KAWAN LAMA GROUP INVOICE VENDOR PORTAL & DROPBOX

Transkripsi

1 Page 1 of 20 Kawan Lama Group (KLG) Invoice Vendor Portal merupakan aplikasi berbasis web yang digunakan oleh Vendor untuk melakukan konfirmasi atas kesesuaian quantity dan amount yang sudah diterima (received) oleh PIC Store atau Distribution Center dengan quantity dan amount yang akan ditagihkan (invoicing) ke Kawan Lama Group. Syarat minimum yang diperlukan untuk dapat mengakses Invoice Vendor Portal dan mencetak Confirmation Form serta Confirmation Summary, yaitu: Operating system Windows 98 Web Browser Mozilla Firefox v45/ Google Chrome v45 with Java Plugin (enabled) Bandwith Connection to Internet 56 Kbps modem Software For View PDF Adobe Acrobat Reader Printer Laser printer Langkah-langkah penggunaan aplikasi ini adalah sebagai berikut: I. Aktivasi Vendor sebagai User pada Invoice Vendor Portal 1. Vendor yang sudah didaftarkan oleh Admin Web pada Master Vendor Data akan menerima notifikasi dengan contoh tampilan sebagai berikut: 2 Pada notifikasi tersebut terdapat informasi mengenai User Name yang digunakan oleh Vendor untuk mengakses Invoice Vendor Portal. User Name merupakan User ID Vendor sesuai dengan kode vendor yang terdaftar di Vendor Master Data KLG pada sistem SAP. 2. Klik Link yang terdapat pada tersebut untuk melakukan aktivasi password yang akan digunakan untuk mengakses Invoice Vendor Portal, maka akan muncul tampilan sebagai berikut pada web browser: a b 3 a) Isi kolom Password dengan password yang akan digunakan untuk mengakses Invoice Vendor Portal. b) Isi kolom Confirm Password dengan password yang sama yang diisi pada kolom Password.

2 Page 2 of Klik Confirm untuk mengaktifkan password yang sudah dibuat, maka akan muncul notifikasi sebagai berikut: 4 4. Klik Ok, maka proses aktivasi Vendor sebagai User di Invoice Vendor Portal KLG berhasil dilakukan. II. Login pada Invoice Vendor Portal Ketik: pada web browser yang digunakan, maka akan muncul tampilan sebagai berikut: Isi kolom User Name dengan User ID Vendor sesuai dengan yang terdapat pada notifikasi yang telah diterima dari Admin Web. 2. Isi kolom Password dengan password yang sudah dibuat pada point I. 3. Lalu klik Login. Maka akan muncul tampilan sebagai berikut:

3 Page 3 of Pada tampilan awal, klik Guidance untuk melihat panduan menggunakan Kawan Lama Group Invoice Vendor Portal. 5. Klik menu FAQ, untuk melihat ketentuan dan syarat penukaran faktur di Kawan Lama Group. III. Change Password 1. Untuk mengganti password, klik pada menu Change Password: 2. Maka akan muncul tampilan sebagai berikut: Isi kolom Password dengan new password yang akan digunakan untuk mengakses Invoice Vendor Portal.

4 Page 4 of Isi kolom Confirm Password dengan password yang sama yang sudah diisi pada kolom Password. 5. Lalu klik Confirm, maka akan muncul tampilan sebagai berikut: 6 6. Klik Ok, proses perubahan password berhasil dilakukan. IV. Forgot Password Digunakan untuk me-reset password yang sudah pernah dibuat sebelumnya (jika Vendor lupa dengan password-nya) 1. Klik Forgot Password pada saat login di Invoice Vendor Portal Maka akan muncul tampilan sebagai berikut: a b a) Isi kolom dengan alamat yang didaftarkan di Vendor Master Data KLG. b) Klik Confirm, maka akan muncul notifikasi sebagai berikut:

5 Page 5 of Klik Ok. Vendor akan menerima notifikasi dengan contoh tampilan sebagai berikut: 4 Pada tersebut terdapat informasi mengenai User Name dan link untuk me-reset password. 4. Klik link pada tersebut, maka akan muncul tampilan sebagai berikut: a b 5 a) Isi kolom Password dengan password yang akan digunakan untuk mengakses Invoice Vendor Portal. b) Isi kolom Confirm Password dengan password yang sama yang sudah diisi pada kolom Password. 5. Klik Confirm, maka akan muncul notifikasi sebagai berikut: 6 6. Klik Ok, proses perubahan password berhasil dilakukan.

6 Page 6 of 20 V. Change Company Digunakan untuk memilih company di Kawan Lama Group yang melakukan transaksi pembelian dengan Vendor. 1. Klik menu Change Company. 2. Maka akan muncul tampilan sebagai berikut: 3 3. Klik pada logo company yang akan dipilih, maka akan kembali ke tampilan awal sebagai berikut: 4 4. Pada bagian pojok kanan atas akan muncul nama company yang telah dipilih. VI. Create Confirmation Form Confirmation Form merupakan form yang dibuat oleh Vendor untuk melakukan konfirmasi atas kesesuaian quantity dan amount yang sudah diterima (received) oleh PIC Store atau Distribution Center yang bernaung di Kawan Lama Group dengan quantity dan amount yang akan ditagihkan (invoicing) ke Kawan Lama Group.

7 Page 7 of 20 Confirmation Form yang sudah dibuat, dicetak oleh Vendor dan dilampirkan bersama dengan dokumen pendukung lainnya saat melakukan penagihan ke Kawan Lama Group. 1. Setelah melakukan login pada Invoice Vendor Portal KLG (lihat langkah-langkahnya di point II), klik menu Confirmation Create Confirmation Form 2. Maka akan muncul list transaksi yang akan dibuat confirmation form-nya: a b a) Header: Select all rows : untuk memilih seluruh baris pada list transaksi yang muncul Clear selection : untuk cancel seluruh baris pada list transaksi yang sudah dipilih. b) Table Notes: PurchDoc : nomor purchase order yang diterbitkan oleh Kawan Lama Group. Amount : jumlah seluruh amount dalam satu PO.

8 Page 8 of 20 Reference : nomor referensi, yaitu nomor delivery note sesuai dengan transaksi goods receive/ goods return yang sudah dilakukan oleh Store atau Distribution Center di Kawan Lama Group. PO Item : line item pada PO yang diterbitkan oleh Kawan Lama Group. Article : kode article yang terdaftar di Article Master Data Kawan Lama Group. Article Descr : deskripsi article yang terdaftar di Article Master Data Kawan Lama Group. Qty : jumlah sesuai dengan transaksi goods receive atau goods return yang telah dilakukan. OUn : order unit (satuan pengukuran untuk setiap article). Net Price : harga per unit sesuai dengan PO yang diterbitkan oleh Kawan Lama Group. Curr : currency (mata uang). Amount : jika OUn = UOM For Net Price, maka total nilai (Qty x Net Price) Jika OUn UOM For Net Price, maka total nilai (Qty x Conversion Factors x Net Price) Tax Code : kode pengenaan tarif pajak (V0 = PPN 0% atau V1 = PPN 10%) Tax Amount : total nilai pengenaan pajak (Tarif Pajak x Amount). Post Date : tanggal dilakukannya posting transaksi goods receive/ goods return Trans Type : jenis transaksi yang dilakukan, yaitu Goods Receive (penerimaan barang) atau Goods Return (pengembalian barang) Comp Code : kode company di Kawan Lama Group yang menerbitkan PO (Contoh: R110) Comp Code Desc : deskripsi company di Kawan Lama Group yang menerbitkan PO (Contoh: PT Ace Hardware Indonesia). PO Qty : jumlah sesuai PO yang diterbitkan oleh Kawan Lama Group. PO Amount : total nilai (PO Qty x Net Price) sesuai dengan PO yang diterbitkan oleh Kawan Lama Group. PO Date : tanggal PO diterbitkan. UOM For Net Price : satuan pengukuran article untuk setiap harga per unit (net price). Conversion Factors : faktor pengali untuk setiap satuan pengukuran article. Site : kode site di Kawan Lama Group tempat dilakukannya Goods Receive atau Goods Return. Site Desc : deskripsi site di Kawan Lama Group tempat dilakukannya Goods Receive atau Goods Return. Vendor : kode vendor sesuai dengan Vendor Master Data di Kawan Lama Group. Vendor Name : nama vendor sesuai dengan Vendor Master Data di Kawan Lama Group.

9 Page 9 of 20 TOP Code : kode term of payment sesuai dengan Vendor Master Data di Kawan Lama Group. TOP Days : jumlah hari term of payment sesuai dengan Vendor Master Data di Kawan Lama Group. c) Contoh untuk OUn, UOM For Net Price dan Conversion Factors: 1 Set = 10 EA (Each), maka OUn = Set UOM For Net Price = EA Conversion Factors = Klik pada line item yang akan dibuat confirmation form-nya. Note: a) Jika dalam satu PO terdiri dari beberapa line item dengan nomor referensi (Reference) yang sama, maka saat di klik pada salah satu line item, line item yang lainnya akan otomatis ter-klik. b) Satu confirmation form dapat terdiri dari beberapa PO. c) Pada kolom Total Selected Amount akan muncul total nilai sesuai dengan PO yang telah dipilih. d) Jika ada pengembalian barang (goods return), maka akan muncul Credit Memo. Credit memo harus diselesaikan terlebih dahulu sebelum membuat confirmation form untuk transaksi selanjutnya. e) Jika terjadi perbedaan quantity (goods receive atau goods return) antara quantity yang terdapat pada Invoice Vendor Portal dengan quantity pada data Vendor, maka Vendor dapat menghubungi PIC terkait melalui atau telepon (lihat pada bagian VII Conditions) untuk melakukan follow up. Follow up akan dilakukan secara manual di luar Invoice Vendor Portal dan akan dikonfirmasikan kembali ke Vendor jika quantity sudah sesuai.

10 Page 10 of 20 3c 3a 3e 3c 4 3b

11 Page 11 of Klik Confirm, maka line item yang telah dipilih untuk dibuat confirmation form-nya tidak tampil lagi pada list yang terdapat di menu Create Confirmation Form Confirmation Form dapat dicetak melalui menu Display Confirmation List (lihat langkahlangkahnya di point VI). VII. Display Confirmation List Menu ini digunakan untuk mencetak confirmation form yang sudah dibuat 1. Setelah melakukan login pada Invoice Vendor Portal KLG (lihat langkah-langkahnya di point II), Klik menu Confirmation Display Confirmation List 2. Lakukan pencarian confirmation number yang akan dicetak: a) Isi kolom Confirm No dengan nomor confirmation form, atau b) Isi kolom Date From Date To dengan tanggal dilakukannya Create Confirmation Form, atau c) Tick pada pilihan Credit Only untuk menampilkan transaksi credit note saja. d) Klik Search

12 Page 12 of 20 a b c d 3. Klik pada confirmation number yang akan dicetak confirmation form-nya Maka akan muncul tampilan sebagai berikut: a) Isi kolom Invoice Number Vendor dengan nomor invoice yang dilampirkan saat melakukan penagihan ke Kawan Lama Group.

13 Page 13 of 20 b) Isi kolom Tax Invoice Number dengan nomor faktur pajak yang dilampirkan saat melakukan penagihan ke Kawan Lama Group. Jika Tax Code = V0, maka kolom ini tidak perlu diisi. c) Klik Browse untuk input attachment file. Semua jenis file (pdf, jpeg, xls, dan lain-lain) dapat diinput dengan maksimal file size 500kb. d) Klik Save. e) Note: Invoice Number Vendor atau Tax Invoice Number dapat diubah jika confirmation form belum di-print. 5. Untuk mencetak Confirmation Form, tick pada pilihan confirmation number yang diinginkan Pada kolom Status akan muncul keterangan: Belum Print, jika confirmation form belum dicetak Sudah Print, jika confirmation form sudah dicetak Tukar Faktur, jika sudah dilakukan tukar faktur melalui dropbox (lihat di Kawan Lama Group Dropbox) Invoiced, jika transaksi pembayaran sudah diinput di sistem SAP oleh department Accounts Payable Kawan Lama Group. Paid, jika sudah dilakukan pembayaran dan clearing pembayaran di sistem SAP untuk invoice tersebut. 7. Jika sudah dilakukan tukar faktur melalui dropbox, maka pada kolom Due Date akan muncul tanggal jatuh tempo pembayaran yang harus dilakukan.

14 Page 14 of Klik Print untuk mencetak confirmation form, maka akan muncul tampilan sebagai berikut: 9 9. Klik All, maka akan muncul tampilan sebagai berikut:

15 Page 15 of Tekan Ctrl + P untuk mencetak confirmation form tersebut. Note: Confirmation for Invoice dan Invoice Summary dicetak di kertas HVS ukuran A4 dengan menggunakan laser printer.

16 Page 16 of 20 VIII. Conditions Jika terdapat ketidaksesuaian antara data transaksi pada Invoice Vendor Portal KLG (qty, amount, net price dan lain sebagainya) dengan data transaksi yang akan ditagihkan ke Kawan Lama Group, Vendor dapat menghubungi department Purchasing Local untuk follow up ketidaksesuaian tersebut, yaitu dengan nomor telepon: (021) ext. 574/ 565. PIC: Junet Wisnu ( ) atau Yuli Susanti ( ) atau melalui yang terdapat pada Invoice Vendor Portal (lihat pada bagian V. Create Confirmation Form, point no 3e). Vendor dapat menghubungi PIC Accounts Payable melalui yang terdapat pada Invoice Vendor Portal (lihat pada bagian V. Create Confirmation Form, point no 3e) untuk follow up transaksi yang tidak sesuai dan akan dihapus (cancel) dari list transaksi yang akan dikonfirmasi. IX. Ketentuan penukaran faktur di Kawan Lama Group, yaitu: A. Waktu penukaran faktur: Hari Senin, Selasa dan Kamis, pkl B. Tempat penukaran faktur: Head Office Kawan Lama Group - Kawan Lama Building lt.1, Jl. Puri Kencana No 1 - Puri Kembangan, Meruya, Jakarta Barat C. Dokumen-dokumen yang dilampirkan saat penukaran faktur: Kwitansi/ Invoice/ Faktur (bermaterai) Invoice Summary yang diprint dari aplikasi Invoice Vendor Portal sebagai pengganti surat jalan Copy Purchase Order dengan electronic approval oleh Buyer/ Merchandiser Faktur Pajak (2 rangkap) Jika terdapat Credit Note, maka harus melampirkan Nota Retur Faktur Pajak D. Mencetak Struk Tanda Terima dan Rekap Tanda Terima melalui aplikasi Kawan Lama Group Dropbox Kawan Lama Group Dropbox merupakan aplikasi yang digunakan oleh Vendor untuk memperoleh bukti tanda terima saat melakukan penukaran faktur di Kawan Lama Group. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: 1. Saat melakukan penukaran faktur, pada layar komputer touch screen yang telah disiapkan akan muncul tampilan berikut:

17 Page 17 of Pilih Tanda Terima Confirmation IVP untuk mencetak struk tanda terima. 3. Tekan pada gambar keyboard, maka akan muncul tampilan sebagai berikut:

18 Page 18 of Scan barcode yang terdapat pada Invoice Summary atau input secara manual dengan tekan nomor-nomor yang sesuai (nomor invoice summary), maka baris Scan Confirmation No. akan terisi sesuai dengan Nomor Invoice Summary. 5. Jika nomor invoice summary diinput secara manual, tekan Enter untuk mencetak struk tanda terima. Jika nomor invoice summary diinput dengan scan barcode, struk tanda terima akan tercetak secara otomatis. 6. Notes: Struk tanda terima akan tercetak sebanyak 2 (dua) lembar: Lembar pertama disimpan oleh Vendor Lembar kedua dilampirkan bersama dengan Invoice Summary dan dokumen pendukung lainnya 7. Pilih Rekap Tanda Terima untuk mencetak struk rekap tanda terima yang telah dicetak pada Tanda Terima Confirmation IVP.

19 Page 19 of Scan barcode yang terdapat pada struk tanda terima yang telah diperoleh atau input secara manual dengan tekan nomor-nomor yang sesuai (nomor kode Vendor sesuai Vendor Master Data di Kawan Lama Group), maka baris Scan Vendor Code akan terisi sesuai dengan nomor kode Vendor. 9. Jika nomor kode Vendor diinput secara manual, tekan Enter untuk mencetak struk rekap tanda terima. Jika nomor kode Vendor diinput dengan scan barcode, struk rekap tanda terima akan tercetak secara otomatis. 10. Notes: Struk rekap tanda terima akan tercetak sebanyak 2 (dua) lembar: Lembar pertama disimpan oleh Vendor Lembar kedua dilampirkan bersama dengan Invoice Summary dan dokumen pendukung lainnya X. Masukkan dokumen-dokumen penukaran faktur, struk tanda terima dan struk rekap tanda terima ke dalam map yang telah disiapkan. Lalu masukkan map tersebut ke dalam kotak penyerahan dokumen yang telah disiapkan.

20 Page 20 of 20 Dibuat oleh, Priscillia Liena Senior Corporate Accounts Payable Analyst Disetujui oleh, Rini Milawati Senior Accounts Payable Manager Diketahui oleh, Dame Veronica Management Representative