BAB 1 PENDAHULUAN. dilakukan secara manual. Workload adalah beban kerja yang harus dipenuhi oleh

Transkripsi

1 1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang PT Kristhazshana adalah suatu usaha yang bergerak di bidang konstruksi bangunan. Perusahaan ini mempunyai lebih dari 50 orang tenaga kerja dengan keahlian sipil, mekanikal, maupun elektrikal; yang mengerjakan beberapa proyek yang ada. Pada saat ini, pencatatan workload karyawan pada PT Kristhazshana masih dilakukan secara manual. Workload adalah beban kerja yang harus dipenuhi oleh karyawan. Dengan semakin banyaknya jumlah karyawan dan tersebarnya para karyawan tersebut dalam beberapa proyek yang ada, yang lokasinya juga mungkin tidak berdekatan satu sama lain, maka pencatatan workload secara manual menjadi tidak efisien dan efektif adanya. Diperlukan sebuah sistem pencatatan tersentralisasi namun dapat diakses dan di-update oleh masing-masing proyek secara terdesentralisasi atas workload karyawan. Sistem Pemantauan Workload Karyawan pada PT Kristhazshana inilah yang ingin dikembangkan. Sistem dirancang untuk dapat membantu manajemen dalam mengelola sumber daya manusia yang dimilikinya, dengan tujuan efisiensi operasi perusahaan serta peningkatan pendapatan karyawan maupun perusahaan.

2 2 Sistem akan membantu manajemen mencatat status workload setiap karyawan yang ada (rencana jadwal kerja, nama proyek), sehingga manajemen dapat mencari peluang dan/atau menerima job order untuk waktu-waktu yang masih luang untuk tenaga kerja dengan keahlian tertentu. Sistem ini didesain berbasis web (web-based application). Beberapa keunggulan sistem aplikasi berbasis web mencakup: dapat digunakan oleh berbagai macam peralatan berbasiskan Information and Communication Technology (ICT), mudah di-update (cukup melakukan update pada sisi server, maka aplikasi pada client akan dapat menggunakan versi terbaru), dan requirement pada client relatif tidak besar karena cukup menggunakan browser untuk menjalankan aplikasi web. 1.2 Ruang lingkup Skripsi ini membahas hal-hal sebagai berikut: a. Tahap Penjadwalan Pada tahap ini meliputi waktu yang ada dan ketergantungan antar tugas pada proyek sehingga dapat memperkirakan waktu masing-masing tugas yang disesuaikan dan menghasilkan jadwal kerja dilapangan. b. Tahap Pengorganisasian Pada tahap ini meliputi daftar dari sumber daya pada perusahaan sehingga menentukan tugas pada masing-masing sumber daya dan menghasilkan daftar kegiatan sumber daya yang sesuai dengan tugasnya.

3 3 Skripsi ini tidak akan membahas hal-hal sebagai berikut : a. Tahap Pelingkupan Pada tahap ini meliputi pembatasan proyek sehingga dapat melakukan negosiasi lingkup proyek dan menghasilkan pernyataan kerja. Tahap membatasain batasan proyek, negosiasi dan penyataan kerja yang tidak mengalami kesulitan dalam pelaksanaan. b. Tahap Perencanaan Pada tahap ini meliputi identifikasi tugas dalam proyek sehingga dapat merinci tugas menjadi tingkatan tugas dan menghasilkan struktur rincian. Tahap ini menghasilkan struktur rincian tugas yang akan dikerjakan. c. Tahap Pengarahan Tahap ini meliputi pendaftaran kepala tim proyek sehingga dapat melakukan pengarahan tim akan rencana yang telah disepakati dan implementasi proyek agar dapat diselesaikan secara optimal. d. Tahap Pengontrolan Tahap ini meliputi monitoring dan mengontrol kemajuan proyek untuk pencatatan perkembangan kemajuan proyek sehingga menghasilkan laporan perkembangan dan perubahan proyek.

4 4 e. Tahapan Penutupan Tahap ini meliputi laporan perkembangan dan perubahan proyek sehingga dapat melakukan evaluasi hasil akhir proyek dan laporan akhir proyek sebagai masukan atau pengalaman yang dapat digunakan untuk proyekproyek selanjutnya. Tahap-tahap yang tidak dibahas dapat dianggap tidak mengalami masalah baru apalagi pada tahap yang dibahas (tahapan penjadwalan dan pengorganisasian), karena pada tahap yang dibahas meliputi manajemen proyek dan workload personel yang membantu dalam penyelesaian proyek dengan lebih baik lagi bahkan dapat digunakan untuk membantu dalam hal pemberian upah karena didalamnya memberikan informasi absensi. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan yang ingin dicapai adalah : 1. Optimasi workload karyawan PT Kristhazshana Sistem akan mencatat keterlibatan setiap personel pada setiap proyek, sehingga dapat dipantau personal yang workloadnya tinggi (untuk mendapatkan penghargaan), dan personel yang workloadnya masih bisa ditingkatkan secara efisien untuk proyek yang dipilih.

5 5 2. Data workload yang akurat dan update Sistem akan di-update secara harian oleh Project Execution Officer agar informasi yang tercantum update dan akurat dengan keadaan lapangan yang sebenarnya; sehingga Divisi Personalia, Project Officer lainnya, maupun Divisi lainnya (Homecare) dapat memperoleh informasi yang akurat dan up to date. 3. Efisiensi dan efektivitas pemantauan untuk personel Dengan proses update yang dilakukan oleh masing-masing Project Execution Officer bersangkutan dan informasi yang dapat diakses oleh pemantauan yang Divisi Personalia, Project Execution Officer lainnya, maupun Divisi lainnya (Homecare) maka proses pengisian Buku Besar Workload Karyawan yang selama ini dikelola oleh Divisi Personalia dengan keterbatasan keleluasaan akses oleh Divisi lainnya menjadi lebih efisien dan efektif (berdaya guna). Adapun manfaat-manfaat yang ingin diperoleh adalah sebagai berikut : 1. Sebagai sarana untuk memantau workload karyawan yang ada. 2. Sebagai sumber informasi untuk mencari peluang job order lainnya

6 6 1.4 Metodologi Penelitian Metode yang digunakan dalam penulisan skripsi ini meliputi dua bagian pokok yaitu Metode analisis dan Metode perancangan Metode Analisis Analisis sistem dilakukan melalui empat tahapan yaitu (1) survei atas sistem yang sedang berjalan, (2) analisis terhadap temuan survei, (3) identifikasi kebutuhan informasi, dan (4) identifikasi persyaratan sistem. Hasil analisis kemudian dibuat laporannya untuk masukan dalam perancangan sistem yang diusulkan Metode Perancangan Dalam skripsi ini metode perancangan yang digunakan adalah Metode Perancangan Terstruktur melalui tahapan (1) Pembuatan ERD, (2) Pembuatan Bagan Terstruktur dan (3) Pembuatan Rancangan Masukan dan Keluaran. Subbab ini merupakan gambaran umum dari apa yang akan ditulis di Bab III. Di sini setidaknya disebutkan tentang : 1. Perumusan obyek penelitian atau populasi dan sampel. 2. Metode pengumpulan data (opsional). 3. Metode untuk analisis data atau permasalahan.

7 7 1. Perumusan obyek penelitian atau populasi dan sampel Evaluasi dilakukan pada sistem penjadwalan proyek dan workload karyawan sejauh mana berjalan dengan efisien dan optimal pada suatu perusahaan konstruksi, maka obyeknya adalah: - Organisasi perusahaan. - Prosedur penjadwalan proyek dan beban kerja karyawan. - Pimpinan dan staf Divisi General Contractor, Personalia dan umum. Merancang suatu software untuk manajemen proyek dan beban kerja karyawannya, maka obyeknya adalah literatur mengenai manajemen proyek, siklus hidup proyek, manajemen resiko proyek dan beban kerja. 2. Metode Pengumpulan data Mendapatkan data obyek penelitian untuk dianalisa dari hasil melakukan wawancara kepada Pimpinan Perusahaan PT Kristhazshana dan melalui pengamatan langsung di lapangan mengenai siklus proyek, hambatan yang terjadi pada masa pelaksanaan proyek dan beban kerja karyawan yang berhubungan dengan penyelesaian proyek. 3. Metode untuk analisis data atau permasalahan Membangun sistem infomasi maka metode yang digunakan adalah diagram aliran data. Diagram ini dianalisa untuk mencari kekurangan dan permasalahan dari system yang berjalan,

8 permasalahan dan solusi yang ditawarkan untuk menyempurnakan sistem informasi tersebut Sistematika Penulisan Pembahasan dalam skripsi ini dibahas dalam 5 bab, terdiri atas : BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini akan membahas mengenai latar belakang masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian yang dilakukan, serta sistematika penulisan untuk menjelaskan pokok-pokok pembahasan. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini akan menguraikan teori-teori yang mendukung penelitian ini, yang menjadi dasar bagi pemecahan masalah dan didapat dengan melakukan studi pustaka sebagai landasan dalam melakukan penelitian. Landasan-landasan teori yang digunakan sebagai berikut : Pengertian sistem, tahap-tahap perancangan sistem, perancangan sistem, konsep analisis dan perancangan, world wide web (WWW), database, mencapai efisiensi perlu dipenuhi beberapa syarat, analisa beban kerja, mengenai kapasitas, perataan sumber daya (resource leveling). BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN Bab ini membahas mengenai analisis permasalahan yang ada dan perancangan perangkat lunak untuk mengatasi masalah tersebut. Tahap-tahap yang dilakukan untuk menganalisa dan merancang adalah sebagai berikut:

9 9 1. Analisis permasalahan. 2. Identifikasi masalah. 3. Analisis pemecahan masalah. 4. Perancangan solusi BAB 4 IMPLEMENTASI DAN EVALUASI Bab ini menjelaskan implementasi perangkat lunak, sarana yang dibutuhkan, dan cara pengoperasian perangkat lunak tersebut. Bab ini juga menguraikan hasil evaluasi dari penelitian ini. BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini menyampaikan kesimpulan dari penelitian yang dilakukan dan saran-saran yang diusulkan untuk pengembangan sistem lebih lanjut agar tercapai hasil yang lebih optimal.