CONTRACTOR HSE MANAGEMENT SYSTEM

Transkripsi

1 1 ENHANCEMENT pertamina CONTRACTOR HSE MANAGEMENT SYSTEM July 2015 Bangkitkan Energi Negeri

2 CHSEMS Judul

3 CHSEMS Judul

4 CHSEMS Cycle Judul Siklus CHSEMS Admin Contracted Work Administration Phase: Select A Qualified Contractor Risk Assessment Pre-Qualification Selection CHSEMS Field Contract Award Field Implementation Phase: Ensure Field Safe Work Data Bank Pre Job Activity Work In Progress Final Evaluation

5 Judul Tahap Risk Assessment Risk Assessment Administration Phase: Select A Qualified Contractor Contracted Work Risk Assessment Pre-Qualification Selection CHSEMS Contract Award Field Implementation Phase: Ensure Field Safe Work Data Bank Pre Job Activity Work In Progress Final Evaluation

6 TUJUAN Judul Mengkaji seberapa besar dampak negatif pekerjaan yang dikontrakan terhadap aspek HSE yang meliputi keselamatan manusia, peralatan/asset, lingkungan hidup dan citra perusahaan.

7 TUGAS DAN TANGGUNG Judul JAWAB End User/SPA/Contract Holder SCM HSE Dept Contractor/ Bidder CHSEMS Champion in Each Dept SCM Dept. Manager ACTIVITIES 1.Conduct Risk Assessment of the job/services required R I C A I

8 SEVERITY (KEPARAHAN) RISIKO DAMPAK POTENSIAL DEFINISI 0 Tanpa Cedera Tidak ada cidera RENDAH 1 Cedera Ringan Tidak menyebabkan hari hilang 2 SEDANG Cedera Sedang Menyebabkan hari hilang, maksimum 7 (tujuh) hari 3 Cedera Berat 4 Cedera Fatal TINGGI Cedera Fatal 5 Ganda Menyebabkan hari hilang, lebih dari 7 (tujuh) hari Satu korban meninggal/cacat total permanen/tidak mampu bekerja Korban meninggal/cacat total permanen/tidak mampu bekerja lebih dari 1 (satu) orang

9

10 HASIL PENILAIAN Judul RISIKO

11 Judul Tahap Pra-Kualifikasi (PQ) Administration Qualification Phase: Select A Qualified Contractor Contracted Work Risk Assessment Pre-Qualification Selection CHSEMS Contract Award Field Implementation Phase: Ensure Field Safe Work Data Bank Pre Job Activity Work In Progress Final Evaluation

12 TUJUAN Judul Menjaring Kontraktor yang memiliki kesadaran, kemampuan & kepedulian terhadap aspek HSE agar diperbolehkan mengikuti proses tender. Semua Kontraktor yang di Pra Kualifikasi harus mampu mengidentifikasi risiko dari pekerjaan, mengatur, mengontrol dan mengendalikan semua aspek HSE dalam pekerjaannya.

13 PRA-KUALIFIKASI Judul - RACI End User/SPA/Contract Holder SCM HSE Dept Contractor/ Bidder CHSEMS Champion in Each Dept SCM Dept. Manager GM ACTIVITIES 1.Send PQ CHSEMS Questionnaire to Contractor/Bidder. 2.Return PQ CHSEMS Questionnaire with related evidence. 3.Send Invitation to Contractor/Bidder for PQ CHSEMS Clarification. 4. Attend PQ CHSEMS Clarification. I R I A R R I A I R I I A R R R R R A 5. Determine if Site visit required. R C C I A I 6. Create Conditional Acceptance if Required. 6.1 Create CA R C C R R I A 6.2 Site Visit R C R R R I A 6.3 Register CA R I A

14 EVALUASI PRA KUALIFIKASI Judul CHSEMS Passing Grade Kelulusan Kontrak High Risk Lulus > 56 Lulus > 60 Tidak Lulus < 56 Tidak Lulus < 60

15 PROSES PRA KUALIFIKASI Judul FLOW CHART CHSEMS -Tidak Boleh Mengikuti Tender High Risk. -Masih boleh mengikuti Tender untuk kategori Medium dan Low Risk. -Harus menunggu selama 6 bulan untuk dilakukan PQ ulang. (Keputusan End User)

16 EVALUASI PRA KUALIFIKASI Judul CHSEMS

17 CONDITIONAL ACCEPTANCE Judul Conditional Acceptance: Diberlakukan bila hanya ada satu atau dua, bahkan tidak ada kontraktor yang memenuhi kriteria HSE (tidak lulus PQ CHSEMS) dalam proses tender. Kekurangan hasil dari PQ akan ditindaklanjuti oleh pihak kontraktor dan diberi tenggat waktu yang disepakati antara End User dan Kontraktor. Conditional acceptance harus mendapat persetujuan dari Line Manager, Sr HSES Manager, Sr SCM Manager dan General Manager CA hanya boleh dilakukan sekali selama mengikuti semua Tender di PHE WMO. Disarankan untuk dipilih Bidder yang hasil PQ nya mendekati angka 60. Tindak lanjut penyelesaian rekomendasi CA akan menentukan hasil FE.

18 Judul Tahap Seleksi Pemenang Administration Qualification Phase: Select A Qualified Contractor Contracted Work Risk Assessment Pre-Qualification Selection CHSEMS Contract Award Field Implementation Phase: Ensure Field Safe Work Data Bank Pre Job Activity Work In Progress Final Evaluation

19 SELECTION Judul Kontraktor menyiapkan penawaran HSE Program selama kontrak (dokumen HSE Plan). Perusahaan mengevaluasi penawaran dan melakukan klarifikasi. Bidder harus lulus dari semua persyaratan HSE yang ditetapkan Bobot penilaian ditentukan, untuk lulus harus memenuhi skor minimal penilaian

20 SELECTION-RACI Judul End User/SPA/Contract Holder SCM HSE Dept Contractor/ Bidder CHSEMS Champion in Each Dept SCM Dept. Manager ACTIVITIES 1.Bid opening and evaluation 2.Determine if Site Visit required 3.Site Visit 4.Bidder Selection 5.Award 6.Send unsuccessful letter to unsuccessful bidder R R C I I A R C C I A I R C C R R C I I A R R C I I A I R R I A

21 KRITERIA UMUM PENILAIAN Judul HSE PLAN EVALUATION CRITERIA ON HSE PLAN PROCEDURE PER SECTION/SUBSECTION/POINT A Not Meet the Minimum Expectation B Below Minimum Expectation C Meet the Minimum Expectation D Exceed Minimum Expectation No evidence as per request by minimum expectation in the section/subsection/point Provide evidence, however only in general, no detail evidence as required by minimum expectation in the section/subsection/point Provide evidence in detail for the project as required by the minimum expectation in the section/subsection/point Provide a comprehensive evidence for the project beyond the minimum expectation in the section/subsection/point Item Description Min Score (of max 100) Weight Factor 1 Technical Aspect 70 90% 2 HSE Plan as exhibit H required and Site Visit (if required) 70 10% Total 100%

22 Pre Job Activity Pre Job Activity Contracted Work Administration Phase: Select A Qualified Contractor Risk Assessment Pre-Qualification Selection CHSEMS Contract Award Data Bank Field Implementation Phase: Ensure Field Safe Work Pre Job Activity Work In Progress Final Evaluation

23 TUJUAN Judul Membuka komunikasi pertama diantara PHE WMO dan Kontraktor untuk tingkat pekerjaan lapangan. Memastikan aspek-aspek HSE telah dikomunikasikan, dipahami dan siap dilaksanakan oleh semua pihak sebelum pelaksanaan pekerjaan. Meyakinkan bahwa Kontraktor sudah memahami risiko, mempersiapkan rencana mitigasi dan program HSE yang akan dilakukan terhadap pekerjaan yang akan dilaksanakan. Memastikan kesiapan Kontraktor dalam melaksanakan HSE Plan yang telah disepakati.

24 End User/SPA/Contract Holder SCM HSE Dept Contractor CHSEMS Champion in Each Dept SCM Dept. Manager PRE JOB ACTIVITY-RACI Judul ACTIVITIES Pre-Mobilization Phase: 1. Assign CONTRACTOR HSE Representative I I C R A I 2. Initiate Kick off Meeting PJA Meeting R I C R A I 3. Develop CONTRACTOR s HSE Plan I C R A 4. Review and Approve CONTRACTOR s HSE Plan R C I A I 5. Conduct Safety Orientation and Induction R C 6. Conduct Pre-Job Audits R R Mobilization Phase: 1. Conduct Pre-Job Safety Meeting A I R I I 2. Mobilization of personnel and equipment A R I I 3. Mobilization audit R I

25 FORM PJA AUDIT Judul Approval Line Manager Jumlah WIP Rekomendasi Faill/Pass

26 FORM PJA AUDIT Judul HSE Plan yang disetujui Sertifikat dan kelayakan peralatan yang dipakai Kualifikasi HSE Rep Lulus HSE Comp Test HSE Induction

27 FORM PJA AUDIT Judul Kontrol dari bahaya-bahaya yang diidentifikasi pada Risk Assessment

28 FORM PJA AUDIT Judul Emergency Response Plan dan Prosedur Sosialisasi ERP Emergency Contact List PJA Meeting

29 FORM PJA AUDIT Judul Training dari Personil Kontraktor Training Plan Tandatangan Komitmen HSE

30 Judul Work In Progress Work In Progress Contracted Work Administration Phase: Select A Qualified Contractor Risk Assessment Pre-Qualification Selection CHSEMS Contract Award Data Bank Field Implementation Phase: Ensure Field Safe Work Pre Job Activity Work In Progress Final Evaluation

31 TUJUAN Judul Melakukan penilaian terhadap kinerja HSE Kontraktor selama pelaksanaan pekerjaan dan memberikan feedback. Memastikan tidak ada potensi bahaya yang terlewatkan dan melakukan intervensi bila ditemukan. Melakukan kontrol terhadap konsistensi implementasi HSE selama pelaksanaan pekerjaan dan memastikan bahwa pelaksanaan pekerjaan telah sesuai dengan kesepakatan HSE Plan sebelumnya Salah satu cara untuk memperkecil Gap implementasi HSE yang merupakan bagian dari pelaksanaaan HSE Plan.

32 End User/SPA/Contract Holder SCM HSES Dept Contractor CHSEMS Champion in Each Dept SCM Dept. Manager WORK IN PROGRESS-RACI Judul ACTIVITIES 1. Determine WIP Schedule R C I A 2. Initiate Opening Meeting R C R A 3. Conduct HSE Inspection Audit R C R A 4. Conduct HSE Program Audit R C R A 5. Determine Interim Evaluation Score R C I A 6. Close Out Meeting R C R A

33 PROSES WIP Judul Inspeksi HSE Program Evaluasi Kinerja HSE Sementara Inspeksi HSE Work Practice CHSEMS Procedure Lama Pelaksanaan WIP minimal sekali selama kontrak CHSEMS Guidelines Baru Pelaksanaan WIP minimal 1 tahun sekali/sekali untuk kontrak < 1 tahun

34 FORM WIP Judul Data Interim KPI Kontraktor: Leading dan Lagging Indicator.

35 NC FORM Judul Untuk memonitor penyelesaian rekomendasi pada WIP, rekomendasi agar dituliskan dalam NC Form Waktu penyelesaian rekomendasi disepakati pada saat closing meeting WIP

36 Judul Guidance Penilaian WIP

37 Judul Final Evaluation Final Evaluation Contracted Work Administration Phase: Select A Qualified Contractor Risk Assessment Pre-Qualification Selection CHSEMS Contract Award Data Bank Field Implementation Phase: Ensure Field Safe Work Pre Job Activity Work In Progress Final Evaluation

38 FINAL EVALUATION-RACI Judul End User/SPA/Contract Holder SCM HSES Dept Contractor/ CHSEMS Champion in Each Dept SCM Dept. Manager ACTIVITIES 1.Determine FE Schedule R C I A 2.Initiate Opening Meeting R C R A 3.Determine Final Evaluation Score R C I A 4.Close Out Meeting R C R A 5.Determine Final HSE Performance R A I I I 6.Reward & Punishment R I R I I