TATA KERJA ORGANISASI

Transkripsi

1 MANAJEMEN PROYEK NO. B 009/RG1000/2016-S0 PHE RANDUGUNTING BLOK RANDUGUNTING

2 FUNGSI : BLOK RANDUGUNTING NO : B-009/RG1000/2016-S0 BERLAKU TMT : 1 Maret 2016 HAL : 1 dari 11 DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN No Tgl Review Halaman Uraian yang diubah Uraian Perubahan Paraf Pengesahan INISIATOR MANAGER GM

3 FUNGSI : BLOK RANDUGUNTING NO : A 009/RG1000/2016-S0 BERLAKU TMT : 1 Maret 2016 HAL : 2 dari 10 I. UNIT KERJA / FUNGSI / JABATAN TERKAIT 1.1. General Manager 1.2. HSSE Coordinator 1.3. Manager Fungsi 1.4. ICT & Asset Support 1.5. Procurement Supervisor 1.6. Pelaksana Proyek/ User 2. TUJUAN TKO ini digunakan sebagai panduan untuk pelaksanaan sistem manajemen proyek di PT. Pertamina Hulu Energi Randugunting 3. RUANG LINGKUP TKO ini diberlakukan di PT. Pertamina Hulu Energi Randugunting dan pihak pihak terkait dalam siklus manajemen proyek 4. REFERENSI 4.1. Pertamina Upstream Drilling Way 4.2. Pertamina Drilling Way 4.3. Pertamina Exploration Way 4.4. Drilling Engineering Guideline 4.5. HSSE Management Sistem Pertamina Hulu Energi Randugunting 5. DOKUMEN TERKAIT 5.1. KPI General Manager Randugunting 5.2. Pedoman Sistem Manajemen HSE Kontraktor (CSMS) 5.3. TKO Pengadaan barang dan jasa 5.4. Well Proposal 5.5. Drilling Program 5.6. Work Program & Budgeting PHE Randugunting 5.7. Formulir Project Timeline 5.8. AFE project 5.9. Formulir Project Summary Rencana Kerja dan Syarat (RKS) Kontrak Perjanjian kerjasama Purchase Order (PO) TKO Management Of Change 6. PENGERTIAN DAN BATASAN 6.1. Proyek adalah kegiatan yang bersifat tidak rutin untuk membangun atau menghasilkan sesuatu yang spesifik / unik dengan batasan waktu mulai dan akhir yang telah ditetapkan sebelumnya

4 HAL : 4 dari Direksi Proyek adalah pekerja PT. PHE Randugunting yang memiliki kewenangan menyediakan sumber daya, persetujuan, budgetary dan closed-out 6.3. Pengawas Proyek adalah pekerja PT. PHE Randugunting yang bertanggung jawab dalam mengkoordinasikan sumber daya dan menyelesaikan proyek (Manajer dan Kepala Fungsi) 6.4. Anggota Proyek adalah pekerja PT. PHE Randugunting yang memiliki tanggung jawab profesional terhadap stakeholder termasuk terhadap pelanggan, kelancaran organisasi dan masyarakat serta terlibat langsung dalam pelaksanaan proyek Persyaratan minimum untuk Manager Proyek dan Anggota Proyek : No Jabatan Persyaratan - Memiliki integritas 1 Direksi Proyek - Jabatan GM - Mengerti Manajemen Proyek - Memiliki integrita 2 Pengawas Proyek - Mengerti Manajemen Proyek - Sanggup bekerja dalam team - Memiliki integritas - Mengerti manajemen Proyek - Sanggup bekerja dalam team - Berpengalaman dalam proses industry dan proses engineering 3 Anggota Proyek - Berpengalaman dalam konstruksi sipil, mekanik / pipa, listrik dan utilities - Berpengalaman dalan Subsurface - Berpengalaman dalam Aspek QHSE - Berpengalaman dalan Legal & Relation dan Security - Berpengalaman tentang Financial 6.5. Stakeholder adalah pemangku kepentingan yang terlibat dalam pelaksanaan proyek atau terkena dampak proyek baik berasal dari internal maupun eksternal Berikut klasifikasi stakeholder dan peranannya : INTERNAL Stakeholder Tanggung Jawab Sponsor proyek, Memutuskan alternatif General manager proyek, Menyetujuan ruang lingkup proyek dan tujuan proyek, Memutuskan proyek termasuk ABI / ABO Fungsi Healthy, Safety Memberikan input dari segi QHSE, Regulasi,

5 HAL : 5 dari 11 Stakeholder and Environmental (HSE) Fungsi Perencanaan & Engineering Manager Fungsi Procurement Supervisor Fungsi Keuangan Stakeholder SKK Migas General Manager PT. PHE Randugunting Procurement Supervisor Fungsi Perencanaan Manajemen Bisnis INTERNAL Tanggung Jawab Proses Safety dan Standart Code Koordinator pembahasan alternatif proyek, Analisa keekonomian, Membuat Tujuan Proyek, Ruang lingkup proyek, Rencana tata waktu proyek, Resiko proyek, RKS, Koordinator pembahasan anggaran dengan pihak eksternal, Penyedia data SubSurface Menyediakan data produksi dan surface facilities serta sebagai asset holder Pengadaan barang dan jasa < 500 juta Melakukan proses pembayaran EKSTERNAL Tanggung Jawab Pemangku otoritas penyediaan anggaran Sponsor Proyek Pengadaan barang dan jasa > 500 juta Koordinator usulan ABI / ABO dengan SKK Migas Pelaksana pekerjaan (perusahaan nasional Pelaksana Proyek atau asing) Pemerintah daerah Regulator sektor perijinan dan lingkungan Pihak yang terkena dampak proyek, baik Masyarakat sekitar proyek positif maupun negatif Customer Penentu syarat / kualitas produk Komunikasi dengan stakeholder bertujuan untuk : - Menampung usulan terkait hold point proyek dan untuk membuat keputusan proyek berikutnya - Pemantauan progress pekerjaan Komunikasi dengan stakeholder dapat dilakukan pada tahap inisiasi, planning, executing / monitoring dan close-out proyek. Media komunikasi yang digunakan dapat berupa laporan resmi, minutes of meeting, surat, memo, fax dan Anggaran Biaya Operasi (ABO) adalah biaya bukan modal (non capital cost) atau biaya yang dikeluarkan pada kegiatan operasi tahun berjalan yang mempunyai masa manfaat kurang dari 1 (satu) tahun 6.7. Anggaran Biaya Investasi (ABI) adalah biaya modal (capital cost/ capital expenditure) atau pengeluaran yang dilakukan untuk peralatan atau barang yang mempunya masa manfaat lebih dari 1 (satu) tahun

6 HAL : 6 dari Minute of meeting adalah ringkasan hasil rapat yang merupakan kesepakatan yang disetujui bersama para pihak yang hadir dalam rapat 6.9. Work Breakdown Structure (WBS) adalah salah satu jenis cost object yang digunakan untuk metode pengorganisasian proyek (ABO dan ABI) menjadi struktur pelaporan hierarkis. WBS digunakan untuk melakukan breakdown atau merinci setiap proses pekerjaan menjadi lebih detail Fase Proyek adalah pembagian tahapan proyek berdasarkan tahapan pekerjaan atau durasi waktu. Proyek Satu Fase (Single Phase) adalah proyek dengan satu tahapan yang umumnya berdurasi maksimum 1 (satu) tahun anggaran. Proyek Multi Fase (Multi Phase) adalah proyek yang memiliki lebih dari 1 (satu) tahapan dan umumnya berdurasi lebih dari 1 (satu) tahun. Adapun yang termasuk proyek multi phase adalah Proyek Engineering, procurement, Construction, and Installation (EPCI). - Engineering adalah tahapan prelimanary / feasibility study dan front & engineering design. - Procurement adalah tahapan pengadaan material. - Construction adalah tahapan pembangunan konstruksi. - Installation adalah tahapan pemasangan equipment Klasifikasi Nilai Proyek adalah pembagian proyek berdasarkan nilai nominal. - Proyek besar adalah proyek dengan nilai diatas Rp ,- - Proyek menengah adalah proyek dengan nilai diatas Rp ,- sampai dengan Rp ,- - Proyek kecil adalah proyek dengan nilai dibawah Rp , Deliverability Proyek adalah tahapan tahapan pelaksanaan proyek yang dibatasi oleh milestone. - Project Innitiating deliverability batasannya adalah diperolehnya persetujuan usulan proyek oleh SKK Migas yang ditandai MoM dan Budget Schedule (untuk ABI). Sedangkan untuk ABO persetujuan proyek dilakukan oleh General Manager dengan ditandatangainya persetujuan Working Order (WO). - Project Planning deliverability batasannya adalah telah dilakukannya proses lelang untuk mendapatkan pemenang lelang sebagai pelaksana proyek dan dibuktikan dengan diterbitkan nya PO dan Kontrak perjanjian Pekerjaan oleh fungsi SCM - Project Executing/Monitoring deliverability batasannya adalah dilakukannya proses serah terima pekerjaan dari team proyek kepada user dengan dibuatkannya berita acara serah terima hasil pekerjaan.

7 HAL : 7 dari 11 - Project Closing deliverability batasannya adalah dilakukannya pengajuan laporan close-out ke SKK Migas dengan dibuktikan dengan MoM persetujuan close-out (untuk ABI). Untuk ABO dilakukan pemeriksaan dokumen invoice dan dibuktikan dengan diterbitkannya SA untuk proses pembayaran kepada pelaksana proyek. 7. PROSEDUR 7.1. Project Initiating User menyampaikan dasar usulan proyek yang diinginkan dengan mengisi formulir tentang Project Summary dan menyampaikannya ke General Manager untuk mendapatkan persetujuan General Manajer melakukan evaluasi project summary tentang : - Background - Objective - Scope of Work - Project Strategy - Project Cost - Project Economic - Potensial Problem & Risk - Project Schedule - Kepentingan stakeholder GM memberikan tanda tangan setelah menilai seluruh aspek dalam project summary memenuhi tujuan perusahaan, dan mengembalikan kepada user apabila ada hal - hal yang perlu diperbaiki User menerima project summary yang telah disetujui. Dan melakukan evaluasi terhadap ketersediaan pada tahun berjalan Project Planning Apabila anggaran tersedia pada tahun berjalan, user melakukan evaluasi, apakah pekerjaan tersebut dikerjakan sendiri atau dikontrakkan. Apabila dikerjakan sendiri, User membuat WO kepada fungsi pelaksana dilengkapi dengan : formulir project planning yang diisi memuat : sasaran proyek, tahapan dan hasil proyek, tugas dan jadwal pekerjaan, tanggung jawab, Sumber daya, Pemantauan progress proyek dan tahapan persetujuan, Pengendalian anggaran, Manajemen resiko (Risk Register / Risk Assesment) Apabila dikontrakkan user melakukan evaluasi apakah membutuhkan analisa dari fungsi Ren.Eng Untuk pekerjaan yang tidak membutuhkan analisa dari fungsi Ren.Eng. maka user membuat RKS, OE, PR untuk disetujui

8 HAL : 8 dari 11 GM. Untuk pekerjaan yang membutuhkan analisa fungsi user. user membuat WO kepada fungsi Ren.Eng untuk membuat : - RKS (Scope of work, drawing, engineering design) - Owner Estimate - Project planning : Sasaran proyek, Tahapan dan hasil proyek, tugas dan jadwal pekerjaan, Tanggung jawab, Sumber daya, Pemantauan progress proyek dan tahapan persetujuan, Pengendalian anggaran, Manajemen resiko, struktur organisasi - Fungsi user membuat PR dan pengajuan proses lelang setelah seluruh dokumen disetujui oleh General Manager Untuk pekerjaan yang akan dikontrakkan User mengirimkan dokumen permohonan proses pelelangan yang telah disetujui oleh General Manager ke fungsi Procurement Fungsi Procurement melakukan prose lelang sesuai dengan TKO tentang Pengadaan Jasa, sampai terbit kontrak untuk proyek tersebut 7.3. Project Executing / Monitoring Pengawas Proyek mengkoordinir Team Proyek dan mengundang pelaksana proyek untuk melakukan kick off meeting Di dalam kick off meeting minimal dilakukan pembahasan : - CSMS dan HSE Plan - Safety Induction bagi semua pekerja proyek - Analisa Resiko Terhadap Pekerjaan dan SIKA - Surat Ijin Masuk Area - Tata waktu proyek - Jadwal rapat koordinasi, termasuk dengan stakeholder apabila diperlukan - Shop Drawing (jika diperlukan) - Pengawas Proyek beserta team mereview dokumen dokumen tersebut untuk mendapatkan persetujuan. Hasil pembahasan ini dibuktikan dengan MoM (kick of meeting), jika disetujui maka proyek tersebut dapat dimulai, jika tidak disetujui maka pelaksana proyek harus melengkapi kekurangan kekurangan dokumen tersebut sesuai dengan due date yang telah disepakati dalam MoM - Pelaksana proyek melakukan pekerjaan konstruksi - Pengawas proyek berkoordinasi dengan Team proyek untuk memonitoring jalannya proyek dengan acuan project quality planning, RKS, Drawing, tata waktu. Monitoring pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan dengan meeting progress pelaksanaan pekerjaan. Apabila ditemukan ketidaksesuaian pada pelaksanaan pekerjaan maka akan diterbitkan Non

9 HAL : 9 dari 11 Conformity Report (NCR) sesuai dengan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan untuk segera ditindak lanjuti. Ketika hal tersebut tidak dipenuhi, maka pelaksana proyek akan diberi sanksi paling ringan berupa surat teguran sampai paling berat berupa pemutusan kontrak kerja. Apabila aktual progress pekerjaan lebih lambat karena perubahan lingkup kerja, maka dilakukan proses addendum serta melengkapi formulir MOC (bila diperlukan) sesuai dengan TKO tentang Manajemen Perubahan dan dilakukan revisi terhadap project summary, design dan spesifikasi serta penyesuaian Resiko Pekerjaan - Team proyek melakukan inspeksi untuk menyakinkan dan mengevaluasi proyek yang sedang dilaksanakan telah sesuai dengan harapan dan tujuan dari proyek tersebut. Kegiatan ini termasuk mengisi formulir check list inspeksi HSE dan inspeksi program HSE sesuai dengan TKI - Pengawas Proyek dan pelaksana proyek akan melakukan commisioning apabila tidak ada addendum dan tahap konstruksi selesai - Pengawas Proyek dan pelaksana proyek akan membuat berita acara jika commisioning dinyatakan selesai sesuai kontrak dan apabila ada ketidaksesuaian maka dibuatkan Punch List - Team proyek melakukan inspeksi untuk menyakinkan dan mengevaluasi proyek yang dilaksanakan telah sesuai dengan harapan dan tujuan dari proyek tersebut dan membuat bertita acara penyelesaian pekerjaan - Pengawas Proyek melakukan serah terima proyek kepada user dengan dilengkapinya dokumen dokumen terkait (misal : Asbuilt Drawing, Manual Book, STK dan lain lain) 7.4. Project Closing Pelaksana proyek mengajukan dokumen invoice kepada perusahaan sesuai dengan alamat surat menyurat yang disebutkan di dalam kontrak, dengan dilengkapi : - Service Acceptance (SA) - Berita Acara Serah Terima Pekerjaan (BASTP) - Berita Acara Komisioning (bila diperlukan) - Berita Acara Serah Terima Material (jika diperlukan) - Laporan Progress Pekerjaan (mingguan, bulanan) - Asbuilt Drawing (jika ada) dan Dokumentasi / foto fisik pekerjaan - Berita Acara Pengetesan (hydrostatic test, NDT, dan lain - lain)

10 HAL : 10 dari 11 - Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan di bawah 100% dan 100% - Berita Acara Selesai masa Pemeliharaan - Evaluasi HSE di awal pekerjaan, saat pekerjaan dan akhir pekerjaan - Purchase Order - Salinan Kontrak User dan Pengawas proyek memeriksa kelengkapan dokumen invoice tersebut untuk kemudian membuatkan nota perhitungan pembayaran, Service Acceptance (untuk proyek jasa), sedangkan untuk proyek yang bersifat pengadaan barang / material harus dilengkapi dengan Good Receipt (GR) dan Good Issue (GI) yang diterbitkan oleh Logistik / SCM Pelaksana proyek mengajukan dokumen invoice yang sudah lengkap ke fungsi keuangan perusahaan untuk dilakukan pembayaran Khusus untuk proyek ABI dilakukan penyusunan dokumen Technical Completion Report (TCR) sebagai laporan closed-out proyek ke SKK Migas SKK Migas melakukan pembahasan closed-out proyek Laporan close-out proyek disetujui oleh SKK Migas akan dibuatkan MoM Persetujuan Closed-Out Pengawas dan Direksi Proyek melakukan review terhadap pelaksanaan proyek secara keseluruhan serta menjadikannya sebagai bahan pembelajaran untuk perbaikan proyek selanjutnya 8. INDIKATOR DAN UKURAN KEBERHASILAN Proyek berjalan sesuai dengan tata waktu, anggaran, memenuhi aspek QHSE dan sesuai dengan tujuan proyek Laporan close-out proyek disetujui oleh SKK Migas khusus untuk proyek ABI 9. LAMPIRAN -

11 HAL : 11 dari 11