BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN

Transkripsi

1 BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN Pada bab ini akan dibahas mengenai hasil evaluasi antara requirement dari PT. Panfila Indosari dengan aplikasi MOBIZ ERP System yang dilakukan dengan menggunakan metode Fit / Gap Analysis dan Risk Analysis. Sebelum membahas hasil evaluasi tersebut, akan dijelaskan terlebih dahulu hubungan antara modul Purchasing dengan Inventory yang terdapat pada MOBIZ ERP System. 4.1 Hubungan Antara Modul Purchasing dengan Modul Inventory MOBIZ ERP System merupakan sistem yang terintegrasi dimana semua modul yang terdapat di dalam sistem saling berhubungan satu dengan yang lainnya. Hubungan antara modul Purchasing dengan modul Inventory dimulai ketika permintaan pembelian berupa item request dibuat oleh departemen, kemudian bagian pembelian mendaftarkan kebutuhan barang yang ingin dibeli pada MOBIZ ERP System dengan membuat Purchase Request dan status Purchase Request adalah open. Setelah itu, manajer akan meninjau kembali barang-barang yang terdapat pada Purchase Request tersebut dan apabila disetujui oleh manajer, maka bagian pembelian akan membuat Purchase Order dari Purchase Request yang sudah disimpan sebelumnya. Kemudian Purchase Order disimpan dan secara otomatis status dari Purchase Order adalah open, sementara status Purchase Request menjadi ordered dan juga sistem secara otomatis akan menambahkan quantity indent yang berada di master item. Setelah bagian gudang menerima barang dari supplier, bagian gudang akan meng-input nomor surat jalan supplier dan kemudian mem-posting Purchase Receiving berdasarkan Purchase Order yang telah disimpan sebelumnya. Pada tahap ini, status Purchase Order menjadi completed dan Purchase Receiving menjadi posted. Berdasarkan Purchase Receiving yang telah di-post, sistem secara otomatis akan mengakui adanya penambahan pada persediaan barang, sehingga kuantitas persediaan barang yang ada pada sistem akan bertambah. Pada master item, quantity indent akan berkurang, 111

2 112 sementara quantity available serta quantity on hand bertambah. Setelah itu, bagian gudang akan memeriksa apakah barang yang diterima sesuai dengan pesanan barang yang terdapat di Purchase Order atau apakah terdapat barang yang rusak. Bila terdapat barang rusak atau tidak sesuai dengan pesanan, maka bagian gudang akan mencatat barang-barang yang rusak atau tidak sesuai tersebut dan memberitahukan kepada bagian pembelian melalui item list. Kemudian, bagian pembelian akan membuat Purchase Return. Purchase Return terdapat 2 jenis yaitu Exchange Same Item (menukar barang rusak dengan barang baru yang sama) atau Exchange Memo (memotong tagihan sebesar nilai dari barang yang rusak). Jika jenis Purchase Return yang dibuat adalah Exchange Memo, maka setelah Purchase Return di-posting, sistem secara otomatis akan mengurangi jumlah qty available dan qty on hand di gudang dan membuat Debit Memo senilai barang yang dikembalikan tersebut. Apabila jenis Purchase Return yang dibuat adalah Exchange Same Item, maka setelah Purchase Return di-posting, sistem secara otomatis akan mengurangi jumlah qty available dan qty on hand di gudang. Jika barang yang diterima tersebut sudah sesuai dengan Purchase Order dan memiliki kondisi yang baik, maka akan dilanjutkan dengan Purchase Invoice Processing yang dilakukan oleh bagian keuangan. Berikut ini flowchart yang menggambarkan hubungan antara modul Purchasing dengan modul Inventory yang dapat dilihat pada gambar 4.1 :

3 113 Gambar 4.1 : Flowchart Hubungan antara Modul Purchasing dengan Modul Inventory

4 Fit / Gap Analysis Setelah mengumpulkan requirement dari PT. Panfila Indosari, perlu dilakukan analisis apakah MOBIZ ERP System yang digunakan telah memenuhi requirement dari PT. Panfila Indosari dan mendukung proses bisnis perusahaan. Analisis tersebut dilakukan dengan menggunakan metode Fit / Gap Analysis. Hasil dari analisis ini berupa tabel yang berisi keterangan-keterangan sebagai berikut : 1. Company Requirement merupakan kebutuhan PT. Panfila Indosari yang perlu terpenuhi di dalam sistem untuk mendukung proses bisnis perusahaannya. 2. Description merupakan penjelasan lebih rinci mengenai kebutuhan dari PT. Panfila Indosari. 3. Rank merupakan peringkat dari kebutuhan / requirement PT. Panfila Indosari. Rank dibagi menjadi tiga, yaitu : High (H) Kebutuhan ini merupakan kebutuhan yang sangat berpengaruh terhadap proses bisnis PT. Panfila Indosari, dimana bila kebutuhan ini tidak terpenuhi dapat menghambat atau menghentikan proses bisnis PT. Panfila Indosari. Medium (M) Kebutuhan ini merupakan kebutuhan yang berpengaruh terhadap proses bisnis PT. Panfila Indosari dan apabila kebutuhan ini tidak terpenuhi, dapat mengganggu proses bisnis PT. Panfila Indosari. Low (L) Kebutuhan ini merupakan kebutuhan yang hanya berpengaruh sedikit terhadap proses bisnis PT. Panfila Indosari, dimana bila tidak terpenuhi tidak akan mengganggu proses bisnis perusahaan. Namun kebutuhan ini dapat memberi sedikit nilai tambah bagi perusahaan apabila terpenuhi.

5 Degree of Fit, terdiri dari : Fit (F) Ini berarti kebutuhan / requirement telah diimplementasikan dalam MOBIZ ERP System dan fungsinya juga telah berjalan dengan baik. Partial (P) Ini berarti kebutuhan / requirement telah diimplementasikan ke dalam MOBIZ ERP System, tetapi hanya sebagian fungsi dari kebutuhan tersebut yang berjalan dengan baik. Gap (G) Ini berarti kebutuhan / requirement belum diimplementasikan dalam MOBIZ ERP System atau telah diimplementasikan namun fungsinya tidak berjalan dengan baik. 5. Evaluation menjelaskan bagaimana kondisi kebutuhan / requirement PT. Panfila Indosari dalam MOBIZ ERP System. 6. Recommendation merupakan usulan yang diajukan untuk menyelesaikan permasalahan (partial dan gap) yang ditemukan pada MOBIZ ERP System. Berikut ini merupakan tabel Fit / Gap Analysis terhadap requirement dari PT. Panfila Indosari :

6 Tabel 4.1 : Tabel Fit / Gap Analysis No Company Requirement Description Rank Degree of Fit Evaluation Purchasing 1 Kuantitas barang pada Pada Purchase Request, terdapat M F Kuantitas barang pada Purchase Request bisa sampai penambahan digit maksimum Purchase Request dapat puluhan juta. kuantitas barang. mengakomodir jumlah barang hingga 8 digit. 2 Purchase Request dapat Pada Purchase Request, H P Pada header cetakan menampilkan nama requester ditambahkan informasi mengenai Purchase Request, nama dan departemen. nama requester dan departemen departemen ditampilkan, yang meminta pembelian barang. sedangkan nama requester tidak tampil. 3 Terdapat pilihan dalam Terdapat 2 pilihan dalam membuat H G Sistem tidak menyediakan membuat Purchase Order Purchase Order, yaitu Purchase pilihan untuk membuat berupa Purchase Order stock Order stock dan Purchase Order Purchase Order non stock. dan Purchase Order non non stock. Dimana untuk Purchase stock. Order stock menggunakan Account Payable Invoice tetapi 116 Recommendation Menambahkan informasi nama requester pada cetakan Purchase Request. Menambahkan pilihan dalam membuat Purchase Order berupa Purchase Order non stock.

7 No Company Requirement Description Rank Degree of Fit Evaluation account yang digunakan optional. Sedangkan untuk Purchase Order non stock menggunakan Account Payable Invoice biasa. 4 Membuat perbedaan Menambahkan numbering format M F Pemisahan numbering dapat numbering supplier untuk untuk membedakan supplier pajak dilakukan melalui pemisahan numbering dan supplier nonpajak. pengaturan numbering berdasarkan pajak / nonpajak. format supplier secara manual pada system parameter. 5 Purchase Order dapat Pada Purchase Order ditampilkan L F Header Purchase Order menampilkan nomor Purchase Request dan tanggal Purchase Request. 6 Supplier memiliki tanda aktif atau nonaktif. informasi nomor Purchase dapat menampilkan nomor Request dan tanggal Purchase Purchase Request dan Request. tanggal Purchase Request. Staf pembelian dapat M F Supplier yang sudah tidak mengaktifkan maupun aktif dapat dinonaktifkan mengnonaktifkan supplier yang dengan memberikan centang terdaftar di dalam sistem. Hal pada editor master supplier. Recommendation 117

8 118 No Company Requirement Description Rank Degree of Fit Evaluation tersebut dilakukan untuk mencegah ditampilkannya kembali supplier yang tidak digunakan lagi pada proses pembelian. 7 Dapat mencetak Purchase Terdapat pilihan dalam mencetak M G Pada saat mencetak Order pajak dan nonpajak (print) Purchase Order yaitu Purchase Order pajak, dalam format header yang Purchase Order pajak dan header Purchase Order berbeda. nonpajak. Untuk Purchase Order tidak menampilkan nomor pajak, format cetakan header akan NPWP perusahaan. menampilkan nomor NPWP perusahaan, sedangkan untuk Purchase Order nonpajak, sistem tidak akan menampilkan NPWP perusahaan. 8 Pembatasan view harga yang Segala sesuatu yang berhubungan M F Pembatasan view dapat tertera pada Purchase Order dengan harga pada Purchase dilakukan dengan membuat ketika membuat Purchase Order (down payment, shipping, user permissions pada Recommendation Menambahkan NPWP perusahaan pada header cetakan Purchase Order pajak.

9 No Company Requirement Description Rank Degree of Fit Evaluation Receiving. handling fee, sub total, grand bagian gudang dengan tidak total) tidak ditampilkan pada mencentang view unit price proses pembuatan Purchase di Purchase Order. Receiving agar harga-harga barang yang ada di dalam Purchase Order tidak dapat dilihat oleh bagian gudang. 9 Melakukan penguncian Penguncian terhadap lokasi barang H G Lokasi barang yang diretur terhadap lokasi item retur yang diretur pada proses retur pada Purchase Return dapat pada proses retur pembelian. pembelian dilakukan agar lokasi dipilih dan tidak sesuai yang muncul pada saat pembuatan dengan lokasi penerimaan Purchase Return sesuai dengan barang yang tercantum pada lokasi yang tercantum pada Purchase Receiving. transaksi Purchase Receiving. Recommendation Lokasi pada Purchase Return disamakan dengan lokasi penerimaan barang pada Purchase Receiving dan combo box Location ID pada Purchase Return hanya bisa di-read (read only). 10 Terdapat toleransi selisih kuantitas antara Purchase Purchase Receiving dapat memberikan toleransi kuantitas M F Pengaturan persentase toleransi penerimaan barang 119

10 120 No Company Requirement Description Rank Degree of Fit Evaluation Order dengan realisasi penerimaan barang yang lebih dapat dilakukan secara Purchase Receiving dalam (over receiving) antara Purchase global untuk semua barang bentuk persentase pada setiap Order dengan realisasinya saat melalui system parameter, barang. penerimaan barang selama juga dapat melalui kelebihan kuantitas barang penambahan text box tersebut belum melewati batas Receiving Tolerance pada toleransi. master item jika hanya ingin mengatur persentase toleransi pada barang tertentu. 11 Pada Purchase Order Kuantitas pada Purchase Order L F Informasi kuantitas awal ditambahkan informasi saat pemesanan tetap ditampilkan, pada Purchase Order dapat kuantitas Purchase Order walaupun kuantitas pada Purchase dilihat pada editor Purchase awal dan kuantitas Purchase Order akan ter-update sesuai Order, kolom Qty Original. Order setelah Purchase dengan kuantitas pada Purchase Receiving. Receiving. Recommendation

11 No Company Requirement Description Rank Degree of Fit Evaluation 12 Kuantitas barang pada Pada Purchase Order, terdapat M F Kuantitas barang pada Purchase Order bisa sampai penambahan digit maksimum Purchase Order dapat puluhan juta, disesuaikan kuantitas barang. mengakomodir jumlah dengan yang terdapat pada barang hingga 8 digit. Purchase Request. 13 Saat pembuatan Purchase Menambahkan text box nomor L F Pada editor Purchase Receiving, nomor surat jalan surat jalan dari supplier pada Receiving sudah terdapat dari supplier dapat editor Purchase Receiving. text box Supplier DO dimasukkan. Number untuk memasukkan informasi nomor surat jalan supplier. Inventory 14 Pembatasan lokasi pada Pembatasan lokasi inventory H F Pembatasan lokasi inventory proses inventory transfer. transfer dilakukan berdasarkan transfer dapat dilakukan lokasi dimana user tersebut dengan mengatur user bertugas. Jika user merupakan staf permissions dan membuat pabrik, maka transfer hanya dapat smart views yang hanya dilakukan dari pabrik. menampilkan inventory Recommendation 121

12 122 No Company Requirement Description Rank Degree of Fit Evaluation transfer pada lokasi yang terkait. 15 Penomoran inventory transfer Sistem akan menentukan M F Pengaturan penomoran berdasar pada departemen. penomoran transaksi inventory inventory transfer transfer berdasarkan departemen berdasarkan departemen yang mentransfer. Setiap yang terkait dapat dilakukan departemen yang mentransfer pada numbering format barang memiliki format yang terdapat di smart penomoran tersendiri untuk views. mempermudah proses identifikasi. 16 Terdapat storage tersendiri Membuat storage id untuk M F Membuat storage untuk untuk inventory transfer ekspedisi jika proses inventory ekspedisi dapat dilakukan dengan jasa ekspedisi. transfer dilakukan dengan jasa dengan menambah storage ekspedisi. (add storage) pada master location. 17 Penambahan tipe storage Terdapat pilihan storage dengan H F Dapat dilakukan customer pada proses tipe customer, sehingga ketika penambahan storage (add Recommendation

13 No Company Requirement Description Rank Degree of Fit Evaluation inventory transfer. proses inventory transfer storage) pada master dilakukan, storage asal dan location yang bertipe storage tujuan dapat ditemukan. customer. 18 Sistem mencatat / menyimpan informasi mobil, volume barang, driver, co-driver pada proses inventory transfer. 19 Persetujuan ketika akan melakukan inventory adjustment dan inventory transfer. Sistem akan menampilkan dan H F Sistem dapat menampilkan menyimpan volume kendaraan, informasi volume volume barang, informasi driver dan helper yang digunakan pada kendaraan, volume barang, informasi driver dan helper inventory transfer. yang digunakan pada inventory transfer apabila semua informasi tersebut telah dimasukkan ke dalam master item dan master vehicle. Sistem membutuhkan persetujuan H F Memberikan user (approve) dari manajer sebelum permissions pada inventory melakukan posting pada inventory adjustment dan inventory adjustment dan inventory transfer. transfer agar hanya manajer yang dapat memberikan Recommendation 123

14 124 No Company Requirement Description Rank Degree of Fit Evaluation persetujuan (approve) dan melakukan pengaturan pada system parameter agar tidak bisa melakukan post sebelum adanya persetujuan dari manajer. 20 Penggunaan lead time pada Lead time pada item dikalkulasi H G Sistem pada persediaan setiap barang. dan ditentukan secara otomatis barang belum memiliki fitur oleh sistem, sehingga dapat untuk menentukan lead time diketahui berapa lama suatu secara otomatis. barang dapat diterima mulai dari order hingga penerimaan. Recommendation Melakukan penambahan mekanisme kalkulasi penentuan lead time dan perkiraan tanggal penerimaan barang pada setiap item secara otomatis. 21 Sistem dapat memiliki batasan stok minimal untuk suatu barang. Sistem akan menampilkan jumlah minimal kuantitas barang di gudang pada master item. H F Informasi batas kuantitas stok minimal barang dapat dimasukkan pada field Qty

15 No Company Requirement Description Rank Degree of Fit Evaluation Reorder Point pada master item. 22 Sistem memisahkan Sistem membedakan penomoran M G Sistem belum membedakan penomoran antara inventory transaksi adjustment berdasarkan penomoran antara inventory adjustment plus dan inventory jenis adjustment yang dilakukan adjustment plus dan adjustment minus. (penambahan / pengurangan) inventory adjustment minus untuk mempermudah identifikasi sehingga sulit untuk transaksi. mengetahui yang mana transaksi adjustment plus dan yang mana transaksi adjustment minus. 23 Terdapat report barang yang Sistem menghasilkan report per M F Report barang yang masih outstanding per location dan location dan per storage yang outstanding dapat dilihat per storage. berisikan transaksi inventory pada report Inventory List transfer dimana barang telah V2. dikirimkan tetapi belum atau baru sebagian yang sampai. Recommendation Menambahkan setting numbering format pada system parameter untuk membedakan penomoran antara transaksi inventory adjustment plus dan inventory adjustment minus. 125

16 126 No Company Requirement Description Rank Degree of Fit Evaluation 24 Sistem tidak menampilkan Sistem tidak menampilkan nett on L F Nett on hand pada tabel nett on hand pada saat hand pada tabel stock opname agar stock opname dapat melakukan opname barang. staf menghitung stok barang disembunyikan dengan secara teliti. melakukan remove pada kolom nett on hand. 25 Penambahan mekanisme Sistem dapat memasukkan data L F Import file data barang import file untuk dimensi barang pada master item dengan dapat dilakukan dengan barang (volume, width, dan cara meng-import dari file memilih import from excel length). Microsoft Excel. dari list item, tetapi file Excel harus berdasar pada template. Recommendation

17 Hasil Fit / Gap Analysis Berikut ini adalah hasil dari Fit / Gap Analysis di atas yang menunjukkan berapa persen jumlah requirement yang fit, gap, atau partial : Rank Tabel 4.2 : Hasil Fit / Gap Analysis Degree of Fit Fit Partial Gap High 20% 4% 12% (5/25 * 100%) (1/25 * 100%) (3/25 * 100%) Medium 36% 8% - (9/25 * 100%) (2/25 * 100%) Low 20% (5/25 * 100%) - - Total 76% 4% 20% Berdasarkan tabel hasil Fit / Gap Analysis di atas, dapat disimpulkan bahwa requirement dari PT. Panfila Indosari sudah sebagian besar terpenuhi dengan baik, hal ini terbukti dari total requirement yang fit sebesar 76%. Namun, masih ada beberapa requirement dari PT. Panfila Indosari yang belum terpenuhi dengan baik, terbukti dari adanya requirement yang partial sebesar 4% dan requirement yang gap sebesar 20%. Akan tetapi, telah diberikan rekomendasi untuk mengatasi masalah dari requirement yang partial dan gap sehingga MOBIZ ERP System dapat mendukung proses bisnis PT. Panfila Indosari secara maksimal. 4.3 Risk Analysis Setelah melakukan Fit / Gap Analysis dan menemukan beberapa requirement yang partial dan gap, serta memberikan rekomendasi untuk menyelesaikan requirement yang partial dan gap tersebut, selanjutnya kita perlu mengidentifikasi risiko-risiko yang mungkin muncul apabila

18 128 rekomendasi yang diajukan tidak dilakukan. Pengidentifikasian risiko-risiko ini dapat dilakukan dengan menggunakan metode Risk Analysis. Dalam Risk Analysis terdapat dua penilaian yang dilakukan setelah risiko-risiko diidentifikasi, yaitu : 1. Mengukur kemungkinan (probability) terjadinya risiko dengan cara menggunakan peringkat sebagai berikut : High (H) Ini berarti kemungkinan munculnya risiko sangat tinggi atau dapat terus menerus terjadi apabila rekomendasi yang diajukan tidak dilakukan. Selain itu, usaha yang dilakukan oleh perusahaan kurang efektif dalam mengurangi risiko yang ditimbulkan. Medium (M) Ini berarti kemungkinan munculnya risiko cukup tinggi atau cukup sering terjadi apabila rekomendasi yang diajukan tidak dilakukan. Akan tetapi, usaha yang dilakukan oleh perusahaan cukup efektif dalam mengurangi risiko yang ditimbulkan. Low (L) Ini berarti kemungkinan munculnya risiko rendah atau jarang terjadi apabila rekomendasi yang diajukan tidak dilakukan. Selain itu, usaha yang dilakukan oleh perusahaan efektif dalam mengurangi risiko yang ditimbulkan. 2. Mengukur dampak yang ditimbulkan dari risiko tersebut dengan cara menggunakan peringkat sebagai berikut : High (H) Ini berarti dampak yang timbul dari risiko sangat mempengaruhi dan dapat menghambat aktivitas operasional dan proses bisnis perusahaan. Selain itu, dampak tersebut juga dapat mengakibatkan kerugian yang besar bagi perusahaan. Medium (M) Ini berarti dampak yang timbul dari risiko dapat mempengaruhi perusahaan, tetapi tidak sampai menghambat aktivitas operasional dan proses bisnis perusahaan. Namun, dampak tersebut dapat menimbulkan kerugian yang cukup besar bagi perusahaan.

19 129 Low (L) Ini berarti dampak yang timbul dari risiko sangat kecil dan tidak menghambat aktivitas operasional dan proses bisnis perusahaan. Selain itu, dampak tersebut hanya memberikan kerugian yang relatif kecil bagi perusahaan. Berikut ini merupakan tabel Risk Analysis dari requirement yang partial dan gap yang ditemukan pada tabel Fit / Gap Analysis di atas :

20 130 Tabel 4.3 : Risk Analysis No Requirement Recommendation Risk Identification Probability Impact Purchasing 1. Purchase Request dapat menampilkan nama requester dan departemen. 2. Terdapat pilihan dalam membuat Purchase Order berupa Purchase Order Menambahkan a. Mempengaruhi kontrol H H informasi nama terhadap permintaan requester pada pembelian. cetakan Purchase Request. Menambahkan pilihan dalam membuat Purchase Order berupa Purchase Order b. Memperlambat proses H M pada permintaan pembelian. c. Timbul permintaan M M pembelian yang tidak dapat dipertanggungjawabkan. a. Mempengaruhi account H H yang digunakan dalam pencatatan Account Payable Invoice. b. Mempengaruhi H M stock dan non stock. pembuatan report Purchase Order non stock. Purchase Order. c. Timbul kesalahan dalam M M pencatatan transaksi penambahan / pengurangan jumlah barang. d. Mempengaruhi H H pembuatan Purchase Receiving. e. Mempengaruhi kontrol H H terhadap pembelian barang nonstok.

21 131 No Requirement Recommendation Risk Identification Probability Impact 3. Dapat mencetak Purchase Order Menambahkan NPWP perusahaan pajak dan pada header nonpajak dalam cetakan Purchase format header Order pajak. yang berbeda. 4. Melakukan Lokasi pada penguncian Purchase Return terhadap lokasi disamakan dengan item retur pada lokasi penerimaan proses retur barang pada pembelian. Purchase Receiving dan combo box Location ID pada Purchase Return hanya bisa di-read (read only). Inventory 5. Penggunaan Melakukan lead time pada penambahan setiap barang. mekanisme kalkulasi penentuan lead time dan a. Timbul kesalahan dalam membedakan Purchase M L Order pajak dengan nonpajak. a. Memperlambat proses Purchase Return. b. Terjadi kesalahan lokasi saat pengiriman barang retur pada proses Purchase Return. c. Mempengaruhi jumlah stok yang dimiliki per lokasi. d. Terjadi perbedaan lokasi yang tercatat pada Purchase Receiving H M M H H H M M dengan Purchase Return. e. Terjadi perbedaan qty on M H hand pada gudang dengan jumlah barang fisik yang terdapat di gudang. a. Kesulitan dalam H M melakukan forecasting untuk pemesanan barang selanjutnya. b. Terjadinya kekurangan M H

22 132 No Requirement Recommendation Risk Identification Probability Impact perkiraan tanggal stok barang pada penerimaan barang gudang. pada setiap item c. Terjadinya penumpukan M M secara otomatis. stok barang pada gudang. d. Terjadi gangguan pada proses produksi. e. Terjadi gangguan pada proses penjualan. M M H H 6. Sistem Menambahkan a. Kesulitan dalam H M memisahkan penomoran antara inventory adjustment plus dan inventory adjustment minus. setting numbering format pada system parameter untuk membedakan penomoran antara transaksi inventory adjustment plus dan inventory adjustment minus. mengontrol transaksi penambahan dan pengurangan persediaan barang pada gudang Hasil Pemetaan Risk Analysis Setelah mengidentifikasikan tingkat probabilitas risiko dapat terjadi dan dampak yang dihasilkan oleh risiko tersebut pada tabel Risk Analysis, selanjutnya hasil dari Risk Analysis tersebut akan dimasukkan ke dalam Risk Probability Impact Matrix. Pemetaan ke dalam matriks ini dilakukan untuk memudahkan dalam membaca hasil dari analisis risiko-risiko yang ditemukan. Berikut adalah Risk Probability Impact Matrix dan cara membaca data tabel di bawah ini adalah : Angka menggambarkan rekomendasi yang diajukan. Huruf menggambarkan risiko apabila rekomendasi yang diajukan tidak dilakukan.

23 133 Tabel 4.4 : Risk Probability Impact Matrix Impact Probability High Medium Low High 1a 2a 2d 1b 2b 4a 2e 4c 5a 6a - Medium 4b 4e 5b 1c 2c 5d 5e 4d 5c 3a Low Dari tabel Risk Probability Impact Matrix di atas, maka didapat hasil sebagai berikut : Kriteria HH (High High) Kriteria HH (High High) menunjukkan bahwa kemungkinan munculnya risiko sangat tinggi atau dapat terus menerus terjadi apabila rekomendasi yang diajukan tidak dilakukan. Selain itu, usaha yang dilakukan oleh perusahaan kurang efektif dalam mengurangi risiko yang ditimbulkan. Kemudian, dampak yang timbul dari risiko sangat mempengaruhi dan dapat menghambat aktivitas operasional dan proses bisnis perusahaan. Dampak tersebut juga dapat mengakibatkan kerugian yang besar bagi perusahaan. Dari tabel di atas, dapat dilihat terdapat lima risiko yang termasuk ke dalam kriteria HH, yaitu mempengaruhi kontrol terhadap permintaan pembelian, mempengaruhi account yang digunakan dalam pencatatan Account Payable Invoice, mempengaruhi pembuatan Purchase Receiving, mempengaruhi kontrol terhadap pembelian barang nonstok, dan mempengaruhi jumlah stok yang dimiliki per lokasi. Kriteria HM (High Medium) Kriteria HM (High Medium) menunjukkan bahwa kemungkinan munculnya risiko sangat tinggi atau dapat terus menerus terjadi apabila rekomendasi yang diajukan tidak dilakukan. Selain itu, usaha yang dilakukan oleh perusahaan kurang efektif dalam

24 134 mengurangi risiko yang ditimbulkan. Kemudian, dampak yang timbul dari risiko dapat mempengaruhi perusahaan, tetapi tidak sampai menghambat aktivitas operasional dan proses bisnis perusahaan. Akan tetapi, dampak tersebut dapat menimbulkan kerugian yang cukup besar bagi perusahaan. Dari tabel di atas, dapat dilihat terdapat lima risiko yang termasuk ke dalam kriteria HM, yaitu memperlambat proses pada permintaan pembelian, mempengaruhi pembuatan report Purchase Order, memperlambat proses Purchase Return, kesulitan dalam melakukan forecasting untuk pemesanan barang selanjutnya, dan kesulitan dalam mengontrol transaksi penambahan dan pengurangan persediaan barang pada gudang. Kriteria MH (Medium High) Kriteria MH (Medium High) menunjukkan bahwa kemungkinan munculnya risiko cukup tinggi atau cukup sering terjadi apabila rekomendasi yang diajukan tidak dilakukan. Akan tetapi, usaha yang dilakukan oleh perusahaan cukup efektif dalam mengurangi risiko yang ditimbulkan. Namun apabila risiko muncul, maka dampak yang timbul dari risiko sangat mempengaruhi dan dapat menghambat aktivitas operasional dan proses bisnis perusahaan. Dampak tersebut juga dapat mengakibatkan kerugian yang besar bagi perusahaan. Dari tabel di atas, dapat dilihat terdapat lima risiko yang termasuk ke dalam kriteria MH, yaitu terjadi kesalahan lokasi saat pengiriman barang retur pada proses Purchase Return, terjadi perbedaan qty on hand pada gudang dengan jumlah barang fisik yang terdapat di gudang, terjadinya kekurangan stok barang pada gudang, terjadi gangguan pada proses produksi, dan terjadi gangguan pada proses penjualan. Kriteria MM (Medium Medium) Kriteria MM (Medium Medium) menunjukkan bahwa kemungkinan munculnya risiko cukup tinggi atau cukup sering terjadi apabila rekomendasi yang diajukan tidak dilakukan. Akan

25 135 tetapi, usaha yang dilakukan oleh perusahaan cukup efektif dalam mengurangi risiko yang ditimbulkan. Namun apabila risiko muncul, dampak yang timbul dari risiko dapat mempengaruhi perusahaan. Walau dampak yang timbul tidak sampai menghambat aktivitas operasional dan proses bisnis perusahaan, akan tetapi dampak tersebut dapat menimbulkan kerugian yang cukup besar bagi perusahaan. Dari tabel di atas, dapat dilihat terdapat empat risiko yang termasuk ke dalam kriteria MM, yaitu timbul permintaan pembelian yang tidak dapat dipertanggungjawabkan, timbul kesalahan dalam pencatatan transaksi penambahan / pengurangan jumlah barang, terjadi perbedaan lokasi yang tercatat pada Purchase Receiving dengan Purchase Return, dan terjadinya penumpukan stok barang pada gudang. Kriteria ML (Medium Low) Kriteria ML (Medium Low) menunjukkan bahwa kemungkinan munculnya risiko cukup tinggi atau cukup sering terjadi apabila rekomendasi yang diajukan tidak dilakukan. Akan tetapi, usaha yang dilakukan oleh perusahaan cukup efektif dalam mengurangi risiko yang ditimbulkan. Kemudian, dampak yang timbul dari risiko sangat kecil dan tidak menghambat aktivitas operasional dan proses bisnis perusahaan. Dampak tersebut hanya memberikan kerugian yang relatif kecil bagi perusahaan. Dari tabel di atas, dapat dilihat terdapat satu risiko yang termasuk ke dalam kriteria ML, yaitu timbul kesalahan dalam membedakan Purchase Order pajak dengan nonpajak. 4.4 Overview Berikut ini adalah overview yang menjelaskan mengenai recommendation yang diajukan pada tabel Fit / Gap Analysis untuk kebutuhan yang memiliki gap / partial : 1. Company Requirement : Purchase Request dapat menampilkan nama requester dan departemen.

26 136 Rank : High (H) Degree of Fit : Partial (P) Recommendation : Menambahkan informasi nama requester pada cetakan Purchase Request. Overview : Pada cetakan Purchase Request, PT. Panfila Indosari ingin menampilkan informasi mengenai departemen yang membuat Purchase Request dan nama pemohon (requester). Informasi nama departemen yang membuat Purchase Request dapat ditampilkan pada header cetakan Purchase Request, namun informasi nama pemohon (requester) tidak tampil pada header cetakan Purchase Request. Nama pemohon (requester) seharusnya dapat ditampilkan pada header cetakan Purchase Request dengan mengambil nama pemohon dari field Requester yang ada pada editor Purchase Request. 2. Company Requirement : Terdapat pilihan dalam membuat Purchase Order berupa Purchase Order stock dan Purchase Order non stock. Rank : High (H) Degree of Fit : Gap (G) Recommendation : Menambahkan pilihan dalam membuat Purchase Order berupa Purchase Order non Stock. Overview : Pembuatan Purchase Order untuk pembelian barang nonstok (Purchase Order non Stock) belum didukung penuh oleh MOBIZ ERP System. Sedangkan, transaksi pembelian barang stok (Purchase Order

27 137 Stock) telah didukung oleh MOBIZ ERP System. Purchase Order non stock adalah Purchase Order yang dibuat ketika perusahan akan memesan barang atau jasa yang tidak dicatat sebagai inventory perusahan. Dalam MOBIZ ERP System, transaksi pembelian nonstok dilakukan dan disimpan pada Account Payable Invoice, dimana user diwajibkan memasukkan setiap transaksi pembelian nonstok secara manual. Pembelian nonstok yang dilakukan melalui Account Payable Invoice menyebabkan transaksi pembelian nonstok tidak tercatat pada Purchase Order. Oleh karena itu, penambahan pilihan Purchase Order non stock pada Purchase Order perlu dilakukan agar transaksi nonstok dapat tercatat pada Purchase Order sebagai Purchase Order non Stock. 3. Company Requirement : Dapat mencetak Purchase Order pajak dan nonpajak dalam format header yang berbeda. Rank : Medium (M) Degree of Fit : Gap (G) Recommendation : Menambahkan NPWP perusahaan pada header cetakan Purchase Order pajak. Overview : PT. Panfila Indosari menginginkan agar user dapat mencetak 2 jenis Purchase Order, yaitu Purchase Order pajak dan Purchase Order nonpajak. Purchase Order pajak akan menampilkan informasi NPWP perusahaan pada header cetakan, sedangkan

28 138 Purchase Order nonpajak tidak menampilkan informasi NPWP perusahaan pada header cetakan. Namun, pada saat mencetak Purchase Order pajak, NPWP perusahaan tidak muncul pada header Purchase Order sama seperti saat mencetak Purchase Order nonpajak. Oleh karena itu, perlu ditambahkan mekanisme dimana sistem akan secara otomatis membaca tipe Purchase Order yang dibuat oleh user. Jika sistem membaca tipe Purchase Order adalah Purchase Order pajak, maka sistem akan secara otomatis menambahkan informasi NPWP perusahaan pada header cetakan Purchase Order yang diambil dari Tax Information yang terdapat pada master companies. Sedangkan, jika sistem membaca tipe Purchase Order adalah Purchase Order nonpajak, maka sistem tidak akan menampilkan informasi NPWP perusahaan pada header cetakan Purchase Order. 4. Company Requirement : Melakukan penguncian terhadap lokasi item retur pada proses retur pembelian. Rank : High (H) Degree of Fit : Gap (G) Recommendation : Lokasi pada Purchase Return disamakan dengan lokasi penerimaan barang pada Purchase Receiving dan combo box Location ID pada Purchase Return hanya bisa di-read (read only).

29 139 Overview : Dalam pembuatan Purchase Return pada PT. Panfila Indosari, kolom Location ID pada editor Purchase Return tidak sesuai dengan Location ID pada penerimaan barang (Purchase Receiving), sehingga Location ID pada Purchase Return harus dipilih dan disesuaikan dengan Location ID pada Purchase Receiving. Untuk menyamakan lokasi penerimaan barang dengan lokasi Purchase Return, combo box Location ID pada kolom editor Purchase Return harus dibuat agar tidak bisa dipilih (read only) dan Location ID pada editor Purchase Return di-default-kan agar sesuai dengan Location ID pada Purchase Receiving. 5. Company Requirement : Pengunaan lead time pada setiap barang. Rank : High (H) Degree of Fit : Gap (G) Recommendation : Melakukan penambahan mekanisme kalkulasi penentuan lead time dan perkiraan tanggal penerimaan barang pada setiap item secara otomatis. Overview : PT. Panfila Indosari menginginkan adanya perhitungan lead time secara otomatis pada proses pembelian agar perusahaan dapat memperkirakan waktu penerimaan barang. Waktu yang diperhitungkan berupa Planned Delivery Time dan Good Receipt Processing Time. MOBIZ ERP System belum menerapkan mekanisme kalkulasi lead time secara otomatis, dimana dalam

30 140 memperkirakan waktu penerimaan, user diwajibkan untuk mengisi secara manual tanggal perkiraan penerimaan barang (Expected Date) pada Purchase Order. Oleh karena itu, agar sistem dapat mengkalkulasi lead time dan memperkirakan waktu penerimaan barang secara otomatis, dibutuhkan penambahan Planned Delivery Time pada master item dan Good Receipt Processing Time pada system parameter. 6. Company Requirement : Sistem memisahkan penomoran antara inventory adjustment plus dan inventory adjustment minus. Rank : Medium (M) Degree of Fit : Gap (G) Recommendation : Menambahkan setting numbering format pada system parameter untuk membedakan penomoran antara transaksi inventory adjustment plus dan inventory adjustment minus. Overview : PT. Panfila Indosari menginginkan agar penomoran untuk inventory adjustment dapat dibedakan antara inventory adjustment plus dan inventory adjustment minus. Untuk membedakan penomoran antara inventory adjustment plus dan inventory adjustment minus, perlu ditambahkan setting numbering format inventory adjustment pada system parameter. Hal ini diperlukan untuk mengatur format penomoran yang

31 141 digunakan dalam membedakan inventory adjustment plus dan inventory adjustment minus. Selain itu, perlu juga menambahkan pilihan untuk adjustment plus atau adjustment minus di dalam editor Inventory Adjustment, pilihan tersebut akan diletakkan pada field Inventory Adjustment No. 4.5 Testing dan Recommendation Testing Testing yang dilakukan bertujuan untuk menguji MOBIZ ERP System pada PT. Panfila Indosari agar permasalahan-permasalahan yang ditemukan dalam Fit / Gap Analysis dapat diketahui dan memberikan rekomendasi atau usulan untuk mengatasi permasalahan yang ditemukan. Berikut ini hasil testing yang dilakukan terhadap requirement yang partial dan gap : Testing terhadap Requirement Purchase Request Dapat Menampilkan Nama Requester dan Departemen PT. Panfila Indosari ingin cetakan Purchase Request dapat menampilkan nama requester dan departemen, sehingga ketika manajer akan memberikan persetujuan atas Purchase Request, manajer dapat mengetahui nama dan departemen yang membuat Purchase Request tersebut. PT. Panfila Indosari menginginkan agar nama requester dan departemen yang membuat Purchase Request ditampilkan pada header cetakan Purchase Request. Untuk mencetak Purchase Request, dapat dilakukan melalui : MOBIZ ERP Menu Modules Purchasing / AP Purchase Request, lalu akan ditampilkan list Purchase Request seperti gambar berikut :

32 142 Gambar 4.2 : User Interface List Purchase Request Setelah list Purchase Request muncul, pilih salah satu baris dari list Purchase Request dan double click pada baris yang dipilih, maka akan muncul tampilan editor Purchase Request seperti gambar berikut :

33 143 Gambar 4.3 : User Interface Editor Purchase Request Untuk melakukan pencetakan Purchase Request, dapat dilakukan dengan meng-click tombol (Print) pada editor Purchase Requests, lalu akan ditampilkan print preview dari cetakan Purchase Request seperti gambar berikut :

34 144 Gambar 4.4 : User Interface Print Preview Purchase Request Dari pengujian yang dilakukan terhadap requirement Purchase Request dapat menampilkan nama requester dan departemen, dapat dilihat pada gambar 4.4 bahwa untuk departemen yang membuat Purchase Request telah tampil pada header cetakan Purchase Request, namun untuk nama requester (pemohon) yang membuat Purchase Request belum tampil pada header cetakan Purchase Request Testing terhadap Requirement Terdapat Pilihan Dalam Membuat Purchase Order Berupa Purchase Order Stock dan Purchase Order Non Stock Pembuatan Purchase Order pada PT. Panfila Indosari dibedakan menjadi 2 tipe, yaitu Purchase Order stock dan Purchase Order non stock. PT. Panfila Indosari

35 145 menginginkan agar pembuatan dua tipe Purchase Order ini dapat dilakukan oleh MOBIZ ERP System, tetapi untuk saat ini, di dalam modul pembelian MOBIZ ERP System, pembuatan Purchase Order hanya bisa dilakukan untuk membuat Purchase Order stock, sedangkan untuk membuat pemesanan atau pembelian yang bukan stok harus melalui Account Payable Invoice. Untuk membuat Purchase Order stock, dapat dilakukan melalui : MOBIZ ERP Menu Modules Purchasing / AP Purchase Order. Lalu akan muncul tampilan list Purchase Order seperti gambar berikut: Gambar 4.5 : User Interface List Purchase Order Setelah list Purchase Order ditampilkan, pilih tombol (New) pada list Purchase Order untuk

36 146 melakukan pembelian barang stok. Kemudian akan muncul tampilan editor Purchase Order seperti pada gambar berikut ini : Gambar 4.6 : User Interface Editor Purchase Order Untuk membuat Purchase Order non stock, dapat dilakukan melalui : MOBIZ ERP Menu Modules Purchasing / AP Account Payable Invoice. Kemudian akan ditampilkan list Account Payable Invoice seperti pada gambar berikut :

37 147 Gambar 4.7 : User Interface List Account Payable Invoice Kemudian pilih tombol (New) pada list Account Payable Invoice untuk melakukan pembelian barang nonstok. Lalu, akan muncul tampilan editor Account Payable Invoice seperti gambar berikut ini :

38 148 Gambar 4.8 : User Interface Editor Account Payable Invoice Dari pengujian yang dilakukan terhadap requirement terdapat pilihan dalam membuat Purchase Order berupa Purchase Order stock dan Purchase Order non stock, dapat dilihat pada list Purchase Order (gambar 4.5) bahwa belum terdapat pilihan untuk membuat Purchase Order stock dan Purchase Order non stock. Sehingga, untuk membuat pembelian barang stok (Purchase Order stock) dapat dilakukan pada list Purchase Order, sedangkan untuk membuat pembelian barang nonstok (Purchase Order non stock) dilakukan pada list Account Payable Invoice Testing terhadap Requirement Dapat Mencetak Purchase Order Pajak dan Nonpajak dalam Format Header yang Berbeda Pembuatan Purchase Order pada PT. Panfila Indosari dibedakan menjadi Purchase Order pajak dan Purchase Order nonpajak. PT Panfila Indosari menginginkan agar ketika mencetak Purchase Order pajak,

39 149 pada header cetakan Purchase Order dapat ditampilkan NPWP perusahaan. Sedangkan, ketika mencetak Purchase Order nonpajak, NPWP perusahaan tidak perlu ditampilkan pada header cetakan Purchase Order. Untuk mencetak Purchase Order, dapat dilakukan dengan melalui : MOBIZ ERP Menu Modules Purchasing / AP Purchase Order. Kemudian akan ditampilkan list Purchase Order seperti pada gambar 4.5. Untuk mencari Purchase Order nonpajak pada list Purchase Order, dapat dilakukan melalui combo box Search In, kemudian pilih Purchase Order No. dan masukkan kata pon pada field combo box tersebut, lalu akan muncul list Purchase Order nonpajak seperti pada gambar berikut ini : Gambar 4.9 : User Interface List Purchase Order Nonpajak

40 150 Kemudian pilih salah satu Purchase Order dengan cara double click pada salah satu transaksi Purchase Order nonpajak tersebut. Lalu akan tampil editor Purchase Order nonpajak seperti gambar berikut : Gambar 4.10 : User Interface Editor Purchase Order Nonpajak Untuk melakukan pencetakan Purchase Order nonpajak, dapat dilakukan dengan meng-click tombol (Print) pada editor Purchase Order nonpajak, lalu akan ditampilkan print preview dari cetakan Purchase Order nonpajak seperti gambar berikut :

41 151 Gambar 4.11 : User Interface Print Preview Purchase Order Nonpajak Sedangkan, untuk mencari Purchase Order pajak pada list Purchase Order, dapat dilakukan melalui combo box Search In, kemudian pilih Purchase Order No. dan masukkan kata PO pada field combo box tersebut, lalu akan muncul list Purchase Order pajak seperti pada gambar berikut ini :

42 152 Gambar 4.12 : User Interface List Purchase Order Pajak Setelah itu, pilih salah satu Purchase Order dengan cara double click pada salah satu transaksi Purchase Order pajak tersebut. Lalu akan tampil editor Purchase Order pajak seperti gambar berikut :

43 153 Gambar 4.13 : User Interface Editor Purchase Order Pajak Untuk melakukan pencetakan Purchase Order pajak, dapat dilakukan dengan meng-click tombol (Print) pada editor Purchase Order pajak, lalu akan ditampilkan print preview dari cetakan Purchase Order pajak seperti gambar berikut :

44 154 Gambar 4.14 : User Interface Print Preview Purchase Order Pajak Dari pengujian yang dilakukan terhadap requirement dapat mencetak Purchase Order pajak dan nonpajak dalam format header yang berbeda, dapat dilihat pada gambar 4.11 bahwa pada cetakan Purchase Order nonpajak, NPWP perusahaan tidak ditampilkan. Tetapi pada gambar 4.14, yaitu print preview Purchase Order pajak, NPWP perusahaan tetap tidak ditampilkan pada header cetakan Purchase Order pajak. Hal ini menunjukkan bahwa MOBIZ ERP System belum mendukung untuk pencetakan Purchase Order pajak yang menampilkan NPWP perusahaan pada header Purchase Order Testing terhadap Requirement Melakukan Penguncian terhadap Lokasi Item Retur pada Proses Retur Pembelian Dalam pembuatan Purchase Return, PT. Panfila Indosari menginginkan agar lokasi barang yang diretur tidak

45 155 bisa dipilih dan lokasi barang yang ingin diretur harus sesuai dengan lokasi penerimaan barang. Untuk pembuatan Purchase Return, dapat dilakukan melalui : MOBIZ ERP Menu Modules Purchasing / AP Purchase Return, lalu akan muncul tampilan list Purchase Return seperti pada gambar berikut : Gambar 4.15 : User Interface List Purchase Return Untuk membuat Purchase Return baru, pilih (New) pada list Purchase Return, kemudian akan tampil editor Purchase Return seperti gambar berikut :

46 156 Gambar 4.16 : User Interface Editor Purchase Return Pada editor Purchase Return, user harus memasukkan nomor Purchase Receiving dan nomor Purchase Order yang sudah dibuat sebelumnya. Untuk melakukan pengujian terhadap requirement, maka akan digunakan nomor Purchase Order dan Purchase Receiving yang sudah dibuat. Nomor Purchase Order yang digunakan adalah pon13/10/ Berikut adalah tampilan editor Purchase Order dengan nomor pon13/10/ :

47 157 Gambar 4.17 : User Interface Editor Purchase Order pon13/10/ Dan nomor Purchase Receiving yang digunakan adalah btbn13/10/ Berikut adalah tampilan editor Purchase Receiving dengan nomor btbn13/10/ : Gambar 4.18 : User Interface Editor Purchase Receiving btbn13/10/001821

48 158 Yang perlu user lakukan selanjutnya adalah memasukkan nomor Purchase Order dan nomor Purchase Receiving pada editor Purchase Return. Berikut ini adalah tampilan pada editor Purchase Return setelah nomor Purchase Order dan nomor Purchase Receiving dimasukkan: Gambar 4.19 : User Interface Editor Purchase Return bkbrpn13/10/00149 Gambar 4.19 menunjukkan bahwa pada kolom Location ID, lokasi barang yang diretur adalah PBK-GBB, sedangkan pada gambar 4.18, lokasi penerimaan barang adalah PBK-GPB. Hal ini menunjukkan ketidaksesuaian antara lokasi barang yang diretur dengan lokasi penerimaan barang, sehingga lokasi barang yang diretur harus disesuaikan dengan lokasi penerimaan barang. Setelah lokasi barang pada Purchase Return disamakan dengan lokasi barang di Purchase Receiving, selanjutnya user memasukkan jumlah barang yang ingin diretur dan

49 159 menyimpan Purchase Return tersebut dengan memilih tombol (Save). Berikut adalah tampilan editor Purchase Return setelah disimpan : Gambar 4.20 : User Interface Editor Purchase Return bkbrpn13/10/00149 Setelah Disimpan Dari pengujian yang dilakukan terhadap requirement melakukan penguncian terhadap lokasi item retur pada proses retur pembelian, dapat dilihat pada gambar 4.19 bahwa kolom Location ID pada editor Purchase Return masih belum sesuai dengan lokasi penerimaan barang (Purchase Receiving), sehingga lokasi barang yang diretur harus dipilih agar sama dengan lokasi penerimaan barang Testing terhadap Requirement Penggunaan Lead Time pada Setiap Barang PT. Panfila Indosari menginginkan adanya perhitungan secara otomatis untuk jangka waktu pemesanan

50 160 barang sampai barang diterima oleh bagian gudang, sehingga bagian gudang dapat mengetahui kapan barang tersebut diterima di gudang. Untuk mengetahui jarak waktu pemesanan barang sampai barang diterima di gudang, bagian gudang dapat memasukkan lead time secara manual dengan melalui : MOBIZ ERP Menu Modules Inventory Item. Kemudian akan ditampilkan list Item seperti pada gambar berikut : Gambar 4.21 : User Interface List Item Lalu user dapat memilih salah satu item atau barang yang akan dibuat lead time-nya dengan meng-double click pada item yang dipilih dan kemudian, sistem akan menampilkan master item dari barang yang dipilih seperti gambar berikut :

51 161 Gambar 4.22 : User Interface Master Item Kemudian user dapat memilih tab custom field pada master item dan memasukkan lead time secara manual.

52 162 Gambar 4.23 : User Interface Master Item (2) Dari pengujian yang dilakukan terhadap requirement penggunaan lead time pada setiap barang, dapat dilihat bahwa MOBIZ ERP System belum mendukung perhitungan otomatis untuk lead time pada setiap barang. Oleh karena itu, user harus memasukkan lead time secara manual pada master item seperti pada gambar Testing terhadap Requirement Sistem Memisahkan Penomoran Antara Inventory Adjustment Plus dan Inventory Adjustment Minus Untuk transaksi inventory adjustment plus dan inventory adjustment minus, PT Panfila Indosari menginginkan adanya perbedaan / pemisahan penomoran dari kedua transaksi tersebut. Transaksi inventory adjustment dapat dibuat melalui : MOBIZ ERP Menu Modules Inventory Inventory Adjustment. Kemudian akan

53 163 ditampilkan list Inventory Adjustment seperti gambar berikut ini : Gambar 4.24 : User Interface List Inventory Adjustment Setelah itu, pilih tombol (New) pada list Inventory Adjustment. Lalu sistem akan menampilkan editor Inventory Adjustment seperti pada gambar berikut ini :

54 164 Gambar 4.25 : User Interface Editor Inventory Adjustment Dari gambar 4.25, terlihat bahwa pada editor Inventory Adjustment, belum terdapat indikator yang dapat membedakan penomoran antara transaksi inventory adjustment plus dan inventory adjustment minus. Oleh karena itu, perlu dilakukan pengaturan numbering format untuk kedua transaksi tersebut. Untuk mengatur numbering format pada Inventory Adjustment dapat dilakukan melalui : MOBIZ ERP Menu System Parameter. Kemudian akan muncul tampilan system parameter seperti gambar berikut :

55 165 Gambar 4.26 : User Interface System Parameter Kemudian expand pilihan Inventory dan pilih Numbering Format.

56 166 Gambar 4.27 : User Interface System Parameter (2) Dari pengujian yang dilakukan terhadap requirement sistem memisahkan penomoran antara inventory adjustment plus dan inventory adjustment minus, gambar 4.27 menunjukkan bahwa numbering format untuk field Inventory Adjustment pada system parameter belum dapat membedakan penomoran antara inventory adjustment plus dan inventory adjustment minus Recommendation Rekomendasi ini dihasilkan berdasarkan hasil evaluasi dari requirement PT. Panfila Indosari dengan menggunakan metode Fit / Gap Analysis dan Risk Analysis. Metode Fit / Gap Analysis membantu menganalisis requirement dari PT. Panfila Indosari dan menemukan masalah-masalah yang timbul dari requirement tersebut. Metode Risk Analysis membantu dalam mengidentifikasi risiko-risiko yang mungkin timbul apabila requirement tidak terpenuhi serta besarnya dampak yang ditimbulkan dari risiko-risiko tersebut. Berdasarkan metode Fit / Gap Analysis dan pengujian yang dilakukan, terdapat enam masalah yang ditemukan dan sedang

57 167 dihadapi oleh PT. Panfila Indosari. Berikut ini adalah rekomendasi atau usulan yang diberikan kepada PT. M-One untuk mengatasi permasalahan-permasalahan tersebut : Recommendation untuk Requirement Purchase Request Dapat Menampilkan Nama Requester dan Departemen Untuk memenuhi requirement ini, perlu ditambahkan nama requester (pemohon) pada header cetakan Purchase Request. Nama requester (pemohon) dapat diambil dari field requester yang terdapat pada editor Purchase Request. Dengan menampilkan nama requester dan nama departemen pada cetakan Purchase Request, maka manajer dapat mengetahui nama pemohon dan nama departemen yang membuat Purchase Request, sehingga manajer dapat memberikan persetujuan atas Purchase Request, sehingga tidak menghambat proses dalam permintaan pembelian Recommendation untuk Requirement Terdapat Pilihan dalam Membuat Purchase Order Berupa Purchase Order Stock dan Purchase Order Non Stock Untuk sementara ini, pada List Purchase Order hanya dapat dibuat Purchase Order stock, sedangkan untuk membuat Purchase Order non stock harus dilakukan melalui list Account Payable Invoice. Agar requirement ini dapat terpenuhi, maka pada list Purchase Order perlu dibuat pilihan saat memilih tombol (New). Pilihan tersebut dapat berupa combo box yang berisi pilihan Purchase Order stock dan Purchase Order non stock. Untuk editor Purchase Order stock dibiarkan tetap sama dengan editor Purchase Order yang sudah ada. Sedangkan untuk editor Purchase Order non stock, dapat disamakan dengan editor Purchase Order stock, namun dengan melakukan perubahan pada kolom item ID yang