatan jurnal tersebut hanya diperuntukan untuk transaksi perpindahan dana yang dilakukan melalui budget transfer. Gambar Window Financial Report : Taowi ERP Financial Report merupakan window yang dapat diakses oleh budget controller dalam membuat laporan anggaran yang dibutuhkan untuk kepentingan analisis perusahaan dalam membuat perencanaan anggaran pada tahun berikutnya. Budget Controller akan menginput field yang telah

32 disediakan oleh sistem dan memilih report line set yang merupakan pengaturan akun apa saja yang akan ditampilkan dalam laporan anggaran, posting type akun yang akan ditampilkan, periode suatu laporan, dan rumusan yang digunakan dalam perhitungan laporan. Gambar Tampilan untuk Report Column Set pada Window Financial Report : Taowi ERP Berikut merupakan tampilan dalam pilihan financial report untuk report column set yang digunakan untuk melakukan pengaturan kolom laporan keuangan yang akan ditampilkan dalam laporan anggaran, posting type akun yang akan ditampilkan, periode suatu laporan, dan rumusan yang digunakan dalam perhitungan laporan. Setelah selesai memilih report line set dan report column set maka budget controller dapat menekan tombol create report untuk melakukan proses pembuatan laporan.

33 Gambar Strory Board : Create Financial Report Berikut merupakan tampilan selanjutnya dalam melakukan proses pembuatan report dimana pembuat laporan dapat memilih beberapa kondisi yang dapat disesuaikan dalam membuat laporan keuangan seperti period, organization, business partner, product, cost center, sales region, reporting hierarchy, dan report cube. Setelah selesai melakukan penyesuaian kondisi, maka budget controller dapat menekan tombol ok untuk melakukan proses pembuatan laporan anggaran. Laporan anggaran yang dihasilkan dapat dilakukan konversi menjadi 3 file yang berbeda, yaitu : HTML, PDF, dan Excel. Gambar Expense Report, Budget Detail VS Actual : HTML file

34 Gambar Expense Report, Budget Detail VS Actual : PDF file Gambar Expense Report, Budget Detail VS Actual : Excel file

35 Gambar Expense Report, Budget VS Budget YTD : PDF file Gambar Expense Report, Actual VS Actual YTD : PDF file

36 Gambar Budget Income Statement Simulation, Budget Detail VS Actual : PDF file