PRESENTASI SIDANG PENELITIAN TUGAS AKHIR. Peneliti: Refi Efendi. Dosen Pembimbing: Syarifa Hanoum ST., MT

Transkripsi

1 Ibu Mudah2nTe tap Semangat.. Assalamu alaykum

2 PRESENTASI SIDANG PENELITIAN TUGAS AKHIR Peneliti: Refi Efendi Dosen Pembimbing: Syarifa Hanoum ST., MT

3 :: PRESENTASI PROPOSAL PENELITIAN TUGAS AKHIR :: L/O/G/O Pengukuran Performansi Corporate Shared Service (Departemen Information Technology) PT. PERTAMINA (Persero) dengan Menggunakan Kerangka IT Scorecard STUDI KASUS: IT MARKETING AND TRADING SURABAYA

4 Conte nts PENDAHULUAN PROSES DAN ANALISIS PENUTUP

5 PENDAHULUAN

6 :: overview Pendahuluan :: Company Alignment Performance Measurement (Kaplan dan Norton, 2001) IT Scorecard IT Department (Jessica Keyes, 2005) Problem IT Pertamina

7 :: overview Pendahuluan :: Problem IT Pertamina World class oil company Sistem dan tatanan IT standar internasional (Information-driven corporation) Banyak sisi yang harus dibenahi: - Duplikasi peran fungsi Shared Service - Transformasi -IT Development katalis, frontier, clean energy) (Bergeron, 2002) (Media Pertamina, 2011)

8 Merumuskan strategic objective CSS (Departemen IT) yang selaras dengan strategic objective perusahaan Mendefinisikan KPI CSS (Departemen IT) khususnya IT M&T Surabaya Mengukur kinerja Departemen IT berbasis IT Scorecard

9 PROSES DAN ANALISIS

10 IT M&T SURABAY A

11 :: PROSES :: menghitung score kinerja KPI dengan membandingkan antara nilai actual dengan target yang telah ditentukan indikator atau tanda apakah score KPI`s memerlukan suatu perbaikan atau tidak Traffic Light Sytem Balanced Scorecard menerjemahkan visi dan strategi perusahaan ke dalam tujuan-tujuan dan pengukuran-pengukuran yang dilihat dari 4 perspektif Scoring System IT Scorecard AHP model pendukung keputusan yang menguraikan masalah kompleks ke dalam kelompok-kelompoknya, kemudian diatur menjadi suatu bentuk hirarki, sehingga permasalahan akan tampak lebih terstruktur dan sistematis metode dalam melakukan perencanaan strategi TI yang diturunkan dari Balanced Scorecard dengan perspektif yang disesuaikan

12 Balanced Scoreca rd

13 Strategic Objective Perusahaan Identifikasi Strategi Strategi Perusahaan Strategi Bisnis Strategi Perusahaan Membangun Landasan yang Kuat di Rumah Sendiri Menjadi Perusahaan Energi Nasional Kelas Dunia Menjadi Perusahaan Energi Nasional Terkemuka di Kawasan Asia Tenggara Strategi Bisnis Hulu & Hilir (Arsip Laporan Magang dan Website Pertamina)

14 Rencana Jangka Panjang Perusahaan (RJPP) Peningkatan laba bersih hingga tahun Menjadi perusahaan energi yang berkelas dunia 3. Pengalokasian investasi untuk pengembangan sektor hulu

15 Strategic Objective dan KPI Pertamina

16 Strategy Map Perusahaan

17 IT Scoreca rd BACK

18 Perumusan SO CSS (Departemen IT) Identifikasi Visi & Misi CSS (Departemen IT) Visi: Menjadi penyedia layanan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) berkelas dunia untuk industri minyak dan gas di kawasan regional Keyword Visi:

19 Misi: 1. Memposisikan TIK sebagai pendaya strategis untuk mencapai sasaran bisnis dengan berfokus pada efektivitas, efisiensi, kerahasiaan, integritas, ketersediaan, kepatuhan, dan kehandalan; 2. secara terus menerus meningkatkan kontribusi dan value TIK bagi bisnis Pertamina dan anak perusahaan; 3. menyediakan teknologi informasi, pengembangan, dan pemeliharaan aplikasi serta memproses proses bisnis Pertamina dan anak perusahaan dengan model outsourcing Keyword Misi:

20 Alokasi SO ke dalam departemen-departemen di bawahnya dengan Menggunakan Vertical Alignment Matrix F : Fully cascaded P : Partially cascaded C : Contributing

21 Identifikasi SO Perusahaan yang dapat Didukung Pencapaiannya oleh Kontribusi Departemen IT Keterangan : Bintang hijau : fully cascaded Bintang kuning : kontribusi yang tidak terlalu signifikan (contributing)

22 Model SO CSS (Departemen IT) dari Proses Identifikasi dan Alokasi Corporate Contribution Perspective Mengendalikan biaya IT Memastikan IT memberikan nilai tambah bisnis Meningkatkan kontribusi TIK dalam perusahaan User Orientation Perspective Menerapkan Service Level Agreement (SLA) Membangun partnership atau kerjasama industri Operational Excellence Perspective Meningkatkan availability sistem Meningkatkan layanan operasional yang efektif dan efisien Mengoptimalkan sistem bisnis proses (ERP) Future Orientation Perspective Meningkatkan kompetensi pekerja Melakukan perbaikan dan antisipasi untuk masalah IT yang bisa timbul Riset dalam teknologi informasi terkini

23 Perumusan SO CSS (Departemen IT) yang diturunkan pada IT M&T Surabaya (1) Peninjauan dari struktur CSS (Departemen IT), maka terdapat tiga kali penurunan untuk SO IT M&T Surabaya Penurunan 1 : CSS ke IT Operation SO CSS yang tidak dapat diturunkan pada IT Operation, yaitu SO perspekif User Orientation membangun partnership dan SO perspektif Future Orientation riset dalam teknologi informasi terkini. Penurunan 2 : IT Operation ke IT Region SO IT Operation yang tidak dapat diturunkan pada IT Region yaitu SO perspektif Corporate Contribution meningkatkan kontribusi TIK dalam perusahaan. Penurunan 3 : IT Region ke IT M&T Surabaya SO IT Region yang tidak dapat diturunkan pada IT M&T Surabaya yaitu SO perspektif Operational Excellence meningkatkan layanan operasional yang efektif dan efisien.

24 Perumusan SO CSS (Departemen IT) yang diturunkan pada IT M&T Surabaya (1) terdapat 7 (tujuh) SO yang diturunkan pada IT M&T Surabaya

25 Key Performance Indicators (KPI) IT M&T Surabaya (1)

26 Perumusan SO CSS (Departemen IT) yang diturunkan pada IT M&T Surabaya (2) Formulasi perhitungan KPI

27 Strategy Map IT M&T Surabaya

28 AHP (Analytical Hierarchy Process) BACK

29 Pengukuran Kinerja Departemen IT (IT M&T Surabaya) [1] Pembobotan dengan Menggunakan AHP Skala tingkat kepentingan Pembobotan Antar Perspektif Grafik Hasil Perhitungan

30 Pengukuran Kinerja Departemen IT (IT M&T Surabaya) [2] Pembobotan Antar SO (1)

31 Pembobotan Antar SO (1)

32 Pembobotan Antar KPI

33 Prosentase Bobot Kepentingan Antar KPI

34 Rekapitulasi Pembobotan Perspektif, SO, dan KPI Departemen IT M&T Surabaya

35 g Syste ms BACK

36 Pengukuran Kinerja Departemen IT Pencapaian KPI IT M&T Surabaya

37 Perhitungan Traffic light system

38 c Light Syste ms BACK

39 Identifikasi KPI yang Harus Diperbaiki

40 ANALISIS DAN PEMBAHASAN

41 Analisis Pencapaian Kinerja Perhitungan Nilai Pencapaian Kinerja IT Keseluruhan

42 Analisis Penyusunan Rekomedasi Analisis Root Cause KPI Kritis Kurangnya perencanaan yang matang dari pihak Manajemen IT Realisasi Kegiatan Kerja IT Koordinasi belum massif dengan bagian yang berkepentingan Kurang inovasi dalam pengalihan kegiatan agar biaya termanfaatkan dengan optimal Kondisi internal yang terkonsentrasi lebih pada tugas utama Kurang koordinasi IT dengan HSE agar ada kontrol lebih pada pelaksanaan HSE Awareness HSE Awareness Kegiatan Kerja IT M&T Surabaya tidak terealisasi pencapaiannya sesuai target

43 Rekomendasi Perbaikan KPI Kritis

44 Rekomendasi Strategic Initiative

45 PENUTUP

46 Dari hasil penyelarasan SO perusahaan serta pengidentifikasian dari visi dan misi perusahaan diperoleh 11 SO untuk CSS (Departemen IT) Terdapat SO yang tidak didapatkan pada CSS (Departemen IT) yaitu meningkatkan kontribusi TIK dalam perusahaan dan membangun partnership atau kerjasama industri Dari hasil penurunan ke IT M&T Surabaya didapat 7 SO yang menghasilkan 13 KPI

47 Bobot perspektif terbesar dalam departemen ini dimiliki oleh perspektif operational excellence dengan bobot kepentingan sebesar 57.5%. Sedangkan perspektif financial memiliki bobot kepentingan terendah yaitu sebesar 6.3%. Hal ini menunjukkan bahwa departemen IT fokus pada service provider Kinerja perspektif terbaik dimiliki oleh perspektif user orientation dengan nilai sebesar 121,57% dan kinerja perspektif terburuk dimiliki oleh perspekti corporate contribution dengan nilai sebesar 97,02%. Namun kinerja IT secara keseluruhan cukup memuaskan dengan nilai sebesar 102,3% KPI kritis yang harus mendapatkan perhatian lebih dari manajemen adalah Ketercapaian realisasi Kegiatan Kerja IT dan HSE Awareness

48 DAFTAR PUSTAKA

49 Referensi dll

50 Always There L/O/G/O