BERITA ACARA PENJELASAN PEKERJAAN (AANWIJZING)

Transkripsi

1 BERITA ACARA PENJELASAN PEKERJAAN (AANWIJZING) Pekerjaan : Pengadaan Jasa Keamanan KPK Tahun 2017 Nomor : BA/03/010/60/11/2016 Lokasi : Gd. Merah Putih KPK, Jl. Kuningan Persada kav.4 Jaka Tanggal : 21 November 2016 Pada hari ini Senin tanggal dua puluh satu bulan Nopember Tahun Dua ribu enam belas, kami POKJA 1A ULP KPK telah melakukan acara Penjelasan (Aanwijzing) pekerjaan Pengadaan Jasa Keamanan KPK Tahun 2017 yang dilaksanakan sebagai berikut : 1. Rapat dipimpin oleh : Ketua Pokja 1A ULP KPK 2. Waktu dan Tempat : Pukul WIB s/d selesai di Ruang Rapat 3, Jl. Kuningan Persada Kav.4 Jakarta Selatan 3. Peserta yang hadir. : Lihat pada Lembar Daftar Hadir Adapun Jalannya acara Penjelasan Pekerjaan/aanwijzing adalah sebagai berikut : A. Pembukaan Acara Penjelasan Pekerjaan Lelang Jasa Keamanan KPK Tahun 2017 dibuka langsung oleh Ketua Pokja 1A ULP KPK. B. Penjelasan Dokumen Pengadaan Pada Acara Penjelasan ini disampaikan oleh Ketua Pokja 1A ULP KPK : 1. Proses pelelangan Pengadaan Jasa Kemananan KPK Tahun 2017 ini menggunakan Sistem Elektronik (E-Procurement) metoda Pascakualifikasi Sistem 1 (satu) File dengan evaluasi Sistem Gugur dengan nilai Ambang batas teknis Nilai HPS untuk pengadaan ini adalah : Rp ,00 dengan perincian sbb : a. Jasa Keamanan KPK Rp ,00 b. Seragam Personil Keamanan Rp ,00 3. Penyedia dinyatakan lulus teknis jika : a. Memenuhi syarat teknis minimal yang dipersyarakatkan meliputi : 1) Memiliki pengalaman di bidang pengelolaan outsourching tenaga pengamanan dengan nilai total pekerjaan minimal ,00 atau pengalaman jasa keamanan minimal 300 personil di gedung milik swasta/pemerintah yang memiliki standar keamanan mirip KPK; 2) Memiliki surat ijin untuk menjalankan kegiatan/usaha Jasa Pengelolaan/ Penyediaan Tenaga Kerja dan Surat Ijin Pengelolaan Tenaga Kerja dari instansi yang berwenang; 3) Telah tergabung dalam program BPJS Ketenangakerjaan dan Kesehatan 4) Memiliki Surat Ijin operasional dari Mabes Polri yang masih berlaku; b. Memiliki nilai teknis minimal 80 (delapan puluh) untuk unsur-unsur teknis sebagai berikut : 1) Pengalaman Perusahaan (Khusus dan Umum) bobot : 20 % 2) Kemampuan Perusahaan (20%) 3) Rencana Pengamanan (40%) 1

2 4) Kemampuan Mengelola Tenaga Kerja (20%) 4. Dokumen penawaran disampaikan dalam 1 (satu) File terdiri dari: a. surat penawaran: b. Daftar Kuantitas dan Harga c. Surat perjanjian Kemitraan/Kerja Sama Operasi (apabila peserta berbentuk Kemitraan/KSO)]; d. Copy Saldo Rekening selama 3 (tiga) bulan terakhir (Agustus 2016, September 2016 dan Oktober 2016)/surat dukungan bank/bukti lain yang menunjukkan perusahaan memiliki kemampuan financial/saving minimal Rp ,- (lima ratus tujuh puluh lima juta tujuh ratus empat puluh enam ribu tiga ratus lima puluh lima rupiah) e. Copy surat Ijin operasional dari Mabes Polri yang masih berlaku; f. Copy Bukti Kepesertaan dari BPJS; g. Copy surat izin untuk menjalankan kegiatan/usaha Jasa Pengelolaan/Penyediaan Tenaga Kerja dan surat izin pengelolaan Tenaga Kerja dari Depnaker yang masih berlaku; h. Dokumen Teknis i. dokumen penawaran teknis yang terdiri dari : 1. Pengalaman perusahaan : a. Pengalaman Khusus adalah pengalaman sesuai pengadaan ini yaitu pengalaman pengelola jasa pengamanan dengan nilai minimal Rp ,00 atau pengalaman jasa keamanan minimal 300 personil di gedung milik swasta/pemerintah yang memiliki standar keamanan mirip KPK (faktor konversi 1); b. Pengalaman umum adalah pengalaman terkait pengelolaan Outsourching selain jasa pengamanan dengan nilai kontrak minimal Rp ,00 (faktor konversi 0,5); Pengalaman tersebut diutamakan dibuktikan dengan Bukti kredibilitas terhadap pengalaman perusahaan di setiap Customer yang dapat berupa referensi dari Customer. 2. Kemampuan Perusahaan : Visi, Misi dan Struktur Organisasi Internal; Informasi Perusahaan yang bisa diakses oleh publik; Pemahaman perusahaan terhadap Sistem Keamanan Modern; Laporan Keuangan Perusahaan dan Neraca Perusahaan Tahun 2014 dan Tahun 2015; Copy rekening koran perusahaan 3 (tiga) bulan terakhir di tahun 2016 (Agustus 2016, September 2016 dan Oktober 2016); Daftar peralatan pengamanan yang ditawarkan termasuk jumlah dan spesifikasi teknisnya. 3. Rencana Pengamanan : Konsep Pengamanan gedung yang ditawarkan; Simulasi pelaksanaan kegiatan pengamanan gedung; Struktur organisasi yang memperlihatkan garis komando, kontrol dan koordinasi antara kantor Penyedia, PIC yang ditunjuk dengan Bagian Pengamanan KPK; Sistem pelaporan kegiatan (harian, mingguan, bulanan, kejadian, patroli, tindakan perbaikan dan kunjungan manajemen); Rencana Koordinasi dengan instansi Kepolisian, TNI, Pemda di lingkungan sekitar KPK; Ketersediaan unit reaksi cepat untuk membackup kegiatan bila diminta oleh KPK; Sistem Penggunaan Seragam dan peralatan serta perlengkapan yang digunakan. 2

3 4. Kemampuan Mengelola Tenaga Kerja : Mengelola tenaga kerja dari proses rekrutmen sampai dengan penggantian personil; Kompensasi kepada tenaga kerja termasuk pembayaran gaji, tunjangan dan asuransi kesehatan; Sistem Pelatihan dan Kontrol Lapangan termasuk pengawasan absen. 5. Surat Pernyataan Bermeterai bahwa : a) Jika ditunjuk sebagai pemenang, bersedia menyediakan dan mengelola jasa pengamanan sesuai dengan persyaratan yang tertuang dalam KAK pengadaan jasa ini. b) jika ditunjuk sebagai pemenang, bersedia memberikan Jaminan Pelaksanaan sebelum kontrak/perjanjian ditanda tangani dan akan melaksanakan pekerjaan secara tepat waktu. c) Jika ditunjuk sebagai pelaksana pekerjaan menyatakan sanggup membayar kompensasi gaji secara tepat waktu yaitu maksimal tanggal 30 pada bulan bersangkutan; d) Jika ditunjuk sebagai pekerjaan, sanggup memberikan kartu BPJS ketenagakerjaan dan kesehatan pada bulan Januari 2017; e) jika Lelang Pengadaan Jasa Pengamanan ini dinyatakan gagal/batal karena dananya tidak tersedia dalam DIPA KPK 2017, tidak akan menuntut ganti rugi apapun. f) Akan menggunakan tenaga jasa pengamanan yang sudah ada/existing KPK saat ini. Jika tenaga pengamanan tersebut lulus dalam proses rekrutmen dan yang bersangkutan bersedia untuk menjadi tenaga pengamanan dalam pelaksanaan pengadaan ini; j. Data Kualifikasi (boleh diprint out atau menggunakan data yang ada di aplikasi SPSE). Data Kualifikasi harus diisi secara lengkap. 5. Jadwal Upload Dokumen penawaran melalui LPSE Kementerian Keuangan paling lambat pada Senin, 28 Nopember 2016 pukul (waktu LPSE Kementerian Keuangan). Penawaran yang disampaikan melampaui batas waktu pemasukan penawaran sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan akan ditolak secara otomatis. 6. Lampiran-lampiran pada Data Kualifikasi Perusahaan seperti Copy Surat Izin Usaha, akte dan dokumen lain TIDAK PERLU dilampirkan karena dapat menyebabkan ukuran file yang terlalu besar sehingga memperlama waktu upload. C. Penjelasan Ruang Lingkup Pekerjaan dan Tanya Jawab Dalam sesi ini peserta diberi kesempatan untuk melakukan pertanyaan sehubungan dengan penjelasan dari POKJA 1A ULP KPK dan Team Teknis Biro Umum. 1. Penjelasan detail tentang Ruang Lingkup Pekerjaan Jasa Keamanan KPK Tahun Adapun daftar pertanyaan dan jawaban pada saat penjelasan pekerjaan adalah sebagai berikut : 1 P. Apakah nilai syarat minimal pengalaman untuk satu pengalaman atau gabungan?dan pengalaman yang dinilai untuk berapa tahun? J. Nilai 1 pengalaman. Pengalaman yang dinilai adalah pengalaman 10 tahun terakhir 3

4 2 P. Apakah rekening Koran perlu dicantumkan atau hanya saldo terakhirnya saja? J. Yang dicantumkan hanya saldo terakhir tiap bulan yang dipersyaratkan P. Dalam biaya seragam, apakah sudah termasuk biaya perlengkapan tambahan misal metal detector? 3 J. Harga seragam hanya untuk seragam berikut perlengkapan individu (misal sepatu, dasi, borgol, dll). Untuk perlengkapan seperti metal detector, HT, dll merupakan perlengkapan yang ditawarkan dalam dokumen penawaran sebagai kelengkapan untuk pelaksanaan pekerjaan dan diserahkan oleh penyedia untuk pelaksanaan pekerjaan nantinya (merupakan bagian dari pelaksanaan pekerjaan). P. Apakah bisa penentuan pemenang berdasarkan passing grade nilai dan harga? 4 J. Sistem yang dipilih untuk pengadaan ini menggunakan system gugur dengan ambang batas teknis. P. Apakah ada ambang batas harga minimal apabila harga jauh dibawah HPS? 5 J. Tidak ada. Untuk penawaran harga yang dibawah 80% dari nilai HPS akan dilakukan klarifikasi atas kewajaran harga yang ditawarkan. Jika harga yang ditawarkan tidak wajar maka penawaran akan digugurkan. 6 P. Apakah ada standar nilai minimal manajemen fee? J. Tidak ada P. Untuk pelatihan dan pembinaan, apakah ada pelatihan khusus? 7 J. Ada pelatihan khusus. Minimal ada 2 pelatihan (indoor dan outdoor). Untuk metode pembinaan yang ditawarkan silahkan disampaikan pada dokumen penawaran. 8 P. Untuk tenaga personil, apakah datanya perlu diupload? J. Tidak perlu. Untuk personil hanya spesifikasi/kualifikasi tenaga personil saja yang 4

5 disampaikan 9 P. Nilai kemampuan dasar apakah perlu dicantumkan? J. Tidak perlu P. Bagaimana untuk perlakuan pajak bagi personil keamanan dalam penawaran ini?? 10 J. Untuk menyamakan dalam penyusunan penawaran maka untuk seluruh personil keamanan dianggap TK (Tidak Kawin). Adapun nanti ketika sudah terpilih sebagai penyedia pelaksana dan personil keamanan yang akan ditugaskan maka akan dilakukan perhitungan kembali terhadap nilai kontrak sesuai kondisi riil personil keamanan yang ditugaskan. DAFTAR PERTANYAAN VIA SPSE Pada tanggal 21 Nopember 2016 Pukul WIB sampai dengan pukul terdapat pertanyaan dari peserta, yaitu sebagai berikut : P. 1. Simulasi Pelaksanaan Kegiatan Pengamanan Gedung, apakah dalam bentuk konsep atau pelaksanaan? 2. Saran dan usulan untuk ketentuan pesangon agar dipisahkan dari manajemen fee. 3. Minimal besaran manajemen fee agar dapat ditentukan oleh panitia. 4. Perhitungan lembur apakah dimasukkan dalam Daftar Kuantitas dan Harga (Penawaran), atau tagihan lembur secara terpisah berdasarkan waktu pelaksanaan lembur? 5. Beban biaya PIC masuk dalam kontrak atau beban overhead penyedia jasa? 6. Memiliki dasar beladiri dibuktikan dengan sertifikat dan Dalam Diksar Gada Pratama setiap calon sekuriti diberi pelatihan beladiri praktis dan ada tercantum dalam kolom penilaian ijazah/sertifikat. Apakah kurikulum dalam Diksar bisa dipakai menggantikan persyaratan diatas (sertifikat beladiri)? 8. Dalam daftar kuantitas dan harga mohon Biaya pesangon dapat dipertimbangkan? J. 1. Dalam bentuk konsep yang akan diimplementasikan pada saat pelaksanaan. 2. tidak ada unsur biaya terkait pesangon 3. besarnya manajemen fee tergantung masing-masing penyedia 4. sistim perhitungan lembur sesuai aturan yang berlaku dan tagihan lembur agar disampaikan terpisah. Nilai HPS ini belum termasuk nilai untuk pembayaran lembur 5. termasuk dalam biaya manajemen fee 5

6 6. Memiliki dasar beladiri dibuktikan dengan sertifikat dan praktek pada saat interview 7. Tidak bisa 8. Tidak ada unsur biaya pesangon P. 1. Surat pernyataan apakah boleh di buat dalam 1 (satu) surat? 2. Copy Rekening koran dan Dukungan bank boleh pilih salah satu atau dua-dua nnya harus dilampirkan? 3. Dalam daftar Kuantitas dan Harga Komponen biaya b.1 jasa keamanan, yang dimaksud itu seperti apa, mohon penjelasannya? 4. Untuk format Biaya Pengelolaan Personil dalam Format Penawaran apakah perlu di upload juga? 5. Spesifikasi Personil apakah perlu di upload tidak? 2 J. 1. Boleh, yang penting mencantumkan semua pernyataan yang dipersyaratkan 2. Pilih salah satu 3. yang dimaksud b.1 Jasa Keamanan adalah biaya pengelolaan pegawai yang isinya antara lain terkait THR, BPJS,PPh dan lain2 yang dikeluarkan untuk pengelolaan jasa keamanan ini. Untuk Rincian kuantitas dan harga yang ditawarkan silahkan mengacu pada Daftar kuantitas dan harga dalam adendum dokumen pengadaan. 4. Perlu 5. Spesifikasi (kualifikasi) tenaga keamanan (semua posisi) yang ditawarkan perlu diupload, namun tidak perlu dengan dengan nama personilnya. 3 P. 1. Berapa shift jaga yang diberlakukan? 2. Apabila pekerjaan berhalangan hadir seperti cuti, sakit dan ijin apakah wajib ada pengganti? 3. Bagaimana bila pekerja masuk di hari libur nasional apakah lemburnya lembur libur nasional? J shift 2. wajib mengganti 3. akan didiskusikan pada saat pelaksanaan pekerjaan 4 P. Didalam BQ belum tercantum harganya, bisa tidak kami diberikan soft copy yang sudah ada harganya? jadi para vendor hanya mengisi fee management saja J. Silahkan mengisi BQ yang ada dalam adendum dokumen pengadaan yang akan diupload 6

7 5 P. Di dalam dokumen tertulis menggunakan personil lama atau existing. Apakah data personil wajib diupload?dan apa saja kelengkapannya? J. Tidak perlu diupload. Sesuai syarat dalam dokumen pengadaan Demikian Berita Acara Penjelasan ini dibuat untuk digunakan untuk kelengkapan Dokumen Pengadaan Secara Elektronik. Pokja IA ULP KPK 7