PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PADA BANK PERKREDITAN RAKYAT MENGGUNAKAN METODE WARD DAN PEPPARD (STUDI KASUS BANK BPR JAWA TIMUR)

Transkripsi

1 PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PADA BANK PERKREDITAN RAKYAT MENGGUNAKAN METODE WARD DAN PEPPARD (STUDI KASUS BANK BPR JAWA TIMUR) Erwin Sutomo 1, *), Teguh Bharata Adji 2) dan Sujoko Sumaryono 3) 1) 2) 3) Department of Electrical Engineering and Information Technology, Faculty of Engineering UGM Jln. Grafika 2 Yogyakarta INDONESIA erwin.sutomo@gmail.com ABSTRAK PT. Bank BPR Jatim memiliki 74 kantor se-jawa Timur dan harus bersaing dengan 331 BPR di Jawa Timur. Sudah ada SI/TI yang digunakan tetapi antar kantor masih belum ada sistem yang terintegrasi. Proses pengolahan, penyampaian, dan penyajian informasi masih belum terintegrasi serta tidak real-time. Sehingga manajemen berpendapat investasi SI/TI yang telah dikeluarkan belum memberi manfaat bagi organisasi, khususnya terhadap pelayanan kepada nasabah. Manajemen menginginkan ada pengembangan SI/TI yang terencana dan sesuai dengan perkembangan organisasi. Untuk merencanakan pengembangan SI/TI yang baik diperlukan perencanaan strategis SI/TI. Perencanaan strategis dalam penelitian ini menggunakan metode Ward dan Peppard. Dalam penelitian ini dilakukan analisis internal bisnis menggunakan analisis SWOT dan value chain, serta analisis eksternal bisnis menggunakan analisis PEST, Porter s 5 Force. Selain itu dilakukan analisis internal dan eksternal SI/TI. Hasil analisis tersebut kemudian diolah untuk merumuskan strategi SI/TI bagi PT. Bank BPR Jawa Timur. Hasil dari perencanaan strategis SI/TI berupa portofolio aplikasi yang terbagi dalam empat kuadran : strategic, high potential, support, dan key operational. Portofolio tersebut berisi 16 SI/TI yang dibutuhkan oleh PT. Bank BPR Jawa Timur. Kata kunci: Perencanaan strategis, portofolio SI/TI, BPR PENDAHULUAN Perkembangan SI/TI membawa perubahan dalam tiga aspek, yaitu : (1) dalam gaya hidup, (2) dalam perekonomian, dan (3) dalam organisasi bisnis (Tarigan dkk., 2010). Dalam organisasi bisnis, perbankan merupakan salah satu organisasi yang memiliki tantangan bisnis seperti isu efisiensi dan loyalitas pelanggan. Kedua hal tersebut dapat digunakan sebagai salah satu alat untuk memenangkan persaingan bagi organisasi seperti perbankan. Selain itu, SI/TI dapat dijadikan sebagai bagian strategi diferensiasi dan inovasi yang efektif untuk memenangkan persaingan dalam industri perbankan (Tarigan, dkk., 2010). Terbatasnya layanan yang dapat diberikan seperti tercantum dalam UU no.7 tahun 1992 tentang perbankan, membuat BPR harus mempunyai keunggulan bersaing agar mendapatkan loyalitas pelanggan. Seperti diungkapkan oleh Indrajit (2000), bagi organisasi, memiliki strategi bisnis saja tidak cukup untuk menghadapi persaingan dewasa ini. Strategi bisnis yang biasa dituangkan dalam dokumen atau cetak biru Business Plan harus pula dilengkapi dengan strategi SI/TI. Tujuannya jelas, yaitu untuk memanfaatkan secara optimum penggunaan teknologi informasi sebagai komponen utama sistem informasi organisasi/perusahaan. C-8-1

2 PT. Bank BPR Jawa Timur (Jatim) memiliki 78 kantor, empat diantaranya kantor kas keliling. Untuk menjadi BPR dengan pengelolaan secara profesional, seperti tercantum dalam visi PT. Bank BPR Jatim, dan untuk meningkatkan daya saing diantara 331 kantor BPR se- Jawa Timur, PT. Bank BPR Jatim saat ini telah menggunakan SI/TI dalam operasional seharihari untuk 74 kantor. Sedangkan untuk empat unit kantor kas keliling masih dalam pengembangan. Dengan adanya SI/TI yang digunakan saat ini, pengolahan, penyampaian, dan penyajian informasi masih belum terintegrasi serta tidak real-time. Sehingga manajemen berpendapat investasi SI/TI yang telah dikeluarkan belum memberi manfaat bagi organisasi, khususnya terhadap pelayanan kepada nasabah. Untuk itu PT. Bank BPR Jatim memerlukan rencana pengembangan SI/TI yang dapat memberikan sebuah panduan tentang pengembangan SI/TI yang dibutuhkan organisasi, prioritas pengembangan, dan kapan waktu pengembangannya. Untuk mengembangkan rencana strategis SI/TI bagi PT. Bank BPR Jatim, dalam penelitian ini digunakan metode yang dikemukakan oleh John Ward dan Peppard. Sehingga rumusan masalah pada penelitian ini adalah: bagaimana membuat sebuah panduan tentang pengembangan SI/TI yang dibutuhkan PT. Bank BPR Jawa Timur, terkait dengan prioritas, waktu pengembangan, dan manfaat yang diharapkan. METODE Pengumpulan informasi untuk keperluan penelitian dilakukan dengan tiga cara. Pertama, wawancara ( interview), memungkinkan analis sebagai pewawancara ( interviewer) untuk mengumpulkan data secara tatap muka langsung dengan orang yang diwawancarai (interviewee). Kedua, pengumpulan dokumentasi institusi, berupa dokumen yang menyangkut kebijakan organisasi, yang berisi berbagai macam ketetapan yang harus dipatuhi, dan acuan dasar yang harus diikuti. Beberapa dokumen yang bisa dijadikan acuan dalam pengembangan rencana strategis sistem informasi ini adalah dokumen mengenai strategi bisnis organisasi, informasi mengenai visi, misi, dan tujuan organisasi, struktur organisasi, data mengenai perangkat SI/TI ( hardware dan software), peraturan perundangan tentang kegiatan BPR dan lain-lain. Ketiga, pengamatan ( observation), pengamatan langsung suatu kegiatan yang sedang dilakukan. Pada waktu melakukan observasi analis dapat juga ikut berpartisipasi atau hanya mengamati orang-orang yang sedang melakukan kegiatan tertentu yang diamati. Untuk model dan uraian lengkap jalannya penelitian terbagi dalam empat tahap, yaitu : (1) analis is internal dan eksternal organisasi, (2) menciptakan dan merumuskan alternatif strategi bisnis, (3) merumuskan strategi SI/ TI, dan (4) mengembangkan rencana implementasi. Secara lebih ringkas jalan penelitian dapat dilihat pada Gambar. 1. C-8-2

3 HASIL DAN PEMBAHASAN Analisis Internal dan Eksternal Gambar. 1 Bagan jalan penelitian Tahapan ini terdiri dari dua kegiatan, yaitu kegiatan analisis internal (kekuatan - kelemahan) dan eksternal (peluang -ancaman). Untuk melakukan analisis internal dilakukan identifikasi informasi organisasi seperti visi dan misi, proses kerja setiap unit, kondisi SI/TI, dan tren SI/TI yang dapat dimanfaatkan oleh organisasi. Kegiatan ini dilakukan dengan melihat dokumentasi organisasi, wawancara dengan direksi dan staf, serta melakukan pengamatan terhadap proses kerja setiap unit. Hasil dari proses ini adalah faktor kekuatan dan kelemahan organisasi yang ditampilkan dalam bentuk tabel kekuatan-kelemahan seperti pada Tabel 1 dan Tabel 2. Tabel 1 Faktor Kekuatan Dan Kelemahan No. Kekuatan Bobot Rating Score 1. Kantor cabang banyak (78 kantor) 0,10 3 0,30 2. Kondisi aktiva/pasiva besar (Rp. 777 milyar) 0,15 4 0,60 3. Kondisi bank sehat (NPL = 0.18%, LDR = 88,5%) 0,15 4 0,60 4. Pengalamanan mengelola BPR 0,10 4 0,40 5. Komitmen menggunakan SI/TI 0,10 4 0,40 Kelemahan Bobot Rating Score 1. Fungsi pengawasan masih lemah 0,05 4 0,20 2. Beban operasional masih tinggi (naik 19% dari tahun 2010) 0,10 3 0,30 3. Variasi produk masih terbatas 0,05 2 0,10 4. SI/TI yang digunakan tidak terintegrasi 0,10 1 0,10 5. SDM yang menguasai SI/TI kurang 0,10 1 0,10 Total faktor internal 1,00 3,10 C-8-3

4 Tabel 2 Faktor Peluang Dan Ancaman No. Peluang Bobot Rating Score 1. Peluang pasar masih besar, ada peningkatan 9% pasar BPR 0,10 4 0,40 (April-Agustus 2011) 2. Adanya lembaga penjamin simpanan (LPS) 0,10 3 0,30 3. Kesepakatan antara PERBARINDO dan PERBANAS untuk 0,15 4 0,60 mendorong penyaluran kredit UMK melalui BPR 4. Ada pengaturan, pengawasan dan pembinaan oleh BI 0,05 3 0,15 5. Paket Kebijakan Perbaikan Iklim Investasi (Inpres 0,10 3 0,30 No.3/2006) menegaskan pentingnya pemberdayaan UMK, khususnya dalam hal peningkatan akses UMK kepada sumber daya finansial Ancaman Bobot Rating Score 1. Jumlah BPR banyak (332 se Jawa Timur) 0,15 1 0,15 2. Produk dengan dukungan teknologi informasi 0,05 4 0,20 3. Munculnya lembaga pembiayaan non bank 0,15 1 0,15 4. Masyarakat lebih memilih menyimpan dananya di Bank 0,10 1 0,10 Umum 5. Suku bunga kredit tinggi, 2 3% lebih tinggi dari Bank 0,10 1 0,10 Umum Total faktor eksternal 1,00 2,45 Perancangan Strategi Dari hasil analisis SWOT, berikutnya dibuat matrik SWOT untuk menentukan strategi organisasi, seperti pada Tabel 3. Strategi SO memaksimalkan kekuatan untuk memanfaatkan peluang, strategi WO memaksimalkan peluang untuk meminimalkan kelemahan, strategi ST memaksimalkan kekuatan untuk meminimalkan ancaman, dan strategi WT dilakukan untuk meminimalkan kelemahan sambil mengatasi ancaman. Proses mencocokkan faktor penting internal dan eksternal merupakan kunci untuk menciptakan strategi alternatif yang masuk akal meskipun merupakan bagian tersulit dalam mengembangkan matrik SWOT dan membutuhkan penilaian yang baik dan tidak ada satu pun panduan yang paling benar (David, 2009). Perumusan Strategi SI/TI Pada tahap ini akan dirumuskan strategi SI/TI bagi PT. Bank BPR Jawa Timur, khususnya tentang kebutuhan data dan informasi, kebutuhan SI/TI, dan strategi manajemen SI/TI. 1) Kebutuhan data dan informasi: Berdasarkan tujuan utama organisasi, dan CSF maka dapat ditentukan kebutuhan informasi organisasi (Ward dan Peppard, 2002). Dan selanjutnya diselaraskan dengan rumusan strategi bisnis yang berasal dari matrik SWOT serta value chain PT. Bank BPR Jawa Timur. Hasil analisis kebutuhan informasi adalah: data produk, data laporan keuangan, data tabungan, data deposito, data kepegawaian, data penilaian kinerja karyawan, data nasabah, data tabungan, data deposito, data kredit, data nasabah, data kebutuhan pasar, laporan pembukaan kantor baru, data sarana dan pra-sarana, data infrastruktur SI/TI, data sarana dan pra-sarana. 2) Solusi SI/TI Organisasi: Setelah kebutuhan data dan informasi diketahui, berikutnya akan ditentukan solusi SI/TI bagi organisasi, seperti tampak pada Tabel 4. 3) Strategi Manajemen SI/TI: Setelah solusi SI/TI berhasil dirumuskan, berikutnya dikembangkan strategi manajemen SI/TI organisasi. Strategi ini dibutuhkan untuk panduan C-8-4

5 serta mengelola pengembangan SI/TI organisasi. Beberapa hal yang masuk dalam strategi manajemen SI/TI adalah: rumusan strategi SI/TI, strategi pengembangan SI/TI, aspek pengamanan SI/TI, kebutuhan SDM SI/TI. Tabel 3 Matrik SWOT Organisasi KEKUATAN (S) KELEMAHAN (W) 1.78 kantor se-jawa Timur 2.Kondisi aktiva/pasiva besar (Rp. 777 milyar) 1.Pengawasan masih lemah 2. Beban operasional naik 19% dari tahun Kondisi bank sehat (NPL = 3. Variasi produk masih 0.18%, LDR = 88,5%) terbatas 4.Pengalamanan mengelola 4. SI/TI tidak terintegrasi BPR 5. SDM yang menguasai 5.Komitmen menggunakan SI/TI kurang SI/TI PELUANG (O) Strategi SO Strategi WO 1. Peluang pasar masih besar, 1. Menambah kantor 1. Membina SDM dengan ada peningkatan 9% pasar cabang/kas baru pelatihan dan pendidikan BPR (April-Agustus 2011) 2. Meningkatkan penyaluran SI/TI 2. Ada simpanan (LPS) kredit ke UMK 2. Membuat program baru 3. Kesepakatan PERBARINDO 3. Membuat program baru untuk menarik dan dan PERBANAS untuk untuk menarik dan menjaga menjaga loyalitas nasabah mendorong penyaluran kredit loyalitas nasabah 3. Mendorong penerapan UMK melalui BPR 4. Mendorong penerapan SI/TI terintegrasi 4. Ada pengaturan, pengawasan SI/TI terintegrasi 4. Meningkatkan efesiensi dan pembinaan oleh Bank Indonesia dan efektifitas pemakaian sarana dan prasarana 5. Inpres No.3/2006 ANCAMAN (T) Strategi ST Strategi WT 1. Mendorong penerapan 1. Membuat program baru SI/TI terintegrasi untuk menarik dan 2. Membuat program baru menjaga loyalitas untuk menarik dan menjaga nasabah loyalitas nasabah 2. Mendorong penerapan 3. Mengembangkan metode SI/TI terintegrasi pemasaran yang terintegrasi 3. Meningkatkan efesiensi antara pusat, cabang, dan dan efektifitas pemakaian kas sarana dan prasarana 4. Mengembangkan proses pengajuan kredit cepat dan sederhana 1. Jumlah BPR 332 (Jawa Timur) 2. Produk dengan dukungan teknologi informasi 3. Muncul lembaga pembiayaan non bank 4. Masyarakat memilih menyimpan dana di Bank Umum 5. Bunga kredit lebih tinggi dari bank umum C-8-5

6 Tabel 4 Solusi SI/TI Kebutuhan Informasi Divisi Penyedia Informasi Solusi SI/TI Laporan keuangan TI & Akuntansi SI core banking Data produk Pemasaran SI Pemasaran SI Produk Data laporan keuangan TI & Akuntansi SI core banking Data tabungan Data deposito Data kepegawaian SDM SI SDM Data penilaian kinerja karyawan Data nasabah Data tabungan Data deposito Data kredit Data nasabah Data kebutuhan pasar Laporan pembukaan kantor baru Data sarana dan pra-sarana TI & Akuntansi TI & Akuntansi Perencanaan Umum & SDM SI core banking Pengembangan ATM Pengembangan EDC SI e-banking SI Pemasaran SI Pengelolaan Aset SI Administrasi Umum Website perusahaan Pengembangan Data infrastruktur SI/TI TI & Akuntansi Pengembangan database Data sarana dan pra-sarana terintegrasi Pengembangan akses internet Pengembangan ruang server Pengembangan EIS Data kepegawaian Umum & SDM SI SDM Laporan keuangan TI & Akuntansi SI core banking Data nasabah Data kebutuhan pasar KESIMPULAN DAN SARAN TI & Akuntansi Perencanaan SI core banking Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan pada bab sebelumnya, maka dapat disimpulkan beberapa hal yaitu : 1) Dengan menggunakan metode Ward dan Peppard, serta berdasarkan daftar kebutuhan data dan informasi, manajemen bersama divisi SI/TI dan Akuntansi telah menghasilkan 16 kegiatan pengembangan SI/TI yaitu: infrastruktur core banking, SI core banking, SI pemasaran, SI produk, SI SDM, pengembangan ATM, pengembangan EDC, SI e-banking, SI pengelolaan aset, SI administrasi umum, website perusahaan, pengembangan , pengembangan database terintegrasi, pengembangan akses internet, pengembangan ruang server, dan pengembangan EIS 2) Pemetaan portofolio menggunakan McFarland Strategic Grid, dilakukan dengan diskusi untuk menjawab 7 pertanyaan terkait kontribusi masing-masing SI/TI terhadap perusahaan. Hasil pemetaan portofolio SI/TI kelompok strategic adalah SI core banking, pengembangan ATM, pengembangan EDC, pengembangan akses internet, dan pengembangan EIS. Hasil untuk kelompok high potential adalah SI pengelolaan aset, website perusahaan, SI pemasaran, SI e-banking. Hasil untuk kelompok key operational adalah SI SDM, dan C-8-6

7 pengembangan database terintegrasi. Hasil untuk kelompok support adalah SI produk, SI administrasi umum, pengembangan internal, dan pengembangan ruang server. Saran Saran untuk perbaikan penelitian dan pengembangan rencana strategis ini agar lebih baik adalah : 1) Perlu dilakukan penelitian lanjutan untuk menentukan arsitektur informasi dan teknologi bagi pengembangan SI/TI organisasi. Agar SI/TI yang dikembangkan dapat mempunyai panduan detil tentang SI/TI yang dikembangkan. 2) Pelatihan bagi SDM tentang SI/TI perlu dilakukan pada awal pengembangan untuk meningkatkan kesadaran tentang SI/TI di lingkungan perusahaan. DAFTAR PUSTAKA David, F. R Manajemen Strategis. Translated by D. Sunardi. 12 ed. Jakarta: Salemba Empat. Indrajit, R. E Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo. Tarigan, J., O. Purbo, dan R. Sanjaya Business-Driven Information Systems. 1 ed. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo. Ward, J., dan J. Peppard Strategic Planning for Information Systems. West Sussex, England: John Wiley and Sons, Ltd. C-8-7