VENDOR MANAGEMENT SYSTEM

Transkripsi

1 OFFISTE MEETING VENDOR MANAGEMENT SYSTEM MARET 2016 ORF GRESIK Highlight Performance 2014 & Lesson Learned Dept. : Performance Bangkitkan Energi Negeri

2 STRATEGIC PLANNING & CONTROL STRATEGIC PLANNING CONTROL MERUPAKAN SEBUAH FUNGSI YANG TERINTEGRASI DALAM SISTEM SUPPLY CHAIN MANAGEMENT DI PHE WMO. STRATEGIC & PLANNING CONTROL MERUPAKAN SUPPORT DARI SEGALA AKTIFITAS YANG BERLANGSUNG DI SUPPLY CHAIN

3 PRODUK APA YANG DIHASILKAN OLEH SPC SISTEM SCM Website SAP Support VMS E-Proc GDMS MI-TKDN (next project) SOSIALISASI VENDOR Coaching Clinic TKDN HSE Awareness CHSEMS Vendor Day OTHERS Tender Support Reporting Performance Evaluation

4 DEFINISI SUATU DATABASE YANG TERWADAH DALAM SEBUAH SISTEM INFORMASI YANG MENGGAMBARKAN KEMAMPUAN REKANAN BISNIS PHE WMO YANG DIGAMBARKAN DALAM ASPEK SEBAGAI BERIKUT : 1. ADMINISTRASI 2. KEMAMPUAN PENGADAAN BARANG DAN JASA 3. ASPEK LEGAL 4. ASPEK FINANCE 5. ASPEK KINERJA 6. ASPEK HSE

5 MENGAPA VMS SANGAT PENTING? SPDA E-proc MI - TKDN VMS DPM CHSEMS PML VENDOR MANAGEMENT AKAN TERINTEGRASI DENGAN SEMUA SISTEM YANG ADA DALAM SEGALA AKTIFITAS DI SUPPLY CHAIN MANAGEMENT

6 OBYEKTIF Vendor Management System merupakan sistem yang terintegrasi yang memberikan efektifitas dan efisiensi proses dalam pengadaan di lingkungan PHE WMO dan kemudahan bagi vendor untuk terlibat dalam setiap pengadaan. DATABASE & STATISTICALLY RELIABLE VENDOR QUALIFICATION AND PERFORMANCE DATA IN VMS / SPDA PHE & ASSESSMENT PROCESS DAFTAR PENYEDIA MAMPU Qualification: Administration, Legal, Finance Filtering Pre- Qual: HSE (CHSEMS) High Risk only Qualification: Technical Filtering Performance Synthesis Report (per Contractor) Tender Announcement Registration PQ Bid Submission Evaluation Award Contract execution Close Out Report

7 TUJUAN VENDOR MANAGEMENT SYSTEM LEAD TIME EFISIENSI DAN EFEKTIFITAS PROSES PENGADAAN KEMAMPUAN VENDOR COMPLIANCE VENDOR DAPAT SELALU MENG- KEMUDAHAN UPDATE DAN DALAM MENCAPAI UPGRADE PROFIL PROSES PENGADAAN YANG AUDITABLE

8 BAGAIMANA MASUK KE DALAM VMS 1. MASUK MELALUI SCM WEBSITE

9 BAGAIMANA MASUK KE DALAM VMS 2. ARAHKAN KURSOR PADA QUICK LINKS DAN PILIH VENDOR REGISTRATION

10 TAMPILAN SETELAH MASUK KE VENDOR REGISTRATION DAPAT JUGA LANGSUNG AKSES KE ALAMAT :

11 BAGAIMANA LOGIN KE VMS ID E-PROC TERDAFTAR DAN MEMILIKI ID E- PROC NON ID E-PROC TERDAFTAR TETAPI TIDAK MEMILIKI ID E- PROC BELUM TERDAFTAR / VENDOR BARU

12 BAGAIMANA LOGIN KE VMS MEMILIKI ID E-PROC TULISKAN ID E-PROC MASUKKAN PASSWORD BARU HASIL RESET PASSWORD TULISKAN CAPTCHA LOGIN RESET PASSWORD ADALAH WAJIB

13 BAGAIMANA LOGIN KE VMS MEMILIKI ID E-PROC TULISKAN ID E-PROC TULISKAN TULISKAN NPWP MASUKKAN PASSWORD BARU TULISKAN CAPTCHA TEKAN RESET

14 TAMPILAN SETELAH LOGIN

15 BAGAIMANA LOGIN KE VMS TIDAK MEMILIKI ID E-PROC KLIK CREATE AN ACCOUNT

16 TAHAPAN PROSES VMS CORPORATE DETAILS PERHATIKAN BEBERAPA HAL BERIKUT : 1. BESAR FILE YANG DAPAT DIUPLOAD MAKSIMAL ADALAH 5MB 2. UPLOAD DOKUMEN SESUAI DENGAN KETENTUAN YANG BERLAKU. 3. AKTE PERUSAHAAN HARUS DISUBMIT SELURUH HALAMAN, BUKAN HANYA COVER-NYA SAJA. 4. PASTIKAN SEMUA DOKUMEN YANG ANDA SUBMIT MASIH BERLAKU i.e SKTMIGAS, TDP, SIUP/SIUPAL/SIUJK 5. PASTIKAN ANGKA YANG DIINPUT KE DALAM PROFIL DATA = FILE YANG DISUBMIT

17 TAHAPAN PROSES VMS KEY CORPORATE PERSONNEL PERHATIKAN BEBERAPA HAL BERIKUT : 1. PERSONIL YANG DIINPUT HARUS AKTIF. JIKA ADA PERUBAHAN, UPDATE KEMBALI PROFIL ANDA. 2. STRUKTUR ORGANISASI HARUS DAPAT MENUNJUKKAN LOGO PERUSAHAAN DAN DIVALIDASI OLEH AUTHORIZED PERSONNEL DI PERUSAHAAN

18 TAHAPAN PROSES VMS CORPORATE FINANCIAL PERHATIKAN BEBERAPA HAL BERIKUT : 1. COMPANY ASSET DAN DAN PROFIT VALUE HARUS DISESUAIKAN DENGAN BALANCE SHEET PERUSAHAAN. 2. BANK REFERENCE LETTER DAN BANK ACCOUNT HARUS SESUAI. 3. UPLOAD BANK REFERENCE LETTER DAN BALANCE SHEET ADALAH WAJIB 4. SHAREHOLDER HARUS DISUBMIT SESUAI DENGAN DOKUMEN PENDUKUNG. JANGAN LUPA MENGUPLOAD ID CARD UNTUK PEMILIK INDIVIDU DAN AKTE PERUSAHAAN JIKA DIMILIKI OLEH GABUNGAN DENGAN PERUSAHAAN. JUMLAH SHARE HOLDER HARUS 100%.

19 TAHAPAN PROSES VMS COMPETENCY KOMODITAS YANG HARUS DIPILIH : 1. CATEGORY (MAKSIMAL 5 KOMODITAS) 2. CORE COMPETENCES (KOMODITAS PTK 007 LAMPIRAN PQ-03) 3. APDN (KOMODITAS ESDM) JIKA ANDA ADALAH AUTHORIZED SELLER AGENCY, MANDATORY UNTUK MENGUPLOAD SURAT PENUNJUKKAN AGEN

20 TAHAPAN PROSES VMS ADDITIONAL

21 HASIL UPLOAD DOKUMEN VMS HAL INI MENUNJUKKAN BAHWA FILE YANG ANDA UPLOAD TELAH SUKSES NAMA FILE YANG TERLIHAT NAMA FILE YANG DIUPLOAD

22 HASIL UPLOAD DOKUMEN VMS NAMA FILE YANG TERLIHAT = NAMA FILE YANG DIUPLOAD HANYA UNTUK : 1. DOKUMEN PENDUKUNG UNTUK SURAT KEAGENAN 2. DOKUMEN PENDUKUNG UNTUK KOMPETENSI 3. DOKUMEN PENDUKUNG UNTUK BRAND/PRODUCT PRINCIPAL 4. DOKUMEN PENDUKUNG UNTUK SERTIFIKAT ISO DAN OHSAS 5. DOKUMEN PENDUKUNG UNTUK BROSUR NAMA FILE YANG TERLIHAT NAMA FILE YANG DIUPLOAD HANYA UNTUK : 1. AKTE PENDIRIAN PERUSAHAAN 2. AKTE NOTARIAL PERUBAHAN 3. SIUP/SIUPAL/SIUJK 4. TDP 5. SKT MIGAS 6. NPWP 7. JAMSOSTEK 8. ORGANIZATION CHART 9. BANK REFERENCE LETTER 10.BALANCE SHEET 11.TAX RECEIPT

23 HASIL SUBMIT DOKUMEN (1 DARI 2) SETELAH KLIK SUBMIT, MAKA AKAN MUNCUL PEMBERITAHUAN SEPERTI INI SETELAH TANDA PADA PEMBERITAHUAN SAYA MENYETUJUI PERJANJIAN LAYANAN PHE WMO.. KLIK TANDA AGREED

24 HASIL SUBMIT DOKUMEN (2 DARI 2) KEMUDIAN AKAN MUNCUL TANDA BERIKUT INI YANG MENANDAKAN BAHWA HASIL SUBMIT VMS ANDA SUKSES

25 SERTIFIKASI CHSEMS (HIGH RISK)

26 SERTIFIKASI CHSEMS (HIGH RISK)

27 SERTIFIKASI CHSEMS (HIGH RISK)

28 FLOW CHART PROSES REGISTRASI VMS HINGGA APPROVED

29 STATUS DATA VENDOR DALAM VMS APPROVED REJECTED UPDATE PROFILE MIGRATION NEW

30 STATUS DATA VENDOR DALAM VMS Evaluasi penilaian kinerja vendor Sebagai database kami dalam proses pengadaan selanjutnya CHSEMS 1. Inisiasi untuk proses PQ HSE 2. Effektifitas proses PQ HSE SPDA Bersama PHE untuk filtering potensial vendor (administrasi) Informasi mengenai kegiatan Vendor Development i.e 1. Coaching Clinic 2. Vendor Day

31 CONTACT PERSON Ext Subject VMS_PROBLEM Contoh Subject VMS_Account VMS_Reset Password Nada Kania supriyatno@pertamina.com Ext List of Problem : 1. Account 2. Reset Password 3. Registration 4. Update Profile 5. Upload Dokumen 6. etc Supriyatno

32 THANK YOU Pictures of various brightness