BAB VII PANDUAN PELAKSANAAN SELEKSI KONSULTAN

Transkripsi

1 93 BAB VII PANDUAN PELAKSANAAN SELEKSI KONSULTAN I. Pendahuluan Yang dimaksud dengan pengadaan jasa konsultan adalah jasa tenaga ahli yang diperlukan untuk membantu proyek dalam rangka pelaksanaan proyek Health Professional Education Quality (HPEQ) melalui skema pendanaan PHK-PKPD, dalam bidang keahlian tertentu untuk perencanaan, pengembangan, atau implementasi suatu kegiatan. Konsultan yang diperlukan dapat berbentuk perusahaan atau perorangan, baik perusahaan/perorangan luar negeri maupun dalam negeri. Tata cara pengadaan barang dan jasa yang menggunakan dana hibah PHK-PKPD ini harus mengacu kepada ketentuan sebagai berikut: a) Dana yang bersumber dari pinjaman (loan) Bank Dunia mengikuti tata cara yang diatur dalam Selection And Employment of Consultants By World Bank Borrowers edisi Mei 2004 revisi Oktober tahun 2006 b) Dana yang besumber dari pemerintah RI (Government of Indonesia/GOI) mengikuti tata cara yang diatur dalam Peraturan Presiden (Perpres) No. 54 Tahun Tata cara seleksi konsultan yang diuraikan dalam buku pedoman ini meliputi antara lain: a) petunjuk pembentukan Procurement Officer dan Panitia Seleksi Konsultan di tingkat PIU; b) batas treshold; c) alur proses seleksi konsultan; d) penyusunan procurement plan; dan e) metoda seleksi yang meliputi seleksi konsultan perusahaan dengan metoda Consultant Qualification Selection (CQS) dan seleksi konsultan individu dengan metoda yang didasarkan kepada kualifikasinya sesuai keahlian yang diperlukan. Contoh berbagai dokumen lelang, tata cara evaluasi dan penyusunan laporan hasil evaluasi lelang (Bid Evaluation Report/BER) akan disajikan dalam buku terpisah. Selain itu tata cara pengadaan barang dan jasa yang diatur dengan Keputusan Presiden No 80 Tahun 2003 tidak disajikan dalam buku petunjuk ini. II. Batas Tresholds dan Metoda Seleksi Batas tresholds adalah batas nilai barang dan jasa yang akan dilelangkan yang berkaitan dengan metoda pengadaannya. Batas tresholds ditentukan dalam nilai dollar atau ekivalen. Batas tresholds tersebut adalah sebagai berikut:

2 94 Post Prior : Semua tahapan, kecuali penyusunan procurement plan tidak memerlukan review/persetujuan Bank Dunia (tidak memerlukan NOL). /audit akan dilakukan oleh Bank Dunia pada periode terjadwal setelah proses lelang dilakukan. : Semua tahapan, termasuk penyusunan procurement plan terlebih dahulu memerlukan review/persetujuann Bank Dunia (memerlukan NOL) First Prior : Semua tahapan, kecuali penyusunan procurement plan tidak memerlukan review/persetujuan Bank Dunia (memerlukan NOL). First Prior menurut batas tresholds seharusnya dilaksanakan dengan Post, namun apabila dalam daftar procurement plan yang diajukan oleh penerima hibah ternyata semua paket adalah Post maka salah satu dari paket Post tersebut menjadi First Prior. HPS > $100,000/paket $25,000 > HPS < $100,000/paket HPS < $25,000/paket Prior Prior untuk Kontrak Pertama, selanjutnya Post Post III. Metoda Seleksi Metoda seleksi yang dananya bersumber dari loan terdiri atas: a) metoda seleksi konsultan perusahaan berdasarkan Consultant s Qualification Selection; dan b) metoda seleksi konsultan individu berdasarkan kualifikasi. Individu : Seleksi dilakukan dengan cara mengundang sekurang-kurangnya tiga calon tenaga ahli yang memilikii kualifikasi dan berpengalaman dalam melaksanaan pekerjaan sejenis dengan kegiatan yang ditawarkan. Panitia dapat mengundang langsung

3 95 kepada sekurang-kurangnya tiga calon tenaga ahli dan mengirimkan permintaan kesediaan. CQS : Seleksi ini merupakan seleksi umum nasional, dilakukan dengan cara mengumumkan di surat kabar nasional. Perusahaan konsultan yang mendaftar harus memasukkan surat pernyataan minat (Expression of Interest) dan dokumen kualifikasi perusahaan pada waktu yang telah ditentukan. Dari semua perusahaan yang memasukkan penawaran kemudian dibuat shortlist-nya. Perusahaan yang memiliki nilai kualifikasi paling tinggi kemudian dikirim Request for Proposal dan diminta untuk memasukkan propsal pada waktu yang telah ditentukan. Peserta lelang adalah perusahaan konsultan nasional atau asing. HPS > $200,000/paket Metoda Quality Cost Base Selection (QCBS) $25,000 < HPS < $200,000/paket Metoda Consultant s Cualification Selection (CQS) HPS < $20,000/paket Metoda Individual IV. Pembentukan Panitia Seleksi Konsultan di PIU Untuk pembentukan Panitia Seleksi Konsultan di PIU dibentuk melalui ketentuan sebagai berikut: PTN Non BHMN: Untuk melaksanakan kegiatan pelaksanaan procurement di tingkat PIU PTN(Non BHMN) diangkat Panitia Pengadaan, yang ditetapkan berdasarkan SK dari Kuasa Pengguna Anggaran PTN (Non BHMN). Panitia Pengadaan dipimpin oleh seorang Ketua merangkap anggota, dan terdiri dari beberapa anggota yang merepresentasikan fungsi-fungsi dari aspek perencanaan, keuangan dan perlengkapan, dan seorang wakil dari end-user. Untuk keperluan pengambilan keputusan, jumlah keseluruhan anggota Panitia Pengadaan harus ganjil. Panitia Pengadaan harus mempunyai kualifikasi: (i) pendidikan minimal D3, terutama dalam bidang teknik/ekonomi/ keuangan/sejenis; (ii) pernah menjadi anggota panitia pengadaan dalam proyekproyek di lingkungan PTN (non BHMN); (iii) khusus Ketua Panitia Pengadaan harus mempunyai sertifikat dalam bidang pengadaan proyek pemerintah yang dilakukan dengan prosedur Perpres No. 54 tahun PTS: Untuk melaksanakan kegiatan pelaksanaan procurement di tingkat PIU PTS diangkat Panitia Pengadaan, yang ditetapkan berdasarkan SK dari Rektor PTS. Panitia Pengadaan dipimpin oleh seorang Ketua merangkap anggota, dan terdiri dari beberapa anggota yang merepresentasikan fungsi-fungsi dari aspek perencanaan, keuangan dan perlengkapan, dan seorang wakil dari end-user.

4 96 Wakil end-user harus mengetahui secara teknis (spesifikasi, pemanfaatan, dan pemeliharaan) atas barang/jasa yang akan diadakan. Untuk keperluan pengambilan keputusan, jumlah keseluruhan anggota Panitia Pengadaan harus ganjil. Panitia Pengadaan harus mempunyai kualifikasi: (i) pendidikan minimal D3, terutama dalam bidang teknik/ekonomi/keuangan/sejenis; (ii) pernah menjadi anggota panitia pengadaan dalam proyek-proyek pemerintah. PT BHMN: Untuk melaksanakan kegiatan pelaksanaan procurement di tingkat PIU BHMN diangkat Panitia Pengadaan, yang ditetapkan berdasarkan SK dari Kuasa Pengguna Anggaran. Panitia Pengadaan dipimpin oleh seorang Ketua merangkap anggota, dan terdiri dari beberapa anggota yang merepresentasikan fungsi-fungsi dari aspek perencanaan, keuangan dan perlengkapan, dan seorang wakil dari end-user. Untuk keperluan pengambilan keputusan, jumlah keseluruhan anggota Panitia Pengadaan harus ganjil. Panitia Pengadaan harus mempunyai kualifikasi: (i) pendidikan minimal D3, terutama dalam bidang teknik/ekonomi/keuangan/sejenis; (ii) pernah menjadi anggota panitia pengadaan dalam proyek-proyek di lingkungan PIU BHMN; (iii) khusus Ketua Panitia Pengadaan harus mempunyai sertifikat dalam bidang pengadaan proyek pemerintah yang dilakukan dengan prosedur Perpres No. 54 tahun V. Penyiapan Procurement Plan (PP) Procurement plan adalah dokumen penting dalam urut-urutan pengadaan barang dan jasa. Pelaksanaan pengadaan hanya dapat dilaksanakan apabila Bank Dunia telah mengeluarkan NOL (No Objection Letter) procurement plan. Table 7 Standard Format of Procurement Plan for Selection of Consultant University: Year : 2011 Schedule Schedule Schedule Schedule Ref. Project Estimated Cost Proc. Issue of Negotiation/ No Activity * Quantity Prep. Sub. Eval. Of EOI/ Prep. Of Sub. Of Tech. No. Items. in Rp and (USD) Method WB NO EOI/ Adv. WB NO WB NO RFP/ Op. Of Fin. WB NO WB NO Signature Comm. Compl. Draft of TOR Of EOI SL RFP Proposals Eval. Proposals Invitation a Program Peningkatan Sistem Seleksi konsultan 1 1 Paket 05/TA-UMM/2011 Informasi Perguruan Tracer Study (Firm) Tinggi Nasional Seleksi konsultan Program Procurement Peningkatan 1 Orang x 02a/TA- 2 Management Manajemen Institusi 3 Bulan UMM/2011 (Individual/National pada PTN Consultant) Seleksi konsultan Program Human Resources Peningkatan 1 Orang x 3 Manajemen Institusi 1 Bulan 03/TA-UMM/2011 Management (Individual/National pada PTN Consultant) Planed 2-Jan-11 1-Feb-11 5-Feb-11 7-Mar Mar Apr Mar Apr-11 4-May-11 3-Jun Jun Jun Jun-11 3-Jul Jul Jul Jul Dec-11 CQS Prior Revised Actual ( ) Planed 2-Feb-11 N/A 9-Feb Feb-11 2-Mar-11 N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A 8-Mar-11 N/A 11-Mar Mar-11 9-Jun-11 IC Post Revised Actual (7.895) Planed 2-Feb-11 N/A 9-Feb Feb-11 2-Mar-11 N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A 8-Mar-11 N/A 11-Mar Mar Apr-11 IC Post Revised Actual (2.632) Program Pengembangan 4 Akreditasi Institusi- BAN-PT Seleksi konsultan Sertifikasi Profesi 1 Paket 04/TA-UMM/2011 Bidang Kesehatan (Firm Consultant) Planed 2-Jan-11 1-Feb-11 5-Feb-11 7-Mar Mar-11 N/A 7-Mar Apr Apr May May-11 N/A 23-May May Jun Jun Jun Oct-11 CQS Post Revised (31.579) Actual USD 1 = 9500 TOTAL ( ) Gambar 1. Format Procurement Plan

5 97 Cara pengisian procurement plan dapat dilihat pada template file Excel yang disediakan terpisah. VI. Metoda Seleksi Sebagaimana diuraikan di depan, metoda seleksi konsultan yang sumber dananya dari Bank Dunia terdiri dari metoda Consultant Qualification Selection (CQS) dan individual consultant. Berikut adalah diagram alir untuk masing-masing metoda. a) Metoda Consultant s Qualification Selection (CQS) Prior PIU CPCU World Bank Procurement Plan TOR and RFP Advertisement (Call for Expression of Interest) Prepare Short List Select Best Qualified Firm Issue RFP Receive Techn/Fin Proposal Negotiate with Firm Gambar 2. Diagram Alir Metoda Consultant s Qualification Selection (CQS)

6 98 b) Metoda Consultant s Qualification Selection (CQS) Post PIU CPCU World Bank Procurement Plan TOR and RFP Advertisement (Call for Expression of Interest) Prepare Short List Select Best Qualified Firm Issue RFP Receive Techn/Fin Proposal Negotiate with Firm Pada dasarnya proses seleksi menjadi tanggung jawab masing-masing PIU, jadi permintaan review kepada CPCU tidak wajib Gambar 3. Diagram Alir Metoda Consultant s Qualification Selection (CQS) Post c) Metoda Individual Consultant (IC) Post PIU CPCU World Bank Procurement Plan TOR Selection Process Pada dasarnya proses seleksi menjadi tanggung jawab masing-masing PIU, jadi poermintaan review kepada CPCU bersifat tidak wajib. Gambar 4: Diagram Alir Metoda Seleksi Individu Post

7 99 VII. Penyiapan Seleksi Konsultan Individu Urut-urutan seleksi konsultan individu adalah sebagai berikut: PANITIA (PIU) CALON KONSULTAN Permintaan Surat Pernyataan Kesediaan dan CV (dilampirkan juga TOR) Menyiapkan Surat Pernyataan Minat dan CV Melakukan evaluasi terhadap CV dan meminta calon konsultan ranking pertama untuk menawarkan biaya dan jika diperlukan penawaran teknis Usulan penawaran biaya dan penawaran teknis jika diperlukan Negosiasi scope of work, jadwal dan biaya jasa konsultansi Gambar 5: Diagram Alir Pelaksanaan Seleksi Konsultan Individu VIII. Contoh Evaluasi Kualifikasi Konsultan Individu Kriteria penilaian yang dilakukan terhadap calon konsultan individu harus sesuai dengan dokumen proposal yang diminta dan dimasukkan olek calon konsultan. Bank hanya mensyaratkan CV saja (disertai surat pernyataan minat) sebagai dokumen yang harus dimasukkan oleh calon konsultan. Contoh kriteria penilaian adalah sebagai berikut: Tabel 1. Contoh Kriteria Penilaian

8 100 Keterangan: Degree level: adalah kualifikasi ijazah yang telah diperoleh oleh calon konsultan (Diploma 3, S1, S2 atau S3). Academic field background: latar belakang bidang pendidikan sesuai dengan kualifikasi yang telah diperoleh. Experience in relevance assignment: pengalaman calon konsultan mengerjakan jasa konsultansi sesuai dengan bidang jasa konsultansi yang diperlukan dan juga bidang kajian yang ditekuni (misal bidang pengembangan kurikulum, bidang perancangan sistim informasi pada institusi pendidikan, dan lain sebagainya). Pengalaman dihitung sejak calon konsultan menyelesaikan kualifikasi minimal S1 atau sesuai dengan keperluan jasa yang dibutuhkan. Experience in the region: pengalaman calon konsultan bekerja di wilayah geografis tempat jasa konsultansi akan dilaksanakan. IX. Dokumen yang Harus ada dalam Kontrak Individual Consultant 1. Format Kontrak 2. Lampiran yang terdiri atas: a) Berita Acara Evaluasi (penilaian kualifikasi dan rankingnya) b) Berita Acara Negosiasi dan lampiran hasil negosiasi yang telah disepakati (scope of work, jadwal dan biaya). Catatan: Jadwal pelaksanaan dibuat bar chart sehingga remunerasi yang diberikan sesuai dengan lama penugasan c) Surat pernyataan minat dan CV konsultan yang ditunjuk Tabel 2. Contoh Jadwal Penugasan

9 101 Tabel 3. Contoh Biaya Jasa Konsultansi