PENULISAN ILMIAH. Mempelajari Pengadaan Barang/Jasa Di Joint Operating Body Pertamina- PetroChina East Java (JOB P- PEJ) MUTIA HANDAYANI

Transkripsi

1 PENULISAN ILMIAH Mempelajari Pengadaan Barang/Jasa Di Joint Operating Body Pertamina- PetroChina East Java (JOB P- PEJ) MUTIA HANDAYANI

2 LATAR BELAKANG PENGADAAN BARANG/JASA KEBIJAKAN UMUM PERATURAN PRESIDEN NO. 54 TAHUN 2010 PTK- 007/SKKO0000/2025 /SO

3 IDENTIFIKASI MASALAH Bagaimana proses maupun prosedur pengadaan barang/jasa di Joint Operating Body Pertamina- PetroChina East Java (JOB P-PEJ).

4 PEMBATASAN MASALAH Penelitian dilakukan di Joint Operating Body Pertamina- PetroChina East Java (JOB P-PEJ) di Menara Kuningan Builing 18 th & 20 th Floor Jl. HR. Rasuna Said Blox X-7 Kav.5 Jakarta Waktu pengamatan dilakukan pada bulan 10 Agustus 9Oktober Waktu operasional pengamatan dilakukan selama hari Senin Jum at dimulai pukul WIB.

5 TUJUAN PENULISAN Mengetahui proses dan prosedur pengadaan barang/jasa dan mengetahui kriteria apa saja yang digunakan dalam pengadaan barang/jasa.

6 VISI & MISI PERUSAHAAN VISI PERUSAHAAN Menjadi perusahaan minyak dan gas bumi hulu MISI PERUSAHAAN Melaksanakan pengelolaan operasi dan portofolio usaha sektor hulu minyak dan gas bumi secara profesional dan berdaya laba tinggi serta memberikan nilai tambah bagi stakeholders.

7 Alur Proses Pengadaan Barang/Jasa OPCOM PHE & PCI YES SCM/BID COMM YES PCI CONTROLLER BID COMM Approval As AGG Prepare bid doc and get approval SKK Migas for value > USS 5 M Approval Consultation PQ to SKK Migas > USS 20 M USER BID USER COMM SCM/BID COMM SCM/HSE/USER BID COMM BID COMM Create CRS and Risk Assesment Send Scope of Service Publish Tender Make Pre-Qual PQ Approved Invite Qualifield Vendors PIC CONTROLLER Consultation PQ to SKK Migas > USS 20 M HSE Review CSMS (High Riks Service) BID COMM Fax to Unsuccesfull Bidders BID COMM USER BID COMM BID COMM Tehnical Evalution Approved Make Technical Evaluation, reviewed by SCM 1" Envelope Opening Pre-Bid Meeting, MOM distributed at the meeting BID COMM PIC CONTROLLER Price Nego (if req) Approval BID COMM Wait for 3 work days for objection period BID COMM USER BID COMM BID COMM 2 nd Envelope Opening Make Commercial Evaluation Commercial Evaluation Approved Prepare Bid Eval Summary and Get GM s Approval SCM SCM BID COMM BID COMM Create PO/Contract Send LOI to Winner Wait for 3 work days for protest Send Plan to Award to All Qualifield Bidders OPCOM PHE & PCI BID COM YES Approval As AAG YES SKK Migas Approval for Bid Winner > USS 5 M

8 No Aspek Potensi Masalah Keterangan 1. Manusia 2. Proses a. Lamanya waktu proses persetujuan lelang b. Kebutuhan waktu dalam proses klarifikasi teknis lama c. Pekerjaan diselesaikan dibelakang jadwal a. Sumber informasi tidak optimal/ kurangnya informasi dan data b. Rendahnya partisipasi dan rendahnya frekuensi persaingan harga Pada saat proses dokumen tender (daftar pengadaan) berjalan untuk mendapatkan persetujuan dari opcom (pemilik perusahaan) terkadang dokumen berhenti, karena terdapat revisian untuk menyusun atau menghitung OE (owner estimate) barang/jasa yang diperlukan oleh user (pengguna), akibatnya proses untuk mendapatkan persetujuan lelang menjadi lama. Terjadinya ketidak cocokan antara dokumen penawaran dengan barang/jasa yang di tawarkan langkahnya yaitu dengan inspeksi fisik, akibatnya proses lelang menjadi lama. Terjadinya lembur, sehingga panitia scm menyelesaikan pekerjaannya diluar jadwal yang telah ditetapkan. Akibatnya biaya meningkat. Dokumen penyedia barang/jasa yang tidak lengkap sehingga waktu pengadaan akan menjadi semakin lama, karena terdapat menambahan waktu untuk melengkapi dokumen-dokumen tersebut. Sedikitnya partisipasi yang ikut lelang dan rendahnya persaingan harga, sehingga dapat terjadi No Qourum atau pelelangan gagal. Akibatnya lelang ulang dan waktunya lelang menjadi semakin lama. No Aspek Potensi Masalah Keterangan 3. Peralatan/fasilitas 4. Manajemen Ketersediaan peralatan/fasilitas Pengadaan barang/jasa - Peralatan yang disewakan jumlahnya terbatas, akibatnya ketersediaan peralatan tersebut mempengaruhi perusahaan yang ikut lelang. - JD Edwards merupakan sistem ERP (enterprise resources planning) sistem ini menggabungkan aktifitas dari berbagai departemen seperti akunting, penjualan, pembelian, produksi, dll. Akan tetapi sistem yang ada hanya berfungsi dibagian finansial saja. - Sistem e-procurement belum sepenuhnya berfungsi, yang tersedia hanya untuk pendaftaran vendor dan pengumuman lelang saja. - Pelacakan secara online untuk vendor yang mendaftar tidak sepenuhnya berfungsi secara keseluruhan. Akibatnya susah mencari vendorvendor yang mendaftar atau yang ikut serta. - Request for proposal (RFP) pada umumnya disetujui pada waktu terlambat jika kebutuhan tersebut penting dan mendesar maka menyebabkan pantia scm menggunakan sistem lelang pemilihan langsung dan penunjukkan langsung. akibatnya terkadang mendapatkan penyedia yang berkualitas jelek. - Daftar pengadaan yang ada hanya tersedia informasi untuk lelang <Rp. IV-16

9 KESIMPULAN Proses dan prosedur pengadaan barang/jasa yang dilaksanakan oleh Join Oprating Body Pertamina-PetroChina East Java (JOB P-PEJ) menggunakan buku Pedoman Tata Kerja Nomor: PTK-007/SKKO0000/2015/S0 Revisi-III tertanggal 27 Januari Pengadaan barang/jasa mengutamakan baik dan kriteria pengadaan barang/jasa yaitu meliputi kualifikasi bisnis perusahaan, anggaran dasar, neraca keuangan, penerimaan pajak tahunan, nomor pokok wajib pajak, pengalaman kerja perusahaan penyedia barang/jasa, pernyataan anti korupsi dan pernyataan tikat komponen dalam negeri, dan lain-lain. Pengadaan barang/jasa mengutamakan kepentingan operasi kegiatan usaha hulu Minyak dan Gas Bumi, dan mengikut sertakan Perusahan Dalam Negeri dan juga harus mengutamakan penggunaan barang/jasa Produksi Dalam Negeri, serta mengutamakan pelaksanaan pekerjaan dilakukan di dalam wilayah negara Republik Indonesia.

10 SARAN Aturan lelang adalah untuk mendapatkan harga terendah jika evaluasi teknis tidak dilakukan dengan baik dan ketat maka sering terjadi atau didapat lelang harga murah dengan kualitas jelak. Saran yang diharapkan dapat membangun dan bermanfaat bagi Joint Operating Body Pertamina-PetroChina East Java (JOB P-PEJ) Pengadaan barang/jasa di JOB P-PEJ penulis menyarankan untuk memilih peserta lelang berkualitas baik dengan harga rendah dalam proses pengadaan barang/jasa dengan menggunakan metode Analttical Hierarchy Process.