1. Membuka file aplikasi lalu melakukan login

Transkripsi

1 Prosedur menjalankan alat/program: 1. Membuka file aplikasi lalu melakukan login Untuk menjalankan aplikasi maka user harus melakukan login terlebih dahulu, jika username dan password cocok, maka aplikasi akan terbuka, jika username dan password tidak cocok maka aplikasi tidak akan terbuka. Salah satu username dan password untuk membuka aplikasi adalah, username : surya pass : surya 2. Memilih jenis subfile yang akan dipilih

2 Terdapat beberapa menu di dalam aplikasi yaitu home, data, transaksi, accounting, dan laporan. Pada menu data terdapat sub-menu client dan karyawan. 3. Menambah data karyawan dan hak akses Sub-menu karyawan digunakan untuk menambah data karyawan atau melakukan update terhadap data karyawan, serta admin yang melakukan penambahan ataupun update data karyawan dapat menentukan orang tersebut berhak mengakses sub-menu yang mana saja. Jika telah selesai melakukan penambahan data baru ataupun melakukan update maka admin dapat menekan tombol save maupun update. Administration mendaftar karyawan baru yang belum terdaftar. Pertama kali Form Karyawan dijalankan semua text-field kosong, jika ingin mencari data Karyawan, maka bisa dengan cara melihat nama Karyawan di sub menu Karyawan. Untuk penambahan karyawan baru dapat dengan menekan Insert New Karyawan. Dan pada detail hak akses pilih hak akses sesuai tugas dan wewenang setelah itu Tekan tombol Save untuk menyimpan data. Tekan tombol Edit untuk melakukan pembaharuan data.

3 4. Menambah data client Administration menginput Client yang belum terdaftar. Pertama kali Form Client dijalankan semua text-field kosong, jika ingin mencari data Client, maka bisa dengan cara melihat data Client di sub menu Client. Secara otomatis semua text-field akan terisi data-data Client. Untuk penambahan Client baru dapat dengan menekan tombol Insert New Client maka sistem akan secara otomatis men-generate No Client. Tekan tombol Save untuk menyimpan data. Tekan tombol Edit untuk

4 melakukan pembaharuan data. Untuk membatalkan pendaftaran dapat teken tombol Cancel dan semua text-field akan menjadi kosong. Terakhir tekan tombol Delete untuk menghapus semua tampilan data Client yang ingin diganti.

5 Pada menu Transaksi terdiri dari sub menu Surat Perintah Kerja, Finishing Form, Penerimaan Pembayaran, Pembayaran Kas, dan Pengeluaran Kas. Tampilan ini diakses oleh beberapa divisi sesuai fungsi untuk melihat data yang dipilih oleh user. sub menu Surat Perjanjian Kerja diakses oleh Presales yang menginput data Client, sedangkan sub menu Finishing Form diakses oleh Project Manager untuk dibuka setiap harinya untuk mengupdate progress bobot pengerjaan proyek. Penerimaan pembayaran, Penerimaan Kas, dan Pengeluaran Kas diakses oleh Finance & Accounting. 5. Menambah New SPK Pada form SPK, presales akan input SPK dan nilai pekerjaan, beserta tanggal proyek dimulai sesuai dengan surat perjanjian yang diberikan oleh client.

6 6. Membuat finishing form Setelah itu project manager akan membuat finishing form sebagai laporan kepada client sudah berapa persen pekerjaan yang dilakukan. Finishing form dibuat sesuai dengan SPK yang ada di sistem. Ini juga sebagai acuan untuk penagihan pembayaran proyek jika ada termin atau bobot pengerjaan, jika tidak ada project manager akan membuat satu finishing form untuk penagihan serta pelunasan kepada client.

7 Project manager akan memilih finishing form yang akan diprint sesuai dengan penagihan atau bobot pengerjaan yang telah diselesaikan. Setelah itu akan diberikan kepada client bersamaan dengan invoice yang berisi tagihan pembayaran proyek yang telah selesai atau sudah selesai sesuai dengan bobotnya. 7. Membuat dan mencetak invoice

8 Setelah itu administration akan menginput dan mencetak invoice berdasarkan finishing form yang ada. Invoice berisi kode invoice, kode finishing form, client, jumlah yang tertagih, dan ppn yang harus dibayarkan oleh client. 8. Menginput penerimaan pembayaran Setelah tagihan dibayar oleh client, accounting & finance akan menginput penerimaan pembayaran yang sudah diterima. Berdasarkan SPK yang ada, bisa dilihat dari nilai pekerjaan maka akan secara auto generate jumlah yang sudah dibayarkan dan sisa yang harus dibayarkan oleh client beserta keterangan untuk pembayaran bobot keberapa yang sudah diterima oleh perusahaan.

9 Penerimaan pembayaran yang diterima akan dicetak oleh administration yang berupa kwitansi untuk client dan sebagai arsip perusahaan. Form penerimaan kas berisi pembayaran yang telah diterima dan berasal dari dan saling berkaitan dengan form penerimaan pembayaran. Form penerimaan kas berisi nomor SPK, nama client, dan pembayaran yang sudah diterima oleh perusahaan dan nanti akan dibuat sebagai laporan penerimaan kas berdasarkan dari form ini. 9. Menginput penerimaan kas

10 10. Mencetak laporan dan jurnal Menu Laporan terdiri dari sub menu Jurnal, Laporan PPN, laporan penerimaan kas, laporan piutang, laporan analisa umur piutang, dan laporan faktur pajak. Form tersebut diakses oleh Accounting untuk mengklasifikasikan periode tertentu dan mencetak laporan yang biasanya dilakukan pada akhir bulan atau kurun waktu tertentu lalu diberikan kepada Direktur untuk penilaian kinerja perusahaan dan sebagai arsip perusahaan.

11 Form laporan ppn untuk mengetahui potongan pajak yang dikenakan dari proyek yang telah dibayarkan dan dikerjakan. User interface form laporan penerimaan kas untuk mengetahui kas yang telah masuk di perusahaan berdasarkan pembayaran dari penagihan proyek yang telah diterima oleh perusahaan.

12 User interface form laporan jurnal untuk mengetahui transaksi yang telah terjadi pad perusahaan dan penerimaan dari client. Sebagai evaluasi oleh accounting & finance untuk ditindaklanjuti kedepannya.

13 User interface form laporan analisa umur piutang untuk mengetahui client yang belum melunasi piutangnya yang lewat dari jatuh tempo. Akan diklasifikasikan menurut lamanya mereka melunasi piutangnya. User interface form laporan faktur pajak untuk melihat potongan dari setiap penagihan pembayaran proyek yang nantinya akan dievaluasi oleh direktur. Form laporan faktur pajak ada berdasarkan dari invoice yang ditagihkan kepada client. Setiap invoice tagihan yang diberikan kepada client, maka ada potongan pajak 10 % beserta faktur pajaknya.

14