MANAJEMEN PERSEDIAAN

Transkripsi

1 MANAJEMEN PERSEDIAAN Modul ke: 02Fakultas Ekonomi dan Bisnis Manajemen Pembelian Kebutuhan Perdana Pengisian Kembali Persediaan Dr. Sawarni Hasibuan, M.T. Program Studi Manajemen

2 Manajemen Pembelian Sebuah perusahaan dalam berproduksi tidak bisa terlepas dari kegiatan pengadaan serta pembelian bahan baku, maupun kebutuhan pendukung lainnya. Kegiatan pembelian ini mutlak harus dilakukan mengingat bahwa perusahaan tidak serta merta mampu memenuhi kebutuhan bahan dasar untuk produksi. Terkait dengan kegiatan ini, proses pengadaan dan pembelian dalam sebuah perusahaan menjadi kegiatan yang harus diperhatikan dengan baik sehingga perlu adanya manajemen yang baik agar cost yang dikeluarkan tepat sasaran.

3 Perkembangan Manajemen Pembelian 1974: kegiatan pembelian/pengadaan dianggap sebagai kegiatan pendukung 1980-an: kegiatan pembelian/pengadaan adalah kegiatan yang strategis Persaingan yang semakin ketat Ikut berperan dalam menciptakan inovasi produk dan jasa Keunggulan bagian pembelian/pengadaan: Dari aspek biaya (40%-70% dari produk akhir) Kualitas produk (dari bahan baku dan komponen) Dari segi waktu (pemilihan pemasok dalam pengiriman barang)

4 Pembelian Pembelian/pengadaan/purchasing menjelaskan suatu proses pembelian, mempelajari kebutuhan, memilih dan menetapkan pemasok, melakukan pemesanan dan pembelian barang atau jasa untuk kegiatan produksi. Pada struktur organisasi, Bagian Pembelian bisa berdiri sendiri atau di bawah Bagian Logistik. Selain dilibatkan dalam pembelian material untuk kegunaan produksi, Pembelian juga bertugas dalam pencarian dan pembelian mesin-mesin produksi, peralatan dan perlengkapan produksi berserta fasilitas-fasilitas lainnya yang mendukung kelancaran proses produksi. Sasaran utama Pembelian adalah untuk menjaga ketersediaan dan stabilitas pasokan material dan juga mengurangi biayabiaya terkait sehingga biaya pembuatan barang jadi dapat diminimumkan.

5

6 Tugas Pokok Manajemen Pembelian Menentukan kuantitas barang yang akan dibeli secara tepat Menentukan waktu penerimaan barang yang tepat Menentukan rekanan pemasok barang dengan tepat

7 Tanggung Jawab Departemen Pembelian 1. Memilih dan mengevaluasi sumber-sumber pemasok barang dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. 2. Memelihara dan membangun relasi dengan pemasok yang berkenaan dengan kualitas, pengiriman, pembayaran dan pengembalian. 3. Mencari sumber-sumber baru untuk memperoleh barang atau jasa yang lebih baik yang mungkin bisa digunakan oleh perusahaan di masa yang akan datang. 4. Melakukan negosiasi dan memperoleh bahan baku, peralatan, barang dan jasa pada harga yang mencerminkan the best value for money. 5. Ikut berpartisipasi dalam aktivitas-aktivitas untuk reduksi biaya. 6. Memelihara sistem komunikasi yang efektif dan melakukan konsultasi secara rutin dengan fungsi-fungsi internal. 7. Selalu memberikan informasi mengenai biaya pembelian dan berbagai perubahan yang mungkin bisa mempengaruhi laba perusahaan dan perkembangan di masa datang kepada manajemen puncak.

8 Manajemen Pembelian Penentuan kuantitas pembelian dan titik pemesanan kembali dilakukan untuk mencapai keseimbangan yang optimal antara tiga faktor berikut Jumlah barang yang dipesan Biaya pengelolaan barang, dan Resiko kelangkaan barang Untuk menghitung keseimbangan yang optimal diperlukan: Penetapan tiga faktor di atas secara kuantitatif Adanya estimasi kebutuhan barang untuk periode mendatang, dan Penetapan jangka waktu mulai dari saat barang dipesan sampai barang diterima.

9 Perencanaan Pembelian Suatu proses untuk mengidentifikasi kebutuhan barang atau jasa agar dapat lebih baik dipenuhi dengan melakukan pembelian: Apakah sebaiknya membeli Apa yang harus dibeli Seberapa banyak Kapan membeli Bagaimana pembelian dilakukan

10 Klassifikasi Pembelian Bahan baku dan komponen untuk kebutuhan produksi Capital equipment (mesin dan peralatan jangka panjang lainnya) Maintenance, repair and operating (MRO) supplies, seperti suku cadang mesin dan sebagainya

11 Strategi Pembelian Pembelian bisa dilakukan melalui proses tender atau pembelian rutin Proses pembelian rutin, berlaku untuk item-item yang suppliernya sudah jelas karena ada kesepakatan jangka panjang dengan perusahaan Proses pembelian tender (dan lelang), dilakukan untuk item-item yang suppliernya masih harus dipilih

12 Pembelian Rutin Supplier (3) Kirim konfirmasi bisa tidaknya pesanan dipenuhi. Kalau bisa, kirim sesuai persetujuan Bagian Pengadaan (2) Buat PO dan kirim ke Supplier. Kirim copy ke gudang, user dan keuangan (4) Lakukan monitoring dan percepatan pengiriman bila perlu Gudang User Keuangan (5) Terima barang dan lakukan inspeksi bersama bagian kualitas (1) Buat PR / MR dan kirim ke bagian pengadaan (6) Lakukan pembayaran

13 Pembelian dengan Tender/Lelang User mendefinisikan kebutuhan barang/ jasa User mengkomunikasikan kebutuhan tersebut ke bagian pengadaan Bagian pengadaan dan user menentukan model tender/lelang dan kriteria pemilihan supplier Undang penawaran/proposal (RFQ/ RFP) Seleksi: Tahap 1: lakukan seleksi awal berdasarkan aspek teknis Tahap 2: evaluasi berdasarkan aspek finansial Putuskan pemenang Buat kontrak, buat dan kirim PO, monitor pengiriman dan lakukan pembayaran

14 Keterangan PR (Purchase Requisition) atau MR (Material Requisition): dokumen permintaan pembelian PO (Purchase Order): dokumen pemesanan RFQ (Request for Quotation): dokumen penawaran harga barang/jasa yang jelas spesifikasinya RFP (Request for Proposal): dokumen penawaran harga barang/jasa yang belum jelas spesifikasinya

15 Kategori Barang Persediaan Bahan baku Barang setengah jadi Barang jadi Barang umum dan suku cadang Biasa disebut MRO (maintenance, repair and operasion) atau supplies Barang proyek, dan Barang komoditas

16 Jenis barang persediaan di berbagai jenis perusahaan

17

18

19 Sistem Pemesanan Kembali Baik pemesanan perdana amaupun pemesanan kembali selalu mempertimbangkan hal-hal berikut: Jenis barang apa yang akan dipesan Kapan harus dilakukan pemesanan Berapa banyak jumlah yang akan dipesan Reorder point (ROP) atau titik pemesanan kembali adalah saat persediaan mencapai titik dimana perlu dilakukan pemesanan kembali yang dinyatakan dalam persamaan berikut. ROP = lead time x pemakaian selama lead time

20 Sistem Pemesanan Kembali 1. Perpetual review system 2. Periodic review system 3. Fixed quantity system 4. Just in time system

21 Latihan Quiz Lengkapi tabel data persediaan berikut ini. No Kode Volume Harga Volume x Harga 1 # # # # # # # # # # Total Urutkan volume x nilai persediaan tersebut dari yang terbesar ke terkecil. Tentukanlah item yang masuk dalam kelompok A, B, atau C (Lihat Modul Pertemuan 1). Gambarkan diagram Paretonya, beri penjelasan! Kuis dikerjakan dan dikumpulkan!

22 Referensi Richardus Eko Indrajit, (2005), Manajemen Persediaan, Grasindo, Jakarta Fien Zulfikariah, (2010), Manajemen Persediaan, Salemba Empat, Jakarta Heizer Jay, B. Rander, (2006), Manajemen Operasi, Salemba Empat, Jakarta Hani Handoko, (2002), Manajemen Produksi & Operasi, BPFE, Yogjakarta Siswanto, (2005), Riset Operasi, Erlangga, Jakarta M. Syamsul Ma arif, (2003), Manajemen Operasi, Grasindo, Jakarta Sofyan Assauri, (2001), Manajemen Operasi, BPFE, Yogyakarta Martinich, (2003), Operations Management, Prentice Hall, New York

23 Terima Kasih Sawarni Hasibuan, Dr.